time management/ tipy pre efektívnejšiu prácu a plánovanie
TRANSCRIPT
23 tipov pre time management
Juraj Sasko
1. Google Calendar
Google Calendar je základ plánovania, ak máte smartphone, prepojte si ho s Google účtom
2. Plánovanie všetkých úloh
• V Google Calendar musíte mať úplne všetky úlohy ktoré trvajú aspoň 15/30 minút
• Aj osobné úlohy, voľný čas či cestovanie
3. Fixné naplánovanie opakujúcich sa úloh
Ak sa Vám opakujú niektoré úlohy, dajte si ich fixne do kalendára ako opakujúce sa:• Meetingy
• Reporting
• Aktivity
• Posilka
• Nákup
4. Farebné rozlíšenie úloh
Rozlišujte si úlohy v kalendári farebne:
• Stretnutia
• Presun
• Klienti
• Voľnočasové aktivity
5. Gmail a task manager
Každý email, ktorý treba vybaviť na viac ako 5 min., treba dať okamžite do kalendára alebo do task managera
6. Multitasking NIE
Vždy si naraz plánujte len jednu úlohu, multitasking a menšie úlohy nechajte na blog určený pre emaily a administratívu
7. Maximálne naplánovať 6 hodín/deň
• Nikdy si na deň neplánujte viac ako 6 hodín taskov
• Určite príde niečo, čo treba riešiť okamžite a ak nie, jednoducho presuniete úlohu z ďalšieho dňa na ten dnešný
8. Každý deň emaily a administratíva
Dajte si do kalendára emaily a administratívu na každý deň
9. Kontrola emailov 3x za deň
Neotvárajte emailového klienta viac ako 3x za deň.
10. Rýchla odpoveď emailom
Neoficiálna (interná) komunikácia:
• Áno, nie, OK
Oficiálna komunikácia:
• Emailové šablóny
11. Jednoduché úlohy najprv
Plánujte si jednoduchšie a kratšie úlohy (do 30-60 min) najprv
12. Plánovať aj extra čas
• Presuny
• Doprava
• Obed
• Prestávka
13. Po meetingu prídu tasky
Treba myslieť na to, že po takmer každom meetingu budú nasledovať nejaké úlohy:
• Odpoveď a sumarizácia
• Príprava ponuky alebo špecifikácie
• Vypracovanie dokumentu
14. Čas bez telefónu, emailov a ľudí
Treba si v kalendári vyčleniť čas na čistú prácu:
• Vypnúť zvonenie na telefóne
• Zatvoriť emaily a sociálne siete
• Ísť do zasadačky alebo ukázať tabuľku „nevyrušovať“
15. Denné a týždenné ciele
Každý deň/týždeň je potrebné určiť si ciele s konkrétnymi výstupmi, ktoré je potrebné dokončiť
16. Delegovanie
Ak existuje niekto, kto vie vašu úlohu spraviť aspoň na 80% a je voľný, delegujte úlohu
17. Deadline úplne pre všetko
Nemôže existovať úloha, ktorá nemá svoj deadline!!
18. Reminders
Nastavte si pri každom tasku v Google Calendar reminder cez email alebo sms
19. Empty Inbox
Pri každom vyhradenom čase na emaily sa musíte dopracovať k prázdnemu inboxu:
• Na jednoduché emaily odpovedám rýchlo
• Zo zložitejších emailov si robíme tasky
20. Naučte sa hovoriť NIE
Na nezmyselné, nepotenciálne, neproduktívne alebo nekoncepčné úlohy/návrhy treba povedať NIE
21. Stopovanie času
Pre pravideľné a často opakujúce sa úlohy si na začiatku stopujte čas pre lepšie plánovanie do budúcnosti
22. Rozdelenie väčších úloh
Ak máte väčšiu úlohu/ projekt, rozdelte ho na menšie tasky
23. Spoločné plánovanie
• Podobné tasky si plánujte hneď po sebe (zadávanie nových projekov a pod.)
• Snažte sa koncentrovať viac stretnutí v rovnaký čas a na rovnakom mieste (ušetríte čas na cestovaní)
ĎAKUJEM
JURAJ [email protected]