trabajo final de base de datos 2011
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Base de Datos Página 1
INTRODUCCION
En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción sialgunas maquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de
compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o
bancos. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y
productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los
volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de
inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción.
Los problemas de un control de inventario pueden contribuir, y de hecho lo
hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que
involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si
la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de
este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de
abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se
detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios
excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia
entre utilidades y pérdidas
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Base de Datos Página 2
Objetivos de la Investigación
Objetivos Generales
Identificar los procesos y estructuras organizativas de la ferretería las
Gemelas que contribuya a la automatización y mejoramiento en los procesos
diarios que se realizan en la empresa.
Objetivos Específicos
Identificar el problema que influye en el manejo de productos de la “Ferretería
Las Gemelas”
Crear una propuesta que aumente la eficiencia del manejo de productos y
aumente las ganancias del propietario
Disminuir el tiempo en que se lleva a cabo la facturación de los productos
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Base de Datos Página 3
Limitaciones
No tienen la impresora adecuada para la impresión de la factura
El transporte adecuado para la investigación
La disponibilidad de la encargada de la empresa
ALCANCES
Que la atención al cliente sea mas rápida y eficaz
Que tengan un buen control de inventario
La satisfacción del propietario
Aprender a que crear una buena base de datos
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Base de Datos Página 4
JUSTIFICACION
Con la llegada de la Informática muchos cambios se han producido en los
diversos sectores del país, más aún en las empresas y sus diferentes
departamentos, ya que la Informática tiene el potencial de contribuir al
mejoramiento de la calidad de las actividades o procesos que se realizan con la
utilización de tecnología.
Sustentamos que nuestra investigación es descriptiva por que haremos
una recopilación de las características de nuestro problema u objeto de estudio
para llegar a la solución del mismo, presentado una propuesta a Impresiones
Barría, en donde exponemos porque es necesario realizar un mejor control de
la mercancía que se tiene en dicho negocio y que la misma ayude al
establecimiento a controlar y obtener mayores ganancias.
Mantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso
futuro es una práctica común en el mundo de los negocios. Las empresas de
venta al menudeo, los mayoristas, los fabricantes y aún los bancos por lo
general almacenan bienes o artículos.
En una empresa pequeña que es el caso nuestro, el administrador puede
llevar un recuento de su inventario y tomar decisiones. Sin embargo, podemos
notar que no se lleva un control, es por ello que la utilización de un sistema de
administración de inventario puede ser la solución para el eficiente manejo de
la mercancía en el local.
Es descriptiva nuestra investigación porque describimos en detalle las
características de nuestro objeto de estudio que es la realización de inventario
de mercancía en el local.
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Base de Datos Página 5
PROBLEMÁTICA
El inventario de mercancía de la empresa es realizado manualmente mediante
el uso de tarjetas donde se escriben las entradas y salidas de las facturas de
clientes de crédito, y también de aquella mercancía comprada por el negocio a
crédito. No cuentan con un sistema de inventario automatizado, ni tampoco con
un inventario detallado de los productos, pero tampoco con todo el equipo
necesario para poder implementar un sistema, lo cual creemos que puede
afectar el crecimiento y desarrollo económicos de la empresa ya que hace falta
más control en lo que se tiene en existencia en el local.
El inventario en una empresa es determinante ya que controla de una forma u
otra los procesos de entrada y salida de la mercancía, además se mantiene en
un orden y a la hora de adquirir nuevos productos se obtienen aquellos que
tienen más demanda en el local y ofrecen mejores ganancias al local y a los
clientes.
Evidentemente la creación de un sistema de inventario ya sea automatizado o
manual requiere de un análisis bien detallado y concreto que determine la
perspectiva del problema, es decir ¿por qué ocurre?, ¿Cuándo ocurre? Y
cuáles son sus efectos en el desarrollo de los procesos de una empresa.
Los Problemas más relevantes en la “ferretería Las Gemelas” Es de que no
cuentan con un sistema de inventario, pero tampoco con todo el equipo
necesario para poder implementar un sistema.
Otro es de que pierden tiempo en estar buscando el producto y se vienen a dar
cuenta de que no hay, además a la hora de la venta también pierden tiempo en
estar facturando porque lo hacen de forma manual y a veces son grandes
cantidades de productos que tienen que despachar.
