trabajo daniel empresarial
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BASES DE DATOS ACCESS 2010
DANIEL ESTEBAN PACHON ANGEL905
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADO DE INFORMATICA GRADOS 9°
BOGOTA2015
BASES DE DATOS ACCESS 2010
DANIEL ESTEBAN PACHON ANGEL905
TRABAJO DE LA EVALUACION PERIODICA UNIFICADA DE TERCER PERIODO PARA GRADO 9°
JHON ALEXANDER CARABALLO Msc. Tic aplicadas a la educación
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADO DE INFORMATICA GRADOS 9°
BOGOTA D.C2015
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NOTA DE ACEPTACIÓN
PRESIDENTE DEL JURADO
JURADO
JURADO
BOGOTA D.C 22 / 07 / 2015 (07 / 08 / 2015)
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AGRADECIMIENTOS
DEDICO ESTE TRABAJO AL PROFESOR JHON ALEXANDER CARABALLO QUE TIENE ASIGNADA EL AREA DE INFORMATICA DE LOS GRADOS 9°
ESTAS HOJAS (PORTADA, CONTRAPORTADA, AGRADECIMIENTOS, TABLAS DE CONTENIDO) HACEN PARTE DE LAS PÁGINAS PRELIMINARES, PARA MAS INFORMACIÓN CONSULTA: HTTP://NORMASICONTEC.ORG/PAGINAS-PRELIMINARES-CON-NORMAS-ICONTEC/
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ESTE TRABAJO ES DEDICADO AMI AÑO ESCOLAR EN EL CUAL ASPIRO PASAR Y PROMOVERME AL GRADO SIGIENTE.
CONTENIDO
PÁG.1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................8
2. OBJETIVOS......................................................................................................................9
2.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................................9
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS......................................................................................9
3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................10
3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA................................................................................10
3.2 JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................10
4. MARCO TEÓRICO.........................................................................................................12
CONCLUSIONES...............................................................................................................20
BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................21
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LISTA DE ILUSTRACIONES.
Ilustración 1 tabla de clientes..............................................................................................13Ilustración 20 consulta la tabla de clientes.........................................................................18
GLOSARIO
PRIMERA PALABRA: ESCRIBE AQUÍ LA DEFINICIÓN DE LA PRIMERA PALABRA ORDENADA POR ORDEN ALFABÉTICO DE FORMA SIMILAR A UN DICCIONARIO.
SEGUNDA PALABRA: ESCRIBE AQUÍ LA DEFINICIÓN DE LA SEGUNDA PALABRA ORDENADA POR ORDEN ALFABÉTICO DE FORMA SIMILAR A UN DICCIONARIO.
TERCERA PALABRA: ESCRIBE AQUÍ LA DEFINICIÓN DE LA TERCERA PALABRA ORDENADA POR ORDEN ALFABÉTICO DE FORMA SIMILAR A UN DICCIONARIO.
