todos los procesos son mejorables las mejoras las realizan las personas en el ámbito de la gestión...
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Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos
Todos los Procesos son mejorables
Las Mejoras las realizan
las personas
En el ámbito de la Gestión
de Valor
Proceso
Conjunto de actividades que se ejecutan coordinadamente
para alcanzar un objetivo.
AUSENTISMOMOROSIDAD
TECNOLOGIA
INFORMACION
INVENTARIOS
FALTA DE
CALIFICACION
TAMAÑO
LOCALIZACION
FINANZAS
COSTOS
EFICIENCIA
Resultado Organizacional
DISEÑODISEÑO
Tipos de procesos
Según el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en:
1.- Clave: Son aquellos que afectan de modo directo la prestación de un servicio y por lo tanto a la satisfacción del cliente . Ejemplos: procesos relacionados con la enseñanza-aprendizaje.
2.- Estratégicos: Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una institución. Ejemplo: procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad.
3.- Soporte: Son aquellos que permiten la operación de la institución. Ejemplo: procesos administrativos, pagar nómina.
Características de los Procesos:
Es definido por un verbo de acción en infinitivo que denota la cualidad de imperativo (terminaciones ar, er, ir).
Ejemplo: Nómina no es un proceso, elaborar la nómina sí.
•Tiene un principio y un fin (límites).•La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio.•Existen para satisfacer la necesidad de un cliente.•Todo proceso tiene un dueño.•Transforma o complementan las entradas (valor agregado).•Se representan en un diagrama.•Debe ser evaluado.•Debe ser mejorado.
La identificación y secuencia de los procesos: El Mapa de Procesos
*Es la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión.
*Para su elaboración se debe:
1.Identificar los procesos clave de la organización.
2. Agrupar los procesos identificados.
3. Establecer interrelaciones entre los procesos.
Gráfica de Proceso
* Ejemplo: Ficha de proceso
INTENSA REVISION DE REQUISITOS DEL PRODUCTO FP - 722
Proceso: Revisión de los requisitos del producto Propietario: Director Comercial
MISION: Asegurar que los requisitos aplicables a los productos para los clientes están correctamente definidos en ofertas, pedidos y contratos, aclarados y que se tiene capacidad para cumplirlos.
DOCUMENTACION PC - 722
ALCANCE· Empieza: Cuando comenzamos cualquier relación laboral.· Incluye: Ofertas, pedidos y contratos. Recogida de información para asegurar la capacidad.· Termina: Con la elaboración de una oferta, aceptación de un pedido o modificación del mismo.
ENTRADAS: Necesidades del cliente. Información sobre capacidad de producción y stock.PROVEEDORES: Clientes. Producción. Logística.
SALIDAS: Ofertas. Pedidos aceptados. Contratos firmados. Modificaciones a los anteriores.CLIENTES: Cliente externo.
INSPECCIONES:Inspección mensual de las ofertas y pedidos.
REGISTROS: Reclamaciones, devoluciones, FORM 722.1
VARIABLES DE CONTROL:Inmovilizado de producto final.Capacidad de producción.Plazo de entrega estándar.Catálogo de productos.Política comercial.
INDICADORES:
722.1 = % de ofertas aceptadas722.2 = % ofertas/pedidos/contratos no conformes722.3 = % modificaciones de requisitos por causa propia
Revisión: 02Fecha:2007/07/30
Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los limites que imponen un presupuesto, de calidad y en un lapso de tiempo definido.
QUE ES UN PROYECTO:
Contiene las respuestas a: quienes somos?, en donde estamos? y hacia donde vamos?
Establece nuestra contribución al logro de la visión.
De manera regular define los valores de la organización.
La Misión
La visión de una organización consiste en la imagen positiva de la realización de su misión en un plazo de tiempo dado.
Es la imagen deseada o la imagen de futuro de la organización en un corte de tiempo determinado ( por lo general de 25 a 30 años).
Incluye la ventaja competitiva o la superioridad de calidad que se quiere obtener.
