trabajo final computacion ii

Universidad de El SalvadorSistema De Información De Compra, Venta, Inventario Y Control De Artículos Desfasados De

“Librería y Variedades Montenegro”

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http://www.ues.edu.sv/

Universidad de El SalvadorSistema De Información De Compra, Venta, Inventario y Control De Artículos Desfasados De

Librería Y Variedades Montenegro

ÍNDICE

ÍNDICE....................................................................................................... iI. INTRODUCCIÓN................................................................................iiiII. OBJETIVOS....................................................................................... iv Objetivo General...................................................................................... iv Objetivos Específicos...............................................................................iv

CONTENIDO:III. MARCO TEÓRICO..............................................................................1 Datos de la Empresa comercial “LIBRERÍA Y VARIEDADES

MONTENEGRO”......................................................................................1 Historia de la Empresa comercial “LIBRERÍA Y VARIEDADES

MONTENEGRO”......................................................................................4

IV. PLANIFICACION DEL PROYECTO (Diagrama Gantt)………………12

V. MÉTODOLOGIA DE LA INVESTIGACION DEL PROTOTIPO............. TÉCNICAS O INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN....................12

ETAPAS DEL MÉTODO DE PROTOTIPOS..........................................14 .................................................Identificación de requerimientos conocido. ....................Desarrollo de un prototipo que funcione o modelo de trabajo ..............................................................................El prototipo y el usuario .................................................................................Revisión del prototipo .................................Repetición del proceso las veces que sea necesario ..............................................................El abandono o dejarlo como esta.VI. DEFINICION DEL SISTEMA…………………………………………….16

1. Formulación del problema2. Planteamiento del problema (Método de la Caja Negra)3. Descripción del sistema utilizando Enfoque de Sistemas

a. Nombre del sistema Entrada Procesos Salidas

b. Diagrama del enfoque de sistema

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c. Descripción narrada de la situación actuald. Objetivose. Controles, Fronterasf. Fronterasg. Descripción de las relaciones

VII. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS.....................................23a. Descripcion de procesos por medio de la utilizacion de algoritmo narrada.b. Requerimientos operativos.c. Requerimientos técnicos.i. Recurso humanoii. Hardwareiii. Software

1. Sistema Operativo2. Software de informática

iv. Software de desarrollo

VIII. EL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS……………………………..…301. Modelo conceptual (Diagrama Entidad-Relación y Diccionario de datos)2. Modelo Lógico(Tablas normalizadas)

IX. DESARROLLO DEL SISTEMA X. MANUAL DE USUARIOXI. CONCLUSIONES..............................................................................35XII. RECOMENDACIONES.....................................................................36XIII. ANEXOS...........................................................................................37XIV. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………38

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I. INTRODUCCIÓN.

El presente trabajo consiste en el desarrollo de un sistema, utilizando el método

del prototipo, el sistema se denomina “Sistema de información, compra, venta de

inventario y control de artículos desfasados de la empresa comercial “LIBRERÍA Y

VARIEDADES MONTENEGRO”, el cual tiene el fin de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en la cátedra de Computación II

El trabajo está compuesto de una parte teórica y una segunda parte práctica.

En la parte teórica se encuentra la formulación del problema, el planteamiento del

problema, el marco teórico y la determinación de requerimientos necesarios para

la elaboración del sistema.

La parte práctica está compuesta por el diagrama entidad relación, tablas,

relaciones, entre otros elementos que facilitan la introducción, búsqueda o

eliminación de datos, así como la organización y localización de datos a través de

las consultas.

A su vez para la puesta en práctica y determinación de la información del trabajo

se basó en un diseño de campo no experimental de tipo descriptivo que permitió

establecer de manera clara y precisa la problemática presente de la empresa, se

utilizaron técnicas e instrumentos de recolección de datos como la observación

directa de las operaciones de la empresa y entrevistas no estructuradas al

personal y personal administrativo.

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II. OBJETIVOS.

OBJETIVO GENERAL.

Realizar un proyecto con la finalidad de adecuar irregularidades en el

Sistema de control de inventarios de compra y venta para la empresa

comercial “Librería Y Variedades Montenegro” utilizando el método del

prototipo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Evaluar cada uno de los componentes de la empresa como la factibilidad

técnica, operativa y económica para realizar un buen sistema informático de

control de inventarios de compra y venta para “Librería Y Variedades

Montenegro”

Poner en práctica los conocimientos básicos adquiridos en clase con las

herramientas como Día, Microsoft Proyect y Access para la aplicación de

sistema de control de inventarios de compra y venta de “Librería Y

Variedades Montenegro”

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III. MARCO TEORICO.

BASE HISTORICA DE LA EMPRESA COMERCIAL “LIBRERÍA Y VARIEDADES

MONTENEGRO”

Propietario: Ricardo Antonio Montenegro Mendoza

Dirección del trabajo: bulevar el Calvario, 1 Calle Oeste No. 10B El Salvador,

Usulután

Actividad económica: Venta al por menor y por mayor de materiales escolares y

otras productos de uso diario.

Teléfono: 26620763

NIT: 0210-192151-0803-6

Historia de la Empresa.

Librería y variedades Montenegro fue fundada en 1989 por el SR. Rodolfo Antonio

Montenegro Domínguez, el nombre “Montenegro” se origina en honor el duro

trabajo de la familia Montenegro por sacar adelante el negocio que de orígenes

humildes ha llegado a ser considerada una de las más preponderantes en el

departamento de Usulután.

Desde sus inicios la Librería y variedades Montenegro se desarrolla como una

distribuidora de materiales escolares y de oficina, contando con la representación

de una diversidad de marcas para su distribución y comercialización en el

mercado Salvadoreño de productos para centros escolares y de oficina.

