toimistotyökalut pilveen - office 365 käytännön tasollaguides.kompozure.com/toimistotyökalut...

Toimistotyökalut

pilveen - Office 365

käytännön tasolla

Sami Lavikko

Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla

©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 1/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012

Sisällysluettelo

SISÄLLYSLUETTELO...................................................................................................................................................... 1

MIKSI LUKISIT TÄMÄN OPPAAN? ................................................................................................................................ 2

MIKÄ ON OFFICE 365? ................................................................................................................................................ 2

MITEN HYÖDYN OFFICE 365:STÄ? ............................................................................................................................... 3

MINKÄ VERSION VALITSISIN? ..................................................................................................................................... 3

KÄYTTÖÖNOTTO LYHYESTI ......................................................................................................................................... 4

OFFICE 365 PALVELUN TILAAMINEN ........................................................................................................................................ 4

KÄYTÖN ALOITUS ................................................................................................................................................................. 6

VANHOJEN POSTIEN JA KONTAKTIEN KOPIOINTI OFFICE 365:EEN ................................................................................................ 11

RYHMÄPOSTILAATIKOT JA POSTILISTAT KÄYTTÖÖN .................................................................................................................... 12

UUDEN KÄYTTÄJÄN LUOMINEN ............................................................................................................................................. 13

RYHMÄSIVUSTO ................................................................................................................................................................ 16

JULKISET VERKKOSIVUT ....................................................................................................................................................... 19

LYNC, MIKÄ IHMEEN LYNC? ................................................................................................................................................. 26

ASETUSTEN HIOMISTA JA LISÄÄ OMINAISUUKSIA .....................................................................................................28

MOBIILI SÄHKÖPOSTI JA MOBIILILAITTEIDEN ETÄHALLINTA.......................................................................................................... 28

DOKUMENTTIEN EDITOINTI SELAIMESSA ................................................................................................................................. 29

PALVELUN TILAN MONITOROINTI .......................................................................................................................................... 29

SÄHKÖPOSTIN ARKISTOINTI .................................................................................................................................................. 30

TOIMIALUEIDEN KONFIGUROINTI .......................................................................................................................................... 31

TURVALLISUUS ..........................................................................................................................................................32

VINKKEJÄ ...................................................................................................................................................................33

HUOMIOITAVAA PAKETTIEN VAIHDOSTA ................................................................................................................................. 33

SELKEÄMPI OSOITE WEBMAILILLE .......................................................................................................................................... 33

OFFICE 365 TUNNUKSESI EI OLE MS LIVE ID! ......................................................................................................................... 33

HALUAN LOPETTAA OFFICE 365:SEN KÄYTÖN ......................................................................................................................... 33

VERKKO POIKKI, MITÄ TEEN?................................................................................................................................................ 33

P-PAKETISSA RAJATTU TUKI ................................................................................................................................................. 34

P-PAKETTI ON RAJATTU 50 KÄYTTÄJÄÄN! ............................................................................................................................... 34

MUISTA LUODA TOINEN PÄÄKÄYTTÄJÄ ................................................................................................................................... 34

LOPPUSANAT .............................................................................................................................................................34



Miksi lukisit tämän oppaan?

Kuuletko jatkuvaa mutinaa sähköpostilaatikoiden kokorajoituksista? Olisiko taas aika päivittää

sähköpostijärjestelmänne rauta ja ohjelmistot? Kaipaatteko yrityksellenne selkeää intranet-palvelua?

Haluaisitko helposti ylläpidettävät kotisivut?

Perinteisen raudan ja ohjelmistojen ylläpito sekä päivittäminen on työlästä ja kallista. Kustannusten

seuraaminen ja kohdentaminen eivät ole yksinkertaisia toimenpiteitä. Perinteisessä mallissa palvelinrauta,

palvelinohjelmistot, verkkoinfrastruktuuri sekä niiden tuki ja ylläpitokustannukset muodostavat

monimutkaisen sopan.

Office 365 on erilainen tapa hoitaa yrityksen toimisto-ohjelmistotarpeet. Palvelu on muokattavissa omalle

yrityksellesi sopivaksi ominaisuuksiltaan ja on skaalattavissa yrityksesi tarpeiden mukaan. Palvelun

kustannukset kohdistuvat selkeästi yksittäisen käyttäjän käyttämien ominaisuuksien mukaan. Office 365:ttä

käyttäessäsi voit kohdistaa osastokohtaiset kustannukset helposti ja tarkasti.

Palvelun perusominaisuuksien käyttöönotto on monimutkaisuudeltaan verrattavissa uuden

ilmaissähköpostilaatikon ja verkkosivupalvelun käyttöönottoon. Palvelun muokattavuus on kuitenkin

kattava ja ominaisuuksien kirjo suuri, joten laajempi kustomointi vaatii syvällisempää tutustumista

palveluun.

Opas selittää maanläheisesti aiheeseen liittyvät keskeiset käsitteet, hyödyt ja haitat. Oppaan tarkoituksena

on myös antaa kuva siitä, minkä kokoinen on Office 365 käyttöönottoprojekti.

Turussa 8. Maaliskuuta 2012

Sami Lavikko

[email protected] | Puh: 050 394 6588

Mikä on Office 365?

Office 365 on pilvipalveluna tarjottava ohjelmistopaketti joka sisältää Microsoft Officesta tuttujen

ohjelmistojen selainkäyttöiset versiot. Palvelu tuotetaan 99.9 % saatavuudella.

Pakettiin kuuluu edullisimmassa P1-versiossa:

Sähköposti (Exchange/Outlook)

Pikaviestintä (Lync)

Alusta ulkoisten ja sisäisten verkkosivujen tarjoamiseen (Sharepoint)

Excel, Word, PowerPoint ja OneNote Web Apps-työkalut.

Palvelun käyttöönotto on yksinkertaista, et tarvitse insinöörin papereita ja pääset alkuun lukemalla tämän

dokumentin.

Office 365 sopii kaiken kokoisille yrityksille, laskutusmalli on selkeä ja pystyt helposti kohdentamaan

kustannukset ja käyttäjien tarvitsemat ominaisuudet tarpeittesi mukaan.

mailto:[email protected]



Kohdeyleisö ja paketit

Office 365:ttä tarjotaan kolmena eri pakettina

joista kaikki ovat kustomoitavissa:

Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille (P1)

Kohdennettu yrityksille joilla ei ole omaa

IT-osastoa ja alle 25 työntekijää.

