tout votre office dans le cloud -...
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TOUT VOTRE OFFICE
DANS LE CLOUD
Guide utilisateur du Nouvel Office :
Nouveautés et pas à pas
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Table des matières I. Pour commencer à utiliser votre Nouvel Office .................................................................................................................... 4
A. Se connecter à Office 365 ....................................................................................................4
B. Installer Office pour la première fois sur PC .......................................................................4
C. Installer Office pour la première fois sur Mac .....................................................................6
D. Utiliser Office 365 sur vos appareils mobiles ......................................................................7
1. Windows Phone ................................................................................................................8
2. iPhone et iPad ................................................................................................................. 10
3. Android Phone ................................................................................................................ 11
4. BlackBerry® ..................................................................................................................... 12
5. Nokia (Symbian OS) ........................................................................................................ 13
6. Tablette Windows 8 ........................................................................................................ 14
7. Périphérique Windows RT .............................................................................................. 14
E. Désactiver une installation sur un PC ou un Mac ............................................................. 15
F. Office à la demande ............................................................................................................ 15
G. Ouverture d’un document Office, modèles et épinglage................................................. 16
II. Word ......................................................................................................................................................................................... 18
A. Mode lecture ....................................................................................................................... 18
B. Transformer un PDF en Word ............................................................................................ 19
C. Insérer une vidéo en ligne .................................................................................................. 20
D. Disposition dynamique et guides d’alignement ............................................................... 20
E. Développer et réduire ......................................................................................................... 21
F. Commentaires ..................................................................................................................... 21
III. Excel .......................................................................................................................................................................................... 22
A. Analyse instantanée des données et personnalisation de la mise en forme .................. 22
B. Remplir instantanément une colonne entière de données .............................................. 24
C. Créer un tableau croisé dynamique convenant à vos données ....................................... 24
D. Supprimer les doublons ..................................................................................................... 25
IV. PowerPoint .............................................................................................................................................................................. 28
A. Mode présentateur ............................................................................................................. 28
B. Aligner et répartir uniformément des objets .................................................................... 29
C. Fusionner des formes courantes ........................................................................................ 30
D. Commentaires ..................................................................................................................... 30
E. Pipette.................................................................................................................................. 31
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V. Outlook .................................................................................................................................................................................... 33
A. Aperçus ................................................................................................................................ 33
B. Gestion et partage du calendrier ....................................................................................... 33
V. OneNote ................................................................................................................................................................................... 36
A. Enregistrer, rechercher ........................................................................................................ 36
B. Partager des notes .............................................................................................................. 36
C. Tracer, dessiner ou écrire des notes .................................................................................. 37
D. OneNote et interface tactile : exemple du Menu circulaire ............................................. 38
VI. Publication en ligne depuis vos documents Office ............................................................................................................. 40
VII. Lync : ......................................................................................................................................................................................... 41
B. Lancer une conversation par messagerie instantanée ..................................................... 41
C. Lancer un appel audio ........................................................................................................ 43
D. Lancer une vidéo conférence ............................................................................................. 43
E. Lancer ou participer à une réunion Lync depuis Outlook ................................................ 44
F. Partage d’écran pendant une réunion Lync ...................................................................... 45
F. Prise de contrôle à distance ............................................................................................... 50
G. Enregistrer une réunion Lync ............................................................................................. 51
VI. Skydrive Pro et SharePoint .................................................................................................................................................... 52
A. Personnaliser son Skydrive Pro .......................................................................................... 53
B. Enregistrer un document sur Skydrive Pro ........................................................................ 58
C. Synchroniser sa bibliothèque Skydrive avec son ordinateur ........................................... 59
D. Synchroniser une bibliothèque de site d’équipe avec votre ordinateur ......................... 60
E. Partager des sites ou documents avec des personnes externes à l’organisation ........... 61
F. Les Office Web Apps........................................................................................................... 68
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I. Pour commencer à utiliser votre Nouvel Office
A. Se connecter à Office 365
Pour vous connecter à votre compte Office 365, ouvrez dans votre navigateur le portail Office 365 :
http://login.microsoftonline.com/. Entrez votre identifiant (qui correspond à votre adresse de
messagerie), et votre mot de passe.
S’il s’agit de votre première connexion et que vous utilisez un mot de passe temporaire fournit par
votre administrateur ou votre manager, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe. Entrez
alors un nouveau mot de passe personnel, avec de préférence des lettres, des signes de ponctuation
et des chiffres pour qu’il soit le plus fort possible.
B. Installer Office pour la première fois sur PC
Lors de votre première connexion, une page d’accueil vous proposera de nombreuses ressources
(vidéos, tutoriels, pas à pas…) pour vous aider à découvrir facilement les services Office 365.
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Office 365 est un service en ligne, mais il comprend également la suite logicielle Office que vous pouvez
installer sur 5 PC ou Mac ainsi que sur des appareils mobiles.
1. Depuis la page d’accueil, cliquez sur « Logiciel » ou sur l’icône paramètres en haut à droite de
votre écran > Paramètres d’Office 365 > Logiciel > Office.
2. Vous pourrez alors voir l’ensemble des logiciels auxquels vous avez accès. Choisissez la langue de
votre choix et cliquez sur « Installer »1.
3. Une fois le bouton d’installation sélectionné, un pop-
up va s’ouvrir : cliquez sur « Suivant ». Vous aurez la
possibilité de faire une visite rapide d’Office si vous le
souhaitez.
4. Au bout de quelques secondes, un message vous
indiquera la possibilité d’utiliser Office même avant la fin
de l’installation. Vous aurez dès lors accès aux applications
Office, mais attention, la totalité du produit n’étant pas
installée, restez connecté à internet !
1 Note : Par défaut, la version 32 bits est installée sur votre ordinateur, même si ce dernier est en 64 bits. Si vous n’êtes pas certain de de la version à
installer, contactez votre administrateur. Sinon, nous recommandons d’installer la version en 32 bits.
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En effet, le déploiement avec la technologie Click-to-Run1 vous permet d’avoir une expérience inédite
du déploiement d’Office. Plus rapide, plus fluide, vous pouvez continuer de travailler pendant
l’installation.
De plus, vous pouvez toujours utiliser votre ancienne
version d’Office en parallèle à la nouvelle pour vous
familiariser avec vos nouveaux outils. La transition n’en
sera que plus agréable.
C. Installer Office pour la première fois sur Mac
Que vous ayez un PC ou un Mac, Office 365 vous permet d’avoir la dernière version des logiciels Office
disponibles sur votre ordinateur. Rappelons-le, une licence par utilisateur vous donne droit à 5
installations !
Remarque : la dernière version de la suite logicielle Office pour Mac est Office pour Mac 2011.
De la même façon qu’avec un PC (voir partie précédente), suivez les étapes suivantes pour installer Office
sur votre Mac :
1. Depuis la page d’accueil, cliquez sur « Logiciel » ou sur l’icône paramètres en haut à droite de
votre écran > Paramètres d’Office 365 > Logiciel > Office.
2. Cliquez ensuite sur « Installer »
1 Démarrage en un clic
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Mettre à jour mes applications Outlook pour Mac actuelles pour utiliser Office 365 :
Quand vous vous connectez à Office 365 pour la première fois, vous devez vous assurer que les
applications de bureau Office que vous utilisez fonctionnent avec Office 365. Si vous utilisez
actuellement Office pour Mac Famille et Petite Entreprise 2011, vous pouvez le mettre à jour pour
pouvoir utiliser Office 365.
1. Ouvrez une application Office (par exemple, Word pour Mac 2011).
2. Dans le menu ? (Aide), cliquez sur « Rechercher les mises à jour ».
3. Choisissez « Automatique ».
Configurer Outlook pour Mac 2011 pour l’utiliser avec Office 365 :
1. Ouvrez Outlook pour Mac 2011.
2. Dans le menu « Outils », cliquez sur « Comptes »
3. S’il s’agit du premier compte que vous créez dans Outlook pour Mac 2011, sous « Ajouter un
compte », cliquez sur « Compte Exchange ».
4. Si vous avez déjà créé un compte de messagerie pour une autre adresse électronique, dans le coin
inférieur gauche de la boîte de dialogue « Comptes », cliquez sur « + » pour ajouter un compte,
puis sur « Exchange ».
5. Dans la page « Entrez vos informations de compte Exchange », dans la zone « Adresse de
messagerie », tapez votre Identifiant utilisateur complet, par exemple,
Dans la zone « Méthode », assurez-vous que l’option « Nom d’utilisateur et mot de passe » est
sélectionnée.
Dans la zone « Nom d’utilisateur », tapez à nouveau votre Identifiant utilisateur, par exemple
[email protected]. Enfin, tapez votre mot de passe.
6. Vérifiez que l’option « Configurer automatiquement est sélectionnée », puis cliquez sur « Ajouter
un compte ».
7. Après avoir cliqué sur « Ajouter un compte », Outlook pour Mac 2011 effectue une recherche en
ligne des paramètres de votre serveur de messagerie.
8. Lorsqu’une boîte de dialogue vous demande si vous souhaitez autoriser le serveur à configurer
vos paramètres, activez la case à cocher « Toujours utiliser ma réponse pour ce serveur », puis
cliquez sur « Autoriser ».
9. Une fois le nouveau compte créé, celui-ci s’affichera dans le volet gauche de la boîte de dialogue
« Comptes ».
10. Fermez la boîte de dialogue « Comptes ».
Une fois le nouveau compte créé, vous pouvez afficher votre messagerie en cliquant sur le nom du
nouveau compte dans le volet de navigation.
D. Utiliser Office 365 sur vos appareils mobiles
Où que vous soyez, pendant vos déplacements, vous pouvez accéder à vos emails, vos contacts, votre
calendrier et vos documents depuis votre smartphone ou votre tablette. Les appareils compatibles sont
les suivants : Windows Phone, iPhone, Android Phone, Nokia (Symbian OS), Blackberry®.
Pour paramétrer Office 365 sur un appareil mobile, depuis votre appareil, cliquez sur « Téléphone &
Tablette » depuis la page d’accueil, (ou sur l’icône paramètres en haut à droite de votre écran >
Paramètres d’Office 365 > Logiciel > Téléphone et Tablette).
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1. Windows Phone
Depuis votre Windows Phone, plusieurs outils sont déjà disponibles. La suite logicielle Office est déjà
intégrée, vous pouvez donc ouvrir, modifier et partager des documents Office directement depuis votre
téléphone. Il vous suffit de cliquer sur l’icône Office.
1. Vous pouvez télécharger les applications Lync 2013 et SharePoint 2013, pour cela, cliquez sur
« Obtenir les apps ».
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2. Pour configurer vos emails sur votre Windows Phone, sélectionnez dans la liste de vos applications
Paramètres > Emails+Comptes > Ajouter un compte > Outlook.