Además a veces llaman de la sucursal a la casa matriz solicitando productos
porque se les han terminado y se encuentran con que ahí tampoco hay
existencias de productos.
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Base de Datos Página 6
Como no cuentan con un sistema de ingreso de productos pierden tiempo en
estar revisando producto por producto porque tiene que etiquetarlo y todo lo
hacen manualmente, esto también hace que la atención al cliente sea más
tardada porque solo cuentan con tres empleados y a veces la clientela es
bastante.
Los procesos que realiza la ferretería son:
Compra de productos, recibimiento de producto, etiquetación de precios a los
productos que ingresan a la empresa, venta de los mismos productos,
facturación manual de los productos vendidos.
Compra de productos.
Primero se le llama al Proveedor, se le solicita el pedido (Que cantidad de
productos se necesitan, preguntan si se mantienen los precios y se fija una
fecha de entrega de pedido). El problema de la compra es cuando llega el
cliente y pregunta por un producto el empleado allí se da cuenta que no hay
producto y empiezan hacer pedidos.
Recibimiento del Producto.
El pedido llega a la ferretería en la fecha acordada (a veces en el mismo día
que se solicita), se asigna un trabajador que lo revise, para ver si viene en
perfectas condiciones, si viene completo y si viene bien sellado. Este tiene que
entregar un reporte al administrador de que todo el producto esta en perfectas
condiciones.
Etiquetación de Precios.Se asigna un trabajador para que seleccione producto por producto de las
mismas características para poder etiquetarlos con el precio de venta y luego
se mandan a bodega. El problema de este es que ellos llevan manual el
proceso de etiquetación y la asignación de código de cada articulo este se les
hace menos eficaz la atención al cliente
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Base de Datos Página 7
Venta de productos.
Llega el cliente a la ferretería, se le atiende (se le pregunta que desea), se
empieza a tomar el pedido, se buscan los productos, se verifica que el pedido
este completo, se le hace la cuenta y se llena la factura (si el cliente la desea y
se le entrega), el cliente cancela y por último se le entrega el pedido. El
problema de este proceso es que no tienen los estantes clasificados por
productos y esto ocasiona que el tiempo en atender al cliente sea mayor de lo
normal.
Facturación manual de los productos vendidos.
Se verifica que el pedido este completo, se le hace la cuenta y se llena lafactura (si el cliente la desea y se le entrega), el cliente cancela y en caso de no
entregar factura se anota en un libro de registro diario. Al final del día se hace
el corte de caja. El problema de este proceso es que llevan manual el proceso
de cada producto sabiendo cuanto es la cantidad de producto y el código y
precio de cada artículo .
Abastecimiento productos.
Se encarga de proveer los insumos necesarios para satisfacer las necesidades
de los clientes. En (materia prima, materiales) el problema en este proceso
sería el tiempo en que tarda el empleado en hacer llegar los productos al
cliente
Despacho de producto.
Este proceso se encarga de que el empleado haga un pedido completo hacia
el cliente, que sea empacada perfectamente con el producto deseado y de
ultimo que se de la entrega del pedido hacia el cliente
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Base de Datos Página 8
Inventario de productos.
Este proceso se encarga de todo los productos que hay en existencia en la sala
de venta la cual el empleado se encarga de revisar el pedido, lo clasifica por
producto, se codifican los productos para después ser llevado a la sale de
venta o a la bodega.
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Base de Datos Página 9
Procesos detalladamente
Inventario de productos.
compra de material.
Recibimiento de material.
Ir a
bodega
Revisión
del
producto
Clasificación Codificación
Sala
Bodega
Se busca el
numero
Luego se
llama al
proveedor
Para hacer el
pedido
La cantidad
pedida
Luego se
el precio
la fecha de entrega
del producto
Se llama al
ptoveedor
Se pide el
producto
Sello de
garantía
Reporte de
llegada de
pedido al
propietario
Bodega
Llega el
pedido a
sala
Revisión de
producto
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Base de Datos Página 10
Etiquetación de precio.
Venta de producto.
Facturación de productos vendidos.
