tokat teknİk bİlİmler meslek yÜksekokulu …...tokat teknİk bİlİmler meslek yÜksekokulu İŞ...

TOKAT TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU

İŞ AKIŞ ŞEMASI

1 – ÖĞRENCİ STAJ SÜRECİ

SÜREÇ ADI

Öğrenci Staj

SÜREÇ NO 1 TARİH 15/11/2016

SÜRECİN SORUMLULARI

Staj Komisyonu

SÜREÇ ORGANİZASYON

İLİŞKİSİ

Staj Komisyonu, Bölüm Sekreterliği, Muhasebe, Öğrenci, Öğrenci İşleri

ÜST SÜRECİ

Eğitim-Öğretim Süreci

SÜRECİN AMACI

Zorunlu Olan 30 İş Günlük Öğrenci Staj Çalışmalarının Tamamlanmasını Sağlamak,

SÜRECİN SINIRLARI

Staj Dönemlerinden Önce Öğrencilere Staj Yapmaları Gereğinin Duyurulması İle Başlar,

Onaylanan Staj Yerlerinde Öğrencilerin Stajlarının Değerlendirmesi İle Biter.

SÜREÇ ADIMLARI

* Öğrencilere Staj Dönemleri Duyurulur.

* Öğrenciler Staj Yerlerinden Kabul Edildiklerine Dair Belgeyi Staj Komisyonuna İletir.

* Staj Komisyonu Staj Yerini Onaylar.

* Öğrenciler 30 Günlük Stajını Tamamlayarak Staj Defterini Doldurup Belgeleri İle

Birlikte Staj Komisyonuna Teslim Eder. Gizli Staj Formunun Staj Komisyonuna

Zamanında Ulaşmasını Sağlar.

* Staj Komisyonu Öğrenci Staj Defterini Ve Staj Sicil Fişlerini Değerlendirerek, Staj

Değerlendirme Sonuçlarını Öğrencilere Duyurur.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ

Performans Göstergesi

Staj Yapan Öğrenci Sayıları İle Stajları Kabul Edilen Öğrenci Sayıları


İŞ AKIŞ ŞEMASI

Staj İçin Uygun İşyeri Bul

Staj Başvurun

Kabul Edildi mi?

STAJ İŞEMLERİNİ BAŞLAT

Staj Başvuru Formunu Staj Bürosundan Al, Gerekli Yerleri

Doldur,

Staj Bürosuna Evraklarını Teslim Et,

Staj Yerin ve Staj

Tarihlerin Staj

Komisyonunca Uygun

Görüldü mü?

Staj Başvuru Formunu ve Üst Yazını Sigorta Bürosuna Ver, Sigorta

Girişini Yaptır,

BU İŞLEMLER STAJ BAŞVURU TAKVİMİNDE

BELİRTİLEN TARİHLER ARASINDA TAMAMLANMASI

GEREKİR.

Staj Başvuru Formunu İle Stajını Yapmak İstediğin

Kurum / Şirkete Başvur


İŞ AKIŞ ŞEMASI

Hayır

Evet

RED EKSİK

Staj Bürosundan Almış Olduğun Staj Evrakların, Gizli Sicil

Raporun İle Birlikte Staj Yapacağın Birime Git ve Stajına

Başla,

STAJ KOMİSYONUNCA STAJ DEFTERİ

VE EVRAKLARIN KONTROLÜ

STAJ

SONUCU

Staj Döneminde Yaptığın Çalışmaları Her Gün İçin Bir Sayfa

Olmak Üzere Web Sayfamızdan İndirdiğin Deftere Yaz ve

Evraklardan Birer Örnek Al,

Staj Sonunda Staj Defterini ve Gizli Sicil Formunu Her

Sayfasını Birim Yetkilisine Onaylat,

Gizli Sicil Zarfını

Komisyona Teslim

Ettin mi?

Staj Komisyonunca İlan Edilen Tarihlerde Staj Defterini ve

Evraklarını Staj Komisyonuna Teslim Et,

Firma Posta İle

Gönderecek

Staj Geçersiz

Sayıldı

Eksikleri Verilen

Sürede Tamamla

YAPILAN

STAJ

BAŞARILI


İŞ AKIŞ ŞEMASI

2 – DERS GÖREVLENDİRMELERİNİN YAPILMASI

SÜREÇ ADI

Ders Görevlendirmelerinin Yapılması



MYO Müdürü, Bölüm Başkanları,


İLİŞKİSİ

MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Program Koordinatörleri, Öğretim Elemanları,

Rektörlük,

ÜST SÜRECİ


SÜRECİN AMACI

Ders Planlarındaki Dersleri Verecek Öğretim Elemanlarının Belirlenmesi,

SÜRECİN SINIRLARI

Her Yarıyıl Öncesinde Başlar Ve Biter.

SÜREÇ ADIMLARI

* MYO Da Dersleri Verecek Öğretim Elemanları Belirlenir.

* İhtiyaç Duyulduğunda Üniversitenin İlgili Akademik Birimlerine Dersleri Verebilecek

Öğretim Elemanları Talep Yazısı Gönderilir.

* Gerek Duyulduğunda İlgili Maddeye Göre Dışarıdan Dersi Verebilecek Öğretim

Elemanı Görevlendirmesi Rektörlüğe Önerilir.

* Ders Görevlendirilen Öğretim Elemanlarının Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulunda

Görüşüldükten Sonra, Yönetim Kurulunca Onaylanır.