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RESUMEN
EXPLICACIÓN DEL TRABAJO EL CUAL SE VA A DESARROLLAR EN ACCESS 2010 EL CUAL SE VA A TRABAJAR EN EL TERCER PERIODO ESCOLAR DEL AÑO 2015 EL CUAL SERÁ LLEVADO ACABO POR EL PROFESOR JHON ALEXANDER CARABALLO QUE TIENE ASIGNADA EL ÁREA DE INFORMÁTICA DE LOS GADOS 9°
PALABRAS CLAVE: EN ESTE ESPACIO SE DEBE PONER LAS PALABRAS CLAVES RELACIONADAS CON EL TRABAJO, MÍNIMO 3 Y SEPARADAS POR “,”. EJEMPLO: PRESENTACIÓN DE TRABAJOS, NORMAS ICONTEC, OTRA PALABRA CLAVE
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1. INTRODUCCIÓN
UNA BASE DE DATOS ES UNA COLECCIÓN DE INFORMACIÓN ORGANIZADA DE FORMA QUE UN PROGRAMA DE ORDENADOR PUEDA SELECCIONAR RÁPIDAMENTE LOS FRAGMENTOS DE DATOS QUE NECESITÉ. LAS BASES DE DATOS TRADICIONALES SE ORGANIZAN POR CAMPOS, REGISTROS Y ARCHIVOS. UN PAMPO ES UNA PIEZA ÚNICA DE INFORMACIÓN; UN REGISTRO ES UN SISTEMA COMPLETO DE CAMPOS; Y UN ARCHIVOS ES UNA COLECCIÓN DE REGISTROS. POR EJEMPLO UNA GUÍA DE TELÉFONO CADA UNO DE LOS CUALES CONSISTE ENTRE CAMPOS: NOMBRE DIRECCIÓN Y NÚMERO DE TELÉFONO.UNA BASE DE DATOS ES UN CONJUNTO DE INFORMACIÓN QUE SE LIGA DE ALGUNA FORMA QUE SE LIGA Y ENCUENTRA CATALOGADA PARA TENER MEJOR ACCESO DE LA MISMA, INICIALMENTE ERAN LLEVADAS EN REGISTROS POR MEDIO DE FICHAS Y ES POR ESTOQUE EXISTEN UN A AMPLIA VARIEDAD DE FICHAS. HOY EN DÍA ES MEDIANTE SERVIDORES Y COMPUTADORES QUE SE ACUMULA LA INFORMACIÓN Y DICHOS DATOS SE CATALOGAN EN FORMA ORDENADA Y DE FÁCIL ACCESO POR MEDIO DE UN SISTEMA QUE ESTA DEFINIDO COMO ¨SGBD¨(SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS) UN SOFTWARE CREADO PARA TAL FIN.LAS BASES DE DATOS JERÁRQUICAS SON UNAS BASES DE DATOS EN DONDE SE ORGANIZAN LOS DATOS UTILIZANDO UNA ESTRUCTURA JERÁRQUICA EN LA QUE LOS ELEMENTOS SE SUELEN DENOMINAR NODOS Y EXTIENDEN DEPENDENCIAS ENTRE LOS NODOS, LA DEPENDENCIAS DE N,M DEL TIPO/ HIJO, UN HIJO NO PUEDE TENER MAS DE UN PADRE PERO UN PADRE PUEDE TENER VARIOS HIJOS. LAS BASES DE DATOS EN RED TAMBIÉN EN DESUSO, EN UNA BASE DE DATOS EN RED SE UTILIZA LA ESTRUCTURA DE GRAFO RED COMO EN EL CASO ANTERIOR ENTRE SI MEDIANTE DEL TIPO 1M PERO EN ESTE CASO UN OBJETO PUEDE ESTAR RELACIONADO CON VARIOS ELEMENTOS QUE SERÁN SUS PADRES. EN ESTE CASO LAS RELACIONES QUE SE CREAN SE DOMINA SET Y EL EQUIVALENTE AL PADRE SE DENOMINA (OWNER) Y EL EQUIVALENTE AL HIJO SE DENOMINA (MEMBER). LAS BASES DE DATOS RELACIONALES ESTA ESTA ESTRUCTURA QUE SE HA IMPUESTO PARA APLICACIONES DE GESTIÓN CONSISTE EN ORGANIZAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS, LAS RELACIONES ENTRE LOS OBJETOS SE CONSIGEN INCLUYENDO EN LA TABLA DE HIJO LA CLAVE DEL OBJETO PADRE. COMO SON LOS QUE UTILIZAREMOS DURANTE TODO EL MODULO HEMOS RESERVADO UN APORTADO ESPECIAL PARA ELLAS.
