transform 1

Magaz ine voor moe i te loos werken met o rac le

www. f4 f .n l www.oc-c.n l

Continue blijven transformeren

femkroner is telebankieren in oraCle ebs

erasmus mC valt voor Combi f4f en oC-C

4Ctrl finanCe Professionals bieden business insight

fusion aPPliCations het nieuwe nirvana voor Cfo en Cio

fitters geven gemeente rotterdam vertrouwen

ggd rotterdam dat gaan we gewoon doen

ministerie lnv geeft iCt een vriendelijk geziCht

dutChshoren met 4bPo

tiPs en triCks voor oraCle ebs

“Omdat we een zogenaamd midmarket

bedrijf zijn was de aanschaf van Oracle

licenties voor ons eigen systeem zeer

goed betaalbaar. Zelfs zeer competitief

vergeleken met Exact, AccountView en

systemen als AFAS. Want als MKB’er ga je

daar automatisch vanuit. Wat een desillusie

was het dan ook dat de aanbieding van de

enige aanbieder van de ‘lijm’ tussen Oracle

en het telebanking systeem een offerte

uitbracht die hoger uitkwam dan de Oracle

licenties zelf. Niet meer van deze tijd.”

“Daarnaast moesten we een standalone

desktop applicatie gaan gebruiken en die

met Oracle laten interfacen. Weer een

nieuwe applicatie naast Oracle EBS. Uit

frustratie zijn we toen met ons eigen team

van Oracle ontwikkelaars een telebanking

oplossing binnen Oracle EBS gaan

bouwen.” Dit heeft in 2008 geresulteerd in

versie 1.0 van FEMKRONER, een compleet

binnen de Oracle E-Business Suite

geïntegreerde banking gateway die de Clieop

en MT-940 bankbestanden automatisch

kan verwerken in de noodzakelijke modules

Cash Management, Accounts Payables en

Receivables. Omdat de oplossing versie

onafhankelijk moet kunnen werken is deze

geschikt voor

zowel R11 alsook

R12 Oracle

E-Business Suite

omgevingen. En

inmiddels met

versie 2.0 zijn

er ook interna-

tionale oplossingen gereed en toegepast.

Zowel de betalingen als de bankafschift

verwerking wordt gestart door het opstarten

van een standaard proces in Oracle

E-Business Suite. Dit betekent dat gebruik-

ers kunnen werken op de manier waarop

Oracle E-Business Suite werkt en beheerders

geen additionele applicaties en interfaces

hoeven te ondersteunen. Dit verlaagt

kosten en verhoogt de acceptatie van

gebruikers sterk.

Het resultaat is dat

FEMKRONER eenvoudig

door gebruikers is te leren

en te gebruiken, er minder

IT resources benodigd zijn.

Implementatie- en testkosten

gereduceerd worden met 50

tot 75% en de verwerkings-

snelheid ten opzichte van andere oplossingen

een factor 10 tot meer sneller verloopt.

Daarnaast besparen grote en middelgrote

Oracle E-Business Suite klanten significant

op de jaarlijkse support en onderhoudskosten

ten opzichte van concurrende oplossingen.

Jan voegt toe: “Misschien wel de kroon op

ons werk is de inzet van FEMKRONER bij

onze klant CAK. Het CAK berekent en

incasseert de eigen bijdragen voor AWBZ

en de Wmo. Het CAK is ook verantwoordelijk

voor de financiering van de AWBZ-

instellingen en het uitbetalen van de

Compensatie Eigen Risico in de

zorgverzekeringswet. Voor de CER en

WTCG regelingen hebben we FEMKRONER

ingezet in hun Oracle E-Business Suite

11.5.10.2 omgevingen en voor 1.8 Miljoen

en 3.5 Miljoen bancaire transacties.

Dit allemaal binnen een recordtijd.

De oplossing van de concurrent viel

gewoon om. 200.000 transacties in

10 minuten, als een zonnetje en tegen

50% lagere kosten. Die klant is alvast blij

met FEMKRONER.”

toen in 2008 jan groenen, directeur oC-C en

senior implementatie consultant, voor de eigen

informatievoorziening de oracle e-business

suite hoofdprocessen Project to Profit en

hire to retire implementeerde, was er ook

een oplossing nodig om de verwerking van

bankbetalingen en ontvangsten te kunnen

inregelen binnen oracle. “en daar zit een gat.

zeg gerust een krater, legt jan uit. geweldig

een geïntegreerd systeem, maar wat een

armoede om alle bankbetalingen en

ontvangsten handmatig in te voeren los

van de webgebaseerde applicatie van

onze huisbank.”

Uit frustratie

zijn we toen

gaan bouwen’

fFemkroner: telebankieren geïntegreerd in de oracle e-business suite

serviCes for oraCle aPPliCations

oC-C

Business Process Design

Implementation

Application Management

Managed Services/Hosting/DBA services

Femkroner Banking Gateway

More4Apps templates

Oracle licensing

f4f

Accounting Services

Financial Accounting

Testing

Training

Project Management

Project Services

4Ctrl

Management Accounting

AO/Internal Controlling

Business Process Improvement

Corporate Performance Management

Business Intelligence

Financial Consolidation

Governance, Risk & Compliance

4bPo

Business Process Outsourcing

Account Payables Outsourcing

Procure-to-Pay Process Outsourcing

Business Process Integration Packs

bRobert Belder licht toe: “Binnen een jaar waren er 40 medewerkers

in dienst en stond Fit 4 Finance (F4F) bekend als een betrouwbare

partner die uitvoerende, leidinggevende en specialistische professionals

leverde op het gebied van Accounting Services en Projectondersteunde

werkzaamheden als testen en trainen tijdens en vooral na implementa-

ties van de Oracle EBS. Het grote succes kwam toen F4F mede door

Oracle Nederland gevraagd werd om de Gemeente Rotterdam te gaan

ondersteunen bij de implementatie van Oracle EBS. Voor ons een stuk

erkenning dat we ook volgens Oracle goed werk leveren.”

Nu, ruim zeven jaar later, is F4F nog steeds groeiende en is er niet

ingebonden op ambities. Inmiddels is de vestiging in Dordrecht

uitgebreid met drie vestigingen, in Amsterdam, Den Haag en Utrecht.

De klanten van het eerste uur zijn gebleven. Aangevuld met klinkende

namen als VU MC, Erasmus MC, Ministerie LNV, ANWB, CAK, KPN,

Schuitema en Ziggo, stuk voor stuk gekomen door mond-tot-

mondreclame en het gegroeide netwerk. “F4F wil niet bekend staan

als een acquisitiedier. Liever worden wij door een klant gevraagd,

omdat in de markt bekend is dat goed werk wordt geleverd”, aldus

Eelco Reuhman.

onderscheidend vermogen

Om uit te groeien tot een succesvolle organisatie, moest F4F zich

van anderen onderscheiden. Eelco legt uit: “Dit doen wij door onze

medewerkers zich alleen in Oracle EBS te laten specialiseren, ze vanaf

de basis laten doorgroeien en ze een goede carrière te bieden. Dit leidt

tot een uitstekende basiskennis van al onze medewerkers en zorgt voor

continuïteit, zekerheid en efficiency voor onze klanten. F4F is een

ambitieuze en leergierige partner die graag adviseert, maar liever de

klant helpt met de uitvoering. Vertrouwen is belangrijk. De klant wordt

we moeten onszelf Continue blijven transformeren

’bedankt voor het succes’

robert belder, eelco reuhman en wim seebregts leerden elkaar kennen bij avr en Cwi,

beiden gebruikers van de oracle e-business suite (ebs) voor hun bedrijfsvoering. daar zag

het drietal dat de meeste leveranciers een andere gedachte hadden bij het aanbieden van

dienstverlening naar hun klanten en ook in hun benadering naar de eigen medewerkers.

