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Trabajo Práctico Final
Ceremonial y Protocolo
Introducción
A continuación se plasmarán los detalles que involucran la organización de una cena
protocolar de negocios, donde se cuidarán todos los aspectos de la misma para que
resulte exitosa.
Se describirán la ubicación donde se desarrollará el evento y la fecha y hora del mismo,
incluyendo los planos del lugar, los invitados con su orden de precedencia y la
ubicación que les corresponde en la mesa a cada uno, el traslado vip de dos
personalidades extranjeras que se encuentran de visita, el menú que se servirá en la
cena, la ubicación de la vajilla y demás elementos que se colocan en la mesa, la
mantelería y el diseño de las invitaciones y su correspondiente envío.
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Justificación del evento
El propósito de la cena protocolar es reunir a una franquicia con su casa matriz para
celebrar el decimoquinto aniversario de la llegada de la empresa al país, contando con la
visita de dos representantes de la segunda mencionada. El evento se llevará a cabo en la
residencia del gerente de la franquicia aunque el evento es organizado por dos
anfitriones, socios de la misma. El ambiente fue elegido para generar un clima cálido y
de intimidad. Tendrá lugar el jueves 21 de agosto a las 20:00 hs y lo que se buscará es
que todos los asistentes puedan disfrutar y compartir un momento agradable fuera del
ámbito laboral.
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El evento tendrá lugar en Arcos 4126, Nuñez, Ciudad Autónoma de Buenos Aires, el
día jueves 21 de Agosto a las 20:00 hs. A continuación se detallarán todos los aspectos
del mismo. Compartirán el evento los dos anfitriones y ocho personas invitadas.
Invitados
Asistirán a la cena protocolar diez personas, entre las que habrán damas y caballeros.
Además, dos de los caballeros que concurrirán son franceses y recibirán traslado vip por
cuestiones de seguridad y comodidad.
Traslado Vip
Para que los invitados franceses puedan asistir al evento volarán el día martes 19 de
agosto, llegando el mismo día por la noche al Aeropuerto Internacional de Ezeiza
"Ministro Pistarini", donde los recogerá el mismo chofer que se encargará de todos los
traslados que ambos requieran durante su estadía. Dentro del avión, el francés de mayor
relevancia se sentará contra la ventana y el otro invitado en el asiento que está del lado
del pasillo, aplicando la ley de derecha.
Para todos los traslados en vehículo, la personalidad de mayor importancia se sentará en
el asiento de la derecha y su ingresó se hará en primer lugar. El que le sigue en
precedencia ocupará su lugar en el asiento de la izquierda ingresando por la puerta
izquierda dando la vuelta por detrás del auto. Para el descenso, se hará por la derecha
por cuestiones de seguridad y descenderá primero el “1” y luego el “2”.
El día del evento se los recogerá a las 19:30 hs para que lleguen cómodamente y en
horario a la cena protocolar.
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Descripción del lugar
A continuación se verá el plano de la casa del anfitrión. Cuenta con un comedor, una
cocina, un desayunador, una sala de estar, un vestíbulo, una entrada, una gran sala,
cuatro habitaciones, tres baños, un garage y un jardín con parrilla.
La casa del anfitrión posee un comedor estándar, el cual será utilizado para realizar la
cena. Previamente a que los invitados arriben a la misma, el personal de servicio se
encargará de limpiar puntillosamente las mesas, sillas y los distintos ambientes que
serán utilizados durante la velada.
El comedor cuenta con una mesa rectangular de madera, las sillas serán cómodas y con
un buen respaldo, como también estarán a la altura justa para que cada invitado se sienta
a gusto.
Una vez finalizada la cena se pasará a la sala de estar donde se servirá el café,
acompañado de petit fours y bombones de chocolate. Al finalizar, se procederá a ofrecer
a los invitados una degustación de licores y cigarros y habanos de primeras marcas.
Mientras tanto en el comedor estará presente el personal de servicio que se encargará de
levantar la mesa cuidadosamente y apagar las velas.
La sala de estar cuenta con dos sillones de cuatro cuerpos y cuatro sillones de menor
tamaño, de un cuerpo cada uno, los cuales rodean la coffee table de madera que hace
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juego con la mesa principal del comedor. Por último, en el caso de que los invitados
fumen se colocarán ceniceros sobre dicha mesa.
Ubicaciones en la mesa
Se utilizó el criterio de ley de derecha alternada con doble cabecera a la inglesa, lo cual
es beneficioso ya que genera dos polos de conversación.
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Presentación de la mesa
En primera medida, tanto la mesa y las sillas como toda la residencia deberán estar
limpias a la perfección. Las sillas serán cómodas, con un buen respaldo y estarán a la
altura justa para que los invitados puedan disfrutar de la cena. La mesa será de madera y
llevará por encima lo que se conoce como muletón, que es un pañolenci de color neutro,
en este caso crudo, con los bordes elastizados para ajustarse a la misma. El fin de éste es
que se luzca el mantel que va arriba, absorber posibles líquidos que puedan caer en la
mesa y que la mancha no sea tan evidente. Los manteles serán blancos y caen 30 cm de
cada lado. Además, estarán ligeramente almidonados. Las servilletas serán de color
blanco y medirán 60 cm x 60 cm.
