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Título: TeamMate en la Sindicatura de Comptes de Catalunya.

Autores: Jordi Rossell / Jordi Domene

Institución: Sindicatura de Comptes de Catalunya

Contacto: jrossell@sindicatura.cat / jdomene@sindicatura.cat

Grupo: G6

La Sindicatura de Comptes de Catalunya dispone del aplicativo de gestión de

auditoría TeamMate. El aplicativo está formado por diversos módulos:

evaluación de riesgos (TeamRisk), asignación de recursos y programación del

personal (TeamSchedule), generación de informes (TeamTEC), seguimiento de

proyectos, incidencias y recomendaciones (Team Central) y el modulo más

utilizado por nuestros auditores que permite el uso en tiempo real y en equipo

de los papeles de trabajo electrónicos (TeamEWP).

Durante la presentación, describiremos el entorno tecnológico en el que

tenemos instalados los módulos y la base de datos y sus funcionalidades

principales.

Explicaremos también como trabajan los auditores mediante réplicas de los

proyectos de auditoría cuando auditan in-situ, fuera de la sede de la

Sindicatura. Los auditores comparten una réplica entre ellos en tiempo real.

Y para finalizar comentaremos el proceso de actualización de TeamMate de la

versión 11 a la 12 que tenemos previsto realizar en agosto, justo antes de los

XII Encuentros Técnicos y VIII Foro Tecnológico. Hablaremos de los

prerrequisitos, la preparación del entorno tecnológico, las pruebas previas de

actualización de la base de datos con la instalación en un equipo de pruebas, el

proceso de actualización final y las particularidades que nos hayamos podido

encontrar.

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TeamMate en la Sindicatura de Comptes de Catalunya (SCC).

1. Aplicativo.

1.1. Descripción.

TeamMate es un software de gestión de todo el proceso de auditoría que está

formado por distintos módulos. Su objetivo es realizar la gestión de auditorías

sin papel y permitir que los archivos electrónicos estén relacionados y

conectados entre ellos.

Permite incorporar los datos de los miembros de los equipos de auditoría y

también los datos de los contactos de los entes auditados, mediante controles

de acceso a los proyectos y según distintos perfiles y roles.

También permite a los supervisores y a los síndicos acceder a los proyectos

para realizar el seguimiento y ver la evolución.

Una característica también importante del aplicativo es que permite generar

plantillas de los proyectos realizados para reaprovecharlas en auditorías

futuras. De esta forma, el esquema principal de la auditoria no es necesario

definirlo para cada nueva auditoría.

1.2. Módulos.

El aplicativo está formado por distintos módulos, los enumeraremos todos e

indicaremos cuales son los más usados en la SCC:

TeamRisk. Sistema de evaluación de riesgos. Ayuda a los auditores en la

creación de evaluaciones basadas en el riesgo de la auditoría, definiendo

objetivos, controles, métricas de puntuación, impacto y probabilidad para

identificar los procesos de negocio y unidades organizativas que requieren más

atención en la auditoría.

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TeamEWP. Sistema de documentación de auditoría completo. EWP (Electronic

Working Papers) cómo su nombre indica, gestiona los papeles electrónicos de

trabajo. Es el módulo más usado en la Sindicatura. Permite incorporar al

proyecto de auditoría toda la información relevante: incidencias, notas, pasos

del programa, firmas, archivos. Facilita el trabajo en equipo y el uso en tiempo

real de todos los documentos electrónicos en función del ‘rol’ de cada miembro

del equipo: propietario, preparador, revisor, solo lectura.

Se integra con los aplicativos de Microsoft Office. Una de las funciones más

usadas por los auditores son las referencias cruzadas entre los distintos

documentos que forman parte de la auditoría, mediante hipervínculos, ya sean

archivos Word, Excel, o desde los pasos de los programas.

TeamSchedule. Herramienta para la planificación y programación de proyectos

y recursos mediante el seguimiento de un plan anual. Permite incorporar el

calendario de los proyectos, realizar un seguimiento de los costes, detección de

conflictos y realizar informes referentes a los recursos.

TeamTEC. Herramienta basada en web para la presentación de informes.

Permite realizar el seguimiento de los tiempos para determinar si se cumple la

planificación para los proyectos y del plan anual, y también realizar el

seguimiento de los gastos cómo por ejemplo controlar y autorizar las dietas y

los gastos de viajes.