“dat moet beter kunnen”, dacht het drietal en er waren direct grote ambities bij de start

van fit 4 finance. die ambities raakten de afgelopen jaren in een stroomversnelling en zijn

uitgegroeid tot een organisatie van bijna 200 professionals sterk.

behandeld zoals wijzelf ook graag behandeld willen worden. Met

vertrouwen en respect voor elkaar.”

oracle Competence Center, 4Ctrl en 4bPo diensten

Voor de toekomst heeft F4F nog grote ambities. Zo wil de directie graag

nieuwe soorten van dienstverlening aanbieden binnen het dienstenport-

folio. Robert Belder legt uit: “We willen onszelf continue op een positieve

manier blijven aanpassen aan de veranderende vraag uit onze interne

en externe omgeving. Vandaar ook dat we hebben gekozen voor de

naam ‘Transform’ voor dit nieuwe magazine. Transformation staat voor

positieve verandering waarbij culturen zich veranderen en aanpassen

naar de krachten die van binnenuit en extern worden uitgeoefend.”

Van de verdere verzelfstandiging en uitbouw van ‘Oracle Competence

Center’ (OC-C) wordt veel verwacht. “We hebben in 2007 onze Function-

eel Beheer diensten verzelfstandigd met de hulp van EBS specialist

Jan Groenen, omdat klanten dit hebben gevraagd. Daarmee was OC-2

een feit. In 2009 hebben we opnieuw door vragen uit de markt meer

diensten geïntroduceerd en binnen de OC-C paraplu ondergebracht.“

In 2010 introduceren we verder een verzelfstandiging van onze Planning

& Control diensten met ‘4Ctrl’ en introduceren we ook de volgende

generatie Business Processing Outsourcing diensten met ‘4BPO’

specifiek voor Oracle EBS klanten. Opnieuw hebben klanten ons

gevraagd hen verder te ondersteunen en geven medewerkers aan

verder te willen groeien binnen onze organisatie.

Waar F4F en 4Ctrl aan de gebruikerskant ondersteuning bieden, staan

OC-C en 4BPO op het snijvlak van IT gerichte oplossingen. Klanten

schakelen OC-C in van ‘advies tot ontwerp’ en van ‘implementatie tot en

met beheer’ van de Oracle bedrijfsapplicaties en Business Intelligence

oplossingen. Zo zijn er inmiddels 4 OC-C kenniscenters en werken

daar ook al meer dan 35 professionals. 4Ctrl start met een team van

20 mensen en 4BPO is flexibel want daar passen diverse F4F mensen

in afhankelijk van de noodzakelijke capaciteit.

“Ik zie ons bedrijf over vijf jaar als een netwerkorganisatie waarin zich

voortdurend nieuwe initiatieven ontplooien en groeien, dat vinden wij

erg belangrijk. We verwachten een grote organisatie in totaal, maar

met kleinere eenheden van specialismen”, aldus Wim Seebregts. “Ik heb

bewondering gekregen voor de cellenstructuur en het gedachten goed

van Eckhart Wintzen, zijn managementstijl was de tijd echt vooruit.”

“Wij realiseren ons dat de groei van de afgelopen jaren niet mogelijk

was geweest zonder het vertrouwen dat we hebben gekregen van

onze klanten en daarnaast de tomeloze inzet van de medewerkers van

Fit 4 Finance en OC-C. Bedankt voor die geweldige samenwerking en

veel leesplezier.”

Robert Belder, Wim Seebregts, Eelco Reuhman, Jan Groenen

Het directieteam van

F4F en OC-C

(van voor naar achteren)

Robert Belder,

Eelco Reuhman,

Jan Groenen en

Wim Seebregts

3jaargang 1, editie 1 - maart 20102

4ctrl: Finance proFessionals die business insight bieden

Per 1 april neemt rob van de sanden een vliegende

start met de verzelfstandigde Planning en Control tak

van fit 4 finance die onder de naam 4Ctrl door het

leven zal gaan. vliegende start, want rob heeft direct

de beschikking over een ervaren team van controllers

en corporate performance professionals. zij door-

gronden uit praktische ervaring de oracle e-business

suite processen en leveren management informatie

aan zodat processturing mogelijk is.

In zijn carrière heeft Rob zelf ruim 8 jaar controlling ervaring opgedaan, na zijn

studie Bedrijfseconomie en post-Doctoraal Register Controlling aan Nyenrode

Universiteit. Bij Philip Morris heeft hij management accounting ervaring opgedaan

en vervolgens voor Arthur Andersen (nu Deloitte) voor diverse bedrijven als KPN,

Unilever, Essent, Nuon en ABN-Amro Financial Consulting diensten aangeboden.

Ook heeft Rob ervaring opgedaan in de Private Equity markt en daarna het

mensenaspect en ondernemen geleerd bij YER waar hij Financiële mensen van

controllers tot CFO’s heeft geholpen in hun carrière.

“Eigenlijk door stom toeval bleek ik een enorme fit met Fit te hebben. Mijn oud

voetbalcoach Wim Seebregts heeft mij enthousiast gemaakt voor het bedrijf en

de stap om de Planning en Control diensten van Fit 4 Finance als zelfstandige unit

verder uit te bouwen was snel gezet” aldus Rob van de Sanden. “We gaan ons

met een team van Professionals van Fit 4 Finance richten op de totale Planning

en Control cycle met als onderscheidend vermogen vanzelfsprekend Oracle.

Vraagstukken waar onze professionals op ingezet kunnen worden spelen zich

af op het gebied van Management Accounting, Financial Accounting, AO/IC en

procesoptimalisatie. We hebben daarbij expertise op het gebied van de Hyperion

tools voor Corporate Performance Management en Consolidatie maar hebben

ook de beschikking over uitgebreide Business Intelligence tooling om processen

te kunnen meten en de organisatie te sturen voor klanten. Op gebied van AO/IC

biedt de Oracle GRC Suite voor Governance, Risk en Compliance veel voordelen.

GRC geeft de bewijzen die de externe accountant graag wil hebben. Fit voegt

proceskennis aan de P&C cycle toe zodat we processen voor klanten kunnen

optimaliseren. We hebben er veel zin in want de markt is dynamisch en Oracle is

sterk in beweging.”

4Ctrl biedt een brede dienstverlening om planning en controle voor Oracle te realiseren

opstartproblemen

Op 4 januari 2010 ging Oracle live. Binnen

de tijd, binnen budget en zonder al te grote

opstartproblemen. Joyce: ‘Ze waren er natuurlijk

wel, onder meer in het inkoopproces. Het was

mijn grootste angst dat daar iets goed mis zou

gaan en de bevoorrading van de OK’s en

IC’s spaak zou lopen. Gelukkig is dat maar

in beperkte mate gebeurd, maar er werd wel

eens mis gegrepen in de eerste 2 weken.

OC-C, dat in november als functioneel beheerder

aan boord was gekomen, heeft zich toen

onmisbaar gemaakt door weken achtereen

door te halen om geconstateerde problemen

onder controle te krijgen.’