3. Tapez votre adresse email puis votre mot de passe. Appuyez sur « Se connecter ». Il vous sera
peut-être demandé d’entrer votre Nom de domaine. Par exemple, si vous ouvrez une session en
tant que NomDomaine\jeanc, tapez NomDomaine comme nom de domaine. De même, il vous
sera demandé d’entrer votre Serveur. Il s'agit de l'adresse Web que vous utilisez pour accéder à
votre e-mail dans un navigateur Web à l'aide d'Outlook Web App.
NB : Pour trouver le nom du serveur Exchange ActiveSync :
Connectez-vous à votre compte à l’aide d’Outlook Web App. Pour obtenir une aide pour la connexion,
consultez la rubrique Se connecter à Outlook Web App.
Dans Outlook Web App, dans la barre d’outils, cliquez sur Paramètres > Options > Compte > Mon
compte > Paramètres pour l’accès POP et IMAP.
Sous Paramètre POP, examinez la valeur de Nom de serveur.
Remarque : Bien que vous ne configuriez pas un compte POP3, vous allez utiliser cette valeur pour
déterminer votre nom de serveur Exchange ActiveSync.
Si le nom du serveur POP est au format podxxxxx.outlook.com, prenez en considération ce qui suit :
- Utilisez m.outlook.com comme nom de serveur Exchange ActiveSync si votre appareil exécute
Apple iOS 4.x ou 5.x (par exemple, iPhone 3G, iPhone 3GS, GSM/CDMA iPhone 4, iPhone 4S, iPod
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Touch 2e génération, iPod Touch 3e génération, iPod Touch 4e génération, iPad et iPad 3).
Conseil : Si vous ne pouvez pas définir votre compte à l’aide de m.outlook.com, essayez d’utiliser
le nom de serveur complet répertorié sous Paramètre POP comme nom de serveur.
- Utilisez le nom de serveur POP comme nom de serveur Exchange ActiveSync si votre appareil
exécute Apple iOS 3.x (par exemple, iPad et iPod Touch 1e génération).
Si le nom de serveur POP contient le nom de votre organisation, par exemple pop.contoso.com, le nom de
votre serveur Exchange ActiveSync sera le même que celui de votre serveur Outlook Web App, sans la
partie /owa. Par exemple, si l’adresse que vous utilisez pour accéder à Outlook Web App est
https://mail.contoso.com/owa, le nom de votre serveur Exchange ActiveSync est mail.contoso.com.
4. Dans la zone Serveur, entrez le nom de votre serveur, puis appuyez sur « Suivant ».
2. iPhone et iPad
Depuis votre iPhone, vous pouvez télécharger les applications Lync 2013 et SharePoint 2013, pour cela :
1. Cliquez sur « Obtenir les apps ».
2. Pour configurer votre messagerie : S’il s’agit du compte de messagerie principal sur votre iPhone,
appuyez sur « Courrier ».
Dans le cas contraire, appuyez sur Paramètres > Courrier, Contacts, Calendriers > Ajouter un
compte > Microsoft Exchange.
3. Vous ne devez rien entrer dans la zone Domaine. Entrez les informations demandées dans les
zones « Courrier », « Nom d’utilisateur » et « Mot de passe ». Vous devez entrer votre adresse de
messagerie complète dans les zones « Courrier » et « Nom d’utilisateur » (par exemple,
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4. Appuyez sur « Suivant » dans le coin supérieur droit de l’écran. Votre iPhone va essayer de
rechercher les paramètres s’il doit configurer votre compte.
Si votre iPhone ne trouve pas vos paramètres, il vous faudra rechercher manuellement le nom de votre
serveur Exchange ActiveSync. Reportez-vous à la partie précédente « Pour trouver le nom du serveur
Exchange ActiveSync ». Puis, dans la zone Serveur, entrez le nom de votre serveur, puis appuyez sur
Suivant.
3. Android Phone
Pour configurer votre messagerie :
1. Dans le menu « Applications », sélectionnez « Email » (cette application peut s’appeler « Mail »
sur certaines versions d’Android).
2. Tapez votre adresse de messagerie complète, par exemple [email protected], et votre mot de
passe, puis sélectionnez « Suivant ».
3. Sélectionnez « Compte Exchange » (cette option peut s’appeler Exchange ActiveSync sur
certaines versions d’Android). Entrez les informations de compte suivantes et sélectionnez
« Suivant ».
4. Domaine\Nom_utilisateur : Tapez votre adresse de messagerie complète dans cette zone. Si
Domaine et Nom_utilisateur sont des zones de texte séparées dans votre version d’Android,
laissez la zone Domaine vide et tapez votre adresse de messagerie complète dans la zone
Nom_utilisateur.
Remarque : sur certaines versions d’Android, vous devez utiliser le format
domaine\nom_utilisateur. Par exemple, si votre adresse de messagerie est [email protected],
tapez contoso.com\[email protected]. Votre nom d’utilisateur est votre adresse de messagerie
complète. Entrez votre mot de passe.
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Si votre Android Phone ne trouve pas vos paramètres, il vous faudra rechercher manuellement le nom
de votre serveur Exchange ActiveSync. Reportez-vous à la partie précédente « Pour trouver le nom du
serveur Exchange ActiveSync ». Dès que votre téléphone vérifie les paramètres du serveur, l’écran
Options de compte s’affiche. Les options disponibles dépendent de la version d’Android sur votre
appareil.
5. Sélectionnez « Suivant », puis entrez un nom pour ce compte et le nom que vous souhaitez afficher
lorsque vous envoyez le message aux autres destinataires. Sélectionnez Terminé pour compléter
la configuration de la messagerie et commencer à utiliser votre compte.
Remarque : vous devrez peut-être patienter 10 à 15 minutes lorsque vous aurez configuré votre compte
avant de pouvoir envoyer ou recevoir des courriers électroniques.
4. BlackBerry®
Configurer la messagerie POP ou IMAP sur un BlackBerry® :
1. Dans l’écran d’accueil du BlackBerry®, sélectionnez « BlackBerry Setup » (Configuration du
BlackBerry) > Set up Internet E-mail (Configurer la messagerie Internet) > Add An Email Account
(Ajouter un compte de messagerie).
2. Tapez votre adresse de messagerie et votre mot de passe, puis sélectionnez « Suivant ». Votre
BlackBerry essaie de configurer votre compte de messagerie automatiquement. Si la configuration
réussit, passez à l’étape suivante. Si votre compte de messagerie ne peut pas être configuré
automatiquement, procédez comme suit :
o Sélectionnez « I will provide the settings to add this email account » (Je fournirai les
paramètres pour ajouter ce compte de messagerie).
o Faites défiler, puis sélectionnez Next (Suivant).
o Sélectionnez Internet Service Provider Email (POP/IMAP) (Fournisseur d’accès à Internet
(POP/IMAP)), puis sélectionnez Next (Suivant).
o Tapez votre adresse de messagerie complète pour votre nom d’utilisateur (par exemple,
o Faites défiler l’écran et tapez le nom de votre serveur de messagerie. Pour plus
d’informations sur la manière de trouver le nom de votre serveur entrant (POP3 ou
IMAP4), consultez la section « Trouver les paramètres de votre serveur », plus loin dans
cette rubrique.
o Sélectionnez Next (Suivant).
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o Entrez le nom du serveur sortant. Pour plus d’informations sur la manière de trouver le
nom de votre serveur sortant (SMTP), consultez la rubrique « Trouver les paramètres de
votre serveur », plus loin dans cette rubrique.
3. Sélectionnez OK pour terminer l’installation.
Pour trouver les paramètres de votre serveur :
o Connectez-vous à votre compte à l’aide d’Outlook Web App. Pour obtenir une aide
pour la connexion, consultez Se connecter à Outlook Web App.
o Dans Outlook Web App, dans la barre d’outils, sélectionnez Paramètres > Options >
Compte > Mon compte > Paramètres pour l’accès POP et IMAP.
o Le nom du serveur POP3, IMAP4 et SMTP ainsi que les autres paramètres nécessaires
figurent dans la page Paramètres de protocole sous Paramètre POP ou Paramètre
IMAP, et Paramètre SMTP.
Configurer un compte BlackBerry® Cloud Services sur un BlackBerry® :
Si vous utilisez Office 365 et que votre entreprise utilise BlackBerry® Business Cloud Services, vous
pouvez utiliser le service pour les services intégrés de messagerie, de gestion de calendrier et de
contacts avec Microsoft Exchange Online.
Si vous n’utilisez pas Office 365, mais que vous disposez d’une boîte aux lettres sur un serveur
Exchange qui utilise BlackBerry® Enterprise Server et BlackBerry® Enterprise Server Express, vous serez
également en mesure d’utiliser le service pour la messagerie, la gestion de calendrier et les contacts
intégrés avec Microsoft Exchange Online.
Une fois que votre administrateur a configuré votre appareil BlackBerry®, vous pouvez gérer les
paramètres sur votre téléphone vous-même. Pour gérer votre smartphone BlackBerry, accédez à
BlackBerry Web Desktop Manager.
5. Nokia (Symbian OS)
Pour l’installation sur un Nokia (Symbian OS), voici les étapes à suivre :
1. Dans le menu « Applications », sélectionnez Applications > Courrier.
2. Sélectionnez « Créer une nouvelle boîte aux lettres » pour démarrer l’Assistant d’installation.
Acceptez les conditions d’utilisation de Nokia et sélectionnez « Démarrer ».
3. Sélectionnez « Mail for Exchange » dans la liste de types de compte disponibles, puis entrez les
informations suivantes : Mot de passe, Nom d’utilisateur par exemple [email protected]. Entrez
votre domaine (votre domaine correspond à la partie de votre adresse de messagerie qui suit le
signe @ et précède le point, par exemple contoso.com).
4. Sélectionnez « Suivant » pour continuer. L’Assistant de configuration essaiera de configurer
automatiquement votre compte de messagerie.
5. Si l’Assistant n’est pas en mesure de configurer votre compte, passez à l’étape suivante. Si ce
processus ne peut pas être effectué automatiquement, vous devrez entrer le nom de votre serveur
Exchange manuellement. Dans la zone « Nom du serveur Mail for Exchange », entrez le nom de
votre serveur, puis sélectionnez Suivant. Pour savoir comment trouver le nom de votre serveur,
Reportez-vous à la partie précédente « Pour trouver le nom du serveur Exchange ActiveSync ».
6. Sélectionnez « OK » quand « Mail pour Exchange » vous informe qu’il n’est pas recommandé
d’utiliser plusieurs méthodes pour synchroniser vos contacts avec votre téléphone. Choisissez si
vous voulez synchroniser votre calendrier, vos contacts et vos tâches en sélectionnant les options
appropriées, puis en cliquant sur Suivant.
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6. Tablette Windows 8
Si vous sélectionnez une tablette Windows 8, vous allez pouvoir installer l’ensemble de la suite Office.
Choisissez votre langue et cliquez sur « Installer ».