* Ders Planında Yer Alan Yarıyıla Ait Tüm Derslerin Öğretim Elemanlarına Bildirilir.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Görevlendirme Yapılan Ders Sayısı


İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAYIR

EVET

DERS GÖREVLENDİRME İŞEMLERİNİ BAŞLAT

Bölüm Başkanlığınca Dersleri Verecek Öğretim Elemanları

Belirlenir,

Ders

Görevlendirmeleri

Uygun mu?

Ders Görevlendirmeleri MYO Yönetim Kurulunda Görüşülür

Ders Görevlendirmeleri MYO Yönetim Kurulu Kararı ve

Müdürlük Onayı İle Yürürlüğe Girer

Onaylanan Ders Görevlendirmeleri Bilgi Sistemine Girilir

İŞEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

3 – HAFTALIK DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI

SÜREÇ ADI

Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması



MYO Bölüm Başkanları,


İLİŞKİSİ

MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğretim Elemanları, Öğrenci, Rektörlük,

ÜST SÜRECİ


SÜRECİN AMACI

Her Yarıyıl İçin Tüm Programların Ders Planlarındaki Derslerin Ne Zaman Yapılacağının

Haftalık Gün Ve Saat Olarak Belirlenerek Öğrencilere Duyurulması,

SÜRECİN SINIRLARI

Akademik Takvime Göre Her Yarıyıl Başında Başlar Ve Biter.

SÜREÇ ADIMLARI

* Tüm Programların Her Yarıyıl İçin Belirlenen Ders Görevlendirmelerine Göre Öğretim

Elemanlarının Sorumlu Oldukları Dersleri Yapacakları Uygun Gün Ve Saatler Belirlenir.

* Hazırlanan Haftalık Ders Programları Müdürlüğün Onayına Sunulup Onaydan Sonra Ek

Ders Ödemelerinin Yapılabilmesi İçin Ek Ders Bürosuna Gönderilir.

* Haftalık Ders Programları Öğrencilere Duyurulur.

* Haftalık Ders Programı Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir.

* Haftalık Ders Programına Göre Dersler Takip Edilir.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Haftalık Ders Programlarının Uygulanması.


İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAYIR

EVET

Bölüm Başkanlığınca Derslerin Yapılacağı Uygun Gün ve

Saatler Belirlenerek Haftalık Ders Programı Hazırlanır.

Haftalık Ders

Programları Uygun

mu?

Haftalık Ders Programı Müdürlük Onayına Sunulur

Haftalık Ders Programı Müdürlük Onayından Sonra Ek Ders

Ödemeleri İçin Ek Ders Ücret Bürosuna Gönderilir

Müdürlük Onayından Sonra Haftalık Ders Programları

Yürürlüğe Girer

HAFTALIK DERS PROGRAMLARININ

HAZIRLANMASI İŞLEMİNİ BAŞLAT

Haftalık Ders Programı Öğrencilere Duyurulur

Haftalık Ders Programı Bilgi Sistemine Girilir ve Onaylanan

Ders Programına Göre Dersler Takip Edilir.


İŞ AKIŞ ŞEMASI

4 – SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI

SÜREÇ ADI

Sınav Programlarının Hazırlanması



MYO Bölüm Başkanları,


İLİŞKİSİ

MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğretim Elemanları, Öğrenci, Rektörlük,

ÜST SÜRECİ


SÜRECİN AMACI

Ara sınav ve Final Sınav Programlarının Akademik Takvimde Belirlenen Zamanlarda

Yapılması ve Öğrencilere Duyurulması,

SÜRECİN SINIRLARI

Akademik Takvime Göre Arasınav ve Final Sınav Tarihlerinde Başlar Ve Biter.

SÜREÇ ADIMLARI

* Tüm Programların Haftalık Ders Saatinde Belirtilen Derslerin Arasınav Ve Final Sınavı

Gün, Yer Ve Saatleri Öğrencileri Mağdur Etmeyecek Şekilde İlgili Öğretim

Elemanlarının Görüşleri De Alınarak Belirlenir.

*Hazırlanan Arasınav Ve Final Sınav Programı Müdürlüğün Onayına Sunulup Onaydan

Sonra İlgili Birimlere Gönderilir.

* Arasınav Ve Final Sınav Programları Öğrencilere Duyurulur.

* Arasınav Ve Final Sınav Programı Hazırlanan Programa Göre Uygulanır..

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Arasınav Ve Final Sınav Programlarının Gerçekleştirilmesi

İŞEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAYIR

EVET

Bölüm Başkanlığınca Sınavların Yapılacağı Uygun Gün ve

Saatler Belirlenerek Sınav Programı Hazırlanır.

Hazırlanan Sınav

Programları Uygun

mu?

Hazırlanan Sınav Programı Müdürlük Onayına Sunulur

Haftalık Ders Programı Müdürlük Onayından Sonra İlgili

Birimlere Gönderilir

Müdürlük Onayından Sonra Sınav Programları Yürürlüğe

Girer

SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI

İŞLEMİNİ BAŞLAT

Sınav Programı Öğrencilere Duyurulur


İŞ AKIŞ ŞEMASI

5 – YOLLUK VE YEVMİYELERİN ÖDENMESİ İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Yolluk ve Yevmiyelerin Ödenmesi Süreci



Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu


İLİŞKİSİ

Öğretim Elemanı, Mali İşler Sorumlusu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü,

Yönetim Kurulu, Rektörlük

ÜST SÜRECİ

Yönetim İşletişim Süreci

SÜRECİN AMACI

Görevlendirme İle Şehir Dışına Çıkacak Öğretim Elemanlarının Yolluk-Yevmiye

Ücretlerinin Ödenmesi,

SÜRECİN SINIRLARI

Kişinin Talebi Üzerine Rektörlük Makamına Olur Yazılması İle Başlar, Paranın Hesaba

Havale Edilmesi İle Son Bulur.