Terugkijkend is Joyce tevreden over het totale

programma en de implementatie. ‘We heb-

ben al twee keer zonder problemen salarissen

uitgekeerd via Oracle’. Enkele succesfactoren

zijn volgens de programmaleider dat

Oracle bovenaan de agenda van de Raad van

Bestuur stond, dat er een goede stuurgroep

was en een continue communicatie rondom

het programma: dit is wat er gaat gebeuren,

niets meer en niets minder. “En goede mensen

verzamelen”, vult Joyce het lijstje aan. “Daar

was ik al snel achter: het gaat niet om de tent,

maar om de vent… of in dit geval de dames en

heren van F4F en OC-C.”

“Het gaat niet om de tent,

maar om de vent…

of in dit geval de dames en heren

van F4F en OC-C.”


met kop en schouders bovenuit

Een van de vier pijlers van de uitrol is opleidingen.

Bijna drieduizend medewerkers moesten

worden getraind in het gebruik van het systeem

- ‘de knoppencursus’ - en moesten de proces-

sen leren kennen – ‘de ketencursus’. Joyce:

“Het is academisch ziekenhuis eigen om te

denken dat je zelf de mensen wel kunt trainen.

Dat hebben we in eerste instantie ook gepro-

beerd, maar bleek toch te ingewikkeld te zijn

en het ontbrak ons aan capaciteit. Zodoende

hebben we in juli 2009 een offerteaanvraag

uitgezet en verschillende partijen uitgenodigd

om daaraan mee te doen. De offerte van

Fit 4 Finance stak er met kop en schouders

bovenuit. In korte tijd – we hadden misschien

een of twee gesprekken gehad – wisten zij

een kwalitatief goede offerte neer te leggen die

perfect aansloot bij ons als klant. Alleen dat al

vind ik ontzettend knap. Uit de offerte bleek

bovendien dat ze de gebruikerskant heel goed

kennen. En dat is cruciaal.”

stressvol

Dus toen kon F4F aan de slag. “We hadden

een klein half jaar de tijd om 2700 mensen

te trainen”, weet projectleider opleidingen

Peggy Mentink van F4F nog. “We begonnen

vanaf scratch want de inhoud en de logistiek

rondom de trainingen moesten nog helemaal

worden bepaald.”

F4F deelde de gebruikers op in drie niveaus:

van mensen die dagelijks met Oracle werken

tot mensen die slechts kennis van het

systeem moeten hebben. Voor elke doelgroep

kwam een aangepast opleidingstraject op drie

domeinen: FIN, HR en Logistiek. Er werd met

key users gesproken om de inhoud van de

training zo goed mogelijk aan te sluiten op de

werkelijkheid en er werden zaaltjes geboekt en

trainingsmateriaal samengesteld. “Het klinkt

misschien eenvoudig, maar trainen op een

systeem dat nog niet volledig is ingevuld en

getest, is best lastig”, aldus regiomanager

Louise Heijstek. “Bovendien was er een

behoorlijke tijdsdruk en de omvang van deze

klus was nieuw voor ons. F4F claimt altijd

flexibel te zijn en snel te kunnen schakelen,

maar dat werd door het Erasmus wel behoorlijk

op de proef gesteld. Het is toch wat anders

als je wordt gebeld met de vraag of je morgen

i.p.v. één even twaalf trainers kunt regelen.

Hoe stressvol soms ook, het is wel gelukt

en dat geeft vertrouwen ook voor volgende

implementaties van deze omvang.”

de gympen

Naast het organiseren en uitvoeren van alle

opleidingen heeft F4F ook de werkinstructies

gemaakt en een belangrijke rol gespeeld in

de nazorg. Joyce: ‘We hebben drie maanden

uitgetrokken voor nazorg die we op een

bijzondere manier hebben ingevuld. Een team

van ‘Fitters’ en consultants van OC-C vormden

een telefonische helpdesk en werden benoemd

tot “De Gympen” met slimme achterban. Zij

gingen het ziekenhuis in om mensen te helpen,

niet alleen als er problemen waren maar

proactief.” “In december planden we de eerste

afspraken met bijvoorbeeld bestellers om hun

eerste bestelling samen met ons te doen”, vult

Peggy aan. “Zo voorkom je dat iedereen tot

het laatste moment wacht om met het systeem

te gaan werken en je alle vragen en problemen

in een keer op je bord krijgt. We gaven dan

meteen tips en trucks. Daarbij zijn we ook

gefaseerd live gegaan. In iedere week van

januari hebben we telkens een groep ove

gezet.” Joyce: “Dit is een belangrijke stap

geweest in de acceptatie van het systeem

en uiteindelijk het succes.”

Louise Heijstek regiomanager F4F, Joyce Simons programmamanager EMC en

Peggy Mentink projectleider opleidingen F4F

erasmus mC valt voor Combi f4f en oC-C

“Het klinkt misschien eenvoudig,

maar trainen op een systeem dat

nog niet volledig is ingevuld en

getest, is best lastig.”

din krap een jaar is het erasmus mC in rotterdam met

haar bedrijfsvoeringprocessen overgestapt op oracle

release 12. een megaklus die in een recordtijd is

geklaard. Programmaleider joyce simons vertelt

hoe ze dit voor elkaar heeft gekregen.

“We waren écht toe aan een nieuw systeem”, zegt Joyce. “We werkten voor

Oracle met het Ziekenhuis Informatie Systeem. Dat was zo oud dat we in 2010

geen salarissen meer zouden kunnen uitbetalen of nieuwe medewerkers zouden

kunnen invoeren. Een groot probleem en daarom ging in april 2008 eindelijk de

kogel door de kerk om het systeem te vervangen. Ondanks de tijdsdruk wilden

we dit project ook aangrijpen om de bedrijfsvoering te verbeteren. Het jaar 2008

hebben we gebruikt om eerst onze ambities helder te krijgen op het gebied

van HR, inkoop en financiën, pas daarna zijn we een Europese aanbesteding

gestart.” Na een nek-aan-nekrace met SAP werd in december 2008 de klus

gegund aan Oracle en Ordina. Op 8 januari vorig jaar kwam er een bus met

consultants voorrijden die begonnen met de uitrol van de E-Business Suite

release 12.

‘de proactieve nazorg is cruciaal in het succes geweest’

4

ongedwongen

Oracle is echter wel flexibeler geworden. Waar in het verleden klanten gedwongen

werden om naar de nieuwste versies door te migreren, heeft Oracle bestaande

klanten veel meer ruimte gegeven. De volgende 10 jaar blijft Oracle de bestaande

pakketten Peoplesoft, JD-Edwards, Siebel en Hyperion verbeteren en ondersteunen.

Klanten worden niet gedwongen te migreren maar krijgen zelf de keuze wanneer

ze willen overstappen naar Fusion Applications. Daarbij komen er 2 smaken Fusion

Applications, de vervanging voor de huidige pakketten maar ook volledig nieuwe

applicaties zoals Talent Management en Incentive Compensation. En klanten mogen

de software in huis draaien of als webdienst uit de cloud huren.

Procesmodellen

Gelukkig dat er veel procesmodellen geboden en vernieuwd zijn. Met Fusion

Applications 1.0 is er alleen nog geen Productie en nog geen Public Sector

oplossing. Dus die sectoren moeten nog even op EBS R12 en JDE blijven draaien en

afwachten. Procesmodellen worden met behulp van de BPEL engine vormgegeven.

