toetsen en roosteren. besparen én verbeteren! - liesbeth van der heide - ho-link 2014
DESCRIPTION
Sessieronde 3 Titel: Toetsen en roosteren. Besparen én verbeteren! Spreker: Liesbeth van der Heide (Hogeschool Inholland) Locatie: Boston 15TRANSCRIPT
Toetsen & Roosteren
Wie zijn wij?
Liesbeth van der Heide
Projectleider toetsorganisatie en cijferregistratie - Hogeschool Inholland
(Freelancer vanaf 1 september 2014)
Joost Ale
Eigenaar Scope4mation
2
Wie zijn jullie?
Procesmanagers?
Informatiedeskundigen of informatiemanagers?
Roostermakers?
ICT managers?
Onderwijsontwikkelaars?
Administratieve krachten (toetsorganisatie, cijferinvoer)?
……
3
Experiment
4
Oorspronkelijke zin
“De stoelen in deze zaal zijn blauw van kleur en keurig
neergezet door de afdeling Facilitaire Zaken, die dit
overigens elke dag met veel plezier en enthousiasme doet”.
5
Toetsproces
“Onderwijsproces 2.0”
1. ICT ondersteunende oplossing
2. Menselijke verbinding
7
Aanleiding
Strategisch Programma Bedrijfsvoering (opdracht CvB):
“Het verbeteren van de ondersteunende processen zodat FTE reductie
doelstelling behaald wordt”
Dit vereist systemen die dermate gebruiksvriendelijk zijn dat gebruik hiervan
efficiënter is dan het zelf bijhouden c.q. opslaan van allerlei informatie
Onderwijsondersteunende administratieve processen dienen in samenhang
met elkaar verbeterd te worden (OER als basis)
Een van de belangrijkste processen die verbeterd moet worden, is het
toetsproces
Procesdenken i.p.v. eilanddenken (= een andere aanpak)
“Roosteren staat niet op zichzelf”
Bron: SURFmarket presentatie
Toetsproces > gaat over afdelingen en toepassingen heen(informatiestroom automatiseren waar mogelijk)
Broninformatie wordt beheerd met specialistische toepassing binnen “eilanden”
Denk aan metadata als facilitaire- en ICT-voorzieningen, HR-, student- en opleidingsinformatie die tot stand
komen en onderhouden worden binnen verschillende afdelingen en toepassingen
Brondata wordt na verrijking en verwerking weer nieuwe brondata voor een volgende
stap in het proces
Automatisering zorgt voor informatiebruggen tussen de “eilanden”
Door automatisering wordt arbeidsintensief en foutgevoelig handmatig overzetten van
brondata voorkomen
Knelpunten huidige situatie
Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc) Ca 5 FTE onderhoud metadata
Toetscode equivalentie 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking
Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches Roostermakers hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces
Raming van aantallen inschrijvingen op max. capaciteit
Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor
Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail
Complexiteit en aantal koppelingen “Starre” puntkoppelingen tussen tools
Maatwerk o.b.v. zelf of door de leverancier te ontwikkelen code
Kosten en onderhoudbaarheid
Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)
Huidige applicatielandschap
Nieuwe applicatielandschap: integratie infrastructuur
Welke benefits biedt de integratieve infrastructuur?
Kosten & tijd significant reduceren Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing
Optimaliseren van lokaalgebruik (en dus ook inzet van surveillanten en nakijken examinatoren)
Mogelijk om toetscodes automatisch open te stellen
Kwaliteit en actualiteit Real time informatie
Studenten- en medewerkerstevredenheid verbeteren Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht (Twitter, agenda notificaties, etc.)
Toetsorganisatie en toets-tracking optimaliseren In control zijn
Inspectie: verantwoording afleggen
Procesondersteuning
Beveiliging en beheersbaarheid
Oplossing: Scope4mation Data Manager
Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren
Automatiseren taken, batchverwerking, dumps, provisioning,
deprovisioning
Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt
Kunnen delegeren van data beheertaken naar proceseigenaren
Geschikt voor lokale en cloud oplossing
Data als input voor processen, verantwoording, rapportage
Samenvatting “Toetsen en roosteren”
Maakt integraal onderdeel uit van de verschillende werkprocessen
Inzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk
Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen dienstverlening
en verantwoording
Complexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen
Experiment
“Menselijke verbinding”
17
18