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2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
EL OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA WREESTLING ITEMS ES FACILITAR A LOS DEPORTISTAD DE ESTE DEPORTE A QUE AGAN USO DE LOS IMPLEMENTOS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE ENTRENAMIENTO EN LAS CULES SON REQUERIDOS
.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
VENTA DE TRUSAS DE DISTINTAS TALLAS Y COLORES ELABORACION DE LAS MISMAS, VENTA DE ESTAS AL DEPORTISTA
VENTA Y TRANSPORTACION DE BOTAS PARA EL DEPORTISTA A UN PRECIO COMODO
VENTA DE PROTECTORES VUCALES PARA UN MEJOR RENDIMIENTO Y CUIDADOS AL DEPORTISTA CON FACILIDAD DE OBTENCION
VENTA DE OREJERAS PARA EL CUIDADO Y PROTENCION DEL DEPORTISTA LAS CUALES SON NESESARIAS PARA EL MISMO.
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3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
LOS DEPORTISTAS NO TIENEN ACCESO RAPIDO A UN LOCAL O TIENDA EN LA CUAL PUEDAN ACCEDER FACILMENTE A OBTENER ESTOS PRODUCTOS LOS CUALES SON NESESARIOS PARA LA REALIZACION DEL DEPORTE PRACTICADO
UNA EMPRESA MANEJA VOLÚMENES DE INFORMACIÓN QUE DÍA A DÍA VA CRECIENDO DE FORMA EXPONENCIAL, LOS ARCHIVADORES DE HOJAS DE VIDA, FACTURAS, INVENTARIOS Y GARANTÍAS DE SERVICIOS VAN EN AUMENTO SE TIENEN MUCHOS ARCHIVADORES Y CAJAS CON PAPELES POR ORGANIZAR, POR ELLO ES NECESARIO SISTEMATIZAR TODA ESA INFORMACIÓN EN UNA BASE DE DATOS QUE NOS PERMITA ALMACENARLA PARA SU POSTERIOR CONSULTA SOBRE PARTE O LA TOTALIDAD DE ESTOS DATOS.
3.2 JUSTIFICACIÓN
LAS SOLUCIONES QUE SE ENCUENTRAN SON QUE EL DEPORTISTA AL OBTENER ESTOS IMPLEMENTOS PUEDE TENER MEJOR ADAPTACION A ELLOS QUE SI SON OBTENIDOS CON POCO TIEMPO DE PREPARACION.
PIENSA EN LO PERJUDICIAL QUE SERÍA POR EJEMPLO PARA UNA EMPRESA OLVIDAR LOS DATOS RELACIONADOS CON SUS PROVEEDORES, O PEOR AÚN, DE SUS CLIENTES, POR LO QUE NO PODRÍA CONTACTARSE CON ELLOS DE NINGUNA FORMA EN CASO QUE LO NECESITARAN.
UNA FORMA DE DAR SOLUCIÓN A ESTE PROBLEMA, SERIA ARCHIVANDO CORRECTAMENTE AQUELLOS DATOS RELEVANTES Y DE INTERÉS PARA NOSOTROS, COSA QUE ESTÉN DISPONIBLES EN CUALQUIER MOMENTO.
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ANTIGUAMENTE, LA FORMA TRADICIONAL DE ALMACENAR ESTA INFORMACIÓN ERA A TRAVÉS DE INNUMERABLES CARPETAS O ARCHIVADORES QUE SE GUARDABAN EN INMENSOS ESTANTES QUE OCUPABAN PRÁCTICAMENTE LA OFICINA COMPLETA. AL MOMENTO DE BUSCAR ALGÚN DATO EN PARTICULAR SI LA INFORMACIÓN NO ESTABA CORRECTAMENTE ORGANIZADA, EL EMPLEADO DEBÍA HACER UN GRAN ESFUERZO EN ENCONTRARLA. PUES BIEN A MEDIDA QUE HAN PASADO LOS AÑOS Y LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA SAHA MASIFICADO NOTORIAMENTE, NOS HA PERMITIDO TENER ACCESO A MUCHAS HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES INSERTÁNDOLAS A UN RAZONABLE COSTO NO SOLO DENTRO DE NUESTROS HOGARES, SINO QUE ADEMÁS DENTRO DE NUESTRO TRABAJO.
