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INFORME DE AVANCECASO PRACTICO DON JULIO
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DEICY ZAMBRANO GUEVARA
XIMENA MARCELA TRUJILLO
DIEGO ALBERTO ORTEGON
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAFACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESASNEIVA2012
PROPUESTA TECNICA
Naturaleza: Auditoria administrativa
Alcance: Área de operaciones
Antecedentes: En la empresa Don Julio no se han realizado auditorias.
Objetivos:
Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual.
Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones.
Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora.
Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.
Estrategias:
El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores.
Justificación:Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento.Acciones:Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar.
Recursos:
Auditor Independiente
Resultados:Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.
Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de operaciones.
Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área.
Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.
Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.
Asignación de la Responsabilidad:AuditorCapacitación:Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría.
PROGRAMA DE TRABAJO
Identificacion: Auditoria administrativa Responsable: Equipo auditorArea: area produccion (Granja)
CRONOGRAMA PROCESO DE AUDITORIAACTIVIDAD RESPONSABLE FECHAPRESENTACION AUDITORIA EQUIPO
AUDITOR01 DE OCTUBRE
DIAGNOSTICO PRELIMINAR ASISTENTE 5 DE OCTUBREOBSERVACION AREA AUDITADA EQUIPO
AUDITOR6 AL 15 DE OCTUBRE
INFORME PRELIMINAR EQUIPO AUDITOR
20 DE OCTUBRE
APLICACIÓN DE TECNICAS DE AUDITORIA (ENTREVISTA, CUESTIONARIOS)
AUDITOR 21 AL 30 DE OCTUBRE
DIAGNOSTICO FINAL EQUIPO AUDITOR
15 DE NOVIEMBRE
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
EQUIPO AUDITOR
20 DE NOVIEMBRE
LEGALIZACION DE LA AUDITORIA
CONTRATO N. 025REALIZACION AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Neiva, 17 de octubre de 2012
Ante la necesidad de tomar acciones de control y mejora dentro de la organizacion, El represetante Legal de Don Julio y la empresa auditora AUDITORIA Y SERVICIOS mediante contrato de prestacionde servcio N. 2405 acuerdan la relaizacion de una auditoria administrativa en el area de produccion por un valor de 30.000.000. El equipo auditor se compromete a realizar el proceso bajo las condciones estipúladas y a tener la mayor confidencialidad con la informacion, mientras que Don Julio se compromete a prestar toda la colaboracion para que el auditor desarrolle su trabajo sin ningun contratiempo.
En constancia firman:
GERENTE DON JULIO DIRECTOR AUDITORIA Y SERVICIOS
PERFIL DEL AUDITOR
relevante e importante Título profesional y conocimientos en áreas como
veterinaria y zootecnia , como de los procesos misionales y apoyo de las
organizaciones.
Visión global del negocio objeto de don julio, con tacto para fijarse tareas
en lo material,
relevante e importante Título profesional y conocimientos en áreas afines a
los procesos misionales y apoyo de las organizaciones.
Reconocida experiencia en la metodología y normas aplicables en el
proceso auditor, con especial entrenamiento en el manejo de procesos
operativos, administrativos, legales, financieros contables y de gestión a
través de perfiles interdisciplinarios.
Conocimiento en normas legales de la organización y sus procesos.
Concebir la planeación como una cultura para lograr los resultados y poder
administrar la auditoria con calidad.
Capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para
encarar eficientemente relaciones interpersonales con el grupo de
auditoría y la organización auditada.
Poseer habilidades y capacidad técnica, para realizar su labor.
Ser analítico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar
juicios.
Poseer espíritu de instructor y docente como una manera de propiciar el
mejoramiento y el logro de la calidad del organismo auditado y su entorno.
Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del
auditado.
Independencia de criterios frente al organismo auditado, reconociendo e
informando las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.
Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la auditoria y lo
relacionado con las organizaciones, competencias y procesos.
Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el
de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un
momento determinado.
Capacidad de análisis y visualización sobre las consecuencias de las
actuaciones presentes, con el ánimo de tomar una decisión acertada sobre
las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.
Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de
pertenencia, como también el de conciencia social que le desarrolla el
conocimiento de la Auditoria y sus resultados.
Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su
función de auditor.
Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de
manera oral y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus
actuaciones.
INVESTIGACION PRELIMINAR
MISION
DON JULIO S.A es un negocio que Se dedica a la producción y comercialización de todos los subproductos derivados del conejo, como son la carne en canal, las pieles, el pie de cría, la conejaza, etc. Todo eso lo hace a base de constancia y sacrificio para poder ofrecer a nuestros clientes un producto que cumpla con sus expectativas.
VISION
Ser reconocidos como una empresa sólida y profesional, con calidad y principios éticos, que ofrece un servicio y producto de excelencia. Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora, competitiva dedicada para la satisfacción plena de los clientes.
FILOSOFÍAProcurar la satisfacción de la sociedad mediante la venta de productos de consumo rápido de calidad y precios accesibles, con una atención amable y personalizada.
PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALESDON JULIO S.A, guiará y desarrollará sus procesos por medio delos siguientes principios y valores:
PRINCIPIOS
El negocio orienta sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos planteados.
Constituye una microempresa abierta a cambios que permite un desarrollo y crecimiento sólido.
La búsqueda permanente de calidad en sus productos para satisfacer al cliente.
Siempre busca mantener la conservación, defensa y cuidado del medio ambiente.
VALORES
Honestidad: Siempre transparentes en la gestión administrativa e identificada con un compromiso hacia la sociedad, el estado y el medio ambiente.
Responsabilidad: Existe un compromiso del personal de cumplir con sus actividades en los plazos y formas pactadas, para brindar un excelente producto a los clientes.
ANTECEDENTES
Don Julio S.A inicio sus actividades el 7 de septiembre del 2000, como un proyecto de un grupo de productores agropecuarios del poblado de Villa Alta, con el objetivo de criar conejos para la posterior venta de su carne y piel.El conejo presenta características productivas que se diferencian de las otras especies. Por ejemplo, la hembra puede producir hasta 17.7 veces su peso corporal, pues cada coneja reproductora de 4.5 kg produce hasta 40 conejos de vivos al año.
En promedio, su rendimiento en canal es de 50%, solo superado por el cerdo y el pollo.La presión reproductora de la hembra no es superada por ningún otro mamífero; en muchas especies se habla de servicios posteriores al destete, mientras que en el caso de los conejos se debe hablar de servicios posteriores al parto.
Julio Perez, dueño de la empresa, se preparo de manera cuidadosa para asumir su responsabilidad. Para tal efecto, asistió a cursos de capacitación en cunicultura, donde aprendió los procesos de crianza y desarrollo de los conejos, así como las formas de comercialización.
Dos años después la idea se consolidó: se fundó la empresa e inicio sus operaciones en octubre de 2002, con sólo nueve conejos, de los cuales siete eran hembras y dos machos. El objetivo principal era la crianza y reproducción de la población.
En la actualidad la granja cuenta con 40 conejos, y se espera que la población aumente a 200 para iniciar la venta de carne y piel. Los conejos son de raza California y Nueva Zelanda, que son las mejores, ya que su carne es totalmente blanca, rinde más y tienen mayor conversión.
En diciembre de 2004 la sociedad se desintegro. Julio Pérez, su único propietario planea reanudar las operaciones en el primer trimestre de 2005.
Con base en estos antecedentes, la empresa, actualmente en proceso de reorganización, decidió someterse a una auditoria administrativa, con la firme convicción de sus resultados le permitan contar con un nuevo enfoque y una administración mas capacitada y sensible al mercado.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
1,0 Dirección general 1,1 Dirección de producción 1,1.1 Asesor de granjas 1,1.1.1 Departamento de natalidad 1,1.1.2 Departamento de engorda 1,1.1.3 Departamento de rastro 1,1.1.1.1 Oficina de limpieza 1, 1,2 Dirección de finanzas 1,1.3 Dirección de ventas
ORGANIGRAMA GENERAL
INSTRUMENTACION
RECOPILACION DE LA INFORMACION
DIRECCION GENERAL
DIRECCIÓN DE PRODUCCION
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DIRECCIÓN DE VENTAS
ASESOR DE GRANJAS
DEPARTAMENTO DE NATALIDAD DEPARTAMENTO
DE ENGORDEDEPARTAMENTO DE RASTRO
OFICINA DE LIEMPIEZA
La realización de la información se realizo bajo las herramientas normalmente utilizadas para ello. La obtención de la información se capto con base en dos opciones como: la obtención de la información por medio del testimonio que proporcione el gerente de la empresa sobre aspectos constitución, estructura, valores, misión, visión, proceso de producción y en otros conceptos relevantes.