SÜREÇ ADIMLARI

* Öğretim Elemanı Konferans, Seminer vb. Etkinliklere Katılmak İçin Bölüm Başkanlığa

Başvurur. Bölüm Başkanlığı Uygun Görmesi Halinde Talebi Okul Müdürlüğüne Bildirir.

* Talep MYO Yönetim Kurulunda Görüşülür. Yönetim Kurulu Uygun Görürse Rektörlük

Makamına Onay İçin Sunulur.

* Rektörlük Onay Verirse Öğretim Elemanı Onay Doğrultusunda Görevlendirme Alır.

Görev Dönüşü Otobüs ve Konaklama Faturalarını Muhasebeye Teslim Eder.

* Gidiş Dönüş Tutarı, Konaklama vb. Ödemeler Mali İşler Sorumlusu Tarafından

Tahakkuk Evrakına bağlanarak, tutar ilgilinin hesabına yatırılır.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Yolluklara Ayrılan Bütçeden Yararlanan Kişi Sayısı,

İŞEM SONU

Sınav Programı Bilgi Sistemine Girilir ve Onaylanan Sınav

Programına Göre Sınavlar Yapılır


İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAYIR

EVET

HAYIR

EVET

HAYIR

Öğretim Elemanı Bilimsel Etkinliklere Katılmak İçin Bölüm

Başkanlığına Müracaatta Bulunur

Talep Bölüm

Başkanlığınca Uygun

mu?

Bölüm Başkanlığı Öğretim Elemanının Talebini Uygun Buldu İse

Müdürlüğe (Yönetim Kuruluna) Sunar

Yönetim Kurulunca uygun Görülen Talep Rektörlük Makamının

Onayına Sunulur

YOLLUK-YEVMİYE ÖDEMESİ İŞLEMİNİ BAŞLAT

İŞLEM SONU

Talep Yönetim

Kurulunca Uygun

Görüldü mu?

İŞLEM SONU

Talep Rektörlük

Makamınca

Onaylandı mı?

İŞLEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

EVET

6 – BÜTÇE HAZIRLAMA İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Bütçe Hazırlama Süreci



Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu


İLİŞKİSİ

Mali İşler Sorumlusu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Rektörlük

ÜST SÜRECİ

Yönetim İşleri Süreci

SÜRECİN AMACI

Meslek Yüksekokulunun Yıllık Bütçesini Hazırlamak,

SÜRECİN SINIRLARI

Rektörlüğün Mali Yıl Bütçe hazırlık Çalışmaları İle İlgili Yazısının Gönderilmesi İle

Başlar, Harcama Kalemlerine Ödenek Aktarılması İle Son Bulur.

SÜREÇ ADIMLARI

* Rektörlük Makamınca Mali Yıl Bütçe hazırlık Çalışmaları İle İlgili Yazının Ulaşması,

* Bir Önceki Yılda Yapılan Harcamalar İle İlgili Dosya Hazırlanır,

* Birimlerin Hizmet Maliyetinin Tespitine İlişkin Bilgi Formlarını Düzenleyerek

Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Gönderir.

* Tespit Formlarında Belirtilen Maliyetlere Göre İlgili Harcama Kalemlerine Rektörlük

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Mali Yıl İçerisinde Harcanmak Üzere Ödenek

Aktarılır.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Rektörlük Makamının Onayından Sonra Göreve Gidilir

Dönüşte Yolluk Bildirimi ve Bilet Mali İşlere Teslim Edilir Muhasebe Görevlisi Evrakları Tahakkuka Bağlar

Yolluk Tutarı İlgilinin Hesabına Havale Edilir İŞLEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

Her Mali Yıl Döneminde Aktarılan Ödeneklerin ve Harcamaların Karşılaştırılması ve

Hedeflerle Kıyaslanması,

HAYIR

EVET

Her Yıl Rektörlük Makamınca Bütçe Hazırlık Çalışmalarının

Başlatılması İle İlgili Yazının Gönderilmesi İle Başlar

Hazırlanan Dosya

Uygun mu?

BÜTÇE HAZIRLIK İŞLEMİNİ BAŞLAT

Birimler Gelen Yazı Doğrultusunda Bütçe Hazırlık Çalışmalarına

Başlar

Bir Önceki Yılda Yapılan Harcamalar İle İlgili Amaç-Hedef

Formları Hazırlanır

Hazırlanan Dosya Müdür Onayı İle Rektörlük Strateji Geliştirme

Daire Başkanlığına Sunulur

Üniversite Bütçesi Hazırlanıp Onaylandıktan Sonra İlgili Mali

Yılda Harcanmak Üzere Tahsis Edilen Ödenekler Rektörlük Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığınca İlgili Harcama Kalemlerine

Aktarılır

Aktarılan Ödenekler Yüksekokulun İhtiyaçları Doğrultusunda

Kullanılır.


