time management - vrije universiteit amsterdamvangoor/ba stage intervisiemiddag/present… ·...
TRANSCRIPT
Time Management
Brenda Klever [email protected]
Mirjam Boer – [email protected]
LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/mirjamboer
Wie zijn wij?
Mirjam Boer / Brenda Klever
Afgestudeerd aan de UU / HU
Beiden actief in de HR @ Sogyo
Werkzaam bij Sogyo sinds 2005 / 2010
Passie voor recruitment, maar ook actief als
coach en trainer
SOFTWARE INNOVATORS 2
3 SOFTWARE INNOVATORS
SOFTWARE INNOVATORS 4
Time Management Als time management zo simpel is, waarom doen we het dan niet
gewoon?
SOFTWARE INNOVATORS 5
Herkenbaar?
SOFTWARE INNOVATORS 6
Wat is Time Management?
“Time management refers to a range of skills, tools, and techniques used to
Manage time when accomplishing specific tasks, projects and goals. This set
encompasses a wide scope of activities, and these include planning, allocating,
setting goals, delegation, analysis of time spent, monitoring, organizing,
scheduling, and prioritizing. Initially, time management referred to just business
or work activities, but eventually the term broadened to include personal
activities as well.”
Kortom:
Beheersen van tijd, middelen en je eigen gedrag om zo efficiënt
mogelijk te werken.
Valt onder ‘persoonlijke effectiviteit’
SOFTWARE INNOVATORS 7
Waar besteed jij je werktijd aan?
In de praktijk blijkt dat de helft van de werktijd
opgaat aan terloopse activiteiten
SOFTWARE INNOVATORS 8
Tijdstelers
Zijn de dingen die ons ervan weerhouden onze tijd
te gebruiken zoals we zouden willen. Ze kunnen
noodzakelijk of onvermijdelijk zijn, maar we
raken er toch door gefrustreerd. Ze zorgen
ervoor dat het aan het einde van de dag net lijkt
alsof de tijd nergens heen is gegaan.
SOFTWARE INNOVATORS 9
Tijdstelers – voorbeelden?
Schrijf voor jezelf twee tijdstelers op
Gemeenschappelijke tijdstelers?
SOFTWARE INNOVATORS 10
Tijdstelers – uit onze praktijk
Twijfelen over het nemen van beslissingen
Wachten op aanvullende gegevens
Slechte communicatie
msn / google talk
Onderbrekingen door anderen
Internet
Telefoon / whatsapp
SOFTWARE INNOVATORS 11
Een slechte time manager...
.....
Is niet in staat deadlines te halen;
Heeft een hoog stressniveau;
Maakt een 50-60 urige werkweek en heeft nog
steeds het gevoel tijd tekort te komen;
Is niet in staat prioriteiten te stellen;
Heeft een rommelig bureau;
Heeft weinig tijd voor thuis (familie/gezin).
SOFTWARE INNOVATORS 12
Bij Time Management zit het probleem meestal
niet in het bedenken van een oplossing, maar in
het veranderen van gewoonte-gedrag
SOFTWARE INNOVATORS 13
Vele wegen leiden naar Rome, maar sommige
routes zijn omslachtiger dan andere
Gedrag & doelen
14 SOFTWARE INNOVATORS
Start
Einde
Start
Einde
Zet jezelf aan het werk, creativiteit forceer je niet,
productiviteit wel. Werkt dat niet, neem dan
pauze, maar probeer het wel!
Gedrag & doelen: of gewoon lui?
15 SOFTWARE INNOVATORS
Model van Eisenhower
Veel theorieën over timemanagement delen
activiteiten in op basis van twee criteria:
▫ urgentie
▫ belangrijkheid
SOFTWARE INNOVATORS 16
Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Een
reparatie aan een systeem waar veel gebruikers mee werken is in dat
opzicht belangrijker dan een reparatie aan een systeem voor slechts tien
gebruikers. Ook een klus voor de faculteitsdirecteur is vaak belangrijker dat
de afhandeling van een kleine vraag van een medestudent.
Urgent zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Ook dingen die
een gevaar vormen, zijn per definitie urgent. Je moet dan meteen actie
ondernemen. Het vervelende van urgente klussen is dat ze zich niet altijd
laten inplannen.
SOFTWARE INNOVATORS 17
Wat vind je zelf?
SOFTWARE INNOVATORS 18
Wat moet bovenaan je lijstje?
SOFTWARE INNOVATORS 19
SOFTWARE INNOVATORS 20
Time Management
– prioriteiten stellen
Wat wil je bereiken? Wat zijn je
doelen?