Hoy en día, Librería y variedades Montenegro cuenta con una oficina central, así

como el departamento de bodega que se encarga del despacho de todos los

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pedidos solicitados por nuestros clientes al por mayor; a la fecha el personal que

labora en la empresa asciende a de 25 empleados.

BASES TEORICAS

SISTEMAS OPERATIVOS Y BASES DE DATOS

Los Sistemas Operativos, al igual que el Hardware de los computadores, han

sufrido una serie de cambios revolucionarios llamados generaciones a través de

los años, hasta llegar poco a poco a lo que hoy en día se conoce como un sistema

operativo.

Un sistema operativo (SO) es un programa o conjunto de programas que en un

sistema informático gestiona los recursos de hardware y provee servicios a los

programas de aplicación, y corre en modo privilegiado respecto de los restantes.

Un componente fundamental de un sistema operativo basado en computadoras

además de otros como el software, hardware, los documentos, el usuario, los

datos y procedimientos, son las bases de datos.

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o

con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo

contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido,

una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría

por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y

la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital

(electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar

datos.

Existen programas denominados sistema gestor de bases de datos, abreviado

SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma

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rápida y estructurada, las aplicaciones más usuales son para la gestión de

empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en

entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Tipos de bases de datos

Existen diversos tipos de bases de datos, entre ellos, Bases de datos estáticas,

Bases de datos dinámicas, Bases de datos bibliográficas, Directorios, etc.

Las bases de datos también se pueden clasificar de acuerdo al modelo de

administración de datos, por ejemplo Bases de datos jerárquicas, Base de datos

de red, Bases de datos transaccionales, Bases de datos relacionales.

Bases de Datos relacionales

Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y

administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970

por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó

en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su

idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse

en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas".

Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd,

la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar.

Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta

por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las

columnas de una tabla).

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http://es.wikipedia.org/wiki/Tupla




En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen

relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto

tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un

usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o

almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para

administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos

relacionales es SQL, que en ingles significa “Structured Query Language” o

“Lenguaje Estructurado de Consultas”, un estándar implementado por los

principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le

conoce como normalización de una base de datos.

Durante los años 80 la aparición de dBASE produjo una revolución en los

lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca

debe olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.

Enfoques para el desarrollo de sistemas: Se pueden especificar tres enfoques

al desarrollo de sistemas de información basados en computadora:

Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas.

Método del desarrollo del análisis estructurado.

Método del prototipo de sistemas.

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http://es.wikipedia.org/wiki/DBase




Método del prototipo de sistemas:

El prototipo es un sistema que funciona, desarrollado con la finalidad de probar

ideas y suposiciones relacionadas con el nuevo sistema.

Un prototipo es un modelo de trabajo de las aplicaciones del sistema. El prototipo

no tiene toda la funcionalidad del sistema final, pero es suficiente para que los

usuarios puedan utilizar el sistema e identificar qué aspectos están bien y cuáles

no son adecuados, además de poder sugerir mejoras o la inclusión de nuevos

elementos. Este proceso permite que quienes diseñan e implementan el sistema

sepan si han interpretado correctamente los requisitos de los usuarios. Otra

ventaja de los prototipos es que se construyen rápidamente.

En general, los pasos a seguir en el proceso de desarrollo de prototipos son los

siguientes:

1. Identificar los requerimientos de información que el usuario conoce junto

con las características necesarias del sistema.

2. Desarrollar un prototipo que funcione.

3. Utilizar el prototipo anotando las necesidades de cambios y mejoras.

4. Revisar el prototipo con base en la información obtenida a través de la

experiencia del usuario.

5. Repetir los pasos anteriores las veces que sea necesario, hasta obtener un

sistema satisfactorio.

6. El abandono o dejarlo como esta.

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Etapas del método de prototipos.

1. Identificación de requerimientos conocido.

La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para

el método de desarrollo de prototipo como lo es para los métodos del ciclo clásico

de desarrollo de sistemas o análisis estructurado (aunque las tácticas son

diferentes). Por consiguiente, antes de crear el prototipo, los analistas y usuarios

deben trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tiene que

satisfacerse. Para hacerlo determinan los fines para lo que servirá el sistema y el

alcance de sus capacidades.

2. Desarrollo de un prototipo que funcione o modelo de trabajo

Es útil comenzar el proceso de construcción del prototipo con el desarrollo de un

plan general que permita a las personas conocer lo que se espera de ellas y del

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proceso de desarrollo. Para comenzar la primera iteración, usuarios y analistas

identifican de manera conjunta los datos que son necesarios para el sistema y

especifican la salida que debe producir la aplicación.

Las decisiones de diseño necesarias para desarrollar la salida del sistema

cambian muy poco en relación con las tomadas en otros métodos de desarrollo.

Sin embargo, con el método del prototipo, se trabaja en algunos casos con

especificaciones iniciales incompletas.

En el desarrollo de un prototipo se preparan los siguientes componentes:

A. El lenguaje para el diálogo o conversación entre el usuario y el sistema

B. Pantallas y formato para la entrada de datos

C. Módulos esenciales de procesamiento

D. Salida del sistema

Al construir el prototipo se deben seguir los estándares para datos que emplea la

organización.

En esta etapa es más importante la rapidez con que se construye el prototipo que

la eficiencia de operación. Es por esto que el analista no intenta optimizar la

velocidad de operación del sistema

3. El prototipo y el usuario (Utilizar el prototipo anotando las necesidades de

cambios y mejoras.)

Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar su característica

y operación. La experiencia con el sistema bajo condiciones permite obtener la

familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean

necesarios así como la eliminación de características inadecuadas o innecesarias.

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4. Revisión del prototipo (Revisar el prototipo con base en la información

obtenida a través de la experiencia del usuario)

Información sobre los que les gusta y los que les desagrada a los usuarios. La

información obtenida tendrá influencia sobre las características de la siguiente

versión de la aplicación. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos

a cabo. El analista es el responsable de realizar las modificaciones.

5. Repetición del proceso las veces que sea necesario (Repetir los pasos

anteriores las veces que sea necesario, hasta obtener un sistema

satisfactorio).

El proceso finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en que el

sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las características

necesarias o cuando ya es evidente que no se obtendrá mayor beneficio.

6. El abandono o dejarlo como esta.

Cuando se verifica que no es posible desarrollar el sistema para satisfacer los

objetivos deseados, ya sea por la tecnología existente o por el factor económico.

Determinación de requerimientos.

Requerimientos operativos.

Investiga si será utilizado el sistema, si los usuarios usaran el sistema, como para

obtener beneficios.

Requerimientos técnicos.

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Estudia si el trabajo para el proyecto, puede desarrollarse con el software y el

personal existente, y si en caso de necesitar nueva tecnología, cuales son las

posibilidades de desarrollarla (no solo el hardware).

Recurso Humano.

La ciencia que se dedica a la administración de empresas agrupa al conjunto de

los empleados y colaboradores de una organización bajo el concepto de recursos

humanos. Ese mismo nombre recibe el departamento o la persona que se encarga

de seleccionar, contratar, formar y retener a los trabajadores de una empresa.

Hardware.

Se detallan las características de los equipos de cómputo que serán utilizados

para el desarrollo del proyecto y codificación de los diferentes módulos del sistema

propuesto.

Software.

Sistemas operativos.

Software de ofimática.

Software de desarrollo.

Modelado entidad-relación

El Modelo Entidad-Relación es un concepto de modelado, mediante el cual se

pretende 'visualizar' los objetos que pertenecen a la Base de Datos como

entidades, las cuales tienen unos atributos y se vinculan mediante relaciones.

Es una representación conceptual de la información. Mediante una serie de

procedimientos se puede pasar del modelo E-R a otros, como por ejemplo el

modelo relacional.

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El modelado entidad-relación es una técnica para el modelado de datos utilizando

diagramas entidad relación. No es la única técnica pero sí la más utilizada.

Brevemente consiste en los siguientes pasos:

Se parte de una descripción textual del problema o sistema de información a

automatizar (los requisitos).

Se hace una lista de los sustantivos y verbos que aparecen.

Los sustantivos son posibles entidades o atributos.

Los verbos son posibles relaciones.

Analizando las frases se determina la cardinalidad de las relaciones y otros

detalles.

Se elabora el diagrama (o diagramas) entidad-relación.

Se completa el modelo con listas de atributos y una descripción de otras

restricciones que no se pueden reflejar en el diagrama.

El modelado de datos no acaba con el uso de esta técnica. Son necesarias otras

técnicas para lograr un modelo directamente implementarle en una base de datos.

Brevemente:

Transformación de relaciones múltiples en binarias.

Normalización de una base de datos de relaciones (algunas

relaciones pueden transformarse en atributos y viceversa).

Conversión en tablas (en caso de utilizar una base de datos

relacional).

Diagramas entidad / relación (e/r)

Este diagrama es una herramienta de especificación para el modelado de datos.

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Formalmente, los diagramas E-R son un lenguaje gráfico para describir conceptos.

Informalmente, son simples dibujos o gráficos que describen la información que

trata un sistema de información y el software que lo automatiza.

Los elementos de dicho lenguaje se describen a continuación.

Entidades : Una entidad es cualquier persona, lugar, cosa o evento de interés

para la organización y acerca del cual se capturan, almacenan o

procesan datos. Hay dos tipos de entidades: fuertes y débiles. Una

entidad débil es una entidad cuya existencia depende de la

existencia de otra entidad. Una entidad fuerte es una entidad que no

es débil o sea que son entidades que tienen existencia por sí mismas

sin depender de otras.

Abstracciones: Son conceptos empleados para clasificar, calificar o medir

otras entidades.

Relaciones: (asociaciones entre entidades). Es el elemento del modelo que

permite relacionar en sí los datos del modelo.

Atributos (características de las entidades): Los atributos son propiedades

relevantes propias de una entidad y/o relación. Se representan mediante un

círculo o elipse etiquetado mediante un nombre en su interior. Son de dos tipos:

identificadores de la entidad y descriptores de la entidad.

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Normalización

Proceso de crear y relacionar tablas según un conjunto establecido de reglas. Si

una base de datos se diseña bien, es decir, normalizada, se puede discernir la

esencia de la base de datos revisando sus tablas y las relaciones de unas con

otras.

Como engranar las reglas de normalización:

El proceso de normalización consta de varias reglas. Estas reglas son la base

para poder diseñar una base de datos desde cero.

Las tres reglas son las siguientes:

Todos los campos deberían ser atómicos.

Todos los campos de una tabla deben referirse a un campo clave,

bien primario o secundario.

Todos los campos deben ser mutuamente independientes.

La normalización se lleva a cabo por las siguientes razones:

Estructurar los datos de forma que se puedan representar las

relaciones pertinentes entre los datos.

Permitir la recuperación sencilla de los datos, respuesta a las

solicitudes de consultas y reportes.