İŞ AKIŞ ŞEMASI

7 – MAL VE MALZEME SATIN ALMA İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Malzeme Satın Alma Süreci



Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu, Muayene Komisyonu


İLİŞKİSİ

Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu, Muayene Komisyonu,

Rektörlük

ÜST SÜRECİ

Yönetim İşleri Süreci

SÜRECİN AMACI

Meslek Yüksekokulunda Eğitim Ve Öğretimin En Üst Düzeyde Yürütülebilmesi İçin

Gerekli Ürünün, Doğru Yer ve Zamanda, En Uygun Fiyata Alınması

SÜRECİN SINIRLARI

Malzeme Talebinin Müdürlüğe İletilmesi İle Başlar, Malzemenin Alınması ve Ödemesinin

Yapılması İle Son Bulur.

SÜREÇ ADIMLARI

* Birimler Malzeme İhtiyaçlarını MYO Müdürlüğüne Bildirir,

* Alınacak Malzeme Yüksek Bütçe Gerektiriyorsa İhale Yoluyla, Gerektirmiyorsa Teklif

Yolu İle Satın Alma Süreci İşler,

* Piyasa Fiyat Araştırması Yapılır, Malzemenin Tahmini Fiyatı Öğrenilir,

* Harcama Yetkilisi Malzemenin Alınması Yönünde Onay Verir,

* Teklif Yapılacak Firmalar Belirlenir.

* Gelen Teklif Mektupları Fiyat Açısından Değerlendirilir.

* En Düşük Fiyatı Veren Firmaya Teklifin Kabul Edildiği Haber Verilir,

İŞLEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

* Firmaca En Kısa Sürede Malzeme Teslim Edilir,

* Malzemeler Muayene Komisyonunca Kontrol Edilir.

* Malzemeler Uygun İse Ödeme Evrakları Hazırlanarak Ödeme Yapılır.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Ayrılan Bütçe

EVET

HAYIR

HAYIR

Birimler İhtiyaçlarını Müdürlüğe Bildirir

Malzeme

Uygun mu?

MALZEME SATINALMA İŞLEMİNİ BAŞLAT

Piyasa Fiyat Araştırması Yapılarak Yaklaşık Maliyet Belirlenir

Gelen Teklifler Değerlendirmeye

Alınır,

Alınacak Malzeme

Yüksek Bütçemi

Gerektiriyor

İhale Yolu İle

Teklif Yolu İle

Fiyat Uygun İse Harcama Yetkilisi Alınması İçin Onay Verir

Firmalara Teklif Mektupları Gönderilir

Firmalar Malzeme Fiyatlarını Yazarak Tekliflerini Sunar

En Düşük Teklifi Veren Firmaya

Kabul Edildiği Bildirilir,

Mal İade

Edilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

EVET

8 – AKADEMİK PERSONEL ALIM İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Akademik Personel Alım Süreci


SÜRECİN SORUMLULARI Bölüm Başkanı, Yüksekokul Sekreteri, Müdür,


İLİŞKİSİ

Yüksekokul Müdürlüğü, Bölüm Başkanlığı, Yüksekokul Sekreterliği, Rektörlük,

ÜST SÜRECİ Yönetim İşleri Süreci

SÜRECİN AMACI Akademik Personel İhtiyacının Karşılanması.

SÜRECİN SINIRLARI

Bölüm Başkanlığının Yazıyla Personel İhtiyacını Müdürlüğe Bildirmesi İle Başlar,

Rektörlüğün Ataması ve İlgilinin Göreve Başlaması İle Son Bulur.

SÜREÇ ADIMLARI

* Bölüm Başkanı Akademik Personel İhtiyacını Bir Üst Yazı İle Müdürlüğe Bildirir.

* Müdürlük Akademik Personel İhtiyacını Bir Üst Yazı İle Rektörlüğe Bildirir.

* Birimlerin Talepleri Üniversite Yönetim Kurulunda Görüşüldükten Sonra Uygun Olanlar

İçin YÖK’ten Gerekli İzinler Alınır.

* Rektörlük Akademik Personel Alacağını ve Aranan Şartları Ulusal Basın Yolu İle

Duyurur.

* Adaylar Müracaatlarını İlgili Birimlere Yapar.

* İlgili Birimler Sınav Komisyonları Oluştururlar.

* Sınav Komisyonu Kanun/Yönetmelikte Belirtilen Esaslar Doğrultusunda Sınavlarını

Yapar.

Firma En Kısa Sürede Malzemeyi

Teslim Eder,

Muayene Komisyonu Malzemeyi

Kontrol Eder,

Mal Taşınır K.Kont. Yetkilisi Tarafından

Teslim Alınır Taşınır Fişi Kesilir

İlgili Firmaya Ödeme Yapılır

İŞLEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

* Sınavlarda Başarılı Olanların Listesi Yönetim Kurulu Kararı İle Birlikte Dosyaları

Rektörlüğe Gönderilir.

* Rektörlük Gerekli İncelemeyi Yaptıktan Sonra Atamalarını Meslek Yüksekokuluna

Yapar.

* Müdürlük Ataması yapılan Personele Tebliğ Ettikten Sonra Başlama Yazısını Yazar

* Akademik Personel Meslek Yüksekokulunun İlgili Biriminde Görevine Başlar.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Akademik Personel Sayısı

Öğrenci Sayısı / Akademik Personel Sayısı Oranı.

HAYIR

EVET

HAYIR

EVET

HAYIR

Bölüm Başkanı Akademik Personel İhtiyacını Müdürlüğe Bildirir

AKADEMİK PERSONEL ALIM SÜRECİ İŞLEMİNİ BAŞLAT

Talep Uygun

mu?