Vous pourrez également télécharger les applications OneNote et Lync 2013 en cliquant sur « Obtenir
l’apps ».
7. Périphérique Windows RT
Faites de même (voir étapes précédentes) pour une tablette Windows RT.
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E. Désactiver une installation sur un PC ou un Mac
Si vous avez déjà installé la dernière version d’Office avec Office 365 sur cinq ordinateurs et que vous
souhaitez installer Office sur un sixième, vous devez pour cela commencer par désactiver une installation
sur l’un de vos ordinateurs actuels. Allez sur > Paramètres d’Office 365 > Logiciel > Office. Cliquez
sur « Désactiver » en regard de l’ordinateur sur lequel vous souhaitez désactiver l’installation.
F. Office à la demande
- Quand utiliser Office à la demande ?
L’utilisation d’Office à la demande à partir de votre barre de lancement rapide SkyDrive s’avère
très intéressante lorsque vous utilisez :
a. Un PC que vous n’utilisez pas souvent (par exemple, vous ne voulez pas utiliser l’une de
vos 5 licences avec abonnement) ;
b. Un PC pour lequel vous ne disposez pas des droits d’administration permettant
d’effectuer une installation (par exemple, vous utilisez un ordinateur que vous avez
emprunté) ;
c. Un PC à domicile si votre administrateur informatique ne vous a pas autorisé à gérer
vos installations (vous voulez installer Office, mais cette option n’est pas disponible).
- Applications clientes prises en charge dans Office à la demande.
Office à la demande est disponible pour les applications bureautiques Office suivantes : Word,
Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Project (si vous disposez d’une licence avec abonnement
Project Pro pour Office 365), Visio (si vous disposez d’une licence avec abonnement Visio Pro
pour Office 365). Office à la demande est disponible sur Windows 7, Windows 8 et les PC serveur
équivalents.
- Lancer Office à la demande
Pour utiliser les applications Office à la demande :
1. Connectez-vous à votre compte Office 365 depuis l’appareil sur lequel vous souhaitez
utiliser Office à la Demande
2. Cliquez sur SkyDrive en haut de la page Office 365
3. Cliquez sur Office à la demande dans la barre de lancement rapide à gauche
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4. Cliquez sur l’icône de l’application Office à la demande que vous souhaitez utiliser. À
l’invite, installez le complément de navigation.1
5. Vous pouvez maintenant vos applications Office
6. Une fois que vous quittez le poste, Office se désinstalle sans laisser de traces
G. Ouverture d’un document Office, modèles et épinglage
Lorsque vous ouvrez Word, PowerPoint ou Excel vous avez la possibilité de choisir l’un des nouveaux
modèles proposés afin de démarrer plus facilement. La liste de vos documents récents apparaît
également afin de vous permettre de reprendre très rapidement là où vous en étiez resté. Les modèles
1 Remarque : vous serez invité à installer le complément de navigation uniquement à l’occasion de votre première utilisation d’Office à la demande sur
un PC spécifique.
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font la plupart du travail de configuration et de conception pour vous, de sorte que vous pouvez vous
concentrer sur vos données. Par exemple, lorsque vous ouvrez Excel 2013, vous verrez de nouveaux
modèles pour les budgets, calendriers, formulaires et rapports, et bien d’autres.
Si vous préférez ne pas utiliser de modèle, cliquez simplement sur « Document vierge ».
De plus, depuis le menu de démarrage d’un document Office Word, Excel ou PowerPoint, vous avez la
possibilité d’épingler vos documents les plus utilisés afin de les retrouver systématiquement lorsque
vous ouvrez un document Office. Pour cela, ouvrez votre logiciel Office (Word, Excel ou PowerPoint), et
cliquez sur « Ouvrir » puis sur « Classeurs (utilisation récente). Il vous sera proposé une liste de
documents que vous ouvrez régulièrement. Cette liste varie en fonction de votre utilisation.
Pour conserver un document toujours accessible depuis cette page, survolez le nom du fichier que vous
souhaitez épingler et cliquez sur l’épingle à droite :
Il sera alors épinglé dans votre page d’accueil et à chaque fois que vous ouvrirez Excel, ce fichier sera
disponible :
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Pour retirer l’épingle, cliquez à nouveau sur l’épingle et le fichier sera réintégré dans les fichiers
récents.
II. Word
A. Mode lecture
Après avoir rédigé un document, vous avez parfois besoin de visualiser en coup d’œil votre travail.
Passez en mode lecture : les outils d’édition sont alors supprimés afin de réduire la pollution visuelle,
mais vous avez toujours accès aux outils pouvant s’avérer utiles pour la lecture, tels que « Définir »,
« Traduire » et « Rechercher sur le web ».
1. En bas à droite de votre page Word, cliquez sur l’icône « Mode lecture ».
2. Pour mieux lire un tableau, ou voir un détail, appuyez deux fois avec le doigt ou double-cliquez
avec la souris pour faire un zoom. Concentrez-vous sur les informations et mémorisez-les, puis
appuyez à nouveau en dehors de l’objet pour faire un zoom arrière et poursuivre la lecture.
3. Si vous devez interrompre votre lecture en fermant le document, vous pouvez poursuivre la lecture
là où vous l’aviez arrêtée. En effet, Word mémorise l’endroit où vous étiez même lorsque vous
rouvrez un document en ligne depuis un autre ordinateur. Cliquez sur « Reprendre la lecture »
dès que Word vous l’aura proposé.
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B. Transformer un PDF en Word
Dans le cadre de votre activité, vous utilisez beaucoup de fichiers dont le format peut-être verrouillé. Le
format PDF par exemple est un format souvent utilisé pour la publication, l’archivage ou l’impression
(catalogue produit, flyers, affiches…). Mais il arrive que vous ayez besoin d’en ré-utiliser le contenu pour
d’autres travaux (paragraphes, listes, tableaux, images…). Une nouvelle fonctionnalité de Word 2013 vous
permet de convertir des fichiers PDF en fichier Word pour en utiliser facilement le contenu.
1. Pour cela, ouvrez votre application Word, cliquez sur « Ouvrir »
2. Sélectionnez l’emplacement dans lequel se trouve le fichier PDF que vous souhaitez ouvrir et
cliquez sur le document
Ou depuis votre bureau, faites un clic droit sur l’icône du fichier PDF que vous souhaitez ouvrir, cliquez
sur « Ouvrir avec » et sélectionnez « Word ».
Le fichier PDF va alors s’ouvrir directement dans le format Word et vous pourrez utiliser son contenu
comme bon vous semble.
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C. Insérer une vidéo en ligne
Ajoutez des vidéos en ligne dans vos documents pour que les lecteurs puissent les visionner directement
dans Word.
1. Dans votre ruban Word, cliquez sur « Insertion » puis « Vidéo en ligne »
2. Entrez l’url de la vidéo puis tapez sur la touche « Entrée ». La vidéo sera automatiquement intégrée
dans votre texte.
Vous pouvez aussi ajouter des images à partir de services de photos en ligne sans avoir besoin de les
enregistrer d’abord sur votre ordinateur (il vous suffit de suivre la même démarche et de cliquez sur
« Images en ligne ».
D. Disposition dynamique et guides d’alignement
Pour effectuer des mises en page esthétique (fiches produit, catalogues, formulaires, questionnaires etc.),
vous pouvez utiliser les guides d’alignement de Word. Obtenez ainsi un aperçu dynamique lorsque vous
redimensionnez et déplacez des photos et des formes dans votre document.
Saisissez votre graphique/photo/diagramme et déplacez-le sur votre page. Votre texte s’adapte et les
guides d’alignement s’affichent pour vous donner des repères.
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E. Développer et réduire
Vos documents Word sont organisés en plusieurs parties ? Réduisez ou développez des sections d’un
document en un seul appui ou clic.
1. Sélectionnez votre titre puis cliquez sur le style et le niveau de titre que vous souhaitez depuis
votre ruban Word.
2. Votre titre est alors identifié et chaque section pourra être développée ou réduite à l’aide de la
flèche en haut à gauche de votre titre comme ci-dessous :
F. Commentaires
Les commentaires bénéficient désormais d’un bouton de réponse. Vous pouvez débattre et suivre
facilement les commentaires en regard du texte correspondant. Et lorsqu’un commentaire a été traité et
ne nécessite plus votre attention, vous pouvez le marquer comme traité. Il sera grisé pour ne pas vous
déranger, mais la conversation sera toujours là si vous devez la consulter ultérieurement.
1. Pour insérer un commentaire, cliquez sur le « Mode révision » dans votre ruban Word
2. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez commenter dans votre page et cliquez sur « Nouveau
commentaire »
3. Sur le côté droit, vous pourrez voir apparaitre les commentaires que vous ou d’autres personnes
auront laissé sur le document
4. Pour répondre à un commentaire, cliquez sur l’icône de réponse et remplissez l’espace dédié.
Les commentaires et réponses s’afficheront en mode « Révision » dans le document.
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Pour plus d’information sur Word 2013, consultez la page http://office.microsoft.com/fr-fr/word/
III. Excel
A. Analyse instantanée des données et personnalisation de la mise en forme
Pour faciliter la lecture et l’analyse de vos données Excel, utilisez les nouvelles fonctionnalités de mises
en forme et de graphiques recommandés.
1. Sélectionnez un tableau de données
2. Cliquez sur l’icône qui apparaît en bas de votre sélection et choisissez les fonctionnalités d’Analyse
Rapide organisée par onglet :
- Mise en forme de vos données pour visualiser en clin d’œil les variations, les écarts ou encore
les croissances…
- Graphiques recommandés pour obtenir des illustrations de vos résultats en un seul clic
- Totaux pour effectuer les tâches d’analyses les plus courantes (moyennes, sommes,
statistiques…
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Pour personnaliser vos graphiques rapidement, sélectionnez le graphique que vous venez de créer,
cliquez sur l’une des icônes qui apparait à droite du cadre et mettez en exergue vos résultats.
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B. Remplir instantanément une colonne entière de données
La fonction Remplissage instantané est semblable à un assistant qui finit le travail pour vous.
Dès qu’il détecte ce que vous voulez faire, la fonction de Remplissage instantané remplit le reste de vos
données en un clin d’œil, en suivant le modèle qu’il reconnaît dans vos données. Pour cela :
1. Commencez à remplir une première ligne avec l’information souhaitée
2. Remplissez la seconde normalement
3. Excel, vous proposera automatiquement un ensemble de réponse pour les cellules suivantes. Si
les réponses vous conviennent, tapez sur la touche « Entrée ».
C. Créer un tableau croisé dynamique convenant à vos données La possibilité d’analyser toutes les données de votre feuille de calcul peut vous aider à prendre de
meilleures décisions professionnelles. Mais parfois, il est difficile de savoir par où commencer,
particulièrement quand vous avez de très nombreuses données.
Excel peut vous aider en recommandant et en créant automatiquement des tableaux croisés
dynamiques, qui permettent de synthétiser, d’analyser, d’explorer et de présenter vos données.