TeamCentral. Base de datos con acceso basado en web para el seguimiento

de proyectos de auditoría, incidencias y recomendaciones. Acumula la

información de todos los proyectos y conclusiones y permite realizar el

seguimiento de las recomendaciones si se han detallado. Genera informes a

partir de la información de los proyectos, informes estándar o también

personalizados con las consultas realizadas por los usuarios.

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1.3. Versiones.

En la actualidad existen dos líneas distintas del aplicativo. La que proviene de

las versiones anteriores y que sigue una estructura cliente/servidor y la nueva

versión que sigue una estructura de servidor web.

TeamMate versión 12 y anteriores. Línea cliente/servidor.

Desde las primeras versiones de TeamMate, el aplicativo es cliente/servidor.

En uno o dos servidores, según el volumen de usuarios y proyectos, con

sistema operativo Windows es necesario instalar un gestor de base de datos y

IIS (Internet Information Services) para el aplicativo web.

En los equipos de los auditores es necesario instalar el aplicativo cliente que se

conecta con la base de datos del servidor y con el servicio web.

Actualmente la última versión disponible de esta línea es la 12 Update 1

publicada en 2017. Es la versión actual en la SCC, instalada en agosto justo

antes de los encuentros.

TeamMate+. Línea servidor web.

Las nuevas versiones de TeamMate dejan la arquitectura cliente/servidor para

pasar a una estructura de servidor web. El acceso al aplicativo se realiza

mediante un navegador web. Se trata de la versión TeamMate+ .

En los próximos meses será posible migrar del aplicativo TeamMate

cliente/servidor a TeamMate+. El proceso de migración todavía está en fase de

desarrollo y pruebas.

Nos consta que los nuevos clientes de TeamMate ya instalan esta versión.

2. Entorno tecnológico.

2.1. Infraestructura VmWare.

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En la SCC disponemos de un clúster VmWare que contiene la mayoría de

servidores corporativos. Se trata de un clúster de tres nodos formado por

equipos HP Proliant y una cabina de discos de EMC que alberga las máquinas

virtuales.

Mediante el uso de servidores virtuales disponemos de mayor flexibilidad para

asignar recursos de memoria, cpu y disco según las necesidades, además de

disponer de un entorno más robusto ante errores de hardware y disponer de

más facilidades ante tareas de recuperación de sistemas.

Los únicos servidores físicos, no virtuales, son el controlador de dominio

principal, el servidor de copias de seguridad y el servidor que contiene el

repositorio de programas y utilidades.

2.2. Servidor TeamMate.

En la SCC disponemos de una máquina virtual dedicada a TeamMate.

Contiene el gestor de bases de datos SQLServer y también el servicio web

mediante IIS. Se trata de un único servidor virtual con todo el aplicativo

necesario para el funcionamiento de TeamMate.

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Requisitos mínimos para el servidor TeamMate:

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Características principales del servidor TeamMate de la SCC:

Sistema Operativo: Windows Server 2016 Standard.

Cpu’s: 4

Memoria RAM: 8Gb

Espacio de disco: 120Gb sistema y 200 Gb datos.

Gestor de base de datos: SQL Server 2016

Base de datos con los proyectos abiertos: 64 Gb

Base de datos de archivo e histórico: 40 Gb

2.3. Equipos de auditoría.

Los equipos de los auditores son ordenadores portátiles con las siguientes

características generales:

Sistema Operativo: Windows 7, SP1.

Microsoft Office

Memoria RAM: 8Gb

Componentes requeridos para el aplicativo cliente TM v.12:

Microsoft .NET Framework 4.6.1 Full

Microsoft Visual C++ 2015 Update 3 Redistributable package (x86)

Estos componentes se instalan durante el proceso de instalación del cliente

TM. Requieren uno o varios reinicios.

3. TeamMate EWP. Trabajo de campo.

Los auditores de la SCC la mayoría de veces realizan las auditorias in-situ, es

decir, en la sede de la entidad auditada. Por este motivo es muy importante que

puedan llevar en sus portátiles la información de la auditoria y también que la

vayan incorporando al servidor periódicamente.

TeamMate permite realizar réplicas de los proyectos y guardarlos de forma

local en el portátil. Las réplicas pueden realizarse de forma parcial

seleccionando partes del proyecto de auditoria o de forma completa incluyendo

toda la auditoria.