De ontwikkelaars hebben deze keer geluisterd naar klanten en die ook daadwerkelijk

bezocht om naar best practices in hun processen te luisteren. Dit hebben ze in de

applicaties integraal geïmplementeerd. De Fusion Middleware zorgt voor heel veel

integraties. Zowel qua applicaties maar ook processen met mogelijkheden gebaseerd

op die industrie en technische standaarden.

Tabel Fusion Applications 1.0 functionaliteit

big brother aan het werk

Maar hoe werkt dat dan met Fusion Applications 1.0? Een typische administrateur

die dagelijks betalingen met het systeem verwerkt krijgt een menu gepresenteerd

met een lijstje mogelijkheden: facturen, betalingen, leveranciers en bankrekeningen.

Omdat Fusion Applications 1.0 door BI analytics gedreven wordt krijgt de admini-

strateur proactief de meldingen wat te doen: “er zijn 5 betalingen waarvan de

betalingskorting dreigen te vervallen, er staan 3 leveranciers op blokkade, er moeten

7 facturen goedgekeurd worden om te betalen.” Big brother is helping you.

Wanneer de administrateur aan de slag gaat om de meldingen te verwerken, helpt

Fusion Applications 1.0 met feiten. Het aantal malen dat deze leverancier te laat heeft

geleverd, de servicegraad en wie de beste kortingen biedt voor versnelde betalingen.

BI wordt meer dan metertjes en performance indicatoren. BI analytics gaan proactief

helpen om werkzaamheden overzichtelijker, intelligenter en makkelijker te maken.

De techniek van Fusion Applications 1.0 is vernieuwend en complex. Steeds meer

klanten van F4F en OC-C zullen ervoor kiezen om functioneel en technisch beheer

buiten de deur te zetten en erover nadenken om software als dienst af te gaan

nemen. De integratie mogelijkheden zijn sterk. Wilt u meer weten of een

migratiestrategie bepalen dan kunt u ons vanzelfsprekend benaderen.

Scherm: Oracle Human Capital Management 1.0 met

de Trees, Flexfields en Chart Fields van Peoplesoft

Scherm: Fusion’s nieuwe Sales en Marketing functionaliteit

geeft 360 graden inzicht in klanten en kansen

Scherm: Het nieuwe Distributed Order Processing geeft

veel eenvoudiger Order en Beschikbaarheid informatie

Scherm: Oracle Project Management 1.0 met de projecten

status overzicht, project financieel inzicht en notities

w

het nieuwe nirvana voor de Cfo en Cio

larry elison, de topman en oprichter van oracle en de 4 na rijkste

man ter wereld, wil al jaren marktleider worden in bedrijfsapplicaties.

het gaat hem misschien ook nog wel lukken met erP 2.0. in de 2de

helft van 2010 komen de nieuwe generatie fusion applications

beschikbaar en die kunnen dan ook als saas model afgenomen

worden. applicaties van oracle uit de Cloud. dan valt de overname

van sun ook op zijn plek. in ieder geval moeten de nieuwe

generatie van oracle applicaties een lekkernij voor de Cfo en Cio

worden, processturing met nadruk op management van uitzonderingen.

Een volledig nieuw ontwerp en volledig nieuwe software code. 900 klanten die meedenken. Een volledig

nieuwe model gedreven architectuur. Een revolutionaire look en feel. 360 graden inzicht in organisatie,

medewerkers, klanten en producten. Gaat de ERP applicatiewereld op zijn kop? Kort en bondig, ja.

gebruiksvriendelijk

Het ontwerp van Fusion Applications wordt volledig gedreven door geïntegreerde business intelligence

(BI) om processen te meten en ieder onderdeel, vanaf de gebruikersinterface en navigatie, de workflow

tot en met de transactie zelf zijn nieuw en ontwikkeld met Oracle’s nieuwste tools en acquisities. Iedere

taak van de gebruiker zal proces en rolgedreven zijn via dashboards en werklijsten. Met eindelijk ook

eens een goede helpfunctie. Bestaande Oracle E-Business Suite gebruikers zullen een revolutie mee-

maken qua gebruiksvriendelijkheid. De eerste pagina waar de gebruiker op inlogt is een webpagina als

iGoogle. Na 2 clicks kom je als gebruiker in een pagina met een soort van spreadsheet formaat die heel

erg veel wegheeft van Google Docs (wat ook weer erg veel op Excel lijkt). Het is zeer eenvoudig leren

werken met de nieuwe applicaties.

onder de motorkap

Maar je geeft toch niet USD 50 Miljard uit om niet de goede eigenschappen van alle overnames te

gebruiken? Daarom wordt de Weblogic applicatie server technologie van BEA ingezet met Fusion

Middleware 11 die volledig op SOA services gebaseerd is. Wordt veel van de mooie gebruikers interface

van Peoplesoft toegepast en herkennen we ook de Oracle Webcenter Portal en ADF ontwikkeltechniek.

Siebel zal het CRM datamodel mogen leveren. Siebel Analytics (OBIEE) en de geweldige OLAP engine

Essbase van Hyperion zijn geïntegreerd met natuurlijk de analytische performance management

applicaties. Samenwerken met collega’s en handelspartners is geïntegreerd. Retek is in de keten-

processen opgenomen. Procescontrole en governance is er met de GRC Suite ook. De rekenkracht

van SUN valt op zijn plek met real-time analytische toepassingen en dashboards. Ja die goede oude

SPARC processor was altijd erg goed in snel rekenen. En natuurlijk SUN’s pareltje Java, de softwaretaal

die ervoor zorgt dat software op alle vormen van apparaten kan draaien. Maar Larry zou Larry niet

zijn als de basis van Fusion Applications, het datamodel, voor het belangrijkste deel op Oracle EBS

gebaseerd is.Scherm: inlogpagina Fusion Application 1.0 met Portallook, werklijsten en

rolgebaseerde rapportages

Larry Elison


’van web 2.0 naar erp 2.0 met Fusion applications’

“Met name op bedrijfsvoering-

processen scoorde Oracle goed.

Naast alle boekhoudkundige

modules zijn ook processen zoals

subsidieverstrekking, inkoop en

projecten geïntegreerd. Daarmee

lieten ze concurrenten SAP en

Decade achter zich.”

Leo Romijn

“Ik had er slapeloze nachten van. Op de dag dat we

live gingen liep ik een parkeerwinkel in de stad binnen

om te kijken of het soepel liep. Dat was natuurlijk niet

zo, maar dat lag meer aan de drukte aan de balie voor

onder meer parkeervergunningen, dan Oracle EBS.

Richard de Visch Eijbergen

eerlijk

De kracht van Fit 4 Finance zit volgens Leo in hun hands on mentaliteit. “Geen mooie praatjes en

plaatjes, maar direct de handen uit de mouwen steken. Of het nu gaat om het doen van tests,

hulp bij het maken van de juiste inrichtingkeuzes, individuele begeleiding aan het bureau; precies

waar we ze nodig hebben, daar zijn ze. We hebben de Fitters leren kennen als jonge, energieke,

vrolijke medewerkers met verstand van zaken. En eerlijk. Ze zeggen het ook als ze het niet weten

en gaan het vervolgens met een collega uitzoeken.” “Plus”, vult Richard aan, “zij zijn een van de

weinigen die Oracle E-Business Suite met administratieve kennis kunnen combineren. Het zou

denk ik goed zijn als er meer partijen waren die dat kunnen, maar de meesten kunnen niet aan de

prijs-kwaliteit van F4F tippen.”

kind aan huis

Sinds de introductie van Oracle in 2004 zijn inmiddels 14 van de 17 diensten overgestapt op de

financiële modules en werken pakweg vijfduizend ambtenaren, circa een derde van het totale

medewerkersbestand, met Oracle. Daarnaast worden alle medewerkers via de HR-module

verloond. Oracle mag dus met recht het hart van de Rotterdamse gemeentelijke automatisering

worden genoemd. “En we zijn er nog niet”, zegt Richard. “Nog een aantal grote diensten moeten

overstappen op Oracle en de nieuwe release 12 staat voor de deur.”