Office 365 keskisuurille ja suurille yrityksille (E1, E2, E3, E4)

Kohdennettu yrityksille, joilla on oma tai

ulkoistettu IT-osasto ja resurssit.

Integroituu yrityksen Active Directoryyn

tarvittaessa.

Office 365 oppilaitoksille

On tarkoitettu oppilaitoksille.

Verrattavissa Office 365 E3-pakettiin

keskisuurille ja suurille yrityksille ja on

saatavissa vain Microsoftin edustajan tai

partnerien kautta.

Seuraavissa kappaleissa kerron tarkemmin mitä pakettiin kuuluvat palvelut ovat ja miten niistä otetaan

kaikki hyödyt irti.

Miten hyödyn Office 365:stä?

Office 365 on kätevä tapa luoda tai laajentaa sähköposti- ja yhteistyöympäristö yrityksellesi, poistaen

tarpeen omille palvelimille. Tarvitset vain työasemat ja internet-yhteyden.

Nykypäivänä kapasiteetin tarve ja palvelininfrastruktuurin vaatimukset ovat kasvaneet huomattavasti.

Ulkoistamalla taustaympäristöjesi ylläpitovastuun, ymmärrät paremmin palveluiden todelliset kustannukset

ja vältyt monimutkaisen ympäristön ylläpitovastuulta.

Office 365 skaalautuu organisaatiosi tarpeisiin. Voit skaalata kapasiteettia tarkasti kulloisenkin

käyttötarpeesi mukaan.. Kulujen ennustaminen ja seuraaminen on yksinkertaisempaa perinteiseen infraan

verrattuna, et tarvitse suuria investointeja päästäksesi alkuun ja sinun ei tarvitse huolehtia yli- tai

alikapasiteetista tai varmistuksista. Et myöskään tarvitse lisätuotteita kuten roskapostisuodattimia,

sähköpostin virustorjuntaa tai VPN-ohjelmistoja.

Office 365 on yhteensopiva Windows ja Mac Office versioiden kanssa, joten saat sähköpostit käyttöösi

myös sekaympäristössä. Palvelu on myös käytettävissä suoraan webin kautta, niin sähköpostin kuin

dokumenttienhallinnankin puolella. Office 365:ssä on myös tuki Mail for Exchangelle, joten saat sähköpostit

ja kalenterit moderneille mobiililaitteillesi.

Minkä version valitsisin?

Office 365-paketista on tarjolla useampaa versiota. Tämä opas

keskittyy näistä yksinkertaisimpaan, Office 365

ammatinharjoittajille ja pienyrityksille (P1). Tämä paketti on

tarkoitettu yrityksille jossa on alle 25 käyttäjää (max 50). P1-

paketin hinta on hieman alhaisempi, ja ominaisuudet hieman

rajoitetummat kuin Office 365 keskisuurille ja suurille

yrityksille -paketeissa (E1, E2, E3, E4).

E1-paketti tuo P1-paketin lisukkeeksi:

Active Directory integraation, eli kyvyn liittää palvelu

yrityksen Active Directory toimialueeseen jolloin

käyttäjien oikeuksien jako ja todentaminen onnistuu

samoilla tunnuksilla kuin muuallakin yrityksen

verkossa.

24/7 järjestelmätuki pääkäyttäjille.

Laajemmat hallintaominaisuudet.

Roskapostitorjunnan hallinta.

Rajaton sähköpostitila ja arkistointi (lisämaksusta).

Paketin kustomointi eli voit tilata käyttäjille lisäominaisuuksia kuten yllämainittua sähköpostitilaa

lisämaksusta.



SSL-Suojaus, 300 alasivustoa ja laajemmat muokkausominaisuudet Sharepoint sivustolle (1 P1:ssä)

Lisenssit AD federation ja Exchange palvelimille joilla olemassa oleva sähköposti ja

autentikaatioinfra voidaan liittää O365:een.

Office Web Apps ei ole E1-paketissa tarjolla, joten tässä mielessä E1 on P1:stä rajoitetumpi.

E2-paketti laajentaa E1:stä seuraavasti:

Dokumenttien avaaminen ja kevyt muokkaus selaimella, eli edellä mainittu Office Web Apps.

E3-paketti laajentaa E2:sta seuraavasti:

Office 365 Professional Plus -työasemapaketti lisensseineen käyttäjille, voit siis asentaa Office-

paketin Office 365 käyttäjiesi koneille.

Laajemmat Sharepoint ominaisuudet Access tietokantojen, Excel työkirjojen ja Infopath

lomakkeiden jakamiseen.

E4-paketti laajentaa vielä edellistä seuraavalla:

VOIP-ominaisuudet yrityksen puhelinjärjestelmän integroimiseen Office 365:n kanssa. Voit siis

suorittaa puheluja suoraan Lync-viestimestä.

Käyttöönotto lyhyesti

Office 365:n käyttöönotto sujuu melko suoraviivaisesti ja perusominaisuuksien pystyttäminen onnistuu

nopeasti. Seuraavassa on kuvattu miten ammatinharjoittaja tai pienyritys voi ottaa tuotteen käyttöönsä.

Office 365 palvelun tilaaminen

Voit ostaa palvelun luottokortilla office365.fi -sivuston kautta. Luo tunnus palveluun ja maksa luottokortilla.

Voit myös tilata kokeilupaketin ensin tutustuaksesi ympäristöön. Kokeilupaketti on voimassa 30 päivää

luomishetkestä.

Aloittaaksesi, etsi sivulta ”ILMAINEN KOKEILUVERSIO”-linkki:

http://office365.fi/



Rekisteröitymiseen tarvitset nimitietosi ja sähköpostiosoitteesi. Joudut rekisteröitymisen yhteydessä myös

valitsemaan palvelulle tunnuksen. Laitoin tässä testitapauksessa palvelun tunnukseksi kztest, jolloin

palvelu löytyy osoitteesta kztest.onmicrosoft.com. Tämä esimerkkiosoite ei enää ole käytössä. Muista

kirjata tässä vaiheessa kirjoittamasi salasana ylös, tarvitset sitä seuraavassa vaiheessa.