Cada invitado contara con un espacio de 65 cm a lo ancho para que se sienta cómodo
durante la cena.
En el lugar de cada persona estará el plato se sitio o posaplatos de bronce que es de un
tamaño mayor que el plato playo y estará ubicado a 2cm del borde de la mesa. Tiene
como finalidad proteger y decorar la mesa. Sobre el plato de sitio se ubica el plato playo
que son todos circulares con un detalle de borde en oro. A la izquierda del plato
principal estará ubicado el plato de pan y estará ubicado a la misma altura de los
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cubiertos del postre. El plato de pan es más pequeño y hace juego con los demás platos
ya que proviene que la misma vajilla.
Los cubiertos estarán apoyados en la mesa a la forma inglesa. Estos serán de plata con
relieves en los bordes. Los cubiertos que se utilizarán en la cena son:
Tenedor y cuchillo más pequeños para el primer plato.
Tenedor y cuchillo grandes debido a que se servirá un lomo.
Tenedor y cuchara de postre.
Luego se ubicaran las copas de manera que la copa de vino tinto quede alineada con el
cuchillo grande. Se utilizarán cuatro tipos de copas que serán todas de cristal que tienen
el borde de oro:
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La copa de agua que ya estará servida cuando los invitados se sienten en la mesa
y será rellenada cuantas veces sean necesarias para que nunca este vacía y debe
ser llenada ¾ de su capacidad.
La copa de vino tinto
La copa de vino blanco
La copa de Champagne que se ubicará a la derecha del vino blanco al momento
de servir el postre.
Señaladores de lugar
Los señaladores se encontrarán ubicados en el centro, delante de los cubiertos de postre
de cada invitado. En éstos se escribirá a mano con letra clara y prolija el nombre del
invitado en ambas caras para que sea legible para todos.
Dichos señaladores sirven para que cada uno de ellos sepa dónde ubicarse alrededor de
la mesa, sin tener ningún tipo de desorganización.
Menú
Para esta cena protocolar el menú estará impreso para cada invitado y estará
posicionado tal como se muestra en la presentación de la mesa. Incluirá como primer
plato unas barquitas de endivia con salmón ahumado y alcaparras. Se acompañará con
un vino blanco Sauvignon Blanc, por ser ligero, refrescante y con una acidez
equilibrada. Se escogió el ofrecido por la bodega Catena Zapata, línea Saint Felicien,
cosecha 2010. Para el plato principal se servirá un medallón de lomo con salsa demi-
glace acompañado por papines andinos al romero. El vino para esta ocasión será un
tinto Malbec de la misma bodega que el vino anteriormente mencionado, cosecha 2008.
Fue seleccionado por ser ideal para acompañar carnes rojas, es elegante y complejo. El
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postre será un cuadrado de brownie tibio servido con una bocha de helado de crema
americana y acompañado por una salsa tibia de frutos rojos. La bebida para este
momento será Champagne Baron B Demi Sec.
Durante toda la cena habrá a disposición de los invitados agua, bebidas gaseosas y
champagne.
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Centros de mesa
Se colocará como centro de mesa una un candelabro de bronce para que haga juego con
el plato playo y estarán con las velas prendidas en el momento en el que los invitados
pasen a la mesa.
Invitaciones
La organización de la comida comienza a desarrollarse desde el momento en que se
envían las invitaciones a quienes corresponde. Éstas se deben recibir ocho o diez días
antes del día de la cena programada. A los invitados extranjeros se les debe avisar con
mayor anticipación para que tengan suficiente tiempo para organizarse. Para ello se
hace un save the date.
Las invitaciones son privadas, se envían a través de un correo en un sobre cerrado con el
nombre de cada invitado. Finalmente los anfitriones realizan un llamado para asegurar
la asistencia al evento. Allí sus invitados pueden consultarles cualquier duda que les
haya quedado, ya sea sobre información de la cena, la vestimenta y sino consumen
algún tipo de alimento en especial, lo cual debe ser avisado a la anfitriona para que
pueda modificar el menú.
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Organización y desarrollo de la comida
Si el día del evento los anfitriones reciben algún presente, el cual es enviado antes de las
18:00 hs aproximadamente, deben colocarlo en algún lugar visible de la casa, y luego
cuando su invitado llegue darle las gracias pero de modo sutil para no incomodar a
quienes no hayan ofrecido un regalo. En caso de ser algo comible o bebible debe ser
servido, razón por la cual no es un presente de los más aconsejables.