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Cuando en una auditoria in-situ se desplaza un equipo de auditores, también es

necesario que entre ellos compartan la información de la auditoria, en este

caso uno de ellos tiene la réplica principal y la comparte con el resto del equipo.

Lo veremos con más detalle.

3.1. Crear una réplica.

Para crear una réplica es necesario acceder al proyecto y escoger

entre generar una réplica parcial o total.

En nuestro caso, la mayoría de veces realizamos una réplica total del proyecto.

Los auditores no acostumbran a realizar réplicas parciales.

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El paso siguiente es indicar el destino de la réplica, que debe ser una

de las pestañas que apuntan a una carpeta local del portátil.

De esta forma ya tenemos la réplica creada y almacenada en el

portátil del auditor.

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3.2. Compartir la réplica.

Para compartir la réplica con otros auditores es necesario que estén

conectados en red, ya sea a través de la red del ente donde se encuentran

auditando o mediante un pequeño hub de la SCC.

El procedimiento es el siguiente:

El auditor que tiene la réplica, comparte la carpeta local dónde se

encuentra ubicada con el resto de auditores, con permisos sólo para

que ellos tengan acceso.

Por defecto en la instalación de TeamMate la carpeta de las réplicas

se encuentra dentro de la carpeta de Documentos, en la subcarpeta

\TeamMate\repl

A los auditores del equipo les añadimos una unidad de red en sus

portátiles que apunte hacia la carpeta compartida en el ordenador del

auditor que tiene la réplica.

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Y también les añadimos una nueva pestaña en el explorador de

proyectos de TeamMate que apunte hacia la unidad mapeada creada

en el punto anterior.

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Y ya pueden acceder todos los miembros del equipo a la réplica local

para trabajar simultáneamente.

3.3. Incorporar la réplica al servidor.

Para incorporar en el servidor de la SCC los datos trabajados in-situ con una

réplica local, es necesario usar la función de “Sincronizar” o la función de

“Fusionar”.

Sincronizar

Para utilizar esta función, primero es necesario conectar el portátil a la

red de la SCC, abrir TeamMateEWP y acceder a la réplica.

La opción de ‘Sincronizar’ estará disponible y al ejecutarla realizará una

sincronización en los dos sentidos: servidor <-> réplica

Después de la sincronización la réplica sigue abierta y los auditores

pueden continuar trabajando en ella.

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Fusionar

Fusionar debe utilizarse cuando el auditor quiere cerrar la réplica, porque ya

no va a seguir trabajando en ella.

Es necesario abrir el proyecto principal para que esté activa la opción de

‘Fusionar’. Lo primero que nos pide el proceso es indicar la ubicación de la

réplica que queremos fusionar. En la mayoría de casos la réplica estará en

una pestaña que apunta a una carpeta local pero también podría haberse

generado un archivo de actualización, que es un archivo comprimido con los

archivos y datos trabajados.

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En el paso siguiente aparecerá un resumen con información general de la

réplica y ya podremos realizar la fusión.

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Una vez fusionada la réplica, si intentamos abrirla nos aparecerá un

mensaje de advertencia indicando que ya ha sido fusionada y por tanto

cerrada, solo puede fusionarse una vez. La réplica puede abrirse para

consulta y lectura pero sin incorporar datos nuevos, ya que no se

guardarían en el proyecto principal.

4. Actualización de la versión de TeamMate.

Los cambios de versión de TeamMate implican actualizar los siguientes

elementos:

En el equipo servidor

Actualizar el esquema de la base de datos

Convertir las bases de datos

Actualizar el aplicativo web

En los equipos de los auditores

Actualizar el aplicativo cliente

En los últimos 3 años aprovechamos el mes de agosto para realizar una

actualización del aplicativo a la última versión publicada. Lo hacemos en agosto

porqué de esta forma el impacto en el trabajo de los auditores es menor.

Este año, dado que la base de datos de producción ocupaba cerca de 90Gb,

previo al proceso de actualización hemos aprovechado para crear una nueva

base de datos de archivo histórico que contiene los proyectos ya finalizados.

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Además, aprovechamos también el cambio para actualizar el sistema operativo

del servidor y el gestor de bases de datos SQLServer a la última versión.