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1. Assurez-vous que vos données ont des en-têtes de colonnes ou des en-têtes de tableaux, et
qu’elles ne contiennent pas de lignes vides.
2. Cliquez sur n’importe quelle cellule dans la plage de cellules ou dans le tableau.
3. Cliquez sur Insertion > Tableaux croisés dynamiques recommandés.
Dans la boîte de dialogue Tableaux croisés dynamiques recommandés, cliquez sur une disposition de
tableau croisé dynamique pour obtenir un aperçu, puis sélectionnez celui qui vous convient le mieux.
4. Cliquez sur OK.
D. Supprimer les doublons
Parfois, les données en double sont utiles, mais à d’autres occasions, elles ne font que compliquer la
compréhension de vos données. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour rechercher et mettre en
évidence des données en double. Ainsi, vous pouvez passer en revue les doublons et décider si vous
voulez les supprimer.
1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous voulez vérifier la présence de doublons.
Remarque : Excel ne peut pas mettre en surbrillance des doublons dans la zone « Valeurs » d’un rapport
de tableau croisé dynamique.
2. Cliquez sur Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules
> Valeurs en double.
26
3. Choisissez la mise en forme que vous voulez appliquer aux valeurs en double, puis cliquez sur OK.
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité « Supprimer les doublons », les données en double sont
supprimées de façon définitive. Avant de supprimer les doublons, il est utile de copier les données
originales dans une autre feuille de calcul de façon à ne pas perdre des informations par inadvertance.
1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les valeurs en double que vous voulez supprimer.
Conseil : Supprimez tous les contours ou sous-totaux dans vos données avant d’essayer de supprimer les
doublons.
2. Cliquez sur Données > Supprimer les doublons, puis sous Colonnes, activez ou désactivez les
colonnes dans lesquelles vous voulez supprimer les doublons
27
Par exemple, dans cette feuille de calcul, la colonne « Janvier » comporte des informations de
prix que je veux conserver :
Je désactive donc « Janvier » dans la zone « Supprimer les doublons ».
3. Cliquez sur OK.
Pour plus d’information sur Excel 2013, consultez la page http://office.microsoft.com/fr-
fr/excel/.
28
IV. PowerPoint
A. Mode présentateur
Avec le Nouveau PowerPoint, de nouvelles fonctionnalités vous permettent d'avoir un contrôle total sur
vos présentations, en toute simplicité. Avec le Mode Présentateur, vous pouvez...
- Savoir quelle sera la diapositive suivante
- Consulter les vignettes de toutes vos diapositives en un coup d'œil, afin de revenir plus
facilement en arrière ou passer celles qui ne sont pas pertinentes
- Attirer l'attention de votre auditoire sur un détail précis en utilisant la fonction Zoom
- Souligner une information particulière grâce aux outils stylo ou curseur
- Prendre des notes que votre auditoire ne verra pas
1. En bas de votre fenêtre de diapositive PowerPoint, cliquez sur le « Mode Diaporama »
2. En Mode Diaporama, cliquez sur la barre de contrôle située en
bas à gauche puis cliquez sur « Mode Présentateur » (ou utilisez le
raccourcis ALT+F5)
3. En mode Présentateur, vous pouvez consulter vos notes sur
votre moniteur ; quant aux membres de l’audience, ils ne voient que
les diapositives. Dans les versions précédentes, il était difficile de
déterminer ce qui était visible sur chaque moniteur. Les améliorations
apportées au mode Présentateur mettent un terme à ce problème et
facilitent sa prise en main.
Ci-dessous, un exemple du Mode Présentateur :
29
4. Pour faire un zoom dans une diapositive : cliquez sur la loupe pour faire un zoom sur un
graphique, un diagramme ou tout autre élément sur lequel vous voulez insister :
5. Pour accéder à une diapositive rapidement : Utilisez le Navigateur des diapositives pour
accéder à d’autres diapositives dans la présentation. Vous pourrez les apercevoir de façon
miniature et choisir celle que vous souhaitez présenter immédiatement (sans que l’auditoire ne
s’en rende compte) :
6. Utiliser un pointeur laser : si vous souhaitez pointer un élément de votre diapositive, utilisez le
pointeur laser en cliquant sur l’icône ci-dessous :
B. Aligner et répartir uniformément des objets
Fini les approximations ! Vous disposez enfin d’un moyen précis pour déterminer si les objets présents
sur vos diapositives sont correctement alignés. Des repères actifs apparaissent automatiquement lorsque
des objets, tels que des images, des formes, etc., sont sur le point d’être alignés. Ils vous indiquent
également lorsque des objets sont répartis uniformément.
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C. Fusionner des formes courantes
Sélectionnez deux formes courantes ou plus sur votre diapositive et combinez-les pour créer de
nouvelles formes et icônes personnalisée.
1. Depuis votre ruban, cliquez sur l’onglet « Insertion », puis « formes » et composez votre forme
personnalisée.
2. Sélectionnez l’ensemble des formes en gardant la touche « CTRL » appuyée
3. Dans votre ruban, cliquez sur « Format » puis sur « Fusionner les formes » et choisissez la fusion
de votre choix.
D. Commentaires
Vous pouvez à présent rédiger des commentaires dans PowerPoint à l’aide du nouveau volet
« Commentaires ». Vous avez aussi la possibilité d’afficher ou de masquer les commentaires et les
révisions.
Pour ajouter un commentaire :
1. Sur la diapositive, cliquez sur le texte ou l’objet auquel vous souhaitez ajouter un commentaire ,
ou cliquez n’importe où dans la diapositive pour ajouter un commentaire général.
2. Cliquez sur Révision > Commentaires > Nouveau commentaire depuis votre ruban.
31
Cela ouvre le volet des commentaires à côté du volet des diapositives, et place une icône de
commentaire actif orange à côté de l’élément sur lequel porte le commentaire.
3. Tapez vos commentaires dans la zone de texte. Pour terminer, cliquez en dehors de la zone de
commentaire, ou appuyez sur la touche Tab.
Si le volet des commentaires est déjà ouvert, vous pouvez cliquer
sur « Nouveau commentaire » pour ajouter un commentaire au
texte, à l’objet ou à la diapositive sélectionné. Vous pouvez attacher
plusieurs commentaires au même texte ou objet.
E. Pipette
Lorsque vous travaillez sur une présentation PowerPoint, si vous souhaitez créer une harmonie entre la
couleur d’un titre et d’une illustration ou vérifier que les tons que vous avez choisis correspondent
parfaitement à votre charte graphique, utilisez l’outil « Pipette ».
1. Sélectionnez le titre ou la forme que vous souhaitez colorer
2. Cliquez sur n’importe quelle option relative aux couleurs et cliquez sur « Pipette »
32
3. À l’aide du compte-gouttes, cliquez sur la couleur que vous voulez faire correspondre et
appliquez-la à la forme ou à l’objet sélectionné.
4. Pour arrêter d’utiliser le compte-gouttes sans sélectionner de couleur, appuyez sur la touche
Échap.
Pour plus d’information sur PowerPoint 2013, consultez la page http://office.microsoft.com/fr-
fr/powerpoint/
33
V. Outlook
A. Aperçus
Jetez un coup d’œil rapide à votre planning, un rendez-vous ou des détails sur une personne à qui vous
envoyez un e-mail, sans, avoir à changer de fenêtre. Survolez le ruban en bas de votre écran afin de
pouvoir visualiser l’information souhaitée.
B. Gestion et partage du calendrier
Vos journées sont bien remplies et la gestion de votre emploi du temps est indispensable. Entre les
rendez-vous avec vos clients, vos patients, vos partenaires ou vos fournisseurs, les déplacements à
prévoir et les horaires de vos collègues, il est important d’avoir une vue claire et précise de votre
calendrier.
Consulter son agenda :
Ouvrez votre messagerie Outlook et cliquez sur Calendrier.
Votre calendrier sera alors ouvert et vous pourrez consulter vos rendez-vous sur une journée, une
semaine, un mois, selon vos préférences depuis le ruban Office en haut de votre fenêtre.
Créer un rendez-vous :
Pour ajouter un rendez-vous avec un client par exemple, cliquez sur « Nouveau Rendez-vous » dans
votre ruban ou double-cliquez sur la plage horaire de votre choix directement dans votre calendrier. S’il
s’agit d’une réunion, cliquez sur « Nouvelle réunion » pour inviter les participants.
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Calendriers partagés :
Pour faciliter l’organisation de vos rendez-vous et éviter les changements d’horaires répétés, vous
pouvez partager et consulter les agendas de vos collègues.
Par exemple, si vous souhaitez savoir si vos collègues sont disponibles à 18h pour un inventaire et voir
en coup d’œil leurs calendriers :
1. Cliquez sur « Ouvrir le calendrier » dans votre ruban.
2. Choisissez « A partir du carnet d’adresse » et tapez le nom de votre collègue. Double-cliquez sur
son nom et cliquez sur « OK ».
3. Son calendrier s’ouvrira automatiquement à côté du votre et son nom apparaitra dans la liste de
vos calendriers partagés en bas à gauche de votre fenêtre. La prochaine fois, il vous suffira de
cocher le nom de la personne de votre choix pour voir son calendrier partagé.
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4. Si vous souhaitez avoir une vue « croisée » de plusieurs agendas et voir rapidement la tranche
horaire disponible pour tous vos participants, cliquez sur la flèche à gauche du nom :
Les calendriers seront fusionnés et vous verrez rapidement les tranches horaires communes qui sont
libres.
Pour plus d’information sur Outlook 2013, consultez la page http://office.microsoft.com/fr-
fr/outlook/
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V. OneNote
A. Enregistrer, rechercher
OneNote enregistre et synchronise automatiquement tous les éléments pendant que vous travaillez,
de sorte que vous pouvez vous concentrer sur vos pensées et idées plutôt que sur vos fichiers.
Utilisez la recherche instantanée pour accéder à tout élément déjà créé ou enregistré dans OneNote :
il vous suffit de taper le mot clé que vous cherchez dans votre barre de recherche (à droite de votre
bloc-notes). L’ensemble des sections contenant ce mot clé vous seront proposé et vous pourrez
sélectionner celle qui vous intéresse. OneNote vous proposera les différents résultats trouvés dans les
bloc-notes, les pages, les titres etc.
B. Partager des notes
En plus du partage de notes pendant une réunion Lync (voir parties suivantes dans Lync), vous pouvez
en outre partager des notes avec quelqu’un même si ce dernier ne dispose pas de OneNote. Il vous suffit
d’exporter vos fichiers dans des formats de fichiers différents :
1. Cliquez sur « Fichier » en haut à gauche de votre bloc-notes
2. Sélectionnez « Exporter » dans la colonne d’options puis choisissez le format de votre choix, puis
cliquez sur « Exporter ».