ES ASÍ COMO SURGEN VARIOS CONCEPTOS RELACIONALES CON LA INFORMACIÓN QUE TAL VEZ ALGUNA VEZ HABRÁS ESCUCHADO, PERO QUE PROBABLEMENTE NUNCA HAYAS TENIDO LA OPORTUNIDAD DE LLEVARLOS A LA PRÁCTICA. UNO DE ESTOS IMPORTANTES CONCEPTOS ES LA DE “BASES DE DATOS”.
PARA EFECTOS PRÁCTICOS, CONOCEREMOS Y APRENDEREMOS A TRABAJAR CON LAS BASES DE DATOS A TRAVÉS DE UNA HERRAMIENTA MUY CONOCIDA Y QUE ESTÁ DISPONIBLE EN TU COMPUTADOR. NOS REFERIMOS A MICROSOFT ACCESS QUE ES UN POTENTE SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS RELACIONALES. LAS BASES DE DATOS DE ACCESS SON DOCUMENTOS COMBINADOS DE DONDE SE DIVIDE LA INFORMACIÓN POR PARCELAS DE OBJETOS ESPECIALIZADOS. ASÍ POR EJEMPLO COMO UN ELEMENTO PRIMARIO DE INFORMACIÓN SE ENCUENTRA LAS TABLAS. NORMALMENTE SE CREA UNA TABLA PARA CADA TIPO DE DATOS DE LOS QUE COMPONEN LAS BASES DE DATOS. AUNQUE LAS TABLAS PARA CADA TIPO DE DATOS LOS QUE COMPONEN LA BASE DE DATOS. AUNQUE LAS TABLAS SE CREAN COMO ELEMENTOS INDEPENDIENTES, PUEDEN CREARSE RELACIONES ENTRE DISTINTAS TABLAS PARA RECUPERAR DATOS DE TODAS ELLAS MEDIANTE UNA CONSULTA, FORMULARIO O INFORME.
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4. MARCO TEÓRICO
4.1 BASES DE DATOS
UNA BASE DE DATOS ES UN CONJUNTO DE DATOS QUE ESTÁN ORGANIZADOS PARA UN USO DETERMINADO Y EL CONJUNTO DE LOS PROGRAMAS QUE PERMITEN GESTIONAR ESTOS DATOS ES LO QUE SE DENOMINA SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS.
LAS BASES DE DATOS DE ACCESS 2010 TIENEN LA EXTENSIÓN ACCDB, SON BASES DE DATOS RELACIONALES, LAS CUALES LOS DATOS SON ORGANIZADOS EN TABLAS.
4.1.1 TABLAS DE DATOS. UNA TABLA DE DATOS ES UN OBJETO QUE SE DEFINE Y UTILIZA PARA ALMACENAR LOS DATOS. UNA TABLA CONTIENE INFORMACIÓN SOBRE UN TEMA O ASUNTO PARTICULAR. LAS TABLAS CONTIENEN CAMPOS DE ALMACENAMIENTO QUE CONTIENEN LOS DIFERENTES DATOS COMO EL CÓDIGO DEL CLIENTE, NOMBRE DEL CLIENTE, DIRECCIÓN,…. Y MÁS AL CONJUNTO DE CAMPOS PARA UN MISMO OBJETO DE LA TABLA SE LE DENOMINA REGISTRO O FILA ASÍ TODOS LOS DATOS DE UN CLIENTE FORMAN UN REGISTRO, TODOS LOS DATOS DE OTRO CLIENTE FORMAN OTRO REGISTRO…
4.1.1.1 DISEÑO DE TABLAS. PARA NUESTRA BASE DE DATOS SE DISEÑARON LAS SIGUIENTES TABLAS.
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Ilustración 1 tabla de clientes
Ilustración 2 propiedades de los campos de clientes
Ilustración 3 tabla de empleados
Ilustración 4 propiedades de los campos de la tabla de empleados
Ilustración 5 tabla de productos
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Ilustración 6 propiedades de los campos de la tabla de productos
Ilustración 7 tabla de factura
llustración 8 propiedades de los campos de la tabla de facturas
4.1.2 BASES DE DATOS RELACIONALES. UNA BASE DE DATOS RELACIONAL PERMITE LA UTILIZACIÓN SIMULTÁNEA DE DATOS PROCEDENTES DE MÁS DE UNA TABLA.