El resto de la información será captada por el equipo auditor en cedulas para la detección y registro de hallazgos y evidencias, entras otros aspectos.
TECNICA DE RECOLECCION
El equipo auditor decidimos aplicar las siguientes técnicas mas utilizada para su fácil y rapidez para obtener la información imprescindible.
Investigación documental Observación directa Entrevista Cuestionarios Cedulas
MEDICION
Esta actividad se baso en los siguientes indicadores
PROPOSITO ESTRATEGICO: DEFINIR EL MARCO DE ACTUACION DE LA ORGANIZACIÓN
VISIÓN:
INDICADORES CUALITATIVOS
- Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes
- Forma en que fomenta el nivel de compromiso
- Manera en que eleva la moral y el espíritu de equipo
INDICADORES CUANTATIVOS
Empleados que la conocenTotal de empleados
Empleados que la compartenEmpleados que la conocen
MISIÓN:
INDICADORES CUALITATIVOS - Medida en que enlaza lo deseable con lo posible
- Manera en que conforma el marco de referencia de las acciones
- Grado en el que se constituye como una guía de actuación
INDICADORES CUALITATIVOS
Empleados que la conocenTotal de empleados
Empleados de confianza que participan en su definiciónTotal de empleados
Empleados temporales que participan en su definición Total de empleados
PROCESOS:
INDICADORES CUALITATIVOS- Nivel en que ordenan e imprimen cohesión a las acciones de la
organización - Modo en que transforman insumos en productos.
INDICADORES CUANTITATIVOS
InsumosProductos
Procesos productivosTotal de procesos
PROPOSITO ESTRATEGICO: DISEÑAR E INSTRUMENTAR LA INFRAESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
- Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad
- Manera en que se traduce el objeto de la organización en un mecanismo de trabajo
INDICADOR CUANTITATIVOS
Áreas descentralizadas Total de áreas
DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES INDICADORES CUALITATIVOS
- Grado en que determinan las cargas de trabajo
- Nivel en que posibilitan la delegación especifica de autoridad y responsabilidad
Empleados Números de áreas
Funciones definidasTotal de áreas
Tareas realizadas Total de áreas
Tareas realizadas Funciones definidas
RECURSOS HUMANOS
INDICADORES CUALITATIVOS- Precisión con que determine el sistema formal de gestión de talento
- Grado en que se consideran tales recursos como el capital intelectual.
INDICADORES CUANTITATIVOS
Movimientos de personalTotal de personal
Fuentes de reclutamientoInventario de información
Personal de nivel operativo Total de personal
Personal temporal Total de personal
Personal capacitado Cursos de capacitación
TOMAR LAS DECISIONES PARA REGULAR LA GESTION DE LA ORGANIZACIÓN
TOMAS DE DECISIONES
INDICADORES CUALITATIVOS Grado en el que se le reconoce la facultad para identificar y resolver
situaciones para conseguir los resultados esperados
INDICADORES CUANTITATIVOS
Decisiones no programadasTotal de decisiones
Alternativas de decisión posibles Total de alternativas
Métodos utilizados en la toma de decisiones Métodos definidos
Medición del progreso de las acciones en función del desempeño
CALIDAD INDICADORES CUALITATIVOS
Modo en que contribuye a hacer de la mejora continua un habito
INDICADORES CUANTITATIVOS
Procesos enfocados en la calidadTotal de procesos
Certificados de calidad obtenidos Certificado de calidad requeridos
DESPLAZAMIENTO Y UBICACIÓN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
INDICADORES CUALTITATIVOS Modo en que aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad
competitiva de la organización Medida en que representa una fuente de ingreso fundamental
INDICADORES CUANTITATIVOS
Estrategias comerciales
Estrategias de negocio
Fuerza de ventas Total de personal
Ventas netas Fuerza de ventas
PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo se utilizo las notas, donde el equipo auditor llevo un resumen de lo ocurrido durante el proceso para obtener la información necesaria para la auditoria.