Heb je het antwoord niet onmiddellijk paraat,
gebruik dan bijvoorbeeld het hulpmiddel dat
Stephen Covey aanreikt in zijn boek 'The seven
habits of highly effective people‘
SOFTWARE INNOVATORS 21
Niveaus van doelen stellen
Uit: First things first, Stephen Covey
SOFTWARE INNOVATORS 22
Dagelijkse taken
Middellange termijndoelen
Lange termijndoelen
Persoonlijke waarden
Produktief
groei
Als je dagelijkse taken niet aansluiten bij je
middellange termijndoelen, dan werk je
weliswaar hard, maar lever je geen/weinig
productie en oogst je weinig waardering.
Als je middellange termijndoelen niet aansluiten bij
je lange termijndoelen, dan heb je weliswaar een
hoge productie, maar komt je persoonlijke groei
mogelijk in de knel.
Als je langetermijndoelen niet aansluiten bij je
persoonlijke waarden, heb je weliswaar een hoge
productie en goede persoonlijke groei, maar zal je
niet tevreden zijn met je persoonlijke leven.
Niveaus van doelen stellen
Het zeshoogtenmodel geeft je zes perspectieven om te
bezien wat je werk precies is om prioriteiten te bepalen:
• 50.000 voet of hoger: een heel leven
• 40.000 voet: visies voor over 3-5 jaar
• 30.000 voet: doelen voor over 1-2 jaar
• 20.000 voet: gebieden waarvoor je verantwoordelijk bent
• 10.000 voet: huidige projecten
• Startbaan: huidige acties
(Uit: Getting Things Done, David Allen)
SOFTWARE INNOVATORS 23
Waar ligt je verantwoordelijkheid
Covey’s “Circle of Influence”:
Ook van toepassing op je
stageopdracht!
Wees dus pro-actief, stel
vragen, spreek verwachtingen
uit, etc.
SOFTWARE INNOVATORS 24
Prioriteiten
Op basis van je doelen kun je focus leggen op
prioriteiten: resultaten die jíj belangrijk vindt.
Je prioriteiten vormen het gereedschap om je
leven ernaar in te richten.
SOFTWARE INNOVATORS 25
SOFTWARE INNOVATORS 26
SOFTWARE INNOVATORS 27
Praktisch – niveau
‘dagelijkse taken’: wat
doe je wel en wat niet?
Getting Things Done
SOFTWARE INNOVATORS 28
Wat doe je wel & wat niet?
Hulp van David Allen om de keuzemogelijkheden
op een intelligente manier op een rijtje te zetten:
1. Drievoudige model voor dagelijks werk
2. Viercriteriamodel
SOFTWARE INNOVATORS 29
GTD - Drievoudige model
Voor dagelijks werk.
Drie soorten activiteiten tijdens je werk:
Vooraf vastgesteld werk
Werk zoals zich dat aan je voordoet (ad hoc)
Vaststellen van nieuwe acties
SOFTWARE INNOVATORS 30
GTD - Viercriteriamodel
Voor specifieke situaties:
1. Situatie
2. Beschikbare tijd
3. Beschikbare energie
4. prioriteit
SOFTWARE INNOVATORS 31
SOFTWARE INNOVATORS 32
Time Management - tools
Tools
Kennen van je eigen storingsgrafiek
‘Realistisch plannen’ & timesheets
Pomodoro-techniek
Doe het nu-principe
Kaasschaafmethode
Samenwerken
SOFTWARE INNOVATORS 33
Storingsgrafiek
SOFTWARE INNOVATORS 34
09.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00
Storingsgrafiek
Houd rekening met je eigen energiepatroon
Maak een realistische tijdinschatting
Plan buffertijd in voor onverwachte zaken
Hoe reageer je bij onderbrekingen?
Kun je orde aanbrengen in de dag?
Kies; wanneer doe je de lastige dingen
Breek moeilijke taken in brokken
SOFTWARE INNOVATORS 35
Realistisch plannen
Meten is weten: gebruik een timesheet om te weten hoeveel tijd
een activiteit daadwerkelijk kost, vooral als je nog geen ervaring
hebt met de taken die je moet uitvoeren (denk aan: een
afstudeerscriptie schrijven)
Veel mensen plannen te optimistisch of ‘vergeten’ bepaalde
activiteiten in te calculeren (een stuk schrijven geeft ook ‘voorwerk’
en zeker een heleboel ‘nawerk’).
Let op het woord ‘even’ in je planning
Plan moeilijke klussen op het moment dat je het meeste energie
hebt, want als je moe bent, ben je minder geconcentreerd en kosten
dingen meer tijd.
Ruim tijd in voor 'sluitposten'. Ook opruimen, archiveren, ordenen,
planningen maken horen bij het werk.
Maak onderscheid tussen ‘project’ en taken die daaruit voortvloeien.
SOFTWARE INNOVATORS 36
Timesheet
▫ Helpt je tijdens de taak bewust te blijven van tijd.
Staan kosten en baten tot elkaar in verhouding?
▫ Leert je hoeveel tijd bepaalde taken in beslag
nemen.
