tomáš trejbal, head of corporate product markering
DESCRIPTION
Elektronická archivace Telefónica O2 Czech Republic 14. sympozia EDI (FACT a eB) Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích. Tomáš Trejbal, Head of corporate product markering. Agenda. Představení spol. Telefónica O2 Czech Republic Pojmem “ elektronický dokument” (ED) - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Elektronická archivaceTelefónica O2 Czech Republic
14. sympozia EDI (FACT a eB)Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích
Tomáš Trejbal, Head of corporate product markering
2
Agenda
2
• Představení spol. Telefónica O2 Czech Republic
• Pojmem “elektronický dokument” (ED)• Pojem „ výměna elektronických dokumentů“
(EDI) • Legislativa a EDI • Principy elektronické archivace• Trendy v EDI a EDI archivaci• Možnosti elektronické archivace s Telefónica
O2• Jak O2 EDI Archiv funguje• Možnosti O EDI Archivu
3
Telefónica O2 přináší svým klientům zkušenosti a znalosti světového hráče…
…působící ve 23 zemích
ChinaChina
El SalvadorEl Salvador
USAUSA
MexicoMexico
GuatemalaGuatemala
NicaraguaNicaragua
PanamaPanamaPuerto RicoPuerto Rico
EcuadorEcuador
PeruPeru
ChileChile ArgentinaArgentina
UruguayUruguay
BrazilBrazil
ColombiaColombia
VenezuelaVenezuela
SpainSpain
MoroccoMorocco
IrelandIreland
United KingdomUnited Kingdom
GermanyGermany
Czech Rep.Czech Rep.
SlovakiaSlovakiaItalyItaly
AlaskaAlaska
4
Telefónica O2 v České republice
• Preferovaný ICT partner zákazníků v komerčním prostředí i veřejné správě
• První skutečně plně integrovaný Telco & IT poskytovatel
• Nabízející ucelené hlasové a datové portfolio v České Republice
• Provozující největší fixní a mobilní sítí
• Jeden ze strategický základních kamenů pro budovaní konvergence v rámci Telefónica group
5
Společnost Telefónica O2 svým obchodním partnerům přináší oborová řešení pro pokrytí konkrétních potřeb
Fixní a mobilní hlas
Fixní a mobilní data
EDI
EDI Fakturace
EDI Archiv
Telefónica O2 váš obchodní partner
Konverze &inovativní řešení Zkušenosti s trhem
Integrované celkové řízení
Mobillní služby
Hlasové služby příští
generace
Data IT
Řízené služby
Profesionální služby
6
Elektronický dokument (ED) Výměna elektronických dokumentů (EDI)
3
Elektronický dokument soubor digitálních záznamů, které zprostředkovávají textové (alfanumerické),obrazové a zvukové informace a které vznikají, uchovávají se a využívají se pouze prostřednictvím výpočetní techniky
EDI (Electronic Data Interchange) – elektronická výměna dat (zpráv)
• Jedná se o elektronickou výměnu strukturovaných standardních zpráv mezi dvěma aplikacemi dvou nezávislých subjektů
• Dokumenty jsou posílány přes schránky od odesilatele k příjemci a naopak
• Informační systémy komunikují automatizovaně s minimem lidských zásahů
• Hlavním cílem EDI je postupné nahrazování papírových dokumentů elektronickými se stejnou právní váhou
7
Legislativa a EDI
4
• Od 1.5.2004 je možné používat EDI faktury bez elektronického podpisu
• Elektronickou fakturaci upravuje Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty.
• Konkrétně vystavování daňových dokladů je řešeno v odstavci 4 § 26.
• Zjednodušený výklad tohoto odstavce říká:„Elektronická faktura, která má sloužit jako plnohodnotný elektronický doklad, je nutné buď opatřit přesně definovaným typem elektronického podpisu nebo ji vytvořit v přesně definovaném formátu EDI a předat předepsaným způsobem (čl. 2 Doporučení komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny informací.“
8
Předpokládaný vývoj e-Fakturace a e-Archivace
6
• 36% společností již využívá elektronickou fakturaci v komunikaci se svými dodavateli a zákazníky.
