Side 1 af 2

Til medlemmerne af PPU HR-afdelingen

Fredrik Bajers Vej 7F

9220 Aalborg Ø

Sagsbehandler

Helene Selmer Kristensen

Telefon: 9940 3877

E-mail: hk@adm.aau.dk

Sagsnr.: 2018-021-00140

Dato: 17-01-2018

Dagsorden for møde i Personalepolitisk udvalg onsdag den 31. januar 2018 kl. 09.00-11.00

Mødelokale FRB7F lok. F3-42. Der serveres kaffe, the, vand, rundstykker og frugt.

Inviterede: Anne Bisgaard Pors, Per Knudsen, Jens Kirk, Kim Dremstrup, Mikael Vetner, Rasmus Antoft, Hen-

rik H. Søndergaard, Thorkild Ærø, Lars Rosgaard Jensen

1. Godkendelse af dagsorden

2. Godkendelse af referat fra møde i PPU den 23. oktober 2017

Bilag 2.1.: Referat af PPU-møde den 30. maj 2017

3. Godkendelse af udkast til præambel til personalepolitikker og delpolitikker

Bilag 3.1.: Sagsfremstilling vedr. godkendelse af præambel til personalepolitikker og delpolitikker

Bilag 3.2.: Præambel til AAU Personalepolitik

Bilag 3.3.: Delpolitik om Rekruttering og Ansættelse

Bilag 3.4.: Delpolitik om Løn

Bilag 3.5.: Delpolitik om Kompetenceudvikling

Bilag 3.6.: Delpolitik om Bibeskæftigelse

Bilag 3.7.: Delpolitik om Afskedigelser

Bilag 3.8.: Delpolitik om Den rummelige arbejdsplads

4. Drøftelse af genindførelse af interne opslag v/ Anne B. Pors

Bilag 4.1.: Sagsfremstilling vedr. genindførelse af interne opslag

Bilag 4.2.: Forrige sagsfremstilling_interne_opslag_PPU 300517

5. Eventuelt

Vedlagt:

Bilag 2.1.

Bilag 3.1. – 3.8.

Bilag 4.1. – 4.2.

Side 2 af 2

Kommende møder i PPU 2018:

Fredag den 23. marts kl. 13.00 – 15.00

Onsdag den 23. maj kl. 13.00 – 15.00

Mandag den 13. august kl. 13.00 – 15.00

Mandag den 29. oktober kl. 13.00 – 15.00

HSU-møder i 2018:

Onsdag den 21. februar

Onsdag den 11. april

Onsdag den 8. maj (fællesmøde mellem HSU og HAMiU)

Onsdag den 13. juni

Onsdag den 19. september

Onsdag den 12. december

Side 1 af 2

Til Personalepolitisk udvalg HR-afdelingen

Fredrik Bajers Vej 7F

9220 Aalborg Ø

Sagsbehandler:

Rikke Krøger

Telefon: 9940 3880

E-mail: rik@adm.aau.dk

Sagsnr.: 2017-021-00081

Dato: 31-05-2017

Referat af møde i Personalepolitisk udvalg tirsdag den 30. maj kl. 13.00-15.00

Mødelokale FRB7F lok. F3-42.

Deltagere: Lars Rosgaard Jensen, Jens Kirk, Anne B. Pors, Per Knudsen, Henrik H. Søndergaard, udvalgsse-kretær Rikke Krøger

Afbud: Kim Dremstrup, Mikael Vetner og Rasmus Antoft

1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

2. Drøftelse af interne opslag af stillinger på AAU

ABP tilkendegav forskellige begrundelser for ønsket om at genindføre interne opslag, herunder øget smi-

dighed internt og bedre muligheder for karriereudvikling, og foreslog, at en intern jobbørs, hvor interne stil-

linger slås op, oprettes på prøve i en tidsbegrænset periode.