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C. Tracer, dessiner ou écrire des notes
Dessinez, effacez et modifiez en douceur avec votre doigt, stylet ou souris sur n’importe quel appareil à
écran tactile, tel qu’un Tablet PC ou une tablette Windows 8. Si vous devez partager vos notes
manuscrites et que vous vous souciez de la lisibilité, OneNote peut automatiquement convertir vos
entrées manuscrites en texte.
1. Si vous n’êtes pas en mode « Dessin », depuis votre ruban OneNote, cliquez sur l’onglet
« Dessiner »
2. Choisissez le style de trait de vous souhaitez effectuer
3. Prenez vos notes normalement
4. Pour convertir vos notes manuscrites en texte, repassez en mode souris en cliquant dans votre
ruban l’icône de sélection :
5. Sélectionnez vos notes et faites un clic droit sur la sélection. Cliquez sur « Entrée manuscrite en
texte », votre texte sera retranscrit automatiquement :
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D. OneNote et interface tactile : exemple du Menu circulaire
À la différence d’un ordinateur portable, une tablette Windows 8 ne dispose pas d’un clavier physique
intégré. Vous touchez l’écran pour faire une action.
Pendant votre travail avec OneNote, vous remarquerez peut-être des petites icônes
rondes qui s’affichent dans vos notes. Ces icônes peuvent s’afficher quand vous appuyez
sur des objets sur une page, sélectionnez du texte ou des images, ou effectuez d’autres
actions dans votre bloc-notes.
Quand vous appuyez sur ce type d’icône, un menu circulaire s’affiche et vous propose une roue de
commandes en fonction des éléments que vous utilisez ou qui sont actuellement sélectionnés. Les
commandes disponibles dans ces menus peuvent varier en fonction des actions que vous effectuez à ce
moment.
1. Par exemple, quand vous tapez du texte, le menu circulaire pour les commandes de page s’affiche,
vous donnant un accès rapide à des commandes familières telles qu’Annuler, Copier ou Coller.
2. Pour corriger une faute de frappe dans vos notes, appuyez sur la commande Annuler pour
supprimer l’erreur.
3. Si des flèches s’affichent autour des bords d’un menu circulaire, cela signifie que d’autres
commandes sont disponibles. Appuyez sur une flèche pour afficher des options supplémentaires.
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4. Quand vous n’avez plus besoin d’un menu circulaire, vous pouvez appuyer sur l’icône centrale
(l’icône sur laquelle vous avez appuyé pour ouvrir le menu). Si vous avez connecté un clavier, vous
pouvez appuyer sur Échap pour fermer un menu.
5. Si vous vous trouvez dans un sous-menu du menu circulaire et souhaitez revenir au niveau
supérieur, appuyez sur la flèche « Retour » au centre du menu. Vous pouvez également appuyer
sur la touche Échap du clavier.
Remarque : Quand vous utilisez des commandes d’un sous-menu circulaire, les commandes que vous avez
utilisées en dernier remplacent les icônes de commandes par défaut qui s’affichent au premier niveau du
menu. Par exemple, si vous utilisez la commande de balise Important, elle remplacera l’icône de la
commande de balise À faire par défaut la prochaine fois que vous ouvrirez ce menu circulaire.
En plus des commandes des menus circulaires, OneNote prend également en charge des raccourcis
clavier qui peuvent vous aider à naviguer et à contrôler vos notes plus rapidement. Pour plus
d’informations, voir Entrées tactiles et raccourcis clavier dans OneNote.
Pour en savoir plus sur OneNote 2013, consultez http://office.microsoft.com/fr-fr/onenote/
40
VI. Publication en ligne depuis vos documents Office En plus de la possibilité de diffuser une présentation PowerPoint directement depuis une réunion Lync
(voir parties suivantes sur Lync), vous pouvez directement effectuer cette manipulation depuis votre
document Office. Par exemple ici depuis une présentation PowerPoint :
1. Cliquez sur Fichier > Partager > Présenter en ligne
2. Sélectionnez Microsoft Lync et cliquez sur Présenter en ligne
Vous pouvez également partager directement sur votre espace de stockage en ligne Skydrive Pro un
document Office (plus de détail sur Skydrive Pro dans la partie qui lui est dédiée dans les pages
suivantes). Par exemple ici depuis un fichier Word :
1. Cliquez Fichier > Enregistrer sous > Skydrive
2. Si vous êtes déjà connecté, l’enregistrement se fera automatiquement sur votre espace, dans le
cas contraire, cliquez sur « Se connecter » et entrez vos identifiants et mots de passe.
Enfin, vous avez la possibilité de publier sur les Réseaux Sociaux vos documents Office. Par exemple, si
vous avez une page Facebook ou une page Linkedin avec une audience qui peut être intéressée par une
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présentation ou des résultats chiffrés, vous pouvez directement les diffuser sur vos réseaux sociaux
depuis votre document Office.
1. Cliquez sur Fichier > Partager > Publier sur des réseaux sociaux
2. Sélectionnez le ou les réseaux sociaux sur lesquels vous souhaitez publier votre document
3. Ecrivez un message d’introduction décrivant votre publication
4. Le tout sera posté sur les réseaux choisis et ainsi visible par vos contacts
VII. Lync :
B. Lancer une conversation par messagerie instantanée
Lync vous permet de communiquer avec vos contacts de différentes façons selon les disponibilités et
les besoins de chacun. Par exemple, si vous avez une question rapide à poser à un collègue, entrez en
conversation par messagerie instantanée (texte).
Pour cela, depuis votre fenêtre d’accueil Lync où vous verrez tous vos contacts :
1. Survolez avec votre souris le nom de la personne de
votre choix
2. Nouveauté de Lync 2013, un menu rapide s’affichera
automatiquement et vous proposera plusieurs actions. Si
vous souhaitez commencer une conversation texte,
cliquez sur l’icône « Envoyer un message instantané »
comme ci-dessous en bleu :
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3. Une fenêtre de conversation s’ouvrira et vous pourrez entamer votre conversation.
4. Si vous souhaitez engager une conversation avec plusieurs personnes en même temps, vous
pouvez cliquer sur l’icône « Inviter plus de personnes » et choisir le contact de votre choix, ou
glisser déposer le contact dans la fenêtre de conversation depuis votre liste de contact Lync. Lync
vous avertira que plusieurs personnes sont dans la conversation.
5. Si vous souhaitez en revanche avoir plusieurs conversations avec plusieurs personnes séparément,
c’est possible.
Grâce à la nouvelle fonctionnalité de conversations par onglets, vous pouvez désormais
conserver tous vos appels, messages instantanés et salles de conversation dans une seule fenêtre
de conversation. Les onglets situés sur le côté gauche de la fenêtre de conversation permettent
de passer facilement d’une conversation active à une autre. (Si vous préférez une fenêtre par
conversation, vous pouvez bien sûr sélectionner cette option dans la page d’options Liste des
contacts.)
43
6. Utilisez le bouton d’isolement pour placer une conversation dans sa propre fenêtre et la
redimensionner ensuite. Utilisez le bouton d’intégration situé en haut à droite pour remettre la
fenêtre dans la fenêtre de conversation principale. Vous pouvez également utiliser la
fonctionnalité d’isolement/intégration pendant une réunion quand une vidéo ou du contenu sont
présentés.
C. Lancer un appel audio
Pour appeler un contact déjà enregistré, ouvrez une fenêtre de conversation et cliquez sur l’icône
« Appeler ». Votre contact verra apparaitre un pop-up en bas à droite de son écran de bureau et pourra
cliquez dessus pour vous répondre et entrer en conversation téléphonique (ou ignorer l’appel s’il est
occupé).
Si le numéro que vous souhaitez joindre n’est pas dans vos contacts, entrez le numéro de téléphone
dans la barre de recherche de votre page d’accueil Lync et cliquez sur « Appeler ».
D. Lancer une vidéo conférence
Avec le menu Lync rapide, vous pouvez effectuer un appel vidéo en un seul clic.
Avant de passer ou d’accepter un appel vidéo, vous pouvez obtenir un aperçu de votre vidéo dans
l’invitation.
1. Ouvrez une fenêtre de conversation en double-cliquant sur un contact
2. Survolez l’icône « Vidéo » avec votre souris pour voir l’aperçu de votre webcam
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3. Cliquez sur l’icône « Vidéo » ou sur le bouton « Démarrer la vidéo » pour lancer une
conversation vidéo.
Avec la nouvelle vue Galerie, vous voyez automatiquement toutes les personnes d’une même
visioconférence. Quand la vidéo n’est pas disponible, l’avatar s’affiche. Les commandes de la galerie
permettent d’afficher le nom des participants et d’identifier les présentateurs actifs. La galerie montre
tout le temps les personnes les plus actives d’une réunion en mettant en avant la vidéo du principal
présentateur sur la première ligne, et affiche les participants les moins actifs sur les lignes inférieures.
Quand une visioconférence compte plus de cinq participants, les cinq fenêtres vidéo des plus actifs
apparaissent dans la rangée supérieure, tandis que les images des autres participants s’affichent en
dessous. Vous pouvez également choisir qu’un ou plusieurs participants soient visibles tout le temps.
E. Lancer ou participer à une réunion Lync depuis Outlook
Comme vous avez pu le voir dans la partie consacrée à Outlook, il est très simple d’organiser
rapidement une réunion depuis votre calendrier. De la même façon, il est très simple de créer une
conférence Lync depuis Outlook en quelques clics :
Planifier une réunion Lync :
1. Depuis l’e-mail d’invitation à la réunion que vous aurez créé, cliquez sur
« Réunion Lync » depuis le ruban.
2. Un lien sera automatiquement généré dans votre invitation. Les
participants n’auront que besoin de cliquer pour rejoindre la réunion.
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Participer à une réunion à l’aide d’un seul clic :
Que vous soyez au bureau ou en déplacement, vous pouvez participer à
une réunion Lync en un seul clic ou geste. Il n’est plus nécessaire de noter
ou se remémorer des codes de connexion et des mots de passe. Cliquez
simplement sur « Participer à une réunion Lync » à partir d’un rappel de
réunion Outlook sur votre ordinateur ou à partir du calendrier ou du volet
de réunion sur un appareil Windows Phone, iOS ou Android.
F. Partage d’écran pendant une réunion Lync
Lorsque vous êtes en conversation avec une ou plusieurs personnes, vous avez la possibilité de partager
avec elles différents éléments qui peuvent venir alimenter et enrichir votre conversation.
1. Depuis votre fenêtre de conversation, cliquez sur l’icône de présentation « Moniteur » pour
présenter un contenu.
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2. Choisissez ce que vous souhaitez présenter à vos interlocuteurs.
Remarque : Quand Lync détecte que vous donnez une présentation, il vous attribut automatiquement le
statut de présence « Ne pas déranger – Présentation ». Les messages instantanés et toute communication
qui risque de vous interrompre sont bloqués.