Evitar problemas de actualización de los datos en las tablas:

Simplificar el mantenimiento de los datos actualizándolos,

insertándolos y borrándolos. Reducir la necesidad de reestructurar o

reorganizar los datos cuando surjan nuevas aplicaciones

Evitar la redundancia de los datos.

Proteger la integridad de los datos.

IV. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.

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Técnicas o instrumentos de la investigación.

1. Observación directa:

Es la técnica que sirve para conocer objetivamente la forma en que se desarrolla

el trabajo en la empresa. En esta se puede utilizar como instrumento la guía de

observación para describir situaciones o fenómenos organizacionales, es decir

como ocurren las cosas, quien las realiza, cuando, donde y como se hacen.

Este se efectuó por medio de las visitas realizadas a diferentes instalaciones de la

de Ferreterías lo que permitió conocer el ambiente de trabajo en que se

desarrollan sus actividades.

2. Entrevistas informales:

Este se define como la relación que se establece entre el investigador (Propietario

de la librería) y el sujeto (un integrante del grupo).

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V. DEFINICIÓN DEL SISTEMA

1. Formulación del problema.

Falta de un sistema informático para la administración de inventario de compra y

venta de “Librería y Variedades Montenegro”

2. Planteamiento del problema (Método de la Caja negra).

L

3. Descripción del sistema utilizando Enfoque de sistemas:

A. Nombre del sistema:

Sistema de control de inventarios compra-venta de “Librería Y Variedades

Montenegro”

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ESTADO B.Implementación de un sistema mejorado que sea eficaz y eficiente para el registro, control y almacenamiento de inventario compras y ventas.

PROCESO

ESTADO A.Ineficiencia en los procesos administrativos y de control de inventarios de “Librería y Variedades Montenegro”




B. Diagrama del enfoque de sistemas.

Nombre del Sistema: Sistema de control de inventarios compra-venta de “Librería

y Variedades Montenegro

¿?¿’

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ENTRADAS:

Datos de proveedor. Datos de clientes. Productos devueltos

por clientes. Cotización de

Proveedores Órdenes de compra en

papel. Control de Catálogos. Control de Catálogos

Contables Promociones y ofertas Pedidos Facturas

SALIDAS:

Pedidos a proveedor. Contestaciones de pedidos

a cliente y proveedor. Información de pedidos

Cotizados. Información de libros

Contables. Distribución de mercadería

clientes. Facturas. Cotizaciones. Estados financieros Respuesta por pedidos Control de Proceso de

compra y venta Ventas de artículo en

promoción

DOCUMENTOS: Las políticas aplicables por la empresa, Aplicación de normas internacionales de contabilidad, manuales y procedimientos aplicables a inventarios.

RECURSOHUMANO Cajera Vigilantes Empleados.

RECURSO MATERIAL:Bodegas, materiales y útiles de escritorio, computadora, fax, impresoras, teléfonos, estantes, vitrinas, caja registradora escáner vehículos. Calculadores.

CONTROL:Políticas de la empresa, Códigos: de comercio, tributario, Ley del IVA, LISR, Políticas de la librería de: inventario, ventas, atención al cliente, entre otras administrativas de control

PROCESOS:

Registro de datos de proveedores.

Registro de pedidos a proveedor. Registro de entradas y salidas de

inventario. Examinar información y pedidos. Registros de pedidos al

proveedor. Registros de venta. Se procesa el inventario devuelto

por los clientes. Autorización de pedidos. Elaborar de órdenes de compra Administrar información de

clientes Atención al cliente Registro de pedidos de clientes Elaboración de cotización de

precios Se procesa el inventario devuelto

por cliente Verificar producto en existencia Registro de Transacciones

MEDIO AMBIENTE: Competencia de otras librerías, Ventas informales, Clientes, proveedores, Defensoría del Consumidor, Ministerio de hacienda (visitadores de hacienda)




Entradas :

Datos de proveedor: Datos generales y específicos del proveedor.

Datos de clientes: Datos generales y específicos de cada uno de los

clientes: nombre, apellido, dirección, teléfono, forma de pago.

Productos devueltos por clientes: Inventario de devolución de producto

por retraso en sus pagos o por devolución de productos defectuosos.

Cotización de compra de mercadería de los clientes: Evaluación de

cuotas por parte de los clientes.

Órdenes de compra en papel: Registro de órdenes de compra al

proveedor.

Control de clientes: Situación crediticia actual de los clientes con la

empresa.

Catálogos de libros: Estructura de un documento que contenga:

clasificación de los libros, precio de venta, cantidad en existencias.

Promociones y ofertas a clientes: Descuentos y rebajas en libros,

productos promocionales.

Procesos:

Registro de datos de proveedores: Se llevara un registro de información

del proveedor, precios de sus productos y datos generales acerca de sus

empresas.

Registro de pedidos a proveedor: Control de todos los pedidos que la

empresa hace a su proveedor.

Registro de entradas y salidas de inventario: Estricto control de

inventario a través del uso de un sistema informático.

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Examinar información y pedidos: Analizar detenidamente los clientes y

pedidos que estos hacen antes de su aprobación.

Registros de pedidos al proveedor: Control de todos los pedidos que los

clientes hacen a la empresa.

Registros de venta: Llevar un control diario de las ventas que se realizan,

lugar de la venta, cantidad de libros vendidos, ingresos y datos de

vendedor.

Se procesa el inventario devuelto por los clientes: Control de las

devoluciones de los clientes, estado de los libros y clasificación de los

mismos.

Verificación de disponibilidad de productos: A través del control de

inventario se verifican las existencias de libros.

Autorización de pedidos: Al analizar los pedidos se autoriza la compra de

productos.