EVIDENCIA
En las visitas que se realizaron se comprobó:
Las actas de constitución de la empresa esta desactualizada correspondiente a la situación actual de la empresa.
Cuenta con una estructura organizacional desorganizada La empresa no tiene un contador indefinido, sino por prestación de
servicios por lo cual no hay concordancia en los estados contables. La empresa no tiene un sistema de cartera Posee un organigrama de proceso productivo incomprensible ya que
no tiene una jerarquización en los proceso de producción. No cuenta con manual de organización ni manual de procedimientos. No cuenta con un manual de riesgos profesionales No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los
puestos No existen señalamientos específicos en el área de operaciones. Algunas maquinas se encuentra en malas condiciones. No cuenta con un estudio de estrategias de ventas.
SUPERVISION DEL TRABAJO
Hubo cambios en las fechas de las visitas, el motivo cambio climáticos que imposibilitaron en desarrollar las actividades apropiadamente, por lo cual se anoto y explicito en la notas del equipo auditor. El equipo auditor mostro puntualidad y formalidad en las visitas a la empresa.
Los tres integrantes del grupo auditor se le asignaron actividades específicas por lo cual los desempeñaron satisfactoriamente y en algunas situaciones se hubo apoyo de todo el equipo.
Los resultados que obtuvo cada auditor se entregaron un lapso no mayor de 72 horas.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR
La empresa Don Julio, requiere la asesoría del auditor con base de su experiencia y conocimientos que pueda identificar las deficiencias que se venían presentando en la estructura organizacional de la empresa, proceso productivo y participación en el mercado. Una vez la auditoria identifique las estrategias de acción, las mismas sean llevada a la practica con el fin que se logre con los resultados esperados de tener una administración mas capacitada y sensible al mercado.
Se encontró que la empresa tiene una estructura organizacional inadecuada a las necesidades que requiere en la organización, ocasionando que no halla una determinación de jerarquización de los puestos de trabajos por lo cual se dificulta identificar con claridad las funciones en cada uno delos puestos y recayendo demasiadas labores al gerente, además aclarando que pueda contribuir con el reclutamiento de personal incapacitado para ejercer un puesto especifico.
En cuanto al proceso productivo de la empresa el diagrama de la producción de carne de conejo es una estructura desorganizada que no expresa con claridad los procedimientos de esto, resaltando así un alto de grado de desconocimientos sobre los procesos de producción y poca creatividad de innovación de implementar de mejoras continuas, que permita mejorar la logística de la granjas de protección y cuidados zootécnicos en la cría de conejos.
Por ultimo la empresa Don Julio con poco tiempo constitución y ejercicio, no ha establecido un plan de ventas que le permita enfocarse para que real
INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL :
Instalaciones
Las instalaciones se construyeron a cielo abierto pues estos animales se adaptan muy bien a las bajas temperaturas (hasta bajo cero). Sin embargo, requieren de una buena ventilación, ya sea que estén en el exterior o en el interior. En los meses de verano se deben mantener las jaulas a la sombra, ya que muestran poca tolerancia al calor. En invierno se coloca un plástico alrededor de la jaula, con espacio en la base para ventilación, para resguardar el interior de la humedad y del viento.
AGUA
El conejo requiere agua limpia y fresca todos los días. La forma de proveerla varía: recipientes, botellas, sistema de abastecimiento, cazuelas de barro. Ect. Deben ser lo suficientemente grandes como para contener de 3 a 5 litros de agua y tan pesadas que los conejos no pueda volcarlos. Las botellas son mas higiénicas, aunque mas frágiles. Es necesario limpiar los elementos con agua caliente y dejarlos secar al sol si es posible.
