tolv dagar med microsoft office excel 2007media.sensusyrkesliv.se/2015/10/excel.pdf · excel 2007...

Tolv dagar med

Microsoft Office

Excel 2007

Innehållsförteckning Rundtur. Gränssnitt 2 Formatering 4 Kolumner och autofyll 5 Formler 6 Funktioner 7 Diagram 8 Utskrift 9 Rundtur. Databaser 10 Sök och ersätt 12 Filter 13 Svar på frågorna 15

Planering och kompletterande övningar Adress: biblios.se/data/excel

Rundtur Gränssnitt, exempel, mata in data, Markera Microsoft Office Excel 2007

2 av 15 © april 2011 Daniel Cronholm

När du startar Excel får du automatiskt tillgång till en hel arbetsbok. En arbetsbok kan jämföras med en pärm med flera blad, där varje blad har ett eget namn. En ny arbetsbok har tre kalkylblad, men du kan ta bort och lägga till kalkylblad om du önskar.

Lägg till kalkylblad ............................................................

Ta bort, byt namn på, flytta, kopiera kalkylblad ............... Högerklicka på fliken och välj.

Eftersom ett kalkylblad är så stort (mer än en miljon rader och ca 10 000 kolumner) är det ofta du behöver bläddra i Excel. Du kan bläddra i rullningslisterna, både lodrät och vågrät. CTRL + Home till början av innnehållet CTRL + End till slutet av innehållet Page Up och Page Down bläddrar en skärmbild i taget

Ett kalkylblad kan jämföras med ett vanligt rutat papper där du för hand skriver ner tal och gör beräkningar. Ett kalkylblad består av ett rutnät med vågräta rader och lodräta kolumner. Överst i varje kolumn finns kolumnrubriken som anges med bokstäver, till exempel: A, B, C … AA, AB, AC osv. Längst till vänster på varje rad finns radrubriken som anges med 1, 2, 3 osv. Ett kalkylblad har 256 kolumner och 65 536 rader. Eftersom det är så stort visas endast en liten del av kalkylbladet.

Rundtur Gränssnitt, exempel, mata in data, Markera Microsoft Office Excel 2007


Markera en cell - Klicka på den cell du vill markera, vilket visas genom att den får en tjock ram runtom.

Markera flera celler – klicka mitt på en av cellerna och dra muspekaren över de celler du vill markera.

Markera flera celler som inte gränsar till varandra – håll nere CTRL samtidigt som du klickar på cellerna du vill markera.

Markera rad eller kolumn – Klicka på siffran på den rad du vill markera alternativt på bokstaven på den kolumn du vill markera.

Markera ett kalkylblad – Klicka i den tomma rutan överst till vänster där rad- och kolumnbeteckningarna möts. CTRL + A

Med tangenten Delete raderar du innehåll i en cell.

Om du vill ta bort något annat i markerade celler

väljer du

När du vill ta bort en hel rad högerklickar du på

radsiffran och väljer Ta bort.

När du vill ta bort en kolumn högerklickar du på

kolumnbokstaven och väljer Ta bort

Jaha. Dags att kavla upp ärmarna och sätta igång! Det finns en övning på adressen:

biblios.se/data/excel/rundtur.xlsx

Formatering Formatera, talformat, kalkyblad Microsoft Office Excel 2007


Finns det en knapp för olika sorters understruken text (tex dubbel understruken)? JA NEJ Bara i Word

När du ska formatera något måste du alltid markera detta först. Formatering betyder Ändra det visuella utseendet

på ett dokument.

I gruppen Tecken finns:

Ändra teckensnitt

Ändra teckenstorlek

Fetstil, kursiv, understruken

Kantlinjer Fyllningsfärg

Teckenfärg

Klicka på om du vill komma åt mer avancerade inställningar

I gruppen Justering finns:

Uppe, mitten, nere i cellen

Orientering

Radbrytning (om texten i en cell blir för lång) Vänster, mitten, höger i cellen

Indrag (dra in texten mot höger eller vänster i cellen)

Centrera över kolumner (till rubriker över tabeller)


I gruppen Tal finns:

Vanliga talformat (t.ex. datum, text)