Elaborar de órdenes de compra: Al autorizar una compra se elabora una

orden de compra pero esta se realizara a través del sistema de información.

Se elaborar facturas y comprobantes de crédito fiscal: Elaboración de

estos documentos a través de del sistema de información.

Salidas:

Pedidos al proveedor: Después de seleccionar los diversos productos para

satisfacer nuestra demanda se procede a realizar el pedido al proveedor.

Contestaciones de pedidos a cliente y proveedor: Después de analizar los

diversos pedidos y clientes que los solicitan se procede a contestar a los

clientes de acuerdo al resultado del análisis.

Información de pedidos: Descripción detallada y clara de los pedidos.

Información de libros: Investigación de las diversas ediciones de libros en el

mercado y los adecuados para satisfacer la demanda de los clientes.

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Distribución de pedidos a cliente y proveedor: Respuesta a los pedidos

solicitados y distribución de los mismos.

Facturas y Crédito fiscal: Registro de todas las facturas y comprobantes de

crédito fiscal emitidos por la empresa y además los emitidos por los

proveedores.

Cotizaciones: Registro de todas las cotizaciones realizadas por la empresa en

el mercado como información de futuras compras.

Documentos:

Las políticas aplicables por la empresa: Todas aquellas políticas que la

empresa necesita para su completo funcionamiento.

Aplicación de normas internacionales de contabilidad: Normas

indispensables para el buen manejo de la contabilidad de la empresa.

Manuales y procedimientos aplicables a inventarios: Manuales

establecidos por la ley para el buen manejo del inventario.

Recurso Humano:

Personal administrativo: Está conformado por la propietaria de la

empresa.

Secretaria: La encargada de llevar todos los documentos administrativos.

Personal de ventas: Encargados de la venta y distribución de los libros.

Empleados: Encargado del manejo del inventario en bodega.

Recurso Material:

Bodegas: Lugar donde se encuentran los productos.

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Materiales y útiles de escritorio: Materiales diversos par el

funcionamiento de oficina.

Computadora: Para el manejo de la información de la empresa.

Impresoras: Para imprimir documentos importantes que los usuarios

necesiten.

Teléfonos: Para la comunicación con clientes y proveedores.

Calculadoras: Para el uso de los vendedores.

Vehículos: Para la compra y distribución de mercadería.

C. Descripción narrada de la situación actual:

D. Objetivo.

Administrar la compra / venta de los artículos para satisfacer las necesidades

de consumo de los clientes, con la finalidad de obtener una rentabilidad por las

transacciones comerciales realizadas.

E. Controles, fronteras y relaciones.

Descripción de los controles:

Políticas de la empresa: Regulan por medio de reglas internas impuestas

por ella misma el actuar tanto en lo concerniente en lo administrativo como

en las ventas de la mercadería.

Códigos: de comercio, tributario, ley del IVA, LISR: Regulan por medio

de legislación aplicable al giro de compra/venta de libros, por medio de

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leyes y decretos y reglamentos efectuados por el ejecutivo el adecuado y

razonable actuar en el mercado y con clientes y proveedor, de dicho

establecimiento.

Descripción de la Frontera:

Está delimitada para todos aquellos elementos para la realización del proceso de

compra y venta de Artículos, registro de inventarios, catálogo de productos,

registro de venta, Manuales de procedimientos, herramientas y materiales, leyes

del sector comercial.

Descripción de las Relaciones :

a) Relaciones externas entre el entorno (medio ambiente) y el sistema

Clientes: El sistema brinda la información para que los clientes tengan la

opción de poder elegir las promociones o descuentos con los que cuenta

la empresa.

Proveedor: El sistema cuenta con la información importante del

proveedor para la compra de la mercadería.

b) Relaciones internas entre los subsistemas

Opciones de consulta: Aquí se establece la información de cualquier

consulta que se necesite y que se mantendrán en el sistema.

Opciones de compra: Aquí se establecerá la información necesaria para

que el cliente tenga la opción de compra.

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VI. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS .

a. Descripción de procesos por medio de la utilización de algoritmo narrado.

Registro de datos de proveedor.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Detectar las necesidades de variedad de Artículos que tiene

la empresa.

Paso 3: Identificar al proveedor.

Paso 4: Indagar los datos generales del proveedor (nombre de la

empresa, dirección de la empresa, nombre del propietario, teléfono,

email).

Paso 5: Indagar acerca de los artículos que venden, precios y forma

de distribución.

Paso 6: Realizar un registro de la información recopilada (ya sea a

mano o en computadora al l momento del pedido).

Paso 7: Seleccionar una base de datos adecuado para el registro de

los datos.

Paso 8: Elaborar la base de datos seleccionada.

Paso 9: Llevar todos los registros recopilados a la base de datos.

Paso 10: Finalización.

Registro de pedidos a proveedor.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Detectar las necesidades de los artículos que tiene la librería

tanto en vitrinas, estantes y bodega.

Paso 3: Identificar al proveedor.

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Paso 4: realizar una cotización acerca del precio de los artículos que

necesitamos tanto en vitrinas, estantes y bodega.

Paso 5: seleccionar los artículos a comprar al proveedor.

Paso 6: redactar en detalle el pedido que la empresa hará al

proveedor.

Paso 7: recopilar la información acerca de cuantos pedidos se

realizan en un determinado periodo.

Paso 8: seleccionar una base de datos adecuada para el registro de

todos los pedidos.

Paso 9 : elaborar la base de datos seleccionada.

Paso 10: llevar todos los registros recopilados a la base de datos.


Registro de entradas y salidas de inventario.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Determinar qué tipo de artículos se deben tener en

existencias.

Paso 3: Determinar cuándo se deben adquirir los artículos.