Bölümün Talebi

Reddedilir

Bölüm Başkanlığının Talebi Yönetim Kurulunda Görüşülür

Müdürlük Personel Talebini Yazı İle Rektörlüğe Bildirir

Rektörlük Birimlerin Taleplerini Değerlendirir. Üniversite

Yönetim Kurulunda Görüşür

Talep Uygun

mu?

MYO’nun Talebi

Reddedilir

Rektörlük İzin Almak Üzere YÖK’e Gönderir

Rektörlüğün Talebi

Reddedilir YÖK İzin Verdi

mi?


İŞ AKIŞ ŞEMASI

EVET

Rektörlük Akademik Personel Alımını Ulusal Basın Yolu İle

Duyurur

Adaylar İlgili Birimlere Müracaatlarını Yaparlar

Birimler Sınav Komisyonlarını Oluşturur

Komisyon Sınavları, Kanun / Yönetmelikte Belirtilen Esaslar

Çerçevesinde Yapar

Sınav Sonuçları Üniversitenin web Sayfasında İlan Edilir

Sınavda Başarılı Olanların Dosyası MYO Yönetim Kurulu Kararı

İle Birlikte Rektörlüğe Gönderilir

Rektörlük Gerekli İncelemeyi Yaparak Kazanan Adayların

Atamasını İlgili Meslek Yüksekokuluna Yapar.

Atama Kararnamesini Meslek Yüksekokuluna Gönderir

Kararname Meslek Yüksekokulu Tarafından İlgiliye Tebliğ Edilir

İlgili Göreve Başladığında, Başlama Tarihi Yaz İle Rektörlüğe

Bildirilir

Akademik Personel Yüksekokulun İlgili Bölümünde Görevine

Başlamış Olur

İŞLEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

9 – KAYIT YENİLEME İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Kayıt Yenileme Süreci


SÜRECİN SORUMLULARI Öğrenci, Öğrenci İşleri, Öğrenci Danışmanı


İLİŞKİSİ

Öğrenci, Öğrenci İşleri, Öğrenci Danışmanı, Bölüm Başkanlığı

ÜST SÜRECİ Öğrenci İşleri Süreci

SÜRECİN AMACI Öğrencilerin Kayıt Yenileme İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi,

SÜRECİN SINIRLARI Bölüm Başkanlığınca Danışman Listesinin Belirlenmesi İle Başlar, Kaydın Onaylanması

İle Biter.

SÜREÇ ADIMLARI

* Bölüm Başkanlığı Danışman Listesini Belirler.

* Öğrenci Bilgi Sistemine Belirlenen Danışmanlar Öğrenci İşlerince Atanır.

* Öğrenciler Akademik Takvimde Belirlenen Günlerde Kayıt Yenileme ve Ders Atama

İşlemlerini İnternet Üzerinden Yaparlar.

* Seçtikleri Derslere Göre Çıkan Harçlar İlgili Bankaya yatırılır.

* Öğrenciler Ders Değişikliklerini Ekle Sil Haftasında Yaparlar.

* Mazeretleri Nedeniyle Kayıtlarını Yenileyemeyenler İlk İki Hafta İçerisinde Bölüm

Sekreterliğine Başvurur.

* Bölüm Başkanlığı Mazeretli Kayıt Yenilemek İsteyen Öğrencilerin Listesini Yönetim


İŞ AKIŞ ŞEMASI

Kuruluna Sunar.

* Mazeretleri Uygun Görülen Öğrencilerin Kayıt Yenileme İşlemleri Öğrenci İşlerince

Yapılır.

* Kayıt Yenileme İşlemlerinde Tüm Sorumluluk Öğrenciye Aittir.

* Kayıt Yenileme Süreci İçerisinde Öğrenciler Öğrenci Bilgi Sisteminden Kayıt yenileme

İşlemlerini Kontrol Eder.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Başarılı Bir Şekilde Gerçekleştirilen Kayıt Yenileme Süreci Sayısı ve Süreci

HAYIR

EVET

Bölüm Başkanı Danışman Listesini Belirler

KAYIT YENİLEME İŞLEMİNİ BAŞLAT

Danışmanlar Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir

Öğrenciler Akademik Takvimde Belirtilen Tarihlerde Dönem

Harcını Yatırarak Dersleri Öğrenci Bilgi Sisteminden Seçerler

Harç Bankaya

Yatmış mı?

Kayıt İşlemi

Gerçekleşmez

Akademik Takvimde Belirtilen Tarihlerde Ders Ekleme Bırakma

Yapılarak Danışmana Onaylatılır

Mazeretleri Nedeniyle Kayıt Yaptıramayan Öğrenciler İlk İki

Hafta İçerisinde Bölümlerine Dilekçe İle Müracaat Eder

Bölüm Başkanlığı Dilekçeleri Üs Yazı İle Yönetim Kuruluna

Sunar


İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAYIR

EVET

10 – KAYIT DONDURMA İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Kayıt Dondurma Süreci


SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Yönetim Kurulu


İLİŞKİSİ

Bölüm Başkanlığı, Yönetim Kurulu, Öğrenci, Öğrenci İşleri,


SÜRECİN AMACI Haklı Ve geçerli Bir Nedenle Öğrenimine Ara vermek İsteyen Öğrencilerin Kayıtlarının

Bir Süreliğine Dondurulması,

SÜRECİN SINIRLARI Öğrencinin Dilekçe İle Bölüm Sekreterliğine Kayıt Dondurma İsteğini Sunması İle başlar,

Kayıt Dondurma işleminin Tamamlanması İle Biter.