Una vez que se acerca la hora de comenzar el evento y los invitados van llegando, los
anfitriones deben ser los encargados de recibirlos. Es de mal gusto llegar antes del
horario indicado. Se tiene una tolerancia de treinta a cuarenta minutos del horario
pautado para aguardar a que todos lleguen. Mientras, quienes ya han arribado
disfrutarán de un cóctel en el que se ofrecerán bebidas gaseosas, agua, champagne y
Aperol, un trago italiano, junto con distintos canapés y pequeños bocados. En este
tiempo los invitados pueden compartir diferentes conversaciones e ir generando un buen
clima entre ellos. Una vez cumplido el lapso, los anfitriones son los que deciden
comenzar y pasar al salón y disfrutar de la comida. En primer lugar ingresa al comedor
la anfitriona, las mujeres, luego los hombres y por el ultimo el anfitrión. El primer plato
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ya estará servido cuando ingresen todos al salón comedor y las velas del candelabro ya
estarán encendidas desde antes de que lleguen los invitados.
Si algún invitado llega más tarde de lo previsto, se adaptará al plato que se esté
comiendo en ese momento, sin poder comer los platos anteriormente servidos.
Estando en el salón cada invitado se ubicará de acuerdo a las tarjetas con los nombres.
Los primeros en sentarse son los anfitriones siguen las mujeres, y finalmente toman
asiento los hombres.
Lo primero que se hace una vez sentado es ubicar la servilleta doblada 1/3 por debajo de
la mesa sobre la falda.
Luego los anfitriones dan la orden para que el personal de servicio entre y sirva la
bebida y la comida. Lo primero que se sirve es la bebida, en este caso el vino blanco
para acompañar la entrada. Primero se le sirve al anfitrión para que este lo pruebe y
luego al resto de los comensales, siempre por precedencia y por la derecha de cada
comensal. La copa se debe servir a 1/4 de su capacidad o menos, no dejando que el pico
de la botella toque el borde de la misma. La copa de agua ya estará servida previamente
en la mesa y estarán atentos de servir cada vez que sea necesario. Si el personal de
servicio no se da cuenta que alguna de las copas servidas están vacías, los anfitriones
son los encargados de estar atentos a estos detalles.
El agua se servirá en una jarra de cristal, nunca en una botella de plástico. Si uno de los
invitados no toma vino, el personal de servicio debe preguntarle que quiere beber, si
gaseosa light o común. Una vez que tenga su respuesta, se dirige hacia la cocina y toma
la gaseosa que debe tener su temperatura y gas adecuado. Lo sirve en un vaso de trago
largo y lo lleva a la mesa quitando la copa de vino. Este procedimiento se hará todas las
veces que sea necesario, antes de que el invitado se quede sin bebida, aproximadamente
cuando le quede un cuarto en su vaso.
Si llegaran a ocurrir accidentes caseros, como por ejemplo derramar el vino entre otras
cosas, la dueña tiene que tratar de disimular lo más posible para no hacer sentir
incómodo al invitado que lo derramó.
Los platos de comida se colocarán por la izquierda, respetando siempre al de mayor
precedencia, y se retiran por la derecha. Una vez terminada la entrada, los invitados
colocaran los cubiertos en posición de seis y media o cinco y veinticinco para indicar
que ya pueden levantar su plato. Cuando retiran el plato sucio se lo sustituye por uno
limpio.
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Luego se sirve el plato principal, que ya viene emplatado desde la cocina. Se retira el
plato limpio y se coloca el servido. Éste es el único que se puede repetir. Si uno de los
comensales quiere beber agua o tomar vino mientras está comiendo, debe colocar los
cubiertos en cuatro menos veinte con los dientes del tenedor mirando hacia abajo y el
filo del cuchillo mirando a los comensales. Luego de hacerlo, procederá a limpiarse la
boca para sacarse los restos de comida o si bebió para secarse. Esto siempre se realiza
antes y después.
Es de mala educación levantarse de la mesa, pero si tiene la urgencia de hacerlo para
pasar al baño, debe colocar la servilleta sobre la silla para indicar que va a seguir
comiendo y pedir disculpas.
Finalizado el plato principal, la anfitriona vuelve a dar la orden para retirar los platos
sucios y se procede de la misma manera que se mencionó anteriormente.
El postre también viene emplatado desde la cocina y va acompañado con una copa de
champagne.
Una vez terminado el postre, los anfitriones dan la orden de pasar al living. La primera
en pararse es la anfitriona y todos la siguen a ella. Allí se servirán infusiones, petit foura
y bombones de chocolates. Luego se hace la degustación de licores que ofrecen los
anfitriones junto con los cigarros y habanos. Mientras en el salón, el personal de
servicio termina de levantar la mesa discretamente, con cuidado y en silencio.
Lo ideal como invitado, es esperar un tiempo prudente, entre 20 y 30 minutos,
después del café y la degustación de licores para retirarse.
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