Efterfølgende drøftede PPU fordele og ulemper ved frivillig jobrotation, som bl.a. kan bidrage til øget fleksi-

biliteten og opkvalificering af medarbejdere. Jobrotation skaber således værdi for både medarbejderen og

arbejdspladsen, og bl.a. derfor er aftale 1.14 af den 12. marts 2008 om rokering, jobtype og jobrotation for

TAP vedtaget af HSU.

PPU finder, at muligheden for jobrotation for TAP-personale med fordel kan synliggøres, idet anvendelsen

heraf endnu ikke er udbredt tilstrækkeligt. Det foreslås derfor, at muligheden for jobrotation fremgår af MUS-

skemaerne, hvormed der årligt sætte fokus herpå. PPU opfordrer til, at AAU-kompetenceudvikling inddrager

jobrotation som en del af kompetencestrategien for TAP-medarbejdere. Derudover tilskynder PPU, at mu-

ligheden for jobrotation drøftes i alle samarbejdsudvalg, og evt. er en del af samarbejdsudvalgenes årshjul.

Med udgangspunkt i ovenstående overvejelser beder PPU HR-afdelingen om at udarbejde et forslag til

HSU-indstilling vedr. jobrotation, der drøftes på det kommende PPU-møde.

3. Drøftelse af udkast til personalepolitik

På sidste PPU-møde blev det besluttet, at HR-afdelingen udarbejder et udkast til præambel for en værdiba-seret personalepolitik, som blev drøftet på PPU-mødet den 30. maj. Der var bred enighed om, at udkastet er

Bilag 2.1.: Referat af PPU-møde den 30. maj 2017PPU den 31. januar 2018

Side 2 af 2

i overensstemmelse med de værdier, som bør kendetegne AAU, og generelt opfylder de ønsker, der er til personalepolitikken. PPU kom med enkelte ændringsforslag, som HR-afdelingen tager til efterretning og indarbejder i PPU’s for-slag til den endelige præambel.

4. Eventuelt

Ingen yderligere tilføjelser. HHS hævede mødet.

Kommende møder i PPU: Mandag den 25. september 2017 kl. 13.30-15.30 Onsdag den 9. november 2017 kl. 13.00-15.00

Kommende møder i HSU: Onsdag den 14. juni 2017, bilagsfrist den 22. maj 2017 Onsdag den 6. september 2017, bilagsfrist den 17. august 2017 Onsdag den 6. december 2017, bilagsfrist den 17. november 2017 (KBH)

Side 1 af 1

Punkt: Drøftelse

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-021-00140

Dato: 17-01-2018

Godkendelse af præambel til personalepolitikker og delpolitikker

Anledning: PPU skal udarbejde forslag til HSU til ny personalepolitik

Bilag: Bilag 3.2.: Udkast til præambel til AAUs personalepolitikker

Bilag 3.3.: Udkast til delpolitik om Rekruttering og Ansættelse

Bilag 3.4.: Udkast til delpolitik om Løn

Bilag 3.5.: Udkast til delpolitik om Kompetenceudvikling

Bilag 3.6.: Udkast til delpolitik om Bibeskæftigelse

Bilag 3.7.: Udkast til delpolitik om Afskedigelser

Bilag 3.8.: Udkast til delpolitik om Den rummelige arbejdsplads

Sagsfremstilling: På møde i PPU den 23. oktober 2017 blev præamblen til AAUs personalepolitikker samt delpolitikkerne drøftet. PPU fremkom med kommentarer til ændringsforslag, som er indarbejdet i de fremsendte bilag 3.2. – 3.8.

Indstilling: Det indstilles, at PPU godkender præamblen til personalepolitikker og delpolitikker med henblik på forelæggelse i HSU den 11. april 2018.

Sagsbehandler: Helene Selmer Kristensen, HR-afdelingen.