Vinkki: anna tunnukseksi yrityksesi nimi, kuten Kompozure.onmicrosoft.com.



Käytön aloitus

Heti rekisteröitymisen jälkeen pääset sisäänkirjautumissivulle. Kirjaudu sisään.

Nyt pääset tutustumaan ympäristöön. Ensimmäiseksi eteesi tulee palvelun aloitussivu, jossa on pikalinkkejä

eri osioihin. Kaikki herkut eivät ole heti käytössä, vaan palveluiden alustamiseen kuluu pari minuuttia:

Sivu päivittyy alla olevan näköiseksi kun osioiden alustus on valmiina:



Palvelun luojana olet kirjautunut palveluun pääkäyttäjänä, joten sinulla on pääsy kaikkiin ominaisuuksiin ja

asetuksiin. Yläpalkin ”Järjestelmänvalvoja”-linkistä pääset muokkaamaan sivuston tärkeimpiä asetuksia,

mutta aloitetaan kuitenkin olennaisimmasta, eli sähköpostista.

”Outlook”-otsikon alta pääset aloittamaan sähköpostin käytön harjoittelua. Sinun pitää ensin valita

haluamasi käyttökieli ja aikavyöhyke.



Valinnan jälkeen pääset postilaatikkoosi.

Testaa, että sähköpostisi toimii. Lähetin sähköpostin työpostilaatikostani osoitteeseen

[email protected], joka palvelun avaamisessa tuli määriteltyä. Tämän jälkeen

sähköposti tuli bumerangina takaisin:

Olin liian kärsimätön. 5 minuuttia ei ihan riittänyt siihen että posti alkoi toimia. Puolisen tuntia alustuksen

jälkeen postit alkoivat tässä tapauksessa saapua laatikkoon.



Office 365 web-sähköposti on tutun näköinen jos on joskus työpöytä-Outlookia käyttänyt tai joutunut

tekemisiin tuoreempien Exchange1-selainversioiden kanssa.

Viestit ketjuuntuvat automaattisesti ja kansioiden käsittely onnistuu ”klikkaa ja raahaa” -menetelmällä.

Myös kalenterinäkymät, yhteystiedot ja tehtävät toimivat melkein kuin työpöytäversiossa.

1 Exchange Server on Microsoftin sähköpostipalvelintuote



Työpöytä-Outlookin saat liitettyä Office 365:n sähköposteihin klikkaamalla aloitussivulla ”Määritä nyt”-

linkkiä. Jos sinulla ei vielä ole paikallista Office-pakettia, voit ostaa sen helposti Office 365 -tilisi yhteyteen

navigoimalla: Järjestelmänvalvoja -> Osta

Klikkaamalla ”Määritys”-nappulaa koneesi alkaa ladata pakettia joka auttaa asetusten määrittelyssä.

Kirjaudu sisään ja seuraa ohjeita ruudulla:



Hetken päästä kaikki tarvittava on kohdallaan ja uudelleenkäynnistyksen jälkeen sähköpostit tulevat myös

paikalliseen Outlookiin, kunhan syötät salasanasi sitä pyydettäessä.

Vanhojen postien ja kontaktien kopiointi Office 365:een

Jos vanha postilaatikkosi oli myös liitetty Outlookiin, voit raahata vanhat sähköpostisi, kalenteritietosi ja

kontaktisi Office 365-tiliisi suoraan Outlookissa.

Mikäli tämä ei onnistu, voit silti saada vanhat kontaktisi ja postisi tilisi alle.

Navigoi: Outlook webmail -> Asetukset -> Näytä kaikki asetukset

Täältä löydät pari kätevää työkalua:

”Tuo yhteyshenkilöt aiemmin luodusta sähköpostitilistä”-linkistä voit tuoda kontaktit tiliisi CSV-

tiedostona. Useimmissa sähköpostiohjelmissa on ominaisuus kontaktien viemiseen CSV-muodossa, ja

edellisen linkin tuoman dialogin ”ohje”-linkin alta löydät yksityiskohtaiset ohjeet CSV-tiedoston

muodostamiseen monille eri palveluille ja ohjelmistoille.

”Yhdistetyt tilit”-linkin alta voit klikata ”Uusi...”. Tämä aloittaa velhon joka opastaa olemassa olevan

postilaatikkosi yhdistämisen Office 365-laatikkoosi. Tämä toimii useimmissa tapauksissa niin, että annat

palvelulle vanhan sähköpostiosoitteesi ja sen salasanan, jonka jälkeen Office 365 hakee laatikosta kaikki

postit uuteen laatikkoosi. Tämä ominaisuus on myös kätevä vaiheessa, jolloin vanhaan laatikkoosi tulee

vielä mahdollisesti uutta postia Office 365 käyttöönoton jälkeen. Office 365 siis hakee aina uudet postit

tästä laatikosta kunnes olet poistanut sen yhdistetyistä tileistä.



Koko organisaatiosi siirtämiseen Office 365 –ympäristöön on myös valmiit työkalut. Navigoi

”Järjestelmänvalvoja -> Hallinnan yhteenveto -> Outlook Yleisasetukset -> Sähköpostin siirto -> Uusi”.

Täältä aukeaa seuraava dialogi:

”Lisätietoja”-linkin alta löytyy yksityiskohtaiset ohjeet joiden avulla voit siirtää kaikki organisaatiosi

käyttäjät Office 365 –ympäristöön kerralla tai vaiheissa.

Ryhmäpostilaatikot ja postilistat käyttöön

Polku: Aloitus -> Outlook, Asetukset ->Hallinta: Oma organisaatio -> Jakeluryhmät

Ryhmien lisäily ja hallinta onnistuu hallintasivujen kautta. Pääsivulla on listaus ryhmistä, ja linkki uusien

ryhmien lisäilyyn.