La Visión
Análisis de Escenarios
Oportunidades y amenazas (se refiere a los factores externos que de manera relevante afectan positiva o negativamente a una organización en la realización del largo plazo de su misión/visión.
*Debilidades y Fortalezas (se refiere a la situación que guardan sus factores internos fundamentales):
*Estructura Orgánica, Normatividad, Cultura, Activos, Personal, Habilidades, Competencias, etc.
(internos)
(entornos)
Análisis FODA
Consiste en relacionar lo interno con el Entorno, en lo que concierne a la realización de la misión/visión, y su propósito es determinar la probabilidad de realizarla exitosamente.
EL MARCO LÓGICO
Es una herramienta analítica para la planificación de la gestión de proyectos.
Permite fortalecer la preparación y la ejecución de programas y proyectos.
Resume los principales resultados de la preparación del programa o proyecto.
Sirve de base para la programación de la ejecución.
Facilita el seguimiento y la evaluación de resultados e impactos.
3
Análisis de Problemas
Análisis de Objetivos
Análisis de Alternativas
Matriz de Indicadores (MI)
Definición del Problema e
Identificación de Involucrados
Programas
2
A
B
C
DE
1
Involucrados Percepción de la Problemática
1 • -----------------------------• -----------------------------• -----------------------------
2 • -----------------------------• -----------------------------• -----------------------------
3 • -----------------------------• -----------------------------• -----------------------------
Metodología de Marco Lógico
LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO
Objetivos IndicadoresMedios de
verificación
Fin
Propósito
Componentes
Actividades
Objetivos
Fin
Propósito
Compo-nentes
Activi-dades
¿A que objetivo estratégico contribuye el programa?
Indica cómo el proyecto o el programa contribuiráa solucionar un problema de desarrollo.
¿Qué se espera lograr con el programa?Describe el impacto directo o resultado directoobtenido de la utilización de los Componentes.
¿Qué bienes o servicios se requiere producir?Son los bienes y servicios que debe producir el
ejecutor del proyecto para poder lograr el Propósito.
¿Cómo se producirán los Componentes?Actividades principales que implican uso de recursos, que el
ejecutor debe llevar a cabo para producir cada Componente. Se colocan, para cada Componente, en orden cronológico.
Si el proyecto está bien diseñado se pueden examinar los vínculos causales de abajo hacia arriba:
Las
SISIPropósito
Compo-nentes
Activi-dades
Fin
El Fin es una respuesta a un problema importante en el sector o región.
Si se logra el propósito del proyecto contribuirá al logro del fin.
Cada componente es necesario para lograr un propósito.
Las actividades son necesarias y suficientes para Producir un componente.
ÁRBOL DE PROBLEMAS Y ÁRBOL DE OBJETIVOS
Se utiliza en la preparación de proyectos o programas.
Ayuda a estructurar el programa o proyecto de modo de que exista la “lógica vertical”.
Facilita la elaboración del resumen narrativo.
Ayuda a la definición de indicadores
ÁNALISIS DEL PROBLEMA
PASOS A SEGUIR:
Identificar el problema Examinar los efectos que provoca el
problema Identificar las causas del problema Establecer la situación deseada
(objetivo) Identificar medios para la solución
del problema Definir acciones y configurar
alternativas de proyecto
Construcción del Árbol de Efectos
Se representa gráficamente el problema
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Se colocan sobre el problema los efectos directos o inmediatos, unidos con flechas
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Altamortalidad
Gran número de
heridos
Grandes daños a la propiedad
Descontento con la autoridad comunal
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Altamortalidad
Gran número de
heridos
Grandes daños a la propiedad
Descontento con la autoridad comunal
Estudiar, para cada efecto de primer nivel, si hay otros efectos derivados de él. Colocarlos en un segundo nivel, unidos por flechas a el o los efectos de primer nivel que los provocan.