De ietwat verouderde receptie van het pand aan de Coolsingel 6 is totaal niet representatief voor

de verdiepingen erboven. Die zijn modern ingericht met veel kleur, glas, designer zithoeken en

koffiecorners. Een prettige werkomgeving voor de ambtenaren van de gemeente maar ook voor de

medewerkers van Fit 4 Finance, kortweg ‘Fitters’ genoemd, die door de jaren heen de gemeente en

de verschillende diensten hebben ondersteund.

vervanging

Zes jaar geleden werd binnen de gemeente Rotterdam nog met verschillende financiële soft-

warepakketten gewerkt. In totaal waren er veertien systemen waarvan een paar hoognodig aan

vervanging toe waren. Een logisch moment om helemaal over te stappen op één nieuw pakket.

Directeur Middelen en Control schreef namens de gemeente Rotterdam een Europese aan-

besteding uit, of eigenlijk twee: een voor HR en een voor Financiën. De keus viel uiteindelijk in

2004 op de E-Business Suite van Oracle. De gedelegeerd opdrachtgevers voor Oracle van de

Bestuursdienst, Leo Romijn en Richard de Visch Eijbergen, leggen uit waarom. Leo: “Met name

op bedrijfsvoeringprocessen scoorde Oracle goed. Naast alle boekhoudkundige modules zijn

ook processen zoals subsidieverstrekking, inkoop en projecten geïntegreerd. Daarmee lieten

ze concurrenten SAP en Decade achter zich.”

slapeloze nachten

“Nadat de knoop was doorgehakt, volgde eigenlijk het moeilijkste: de implementatie”, weet

Richard. “Wij kopen Oracle centraal in, maar de invoering ligt bij de diensten; zij gaan ermee

werken. En daar ligt ook de behoefte aan ondersteuning.” En dat is waar Fit 4 Finance om de

hoek komt kijken. Zij hebben centraal en bij verschillende gemeentelijke diensten de uitrol

van Oracle mede voorbereid en ondersteuning verleend voor, tijdens en na de implementatie.

Richard weet het nog goed: de eerste in gebruik name van Oracle E-Business Suite, samen

met de module Back Office Parkeerproducten was in januari 2005 bij Stadstoezicht. “Ik had er

slapeloze nachten van. Op de dag dat we live gingen liep ik een parkeerwinkel in de stad binnen

om te kijken of het soepel liep. Dat was natuurlijk niet zo, maar dat lag meer aan de drukte aan

de balie voor onder meer parkeervergunningen. Natuurlijk liep het met Oracle nog niet helemaal

perfect. Zo kwamen facturen uit de printer bij een andere parkeerwinkel, maar er deden zich geen

ernstige dingen voor. Bij dit alles bleven de Fitters relaxt. Zij gaven het vertrouwen dat alles goed

zou komen. En dat was ook zo. Naast de kennis en ervaring die Fit 4 Finance inbrengt, is die

assurance voor mij een van hun belangrijkste kwaliteiten.”

gemeente rotterdam sChakelt fit 4 finanCe in voor oraCle-ondersteuning

De gedelegeerd opdrachtgevers voor Oracle van de Bestuursdienst, Leo Romijn en Richard de Visch Eijbergen

fde tijd dat gemeenten op hun gemak de jaarrekening konden opmaken, is allang voorbij. in

juli moet het financiële rapport goedgekeurd en wel bij de provincie liggen. en dat vraagt om

een goed functionerend financieel systeem. de gemeente rotterdam koos voor oracle en

schakelde fit 4 finance in voor de ondersteuning.

‘Fitters gaven ons vertrouwen’


wat heeft u in uw speech gezegd? “Dat de persoonlijke verhoudingen altijd heel plezierig zijn geweest. En dat ze goed

waren in het leggen van verbindingen met andere afdelingen. Fit 4 Finance staat voor

mij vooral voor een praktische en pragmatische instelling. Dat is ook wat de mensen op

de afdeling aanspreekt. Daarnaast bieden ze net dat extraatje om de lange termijn in de

gaten te houden.”

hoe was de situatie toen u aan uw baan bij de ggd begon?

“Ik kwam hier in november 2008, twee maanden voor de live-gang. De implementatie

van Oracle EBS was op een oor na gevild, maar er waren nog allerlei problemen.

Het was ook het moment dat de mensen van Deloitte, die ons geholpen hadden

met de invoering, weggingen en we er alleen voorstonden. Daar kwam bij dat naast

de invoering van dit financiële pakket ook allerlei andere zaken op de schop gingen.

Er was geen leidinggevende en er waren te veel veranderingen tegelijk. Het was er

behoorlijk onrustig.”

welke problemen waren er met oracle ebs?

“Mensen wisten niet hoe ze ermee moesten werken. De consultants die ons geholpen

hebben met de implementatie zaten in een te strak tijdschema, opereerden vanuit een

theoretisch model en waren onvoldoende in staat hun ideeën te vertalen naar de

gebruikers. Omdat Martin Boon (nu regiomanager red.) van Fit 4 Finance hier al rondliep

en wij goede ervaringen hadden met zijn praktische manier van werken, hebben we

Fit 4 Finance gevraagd om meer operationele mensen te leveren.”

wat was de belangrijkste taak voor fit 4 finance?

“We hebben gevraagd of ze ons konden helpen bij het tijdig opleveren van de jaar-

rekening. Al een paar jaar was de GGD een van de laatste diensten die zijn spullen

inleverde bij de gemeente en het proces ophield. Voor de gemeente Rotterdam was

de maat vol. Niet op tijd inleveren zou personele consequenties hebben.”

en toen werd u verantwoordelijk…

“Klopt. Maar ik bleef er redelijk relaxt onder. Dat gaan we gewoon doen. Hoewel…

dat Oracle EBS nieuw was, maakte het wel moeilijker.”

Yvette (controller bij fit 4 finance), wat trof jij hier aan?

“Twee afdelingen die compleet apart van elkaar werkten. Begrijp me

niet verkeerd, iedereen werkt hard, de inzet is er, maar het liep niet

samen. De een zit op de ander te wachten of ze zijn allebei hetzelfde

aan het doen. Eerste prioriteit was dus om de werkzaamheden te

coördineren en mensen echt kennis te laten maken met het

systeem. De weerstand om ermee te werken was groot.”

hoe ben je te werk gegaan?

Yvette: “Planningen maken, wekelijkse overleggen tussen de afdelingen organiseren en

inhoudelijke vragen beantwoorden. Mijn ervaring als accountant heeft enorm geholpen

in dit proces.”

arie, wat was het resultaat?