Klikkaamalla ”Uusi...”-linkkiä, pääset tekemään uutta ryhmää:



Ryhmän luoja tulee automaattisesti ryhmän omistajaksi. Omistajuuden kautta ryhmä tulee hallittavaksi

myös ”Ryhmät”-linkin alta omissa Outlook-asetuksissasi. Näin käyttäjät, joilla ei muuten ole

hallinnointioikeuksia Office 365 ympäristöön, voivat lisäillä ja poistaa käyttäjiä ryhmästä, sekä muokata

muitakin ryhmän tietoja.

Jäsenyyden hyväksynnän alta voit määritellä saavatko organisaation jäsenet liittyä listalle vapaasti oman

Outlook-hallinnointisivun kautta (Avoin), pitääkö ryhmän omistajan lisätä käyttäjät listalle (Suljettu), vai

voiko käyttäjä pyytää omistajalta hyväksynnän listalle liittymiselle (Omistajan hyväksyntä).

Täältä voi myös määritellä saavatko käyttäjät itse poistua listalta, vai pitääkö pääkäyttäjän poistaa käyttäjät

itse. Jos teet ryhmästä suojausryhmän, voit käyttää ryhmää myös Sharepointin puolella käyttöoikeuksien

määrittelyssä; tällöin ryhmä ei luonnollisesti voi olla avoin.

Uuden käyttäjän luominen

Voit lisätä kollegasi palveluun seuraavasti: Aloitus -> järjestelmänvalvoja -> ja vasemmalta käyttäjät ->

uusi -> käyttäjä

Tästä alkaa viiden askeleen prosessi:



1. Käyttäjätietojen määrittely

Lisäominaisuuksien alla voit lisäillä tarkempia tietoja kuten tehtävänimikkeen, puhelinnumeroita jne.

2. Käyttöoikeuksien määrittely

Seuraavalla sivulla määritellään oikeudet ja sijainti (maa)

3. Tuoteominaisuuksien käyttöoikeudet

Ja seuraavassa tuoteominaisuuksien käyttöoikeudet, P-paketissa näiden erittelyllä ei alkuun ole suurempaa

merkitystä. Ainoa lisäominaisuus jonka käyttäjille voi hankkia on ”Office Professional Plus” –

työpöytäsovelluspaketti. Valitse kaikki vaihtoehdot.



4. Käyttäjätietojen lähetys

Viimeisessä askeleessa määritellään sähköpostiosoite, jonne käyttäjän tiedot lähetetään. Kannattaa pitää

mielessä se, että uusi postilaatikkosi luotiin vasta muutama minuutti sitten, joten sisääntuleva posti ei ehkä

toimi. Voit siis joutua käyttämään tässä vanhaa sähköpostiosoitettasi:

Luo -nappulasta käyttäjää aletaan luomaan. Kuten yltä huomaat, lähetin itse optimistina tiedot uuteen

sähköpostiosoitteeseeni (joka ei vielä toiminut) ja tiedot katosivat bittiavaruuteen. Onneksi viimeisellä

sivulla näkyy käyttäjänimi ja tilapäinen salasana:

5. Tulosten tarkastelu

Ja olet luonut uuden käyttäjän!



Vinkki: Ei hätää jos salasana katosi tai tuli lähetettyä uuteen postilaatikkoon edellisessä vaiheessa,

pääkäyttäjänä pääsee tietysti sen vaihtamaan. Ei kirjauduta tässä vaiheessa kuitenkaan uusilla tunnuksilla

sisään, vaan tutkitaan mitä muuta peruskäyttöönottoon kuuluu.

Ryhmäsivusto

Ryhmäsivusto on paikka dokumenttien jakoon ja muuhunkin yhteisen datan ylläpitoon kuten yhteisille

kalentereille. Ryhmäsivustoissa on kattava tuki yrityksen intranet- ja extranet-palveluiden tarjoamiseen ja

se on kattavasti muokattavissa. Palvelu käyttää pohjanaan Microsoft Sharepoint -alustaa joka on laajasti

käytetty sisällönhallintajärjestelmä.

Polku: Ryhmäsivusto



Sivustoa voi käyttää dokumenttien ja tiedon jakamiseen, yhteisiin kalentereihin ja moneen, moneen

muuhunkin asiaan. Visuaalisen editorin käyttö on verrattavissa Word -tekstinkäsittelyn käyttöön. Kalenterit

ovat linkitettävissä suoraan Outlookiin ja saat myös tallennettua dokumentit suoraan Office työkaluista

Sharepoint-sivustolle. Webbipohjaiset Microsoft Word, Excel, PowerPoint ja OneNote Web App:t

mahdollistavat dokumenttien katselun ja editoinnin suoraan selaimessa.

Vinkki: Voit esimerkiksi pitää tekemäsi Powerpoint esityksen suoraan selaimen kautta esim. asiakkaan

tiloissa heidän koneellaan.

Muokkaus on kohtuullisen suoraviivaista, mutta vaatii pientä klikkailua. Sivut koostuvat tekstistä ja osista,

esim. perussivulla oleva otsikko ja sen alla oleva mainosteksti ovat vapaata tekstiä, joita voi muokata

klikkaamalla ”sivu -> muokkaa”.

Tämän jälkeen tekstiosien muokkaus onnistuu kuten tekstieditorissa. Palaset ovat taas omantyyppistä

sisältöään riippuen niiden toiminnosta. Esim. perussivulla (kuvattu edellä) oleva kohta, jossa on muokkaus

ja jako-linkit, on osio. Osion saa poistettua muokkaustilassa: klikkaa osaa, valitse yläpalkkiin ilmestyvä

”WWW-osan työkalut”-välilehti, ja klikkaa poista.

Kun on muokkaustilassa, sivulle voi taas lisätä osasia ja muokata tekstiä. Lisää -välilehden alta löytyy osia

joita sivustolle voi lisätä:

Ja ”Lisää WWW-osia” -kohdan alla osia on vielä lisää:

Kaikkien WWW-osien läpikäyminen ei ole tämän dokumentin tarkoitus, mutta täältä voit lisätä sivulle

tarvitsemiasi WWW-osia eri tarpeiden täyttämiseen.



Nopealla otsikon muokkauksella, tehtävät -luettelon lisäämisellä ja muutaman WWW-osan (Käyttäjien

tehtävät, Viestit, Kalenteri ja tiedostot) lisäämisellä saadaan jo toimiva perus intranet-etusivu:

Sivuston toiminnot -> uusi sivusto -linkin alta voit luoda lisää sivustoja päätyöryhmäsivuston alle.