• 29% plánuje implementovat elektronickou fakturaci v následujících 12 měsících
Pricewaterhousecoopers,2005
9
Přínosy e-Fakturace a e-Archivace
2
Snížení nákladů (61 %)
Zvýšení výkonnosti (71 %)
Rychlejší proplácení faktur (38%)
Snížení množství sporů mezi dodavateli a odběrateli (21 %)
* Zdroj: Pricewaterhousecoopers 2005
10
Nejčastější způsoby provádění archivace
7
Z průzkumu vyplynulo, že přes využívání elektronické fakturace
• 80% archivuje faktury papírově
• 72% archivuje i elektronicky (na serverech)
Pricewaterhousecoopers,2005
11
Výzvy v EDI archivaci
• Hlavní problém e-archivace není ve výběru vhodného (legislativně uznatelného) řešení…
• …největší problém cítí dotázaní manageři právě v garanci úschovy za zachování integrity dokumentů v souladu se zákonem o DPH (10 let v ČR)
• Bylo by chybou využívat běžné systémy, které nevyhovují požadavkům legislativy (backup systémy)
• Budování důvěryhodného úložiště EDI dokumentů často rozhodujícím faktorem pro přechod na elektronickou komunikaci
12
O2 EDI Archiv
10
• Zcela outsourcované a transparentní řešení bez nutnosti investic do HW a SW, využití síťové a hostingové infrastruktury O2
• Vysoká připadaná hodnota ke stávající službě EDI (Electronic Data Interchange), centrální sdílený archiv elektronických faktur ve formátu EDI
• Zabezpečení v souladu s platnou legislativou a všeobecně uznávanými bezpečnostními standardy, právní záruka za obsah archivu
• Napojení na centrální transakční systém O2 beze změn v systému zákazníka, služba je součástí B2B solutions
13
Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2
• Bylo rozhodnuto , že kvalita řešení bude stvrzena nezávislým auditem KPMG
• O spolehlivosti komunikační EDI infrastruktury vypovídá auditní zpráva EDI systému za uplynulých 12 měsíců. Za uvedenou dobu bylo posláno více než 4 500 000 zpráv a služba EDI byla dostupná v 99,993% do 38 sekund.
• Počet obsluhovaných schránek dosáhl více než 1000 s nepřetržitým připojením všech obchodních řetězců operující v ČR a SR a více než 100 významných zahraničních sítí.
14
Unikátní konkurenční výhoda nabídky O2
11
Právní záruka uchovaných daňových dokladů
• Telefónica O2 Czech Republic ručí za obsah archivu a přebírá odpovědnost za prokázání správnosti a úplnosti v plném rozsahu včetně náhrady případné vzniklé škody (pokuty, neuznané DPH, soudní výlohy)
• Zákazník získá elektronickou fakturaci BEZ NÁRŮSTU RIZIKA, které je u konkurenčních inhouse řešení značné bývá často důvodem pro zachování papírové fakturace
15
EDI ve společnosti Telefónica O2
12
Služby a produkty v oblasti EDI• Konektivita do největší EDI sítě MARK400 (GXS (dříve
General Electric) a IBM)• Tvorba překladových map (EDIFACT a.j.). Outsourcing
překladů EDI – inhouse• Překladové programy (lokální instalace)• Archivační a podpisové programy• SLA na dostupnost služby (konektivita, EDIswitch,
mezinárodní síť X.400)• Dohled a Call Center 24x7
Od roku 1999 jsme získali partnerství s GEIS (nyní GXS)
V rámci výběrového řízení (zajištění profesionálních služeb v oblastiEDI) vyhrála společnost PROFINIT s.r.o., která se podílí na instalacích služby u našich zákazníků
O2 EDI Archiv
Nástroj pro správu a archivaci obchodních dokumentů
RNDr. Jaroslav Flejberk, senior konzultant. Profinit s.r.o.
Mgr. Zbyněk Lauer, specialista pro zákaznická řešení, Telefónica O2 Czech Republic
17
Profinit – základní informace
• Profinit = Professionals in IT• Od roku 2007 člen New Frontier Holdingu (NFH)• 90 zaměstnanců, 212 Mil CZK• Pobočky: Praha, Bratislava• Více než 10 let zkušeností v oblasti IT služeb• Celosvětové zkušenosti• Klíčové kompetence
• Vývoj softwarových systémů
• Data Warehousing / Business Intelligence
• Enterprise Content Management
18
Jak pracuje O2 EDI Archiv
15
19
O2 EDI Archiv
SW Aplikace
Archiv EDI zpráv
ORACLE 10g
RHEL 4 U2
HP Hardware
Logování na úrovni aplikace
Logování na úrovni databáze
Logování na úrovni operačního systému
Dle certifikované konfigurace
Dle certifikované konfigurace
Aplikační log
Warning logy
Error logy
Exception logy
SQL logy
DEBUG logy
VAS/log/EDI archiv
LO
G 4
Kn
iho
vna
VAS/log
Aplikační log
Warning log
Error log
Systém Exception log
SQL log
EDI archiv log
EDI archiv log 1Third part y log
16
20
Vyhledávání v O2 EDI Archiv
17
21
Vyhledávání O2 EDI Archiv
18
22
Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb
19
EDI programové vybavení Telefónicy O2
• zajišťuje pro více než 2000 zákazníků přenos obchodních dokumentů v elektronické podobě
• je zapojeno do celosvětové sítě O2 (přes propojení do dítě X400 přes GXS)
• umožňuje zákazníkům překlady obchodních dokumentů mezi formáty XML, iDOC, INHOUSE do standardního formátu EDIFAKT a naopak
• zjišťuje bezpečný přenos servery iGate na bázi HTTPs
• umožňuje svým klientům využití elektronického podpisu kvalifikovaným certifikátem obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu.
