trabajo ingeniería de software

Trabajo Ingeniera

De Software

I n t e g r a n t e s : C l a u d i a C a r r a s c o C l a u d i o S n c h e z P r o f e s o r : A l b e r t o A b u d i n e n F e c h a : 1 4 - 0 6 - 2 0 1 1

Ingeniera de Software

Proceso de Ventas Nacionales

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Tabla de Contenidos

Resumen Ejecutivo ..................................................................................................... 3

Descripcin General .................................................................................................. 4

Diagrama General ..................................................................................................... 5

BPMN Proceso Ventas ............................................................................................... 6

Sub-proceso Realizar Pago ....................................................................................... 7

Sub-proceso Toma de Requerimientos del Cliente............................................... 7

Sub-proceso Despachar Producto .......................................................................... 8

Sub-proceso Generar Gua de Despacho ............................................................. 8

Descripcin Especfica del Flujo ............................................................................... 9

Definicin de Roles ................................................................................................... 10



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Resumen Ejecutivo

El propsito del informe, es el anlisis y conocimiento del Proceso

de Ventas Nacionales, los sub-procesos y actividades que se

desarrollan en dicho procesos, que son de gran ayuda para

entender cmo se realiza este proceso en las distintas actividades

comerciales.

En este proceso, llamado proceso de ventas nacionales se

reconocen 4 sub-procesos importantes, estos son: Nota de Venta,

Despacho, Facturacin y Gestin de Pago. En cada uno de estos

sub-procesos realizados en el proceso, se realizan actividades y se

emiten documentos, con las condiciones que se deben cumplir

para efectuar cualquier actividad.

El proceso de Ventas nacionales lo hemos divido en dos grandes

reas, Adquisicin y Finanzas, en la cual se realiza el proceso de

interaccin con el cliente y la toma de los requerimientos de este,

adems de realizar los trmites financieros y Logstica, rea en la

cual se realizan la manipulacin de la mercanca fsica de las

bodegas.

En el proceso de Ventas se reconocen cinco principales roles, los

cuales se desempean y son parte fundamental dentro de este

proceso. Los roles definidos son Vendedor, Jefe de Departamento

de Ventas, Cajero, Contador, Jefe de Bodega y Bodeguero.



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Descripcin General

Una venta es un contrato en virtud del cual una de las partes

(vendedor), se obliga a entregar una cosa determinada a otro

(comprador), obligndose este ltimo a pagar una cantidad de dinero.

Para lograr xito en el rea de ventas es indispensable para las

empresas poseer una gestin de ventas estructurada, con actividades y

roles bien identificado.

En las ventas nacionales se pueden identificar 4 procesos

fundamentales: Nota de venta, Despacho, Facturacin y Gestin de

Pago.

Nota de venta: Se recepciona la consulta que entrega el cliente con sus

especificaciones de productos. Luego, se crea una cotizacin, la cual

se enva al cliente. Si el cliente est de acuerdo con la cotizacin, enva

su nota de pedido.

Despacho: Se crea una gua de despacho. Se determina el tipo de

Piking que se realizar, para luego sacar el pedido de bodega. Se enva

el pedido al cliente, junto con la gua de despacho. Si el cliente, al

momento de recepcionar el envo de materiales, confirma que los

productos enviados cumplen con lo acordado en la nota de venta,

firma la gua de despacho.

Facturacin: Se debe emitir una factura y posteriormente validarla y

completarla para entregrsela al cliente.

Gestin de Pago: En este proceso se realiza la asignacin del pago a la

factura correspondiente, adems se lleva a cabo el cobro descrito en la

factura. Una vez efectuado pago se realiza la conciliacin bancaria.

El objetivo de este trabajo explicar en qu consiste cada proceso que

componen las Ventas Nacionales de modo que el lector pueda

visualizar a grandes rasgos lo que significa el trabajo en esta rea de la

organizacin, revisando las actividades, documentos y decisiones mas

importantes que se deben conocer al momento de desempearse

como ingeniero en un departamento de ventas de una empresa.

En esta primera entrega, se presentar un diagrama general del rea

de ventas nacionales, el cual incluye los procesos, actividades,

productos y documentos ms significativos del rea en cuestin. En la

segunda entrega se detallaran estos procesos a travs de una

descripcin especfica y de un diagrama Business Process Modeling

Notation (BPMN), en el cual se incluirn los roles asociados a cada

actividad.



