ÁREAS FUNCIONALES

Área Funcional

“Es el campo de aplicación del conocimiento de la técnica administrativa en las empresas, especializado, en un ramo profesional:

Producción, finanzas, ventas y recursos humanos.

Estructura Organizacional y área funcional

Funciones se agrupan.

Organigrama

DIRECCIÓN

Tiene la tarea de coordinar el trabajo de toda la empresa o institución y el de sus áreas funcionales.

Es el encargado de analizar el ambiente económico – comercial, político social y tecnológico para desarrollar la estrategia rectora administrativa y gerencial en el tiempo – espacio, conforme a los recursos de la empresa, en términos de una visión de largo plazo, conceptualizando con claridad los objetivos y metas que se pretenden lograr, al reconocer las fuerzas y debilidades internas de la empresa, así como las oportunidades y amenazas externos de corto y mediano plazos.

• La dirección de un negocio es un arte en tanto que cada director en turno le imprime y expresa su visión personal; sin embargo, la dirección es una técnica que requiere aplicación de herramientas conocidas y estudiadas por la teoría administrativa.

Roles de la Dirección

• 1. Decisionales– Tiene la última palabra, sobre todo cuando se

trata de mejorar la competitividad. • Dirigir los esfuerzos armonizados• Solucionar problemas• Emprender• Asignar recursos• Negociar

Roles de la Dirección

• 2. Interpersonales– Liderazgo que permite coordinar las relaciones entre las

diferentes áreas:• Representante de la imagen de la empresa• Líder• Enlace y relaciones públicas

• 3. Informacionales– La información se debe consolidar e interpretar para

tomar decisiones• Vigilar resultados• Diseminar y difundir la información pertinente.

Perfil del director ideal 2 Habilidades y

capacidades y competencias administrativas

1 Formación profesional conocimientos y experiencia

3 Valores, actitudes y roles

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

5 características importantes en la toma de decisiones

1. Efectos futuros: tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectarán el futuro.

2. Reversibilidad : Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse la dificultad que implica hacer este cambio.

3. Impacto : Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se vean afectadas.

4. Calidad : Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc.

5. Periodicidad : Este elemento responde a la pregunta de si Una decisión se toma frecuente o excepcionalmente.

Pasos para la toma de decisiones

1. Determinar la necesidad de una decisión : El proceso comienza con el reconocimiento de la necesidad de tomar una decisión. (problema)

2. Identificar los criterios de decisión : Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma.

3. Asignar peso a los criterios : Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión.

4. Desarrollar todas las alternativas : Es la base de la toma de decisiones y no es más que desplegar las alternativas

5. Evaluar las alternativas : Una vez identificadas las alternativas, el analista de las decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas.

6. Seleccionar la mejor alternativa : Una vez seleccionada la mejor alternativa se llega al final del proceso de la toma de decisiones, en el proceso racional.

La toma de decisiones debe ser totalmente objetiva y lógica a la hora de tomarlas y tiene

que tener una meta clara.

CONDICIONES EN QUE SE TOMAN LAS DECISIONES

Las condiciones en las que los individuos toman decisiones en una organización son

reflejo de las fuerzas del entorno (secesos y hechos) que tales individuos no pueden

controlar, pero las cuales pueden influir a futuro en los resultados de sus decisiones

CERTEZA INCERTIDUMBRE

RIESGO

CERTEZA Cuando las decisiones se toman bajo

las condiciones de certeza significa que el encargado de tomar la decisión conoce por adelantado el resultado de su elección.

INCERTIDUMBRE Las personas sólo tienen una base de

datos muy deficiente. No saben si estos son o no confiables y tienen mucha inseguridad sobre los posibles cambios que pueda sufrir la situación.

RIESGO La situación típica es el riesgo. El encargado de

tomar las decisiones es capaz de estimar la verosimilitud de las alternativas o los resultados.

Esta capacidad de asignar probabilidades podría ser un resultado de la experiencia personal.

CATEGORÍA CONSECUENCIAS

CERTIDUMBRE DETERMINISTAS

RIESGO PROBABILISTAS

INCERTIDUMBRE DESCONOCIDAS

CONFLICTO INFLUIDAS POR UN OPONENTE

“TIPOS DE DECISIÓN”

Según el sujeto que decide

Decisiones Individuales

Decisiones Grupales

Según contenido de la decisión y el enfoque básico de quien decide

Decisiones Programadas

Decisiones No programadas

Según las repercusiones que originan

Decisiones Sobre uno

mismo

Decisiones sobre otros

Según el conocimiento de los datos y las circunstancias

Decisiones en situaciones de certidumbre

Decisiones en situaciones de incertidumbre

Según el tipo de autoridad que las fundamenta

Decisiones Técnicas

Decisiones Ejecutivas

Según el nivel jerárquico

Decisiones Operativas

Decisiones Tácticas

Decisiones Estratégicas

Según la participación de los interesados

Decisiones Autoritarias

Decisiones por Votación

Decisiones por Unanimidad

Según su eficiencia

Decisiones Buenas

Decisiones Malas

COMPONENTES DE LA DECISIÓN

Información:

Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de

definir sus limitaciones.