AL HACER USO DE LAS RELACIONES SE EVITA LA DUPLICIDAD DE DATOS, AHORRANDO MEMORIA Y ESPACIO EN EL DISCO, AUMENTANDO LA VELOCIDAD DE EJECUCIÓN Y FACILITANDO AL USUARIO/A EL TRABAJO CON TABLAS.
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PARA CONSEGUIR UNA CORRECTA BASE DE DATOS RELACIONALES ES IMPRESCINDIBLE REALIZAR UN ESTUDIO PREVIO DEL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS.
PARA PODER RELACIONAR TABLAS ENTRE SI SE DEBERÍA ESPECIFICAR UN CAMPO EN COMÚN QUE CONTENGA EL MISMO VALOR EN LAS DOS TABLAS Y DICHO CAMPO SERÁ CLAVE PRINCIPAL EN UNA DE ELLAS.
LAS TABLAS SE RELACIONAN EN DOS, DONDE UNA DE ELLAS SERÁ LA TABLA PRINCIPAL (DE LA QUE PARTE RELACIÓN) Y LA OTRA SERÁ LA TABLA SECUNDARIA (DESTINO DE LA RELACIÓN).
4.1.2.1 TIPOS DE RELACIONES: SE PUEDE DISTINGUIR TRES TIPOS DE RELACIONES:
RELACIÓN UNO A UNO: CUANDO UN REGISTRO DE UNA TABLA SOLO SE PUEDE ESTAR RELACIONADO CON UN ÚNICO REGISTRO DE LA OTRA TABLA Y VICEVERSA.
POR EJEMPLO: TENEMOS DOS TABLAS UNA CON LOS DATOS DE DIFERENTES POBLACIONES Y OTRA CON UNA LISTA DE ALCALDES, UNA POBLACIÓN SOLO PUEDE TENER UN ALCALDE, Y UN ALCALDE LO SERÁ ÚNICAMENTE DE UNA POBLACIÓN.
4.1.2.2 RELACIÓN UNO A VARIOS: CUANDO UN REGISTRO DE UNA TABLA (TABLA SECUNDARIA SOLO PUEDE ESTAR RELACIONADO CON ÚNICO REGISTRO DE LA OTRA TABLA (TABLA PRINCIPAL) Y UN REGISTRO DE LA OTRA TABLA (TABLA PRINCIPAL) PUEDE TENER MÁS DE UN REGISTRO RELACIONADO EN LA PRIMERA TABLA (TABLA SECUNDARIA)
POR EJEMPLO: TENEMOS DOS TABLAS UNA CON LOS DATOS DE DIFERENTES POBLACIONES Y OTRA CON LOS HABITANTES, UNA POBLACIÓN PUEDE TENER MÁS DE UN HABITANTE PERO UN HABITANTE PERTENECERÁ (ESTARÁ EMPADRONADO) EN UNA ÚNICA POBLACIÓN.
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RELACIÓN VARIOS A VARIOS: CUANDO UN REGISTRO DE UNA TABLA PUEDE ESTAR RELACIONADO CON MÁS DE UN REGISTRO DE LA OTRA TABLA Y VICEVERSA.
POR EJEMPLO: TENEMOS DOS TABLAS UNA CON LOS DATOS DE CLIENTES Y OTRA CON LOS ARTICULOS QUE SE VENDEN EN LA EMPRESA, UN CLIENTE PODRA REALIZAR UN PEDIDO CON VARIOS, ARTICULOS Y UN ARTICULO PODRA SER VENDIDO A MAS DE UN CLIENTE.