17-01-2018

Sagsfremstilling til møde i PPU

Bilag 3.2.: Udkast til Præambel til AAU personalepolitik PPU den 31. januar 2018

Aalborg Universitets personalepolitik (2017) Personalepolitikken omfatter alle medarbejdere på Aalborg Universitet. Den indeholder en kort beskrivelse af den tilstræbte arbejdskultur, og hvad man som medarbejder kan forvente af Aalborg Universitet som arbejdsplads. Derudover indeholder personalepolitikken en række konkrete værdibaserede delpolitikker, der sammen med regler og vejledninger i AAU-håndbogen sætter rammen for det daglige arbejde. Det attraktive arbejde på Aalborg Universitet På Aalborg Universitet finder vi løsninger på samfundets problemer og skaber viden, der forandrer verden. Det gør vi sammen – videnskabelige, administrative og tekniske medarbejdere. Vi er meget bevidste om, at kerneopgaverne forskning, undervisning og formidling stiller høje krav til alle. Og hvilke muligheder opgaverne samtidigt giver for et udviklende og attraktivt arbejde. Som universitet er vi afhængige af en arbejdskultur, der frisætter energi, idérigdom og potentiale hos den enkelte, hvilket i praksis betyder, at vi værdsætter frihed og en høj grad af selvledelse. Ledelse skaber rammer for arbejdslivet og er en forudsætning for selvledelse. Når arbejdet drives af gejst og engagement, kan det indimellem være vanskeligt at sætte grænser for arbejdet, hvilket kan udfordre det gode arbejdsmiljø. Derfor er den løbende dialog om mål og prioritering mellem leder og medarbejder afgørende for det attraktive arbejde. Læs mere om vores syn på ledelse i Ledelsesgrundlaget. Den selvstændigheds- og faglige kritik-kultur, der præger ethvert universitet, indgår på Aalborg Universitet i en særlig virksomhedskultur, der stammer fra universitetets grundlæggelse, og som er baseret på en overbevisning om, at vi løser fremtidens udfordringer bedst muligt i et tillidsfuldt fællesskab. Det er et kendetegn for os, at alle medarbejdere indgår i grupper, hvor forskellige kompetencer udnyttes bedst muligt og hvor man kan lære af hinanden og tage vare på hinanden. Grupper udgør på den måde en vigtig base for den daglige trivsel samtidigt med, at de udgør grundlaget for vores forskningsresultater og unikke problembaserede læringsmodel. Det attraktive arbejde på Aalborg Universitet er noget, vi tilstræber hver dag med afsæt i vores værdier: Kreativitet – ved at gå nye veje indenfor forskning, uddannelse og udveksling af viden med vores omgivelser. Åbenhed – som en forudsætning for den fortsatte udfoldelse af vores kreative og innovative potentiale. Åbenhed for dialog, nye tanker og konstruktiv kritik. Samarbejde – præget af tillid og respekt, men samtidigt grænseoverskridende og sporsættende.

Bilag 3.3.: Udkast til Delpolitik Rekruttering og Ansættelse PPU den 31. januar 2018

Rekruttering og Ansættelse - delpolitik

Når Aalborg Universitet gennemfører rekrutteringsforløb sker det med den klare målsætning

at tiltrække professionelle, velkvalificerede og engagerede medarbejdere. Vi ønsker at

rekruttere de bedste – både fagligt og personligt. Vi ser i den forbindelse ikke kun på faglighed

og resultater, men i lige så høj grad på de samarbejdskompetencer, der er en forudsætning for

at kunne indgå i grupper.

Rekrutterings- og ansættelsesprocessen fastlægges således, at alle ansøgere fra start til slut

oplever en respektfuld og professionel håndtering af deres kandidatur.

Alle nye medarbejdere får en grundig introduktion til både arbejdsopgaverne i stillingen,

enhedens samlede opgaveportefølje og til Aalborg Universitet som arbejdsplads. Det er

ledelsens opgave at sikre dette. Det er dog et fælles ansvar at tage godt imod nye kollegaer, så

de hurtigt føler sig tilrette i stillingen.

