TIME MANAGEMENT COME SMETTERE DI FARSI GESTIRE DAL TEMPO

L’unica Parte della Vita L’unica Parte della Vita

su cui puoi agire è il su cui puoi agire è il

Presente!Presente!

Passato

Cemento Cemento SolidoSolido

Futuro

Cemento Cemento FrescoFresco

ORAORA

Self ManagerBenché il tempo non sia adattabile, le persone lo sono. Gestire il tempo è una sciocchezza. Quello che possiamo realisticamente fare è gestire la durata degli eventi. Qui entra in campo l’influenza personale: alcuni eventi sono sotto il nostro controllo, altri meno.Significa adattare sé stessi al fluire delle situazioni, significa soprattutto gestire sé stessi quando siamo la variabile determinante per la durata di un certo evento. Nei casi in cui percepiamo perdita del controllo, significa che siamo privi di strumenti specifici per la situazione o stiamo sott’utilizzando o sovrautilizzando alcuni tra quelli che possediamo. Per riacquistare senso di controllo è indispensabile acquisire nuove e più appropriate abitudini, limitare gli eccessi d’uso di altre.

Le abitudini sono la chiaveBuoni risultati derivano da buone abitudini. Le abitudini sono frutto di comportamenti imparati e lungamente ripetuti e di schemi mentali o paradigmi, costruiti nel tempo. I paradigmi sono relativi ai modi di pensare alle cose, d’interpretare la realtà e quindi di agire. Entrambi possono essere cambiati. Le abitudini e i paradigmi influiscono sul nostro destino e noi possiamo modificarli affinché ci aiutino e supportino.

IntroduzioneNoi tutti, quotidianamente, affrontiamo un dilemma: troppe cose da fare e non abbastanza tempo per farle. Risolvere questo dilemma è il risultato dell’applicazione delle indicazioni raccolte al corso e riassunte in questa dispensa. Il tempo dedicato alle attività, non le attività, sono il fattore limitante. Per questo motivo noi dobbiamo prendere decisioni difficili su cosa fare e cosa non fare.

Due approcciCi sono due modi per affrontare la gestione del durata degli eventi:- puoi concentrarti per identificare obiettivi per te ecologici oppure,- sulle attività che stai facendo. Naturalmente c’è una relazione stretta fra obiettivi ed attività. Non puoi “fare” un obiettivo, puoi raggiungerlo. Fai delle attività: se fai quelle giuste raggiungerai l’obiettivo.Molto spesso il nostro focus è sulle attività. In parte perché l’obiettivo non è chiaro, in parte perché abbiamo imparato a comportarci così, in parte perché chiarire COSA voglio abbisogna di idee chiare. In ogni caso c’è una grossa differenza fra i due approcci. Le persone concentrate soprattutto sugli obiettivi tendono a gestire meglio tutte le attività e ad essere più efficaci.

Cos’è un ObiettivoNon importa quanto fai, importa cosa fai. Per gestire bene le attività è necessario avere obiettivi chiari, poi definire QUALI attività portano al raggiungimento degli obiettivi.Gli obiettivi chiari sono SMART: specific, measurable, achievable, realistic, timed. E sono scritti.

Collegare gli obiettiviGli obiettivi possono essere collegati tra loro. Il raggiungimento di obiettivi giornalieri, dovrebbe portare al raggiungimento di obiettivi settimanali; questi al raggiungimento di obiettivi mensili e così via fino al raggiungimento di obiettivi di lungo termine. Il tuo domani migliore.

Il comportamento quotidiano è più spesso influenzato da compiti routinari e dal day by day. In via di principio queste attività dovrebbero condurti al raggiungimento di obiettivi di breve termine. Dovrebbero essere una tessera dell’enorme mosaico che stai componendo.Ora la questione è: “Quali tra queste attività sono realmente collegate ad obiettivi a lungo termine?”

La ragione per cui molte persone sono eternamente insoddisfatte dipende dal fatto che non avendo obiettivi propri comprano ciò che il mondo offre loro già pronto.

Comportamento orientato al risultatoConcentrarsi sui risultati dovrebbe diventare un’abitudine quotidiana. Stabilire obiettivi ed impegnarsi a raggiungerli dovrebbe essere il tuo stile di vita. Ne consegue che fare una telefonata, tenere una riunione, incontrare qualcuno senza prima aver pensato al risultato che intendi conseguire è piuttosto disfunzionale. Domandati continuamente come, ciò che stai facendo, ti aiuterà a raggiungere i risultati attesi. Quando smetti di pensare ai tuoi risultati attesi, rischi di cadere in attività inutili (attività trappola).