23
Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb
20
• umožňuje šifrování obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu na bázi
• umožňuje převod dokumentů v rámci kódových stránek.
• umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na jejich HW
• umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na HW TO2 a garantuje úschovu a nezměnitelnost dokumentů po dobu vyžadovanou státní správou
24
EDI programové vybavení Telefónica O2 – interní
21
25
EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků
22
Komunikační modul iGate klient
• slouží pro HTTPs komunikaci s EDISWITCHem
Modul EDIARCHIV
• Slouží k ukládání a archivaci EDI dokumentů (faktura, objednávka , dodací list)
• Umožňuje zobrazení, vyhledávání, třídění a filtrování EDI dokumentů
• Bezpečně prokazuje věrohodnost a neporušenost EDI dokumentů v čase
26
EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků
23
Modul EDISIGN
• Základní modul pro podepisování EDI zprávy privátním klíčem majitele certifikátu
• Kontroluje certifikát zda privátní klíčem vytváří zaručený elektronický podpis
• Kontroluje platnost certifikátu v čase, vztah na kořenové certifikáty certifikační autority
• Přidaná utilita EDICHECK kontroluje pravost podpisu EDI zprávy
27
EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků
24
Modul EDICRYPT
• Šifruje veřejným klíčem certifikátu obchodního partnera dokument v EDI formátu
• Zašifrovaný dokument lze přečíst pouze privátního klíčem majitele certifikátu.
Modul EDICONVERT
• překládá obchodní dokumenty v EDI formátu z jednoho módu češtiny do druhého.
28
EDISIGN
25
29
EDICONVERT
26
30
EDIARCHIV
27
31
EDIARCHIV ukázka kontroly Certifikátu
28
32
Hostovaný O2 EDI Archiv
29
HOSTOVANÝ EDIARCHIVStrategickým cílem mnoha společností je snížení headcount podpůrných činností
V Evropě neexistuje kromě archivu O2 - komerční elektronický archiv EDI dokumentu
Archivace elektronických faktur je u O2 postavena na:• Telefónica O2 řešení bez nutnosti investovat u zákazníka do nového HW a SW
• Telefónica O2 nese právní záruku za obsah archivu
• Napojení na centrální transakční a EDI systém Telefónicy O2 bez potřeby změn v systému zákazníka
• Vývoj a architektura systému EDI ARCHIV dle EAL2+, ITSEM a CSN
• OS Redhat Linux, databáze Oracle, aplikační server Tomcat
33
Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu
30
Elektronická archivace faktur v hostovaném EDIARCHIVu Telefónicy O2
• Archivace po zákonem určenou dobu (v současnosti 10 let po ukončení účetního období)
• Přístup k uschovaným dokumentům dle auditovaného procesu na Read Only nosiči
• Uživatelské oprávněni jsou omezené na čtení
• Zabezpečeni dokumentu proti smazání jak na nosiči tak na EDI archivu
• Hledání dokumentu dle kritérií
34
Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu
31
• Export dokumentu do PDF je možný (zákon nevyžaduje urcitý formát, pouze citelnou podobu)
• Tisk dokumentu v čitelné podobě a v originální podobě (daňový doklad ve formátu EDIFACT)
• Logování aktivity a evidence přístupu je prováděna na EDI archivu dle bezpečnostní dokumentace
• Prohlášení o shodě s legislativou, vydané KPMG Advisory, s.r.o.
• Odpadá nutnost zasílání papírových tištěných FAKTUR k odběrateli zákazníka O2
3532
Děkujeme za pozornostProstor pro dotazy