Conocimientos:

Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el

problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para

seleccionar un curso de acción favorable.

Experiencia:

Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta

experiencia le proporciona información para la solución del

próximo problema similar.

Análisis:

No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe

existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En

ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si

estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición.

Juicio:

El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción

apropiado. No existen substitutos para el buen juicio.

TECNICAS CUALITATIVAS

En esta técnica para tomar decisiones se requiere recoger información sobre un problema dado a consultar expertos en ese campo, pero esta información puede ser o no real.

Estas técnicas por lo general se utilizan para calificar una decisión: prioridad, accesibilidad, entre otras cualidades.

De aquí que se desglosen los siguientes métodos:

METODOS

Lluvia de ideas

Sináptica

Decisión por consenso

Técnica del PHI

La pecera Interacción didáctica

Negociación colectiva

Metodología zopo

Árbol de objetivos

LLUVIA DE IDEAS

Técnica efectiva para generar nuevas ideas. Se reúne un grupo de personas interesadas en resolver un problema en particular , se expone el problema en el tablero, se van generando ideas que aporta cada persona, estas también se escriben en el tablero, después se va haciendo una eliminación de ideas que no convengan para así obtener la mas conveniente.

SINECTICAEste método se asemeja al

de lluvia de ideas, pero la solución al problema es diferente:

Se estudia el problema a fondo, El líder soluciona una parte clave de este, el cual se usa para ser analizado, después los miembros aportan ideas y un experto en el tema descarta las que no son viables hasta que se llega a la que mas acomode

DECISION POR CONSENSO

En esta técnica los conocimientos sobre un tema se reparten entre varias personas y no requiere el acuerdo total de todo el grupo

Una decisión por consenso se obtiene así:Se define el tema en términos específicos y adaptables para todo el grupo.

El grupo se reúne y aporta su información sobre el problema.

Se desarrolla un modelo que incluye toda la información.El grupo prueba el modelo al problema.El grupo deberá seguir todo el procedimiento y se deberá seguir el camino que se escoja

TECNICA DELPHIMétodo para predecir el futuro utilizando expertos en el área

del problema.

Se reúne un grupo y de forma independiente predicen el futuro, se les distribuye una serie de preguntas relacionadas con su área de especialización, después se recogen y se evalúan los cuestionarios, luego se entrega un promedio general del grupo, y en este nuevo cuestionario se señala una nueva opción con su fundamento, después se registra un tercer cuestionario con los promedios resultantes, y se registra un banco de datos con las soluciones de cada área.

LA PECERA

La pecera consiste en un pequeño grupo de representantes, del grupo mas grande, se intercambian ideas en cada uno de los grupos y al llegar a la solución del problema, el representante de cada grupo es el encargado de darla a conocer

INTERACCION DEIDACTICA

Se utiliza para tomar una decisión del tipo se hace o no se hace. se la asignan a un grupo las ventajas y a otro las desventajas, se reúnen , las discuten y posteriormente los grupos cambian papeles para conocer el problema y llegar a una decisión final.

NEGIOCIACION COLECTIVA

En esta técnica un grupo se reúne con estrategias fundamentadas para llegar a acuerdos que desean o necesitan, después se las exponen con quien desean tener ese beneficio y así se lega a un acuerdo de las dos partes y por lo tanto se toma una decisión ya sea para beneficio de uno o del otro grupo.

METODO ZOPPZOPP: Ziel Orientierte Projekt Planning

PLANIFICACION DE PROYECTOS ORIENTADA A OBJETIVOS.

Sistema de procedimientos e instrumentos para planificación de proyectos orientada a objetivos

Características: Procedimiento de planificación por

pasos sucesivos. Visualización y documentación

permanente de los pasos de planificación

Enfoque de equipo

ARBOL DE OBJETIVOSSe formulan todas las condiciones negativas del árbol del problema

en forma de condiciones positivas que son: las deseadas y realizables en la practica, se examinan las relaciones medios, y si es necesario: se modifican, se añaden nuevos objetivos, o se eliminan objetivos que no sean efectivos o necesarios.

ESPINA DE PESCADO

ESTE MÉTODO SE ELABORA CON EL FIN DE ANALIZAR PROBLEMAS Y SUS POSIBLES CAUSAS

TECNICAS CUANTITATIVAS

En esta técnica para tomar decisiones se debe tomar en cuenta al seleccionar una herramienta su grado de confiabilidad para que el riesgo y la incertidumbre sean menores.