Il modo in cui impieghi il tempo determina chi seiGestire la tua vita significa domandarsi quale tipo di vita vuoi condurre, quale tipo di persona vuoi essere. Cambiare il modo in cui usi il tempo richiede sia tu a stabilire degli obiettivi su cosa vuoi essere e cosa vuoi fare.

Attività coerenti con gli obiettivi sono la chiave per una vita appagante, a prescindere dal risultato ottenibile.

-- Quanto costa un blocco di ferro? Quanto costa un blocco di ferro? -- 5,00 €5,00 €

Ci potete fare:Ci potete fare:•• ferri di cavallo e guadagnate 200 €ferri di cavallo e guadagnate 200 €•• aghi e guadagnate 2.000 €aghi e guadagnate 2.000 €•• pennini e sono 5.000 €pennini e sono 5.000 €•• rotellinerotelline di orologi e guadagnate 250.000 €di orologi e guadagnate 250.000 €

Il blocco di ferro è il tempo, quel che ne fate è Il blocco di ferro è il tempo, quel che ne fate è affaraffarvostro, ma il blocco di ferro ognuno lo ha ricevuto.vostro, ma il blocco di ferro ognuno lo ha ricevuto.

Altro che “gestione del tempo” qui si tratta di Altro che “gestione del tempo” qui si tratta di decideredeciderecosa fare!cosa fare!

Passato

Cemento Cemento SolidoSolido

Futuro

Cemento Cemento FrescoFresco

ORAORA

Successful time manageris willing to do things

that unsuccessful time managers are not willing to do.

DECIDEREDal latino de caedo: tagliare via.

Operare bene non è sufficiente, prima bisogna decidere bene.Decidere bene è più importante di fare bene.

D’altra parte dopo che hai deciso fai e correggi durante il tragitto, poiché senza FARE nessuna decisione diventa risultato.

Vale la massima secondo cui:“Molti passi falsi vengono compiuti stando fermi.”

La decisione implica scelte. Una scelta riguarda il “cosa”, il “dove” e il "quando”, in altre parole analisi: dei punti di forza/debolezza, del contesto edell’ urgenza.

Cosa e Dove riguardano il tuo ruolo e la tua professionalità specifica.

Il Quando attuare le decisioni è invece un’abilità vitale. Per vitale intendo che essa impatta su tutta la tua vita, sul tuo benessere, sulla salute, etc.

QUANDO?L’arte di assegnare le Priorità.

La priorità è l’effetto di una valutazione basata sull’applicazione di due criteri: Importanza e Urgenza. Ogni attività merita questa doppia misurazione, ricorda che il peso dell’importanza è sempre % maggiore rispetto all’urgenza.

L'importanza è la valutazione personale (soggettiva) dell’impatto che avrebbe fare o non fare una certa attività sul raggiungimento di un obiettivo. Riguarda aspetti critici come: processi, risorse, persone e come già detto sull’obiettivo. Ha ricadute imponenti sul medio e lungo periodo, cioè la tua Vita

L'urgenza è l’individuazione della scadenza di una attività, un dato oggettivo. Comporta il rispetto, l’attenersi a dei limiti temporali. Le urgenze hanno un peso psicologico enorme poiché sono spesso vissute con ansia… questo non le rende necessariamente importanti.

Ci sono casi di attività con uguale (apparente) urgenza ed importanza, in queste situazioni è necessario approfondire meglio la nostra analisi.

Es.2 spese con uguale importanza e urgenza, vanno approfonditi rischi/opportunità.2 riunioni/incontri con uguale importanza e urgenza va approfondita la qualità-coinvolgimento.2 compiti rilevanti sulla strategia personale o di team con uguale importanza e urgenza, vanno approfonditi con l’analisi SWOT.

È sempre la stessa storia…

La situazione sperimentata dalle persone più frequentemente è questa: le attività urgenti prendono il sopravvento su quelle importanti. Spesso siamo travolti dal quotidiano fino a percepire il lavoro come una guerra e la propria scrivania come la trincea presa d’assedio.

Prima LeggeLe attività importanti con bassa urgenza sono intrise di più Valore rispetto a quelle urgenti con bassa importanza, ne consegue che alle prime devo assegnare più attenzione, energia, impegno, etc.