3. Si vous souhaitez montrer quelque chose sur votre écran (par exemple une démonstration depuis
votre PC), cliquez sur « Poste de travail ».
Attention : Lorsque vous partagez votre Bureau, toutes les personnes de la réunion peuvent voir vos
programmes, fichiers et notifications. Si vous avez des informations ou des fichiers confidentiels que vous
ne voulez pas qu’elles voient, fermez-les ou utilisez plutôt le partage de programmes.
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4. Pour partager une présentation PowerPoint, cliquez sur « PowerPoint » depuis l’icône
« Moniteur » et choisissez la présentation que vous souhaitez partager. Elle se chargera dans votre
fenêtre de conversation
Plusieurs options s’offriront à vous, comme la possibilité de visualiser en miniatures vos diapositives,
la possibilité de pointer avec un laser votre présentation ou encore d’inscrire des notes manuelles.
Pour cela, cliquez sur l’icône en haut à droite de votre diapositive et choisissez la fonctionnalité de votre
choix :
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5. Vous pouvez également partager un tableau blanc virtuel pour animer un appel téléphonique
par exemple et illustrer vos démonstrations. Pour cela, cliquez sur « Tableau blanc » depuis
l’icône « Moniteur » :
6. Collaboration facile avec les notes partagées :
OneNote permet de collaborer pendant une réunion. Vous pouvez utiliser les blocs-notes partagés et apporter des modifications en même temps que d’autres participants à la réunion en temps réel ou prendre des notes pour une utilisation personnelle après la réunion. Le partage OneNote simplifie les
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communications et le suivi en limitant les erreurs de retranscription. Depuis l’icône « Moniteur », cliquez sur l’onglet « OneNote » et choisissez l’option de votre choix :
Tous les membres de l’équipe peuvent accéder aux notes partagées pour contribuer avec des
informations, des idées…La fenêtre OneNote est automatiquement ancrée à la fenêtre de réunion, et les
personnes et le contenu partagé de la réunion sont automatiquement ajoutés aux notes.
Lync se souvient du statut de conversation, même si vous vous déconnectez et vous reconnectez.
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F. Prise de contrôle à distance
Si vous voulez qu’un autre participant modifie un fichier, vous aide à présenter ou montrer quelque
chose lors d’une cession de partage, vous pouvez lui céder le contrôle à distance. Vous contrôlez alors
tous les deux le partage, mais vous pouvez reprendre le contrôle à tout moment.
1. Dans la barre d’outils de partage en haut de votre écran, cliquez sur « Donner le contrôle
2. Sélectionnez le nom de la personne à laquelle vous voulez céder le contrôle. Lync envoie une
notification à cette personne pour l’informer que vous partagez le contrôle.
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3. Pour reprendre le contrôle, cliquez de nouveau sur « Donner le contrôle », puis cliquez sur
« Reprendre le contrôle ».
Conseil : Vous pouvez autoriser des personnes à prendre automatiquement le contrôle de votre session de
partage à tout moment, en cliquant sur « Donner le contrôle automatiquement » dans la barre d’outils de
partage. Nous vous recommandons de choisir cette option uniquement pour les petites réunions
informelles. Pour revenir sur l’autorisation automatique, cliquez sur « Donner le contrôle », puis désactivez
la case à cocher « Donner le contrôle automatiquement ».
G. Enregistrer une réunion Lync
Quand vous enregistrez une réunion Lync, vous capturez l’audio, la vidéo, la messagerie instantanée, le
partage d’écran, les diapositives PowerPoint, le tableau blanc et les sondages. Les présentateurs peuvent
enregistrer une réunion et la sauvegarder sur leur ordinateur.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités des salles de réunion Lync, notamment les options de son,
vidéo, présentations, participants et dispositions, voir Introduction aux salles de réunion Lync ou Détails
sur les salles de réunion pour les utilisateurs d’Office 365.
1. Cliquez sur Autres options >Démarrer l’enregistrement.
2. Si l’option d’enregistrement est grisée, il est possible que votre périphérique audio ne soit pas
connecté. Cliquez sur l’icône de microphone pour connecter le périphérique audio, puis
réessayez.
3. Utilisez les contrôles situés en bas de la réunion pour suspendre, reprendre ou arrêter
l’enregistrement.
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4. Pour voir qui d’autre enregistre la réunion, pointez sur le bouton d’enregistrement rouge.
5. Quand vous avez terminé, cliquez sur « Arrêter l’enregistrement ».
Vous pouvez quitter la réunion pendant que l’enregistrement est en cours de traitement.
Lync sauvegarde automatiquement l’enregistrement dans un format MP4 lisible par le Lecteur Windows
Media et Zune. Une fois votre enregistrement traité, vous pouvez y accéder pour le lire ou l’envoyer à
d’autres personnes. Lync affiche un message une fois l’enregistrement prêt. Vous pouvez cliquer sur
l’alerte pour ouvrir le « Gestionnaire d’enregistrements » ou cliquer sur « Outils » dans la fenêtre
principale de Lync puis sur « Gestionnaire d’enregistrements ».
1. Dans la fenêtre « Gestionnaire d’enregistrements », cliquez sur votre enregistrement pour le
mettre en surbrillance, puis cliquez sur « Lire » sur le côté droit de la fenêtre.
2. Vous pouvez également renommer ou supprimer votre enregistrement à cet emplacement.
3. Pour partager votre enregistrement avec d’autres personnes, cliquez sur « Parcourir » pour le
rechercher, puis copiez le fichier à publier dans un emplacement partagé, tel que SkyDrive ou
un site SharePoint interne. Si vous ne parvenez pas à publier l’enregistrement, vérifiez que
vous disposez de suffisamment d’espace dans la page.
Conseil : Les enregistrements sont sauvegardés dans le dossier Vidéos/Enregistrements Lync de votre
ordinateur. Pour plus d’informations, voir Gestionnaire d’enregistrements Lync.
Pour en savoir plus sur Lync 2013, consultez la page http://office.microsoft.com/fr-fr/lync/
VI. Skydrive Pro et SharePoint SkyDrive Pro est votre bibliothèque professionnelle, un espace de stockage en ligne dans lequel vous
pouvez conserver vos documents de travail et autres fichiers en toute sécurité.
Lorsque vous stockez vos fichiers sur SkyDrive Pro, vous pouvez non seulement les voir, mais aussi
facilement les partager avec vos collègues et y accéder depuis vos appareils mobiles.
Avec SkyDrive Pro, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
- Stocker et organiser vos documents privés et autres fichiers dans un emplacement sécurisé dans
le Cloud ou sur les serveurs SharePoint de votre entreprise
- Partager des fichiers et des dossiers avec d’autres personnes dans votre organisation et leur
donner l’autorisation de réviser ou de modifier leur contenu
- Synchroniser des fichiers et des dossiers dans votre bibliothèque SkyDrive Pro et vos autres
bibliothèques SharePoint avec votre ordinateur ou vos appareils mobiles, de façon à pouvoir
accéder à votre contenu en mode hors connexion.
53
Dans l’en-tête de votre site SharePoint ou Office 365, ou ailleurs, vous verrez peut-être le terme SkyDrive
utilisé comme abréviation de SkyDrive Pro, cliquez sur l’onglet « Skydrive » pour commencer à l’utiliser :
A. Personnaliser son Skydrive Pro
Votre Skydrive Pro est un espace personnel. Vous avez donc la possibilité de le personnaliser à votre
image, en fonction de vos centres d’intérêts et projets professionnels. Ajoutez une photo, indiquez vos
informations personnelles, suivez les personnes, les mots-clés, les sites ou encore les documents de
votre choix.
1. Pour changer votre avatar, dirigez votre souris vers le cadre réservé à l’image du profil (en haut à
gauche de la page Skydrive) et cliquez sur « Modifier votre Photo » :
Choisissez la photo que vous souhaitez charger et
cliquez sur « Enregistrer ». Votre photo d’avatar sera
modifiée et vos collègues verront apparaitre cette
image sur les différents services Office 365 (par
exemple, lorsque vos contacts entreront en
communication avec vous via Lync, il pourra voir votre
photo de profil).
2. Pour modifier vos informations personnelles, cliquez sur l’onglet « Echange de News ». Cet
espace est réservé à vos flux d’actualité. Il s’agit d’un espace social où vos collègues et vous
interagissez sur les projets, les sujets, les centres d’intérêts que vous avez en commun.
54
3. Dans la colonne à gauche de votre page, cliquez sur « Informations personnelles » :
4. Cliquez ensuite sur « Modifier votre profil » :
5. Remplissez les informations que vous jugez nécessaires d’ajouter (description de poste,
domaines d’expertise, numéro de téléphone professionnel, nom de votre assistante, projets,
compétences, formations…etc.) et choisissez si ces informations sont visibles par tous ou par vous
seul. Puis cliquez sur « Enregistrer tout et fermer ».
Une fois vos informations remplies, vous avez la possibilité de définir les critères de vos flux
d’actualité. Vous pouvez suivre des personnes, des documents, des sites, des mots-clés et ainsi être
notifié de tout élément mis en ligne qui pourrait vous intéresser.
1. Pour suivre des personnes, cliquez sur le chiffre au-dessus de « Personnes » dans la colonne de
droite des « Suivis » :
55
Vous serez redirigé vers la page de personne que vous suivez. Pour ajouter des personnes à suivre,
cliquez sur l’étoile « Suivre », ajoutez le nom ou les adresse mail des personnes que vous
souhaitez suivre et cliquez sur « Suivre ». Les messages qui seront postés par ces personnes
apparaitront dans votre flux d’actualité.
2. Pour suivre des documents, depuis un espace en ligne type Skydrive Pro ou un site d’équipe
d’équipe SharePoint, cliquez sur l’icône « … » puis cliquez sur « Suivre ». Toute modification
apportée à ce document vous sera notifié et vous aurez ainsi accès systématiquement à la dernière
version du document.
56
Skydrive Pro vous suggère également des documents à suivre lorsque vous cliquez sur le chiffre au-
dessus de « Documents » dans votre colonne de suivis. Il vous suffira alors de cliquer sur « Suivre » :
3. Pour suivre des sites, un bouton « Suivre » vous sera systématiquement proposé quand vous
consulterez des sites d’équipes dans le bandeau en haut à droite de la page du site. Cliquez alors
sur « Suivre ». Les nouveautés postées sur le site d’équipe vous seront notifiées dans votre flux
d’actualité.
57
4. Avec Skydrive Pro, vous avez également la possibilité de suivre des mots-clés ou « Balises de
tendance ». Une fois ces balises enregistrées dans votre Skydrive Pro, tous les billets postés
comportant ces balises apparaitront dans votre flux d’actualité. Vous pourrez ainsi suivre les sujets
qui vous intéressent.
Cliquez sur le chiffre au-dessus de « Balises » dans votre colonne de suivis, puis entrez vos balises
et autres préférences de flux d’actualité.