* Öğrenci Kayıt Dondurmak İsteğini Bölüm Sekreterliğine Bir Dilekçe İle İletir.

* Bölüm Başkanlığı Dilekçeyi Yönetim Kuruluna Sunar.

* Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Haklı ve Geçerli Nedenler Kapsamında Dilekçeyi

İnceler.

* Sonuç Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Kararı İle Açıklanır.

* Sonuç Olumlu İse Kayıt Dondurma Öğrenci İşlerine Bildirilir.

Yönetim Kurulu Tarafından Mazeretleri Kabul Edilen Öğrenciler

Kayıtlarını Yeniler

Mazeretler

Uygun mu?

Kayıt Yenileme İşlemi

Gerçekleşmez

İŞLEM SONU


İŞ AKIŞ ŞEMASI

SÜREÇ ADIMLARI

* Öğrenci Kayıt Dondurmayı Öğrenci Bilgi Sistemine İşler.

* Sonuç Olumlu veya Olumsuz ise Karar Öğrenciye Tebliğ Edilir.

* Kredi ve Yurtlar Kurumuna Bildirir.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Kayıt Donduran Öğrenci Sayısı.

HAYIR

Öğrenci Kayıt Dondurma İstemli Dilekçeyi Bölümüne Verir

KAYIT DONDURMA İŞLEMİNİ BAŞLAT

Bölüm Başkanı Dilekçeyi Üst Yazı İle Yönetim Kuruluna Sunar

Yönetim Kurulu Haklı ve Geçerli Nedenler Kapsamında Dilekçeyi

İnceler.

Sonuç Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Kararı İle Açıklanır

Yönetim Kurulundan Çıkan Olumlu Yada Olumsuz Sonuç

Öğrenciye Bildirilir

Sonuç Olumlu

mu?

Kayıt Dondurma

Talebi Reddedilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

EVET

11 – KURUM İÇİ YATAY GEÇİŞ İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Kurum İçi Yatay Geçiş Süreci


SÜRECİN SORUMLULARI Bölüm Başkanı, Öğrenci İşleri, İntibak Komisyonu


İLİŞKİSİ

Öğrenci, Öğrenci İşleri, İntibak Komisyonu, Bölüm Başkanlığı, Yönetim Kurulu,

Müdürlük, Rektörlük,


SÜRECİN AMACI Öğrencilerin Kurum İçi Eşdeğer Diploma Programlarına Geçişinin

Sağlanması,

SÜRECİN SINIRLARI Kontenjanların Belirlenip, Duyuru ve İlana Göre Başvuru Koşullarının Takibi İle Başlar,

Kayıt Onayı İle Sona Erer.

* Yüksekokul Bölüm Başkanlıklarınca Kurum İçi Yatay Geçiş Kontenjanları Belirlenir.

* Konu Yüksekokul Kurulunda Görüşülerek Rektörlüğe Sunulur.

* Senatoca Kabul Edilen Kontenjanlar ve Şartlar Üniversite Web Sayfasında Yayınlanır.

* Belirlenen Tarihlerde Öğrenciler İlgili Birimlere İstenen Evraklar ile Birlikte Başvurur.

* Başvurular İntibak Komisyonlarınca İncelenir.

* Evrakları Tam Olup, Durumu Yönetmeliğe Uygun Olanların Talepleri Kontenjan

Dahilinde Uygun Görülür.

Öğrenciye Bildirilir

İŞLEM SONU

Kredi Yurtlar Kurumuna Bildirilir

Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

SÜREÇ ADIMLARI

* Konu Yönetim Kurulunda Görüşüldükten Sonra Asil ve Yedek Liste Web’te Yayınlanır.

* Kazanan Öğrenciler Belirtilen Tarihlerde İlgili MYO ya başvurarak Kesin Kayıtlarını

Yaptırırlar.

* MYO Müdürlüğü Öğrencilerin Dosyalarını Öğrencilerin Eski Okullarından İster.

* Öğrenciler Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir.

* Dersleri Atanır.

* Önceki Üniversitede Aldığı Notlar Muaf işlenir.

* İlgili Askerlik Şubelerine Askerlik Durum Belgeleri Gönderilir.

* Öğrencilere Yeni Kimlik Kartı Çıkartılır.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Yatay Geçiş Sayısı Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Kurum İçi Yatay Geçiş Kayıt Süreci

Sayısı ve Süresi.

HAYIR

Yüksekokul Bölüm Başkanlıklarınca Kurum İçi Yatay Geçiş

Kontenjanları Belirlenir

KURUM İÇİ YATAY GEÇİŞ SÜRECİNİ BAŞLAT

Konu Yüksekokul Kurulunda Görüşülerek Rektörlüğe Sunulur

Senatoca Kabul Edilen Kontenjanlar ve Şartlar Üniversite Web

Sayfasında Yayımlanır.

Belirlenen Tarihlerde Öğrenciler İlgili Birimlere İstenen Evraklar

ile Birlikte Başvurur

Başvurular İntibak Komisyonlarınca İncelenir

Aranan Şartları

Sağlıyor mu?