Bilag 3.4.: Udkast til Delpolitik Løn PPU den 31. januar 2018

Løn - delpolitik

Aalborg Universitet tilstræber at tilbyde konkurrencedygtige løn- og ansættelsesvilkår med henblik

på at tiltrække og fastholde højt kvalificeret arbejdskraft. Aflønningen afspejler såvel stillingens

indhold, ansvar og tyngde som de faglige kvalifikationer, opnåede resultater og personlige

samarbejdsevner.

Anvendelsen af lønmidler, herunder de årlige lønforhandlinger på Aalborg Universitet sker på en

gennemskuelig måde med størst mulig åbenhed og enkelhed for både VIP og TAP.

Bilag 3.5.: Udkast til Delpolitik Kompetenceudvikling PPU den 31. januar 2018

Kompetenceudvikling - delpolitik

Aalborg Universitet lægger vægt på løbende kompetenceudvikling af alle ansatte. Vi

tilskynder til udvikling og læring, så fagligheden og øvrige kompetencer forbliver på et højt

niveau. Kompetenceudvikling kan foregå på mange måder, og vi anvender derfor forskellige

metoder til udvikling af medarbejdernes kompetencer.

Det er lederens ansvar at sikre, at medarbejderne individuelt og på gruppeniveau har de rette

kompetencer til at løse universitetets nuværende og kommende opgaver. Aalborg Universitet

gennemfører derfor løbende lederudviklingsaktiviteter med henblik på at styrke

ledelseskapaciteten.

Det er en fælles opgave for medarbejdere og ledere at have en løbende dialog om

udviklingsmål og sikre en kompetenceudvikling, der understøtter universitetets, og den

enkelte medarbejders individuelle behov. Væsentlige elementer i kompetenceudviklingen kan

derfor være gruppeudviklingssamtaler, dynamiske samtaler samt

medarbejderudviklingssamtaler (MUS), hvor både universitetets og medarbejdernes

udviklingsbehov i forhold til nutidige og fremtidige arbejdsopgaver afdækkes.

Det forventes, at alle ansatte efterspørger og engagerer sig i kompetenceudvikling, såvel

individuelt som kollektivt, så både medarbejderens personlige kompetencer og gruppens

kompetencer udvikles. Aalborg Universitet ønsker både at understøtte den enkeltes

karriereudvikling og at sikre, at universitetet i sin helhed opleves som en attraktiv og effektiv

arbejdsplads med højt kvalificerede medarbejdere.

Læs mere om kompetenceudvikling og prioriterede indsatsområder i Aalborg Universitets

Kompetencestrategi.

Bilag 3.6.: Udkast til Delpolitik Bibeskæftigelse PPU den 31. januar 2018

Bibeskæftigelse - delpolitik

Aalborg Universitet lægger stor vægt på den udveksling af viden, der foregår mellem

universitetet og det omgivende samfund. Det sker blandt andet i kraft af en udadvendt, venlig

og imødekommende virksomhedskultur, som lægger op til, at medarbejdere påtager sig

eksternt rettede opgaver for universitetet. Desuden gives der plads til, at medarbejdere, ved

siden af deres hovedbeskæftigelse, inden for nærmere regler kan løse opgaver som

privatpersoner, i kraft af deres faglige ekspertise.

Læs mere om bibeskæftigelse i Aalborg Universitets interne regler for bibeskæftigelse.

Bilag 3.7.: Udkast til Delpolitik Afskedigelser PPU den 31. januar 2018

Afskedigelser - delpolitik

Ledelsen på Aalborg Universitet har ansvaret for at lave en langsigtet og strategisk planlægning,

hvor afskedigelser begrundet i økonomiske eller strukturelle forhold så vidt muligt undgås.

Ledelsen skal endvidere sikre, at alle medarbejdere er bekendt med krav og forventninger i

ansættelsen, således at individuelle afskedigelser ikke bliver nødvendige.