Sivustoille voi valita oman kielen ja sivustoille on tarjolla varsin monia malleja, mm: wikikirjasto jonne voi

dokumentoida pienellä opettelulla haluttuja asioita (vrt. Wikipedia), sivustoja kokousten organisointia

varten, blogisivustoja ja omia sivustoja eri projekteille.

Alasivuille ja pääsivullekin voi helposti kutsua firman ulkopuolisia käyttäjiä. Navigoimalla Sivuston

toiminnot -> Jaa sivusto, aukeaa seuraavanlainen ikkuna:



Käyttäjät saavat postiinsa viestin ja linkin, josta pääsee jaetulle sivustolle. Käyttäjällä pitää olla Windows

Live Hotmail -tunnus tai Microsoft Online Services ID. Kirjautumissivulla on ohjeet tarvittavan ilmaisen

tunnuksen tekoon jos käyttäjällä ei sellaista jo ole. Vierailijat pääsevät selailemaan sivuston sisältöä ja

jäsenet voivat myös muokata sivuja. Tämä on varsin näpsäkkä tapa jakaa informaatiota ja tiedostoja

asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa.

Julkiset verkkosivut

Polku: Järjestelmänvalvoja -> Muokkaa verkkosivustoa

Jokainen organisaatio tarvitsee nykyään julkiset verkkosivut eli tuttavallisemmin kotisivut. Office 365

verkkosivut pyörivät saman Sharepoint -palvelun päällä kuin Intranet-sivutkin. Seuraavassa ohjeet, miten

saat kotisivut käyttöösi.



Klikkaa esimerkiksi ”Tietoja meistä”-linkkiä niin pääset muokkaamaan sivun sisältöä.

Vaihdetaan ensin sivujen värit, tyyli ja teema vähän pirteämmäksi:

Otetaan värimaailmaksi ”Meri” värivalikosta.



Alempana valikossa on esim. Tyyli ”Minimalistinen, häivytys taustaan”.

Ja teemaksi ”Mainostus ja markkinointi: Kaksi henkilöä vaihtamassa käyntikortteja”. Tähän saa valittua

myös oman korostuskuvan ”Lataa kuva palvelimeen...”-linkistä.

Oman yrityksesi logon saaminen sivuille menee seuraavasti: klikkaa sivun otsikkotekstiä ja saat eteesi

valikon:



Täältä saa muutettua otsikon tekstiä ja iskulausetta. ”Logo”-välisivun alta saat ladattua logosi sivuille:

”Lataa kuvia palvelimeen”-linkin alta aukeaa normaali tiedostonvalinta josta voit lisätä firmasi logon sivuille.



Tämä nopea lopputulos, mutta logo näyttää rumalta sinisellä taustalla. Muutetaanpa värimaailma hieman

vaaleammaksi:

Sivuston värimallin muokkausvalikosta saa vaihdettua sivuston värejä. Muutokset näkyvät heti ikkunan

takana sivustolla, joten muokatessa ei tarvitse siirtyillä jatkuvasti tarkastelemaan lopputulosta.



Sivuston alueita voi muokata suoraan kuten käyttäisi tekstieditoria:

Jos vaihdat sivua, palvelu kysyy haluatko tallentaa muutokset. Muutokset päivittyvät julkisesti näkyville

vasta kun olet tallentanut ne.



Myös kuvien, karttojen ja yhteyslomakkeiden, sekä muutaman muun lisäominaisuuden lisäys onnistuu Lisää

-valikon alta. Esimerkiksi ”Ota meihin yhteyttä”-sivulle saa yhteydenottolomakkeen seuraavasti.

Valitse sopiva kohta sivusta johon haluat lomakkeen, ja klikkaa ”Ota meihin yhteyttä”-painiketta ”Lisää”-

valikon alta:

Saat eteesi seuraavan valikon:

Kirjoita siihen sähköpostiosoite tai -osoitteet johon haluat yhteydenottojen verkkosivustolta ohjautuvan ja

lomake on valmis.



Kun olet muokkaillut sivut kuntoon, voitkin katsoa työsi lopputulosta omasta julkisesta internet-

osoitteestasi (tässä esimerkissä: http://kztest.sharepoint.com).

Yllä olevassa esimerkissä vein siis sivustolle logon, vaihdoin värityyliä ja otsikoita, sekä kopioin tekstiä

suoraan sivueditoriin Kompozuren verkkosivuilta. Tekemiseen kului aikaa noin viisitoista minuuttia.

Lync, mikä ihmeen Lync?

Lync on uusi nimi Microsoftin Office Communicator -tuotteelle. Lync on siis Microsoftin pikaviestin

yritysympäristöön. Tämä on verrattavissa mm. Skypeen, Google Chattiin, AOL Instant Messengeriin ja MSN

Messengeriin. Yksinkertaisimmillaan Lync tulee käyttöön kun olet Office 365 web-sähköpostissa, josta voi

lähetellä ja vastaanottaa yksinkertaisia pikaviestejä kavereillesi.

Lyncillä on helppo lähettää pikaviestejä kollegoille, suorittaa ääni- ja videopuheluita sekä lähettää

tiedostoja. Lync integroituu suoraan Outlookiin, joten voit aloittaa puhelun tai keskustelun suoraan

kontaktia klikkailemalla. Näet myös heidän statuksensa suoraan Outlookista.

Lyncin avulla voit myös pitää esityksiä ja jakaa sovelluksia kollegoiden kanssa sekä pitää ryhmäkeskusteluja

niin oman firmasi sisällä kuin niiden asiakkaittesi kanssa, joilla Lync on myös käytössä.



Office 365 aloitussivulla on linkki, jossa lukee ”Asenna Lync 2010”, tästä pääset sivulle josta saat valita

kielen ja version (riippuen koneesi tyypistä). Klikkaa Asenna, ja koneesi alkaa ladata Lync-asennuspakettia.

Kun tiedosto on latautunut, avaa se ja klikkaa muutaman kerran ”Asenna”/”Seuraava”-nappuloita. Lopussa

”Sulje”-nappulan painamisen jälkeen Lync avautuu; kirjaudu sisään [email protected] -

osoitteellasi.