LAS RELACIONES DE VARIOS A VARIOS SE SUELEN REPRESENTAR DEFINIENDO UNA TABLA INTERMEDEIA ENTRE LAS DOS TABLAS. SIGUIENDO EL EJEMPLO ANTERIOR SERIA DEFINIR UNA TABLA LINEAS DE PEDIDO RELACIONADA CON CLIENTES Y CON ARTICULOS.
Ilustración 9 relaciones establecidas en la base de datos
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4.1.2.3 LAS CONSULTAS EN Access. ES LA FORMA DE BUSCAR Y RECOPILAR INFORMACIÓN DE UNA O MÁS TABLAS PARA CONSEGUIR INFORMACIÓN DETALLADA DE UNA BASE DE DATOS. EN ELLAS SE DEFINE LAS CONDICIONES ESPECÍFICAS DE BÚSQUEDA PARA ENCONTRAR, EXACTAMENTE LA INFORMACIÓN QUE DESEAS.
LAS CONSULTAS SON BÚSQUEDAS SIMPLES QUE PUEDES USAR PARA ENCONTRAR LOS DATOS EN UNA TABLA O EN MÚLTIPLES TABLAS. POR EJEMPLO, PUEDES UTILIZAR UNA BÚSQUEDA EN LA TABLA DE CLIENTES PARA ENCONTRAR LA DIRECCIÓN DE UNO DE ELLOS O UN FILTRO EN LA TABLA SERVICIOS PARA VER CUÁL ES EL PRODUCTO DEPORTIVO QUE CORRESPONDE A DETERMINADO CLIENTE Y QUE SERVICIOS Y PRODUCTOS HA ADQUIRIDO.
4.1.2.4 Crear Una Consulta En Access. AQUÍ ENCONTRARA LAS CONSULTAS SENCILLAS A LA TABLA DE CLIENTES, EMPLEADOS, FACTURAS, PRODUCTOS Y SERVICIO DISEÑADOS PARA LA EMPRESA WREESTLING INTEM`S.
Ilustración 20 consulta la tabla de clientes
4.1.3 LOS FORMULARIOS EN Access 2010: LOS FORMULARIOS SE EMPLEAN PARA INGRESAR, MODIFICAR Y REVISAR LA INFORMACIÓN DE ALGÚN REGISTRO. MUY PROBABLEMENTE HAYAS TENIDO QUE LLENAR
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UN FORMULARIO ALGUNA VEZ, COMO CUANDO APLICAS PARA UN TRABAJO o CUANDO TE REGISTRAS EN EL MÉDICO... AH Y TAMBIÉN CUANDO ABRES UNA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO EN INTERNET. LA RAZÓN POR LA QUE LOS FORMULARIOS SE USAN DE MANERA TAN FRECUENTE ES PORQUE SON UNA FORMA SENCILLA DE GUIAR A LAS PERSONAS EN REGISTRAR SU INFORMACIÓN CORRECTAMENTE. CUANDO INGRESAS INFORMACIÓN EN ACCESS USANDO UN FORMULARIO, LOS DATOS VAN EXACTAMENTE AL LUGAR DE LA BASE DE DATOS QUE QUIERES, EN UNA O MÁS TABLAS SI ASÍ LO NECESITAS.
4.1.4 CREAR FORMULARIOS EN Access: CON Access PUEDES DISEÑAR TUS PROPIOS FORMULARIOS QUE TE FACILITARÁN LA MANERA EN LA QUE INGRESAS LA INFORMACIÓN A LA BASE DE DATOS.
PUEDES INCLUIR CAMPOS DE UNA O VARIAS TABLAS Y HASTA CONFIGURAR ALGUNAS RESTRICCIONES PARA ASEGURARTE DE QUE LOS DATOS SEAN INGRESADOS EN EL FORMATO CORRECTO.