Başvuru

Reddedilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

EVET

12 – KURUMLAR ARASI YATAY GEÇİŞ İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Kurumlar Arası Yatay Geçiş Süreci


SÜRECİN SORUMLULARI Bölüm Başkanı, Öğrenci İşleri, İntibak Komisyonu


İLİŞKİSİ

Öğrenci, Öğrenci İşleri, İntibak Komisyonu, Bölüm Başkanlığı, Yönetim Kurulu,

Müdürlük, Rektörlük,


SÜRECİN AMACI Öğrencilerin Kurumlar Arası Eşdeğer Diploma Programlarına Geçişinin Sağlanması,

SÜRECİN SINIRLARI Kontenjanların Belirlenip, Duyuru ve İlana Göre Başvuru Koşullarının Takibi İle Başlar,

Kayıt Onayı İle Sona Erer.

* Yüksekokul Bölüm Başkanlıklarınca Yönerge Doğrultusunda Var İse İlave Kurumlar

arası Yatay Geçiş Kontenjanları Belirlenir. Yüksekokul Kuruluna Sunulur.

* Konu Yüksekokul Kurulunda Görüşülerek Rektörlüğe Sunulur.

* Konu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca Senatoya Sunulur,

* Senatoca Kabul Edilen İlave Kontenjanlar YÖK’e Bildirilir.

* Kurumlar arası Kontenjanlar ve Takvim YÖK’ün Web Sayfasında Yayınlanır.

* Belirlenen Tarihlerde Öğrenciler İlgili Birimlere İstenen Evraklar İle Birlikte Başvurur.

* Başvurular İntibak Komisyonlarınca İncelenir.

Konu Yönetim Kurulunda Görüşüldükten Sonra Asil ve Yedek

Liste Web’de Yayımlanır

İŞLEM SONU

Kazanan Öğrenciler Belirtilen Tarihlerde İlgili MYO ya Başvurarak

Kesin Kayıtlarını Yaptırırlar

Öğrencilerin Dosyalarını Öğrencilerin Eski Okullarından İster

Öğrenciler Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir.

Öğrencinin Önceki Üniversitede Aldığı Notlar Müfredata Uygun

ve Başarılı İse Muaf Sayılarak Derslere İntibakı Yapılır

Öğrencilere Yeni Kimlik Kartı Çıkartılır

Geçiş İşlemi Tamamlanan Öğrenci İlgili Kurumlara Bildirilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

SÜREÇ ADIMLARI

* Evrakları Tam Olup, Durumu Yönetmeliğe Uygun Olanların Talepleri Kontenjan

Dahilinde Uygun Görülür.

* Konu Yönetim Kurulunda Görüşüldükten Sonra Asil ve Yedek Liste Web’te Yayınlanır.

* Durum İlgililere Tebliğ Edilir.

* Kazanan Öğrenciler Belirtilen Tarihlerde İlgili MYO ya başvurarak Kesin Kayıtlarını

Yaptırırlar.

* MYO Müdürlüğü Öğrencilerin Dosyalarını Öğrencilerin Eski Okullarından İster.

* Öğrenciler Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir.

* Dersleri Atanır.

* Önceki Üniversitede Aldığı Notlar Muaf işlenir.

* İlgili Askerlik Şubelerine Askerlik Durum Belgeleri Gönderilir.

* Öğrencilere Yeni Kimlik Kartı Çıkartılır.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Yatay Geçiş Sayısı,

Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Kurum arası Yatay Geçiş Kayıt Süreci

Sayısı ve Süresi.

HAYIR

Yüksekokul Bölüm Başkanlıklarınca Kurum İçi Yatay Geçiş

Kontenjanları Belirlenir

KURUMLAR ARASI YATAY GEÇİŞ SÜRECİNİ BAŞLAT

Konu Yüksekokul Kurulunda Görüşülerek Rektörlüğe Sunulur

Senatoca Kabul Edilen Kontenjanlar YÖK’e bildirilir ve YÖK’ün

Web Sayfasında Yayımlanır.

Belirlenen Tarihlerde Öğrenciler İlgili Birimlere İstenen Evraklar

ile Birlikte Başvurur

Başvurular İntibak Komisyonlarınca İncelenir

Aranan Şartları

Sağlıyor mu?

Başvuru

Reddedilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

EVET

13 – MAZERET SINAVI İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Mazeret Sınavı Süreci


SÜRECİN SORUMLULARI Bölüm Başkanı,


İLİŞKİSİ

Bölüm Başkanlığı, Dersi veren Öğretim Elemanı, Öğrenci, Öğrenci İşleri, Yönetim

Kurulu,


SÜRECİN AMACI Mazereti Olup da Ara Sınavlarına Girememiş Olan Öğrencilerin Daha Sonra Bu Sınavlara

Girebilmelerini Sağlamak,

SÜRECİN SINIRLARI Öğrencilerin Belgesi ile Birlikte Dilekçe Vermesi İle Başlar, Mazerete Sınav Sonuçlarının

Öğrenci Bilgi Sistemine Girilmesi İle Sona Erer.

* Mazereti Nedeniyle Sınavlara Giremeyen Öğrenci Mazeretini Belgelendirerek Mazeret

Sınavına Girmek İçin Bölüm Sekreterliğine Dilekçe İle Başvurur.

Konu Yönetim Kurulunda Görüşüldükten Sonra Asil ve Yedek

Liste Web’de Yayımlanır

İŞLEM SONU

Kazanan Öğrenciler Belirtilen Tarihlerde İlgili MYO ya Başvurarak

Kesin Kayıtlarını Yaptırırlar

Öğrencilerin Dosyalarını Öğrencilerin Eski Okullarından İster

Öğrenciler Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir.