Paso 4: Verificar cuántas artículos se tienen en existencias

actualmente tanto en vitrinas, estantes y bodega.

Paso 5: Establecer donde se van a adquirir los artículos

Paso 6: Verificar el costo para adquirir los artículos.

Paso 7: Determinar para cuanto tiempo adquirir los artículos

Paso 8: Verificar las salidas de los artículos que se tienen.

Paso 9 : Registrar a qué precios salen los artículos de las existencias


Examinar información y pedidos.

Paso 1: Inicio.

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Paso 2: Determinar la información que contendrán los pedidos.

Paso 3: Registrar los datos del cliente.

Paso 4: Registrar la fecha inicial de la venta.

Paso 5: Registrar el ID de los artículos.

Paso 6: Registrar la cantidad de los artículos que se venden.

Paso 7: Registrar el precio unitario de los artículos.

Paso 8: Registrar el precio total de la venta.

Paso 9 : Hacer la descripción de la venta.


Registros de pedidos al proveedor.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Ingresar al sistema de registro de pedidos.

Paso 3: Se ingresan los datos del cliente.

Paso 4: Si por primera vez es nuestro cliente se ingresan los datos

para registrarlo.

Paso 5: Se ingresa su NIT.

Paso 6: Código de pedido.

Paso 7: Nombre del cliente.

Paso 8: Dirección del cliente.

Paso 9 : Teléfono del cliente.

Paso 10: Fecha.

Paso 11: Nombre de los artículos del pedido.

Paso 12: Código de los artículos del pedido.

Paso 13: Si no es cliente por primera vez se ingresa su código de

cliente.

Paso 14: Salir del sistema de registro de los pedidos


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Registros de venta.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Ingresar al sistema de registro de ventas.

Paso 3: Verificar si el cliente ya existe en nuestra base de datos.

Paso 4: Se ingresa el código del cliente, si ya está registrado vaya al

paso 9.

Paso 5: Se ingresa el nombre del cliente.

Paso 6: Se ingresa el código de la factura.

Paso 7: Se ingresa el NIT.

Paso 8: Se ingresa fecha.

Paso 9 : Se ingresa productos que ha comprado.

Paso 10: Se ingresa cantidad de productos.

Paso 11: Se ingresa código de productos.

Paso 12: El sistema calcula la cantidad total de la venta.

Paso 13: Se cierra el sistema de registro de ventas.


Se procesa el inventario devuelto por los clientes.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Se abre el sistema de inventario de registro de productos.

Paso 3: Se ingresa el código de los artículos devueltos por los

clientes.

Paso 4: El sistema nos dice que estos artículos ya salieron del

inventario.

Paso 5: Oprimimos el botón “articulo devuelto por el cliente”.

Paso 6: El sistema reingresa el articulo al inventario.

Paso 7: Cerramos el sistema de inventario de productos.


Verificación de disponibilidad de productos.

29




Paso 1: Inicio.

Paso 2: Encargado de bodega verifica si los artículos que el cliente

necesite. (Si no los hay pasar al paso 5)

Paso 3: Evaluación de artículos por medio de un inventario.

Paso 4: Verificación de los artículos de parte de nuestro proveedor.

Paso 5: Elaborar lista de productos agotados y de productos en

existencias.

Paso 6: Dar advertencia a la secretaria de las listas ya realizadas.

Paso 7: Se ingresa el pedido de cliente al sistema para poder realizar

pedido a nuestro proveedor.

Paso 8: Mandar advertencia de pedidos.

Paso 9 : Finalización.

Autorización de pedidos.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Verificación del pedido que el cliente o usuario ha

seleccionado.

Paso 3: Revisión del pedido por parte del encargado de bodega.

Paso 4: Revisión del pedido con facturación por parte de la

secretaria de la libreria.

Paso 5: Revisión de los artículos para ver si no se encuentran en mal

estado.

Paso 6: Entrega de los artículos al cliente o usuario del pedido.

Paso 7: Revisión por parte del cliente de cada uno de los artículos a

adquirir.

Paso 8: Entrega de facturación del articulo

Paso 9 : Finalización.

Elaborar órdenes de compra.

Paso 1: Inicio.

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Paso 2: Selección de parte del cliente al artículo de la orden que él

desea.

Paso 3: Verificación del producto seleccionado por el cliente o

usuario si se encuentra en bodega o no. (Si se encuentra seguir

paso 4 y si no pasar paso 7)

Paso 4: Se toma el articulo solicitado por el cliente o usuario.

Paso 5: Verificar si esta en mal estado o no.

Paso 6: Entrega del producto al cliente o usuario.


Se elaborar facturas y comprobantes de crédito fiscal.

Paso 1: Inicio.

Paso 2: Identificar las ventas realizadas por el cliente para poder

elaborar el crédito fiscal.

Paso 3: Cuando la operación se realice con sujetos del impuesto

general a las ventas que tengan derecho al crédito fiscal.

Paso 4: Cuando el cliente o usuario lo solicite a fin de sustentar

gasto o costo para efecto tributario.

Paso 5: Se registran cada una de las ventas que se efectuaran.

Paso 6: Verificación de cada una de las ventas efectuadas en la

elaboración del crédito fiscal.

Paso 7: Entrega de el comprobante del crédito fiscal al cliente o al

usuario.

Paso 8: Seleccionar el producto a entregar al usuario.

Paso 9 : Entrega del producto al cliente junto al comprobante de

crédito fiscal.


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b. Requerimientos Operativos.