Itselläni kirjautuminen ei heti toiminut, vaan yrityksen jälkeen tuli ilmoitus, että pitää asentaa lisää tavaraa

jotta homma toimisi. Painoin OK ja koneeni alkoi ladata msoidcli.msi -pakettia. Tämäkin meni kohdalleen

muutamalla ”next”-klikkauksella, paketti oli Microsoft Online Services Sign-in Assistant. Lync-ohjelmaa ei

tarvinnut tämän asennuksen ajaksi sammuttaa, vaan se pyöri iloisesti taustalla ja osasi ottaa uuden paketin

lennosta käyttöön.

Kun tämän jälkeen koettaa kirjautua sisään, tulee uusi kirjautumissivu, jossa pyydetään käyttäjänimeä.

Tähän pitää laittaa sama käyttäjänimi uudelleen kuin aikaisempaankin kenttään ja salasanaksi luonnollisesti

oma Office 365 salasanasi.



Kun pääset kirjautumaan, näkyvät ohjelmassasi kontaktilistassasi olevat käyttäjät ja voit lähetellä heille

pikaviestejä, soitella internet-puheluita, videopuheluita ja esim. jakaa tietokoneesi ruudun toisen käyttäjän

kanssa.

Lync ei ole ihan yhtä joustava kuin esim. Skype välityspalvelinten ja palomuurien kanssa. Jos

verkkoliikennöintiä on työpaikassasi rajoitettu, ota yhteyttä verkkopuolen kaveriin, joka voi avata

tarvittavat portit Lyncin käyttöön.

Alla taulukko Lyncin tarpeista:

Portti Protokolla Suunta Käyttö

443 STUN/TCP Ulos Audio, video,

sovelluksen jako

443 PSOM/TLS Ulos Datan jako

3478 STUN/UDP Ulos Audio ja video

50000 - 59999 RTP/UDP Ulos Audio ja video

Asetusten hiomista ja lisää ominaisuuksia

Mobiili sähköposti ja mobiililaitteiden etähallinta

Polku: Aloitus -> Outlook asetukset -> Puhelin

Mobiilin sähköpostin, kontaktien ja kalenterin synkkaus on suoraviivainen toimenpide kaikilla moderneilla

älypuhelimilla. Niin Windows Phone, Iphone, Symbian ja Android puhelimissakin ohjattu määritystoiminto

hoitaa koko homman ja Office 365:n kotisivulla on hyvät lisäohjeet eri puhelintyypeille. Office 365:n

aloitussivulla on linkki ”Sähköpostin määrittäminen matkapuhelimissa” josta löytyy yksinkertaiset ohjeet

monille erityyppisille puhelimille.

Kun puhelin on yhdistetty Office 365 Exchangeen, voit etähallita sitä Outlook webistä eli

verkkosähköpostistasi. Voit muun muassa lähettää tekstiviestejä suoraan Outlookin kautta niin, että ne

lähtevät omasta puhelimestasi. Office 365- sähköpostin asetustesi alta näet aktiiviset luurisi. Varo

kuitenkin, täältä voi myös etätyhjentää puhelimesi jos olet kadottanut sen.

Järjestelmänvalvojana voit asettaa käyttösääntöjä erityyppisille laitteille sallien tai estäen käytön tai

määrittäen niille oletuskaranteenin. Oletuskaranteeni tarkoittaa sitä, että kaikki uudet laitteet jotka

yrittävät yhteyttä ympäristöösi vaativat hyväksyntäsi hallintapaneelissa.



Voit myös määrittää yksityiskohtaisia laitekäytäntöjä joissa vaaditaan yhdistetyille laitteille salasanan

asetus, synkronointirajoituksia tai muita rajoituksia kuten tekstiviestien, kameran, langattoman verkon (Wi-

Fi), infrapunan, bluetoothin, siirrettävien tallennusvälineiden ja internet-yhteyden jakamisen eston.

Polku: Järjestelmänvalvoja -> Hallinnan yhteenveto -> Yleisasetukset -> Puhelin ja äänitoiminnot

Voit myös kokonaan estää tietyn tyyppisten laitteiden liittämisen Office 365 –ympäristöösi.

Dokumenttien editointi selaimessa

Polku: Ryhmäsivusto -> Tiedostot

Sharepoint -ryhmäsivustossa voi muokata ja luoda dokumentteja webbiselaimessa. Klikkaa ”Tiedostot”-

kohtaa työryhmäsivustolla ja pääset kohtaan jossa voi luoda uusia dokumentteja Office Web Apps-

sovelluksella.

Ensin sivusto pyytää nimen dokumentille, minkä jälkeen tekstieditori aukeaa. Työkalut ovat varsin läheisesti

uusimpien vastaavien työpöytäsovellusten kaltaisia:

Palvelun tilan monitorointi

Polku: Järjestelmänvalvoja ->Palvelun kunto

Palvelun tilan tarkasteluun on hallintasivustossa ”Palvelun kunto”-linkki, josta voi tarkastaa ovatko kaikki

palvelusi kunnossa:



Yllä olevassa esimerkissä näkyy, että Sharepoint Online -palvelussa on ollut jokin tilanne päällä ja ” ”-

nappulaa klikkaamalla näet tarkempia tietoja tapahtumasta.

Sivustolle tulee aina jälkiraportti katkoksista ja ongelmista. Raporttiin on kirjattu tarkat ajat ongelman

kestosta, ongelman vaikutukset ja syyt. Voit myös tilata palvelun tilan tiedot RSS-syötteenä esimerkiksi

Outlookin syötelukijaan.

Sähköpostin arkistointi

Polku: Käyttäjät -> Käyttäjän nimi -> Lisää -> Muokkaa postilaatikon asetuksia

Arkistoinnin avulla voit kasvattaa käyttäjän postin säilytystilaa 100 gigatavulla, voit siis säilyttää yhteensä

125 gigaa postia Office 365-ympäristössäsi. Useimmille tämä riittää pitkälle eikä käyttäjän tarvitse huolehtia

työasemilla säilytettävistä paikallisista Outlookin arkistotiedostoista. Arkisto on käytettävissä ja etsittävissä

niin Outlook -työasemaversiosta kuin Office 365:n webbimailistakin.