Se llena
factura
Se toma el
pedido
Busca el
producto
Se revisa el
producto
Entrega pedido
empaquetado al
cliente
Anotación depedido vendido
en hojas
Llega el
cliente
toma de
pedido
Se busca
el
producto
Se revisa
que este
completo
Empaque
el pedido
Se llena
factura
Entrega de
pedido
Cliente
cancela
Se llama
al
proveed
or
Se pide
producto
al
proveedor
Se Clasificación
el producto
Etiquetación
de producto
Distribución
bodega
Llega el
producto a la
sala
Sala
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Base de Datos Página 11
Despacho de producto.
Se anota la
venta del
pedido
Se entregael pedido
se revisa el
pedido si va
completo
Se empaca
el producto
Se toma el
producto
se busca el
producto
Se llena la
factura del
pedido
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Base de Datos Página 12
Propuesta de hoja para llevar la compra y la venta deproductos.
CANTIDAD NOMBRE DESCRIPCION PRECIO FECHA
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Base de Datos Página 13
DIAGRAMA DE LOS PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO EN LAFERRETERIA.
PROCESOS
DESPACHO DE
PRODUCTO
ABASTACIMIENTO
DE PRODUCTO
FACTURACION DE
PRODUCTO
VENTA DE
PRODUCTOS
ETIQUETACION
DE PRECIO
RECIBIMIENTO
DE MATERIAL
COMPRA DE
PRODUCTO
INVENTARIO D
E PRODUCTO
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Base de Datos Página 14
Procesos detalladamente con algunos de los problemas quehay en la empresa
PRIMER PROCESO.
compra de material.
Uno de los problemas que hay en este proceso es que el proveedor no sea
local y se tardaría la llegada de los productos a la empresa y también afecta
siempre al cliente.
Segundo proceso
Inventario de productos.
En este problema es que a veces el empleado no lleve un inventario mensual y
esto hace que tengan deficiencia a la hora e vender que llega el cliente y no seencuentre el articulo deseado.
Ir a
bodega
Revisión
del
producto
Clasificacion Codificación
Sala
Bodega
Se busca el
numero
Luego se
llama al
proveedor
Para hacer el
pedido
La cantidad
pedida
Luego se
el precio
la fecha de entrega
del producto
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Base de Datos Página 15
Tercer proceso
Recibimiento de material.
Uno de los problemas de este proceso es que llegue en mal estado los
productos que se le acordó en el pedido o tambien que no se equivoquen a la
hora de mandar en producto que no sea el acordado en el pedido.
Cuarto proceso
Etiquetación de precio.
Una de las deficiencias que hay en este proceso es que se equivoquen a la
hora de etiquetarlos que alteren en precio
Se llama al
ptoveedor
Se pide el
producto
Sello de
garantía
Reporte de
llegada de
pedido al
propietario
Bodega
Llega el
pedido a
sala
Revisión de
producto
Se llama
al
proveed
or
Se pide
producto
al
proveedor
Se Clasificación
el producto
Etiquetación
de producto
Distribución
bodega
Llega el
producto a la
sala
Sala
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Base de Datos Página 16
Quinto proceso
Venta de producto.
La defiencia de este proceso es que el empleado se equivoque a la hora de
hacer la factura o que se le entregue el producto que no haya pedido el cliente
o que venga en malas condiciones.
Sexto proceso
Facturación de productos vendidos.
Se llenafactura
Llega el
cliente
toma de
pedido
Se busca
el
producto
Se revisa
que este
completo
Empaque
el pedido
Se llena
factura
Entrega de
pedido
Cliente
cancela
Se toma el
pedido
Busca el
producto
Se revisa el
producto
Entrega pedido
empaquetado al
cliente
Anotación de
pedido vendido
en hojas
Corte de caja
chica
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Base de Datos Página 17
El problema de este proceso es que se le entregue el pedido equivocado o sino
que se equivoque en la factura.
Séptimo pedido.
Despacho de producto.
La deficiencia que hay en este proceso es que el empleado no le entregue la
cantidad de producto pedido y le llene la factura con el producto que el clientepidió.
Se anota laventa del
pedido
Se entrega
el pedido
se revisa el
pedido si va
completo
Se empaca
el producto
Se toma el
producto
se busca el
producto
Se llena la
factura del
pedido
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Base de Datos Página 18
Relación de Entidad de las Tablas.