Se tralascio le attività “importanti-poco urgenti” aumento la probabilità d’incorrere nei peggiori imprevisti.

Es. Procastino la visita di controllo dal dentista fino a quando un dolore pazzesco ai denti m’impedisce di recarmi da un cliente…peccato era proprio il cliente dell’anno!

MATRICE TEMPORALE

URGENZA

IMP

OR

TA

NZ

A

+

_

_

Do Now!Questo è il quadrante in cui le attività vanno fatte subito. Quando lo percepiamo troppo affollato si crea una condizione di stress, a lungo andare estremamente deleteria poiché l’ansia sposta il focus sul qui ed ora con perdita di overview, percezioni di minima influenza sugli eventi e quindi aumento della frustrazione.

(loop negativo)

Plan!Questo è il quadrante in cui le attività vanno pianificate. Qui si usa l’agenda. Qui si inseriscono tutte le attività come il tempo libero, vacanze, corsi, letture.

Non farlo significa spesso non farlo mai più.

Lavorando su questo quadrante si aumenta la percezione di influenza, gestione, eustress (stress positivo).

Analyzes quickly!Questo è il quadrante delle richieste. Da qui la matrice viene alimentata. Ogni attività in entrata appena presa in considerazione passa automaticamente nel quadrante “Do Now!”. Ecco perché le richieste di: colleghi, clienti, fornitori, capi alla lunga sono così insopportabili, ci distolgono da quello che avevamo deciso di fare. Impara a stabilire rapidamente quando dire: “Non Ora…facciamoalle…”, trasferisci queste attività nel quadrante Pianificazione.

Don’t Forget!Questo è il quadrante delle attività rubatempo. Puoi differirle o procastinarle più volte senza timore di distruggere valore. Abitudini disfunzionali sono: lunghe pause caffè, sigarette, chiacchere, surfing in internet, distrazioni, chat, logorea, disorganizzazione, lettura mail prive di reale contributo, etc. In ordine di difficoltà decrescente puoi: eliminare, ridurre, sostituire.

Ah! Per quanto tu possa rimandare, alcune di queste attività non devi dimenticarti di farle…prima o poi.

URGENZA

IMP

OR

TA

NZ

A+

_

_

1 attività alla volta

Le attività in entrata alimentano la mia pianificazione o se prese in carico al momento del loro insorgere prendono la pole positionnel quadrante “Do Now!” sostituendosi a ciò che sto facendo.Es. Sto assegnando un obiettivo ad un collaboratore, suona il telefono (il drin drin è gia una richiesta) se rispondo decido che la telefonata merita priorità 1, mettendo in 2° posizione il colloquio.Quindi se la gestisco subito sto decisamente rimettendo in discussione le mie priorità. Se invece pianifico la gestione della richiesta allora sto agendo in modo conforme alle mie priorità.In caso di Crisi e profondo stress è preferibile evitare direttamente di rispondere al telefono e rimanere concentrati. Applica Pareto!

Tutte le attività pianificate arrivano in pole position e devonoessere svolte. L’abitudine a pianificare aumenta il senso di controllo e d’influenza sugli eventi, abbassa la sensazione di stress.

VILFREDOL’italiano dimenticato.

Vilfredo Pareto economista e geniale scopritore del principio che prende il suo nome: Principio di Pareto.

Legge 80/20Il Principio descrive in forma grafica lo squilibrio prevedibile, individua cioè gli aspetti prioritari di un problema, quelli su cui concentrare gli sforzi: la maggior parte degli effetti è dovuta adun numero ristretto di cause.

L'80% dei risultati deriva dal 20% delle cause. Il 20% dei clienti genera l'80% del fatturato, il 20% dei prodotti l’80% dei profitti, il 20% dei criminali l'80% dei reati, il 20% degli automobilisti l'80% degli incidenti, il 20% degli indumenti viene indossato l'80% del tempo.

Il principio 80/20 è la chiave per incrementare l’efficacia delle nostre azioni. Gran parte di ciò che facciamo produce risultati marginali. Ciò che conta veramente è una parte minima delle nostre attività, se ci concentriamo su di esse possiamo controllare gli eventi invece di esserne controllati, ottenendo risultati esponenzialmente superiori. Possiamo moltiplicare la nostra felicità facendo pochi passi radicali e coraggiosi destinati a riorganizzare la nostra esistenza.