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B. Enregistrer un document sur Skydrive Pro
Certains de vos documents Office sont indispensables à votre activité. Pouvoir y accéder à tout moment
où que vous soyez quel que soit l’appareil que vous utilisez peut vous être d’une aide significative. Il
existe de nombreuses façons d’enregistrer un document Office sur votre espace de stockage en ligne
Skydrive Pro. Choisissez la situation qui vous convient le mieux :
1. Avec un document ouvert dans un programme Office, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous >
SkyDrive.
Si vous n’êtes pas encore connecté, faites-le en cliquant sur « Connexion ». Si vous n’êtes pas
encore inscrit et ne possédez pas encore de compte Microsoft, cliquez sur « Inscrivez-vous ».
Une fois inscrit ou connecté, enregistrez votre document sur SkyDrive. Il sera alors disponible
depuis votre espace à tout moment.
2. Vous pouvez également effectuer un glisser-déposer depuis votre bureau :
Ouvrez la fenêtre de bureau où se trouve votre document, et à côté, gardez ouvert votre page
web affichant votre espace Skydrive Pro.
Saisissez le document et déposez-le dans votre espace Skydrive Pro. Il sera automatiquement
téléchargé.
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C. Synchroniser sa bibliothèque Skydrive avec son ordinateur
La façon la plus simple de synchroniser votre bibliothèque SkyDrive consiste à aller dans votre
SkyDrive, puis à cliquer sur le bouton « Synchroniser » :
Cette opération ouvre l’Assistant « Synchroniser la bibliothèque », et reconnaît automatiquement le
nom et l’adresse web de votre bibliothèque SkyDrive.
1. Cliquez sur « Synchroniser maintenant » pour commencer la synchronisation de votre SkyDrive.
2. Cliquez sur « Afficher mes fichiers … » dans la boîte de dialogue pour ouvrir votre dossier
SkyDrive synchronisé dans l’Explorateur Windows. Dans l’Explorateur Windows, votre SkyDrive
synchronisé est répertorié dans vos Favoris dans un dossier nommé « SkyDrive Pro ».
Vous pouvez également démarrer l’Assistant « Synchroniser la bibliothèque » à partir du menu
SkyDrive Pro de votre barre d’état système de Windows :
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Si vous devez encore synchroniser des bibliothèques SharePoint avec votre ordinateur, l’Assistant
« Synchroniser la bibliothèque » vous demande automatiquement de synchroniser votre SkyDrive, et
indique l’adresse web de votre SkyDrive. Si vous voulez synchroniser une autre bibliothèque, vous
pouvez cliquer sur « Synchroniser une autre bibliothèque », puis entrer l’adresse web de la bibliothèque
SharePoint à synchroniser.
Si vous avez déjà synchronisé votre SkyDrive, l’Assistant « Synchroniser la bibliothèque » vous demande
de spécifier l’adresse de la bibliothèque à synchroniser.
D. Synchroniser une bibliothèque de site d’équipe avec votre ordinateur
La façon la plus simple de synchroniser une bibliothèque de site d’équipe consiste à accéder à la
bibliothèque, puis à cliquer sur le bouton Synchroniser situé en haut de la page.
Cette opération ouvre l’Assistant « Synchroniser la bibliothèque », et reconnaît automatiquement le nom
et l’adresse web de la bibliothèque de site d’équipe.
1. Cliquez sur « Synchroniser maintenant » pour commencer la synchronisation de la bibliothèque.
2. Cliquez sur « Afficher mes fichiers… » dans la boîte de dialogue pour ouvrir votre dossier de
bibliothèques synchronisées dans l’Explorateur Windows. Dans l’Explorateur Windows, le dossier
des bibliothèques synchronisées se trouve dans le dossier « Bibliothèques SharePoin »t. Il utilise
le nom de la bibliothèque du site.
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Remarque : Limites applicables à la synchronisation de contenu dans SkyDrive Pro et autres bibliothèques
SharePoint. Notez les limitations suivantes liées à la synchronisation des bibliothèques sur votre ordinateur
avec SkyDrive Pro :
- Vous pouvez synchroniser jusqu’à 20 000 éléments dans votre bibliothèque SkyDrive Pro, y compris
les dossiers et fichiers.
- Vous pouvez synchroniser jusqu’à 5 000 éléments dans d’autres bibliothèques SharePoint, y
compris les dossiers et fichiers.
Dans une bibliothèque donnée, vous pouvez télécharger des fichiers d’une taille maximale de 2 Go.
Remarque : Synchronisation des documents Office
Lorsque vous stockez vos blocs-notes dans le Cloud (par exemple sur votre espace personnel Skydrive
Pro) vous pouvez accéder en toute transparence aux informations de votre choix, les utiliser et les garder
synchronisées sur les applications OneNote à partir de tous vos appareils favoris, y compris votre
ordinateur Windows ou votre appareil Windows Phone, iPhone, iPad, Android et Symbian.
Notez qu’un fichier OneNote ouvert depuis un espace en ligne ou depuis un dossier synchronisé restera
dans votre bloc-notes et se synchronisera avec sa version en ligne. Ainsi, une note prise depuis votre
smartphone, sera synchronisée avec votre PC de bureau ou votre tablette.
De la même façon, tout document ouvert depuis un Skydrive Pro/Site d’équipe SharePoint/dossier
synchronisé et épinglé dans la page de démarrage de votre logiciel Office (voir partie précédente sur
l’épinglage de document Office) sera automatiquement synchronisé.
E. Partager des sites ou documents avec des personnes externes à
l’organisation
Si vous exercez une activité qui implique de partager des documents ou de collaborer directement avec
des fournisseurs ou des clients, il peut s’avérer souhaitable d’utiliser vos sites pour partager du contenu
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avec ces personnes extérieures à votre organisation qui ne possèdent pas de licences pour votre
abonnement Microsoft Office 365.
Il existe trois manières de procéder :
- Vous pouvez partager l’ensemble d’un site en invitant des utilisateurs externes à se connecter
à votre site à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un ID d’utilisateur Microsoft Office 365.
- Vous pouvez partager des documents individuels en invitant des utilisateurs externes à se
connecter à votre site à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un ID d’utilisateur Microsoft
Office 365.
- Vous pouvez envoyer aux utilisateurs un lien invité qu’ils peuvent utiliser pour afficher des
documents individuels sur votre site de manière anonyme.
Lorsque vous partagez un site avec des utilisateurs externes, vous leur envoyez une invitation qu’ils
peuvent utiliser pour se connecter à votre site. Vous pouvez envoyer cette invitation à n’importe quelle
adresse de messagerie. Lorsque le destinataire accepte l’invitation, il peut se connecter soit avec un
compte Microsoft, soit avec un ID d’utilisateur Office 365. Lorsque vous partagez un site, vous pouvez
sélectionner le type d’autorisation que vous voulez octroyer à cette personne sur le site.
Remarque : Faites preuve de prudence lorsque vous partagez votre site d’équipe ou tout autre site que votre
organisation utilise principalement pour ses activités et documents internes, car vous allez permettre à des
utilisateurs externes d’accéder à ce site et à tous les sous-sites qui partagent ses autorisations. Vous
risquez alors de leur donner accès à du contenu confidentiel. Si vous avez constamment besoin de
collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation, créez un site que vous utiliserez
spécifiquement pour le partage externe, puis configurez-le avec des autorisations d’accès spécifiques
différentes du reste de vos sites. Pour plus d’informations sur l’héritage des autorisations, voir Qu’est-ce
que l’héritage des autorisations ? sur Office.com
Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un
site avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée pour
votre abonnement Office 365 (en fonction de votre offre, votre administrateur Office 365 ou SharePoint
Online peut s’en charger).
Pour partager un site :
1. Accédez au site que vous voulez partager avec des utilisateurs externes.
2. Cliquez sur Partager.
63
3. Dans la boîte de dialogue Partager, tapez les noms des utilisateurs externes que vous voulez
inviter. Par exemple : [email protected] ou [email protected].
Rappel : bien sûr, vous pouvez également utiliser la commande « Partager » pour octroyer
rapidement l’accès à un site aux utilisateurs internes possédant une licence. Pour cela, il suffit de
taper les noms des personnes à inviter.
4. Tapez un message à inclure dans l’invitation.
5. Pour affecter l’utilisateur externe à un groupe d’autorisations spécifique, cliquez sur « Afficher les
options », puis sélectionnez le groupe souhaité.
Il est préférable d’octroyer le niveau minimal d’autorisation pouvant être requis pour effectuer la
tâche souhaitée. Par exemple, si les personnes que vous invitez ont seulement besoin de lire le
contenu, affectez-les au groupe « Visiteurs », qui possède des autorisations de lecture par défaut.
Si les utilisateurs externes ont besoin de modifier ou mettre à jour le contenu, ajoutez-les au
groupe « Membres », qui possède des autorisations de modification par défaut. Soyez
extrêmement prudent lorsque vous ajoutez des utilisateurs externes à un groupe qui possède des
autorisations de contrôle total.
6. Cliquez sur Partager.
Par défaut, toutes les invitations que vous envoyez à des utilisateurs externes expirent au bout de 7 jours.
Si un invité n’accepte pas une invitation dans ce délai, et que vous souhaitez quand même que cette
personne ait accès à votre site, vous devez renvoyer l’invitation.
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Lorsque les utilisateurs externes que vous invitez reçoivent leurs invitations, ils peuvent cliquer sur un
bouton qui leur permet d’accéder à une page dans laquelle ils peuvent se connecter à votre site
SharePoint Online à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un ID d’utilisateur Office 365. Si les utilisateurs
ne possèdent pas de compte Microsoft, ils peuvent s’inscrire pour en obtenir un gratuitement.
Partager un document :
Il existe deux manières de partager un document avec des utilisateurs externes :
- Vous pouvez leur demander de se connecter à votre site pour consulter le document.
- Vous pouvez leur envoyer un lien invité, qu’ils peuvent utiliser pour consulter ou modifier le
document (vous pouvez attribuer le niveau d’accès) sans se connecter.
Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un
document avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être
activée soit dans les paramètres des services Office 365, soit dans le centre d’administration SharePoint
Online (selon votre offre). Le partage externe doit également être activé pour votre collection de sites
(offres pour entreprise uniquement).
1. Accédez au document à partager (vous pouvez également partager des dossiers ou des
ensembles de documents). Vous pouvez partager un élément sur un site d’équipe (si vous
possédez les autorisations suffisantes requises pour le partage externe depuis le site d’équipe),
ou vous pouvez partager un document ou dossier que vous avez enregistré dans votre espace
SkyDrive Pro.
2. Cliquez sur les points de suspension « . . . » pour ouvrir le menu, puis cliquez sur « Partager » dans
la boîte de dialogue des propriétés.
3. Tapez les adresses de messagerie des utilisateurs externes avec lesquels vous aimeriez partager
le document. Par exemple : [email protected], [email protected] ou [email protected].