De acuerdo a un censo realizado dentro de la Librería y Variedades Montenegro

se ha llegado a las conclusiones siguientes:

El personal está de acuerdo y no presenta dificultad en utilizar el software

mejorado una vez sea desarrollado e instalado en el sistema de la empresa.

La principal barrera que se debe contrarrestar es el desconocimiento de las

actualizaciones en el uso del software una vez instalado.

El personal está de acuerdo en utilizar el software con las mejoras realizadas, con

la condición de que se les dé una capacitación para poder usar el software.

El jefe inmediato superior nos ha dado permiso para realizar nuestra tarea ex aula

y apoya el proyecto para así aportar una ayuda a la librería en sus labores como

agilizar y llevar un mejor control sobre sus inventarios tanto actualizados como los

que están desfasados y los inventarios en relación a sus compras y ventas

Se espera que una vez el personal esté capacitado para usar el software a

desarrollar no exista pérdida de eficiencia y que por lo contrario el software se

pretende ayudará a mejorar la eficiencia en la empresa.

c. Requerimientos Técnicos.

Recurso humano.

Equipo del proyecto: se cuenta con un equipo de trabajo integrado por cinco

miembros, y con un docente que nos asesora en el proceso.

Se necesitará una persona con los suficientes conocimientos técnicos para darle

mantenimiento al equipo, la cual tendrá las siguientes funciones:

Equipo de

trabajo

Funciones

Personal técnico Creatividad

Trabajo en equipo

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Elaboración de manuales

Conocimiento sobre como conectar el

hardware y solucionar problemas de

hardware y software.

Hardware

La empresa cuenta con un equipo disponible, el equipo disponible no cuenta con

un sistema de control de inventarios de compra – venta, para desarrollar el

sistema es necesario un equipo de que cuente con las siguientes características

que se detalla a continuación:

PC clon.

Pentium 4.

Memoria RAM de 512 MB.

Disco duro de 40 GB.

Procesador de 1.7 GHrz.

Lector CD/DVD.

Monitor de 15”

Software.

A continuación se detalla el software con el que cuenta y se utiliza en la empresa:

Sistemas operativos:

Windows XP Professional Service Pack 3.

Software de ofimática:

Microsoft Office.

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Software de desarrollo:

La empresa no cuenta con ningún software de desarrollo.

Luego de analizar toda la información recopilada se concluye lo siguiente:

La solución que propuso es que la empresa adquiera un equipo con los

requerimientos necesarios para que el sistema que hemos diseñado pueda ser

puesto en práctica y así incrementar la eficiencia y eficacia dentro de la

empresa.

En la actualidad la empresa no dispone de la tecnología ideal pero si de la

necesaria y la empresa se esfuerza por mantener actualizado.

El conocimiento técnico necesario se debe de contratar ya que en la actualidad

no existe una persona especializada en esa área. El personal que trabaja para

la tiene conocimientos empíricos.

VII. Diseño de la base de datos

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1. Diagrama Entidad Relación

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Diccionario de Datos

Diccionario de datos para la tabla que almacena la información de los clientes

Campo Descripción Tipo de dato

CodCliente Código único del cliente. Auto numérico

Nom1Cliente Primer nombre del cliente Texto

Nom2Cliente Segundo nombre del cliente Texto

Ape1Cliente Primer apellido cliente Texto

Apel2Cliente Segundo apellido cliente Texto

DirCliente Dirección Cliente Texto

Teléfono Teléfono del cliente Texto

Diccionario de datos para la tabla que almacena la información de las compras


CodCompra Código de orden de compra Numérico

CodProveedor Código único del proveedor Numérico

FechaCompra Estado de fecha compra Fecha/Hora

EstadoPedidoCompra

Estado de pedido compra Texto

FechaPagoCompra Estado de fecha de pedido compra Fecha/Hora

Diccionario de datos para la tabla que almacena la información del Proveedor


CodProveedor Código único del proveedor Numero

Nom1Proveedor Primer nombre proveedor Texto

Nom2Proveedor Segundo nombre proveedor Texto

Ape1Proveedor Primer apellido proveedor Texto

Apel2Proveedor Segundo apellido proveedor Texto

NombreEmpresa Nombre de la empresa proveedora Texto

Dirección Dirección del proveedor Texto

Teléfono Número telefónico del proveedor Texto

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Diccionario de datos para la tabla que almacena la información del Vendedores


CodVendedor Código único del vendedor Auto numérico

Nom1Vendedor Primer nombre del vendedor Texto

Nom2Vendedor Segundo nombre del vendedor Texto

Apel1Vendedor Primer apellido del vendedor Texto

Apel2Vendedor Segundo apellido del vendedor

DUI Numero de documento único de identificación del vendedor

Texto

NIT Número de identificación tributaria del vendedor

Texto

Teléfono Número telefónico del vendedor Texto

Salario Salario del vendedor Moneda

Diccionario de datos para la tabla que almacena la información de los articulos


CodArticulos Código de herramientas en bodega Texto

Descripción Descripción del producto Texto

PrecioCompra Precio de compra del producto Moneda

PrecioVenta Precio de venta del producto Moneda

ExistenciaProducto Existencia de herramienta de producto

Numero

Diccionario de datos para la tabla que almacena la información Cuota Crédito

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IdCuota Muestra la identificación de la cuota Auto numérico