4.1.5 LOS INFORMES: SON MUY ÚTILES PORQUE PERMITEN PRESENTAR TUS DATOS EN UN FORMATO QUE ES FÁCIL DE LEER. INCLUSO, PUEDES PERSONALIZAR LA APARIENCIA DE LOS REPORTES PARA QUE SEAN VISUALMENTE AGRADABLES Y ASÍ IMPRIMIRLOS PARA UNA JUNTA O REUNIÓN. EN ACCESS PUEDES CREAR REPORTES DE TABLAS O CONSULTAS.
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5. CRONOGRAMA
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CONCLUSIONES
MICROSOFT ACCESS ES UNA HERRAMIENTA DE FÁCIL MANEJO PARA LA MANIPULACIÓN Y CREACIÓN DE BASE DE DATOS PROPUESTAS PARA LAS MICROEMPRESAS, LA CUAL SE ENCUENTRA INCLUIDA DENTRO DEL PAQUETE DE MICROSOFT OFFICE ES UNA HERRAMIENTA A LA CUAL CUALQUIER PERSONA CON POCO CONOCIMIENTO DE BASES DE DATOS, PUEDE UTILIZARLA CON EL FIN DE CREAR UNA SIMPLE PLANTILLA O DOS TABLAS RELACIONADAS.
UNA TABLA DE BASE DE DATOS ES SIMILAR EN APARIENCIA A UNA HOJA DE CÁLCULO EN CUANTO A QUE LOS DATOS SE ALMACENAN EN FILAS Y COLUMNAS. POR ESTO SE FACILITA BASTANTE FÁCIL IMPORTAR UNA HOJA DE CÁLCULO EN UNA TABLA DE BASE DE DATOS. LA PRINCIPAL DIFERENCIA ENTRE ALMACENAR LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Y ALMACENARLOS EN UNA BASE DE DATOS ES LA FORMA EN LA QUE ESTÁN ORGANIZADOS LOS DATOS.
PARA APROVECHAR AL MÁXIMO LAS PROPIEDADES DE UNA BASE DE DATOS, LOS DATOS DEBEN ORGANIZARSE EN TABLAS PARA QUE NO SE PRODUZCAN REDUNDANCIAS. POR EJEMPLO, SI QUIERE ALMACENAR INFORMACIÓN SOBRE LOS EMPLEADOS, CADA EMPLEADO DEBE ESPECIFICARSE SOLO UNA VEZ EN LA TABLA QUE ESTÁ CONFIGURADA PARA LOS DATOS DE LOS EMPLEADOS. LOS DATOS SOBRE LOS PRODUCTOS SE ALMACENARÁN EN SU PROPIA TABLA Y LOS DATOS SOBRE LAS SUCURSALES SE ALMACENARÁN EN OTRA TABLA. ESTE PROCESO SE DENOMINA NORMALIZACIÓN.
CADA FILA DE UNA TABLA SE DENOMINA REGISTRO. EN LOS REGISTROS SE ALMACENA INFORMACIÓN. CADA REGISTRO ESTÁ FORMADO POR UNO O VARIOS CAMPOS. LOS CAMPOS EQUIVALEN A LAS COLUMNAS DE LA TABLA. POR EJEMPLO, PUEDE TENER UNA TABLA LLAMADA "EMPLEADOS" DONDE CADA REGISTRO FILA CONTIENE INFORMACIÓN SOBRE UN EMPLEADO DISTINTO Y CADA CAMPO COLUMNA CONTIENE OTRO TIPO DE INFORMACIÓN COMO NOMBRE, APELLIDO, DIRECCIÓN, ETC. LOS CAMPOS DEBEN DESIGNARSE COMO UN DETERMINADO TIPO DE DATOS, YA SEA TEXTO, FECHA U HORA, NÚMERO O ALGÚN OTRO TIPO DE LAS POSIBILIDADES QUE LE PERMITE UTILIZAR ACCESS.
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