Navigoidessasi ”Käyttäjät -> Käyttäjän nimi -> Lisää -> Muokkaa postilaatikon asetuksia”, käyttöliittymän

kieli muuttuu englanniksi ja sivulla on tarjolla monta postilaatikon hienosäätöasetusta. Arkistoinnin

käyttöönotto on ”Mailbox Features”-otsikon alla nimellä ”Archive”. Valitsemalla ominaisuuden ja

klikkaamalla ”Enable” sekä ”Save” seuraavasta valikosta ominaisuus tulee käyttöön.



Arkiston luontiin menee hetki; muutaman minuutin päästä käyttäjäsi yhteyteen ilmestyy uusi postilaatikko,

jonka nimi on Archive. Pääpostilaatikkosi täyttyessä tai halutessasi siirtää vähemmän akuuttia dataa pois

tieltä nopeuttaaksesi hakuja ja selventääksesi postilaatikkosi sisältöä, voit siirtää posteja ja kansioita

arkistolaatikkoosi.

Toimialueiden konfigurointi

Toimialue on yrityksesi verkkotunnus?, Kompozuren tapauksessa kompozure.com. Rekisteröityessä Office

365-palveluun sen osoitteeksi tulee alussa määrittelemäsi xxx.sharepoint.com (esimerkissä

kompozure.sharepoint.com). Tämä riittää hyvin testailuun ja palvelun alustamiseen, mutta siirtyessäsi

käyttämään Office 365:ttä tuotannossa on hyvä saada postit ja sivustot toimimaan suoraan yrityksesi

toimialueeseen viittaamalla.

Näiden asetusten kohdalleen saamiseen käyttäjässä pitää olla jo jonkin verran nörtin vikaa ja pääsy oman

firman toimialueen DNS-palvelimen asetuksiin. Jos aihe ei kuulosta tutulta, kannattaa harkita avun

hankkimista ja ohittaa tämä kappale.

Voit lisätä yrityksesi toimialueen palveluun Toimialueet -> lisää toimialue -linkin kautta. Kirjoita haluttu

domainnimi sivun kenttään, meidän tapauksessamme ”kompozure.com”, ja klikkaa ”Tarkista toimialue”. Jos

tiedot näyttävät oikeilta, etenemällä seuraavalle sivulle voit valita tavan, jolla todistat Microsoftille sen, että

domain on todellakin hallussasi. Todentamisen tapoja on kaksi; uuden TXT-tietueen lisääminen nykyiseen

DNS palveluusi tai uuden MX-tietueen lisääminen. Nimipalveluyritykset tarjoavat erinäköisiä käyttöliittymiä

tätä toimenpidettä varten, mutta yleensä uuden kentän lisääminen ei ole kovin hankala homma.



Tietueen lisäämisen jälkeen Office365:lla menee 15 minuutista 72 tuntiin tarkistaa toimialueesi oikeus.

Tarkistuksen mentyä läpi toimialue tulee toimialueet -listalle ja pääset kurkkimaan sen ominaisuuksia ja

asetuksia.

Yksinkertaisin tapa saada domain toimimaan tämän vaiheen jälkeen on asettaa sen DNS-palvelimiksi

Microsoftin sivuilla ehdottamat palvelimet Tällöin saat suoraan oikeat asetukset domainillesi Office 365:ttä

varten. Huomioi tätä tehdessäsi, että jos domainisi on jo jonkinlaisessa käytössä, sinun pitää kopioida

tarvittavat tietueet Office 365 DNS-asetuksiin. Onneksi domainia ei ole pakko lisätä palveluun heti vaan voit

käyttää sitä palvelunnimi.onmicrosoft.com -osoitteella ja valmistella asiat kuntoon ennen isoa hyppyä.

Office 365:n DNS-palvelu ei välttämättä ole kovin näppärä käyttää, joten jos tarvitset monipuolisempia

ominaisuuksia tietueittesi hallintaan, voit käyttää muidenkin DNS-palveluja.

Turvallisuus

Helppo ja turvallinen pääsy dokumentteihin ja sähköpostiin niin toimistolla kuin liikkeessäkin on tärkeää

nykypäivän työympäristössä. Monessa tapauksessa tämän mahdollistaminen on hankalaa ja kallista.

Tietoturvaa pitäisi myös ylläpitää ja se vaatii aikaa ja rahaa. Usein myös tiedon fyysinen turvaaminen

jätetään varsin pienelle huomiolle. Office 365:n kanssa tietoturvallisuuden ylläpito tulee paketin mukana.

Luonnollisesti käyttäjätunnusten ylläpito ja järkevä käyttö jää silti oman organisaatiosi vastuulle.

Ympäristö

Microsoftilla on pitkä kokemus turvallisten palveluiden tuottamisessa. Office 365-ympäristöä pyörittää

Microsoftin Global Foundation Service (GFS)-yksikkö. GFS:n infrastuktuuri auditoidaan säännöllisesti

kolmansien osapuolien tahoilta. GFS:llä on ISO 27001 ja EU Safe Harbor-sertifikaatit ja onnistuneesti

suoritettu SAS 70 Type II audit. Palvelinsalit on rakennettu turvaamaan data niin luonnonkatastrofeilta kuin

luvattomalta pääsyltäkin.

Data

Office 365:ssa säilytettävä data on normaalisti jaettu useammille palvelimille ja tallennuslaitteille

vikasietoisuuden ja tehon takaamiseksi. Samoilla laitteilla saattaa olla myös toisten asiakkaiden dataa,

mutta pääsy tietoon on loogisesti erotettu asiakkaiden välillä erityisen Active Directory-ratkaisun avulla. Jos

samojen laitteiden jakaminen ei sovi organisaatiollesi on myös dedikoidun ympäristön vuokraaminen

mahdollista.