4. Dans la liste déroulante, sélectionnez le niveau d’autorisation que vous voulez octroyer aux
utilisateurs externes. Si vous voulez qu’ils puissent modifier le document, sélectionnez « Peut
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modifier ». Si vous voulez qu’ils puissent uniquement afficher le document, sélectionnez « Peut
afficher ».
5. Tapez un message pour indiquer aux destinataires de l’invitation toutes les éventuelles
instructions nécessaires à leur tâche.
6. Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Pour inviter une personne à se connecter à votre site pour afficher ou modifier le document,
activez la case à cocher « Exiger une connexion ».
- Pour inviter une personne à afficher ou modifier le document de manière anonyme à l’aide d’un
lien invité, désactivez la case à cocher « Exiger une connexion ». Si vous ne voyez pas la case
à cocher « Exiger une connexion », il est possible que votre organisation ait configuré la
fonctionnalité de partage externe de sorte à empêcher le partage via des liens invités.
7. Cliquez sur « Partager ».
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Remarque :
- Si le fichier que vous essayez de partager se trouve dans une bibliothèque qui utilise la Gestion
des droits relatifs à l’information, vous ne pouvez pas le partager avec l’extérieur.
- Les liens invités anonymes peuvent éventuellement être transférés ou partagés avec d’autres
personnes, lesquelles peuvent également être en mesure d’afficher ou de modifier le document
sans se connecter. Évitez d’utiliser des liens invités anonymes pour du contenu confidentiel.
- Les personnes qui sont invitées à accéder à des documents à l’aide de liens invités anonymes
peuvent uniquement afficher ou lire les fichiers dans l’application Office Web App
correspondante. Elles ne peuvent pas ouvrir ces fichiers dans la version de bureau
correspondante du programme Office.
- Si le partage externe est désactivé globalement dans les paramètres des services Office 365 ou
le centre d’administration SharePoint Online, tous les liens partagés cessent de fonctionner. Si
la fonctionnalité est réactivée par la suite, ces liens sont de nouveau opérationnels. Il est
également possible de désactiver des liens individuels qui ont été partagés si vous voulez
révoquer l’accès à un document particulier. Voir Désactiver un lien invité anonyme.
Annuler des invitations :
Pour annuler une invitation que vous avez envoyée à un utilisateur externe, vous pouvez la révoquer
avant qu’elle ne soit acceptée. Accédez au site sur lequel vous voulez annuler une invitation.
1. Accédez à Paramètres > Paramètres du site.
2. Sous « Utilisateurs et autorisations », cliquez sur « Demandes d’accès et invitations ».
3. Sous « Invitations d’utilisateurs externes », recherchez la personne que vous ne voulez plus inviter
à accéder au site, puis cliquez sur « Menu Ouvrir ».
4. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez sur « Retirer ».
Si l’utilisateur externe a déjà accepté une invitation, alors que vous voulez le supprimer de votre site,
vous pouvez le faire en le supprimant d’abord du groupe d’autorisations SharePoint auquel vous l’avez
affecté. La personne de votre organisation qui possède des autorisations d’administrateur Office 365 ou
SharePoint Online peut également le retirer de la liste des utilisateurs de votre environnement. Pour plus
d’informations, voir les articles répertoriés dans la section Gérer le partage externe.
Désactiver un lien invité anonyme :
Lorsqu’un document a été partagé via un lien invité, cette information apparaît dans la légende du
document.
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Vous pouvez révoquer l’accès à un document qui a été partagé via un lien invité en désactivant le lien.
1. Accédez à la bibliothèque qui contient le document pour lequel vous voulez supprimer un lien
invité.
2. Pointez sur le document, puis cliquez sur « Menu Ouvrir ».
3. Cliquez sur une liaison invité dans la phrase « Ouvert à toute personne disposant d’une liaison
invité ».
4. En regard de l’URL du lien invité, cliquez sur le bouton « Supprimer ».
5. Lorsque vous devez indiquer si vous souhaitez que le lien soit désactivé, cliquez sur « Désactiver
le lien ».
Lorsque des personnes extérieures à votre organisation essaient d’accéder au contenu à l’aide du lien
invité, un message leur indique qu’elles ne peuvent pas y accéder.
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Gérer le partage externe :
Les paramètres d’administration du partage externe diffèrent selon l’offre Office 365 à laquelle votre
organisation s’est abonnée. Pour plus d’informations sur l’activation ou la désactivation de la
fonctionnalité de partage externe, ou encore sur sa configuration, voir les rubriques suivantes :
- Si votre organisation utilise Office 365 Petite Entreprise, voir Gérer le partage avec des
utilisateurs externes sur le site office.com
- Si votre organisation utilise l’un des plans Office 365 Entreprise, voir Gérer le partage externe
pour votre environnement SharePoint Online sur le site office.com
- Pour plus d’informations sur la configuration et la gestion des demandes d’accès aux sites, voir
Configurer et gérer les demandes d’accès sur le site office.com
F. Les Office Web Apps
Besoin d’accéder à un devis à distance ? Besoin de consulter votre inventaire depuis un rendez-vous
fournisseur ? Besoin de modifier un prix sur un catalogue produit ? Les Office Web Apps permettent de
travailler facilement et d’accéder à vos documents importants où que vous soyez et depuis un grand
nombre d’appareils (smartphones, PC, tablettes...). Elles vous permettent non seulement de créer, de
visualiser et de modifier un document Office à distance, mais aussi de les partager et de travailler
simultanément dessus à plusieurs même sans avoir Office ou la bonne version d’Office sur votre
appareil de connexion : il suffit d’une connexion internet et d’un navigateur !
Vos applications préférées (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) sont disponible en ligne sous une
version allégée de la suite Office. La plupart des fonctionnalités de bureautiques que vous avez
l’habitude d’utiliser sont disponibles.
Créer un document Office en ligne vierge :
Pour commencer à utiliser les Office Web Apps, connectez-vous à votre compte Office 365 et cliquez
sur l’onglet « Skydrive » pour accéder à votre espace professionnel :
1. Une fois dans votre Skydrive, cliquez sur « nouveau document »
2. Choisissez le type de document que vous souhaitez créer :
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3. Nommez votre nouveau document et cliquez sur « OK » :
4. Un nouveau document sera alors ouvert dans votre navigateur. Vous pourrez reconnaitre
l’interface familière de votre suite logicielle Office et pourrez utiliser facilement le ruban et ses
fonctionnalités de mise en page, d’insertion, d’affichage etc. comme à votre habitude :
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Ouvrir un document Office déjà téléchargé sur un espace en ligne Skydrive Pro ou site d’équipe
SharePoint depuis un navigateur :
Si par exemple, vos collègues stockent des documents dans la bibliothèque SharePoint de votre
organisation, vous pouvez utiliser les Office Web Apps pour les afficher, sans avoir à ouvrir vos
applications Office.
1. Accédez à une bibliothèque de documents depuis un site d’équipe SharePoint ou espace Skydrive
Pro, puis cliquez sur le lien associé au document.
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2. Celui-ci s’ouvre en mode Lecture dans votre navigateur.
Remarque : Lorsque vous cliquez sur un document Office stocké dans une bibliothèque SharePoint, le
document s’ouvre directement dans votre navigateur avec une apparence identique à celle qu’il aurait
dans l’application Office. Office Web Apps vous permet également de modifier des documents dans le
navigateur, avec la même interface familière que dans Office. Office Web Apps fonctionne dans certains
des navigateurs les plus couramment utilisés et est officiellement pris en charge dans Windows Internet
Explorer 7 et versions ultérieures, Safari 4 pour Mac, et Firefox 3.5 pour Windows, Mac et Linux.
Modifier un document Office en ligne :
La liste est presque terminée ; elle est enregistrée dans la bibliothèque SharePoint de votre équipe. Vous
souhaitez la terminer avant de rentrer chez vous dans le métro ; vous l’ouvrez donc rapidement dans le
navigateur de votre tablette et finalisez le tableau :
1. Une fois le fichier ouvert dans votre navigateur (voir étape précédente), dans l’exemple d’un
fichier Excel, cliquez sur « Modifier le classeur » puis « Modifier dans Excel Web App » pour le
modifier directement en ligne.
Votre fichier passe alors en passe en mode Édition. Effectuez vos modifications en toute sérénité.
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Remarque : Pour effectuer des modifications qui ne sont pas disponibles dans le navigateur, il vous suffit
d’ouvrir le document dans un programme Office sur votre ordinateur, puis d’enregistrer le document
modifié dans la bibliothèque de documents.
Co-éditer un document en ligne depuis les Office Web Apps :
Lorsque vous êtes en déplacement, il peut vous arriver d’avoir besoin d’accéder à certains éléments à
distance : un devis, un tableau d’inventaire, une fiche produit… Mais il est rare que vous ayez votre
ordinateur professionnel avec vous, ou même vos documents immédiatement disponibles. Et si plusieurs
personnes utilisent le même document en même temps, difficile de savoir quelle est la bonne version !
Avec les Office Web Apps, toutes les personnes ayant accès au document peuvent, s’ils y sont autorisés,
modifier simultanément un même document directement en ligne sans se soucier d’un éventuel
problème de version ou de timing de correction.
Prenons l’exemple d’un fichier Word : Lorsque vous travaillez à plusieurs dans Word Web App, vous
procédez de la même façon que d’habitude pour modifier un document. Si d’autres utilisateurs
modifient également ce dernier, Word Web App vous prévient de leur présence et vous indique le
paragraphe sur lequel ils travaillent actuellement.
Word Web App vous signale brièvement les interventions des auteurs à mesure qu’elles ont lieu.
Vous avez toujours la possibilité de voir qui travaille actuellement sur le document en cliquant sur la
barre d’état en bas de la fenêtre Web App.
Word Web App affiche une ligne de traits bleus en pointillés pour signaler le paragraphe sur lequel vous
travaillez.
Les autres auteurs peuvent voir que vous travaillez sur ce paragraphe.
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Lorsque vous enregistrez le document Word Web App signale aux autres que le document a été mis à
jour.
Lorsqu’ils enregistreront le document, ils verront les modifications que vous avez apportées et rendront
également leurs changements disponibles. En actualisant le document lors de chaque enregistrement,
vous contrôlez la notification des mises à jour. Ceci permet de travailler en minimisant les interruptions,
même lorsque d’autres utilisateurs travaillent sur le même document.
Une fois que vous enregistrez le document, le contenu modifié par les autres auteurs s’affiche avec un
arrière-plan en couleur.
Remarque : Si vous passez en mode Lecture, puis repassez en mode Édition, l’arrière-plan coloré disparaît.
Si, pour une raison ou l’autre, vos modifications entrent en conflit avec celles d’un autre auteur, Word
Web App vous permet de choisir la version à conserver. .
Pour plus d’information sur les nouveautés
Office 365 et Office 2013, veuillez consulter le
site www.office.com et le blog
blogs.microsoft.fr/office/