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Salida ,

Producto

Actividad

Condicin

Comentarios

Proceso

Nomenclatura

Diagrama General

Toma

Requerimientos

del Cliente

Borrador

Cotizacin

Revisar Crdito y

Validar Cotizacin

Generar Gua

de Despacho

Nota de Venta

Despacho

Picking

Consolidado?

Gua

Despacho

Borrador

Retirar rdenes de

Bodega y Separarlas

Cotizacin

Vlida?SI NO

Cotizacin

Anulada

Cotizacin o

Nota de Venta

Completada

SINO

Retirar

Materiales

Ajustar

Cantidad?

Gua de

Despacho en

Proceso

NO

Gua de

Despacho

Completada

Facturacin

Emitir Factura Es Vlida?

Completar

Factura

Borrador

Factura

NO SI

Factura

Completada

Gestin de Pago

Asignacin y

Recepcin de

Pago

Pago

SIEditar

Cantidad

Pago

Completado

Validar

Documento

Realizar

Conciliacin

Validar Gua

de Despacho

Factura

Anulada

Gestin con

Proveedor



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BPMN Proceso Ventas



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Sub-proceso Realizar Pago

Sub-proceso Toma de Requerimientos del Cliente



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Sub-proceso Despachar Producto

Sub-proceso Generar Gua de Despacho



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Descripcin Especfica del Flujo

El proceso de Ventas nacionales lo hemos divido en dos grandes reas

con sus roles respectivos:

Adquisicin y Finanzas: rea en la cual se realiza el proceso de

interaccin con el cliente y la toma de los requerimientos de este,

adems de realizar los trmites financieros.

Logstica: rea en la cual se realizan la manipulacin de la

mercanca fsica de las bodegas.

El proceso de ventas comienza con el Vendedor, que depende del

rea de Adquisicin y Finanzas. ste revisa especfica las caractersticas

del producto, informando todo esto al cliente y realiza la cotizacin, la

que es enviada al cliente, la cual se enva al Jefe del Departamento de

Ventas para que valide la operacin.

Una vez realizada esta validacin se enva al Jefe de Bodega para que

genere la gua de despacho, luego de verificar previamente las

cantidades en el inventario.

Luego se enva la orden al Bodeguero, una vez que la cantidad

solicitada por el cliente est ajustada, ste despacha el producto e

informa al vendedor para que facture.

Hecho esto, se emite la factura, la factura es recibida por el cajero

quien emite el comprobante de pago, previa verificacin de que el

medio de pago es vlido.

Despus de que el pago es realizado, el contador realiza la conciliacin

del este, realizando la asignacin del pago con anterioridad.



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Definicin de Roles

rea de Adquisicin y Finanzas

Vendedor: Es la persona que mas interacta con el cliente. Es la cara de

la empresa frente al cliente. Es responsable de la toma adecuada de los

requerimientos del cliente. Adems genera una cotizacin del pedido

del cliente, y revisa la capacidad de crdito que este dispone.

Jefe de Departamento de Ventas: Es el responsable de un determinado

nmero de vendedores, realiza la gestin de los vendedores, se

encarga del personal del departamento, elabora informes cuantitativos

y cualitativos con respecto a las ventas. Su nica tarea en el BPMN es

validar las cotizaciones que realizan los vendedores.

Contador: Es el encargado de asignar los pagos, y adems de realizar

las conciliaciones bancarias. De el contador depende el orden de todo

el los procesos contables de la empresa.

Cajero: Es aquella persona que realiza la cobranza de pago al cliente.

Genera los comprobantes de pago, ofreciendo al cliente las distintas

modalidades de pago que permite la empresa.

rea Logstica:

Jefe de Bodega: El jefe de bodega es el encargado de generar y, una

vez retirados los productos de bodega, validar la gua de despacho, es

decir, realiza las labores de control y registro de entradas y salidas de

productos a bodega. Adems es responsable de establecer el tipo de

picking que es conveniente para la compaa.

Bodeguero: Es quien debe de tomar las guas de despacho, retirar los

productos de bodega, trasladarlas a patio y separar las rdenes en

caso de picking consolidado para que posteriormente puedan ser

despachados.

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