▫ Levert uiteindelijk hulp tot het maken van een
realistische planning.
SOFTWARE INNOVATORS 37
Pomodoro-techniek
The Pomodoro Technique is a time management method
developed by Francesco Cirillo in the late 1980s. The technique
uses a timer to break down periods of work into 25-minute intervals
called 'pomodori' (from the Italian word for 'tomato') separated by
breaks.
The method is based on the idea that frequent breaks can improve
mental agility, and seeks to provide an effective response to time as
an anxiety-provoking state.
There are five basic steps to implementing the technique:
▫ decide on the task to be done
▫ set the pomodoro (timer) to 25 minutes
▫ work on the task until the timer rings; record with an x
▫ take a short break (5 minutes)
▫ every four "pomodori" take a longer break (15–20 minutes)
SOFTWARE INNOVATORS 38
Doe het nu-principe
Stel niet uit tot morgen wat je vandaag nog kunt doen. Als het om
lastige zaken gaat, schuiven we ze vaak liever door naar de
volgende dag.
Doe het nu! Werk eerst de taken af die voor je liggen. Werk de
onaangename taak af, voordat je aan iets leuks begint. Het geeft je
meteen een gevoel van succes waar je de hele dag op kunt teren.
Het doe het nu-principe geldt ook voor de dagelijkse
informatiestroom. Sorteer post bij binnenkomst: gooi weg wat je niet
denkt te gebruiken, berg informatie voor later op en handel zaken
waarop je actie moet ondernemen onmiddellijk af.
SOFTWARE INNOVATORS 39
“Besluiten over acties uitstellen tot het
laatste moment leidt tot enorme
inefficiëntie en onnodige stress”
SOFTWARE INNOVATORS 40
Kaasschaafmethode
Een kaas is niet in één keer te nuttigen, maar wel in kleine stukjes.
Ziehier het nut van de kaasschaaf. De kaasschaafmethode is simpel
maar effectief: hak omvangrijke klussen in stukken.
Plan elke week tijd in om een onderdeel van de klus te doen.
Door gestructureerd te werken en stug door te zetten, krijg je zelfs
het meest omvangrijke project voor elkaar.
Hulpmiddelen zijn
▫ een realistische planning (zie eerder)
▫ het vastleggen van tussentijdse overlegmomenten met anderen. Zo'n afspraak
helpt je om in actie te komen.
SOFTWARE INNOVATORS 41
Samenwerken
Een moeilijke klus of lastige taak? Vraag anderen om ideeën en
advies. Door te vertellen wat je dwars zit, wat je moeilijk vindt of
waar je tegenop ziet, lok je emotionele steun uit. Anderen zullen
bereid zijn te helpen of te steunen.
Beheer je tijd in teamverband. Maak bijvoorbeeld afspraken over het
tijdstip van vergaderingen.
SOFTWARE INNOVATORS 42
Praktische planningstips 1. Neem ook tijd voor plannen en organiseren
2. Stel doelen vast
3. Identificeer prioriteiten
4. Gebruik een to-do-list
5. Wees flexibel
6. Hou rekening met je biologische klok
7. Doe de juiste dingen goed (concentreer op effectiviteit en efficiëntie)
8. Elimineer het urgente
9. Overwin uitstelgedrag
10. Plan de dag van morgen, liefst aan het einde van de dag
11. Plan per dag iets dat je wilt afmaken
12. Plan essentiële, niet-urgente taken op rustige tijdstippen
13. Doe Eerst RotKlussen (DERK)
14. Regel blokuren
15. Plan vergaderingen aan het einde van de dag of voor de lunch
16. Leer ‘nee’ zeggen (DIA)
17. Start (telefoon)gesprekken met het doel
18. Handel post/mail op gezette tijden af
19. Doe gelijksoortige taken achter elkaar
20. Denk in de ochtend, praat in de middag
21. Orden je werkplek
22. Ga gewoon door met je werk als iemand je onverwacht stoort
23. Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden! Kortom: reken niet op je geheugen, maar leg dingen vast.
24. Hou ruimte voor onverwachte dingen!!
SOFTWARE INNOVATORS 43
Welke toepassing werkt voor
jou?
SOFTWARE INNOVATORS 44
Meer over Sogyo
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en/of rss feeds via
http://www.sogyo.nl/contact/nieuwsbrief-rss-feeds/
Afstuderen:
http://www.werkenbijsogyo.nl/afstudeerstages/afstudere
n-sogyo//
Werken bij Sogyo: wij zoeken nieuwe collega’s (ook
wiskundigen )! Meer info: www.werkenbijsogyo.nl
Blog: www.software-innovators.nl
Twitter: http://twitter.com/sogyo
LinkedIn: http://www.linkedin.com/company/sogyo
SOFTWARE INNOVATORS 45
SOFTWARE INNOVATORS 46
Vragen?