L’applicazione del Principio rivoluziona l'uso del tempo, dimostrando che un approccio rilassato è compatibile con grandi risultati. Inoltre a livello macro ci indirizza al miglioramento dei gruppi, team, aziende, famiglie e infine della società attraverso l'osservazione e la moltiplicazione dei veri motori del progresso.

DOMANI MIGLIORE

Il Domani Migliore è la tua personale descrizione di come vorresti fosse il tuo futuro. La tua Vision. Dalla tua Vision discendono i tuoi obiettivi personali e professionali. Vale anche per le aziende!!!

Senza Vision è impossibile comprendere se quello che fai ora, giorno per giorno, attività per attività è: innanzitutto riconducibile ad uno dei tuoi obiettivi, poi realmente necessaria per il suo raggiungimento.

Ogni giorno la tua matrice temporale ti avvolge ed è influenzata dalle tue decisioni, dalle tue scelte.Tu sei una matrice temporale o se vuoi una stratificazione di matrici temporali.Giorno per giorno ti avvicini al domani migliore, attività per attività.

Lavora in modo incisivo sul quadrante della pianificazione, abituati.Prevedi spazi di tempo per pensare ed analizzare approfonditamente questioni importanti poiché la routine, il day by day, tende a divorare gli spazi di riflessione imponendoti solo un approccio Analyzes Quickly!Alla lunga questo offusca l’orizzonte temporale più ampio della vita, il rischio è diventare vittime di un approccio puramente reattivo.La percezione di avere una bassa o nulla influenza sugli eventi si traduce rapidamente in senso d’impotenza, senso di essere vittime, questo aumenta lo stress, indebolendoci ulteriormente.

Progetta il tuo domani migliore, è il luogo in cui andrai a Vivere.

Bignami dei comportamenti minimi…

•• Iniziare subito appena arrivati sul luogo di lavoro.Iniziare subito appena arrivati sul luogo di lavoro.•• Fare le cose in ordine prioritario.Fare le cose in ordine prioritario.•• Quando la mente è fresca dedicarsi alle attività Importanti.Quando la mente è fresca dedicarsi alle attività Importanti.•• Non rimandare le cose che piacciono poco. Non rimandare le cose che piacciono poco. •• Completare i compiti iniziati. Completare i compiti iniziati. •• Fare bene le cose quanto basta.Fare bene le cose quanto basta.•• Fare una cosa per volta.Fare una cosa per volta.•• Stabilire scadenze e mantenerle.Stabilire scadenze e mantenerle.•• Stabilire obiettivi realistici.Stabilire obiettivi realistici.•• Richiedere lavori finiti ai collaboratori.Richiedere lavori finiti ai collaboratori.•• Pensare prima di agire.Pensare prima di agire.•• Essere selettivi.Essere selettivi.•• Appuntare le idee in un solo posto.Appuntare le idee in un solo posto.•• Preparare le telefonate in uscita.Preparare le telefonate in uscita.•• Prendere un attimo di riposo prima di esserne costretti.Prendere un attimo di riposo prima di esserne costretti.•• Se si porta il lavoro a casa, farlo; altrimenti non portarlo.Se si porta il lavoro a casa, farlo; altrimenti non portarlo.

Se vuoi Festeggiare, ricorda di Pianificare...Se vuoi Festeggiare, ricorda di Pianificare...

Bibliografia

Qualche libro male non fa, anzi se lo utilizzi come strumento e non solo come momentanea distrazione è pure meglio.

I libri si sottolineano, si stropicciano, si appuntano, si rileggono... a loro fa piacere.

“4 ore alla settimana” - Tim Ferris - Cairo Editore: è probabile questo libro spesso ti suoni come la solita americanata. Vero. Ad ogni modo supera questo paradigma e distilla dall’esperienza dell’autore le sue perle.

“La chiave di S-Volta” - Seth Godin - Sperling & Kupfer: lui è quello che ha scritto la Mucca Viola, praticamente il guru del marketing. Uno che le regole le ha riscritte. Forse qualcuna ti torna utile.

“Adesso Basta” - Simone Perotti - Chiare Lettere: La scelta di un manager tutto italiano di vivere in un modo diverso: scegliendo. Poi pianificando l’uscita da un certo modo di vivere. Autentico e appassionato. Ricco di spunti.

“Il Principio 20/80” - Robert Kock - Franco Angeli: L’applicazione del principio di Pareto all’azienda, al gruppo, a te. Spietato.

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