Su ventaja es que dividen los problemas complejos en fracción y los facilitan pero no da respuestas automáticas ni cualitativas.

Estas técnicas son medibles y tangibles.

Sus métodos son los siguientes:

MÉTODOS

MATRIZ DE RESULTADOS ARBOLES DE DECISIONES MODELOS DE TAMAÑOS DE INVENTARIOS PROGRAMACION LINEAL TEORIA DE COLAS TEORIA DE REDES PROGRAMACION ENTERA SIMULACION ANALISIS DE MARKOV

MATRIZ DE RESULTADOS

Método que muestra los posibles resultados que se puedan conseguir al seguir diferentes estrategias en diferentes circunstancias

TEORIA DE REDESEn esta técnica se tratan tanto las

dimensiones de costo como las de tiempo en la planeación y control de proyectos grandes y complejos. Se realizan mediante diagramas de flechas que identifican el camino critico en una relación directa entre los factores tiempo y costo

ARBOLES DE DECISION Método eficaz de combinar conceptos probabilidad y valor

esperados en la solución de problemas complejos que involucran incertidumbre como numero de alternativas .

Permiten evaluar los resultados de una secuencia de decisiones. el proceso se inicia con una decisión primaria que tiene varias alternativas que se evalúan como la probabilidad de los resultados.

TEORIA DE COLAS

Este método se refiere a como optimizar una distribución en condiciones de aglomeración y tiempos de espera.

Mide las demoras presentadas en un punto de servicio. sus técnicas matemáticas son variadas y se encuentran a menudo en:

• comunicación telefónica• trafico automovilístico

SISTEMA DE INVENTARIOS

Estos métodos ayudan al control de los costos totales de inventario ; reducen exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar el inventario y de quedarse sin el.

PROGRAMACION LINEALTécnica que se aplica a problemas administrativos y de

decisión. Es de valor cuando se escoge entre alternativas numerosas

para evaluarlas con métodos convencionales, se determinan las combinaciones optimas de los recursos para alcanzar cierto objetivo y sus características son:

Se preocupa por alcanzar una posición optima a cierto objetivo como minimizar costos y maximizar utilidades

Escoge entre varias alternativas y su combinación Considera limites y obligaciones para alcanzar la decisión

PROGRAMACION ENTERAMétodo para escoger entre

alternativas en donde las respuestas deben de hallarse con números enteros , donde la decisión involucra muchas etapas consecutivas o los objetivos se enuncian en términos numéricos.

Estas técnicas nos proveen con flexibilidad analizar los procesos de decisión

SIMULACION

Es un procedimiento que estudia un problema al crear un modelo del proceso involucrado en ese problema y después mediante una serie de soluciones por tanteos organizados intenta determinar una mejor solución

ANALISIS DE MARKOVPermite predecir los cambios

con el tiempo cuando la información sobre la conducta de los sistemas es conocida . Tiene mucho uso en las áreas de contabilidad y administración financiera general

EL PAPEL DE LAS EMOCIONES EN LA TOMA DE DECISIONES

Las emociones intensas dificultan al tomar una decisión racional y cuidadosa.

Las emociones extremas: enojo, miedo causan soluciones directas que satisfacen visceralmente, en lugar de las mas efectivas aun siendo complicadas.

En cambio cuando una persona se encuentra en un estado de animo tranquilo y relajado toma una mejor decisión y la adecuada con mejor resultado ante el problema de decisiones que se enfrenta.

Cundo una decisión se toma en un estado de alegría o como se menciono antes al sentir una emoción intensa cabe el riesgo de que se tome una decisión equivocada provocada por el impulso que provoca la emoción que se Esta sintiendo.

CONCEPTOS GENERALES

DECISION: Son combinaciones de situaciones y conductas que pueden ser descritas en términos de 3 componentes esenciales: Acciones alternativas, Consecuencias, Sucesos inciertos.

RESULTADO: situaciones describibles públicamente que ocurrirán cuando se llevan a cabo las conductas alternativas que se han generado.

CONSECUENCIAS: Son las reacciones evaluativas subjetivas, medidas en términos de bueno o malo, ganancias o perdidas, asociadas con cada resultado

INCERTIDUMBRE: Se refiere a los juicios de quien toma la decisión de la propensión de cada suceso de ocurrir.

CONCEPTOS GENERALES PREFERENCIAS: Son conductas expresivas o intenciones de elegir, un curso de acción sobre otros.

TOMAR UNA DECISIÓN: Se refiere al proceso entero de elegir un curso de acción.

JUICIO: Son los componentes del proceso de decisión que se refiere a valorar, estimar, inferir que sucesos ocurrirán y cuales serán las reacciones evaluativas del que toma la decisión y los resultados que obtenga