FechaPagoPrograma Muestra la fecha de pago programado Fecha/Hora

FechaPagoReal Muestra la fecha de pago real Fecha/Hora

NumeroCuota Muestra le número de cuota Numero

Monto Muestra el monto total de la cuota Moneda

Diccionario de datos para la tabla que almacena la información de Detalle Compra


CodDetalleCompra Código único de detalle de compra Auto numérico

CodCompra Código único de compra Numero

CodBodegaHerramienta

Código único de herramienta Texto

Estado Descripción del producto Texto

PrecioCosto Detalle del precio al costo Numero

CantidadComprada Detalle de la cantidad comprada Numero

Diccionario de datos para la tabla que almacena la información de Pedido Venta


CodVenta Código único de venta Auto numérico

FormaPago Forma de pago del pedido Texto

FechaVenta Fecha de venta del pedido Fecha/Hora

EstadoVenta Estado de venta del pedido Texto

CodCliente Código único del cliente Numero

CodVendedor Código único del vendedor numero

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Diccionario de datos para la tabla que almacena la información de Detalle Pedido Venta


CodPedido Código único del detalle de venta Auto numérico

CodVenta Código único de venta Numero

CodArticulos Código único del articulo Texto

PrecioUnitario Precio unitario de herramienta Moneda

CantidadVendida Cantidad de productos vendida numero

DICCIONARIO DE DATOS PARA LA TABLA QUE ALMACENA LA INFORMACIÓN DE PAGOS REALIZADOS COMPRA


IdPagos Código de identificación de los pagos Auto numérico

FechaLimitePagoCompra

Fecha límite de pago de cuota compra Fecha/Hora

FechaRealPagoCompra Fecha real de pago cuota compra Fecha/Hora

NumeroPago Numero de cuota de pago Numero

Monto Monto del total de la compra Moneda

DICCIONARIO DE DATOS PARA LA TABLA CREADA POR LA RELACIÓN COMPRA-PAGOS REALIZADO COMPRA


IdPagos Código único de compra Auto numérico

CodCompra Código de orden de compra Numérico

Diccionario de datos para la tabla creada por la relación Cuota Credito-Pedido Venta


IdCuota Código único de cuota Auto numérico

CodVenta Código único de venta numero

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2. Modelo Lógico ( tablas normalizadas )

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XI. CONCLUSION.

Al realizar este trabajo podemos concluir lo siguiente:

CONCLUSION GENERAL

Al realizar este trabajo podemos concluir que el Sistema de control de inventarios de compra y venta de la empresa FERROLIT es necesario para facilitar la existencia de los artículos en bodega y hacer las requisiciones de compra de artículos que se agotan así como también los diferentes datos del cliente, productos, proveedores y vendedores.

CONCLUSIONES ESPECÍFICAS

El método de prototipo es de gran importancia en los sistemas computacionales, hoy en día en las empresas son de mucha utilidad para llevar a cabo un mejor control de las actividades realizadas dentro de ella, además de hacer más sencillas las tareas realizadas por los miembros de la misma.

Así mismo concluimos en que nuestro sistema de inventario desarrollado para la ferretería FERROLIT es factible, técnica ya que tiene disponibilidad de equipos y tecnología, operativa ya que los empleados entienden la base de datos y económica ya que le modelo de prototipo es fácil de instalar por lo tanto si logra cumplir con los requerimientos establecidos ya que controla de forma efectiva el inventario de la ferretería por medio de la compra y venta de los artículos de esta.

Además este trabajo nos ayudó a comprender y a manejar de mejor manera los diferentes programas utilizados: Día, en el esquema conceptual y representación gráfica del diseño lógico en el diagrama de E/R, Ms Proyect en la planificación del proyecto por medio del diagrama de Gantt especificando los pasos, tareas y recursos utilizados y Access en la implementación del diseño lógico por medio de tablas, registros y campos para la creación de la base de datos.

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XII. RECOMENDACIONES.

RECOMENDACIÓN GENERAL

Capacitar a los empleados de la ferretería para que hagan un buen uso del sistema y pueden sacarle un mejor provecho

RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS

Garantizar que los cambios que se hagan a sistemas sean para mejorar y facilitar el trabajo del personal que labora en la empresa.

Proporcionar maquinaria adecuada con tecnología de punta no solo para modernizar el equipo de la empresa, si no, para que sea más eficiente el funcionamiento del sistema.

Actualizar y dar mantenimiento constantemente al sistema implementado en la ferretería.

XIII. ANEXOS

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AUTOEVALUACIÓN: De todos los integrantes del grupo en base a la ficha AUTOEVALUACIÓN.

MOMENTOS CRITERIOS NOTA

CLASES Participación activa, escucha activa, actitud cooperativa, armonía en el trabajo en grupo, respeto a las diferentes opiniones.

9.5

PRÁCTICAS Responsabilidad en la entrega en fecha establecida, cumplimiento de los contenidos a evaluar.

9.5

TRABAJO FINAL Responsabilidad en las tareas asignadas, aportes propositivos, críticos, creativos.

9.6

NOTA FINAL: sumar las notas asignadas y dividirlas entre 3, así obtener el promedio de la nota final.

9.53

INTEGRANTE NOTA

1. Alejo Alfaro Willian Antonio 9.5

2. Alemán Pérez, Patricia Evelyn Guadalupe

9.5

3. Navarro Sánchez, Marisol de los Ángeles

9.5

4. Reyes Rodríguez, Claudia Leticia

9.5

5. Guevara Zelada, Sandra Yaneth 9.5

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XIV. BIBLIOGRAFIA

Guías de clases

http://campusvirtual.ues.edu.sv/course/view.php?id=58708

http://www.youtube.com/watch?v=_YBTyCfDUhM

http://www.youtube.com/watch?v=f8fuCG7GfdM

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http://www.youtube.com/watch?v=f8fuCG7GfdM

http://www.youtube.com/watch?v=_YBTyCfDUhM

http://campusvirtual.ues.edu.sv/course/view.php?id=58708


trabajo final computacion ii

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