Altos costos de atención de salud
Alta inasistencia
laboral
Altos costos reparaciones
Pérdida de votos
Continuar así hasta llegar a un nivel que se considere superior dentro de la órbita de competencia
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Altamortalidad
Gran número de
heridos
Grandes daños a la propiedad
Descontento con la autoridad comunal
Altos costos de atención de salud
Alta inasistencia
laboral
Altos costos reparaciones
Pérdida de votos
Menor calidad de vida
Pérdida de productividad
Árbol de Efectos
SI APARECEN EFECTOS IMPORTANTES, EL PROBLEMA AMERITA SOLUCIÓN
PROCEDER ENTONCES AL ANÁLISIS DE LAS CAUSAS
Árbol de Causas
Se identifican las causas posibles del problema y se representan bajo éste.
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Exceso de velocidad de los vehículos
Gran número de peatones
cruzando
Visibilidad limitada
Falta de señalización
Árbol del Problema
Efectos.
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Exceso de velocidad de los vehículos
Gran número de peatones
cruzando
Visibilidad limitada
Falta de señalización
Gran distancia a semáforos aguas
arriba y abajo
Inexistencia de un puente peatonal
Hay vehículos estacionados
No hay semáforo
Imprudencia de los conductores
Imprudencia de los peatones
No hay señal de prioridad
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Altamortalidad
Gran número de heridos
Grandes daños a la propiedad
Descontento con la autoridad comunal
Altos costos de atención
de salud
Alta inasistencia
laboral
Altos costos reparaciones
Pérdida de votos
Menor calidad de vida
Pérdida de productividad
Problema.
Causas.
Árbol de Causas
Se identifican las causas posibles del problema y se representan bajo éste.
Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Exceso de velocidad de los vehículos
Gran número de peatones
cruzando
Visibilidad limitada
Falta de señalizació
n
Gran distancia a semáforos aguas
arriba y abajo
Inexistencia de un puente peatonal
Hay vehículos
estacionados
No hay semáforo
Imprudencia de los
conductores
Imprudencia de los
peatones
No hay señal de prioridad
Altamortalidad
Grandes daños a la propiedad
Gran número de heridos
Altos costos reparaciones
Pérdida de votos
Altos costos de atención de salud
Alta inasistencia laboral
Pérdida de productividad
Alta tasa de accidentes en la intersección
Gran número de peatones cruzando
Visibilidad limitada
Falta de señalización
Imprudencia de los conductores
Inexistencia de un puente peatonal
Imprudencia de los peatones
Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo
No hay señal de prioridad
No hay semáforo
Bajamortalidad
Menores daños a la propiedad
Satisfacción con la autoridad comunal
Pocosheridos
Menores costos de atención de salud
Bajos costos de reparaciones
Se mantiene apoyo electoral
Menor inasistencia laboral
Mejor calidad de vida
Buena productividad
Baja tasa de accidentes en la intersección
Bajo número de peatones cruzando
Buena visibilidad
Existeseñalización
Adecuada velocidad de los vehículos
Menor distancia a semáforos aguas arriba y abajo
Prudencia de los conductores
Prudencia de los peatones
Hay señal de prioridad
Existe un puente peatonal
No hay vehículos estacionados
Haysemáforo
Árbol de Objetivos
Fines.
Situacióndeseada.
Medios.
Menor distancia a semáforos aguas arriba y abajo
*Para cada base del árbol de objetivos se busca creativamente al menos una acción que permita lograr el medio.