Compra de productos
Productos
Id_producto
Nombre
Proveedor
Cantidad
Precio
Precio_neto
Fecha_fabricacion
Fecha_vencimiento
Compra
Id_compra
Proveedor
Producto
Cantidad
Precio
Fecha
Impuesto
Id_impuesto
Nombre
Valor
Id_producto
Ferreteria
Id_ferreteria
Nombre
Direccion
Telefono
NIT
Nº_registro
Inventario
Id_inventario
ProductoProveedor
Cantidad
Existencias
Precio
fecha_caducidad
Proveedores
Id_proveedor
Nombre
Direccion
Telefono
Bodega
Id_bodega
Codigo_prod
Existencias
Fecha_ingreso
Existencias
Id_existencias
Producto
Cantidad
Precio
Factura
Id_factura
Nombre_cliente
Direccion
Telefono
Producto
Cantidad
Precio
total
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Base de Datos Página 19
Proveedor Productos Ferreteriavende A la
productos compra ImpuestodePor
paga
tiene
Fecha de
fabricacion
Fecha de
vencimientoY la
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Base de Datos Página 20
Venta de Productos
Venta
Id_venta
nombre
Producto
Canitdad
Precio
fecha
Productos
Id_producto
Nombre
Proveedor
Cantidad
Precio
Precio_neto
Fecha_fabricacion
Fecha_vencimiento
Cliente
Id_cliente
Nombre
Direccion
Telefono
DUI
Empleado
Id_empleado
Nombre
Apellido
Telefono
DUI
Sueldo
Cargo
Fecha_ingreso
Factura
Id_factura
Nombre_cliente
Direccion
Telefono
Producto
Cantidad
Precio
total
Inventario
Id_inventario
Producto
Proveedor
Cantidad
Existencias
Precio
fecha_caducidad
empleado cliente Productosatiendecom
ra
Factura
luego
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Base de Datos Página 21
Etiquetación de producto
Marca
Id_marca
NOmbre
Descipcion_prod.
Precio
Existencias
Tipo Producto
Id_producto
Descripcion
Descuento
Cantidad
Id_venta
Id_producto
Bodega
Id_bodega
Codigo_prod
Existencias
Fecha_ingreso
Productos
Id_producto
Nombre
Proveedor
Cantidad
Precio
Precio_neto
Fecha_fabricacion
Fecha_vencimiento
productosMarca Descripciontiene
tiene
Bodega Preciopasan
tienen
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Base de Datos Página 22
Inventario de productos
Bodega
Id_bodega
Codigo_prod
Existencias
Fecha_ingreso
Productos
Id_producto
Nombre
Proveedor
Cantidad
Precio
Precio_neto
Fecha_fabricacion
Fecha_vencimiento
Existencias
Id_existencias
Producto
Cantidad
Precio
Compra
Id_compra
Proveedor
Producto
Cantidad
Precio
Fecha
Venta
Id_venta
nombre
Producto
Canitdad
Precio
fecha
BodegaCódigo de
producto
Existenciatieneverific
a
Fecha deingreso
Revisa
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Base de Datos Página 23
Facturación de productos.
Empleado
Id_empleado
Nombre
Apellido
Telefono
DUI
Sueldo
Cargo
Fecha_ingreso
Factura
Id_factura
Nombre_cliente
Direccion
Telefono
Producto
Cantidad
Precio
total
Cliente
Id_cliente
Nombre
Direccion
Telefono
DUI
Venta
Id_venta
nombre
Producto
Canitdad
Precio
fecha
Productos
Id_producto
Nombre
Proveedor
Cantidad
Precio
Precio_neto
Fecha_fabricacion
Fecha_vencimiento
Inventario
Id_inventario
Producto
Proveedor
Cantidad
Existencias
Precio
fecha_caducidad
empleado facturas clienteshacea
Productos
compra
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Base de Datos Página 24
CONCLUSIONES
Debido a la gran competencia que existe en el mercado, la empresa
debe de buscar la manera de poder mantenerse a la altura de los demás
y con una posición en el mercado.
La implementación de una base de datos en la empresa se beneficiaria
la propia compañía, como también sus clientes
Este sistema va ha reforzar el control de inventario de los productos
para que haga mas rápida y confiable el trabajo de los empleado hacia
el cliente
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Base de Datos Página 25
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