Recipientes de los alimentos
Los recipientes de plástico, cerámica o metal también son prácticos, ya que los conejos pueden rascarlos y volcar el alimento fuera de ellos sin esfuerzo; además, poder retirarlos facilita su limpieza.
Almacenamiento de los alimentos
El alimento debe conservarse en recipientes secos y libres de insectos. Por lo tanto, deben poseer tapa y mantenerse cerrados e higienizarse periódicamente para prevenir la formación de bacterias. El alimento no debe conservarse más de un mes, por lo que no es conveniente adquirir cantidades excesivas, pues sus ingredientes perderían valor nutritivo.
Suplementos
Los mas utilizados son avena, cebada, trigo, aceite de germen, vitaminas o simplemente minerales para el agua y semillas de girasol. Otros suplementos como sulfaquinoxalina, terramicina, ácido bórico, etc. Son utilizados para combatir enfermedades previa consulta con el medico veterinario.
Mantenimiento
Para mantenerlos en buenas condiciones sus jaulas y casillas deben estar limpias, esto es, deben ser higienizadas una vez por semana. El uso de virutas de madera o turba en el piso de la jaula es una medida adecuada para eliminar el olor de amoniaco de la orina. En síntesis: buena comida e higiene.
PROCESO PRODUCTIVO
Diagrama de la producción de carne de conejo y su uso para la reinversión de capital:
SERVICIO GESTACIÓN PARTO LACTACIÓN DESTETE
SELECCIÓN DE REEMPLAZOS
OBSERVACION DIRECTA:
El lugar que está ubicada es una zona rural del municipio de La Calera, Cundinamarca, Colombia en lo cual es un buen ambiente para la cría de los conejos.
Se observa que la granja donde se crían los gazapos esta muy desprotegida, ya que cualquier depredador puede entrar y salir con facilidad.
Solo hay una persona para realizar el trabajo de limpieza, lo cual es insuficiente
El dueño de la empresa no sabe delegar funciones y realiza demasiadas labores
Las instalaciones son buenas pero hay maquinaria obsoleta que podría ser vendida y comprar nueva.
No hay manual de procedimientos, por lo cual existe confusión entre las funciones de cada puesto.
Como no se encuentra en operación solo se pudo contar con la información del dueño y confiar en su palabra y la de sus colaboradores
Hay poca competencia Falta de asesoría No se aprovechan los programas de apoyo del gobierno Los permisos no están actualizados
Las enfermedades que se pueden presentar en los conejos son:
CRECIMIENTOSACRIFICIOSVENTA DE CARNE
INGRESOS
VENTA DE PIELES
COMPRA DE INSUMOS
ALIMENTACIÓN
COSTALES DE ABONO
INGRESO POR COSTALES
SUELDOS Y GANANCIAS DEL
DUEÑO
Digestivos Diarreas Crecimiento exagerado de los incisivos Parasitosis Desnutrición Respiratorias Neumonías Rinitis Locomotores Podidermatitis Fracturas Trastornos nerviosos Toxemia de la preñez Toxopalmosis Tegumentarios Sarna Caída excesiva de pelo Oculares Conjuntivitis Reproductivos Gestación ectípicas Baja fertilidad Canibalismo Abortos Mala atención según el tipo de enfermedad
A pesar de que se prestan ciertos cuidados, estas patologías deterioran la calidad del producto.
En cuanto a la administración, debido a la escasa delegación de actividades por parte del dueño, existe deficiencia en la realización de múltiples actividades administrativas .
CEDULA DE OBSERVACIONDON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION TIPO DE AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
OBSERVACION
RECOMENDACIONES
ELABORADO POR EQUIPO AUDITORFECHA
CEDULA DE HALLAZGOSDON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION TIPO DE AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
ELABORADO POR EQUIPO AUDITORFECHA
CEDULA DE SEGUIMIENTODON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION TIPO DE AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
OBSERVACION ORIGINAL
RECOMENDACIONES ORIGINALES
SITUACION ACTUAL
RESPONSABLE
CAUSA
ELABORADO POR EQUIPO AUDITORFECHA
REVISION BIBLIOGRAFICA
http://www.conejoslosalisos.com
LIBRO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA - PEARSON