Prudencia de los peatones
Prudencia de los conductores
Existe un puente peatonal
No hay vehículos estacionados
Hay señal de prioridad
Colocación de semáforos
Difusión reglamento de tránsito
Construcción de un puente peatonal
Campaña de educación vial a peatones
Colocación de señales de prioridad en cruceros
Colocación de semáforos en el crucero
Campaña de programa uno en uno a conductores
Identificación de Acciones
Hay semáforo
Se retiran vehículos estacionados cerca de esquinas
Altamortalidad
Grandes daños a la propiedad
Gran número de heridos
Altos costos reparaciones
Pérdida de votos
Altos costos de atención de salud
Alta inasistencia laboral
Pérdida de productividad
Alta tasa de accidentes en la intersección
Gran número de peatones cruzando
Visibilidad limitada
Falta de señalización
Imprudencia de los conductores
Inexistencia de un puente peatonal
Imprudencia de los peatones
Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo
No hay señal de prioridad
No hay semáforo
Bajamortalidad
Menores daños a la propiedad
Satisfacción con la autoridad comunal
Pocosheridos
Menores costos de atención de salud
Bajos costos de reparaciones
Se mantiene apoyo electoral
Menor inasistencia laboral
Mejor calidad de vida
Buena productividad
Baja tasa de accidentes en la intersección
Bajo número de peatones cruzando
Buena visibilidad
Existeseñalización
Adecuada velocidad de los vehículos
Menor distancia a semáforos aguas arriba y abajo
Prudencia de los conductores
Prudencia de los peatones
Hay señal de prioridad
Existe un puente peatonal
No hay vehículos estacionados
Haysemáforo
Elementos del Resumen Narrativo
Fin
Propósito
Compo-nentes
Activi-dades
Campaña de educación vial
Proyecto de semaforización
Construcción de un puente peatonal
Alternativa 1
Colocación de semáforos + campaña de educación vial a peatones
Alternativa 2
Construcción de un puente peatonal + Programa uno en uno a conductores
Configurar alternativas del proyecto
Fases y Etapas
Pre-inversión Inversión Operacion
Idea
Perfil
Prefacti-bilidad
Factibilidad
Diseño
Ejecución
Puesta en
marchaOperacion plena
En el Ciclo de Vida de los Proyectos
Identificación
del problema
Diagnóstico
de la situación
actual
Análisis de
alternativas
Evaluación
La Pre-inversión:Proceso de adquisición de
certidumbre
Idea Perfil Prefactibilidad Factibilidad
Incertidumbre
100%
0%
Costo
Bajo
Alto
Esfuerzo de planificacióny cumplimiento de metas
39 %
Fuente: Construction Industry Institute
Esfuerzo deplanificación
Costos Atrasos
Alto - 4 % - 13 %
Mediano - 2 % + 8 %
Bajo + 16 % + 26 %
Los mayores esfuerzos en la planificación del proyecto se recuperan con creces.
20 %
Proceso de Programación Operativa Multianual
Área Técnica Área Administrativa
•Estimaciones decosto•Políticas de gasto público
Listado de requerimientos:•Artículos•Servicios•Bienes•Personal
Cuantificación y Calendarización
•Desglose de actividades•Ruta crítica•Calendarización
Proyecto o Proceso
Prioridades de
Gobierno
PlaneaciónOperativa
Programación
Presentación de Proyectos y
Procesos
Es la expresión presupuestal de las acciones a realizarse durante el ejercicio fiscal siguiente a través de proyectos de inversión, de operación y de innovación.
Formulación de Proyectos
*Las acciones determinadas en la Programación Operativa Multianual deberán ser priorizadas con el propósito de establecer cuales serán las que se ejecutarán en el ejercicio fiscal siguiente y que deberán ser presentadas en proyectos que integrarán el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la Dependencia o Entidad.
1- Determinar el tipo de proyecto:
Inversión: Obra Pública eInversiones Productivas
Innovación: Modernización, Ampliación, Calidad.
Operación: Procesos Sustantivosy Actividades de Apoyo Admvo.
Formulación de Proyectos
2- Descripción del Proyecto:
Nombre del Proyecto
Objetivo del Proyecto
Justificación del Proyecto
Meta del Proyecto
Indicador del Cumplimientode la Meta o Medios de
Verificación de Resultados
Formulación de Proyectos
3- Elaboración del Diagrama de Gantt:
Descripción de Actividades Del Proyecto
(secuencia lógica)
Calendarización de Actividades(fecha de inicio y término)
Expresión Grafica del Proceso(Diagrama de Gantt)