Öğrencinin Önceki Üniversitede Aldığı Notlar Müfredata Uygun

ve Başarılı İse Muaf Sayılarak Derslere İntibakı Yapılır

Öğrencilere Yeni Kimlik Kartı Çıkartılır

Geçiş İşlemi Tamamlanan Öğrenci İlgili Kurumlara Bildirilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

SÜREÇ ADIMLARI

* Bölüm Dilekçeleri Yönetim Kuruluna Sunar.

* Mazeretler Yönetim Kurulunca Uygun Görülürse Öğrenciler Mazeret Sınavına Girerler.

* Mazeretler Uygun Görülmezse Öğrencinin Talebi Ret edilir.

* Bölüm Başkanlığınca Mazeret Sınavı Gün ve Yerleri Açıklanır.

* Belirtilen Gün ve Yerde İlgili Öğretim Elemanınca Mazeret Sınavları Yapılır.

* Mazeret Sınavı Notları Not Onay Formları Bölüm Başkanlığına Teslim Edilir.

* Notlar Öğrenci İşlerince Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir.

* Öğretim elemanınca Sınav Evrakları Bölüm Başkanlığına Teslim Edilir.

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Mazeret Sınavına Giren Öğrenci Sayısı,

HAYIR

EVET

Mazereti Nedeniyle Sınavlara Giremeyen Öğrenci Mazeretini

Belgelendirerek Mazeret Sınavına Girmek İçin Bölüm

Sekreterliğine Dilekçe İle Başvurur.

MAZERET SINAV SÜRECİNİ BAŞLAT

Bölüm Başkanlığı Dilekçeleri Yönetim Kuruluna Sunar

Bölüm Başkanlığınca Mazeret Sınavı Gün ve Yerleri Açıklanır

Mazeret Uygun

mu?

Başvuru

Reddedilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

14 – EVRAK AKIŞI İŞLEMLERİ

SÜREÇ ADI

Evrak Akış Süreci


SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri


İLİŞKİSİ

Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Yazı İşleri, İlgili Birim, Posta Görevlisi,

Rektörlük

ÜST SÜRECİ Yönetim İşleri Süreci

SÜRECİN AMACI Gelen ve Giden Evrakların Akış Düzenini Sağlamak

SÜRECİN SINIRLARI Yazılan Yazıları Rektörlük Yazı İşlerinden/Diğer Birimlerden Müdürlüğe Gelmesi /

Gitmesi İle Başlar, Gelen Yazı İlgili Birime/Kişiye Ulaşması ya da Cevap Yazılması İle

Son Bulur.

* Gelen / Giden Yazıları Rektörlük Yazı İşleri/Postaneden Getirip Götürmek İçin Bir

Görevli Görevlendirilir.

İŞLEM SONU

Belirtilen Gün ve Yerde İlgili Öğretim Elemanınca Mazeret

Sınavları Yapılır.

Mazeret Sınavı Notları Not Onay Formları Bölüm Başkanlığına

Teslim Edilir

Notlar Öğrenci İşlerince Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir

Öğretim Elemanınca Sınav Evrakları İki Yıl Süreyle Muhafaza

Edilir


İŞ AKIŞ ŞEMASI

SÜREÇ ADIMLARI

* Görevli Her gün Sabah ve Öğleden Sonra Yazıları Rektörlük Postasına Götürür, Getirir.

* Gelen yazılar Yazı İşlerince Mapaya Konarak Yüksekokul Müdürüne Sunulur.

* Müdür Yazıları Gördükten Sonra Paraflar. Yüksekokul Sekreterine Gönderir.

* Yüksekokul Sekreteri Yazıların Dağıtımını Yapar ve Gereği İle İlgili Yazılara Not

Düşer.

* Yazılar Tekrar Evrak Kayıt Bürosuna Gelir. Kayıt Altına Alınır. İlgililere/İlgili Birimlere

Dağıtımları Yapılır. Cevap Yazılacaksa Cevap Yazılır. Evraklar Bilgi Amaçlı Geldi İse

Dosyasına Kaldırılır

SÜREÇ PERFORMANS

GÖSTERGELERİ


Gelen Giden Evrak Sayısı,

Gelen / Giden Yazıları Rektörlük Yazı İşleri/Postaneden Getirip

Götürmek İçin Bir Görevli Görevlendirilir.

EVRAK AKIŞ SÜRECİNİ BAŞLAT

Gelen Yazılar Yazı İşlerince Mapaya Konarak Yüksekokul

Müdürüne Sunulur.

Müdür Yazıları Gördükten Sonra Paraflar. Yüksekokul Sekreterine

Gönderir.

Yüksekokul Sekreteri Yazıların Dağıtımını Yapar ve Gereği İle

İlgili Yazılara Not Düşer.

.


İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAYIR

EVET

HAYIR

EVET

Yazı İşleri Evrakları İlgililere Teslim Eder

Evrak Kişi Yada

Birime Gönderilecek

mi?

Dosyaya Kaldırılır

İŞLEM SONU

Yazı İlgili Birim Tarafından Kayda Alınır

Yazı Sorumlu Posta Görevlisi Aracılığı İle İlgili Birim/Kişiye

Teslim Edilir

Yazılan Yazılar Sorumlu Kişilerce Kontrol Edilir ve İmzalanır

Evraka Cevap

Yazılacak mı?

Dosyaya Kaldırılır

tokat teknİk bİlİmler meslek yÜksekokulu …...tokat teknİk bİlİmler meslek yÜksekokulu İŞ...

Documents