Valuta (kr, €, £, $) Procent

Tusentalsavgränsning

Öka och minska decimaler


biblios.se/data/excel/formatering.xlsx

Rader, kolumner, autofyll Rader och kolumner, Flytta och kopiera, Autofyll, Villkorsstyrd formatering Microsoft Office Excel 2007


Infoga

Rad högerklicka på radsiffran och välj Infoga

Kolumn högerklicka på kolumnbokstaven och välj Infoga

Kalkylblad högerklicka nere på bladfliken och välj Infoga

Radera

Rad högerklicka på radsiffran och välj Radera

Kolumn högerklicka på kolumnbokstaven och välj Radera

Kalkylblad högerklicka nere på bladfliken och välj Radera

Ändra bredd eller höjd

Håll muspekaren på strecket mellan bokstäver eller siffror och...

Flytta

Klipp ut och klistra in

Håll muspekaren längs markeringens kant dra

och släpp

Kopiera

Kopiera och klistra in

Håll muspekaren längs markeringens kant (håll nere

CTRL) dra och släpp

Biblios.se/data/excel/kolumner-autofyll.xlsx

Formler Formler, Cellreferenser, Absolut referens, Paranteser Microsoft Office Excel 2007


En av nedanstående är en korrekt utformad formel, vilken? B1+B2

=B1+b2

B1 plus B2

Formler är ekvationer som används för att beräkna värden i kalkylblad. Formler inleds med likhetstecken (=). Se några exempel nedan:

=B1+B2+B3 adderar innehållet i cellerna B1, B2 och B3 =A1*32 multiplicerar innehållet i cellen A1 med siffran 32 =(A1+A2+A3)*B44 adderar innehållet i A1, A2 och A3. Detta multipliceras med det som står i B44

Excel före och efter att en formel skrivits in.

Skärningspunkten mellan en kolumn och en rad kallas för en cell. Varje cell har en unik referens (adress). Cellreferenser anges enligt principen kolumn+rad. Cellen i skärningspunkten mellan B och 1 har således referensen B1.

En referens kan vara relativ, exempel: B1 eller absolut, exempel $B$1

biblios.se/data/excel/formler.xlsx biblios.se/data/excel/n2-formler.xlsx

Funktioner Funktioner, Autofunktioner, Summa, medel, min, max, beräkna, om, antal, avrunda Microsoft Office Excel 2007


En av nedanstående är en korrekt utformad funktion, vilken? SUMMA(B1:B6)

=SUMMA B1:B6

=summa(c1:c6;d2:d4)

Det finns flera hundra olika funktioner. Funktionerna är indelade i olika kategorier som du hittar om du klickar på Formler

Några exempel på hur funktioner kan se ut.

Exel före och efter funktionen Summa

Excel före och efter funktionen Medel

biblios.se/data/excel/funktioner.xlsx biblios.se/data/excel/n2-funktioner.xlsx

Diagram Linje, stapel och cirkel. Flytta och redigera Microsoft Office Excel 2007


För att göra ett diagram börjar du med att skriva in informationen. Därefter klickar du någonstans i denna information och väljer Infoga. Här ser du att det finns många diagram att välja på i kategorierna Stapel, Cirkel, Linje m.fl.

1. Jag börjar med att skriva in detta:

2. Sedan gör jag ett Linjediagram:

3. och ett Stapeldiagram:

4. och ett Cirkeldiagram

biblios.se/data/excel/diagram.xlsx biblios.se/data/excel/n2-diagram.xlsx

0

2

4

6

januari februari mars april

försäljning

0

5

januari februari mars april

försäljning

försäljning

januari

februari

mars

april

Radera ett diagram

Klicka i det vita området (diagramområdet) och tryck ned DELETE.

Flytta ett diagram

Klicka i diagramområdet

Klicka någostans längs kanterna (men inte på prickarna) och dra diagrammet du du vill ha det.

Ändra storlek

Klicka i diagramområdet

Klicka i hörnen (på prickarna) och dra tills du ser att det blir större eller mindre.

Ändra formatering (tex färg)

Klicka på den stapel du vill ändra.

Ska du ändra alla klickar du en gång för att markera, ska du ändra en stapel klickar du två gånger på denna.

Välj Format.