4.1. Requisitos y preparación previa.

Los requisitos de servidor y de equipos de los auditores en cuanto a

maquinaria, capacidad y prestaciones son los detallados anteriormente

(apartado 2.2).

Los requisitos previos para realizar la actualización a nivel de aplicativo son los

siguientes:

No tener réplicas abiertas, es necesario fusionarlas previamente

Este punto implica que los auditores deben fusionar todas las réplicas que

tengan abiertas. Antes de las vacaciones de verano deben dejar las réplicas

cerradas.

Los pasos a realizar durante la actualización son:

Actualizar el esquema de la base de datos y transformar los datos

Actualizar el aplicativo web en el servidor

Actualizar el aplicativo cliente en los equipos de los auditores

En nuestro caso, dado que aprovechamos también para actualizar el sistema

operativo y el SQLServer lo que hacemos es crear un nuevo servidor e instalar

TeamMate como si se tratara de una instalación nueva, incorporando la base

de datos existente. No actualizamos el servidor actual que contiene TeamMate

versión 11, creamos uno nuevo.

Así pues, la preparación previa incluye:

Crear una nueva máquina virtual en el clúster VmWare

Instalar y configurar Windows Server 2016 y SQL Server 2016

En el servidor TeamMate de la versión 11:

o pasar a estado finalizado los proyectos terminados

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o crear una nueva base de datos que será la de archivo,

histórica

o mover los proyectos finalizados de la base de datos de

producción a la base de datos de archivo, histórica

o Realizar una copia de las bases de datos de producción

En el nuevo servidor TeamMate de la versión 12:

o Restaurar la copia de las bbdd de producción de la versión 11

o Instalar las utilidades de TeamMate

o Instalar el aplicativo web de TeamMate

Cuando todos los pasos previos estén realizados, ya tendremos el nuevo

equipo preparado para realizar la conversión de las bases de datos.

4.2. Actualizar y convertir las base de datos.

Mediante el aplicativo “Connection file manager” de las utilidades

TeamMate, creamos el fichero dbconnect.tmc que utilizaremos para

conectar los módulos del servidor y los equipos de los auditores con

las bases de datos.

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Mediante el aplicativo “TmDbAdmin“ convertimos las bases de datos

histórica y la de proyectos abiertos al esquema de la versión 12.

Si existe alguna réplica abierta en la base de datos de proyectos

abiertos el aplicativo lo indica para proceder a cerrarla.

o Indicamos la ubicación del fichero de conexión dbconnect.tmc,

verificamos la versión de esquema inicial (13), la versión a

convertir (16) y el resto de parámetros.

o Ejecutamos la conversión.

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o Revisamos el informe final del proceso.

4.3. Actualizar el aplicativo web en el servidor.

En nuestro caso ya habíamos instalado previamente el aplicativo web en el

nuevo servidor, por lo que sólo será necesario comprobar su correcto

funcionamiento ahora que las bases de datos ya han sido convertidas.

4.4. Actualizar los equipos de los auditores

El último paso para finalizar el proceso es actualizar los ordenadores de los

auditores. Es necesario:

Desinstalar el aplicativo cliente de la versión 11

Instalar el aplicativo cliente de la versión 12

o Durante la instalación se instalan los componentes .net

framework 4.6 y Visual C++ 2015 si no se encuentran ya

instalados en el equipo.

o Copiar en la carpeta Teammate/Connect el archivo

service.config que permite la conexión con el servidor web

para generar réplicas de proyectos

Configurar las pestañas en el explorador de proyectos, indicando la

ubicación del nuevo fichero dbconnect.tmc, para acceder a la base

de datos de proyectos abiertos y a la base de datos histórica de

archivo.

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5. Conclusiones.

El aplicativo TeamMate es muy completo y una gran ayuda para las tareas de

auditoria aun cuando no utilizamos todos los módulos posibles.

Facilita el trabajo en equipo tanto si los auditores se encuentran en la sede de

la SCC como si se encuentran auditando in-situ.

Respecto a la actualización y cambio de versiones supone un esfuerzo

considerable al departamento de servicios informáticos porque siempre implica

convertir el esquema de la base de datos y reinstalar todo el aplicativo cliente

en los ordenadores de los auditores.

6. Bibliografía.

TeamMate AM 12.0. Installation and Technical Configuration Guide.

Wolters Kluwer