“De jaarrekening is af! Op tijd en zes weken eerder dan vorig jaar. Het coördineren

van de interne werkzaamheden heeft veel efficiency opgeleverd. Wij zijn alert

gebleven op de kwaliteit maar niet ten koste van de tijdigheid. De vakmatigheid en

de deskundigheid van de Fitters heeft veel geholpen. Plus dat zij organisatorische

problemen heel netjes hebben weten te tackelen. Daarnaast werden medewerk-

ers aan de hand meegenomen om kennis te maken met het systeem. Je moet er

gewoon een keer aan beginnen, dan merk je dat het best meevalt. Fit 4 Finance

heeft een belangrijke rol gespeeld in het winnen van vertrouwen voor Oracle EBS.

Het systeem is nu geaccepteerd en mensen beginnen er zelfs lol in te krijgen.”

de fitters kunnen met een gerust hart vertrekken?

“We hebben altijd gezegd: uiteindelijk moeten we het zelf doen. En dat is ook de manier

waarop Fit 4 Finance werkt. Ze voeren niet alleen werkzaamheden uit, maar laten

mensen ook zien hoe het functioneert zodat ze het daarna zelf kunnen.”

wat kon beter in de samenwerking met fit 4 finance?

“Binnen onze organisatie is het van groot belang dat bestuurders de overtuiging krijgen

dat het allemaal gaat lukken waar je mee bezig bent. Daar moet je aandacht aan

besteden en dat hadden we in het begin onderling niet goed afgesproken. Gelukkig

konden we eventuele ongerustheid snel wegnemen. Ik dacht later: typisch Fit 4 Finance,

dat politieke spel speelt net even buiten het praktische werk om.”

hoe zou je de fitters omschrijven?

“Als collega’s. Collega’s die net dat stukje meerwaarde bieden waardoor je echt

verder komt.”

Arie Verhoeff controller bij GGD Rotterdam

Martin Boon regiomanager F4F

Yvette Roelofs controlling professional bij F4F

heel eerlijk: de invoering van oracle e-business suite verliep niet best op de

afdeling financiën van de ggd in rotterdam. daar kwam nog een nieuwe strakke

deadline voor het opleveren van de jaarrekening bij. Controller arie verhoeff en

een handvol fitters wisten de weerstand om te buigen in acceptatie, de afdelingen

beter te laten samenwerken en het gebruik van oracle ebs op de rails te zetten.

Het is een beetje een rare dag. Arie Verhoeff, controller en hoofd van de afdeling

Financiën, heeft net zijn afscheidsspeech gehouden voor de medewerkers van

Fit 4 Finance en cadeaus uitgedeeld. Hun taak zit er na vandaag op. Ruim een

jaar hebben ‘de Fitters’ de afdeling ondersteund bij het gebruik van Oracle EBS.

Tenminste, zo luidde de taakomschrijving in het begin. Later werden daaraan ook

coördinerende, vakinhoudelijke en projectmatige taken toegevoegd.

j“Jaarrekening op tiJd: dat gaan we gewoon doen”


ggd rotterdam ondersteund met Controlling Professionals

even op de fiets springen

Via mantelpartijen kwam OC-C in beeld. Frits: “We waren op zoek naar vakmensen die al eerder

met dit bijltje hadden gehakt. In de keuze van een partner zijn voor mij vier elementen belangrijk:

Eén: de inhoud - hebben ze kennis van zaken;

Twee: het proces - weten ze hoe onze processen werken;

Drie: communicatie - kun je het ook breed uitdragen en

Vier: beleving - je moet het leuk vinden om een steentje bij te dragen

en landbouw op weg te helpen.

Gaandeweg moet je op deze vier punten samen naar elkaar toe groeien, en dat ging met OC-C

heel natuurlijk. Ze begrijpen waar wij mee bezig zijn en dat is een belangrijke eigenschap voor een

dienstverlener. Ze zijn in staat geweest mee te groeien in onze ontwikkeling. Wat dat betreft is

het net een relatie.” OC-C opereert binnen het ministerie op het spanningsveld tussen gebruiker

en techniek. Marco: “Wij zijn het aanspreekpunt voor eindgebruikers. Als er iets mis is, komen

wij in beeld. Soms letterlijk door bijvoorbeeld even op de fiets te springen en langs te gaan. Zo

geven wij gebruikers het gevoel dat ze echt geholpen worden. Zo gaan we overigens ook met de

mensen van de techniek om. Samenwerken gaat zo veel beter als je elkaar een keer gezien en

gesproken hebt. In het begin zijn we dan ook heel wat keren naar het computercentrum in Assen

gereden, waar de technische beheerders zitten.”

niet in een gespreid bedje

Inmiddels zijn er drie diensten over op de Oracle E-Business Suite. Een jaar waarin de ICT-

afdeling en het ondersteunende team flink heeft moeten bikkelen. “Het is een grote gebruikers-

groep, een complexe organisatie en je komt met de nieuwe release 12 niet in een gespreid

bedje”, zo formuleert Marco de grootste uitdagingen. “Inmiddels begrijpen wij hoe de processen

in elkaar zitten. We sparren met boekhouders die ons ook echt als gesprekspartner zien en

kunnen de vertaalslag maken naar techniek.” “De implementatie van de boekhoud- en inkoop-

processen heeft rust gebracht”, aldus Frits. “Niet dat we achterover kunnen leunen want er staan

nog andere modules voor uitrol op stapel. Gedacht wordt aan de magazijnmodule voor het

beheer van landbouwgronden of de module voor subsidieafhandeling. Zo schuiven we steeds

meer op naar het automatiseren van onze primaire processen en dat is uiteindelijk het doel.”

Door het raam van het kantoor van Frits Cattenstart, teamleider functioneel en

technisch beheer van LNV, heb je een mooi uitzicht over Den Haag. Frits wijst de vier

of vijf belangrijkste diensten van het ministerie aan die zich hemelsbreed binnen een

paar kilometer van zijn kantoor aan de Laan van Nieuw Oost Indië bevinden. “Handig,”

vindt hij. “Regelmatig springen collega’s van OC-C in opdracht van ons, de dienst ICT

uitvoering, op de fiets om problemen aan het bureau op te lossen. Dat past in ons

streven om ICT een ‘vriendelijk’ gezicht te geven en de beleving bij de gebruiker dat

ICT hem helpt in zijn werk.”

OC-C medewerker Marco Blom kan dit beamen. In zijn functie van coördinator heeft

hij voor het ministerie een team op poten gezet dat het functioneel beheer voor de

E-Business Suite voor zijn rekening neemt. Het team beantwoordt gebruikersvragen

die via de centrale helpdesk binnenkomen, voert technische tests uit en buigt zich

over integratievraagstukken.

Pionierswerk

Het ministerie van LNV is al sinds de jaren 80 een Oracle-omgeving pur sang. Het was

de eerste in Nederland met een Oracle-licentie. Het is ook het eerste ministerie dat

de E-Business Suite concernbreed uitrolt. “Het is pionierswerk”, geeft Frits toe.

“Uiteindelijk krijgen alle zesduizend medewerkers met het systeem te maken.”