Hvis afskedigelser ikke kan undgås og heller ikke afværges ved at iværksætte andre

hensigtsmæssige foranstaltninger, vil Aalborg Universitet sikre, at afskedigelserne sker på en

værdig og respektfuld måde, hvor den afskedigede føler sig hørt i processen og alle regler følges.

Faglige organisationer og samarbejdsudvalg vil blive inddraget i processen, alt afhængig af årsagen

til afskedigelsen.

Uanset årsagen til samarbejdets ophør er det vigtigt for Aalborg Universitet, at afskedigede

medarbejdere oplever en professionel og fortrolig håndtering af afskedigelsen, som skal ske på et

oplyst, gennemskueligt og korrekt grundlag. Der vil blive taget videst mulige menneskelige hensyn

og altid ske en individuel håndtering af afskedigelsen under hensyntagen til medarbejderens

personlige situation på arbejdspladsen.

Bilag 3.8.: Udkast til Delpolitik Den rummelige arbejdsplads PPU den 31. januar 2018

Den rummelige arbejdsplads - delpolitik

Aalborg Universitet har fokus på diversitet og ønsker en bredt sammensat medarbejdergruppe.

Vi ønsker at påtage os et samfundsmæssigt og socialt ansvar ved at afdække mulighed for at

tilbyde særlige ordninger til medarbejdere med nedsat arbejdsevne eller hvis helbredsmæssige

eller sociale forhold kræver en tilretning af arbejdsopgavernes indhold eller arbejdspladsens

indretning. Det gælder uanset, om medarbejderen er tilknyttet universitetet på særlige vilkår i

henhold til lovgivning, fastholdes under de overenskomstmæssige muligheder, der eksisterer eller

om medarbejderen befinder sig i en livssituation, hvor der i en midlertidig periode er brug for

særlig fleksibilitet.

For Aalborg Universitet er der stor værdi i både at kunne tiltrække og fastholde fagligt

velkvalificerede medarbejdere uanset livsfase, helbredsmæssige og sociale omstændigheder.

Side 1 af 1

Punkt: Drøftelse

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-021-00140

Dato: 17-01-2018

Drøftelse af genindførelse af interne opslag af stillinger på AAU

Anledning: På møde i HSU den 6. december 2017 blev det besluttet, at PPU skal drøfte, hvorvidt interne stillingsopslag bør genindføres på AAU. Emnet er tidligere drøftet i PPU på møde den 30. maj 2017, hvor PPU indstillede til HSU, at der ikke fremadrettet kan rekrutteres ved brug af interne opslag.

Bilag: Bilag 4.2.: Forrige sagsfremstilling_interne_opslag_PPU 300517

Sagsfremstilling: På HSU-møde den 8. februar 2017 drøftes muligheden for at anvende interne stillingsopslag igen. I forlængelse heraf beslutter rektor, at muligheden for brug af interne stillingsopslag skal drøftes yderligere i PPU. På møde den 30. maj 2017 indstiller PPU til HSU, at der heller ikke fremadrettet kan rekrutteres ved brug af interne opslag. Men på møde i HSU den 6. december 2017 besluttes, at PPU skal gendrøfte muligheden for genindførelse af interne opslag.

Indstilling: Det indstilles, at PPU drøfter muligheden for at genindføre interne stillingsopslag.

Sagsbehandler: Helene Selmer Kristensen, HR-afdelingen.

17-01-2018

Sagsfremstilling til møde i PPU

Side 1 af 2

Punkt: Drøftelse

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2017-021-00081

Dato: 30-05-2017

2. Drøftelse af interne opslag af stillinger på AAU

Anledning: På HSU-møde d. 8.2.2017 blev muligheden for at anvende interne stillingsopslag drøftet. I forlængelse heraf besluttede rektor, at muligheden for brug af interne stillingsopslag skal drøftes yderligere i PPU.