Testa knapparna.

Ändra olika sors information i diagrammet (tex förklaring)

Klicka i diagramområdet.

Välj Layout.

Testa knapparna.

Ändra diagramtyp (tex från linje till stapel)

Klicka i diagramområdet.

Välj Design.

Klicka på Ändra diagramtyp

Utskrift Utskrift, inställningar, sidhuvud och sidfot Microsoft Office Excel 2007


Vad är kortkommandot för att skriva ut? ______________________

Officeknappen Skriv ut (eller CTRL + P) Om du vill se hur pappret kommer bli på skärmen innan du skriver ut välj: Officeknappen Skriv ut Förhandsgranska Olika inställningar för utskrift finns under fliken Sidlayout

Välj Sidlayout Utskrifsformat

På fliken Sida väljer du Passa.

Här kan du välja hur många sidor du vill att din utskrift ska få plats på

Välj Sidlayout Utskrifsrubriker

Ställ dig i rutan Rader överst och klicka därefter på den rad du vill ha på varje sida

biblios.se/data/excel/utskrift.xlsx

Stående eller liggande papper.

Pappersstorlek, A4, A5 m.m.

Om du alltid vill att just ett visst område ska skrivas ut. Markera det och välj Ange.

Ibland vill du ha rubrikerna på varje sida. Går att ställa in för flera rader eller kolumner.

Utskrifsformat Nästan alla inställningar samlade. Tex Passa.

Rundtur. Databas Databastänk. Skapa en databas. Microsoft Office Excel 2007


Data kan vara vad som helst. Ex. 800 kr. Information är Data med en innebörd. Ex. Barnbidrag=800 kr. En Databas är en lista med rader som innehåller likartade data.

Några synonymer till Databas är Register, Databank, Lista

När du vill få stuktur på data. Tex när du vill göra en adresslista, eller när du vill göra en lite mer komplicerad webbsida, eller när du vill göra sin bokföring, eller när du vill… För att Excel ska förstå att det handlar om en databas krävs att första raden innehåller rubriker, det är när vi sätter rubriker som vår data blir information. Kolumner kallas för fält, kolumnbriker kallas därför kolumnetiketter/fältnamn. En rad i en databas kallas för en post.

Avvikande formatering på rubrikerna (tex fetstil som på bilden ovan) Detta för att Excel ska förstå vad som är rubriker

Inga tomma rader i listan/databasen Detta för att Excel ska hålla ihop listan

Inga tomma blanksteg innan namnen Detta för att Excel inte ska sortera listan felaktigt Se Nisse: Kalle Nisse Pelle

När du skriver namn; Detta för att det ska vara möjligt att sortera listan efter efternamn

o Skriv inte Anna Svensson o skriv istället Svensson, Anna och om

du vill ha möjligheten att även sortera efter förnamn skriver du Svensson och Anna i separata fält

Ha inte mer än en lista per kalkylblad Detta för att Excel ska blanda in listorna i varandra

Får gärna ha en primärnyckel (något unikt för varje post) Ett exempel på en primärnyckel är ett personnummer. Bra att ha i listor med mycket information.

Rundtur. Databas Databastänk. Skapa en databas. Microsoft Office Excel 2007


I en databas kallas Rader för Poster och Kolumner för… Fält Fältetiketter A1, A2, A3, A4 osv…

1. Gå till www.foretagsfakta.se

2.

3. Bläddra ner en bit och klicka på

Exportera till Excel

4. Spara filen i din mapp

biblios.se/data/excel/rundtur-databas.xlsx

http://www.foretagsfakta.se/

Sök och ersätt Sök/ ersätt. Sortering. Anpassad sortering Microsoft Office Excel 2007


1. Klicka i en cell 2. Klicka på Sök eller Ersätt i gruppen Redigering på fliken Start.

3. Skriv den text eller de tal som du vill söka efter i rutan Sök efter, eller klicka på pilen i rutan Sök efter och klicka på en nyligen genomförd sökning i listan. Du kan använda jokertecken, till exempel asterisk (*) och frågetecken (?), i sökvillkoren:

Använd asterisk om du vill söka efter valfri teckensträng, till exempel s*d hittar "syd" och "startad". Använd frågetecken om du vill söka efter ett enskilt tecken, till exempel s?t hittar "söt" och "sot". Klicka på Alternativ om du vill finjustera sökningen, och du har följande alternativ att välja på: Hittar/ersätter i bladet eller i arbetsboken. Hittar/ersätter data i vissa rader eller kolumner. Hittar ersätter data med specifika detaljer.