Momenteel is de ICT-afdeling bezig met het uitrollen van de financiële en inkoop

processen over alle diensten van het ministerie en is daar nog wel een jaartje mee

bezig. OC-C helpt met het opzetten van de projecten en met het beheer. Het is vooral

in de aanloop naar de implementatie een moeizaam proces omdat alle diensten hun

boekhouding zo moeten inrichten dat het in een systeem past. Het ministerie heeft

omwille van de transparantie en kosteneffectiviteit de strategische keuze gemaakt

voor uniforme processen, bij alle diensten. Alle gegevens zitten dan ook in een

database waardoor je met een druk op de knop bijvoorbeeld alle betalingen kunt

zien, of al het geld dat uit Brussel komt. Om die reden hebben verschillende diensten

ingrijpende veranderingen moeten doorvoeren.

iict een ‘vriendeliJk’ gezicht geven

het ministerie van landbouw, natuur en voedselkwaliteit (lnv) implementeert

de oracle e-business suite release 12 op haar standaard bedrijfsvoering-

processen. oC-C ondersteunt het ministerie met de uitrol door een brug te

slaan tussen gebruikers en techniek. “ze groeien met ons mee. wat dat betreft

is het net een relatie.”

Marco Blom coordinator beheer OC-C en Frits Cattenstart teamleider beheer Min. LNV


oC-C Professionals sPringen even oP de fiets

‘UITEINDELIJK KRIJGEN ALLE ZESDUIZEND MEDEWERKERS MET HET SYSTEEM TE MAKEN.’

4BPO voert een gratis quick scan uit voor bedrijven en organisaties en biedt besparingen van minimaal 20% op de bestaande situatie.

Voor meer informatie neem contact op met Rene Verwoerd of Berry Clemens.

12

34

Kwaliteit met goed opgeleide medewerkers en inzet van vernieuwende technologieën (denk aan Electronic Invoice Processing) en

uitgebreide kennis van het volledige bedrijfsproces in te zetten op het optimaliseren, uitbesteden maar ook de eigenlijke verwerking van

de werkzaamheden. Op deze manieren worden kostenbesparingen gerealiseerd, schaalvoordelen behaald per persoon per uur, zonder

de nadelen van taal, cultuur en tijdsbarrières die altijd optreden bij offshoring en nearshoring.

Outsourcen kan in kleine stapjes. Dit neemt koudwatervrees weg. Klant en 4BPO kunnen nu eerst aan elkaar wennen. De eerste stap

zou kunnen zijn de verwerking van inkomende leveranciersfacturen. Werkzaamheden die vaak niet tot de verbeelding spreken. Hierdoor

is goed personeel moeilijk te vinden en te houden. De kwaliteit van invoer laat veelal te wensen over en de motivatie is er niet om het

proces te verbeteren. Bij 4BPO is dit wel een kernactiviteit en zijn hoog opgeleide medewerkers voortdurend op zoek naar verbetering

van kwaliteit en te verwerken aantallen.

De volgende stap is dat wij onderzoeken welke van uw top-100 leveranciers hun facturen elektronisch kunnen aanleveren, zodat de

prijs-prestatie-kwaliteitsverhouding nog verder omhoog kan. Hierna kan het Procure-to-Pay proces verder in samenwerking

geoptimaliseerd worden. De kwaliteit van inkooporders wordt verhoogd, de verwerking kan elektronisch en de factuurverwerking

kan foutloos en dus nog sneller plaatsvinden.

Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat alleen al de inkomende factuurverwerking minimaal E 6,- per factuur kost, en dat dan

alleen van de facturen die foutloos zijn. 4BPO realiseert direct rendement omdat zonder investeringen, tussen E 2,50 en E 3,75 per te

verwerken factuur gevraagd wordt (afhankelijk van schaalgrootte). De eerste besparingen zijn dus direct te berekenen. De volgende fase

van besparingen wordt gerealiseerd door kwaliteitsverbetering van het inkoopproces gecombineerd met zowel elektronische inkooporder

uitwisseling alsook factuurverwerking. Hierdoor wordt de foutkans tot bijna nihil gereduceerd en kunnen meer besparingen gerealiseerd

worden.


In de BPO uitbesteding neemt de externe dienstverlener niet alleen

de verantwoordelijkheid over om een bedrijfsproces te beheren. Deze

zet ook in op het optimaliseren en verbeteren van het bestaande proces.

Er zijn vele voorbeelden van BPO diensten: call centers, personeels-

zaken en salarisadministratie diensten, financiële verwerkingen,

medische facturatie, webontwikkeling, boeken tekstvertalingen.

meer dan alleen besparen

Effectieve BPO uitbestedingen omvatten tegenwoordig echter veel meer

dan het alleen maar iemand anders verantwoordelijk maken voor het

proces en zo kosten besparen. Het is voor veel organisaties zelfs een

strategisch middel om de concurrentie voor te blijven. En om externe

expertise in huis te halen en te kunnen blijven voldoen aan veranderende

eisen en wensen van klanten.

Met de volgende generatie BPO diensten zet 4BPO in op een model van

een meer complexe en geïntegreerde dienst dan de traditionele model-

len. 4BPO zet in op het aanbieden van het volledige Procure-to-Pay

(bestellen tot betalen) proces. Dit met gebruikmaking van de nieuwste

internet technologieën om hiermee klanten een significante voorsprong

te bieden in hun eigen dienstverlening naar hun gebruikers en klanten.

“De acceptatie van BPO zit in een stroomversnelling” geeft

Rene Verwoerd van Fit 4 Finance aan. “De bestaande BPO oplossingen

voor bijvoorbeeld HRMS en medische facturatie zorgen al voor een

verbetering van processen en een significante invloed op de efficiency

van de bedrijfsvoering bij een aantal van onze klanten. Onderzoek heeft

uitgewezen dat er enorme voordelen te behalen zijn op verbetering en

uitbesteding van een aantal niet-kernprocessen binnen Oracle EBS in

bijvoorbeeld de Zorg of bij Overheden en Telco’s. En dan praten we over

de grote getallen. We zien hierbij ook belangrijke initiatieven vanuit de

overheid die nieuwe BPO modellen mogelijk maken.”

dicht bij huis - dutchshoren

“Zelf ben ik nu al weer 15 jaar actief binnen de Oracle EBS markt en

heb veel (internationale) klanten voorbij zien komen tijdens mijn werk

voor EDS en Oracle Consulting. Daarnaast heb ik bij veel van die klanten

diep in de bedrijfsprocessen mogen kijken en ook gezien met welke

externe dienstverleners en hoe zij werken. Die schat aan ervaring heb

ik met de proceskenners van F4F, 4Ctrl en strategische partners uit-

gewerkt tot een volgende generatie BPO dienstenmodel. En inmiddels

hebben we ook concrete cases, want we kunnen alleen koudwatervrees

wegnemen door het model in de praktijk te laten werken.

In dit 4BPO dienstenmodel zijn we niet uitgeweken naar betrekkelijk lage

lonen landen als India, de Filippijnen, Indonesië, Zuid-Afrika, China of

landen in het Oostblok. Nee, we hebben berekend dat de producti-viteit

en proceskennis van de F4F en 4Ctrl mensen gecombineerd met de

hedendaagse middleware technologie toch die gewenste 20% en meer

besparingen kan brengen. Dit terwijl je de voordelen behoudt van de

Nederlandse tijdzones, taal en cultuur, ons fiscaal gunstig regime voor

internationaal opererende bedrijven. Ook de zeer gunstige technische

infrastructuur die we in Nederland hebben qua glasvezel, datacenters

en hoge beschikbaarheid energie voorzieningen. We blijven dicht bij

huis en dutchshoren met de 4BPO diensten zullen we maar zeggen.”

de evolutionaire volgende stap – bPo 2.0

Met BPO 2.0 wordt het mogelijk om het gehele Procure-to-Pay

proces uit te besteden en te sturen op de algehele finance, inkoop

en accountingkosten in plaats van alleen procentuele besparingen

op afdelingskosten. De internet-, beveiligingstechnologie en ERP 2.0

applicaties maken het mogelijk om dit te realiseren. 4BPO vindt wel

dat kostenbesparingen hand in hand dienen te gaan met kwaliteitsver-

betering en verbetering van de klanttevredenheid. Dit kan gerealiseerd

worden door: >>>

bbpo 2.0, geen oFFshoring oF nearshoring maar dutchshoren met 4bpo

bPo is de afkorting van ‘business Process outsourcing’. de kennis en kunde om

een aantal van een organisaties routinematige en niet-kern bedrijfsprocessen naar

een externe dienstverlener uit te besteden. hiermee worden kosten bespaard en

efficiency- en schaalvoordelen behaald. daarnaast kan een verbeterde dienstverlening

geboden worden.