Bilag: Ingen yderligere bilag.

Sagsfremstilling: Medarbejdersidens oplæg – baggrund for genindførsel af interne opslag

Sikre transparens og åbenhed omkring udviklingsmuligheder for AAU medarbejdere

indenfor organisationen

Sikre interne karrieremuligheder for alle ansatte

Sikre at organisationen så vidt som muligt undgår konstitueringer og andre

midlertidige situationer

Sikre gennemsigtighed over det reelle antal stillinger på AAU

Sikre en dynamisk organisation, hvor medarbejdere og organisation får det bedste ud

af udvikling, karriere og erfaring.

Flere stillinger på AAU bliver ikke opslået, men kandidaten findes internt – blandt andet igennem konstitueringer, udlån af medarbejdere, ændringer af medarbejderes opgaver osv. Det er også ganske fint, men vi kan bare gøre det mere strategisk, og bruge det proaktivt som udviklingsmulighed for både medarbejdere og organisation. Det vil give bedre gennemsigtighed at opslå stillinger internt, så alle AAU’s medarbejdere har mulighed for at udvikle sig inden for organisationen. For den enkelte medarbejder kan en stillingen indenfor sammen organisation men på et andet område, være en stor karriereudvikling samt være en menneskelig udvikling. Organisationen vil også mærke det positive i, at medarbejdere har erfaring fra flere steder på universitetet, og at flere medarbejdere har forståelse for, hvordan de forskellige steder arbejder. Der er for eksempel stor forskel på at arbejde i Fælles Service og på et institut, men en person som har indgående kendskab til begge arbejdsområder, vil være en gevinst for organisationen. I mange tilfælde er det også meget positivt for et område at få en ny medarbejder, som allerede kender til for eksempel sagsgange, områder, forskningsområder, uddannelsesområder osv. Dertil vil interne opslag sikre, at medarbejdere har en indsigt i det reelle antal stillinger på AAU, og medvirke til at vi ikke behøver så mange konstitueringer. HR-afdelingens svar Indtil 2012 var det muligt på AAU, at rekruttere TAP-personale alene ved interne stillingsopslag. I 2011/2012 gennemgik de såkaldte TAP-opslagsregler en gennemgribende revidering, der bl.a. medførte afskaffelse af interne opslag. Baggrunden for afskaffelse af interne opslag var dels,

Fælles sagsfremstilling til møde i PPU

Bilag 4.2.: Forrige sagsfremstilling_interne_opslag_PPU 300517

PPU den 31. januar 2018

2

- at det fremgår af opslagsbekendtgørelsen, at interne opslag kun kan anvendes, hvis stillingen forudsætter ’kompetencer’, som kun kan erhverves ved AAU, hvilket såvel ledere som TR-repræsentanter vurderede, aldrig vil være tilfældet ved besættelse af en TAP stilling. Det blev således vurderet, at interne opslag ikke vil være i overensstemmelse med gældende regler. - at det var - og stadig er - et stærkt ønske, at stillinger bliver udbudt bredt for potentielt at få ansøgninger fra en bred skare med henblik på at få bedst kvalificerede til stillingen. Det er ensbetydende med, at allerede ansatte ved AAU kan søge stillinger på lige fod og i åben konkurrence med ’eksterne’ ansøgere. I forlængelse af ovenstående samt sagsfremstillingen til HSU vedr. drøftelse af muligheden for at anvende interne stillingsopslag kan det yderligere drøftes, om opmærksomheden vedr. opslag af stillinger ved AAU skal skærpes.

Indstilling: Det indstilles, at PPU drøfter muligheden for brug af interne opslag i lyset af ovenstående. Det indstilles, at PPU indstiller til HSU, at der heller ikke fremadrettet kan rekrutteres ved brug af interne opslag.

Sagsbehandlere: Anne B. Pors, AAU Innovation og Susanne B. Hansen, HR-afdelingen.

10-05-2017