Autentikointi

Autentikointivaihtoehtoja on kaksi. Voit käyttää Microsoft Online ID:tä tai Federoitua ID:tä. Online ID:n

tapauksessa käyttäjä luo itselleen Microsoft Online Services-tunnuksen Office 365:ttä varten. Tätä tunnusta

käytetään kaikkiin Office 365 -palveluihin kirjautuessa; yhden tunnuksen käyttäminen helpottaa

turvallisempien salasanojen käyttöä. Federoitu ID on malli, jossa käytetään integraatiota organisaatiosi

omaan Active Directoryyn (ADFS), jos sellainen on olemassa. Tällöin voit käyttää samoja tunnuksia kuin

normaalistikin työpaikkasi koneeseen kirjautuessa. Integraatio mahdollistaa myös älykortti- ja biometrisen

tunnistautumisen. P-paketissa ADFS-tukea ei ole.



Salaus ja muu turva

Riippumatta tunnistautumistavasta palvelut on salattu 128-bittisellä SSL/TLS-salauksella, joten liikenne

palveluun ja sieltä on turvattu. Lisäturvaoptioina ovat myös S/MIME julkisen avaimen enkryptio ja sähköiset

allekirjoitukset sekä muita ominaisuuksia.

Turvallisuutta lisää myös Microsoftin Forefront Online Protection for Exchange, joka suojaa sähköpostit ja

jaetut tiedostot viruksilta sekä roskapostilta. Suojauksen ylläpidon hoitaa Microsoft, joten sinun ei tarvitse

huolehtia siitä.

Vinkkejä

Huomioitavaa pakettien vaihdosta

P1-tasolta siirtyminen E-tasolle eli pikkupaketista huomattavasti muokattavampaan Enterprise-versioon ei

onnistu nappia painamalla vaan vaatii migraatioprosessin. Tämä kannattaa pitää mielessä ympäristöä

pystyttäessä ja miettiä olisiko lähitulevaisuudessa tarvetta laajemmalle valikoimalle ominaisuuksia.

Selkeämpi osoite webmailille

Vaikka portal.microsoftonline.com osoite, joka toimii Office365:n osoitteena ja on varsin yksinkertainen

muistaa, se ei tuo käyttäjää suoraan Outlook-palveluun. Outlook-palvelua varten Office365 luo

”amsprodXXXX.outlook.com”-osoitteen joka on vaikeampi muistaa.

Voit luoda helpon ja suoran webmail.firma.fi -osoitteen lisäämällä CNAME-tietueen DNS-palveluun, joka

osoittaa amsprodxxxx.outlook.com-osoitteeseen. Oikean korvauksen xxxx:lle saat katsomalla osoitepalkkia

mentyäsi webbimailiin portal-sivun kautta.

Office 365 tunnuksesi ei ole MS Live ID!

Tämä on melko hämäävää: et saa liitettyä O365-tunnustasi Live ID:hen niin, että voisit käyttää samaa Office

365-tunnustasi myös muissa Microsoftin palveluissa. Login -ruutu on varsin vastaavanlainen kuin muihin

MS-palveluihin kirjautuessa, joten pidä silmät auki ettet turhaan koita näpytellä itseäsi palveluihin väärillä

tunnuksilla.

Haluan lopettaa Office 365:sen käytön

Jos päätät lopettaa palvelun käyttämisen, ovat tietosi haettavissa palvelusta vielä 90 päivää palvelun

lopettamisen jälkeen.

Verkko poikki, mitä teen?

Jep, postisi ovat pilvessä etkä pääse niihin käsiksi ilman internet-yhteyttä. Jos koneessasi on paikallinen

Outlook-asennus, onnistuu postien lukeminen ja uusien kirjoittaminen lähetysjonoon silti.

Matkapuhelimestasi voit tietysti tarkastella ja lähetellä posteja myös työpaikan verkkokatkojen aikana.



P-Paketissa rajattu tuki

Ammatinharjoittajille ja pienyrityksille suunnattuun (P1)-pakettiin ei kuulu puhelin- tai muutakaan virallista

tukea. Apua saa office365.com-sivuston foorumeiden kautta. Apua voi pyytää yrityksiltä, jotka ovat

erikoistuneet ymmärtämään Office 365:sen sielunelämän.

P-Paketti on rajattu 50 käyttäjään!

Jos yrityksesi koko on lähellä tätä rajaa, kannattaa harkita suoraan E-paketteja, joissa käyttäjämääriä ei ole

rajattu.

Muista luoda toinen pääkäyttäjä

Polku: Järjestelmänvalvoja -> firman nimi vasemmassa yläkulmassa -> Muokkaa

Useampi pääkäyttäjä palvelussa on erityisen kätevä siinä tapauksessa, että jonkun pääkäyttäjäsi salasana

katoaa tai tunnus menee lukkoon. Tässä tapauksessa toinen pääkäyttäjä voi helposti resetoida salasanan.

Jos palvelussa on vain yksi pääkäyttäjä pitää salasanan palauttaminen hoitaa Microsoftin tuen kanssa ja

tähän voi kulua aikaa.

Siltä varalta, että tarve resetoida pääkäyttäjän salasana Microsoftin tuen kanssa tulee eteen, kannattaa

varmistaa, että yrityksen yhteystiedot ovat a Office 365-ympäristössä. Microsoft käyttää näitä tietoja

henkilöllisyytesi varmistamiseen.

Loppusanat

Kävimme dokumentissa läpi Office 365 palvelun perusominaisuudet ja askeleet niiden käyttöönottoon.

Toivon että sait kuvan siitä mitä paketti sisältää ja pintapuolisen kuvan siitä mitkä Office 365:n hyödyt ja

käyttöönoton askeleet ovat.

Jos et jo luonut yrityksellesi proof-of-concept ympäristöä käyttöönotosta, tee se nyt!

Ole minuun yhteydessä jos sinulla on kommentteja tai parannusehdotuksia:

Sami Lavikko, [email protected], +358 50 394 6588

Kompozure Oy on Microsoftin pilvipalveluihin (Azure, Office 365) ja Windows Phone ratkaisuihin erikoistunut

asiantuntijayritys, joka auttaa organisaatioita tehostamaan omaa toimintaansa.

Seuraa blogiamme osoitteessa: http://blogi.kompozure.com/

mailto:[email protected]

http://blogi.kompozure.com/

toimistotyökalut pilveen - office 365 käytännön tasollaguides.kompozure.com/toimistotyökalut...

Documents