“DE ACCEPTATIE VAN BPO ZIT IN EEN STROOMVERSNELLING”

14

dutChshoren minimaal 20% besParen oP ProCesuitbesteding

ttips en tricks voor oracle e-business suite gebruikersde oracle e-business suite kan gezien worden als een familie van modules en

processen. door te kijken naar wat komen gaat, kan er enorme winst worden

geboekt bij het ontwikkelen van de aansluiting grootboek en submodules. vaak ligt

deze winst binnen bereik, maar wordt deze (helaas) door gebruikers over het hoofd

gezien. daarom deze tips en tricks van ervaren fit 4 finance en oC-C professionals.

de basis goed regelen

Regel tijdig de autorisaties, inloggegevens, handleidingen en

opleidingen van en voor nieuwe medewerkers. Spreek duidelijk

met elkaar af wie wat doet, zodat er geen dubbel werk verricht

wordt. Leg activiteiten vast op een afgesproken plek die voor

iedereen toegankelijk is. UPK als opleidingstool is enorm handig

en levert productiviteitswinst op bij het inwerken of bij gebruik-

ers die hun kennis willen verbreden. Voor meerdere klanten is

UPK ingezet en we gebruiken het binnen F4F en OC-C zelf ook.

Het inregelen van autorisaties en scheiden van verantwoordelijk-

heden kan ingeregeld worden met User Management binnen

Oracle EBS. Dit is ook redelijk snel in te richten. OC-C heeft

hiermee ervaring opgedaan bij het Ministerie LNV en Centraal

Bureau voor de Statistiek door dit te implementeren.

weet wat er speelt

Het zijn juist de systeemprocessen die zorgen voor het

vollopen van onzichtbare bakjes en interfaces zoals niet

gefactureerde ontvangsten, nog te ontvangen goederen en te

late zendingen. Rapporten met overzichten van deze bakjes en

interfaces geven inzicht in belangrijke processen. OC-C heeft

ter ondersteuning een groot aantal Oracle Alerts ontwikkeld

waarmee vooraf per e-mail meldingen binnenkomen over het

vollopen van de bakjes en interfaces. Beter voorkomen dan

genezen is het credo. De transitorische post inkoop geeft een

enorme winst binnen het Procure-to-Pay proces. Beheer

hierop zorgt dat de juiste bakjes leeggemaakt worden en naar

de juiste periode overgeheveld worden. Maak gebruik van

geëxporteerde rapporten vanuit Oracle EBS (naar Excel).

Hiervoor is een standaard set van Oracle Reports met de tool

BI Publisher opgebouwd zodat rapporten leesbaarder worden,

beter tonen, en missende velden die gebruikers echt willen

hebben opgenomen zijn. BI Publisher en Excel vinden elkaar

geweldig, is onze ervaring.

geef aandacht aan verbetering

Het gebruik van de Oracle Approval Manager workflow Engine

geeft beheersing over goedkeuringsprocessen. De techniek

van AME is complex en het is wel raadzaam om een ervaren

Oracle EBS ontwikkelaar aan de knoppen te laten draaien.

Het instellen van het matchpercentage en de juiste tolerantie

parameters maakt een gestructureerde drieweg matching

mogelijk en zorgt voor voldoende flexibiliteit om processen

door te laten gaan. Ontvangstbeheer geeft controle op het

drieweg matching principe en zorgt ervoor dat er een continu

inzicht is in prestatieverklaringen van afleveringen. Versnel

het invoeren van gegevens door gebruik te maken van de

templates van More4Apps, gebruiksvriendelijker dan het

technische Dataload. More4Apps biedt een groot scala aan

Excel wizzards waarmee via de open interfaces gegevens in

Oracle EBS ingelezen maar ook geëxporteerd kunnen worden.

Het laden van nieuwe artikelen, het exporteren van order en

regel informatie, het inlezen van project - en medewerker

gegevens, het importen van financiële gegevens etc. wordt

kinderlijk eenvoudig.

samenwerken is vooruit kijken

Kijk naar de winst op proces niveau. Investeer tijd en mensen

voor de aansluiting van verschillende modules. Denk aan

bedrijfsbureau`s, instellen van communicatie workflows en het

opleiden van gebruikers met module overstijgende kennis.

‘Proces denken’ betekent afdelingsoverstijgend kunnen

werken en dat is nu juist de kracht van een ERP pakket als

Oracle EBS.

Proces, proces en proces

Maak bij leveranciers duidelijk dat Oracle EBS processen

structureert, transparanter maakt en controleert. Dit betekent

dat de leverancier zich moet aansluiten bij deze processen.

Indien een leverancier niet levert, factureert of handelt zoals

afgesproken, koppel dit dan direct door aan de leverancier en

laat deze het proces aanpassen. Zorg er op deze manier voor

dat de processen aan de voorkant geregeld worden, zodat

u niet aan de achterkant met ongewenste administratieve

handelingen achterblijft. Dit wordt alleen nog maar belangrijker

als er met leveranciers afspraken gemaakt worden over

elektronische koppelingen (denk hierbij aan EDI maar

moderner nog XML berichten die in het Procure-to-Pay

proces op en neer kunnen gaan). Benader ons voor

vrijblijvende informatie.

bedrijf: .................................................................................

naam: .................................................................................

functie: .................................................................................

adres: .................................................................................

Postcode:.................................................................................

Plaats: .................................................................................

email: .................................................................................

tel: .................................................................................

kopieer en stuur naar:

antwoordnummer 6034

3301 va dordrecht Co

lofo

neindredactie:

Berry Clemens,

Bonnie Parren -Limoen Produkties

teksten:

Ramon Dekker

Bonnie Parren

Joyce Langeslag

Berry Clemens

fotografie:

Louis Haagman - Zomertijd Fotografie

Berry Clemens

ontwerp:

Sharon Sutherland -

Concept & Design

drukwerk:

Roto Smeets

verspreiding:

Oracle E-Business

Suite gebruikers

redactieadres:

Transform Magazine

Rijksstraatweg 7

3316 EE Dordrecht

Tel: 078-653.45.65

kom kennismaken kaart:

o f4f: accounting services

o f4f: training

o f4f: testing

o 4Ctrl: Planning & Control

o 4bPo: gratis Quickscan

o oC-1: implementatie ebs

o oC-2: functioneel beheer ebs

o oC-3: hosting/dba 4 oracle ebs

o oC-4: development ebs

o oC-4: femkroner

o oC-4: more4apps

(Streep keuzes aan / Email: [email protected])

16

transform 1

Documents