1. Klicka i kolumnen du vill sortera efter.

2. Välj sedan

biblios.se/data/excel/sok-och-ersatt.xlsx

Om du vill söka efter skiftlägeskänsliga data markerar du kryssrutan Matcha gemener/VERSALER.

Om du vill söka efter celler som innehåller enbart de tecken som du skriver i rutan Sök efter markerar du kryssrutan Matcha hela cellinnehållet.

Filter Delsumma, , filter, pivottabell och exportera Microsoft Office Excel 2007


1. Öppna en korrekt utformad databas 2. Välj Sortera och filtrera Filter

3. Nu ser du att det dyker upp en listpil bredvid varje rubrik i din lista

4. Klicka på pilarna för att filtrera listan (nedan väljer jag att visa alla tillbehör)

5. Ta bort filtret genom att välja Sortera och filtrera Filter igen

Filter Delsumma, , filter, pivottabell och exportera Microsoft Office Excel 2007


1. Börja alltid med att sortera listan efter det du vill räkna på 2. Välj sedan Data Delsumma 3. Ställ in som det ser ut på bilden

När du har en delsumma uppe kan du dölja och visa information genom att klicka på siffror, minus/ eller plus i vänstra kolumnen.

För att ta bort delsumman igen går du tillbaka och väljer Ta bort alla

När du ska få över information från Excel till ett annat program kan du göra på flera sätt. Ett exempel är att kopiera text i Excel och klistra in denna i Word, Powerpoint, din e-post eller i något annat program. Du kan också spara din arbetsbok i olika format: Börja med att välj: Officeknappen Spara som och klicka på Filformat. Här kommer en lista över vad några av dessa filformat betyder: xlsx Excel-arbetsbok

xls Excel-arbetsbok för gamla system (1997-2003)

htm Webbsida

txt Spara i textformat - enklast möjliga

csv Kommaavgränsad text. Används om du tex ska exportera en adresslista till din e-post.

xml Kommande standard för webbsidor och informationshantering

pdf Om du ska skicka iväg arbetsboken och vill att den ska vara läsbar och att mottagaren inte ska kunna ändra.

biblios.se/data/excel/filter.xlsx

Microsoft Office Excel 2007

© april 2011 Daniel Cronholm

Finns det en knapp för olika sorters understruken text (tex dubbel understruken)? JA, klicka på pilen till höger om knappen ”Understruken” för att få upp olika alternativ.

En av nedanstående är en korrekt utformad formel, vilken? =B1+b2

En av nedanstående är en korrekt utformad funktion, vilken? =SUMMA(c1:c6;d2:d4)

Vad är kortkommandot för att skriva ut? CTRL + P

I en databas kallas Rader för Poster och Kolumner för… Fält

Excel kan användas som ett databasprogram och som ett… Kalkylprogram

När du har skrivit klart och bekräftar med Tabb hoppar du Till cellen till höger.

Vilken flik klickar du på om du vill få in en bild? Infoga

Du vill ändra utskriftsinställningarna till liggande A4, under vilken flik finns detta? Sidlayout. Efter det väljer du Orientering.

Välj den tangent du håller ner när du vill markera områden som inte ligger intill varandra. CTRL

Hur gör du om du vill markera hela kalkylbladet? Två svar. -Klicka i fyrkanten ovanför radnummer 1 och till vänster om kolumnbokstav A. -Använd kortkommandot: CTRL + A

A42 är ett exempel på en... relativ referens

Du vill ta bort förklaringen. Under vilken menyflik gör du det? Layout Under vilken av menyflikarna kan du ändra diagramtyp? Design

Du vill ändra till röd färg på staplarna, under vilken menyflik kan du göra detta? Format

tolv dagar med microsoft office excel 2007media.sensusyrkesliv.se/2015/10/excel.pdf · excel 2007...

Documents