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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
AGENDA
▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE
▐ CONTEXTE, ET ENJEUX
▐ ETAPES CLES DU PROJET
▐ CAS CLIENTS
▐ QUESTIONS / RÉPONSES
Les enjeux de la transition numérique
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
AGENDA
▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE
▐ CONTEXTE, ET ENJEUX
▐ ETAPES CLES DU PROJET
▐ CAS CLIENTS
▐ QUESTIONS / RÉPONSES
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUEDÉFINITIONS CLES
Transition numérique :
Flux et fonds hybrides
Flux documentaires :
– Documents actifs : entrants – circulant - sortants
– Intégration dans les systèmes métier
– Workflow
Fonds documentaires :
– Documents figés à valeur probatoire, patrimoniale
– Conservation à des fins d’archivage
PA
PIE
R
DIG
ITAL
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
DEFINITIONS CLES
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Les flux et fonds hybrides
Fax
CourrierContrat
en ligne
Téléphone
Réseaux
Sociaux
Applications
SMS
Applications
WEB
Multi-sources / Multi-formats / Multi-supports
Système
d’information
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
AGENDA
▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE
▐ CONTEXTE, ET ENJEUX
▐ ETAPES CLES DI PROJET
▐ CAS CLIENTS
▐ QUESTIONS / RÉPONSES
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
CONTEXTE
❚ « Les originaux sont souvent considérés sous forme papier »
] Original du bulletin de paie à la banque
] Authenticité d’une impression papier d’un document
électronique
❚ « Le droit n’apporte pas de réponse satisfaisante lorsqu’il y a
une rupture de support dans le cycle de vie du document »
Citation d’Isabelle Renard – Avocate spécialisée
Le « zéro papier » reste une douce illusion
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
CONTEXTE
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PRODUIRE
DIFFUSER
RECEVOIR
PARTAGER
CONSERVER
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
ENJEUX
Typologies de flux au sein d’une entreprise ou organisation
ValeurTransactionnelle
ValeurProbante
ValeurInformationnelle
Traiter
Valider
Conserver
Partager
Exploiter
Agir
Fax MailCourrier Contrat
en ligneTéléphone Réseaux
Sociaux
Applications
SMS
Applications
WEB
IN OUT
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
ENJEUX
Les enjeux sont :
❚ Compétitifs et économiques
❚ Technologiques
❚ Juridiques
❚ Ressources Humaines
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LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE
AGENDA
▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE
▐ CONTEXTE, ET ENJEUX
▐ ETAPES CLES DU PROJET
▐ CAS CLIENTS
▐ QUESTIONS / RÉPONSES
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LA TRANSITION NUMERIQUE
ETAPES DU PROJET
Etats des lieux Plan projet
Solutions organisa-
tionnelles et technolo-
giques
Déploiement
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LA TRANSITION NUMERIQUE
ETAPES DU PROJET
❚ Etape 1 : Faire un état des lieux
] savoir d’où on part
] où on va et comment on y va
] à quel coût
] avec quels risques
] avec quel ROI.
Audit de l’organisation des flux et des fonds
Audit des systèmes et de leur interopérabilité
Cartographie des flux entrants, circulants, sortants
Identification des forces et faiblesses
Identification des contraintes, des risques, des potentiels
d’amélioration et d’évolution
Elaboration des préconisations tenant compte du contexte
métier de l’entreprise
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LA TRANSITION NUMERIQUE
ETAPES DU PROJET
❚ Etape 2 : Elaborer le plan du projet
] Associer l’ensemble de la chaîne opérationnelle et
fonctionnelle par la mise en place de groupes métiers
transverses
] Penser organisation et optimisation avant solution
technologique
] Hiérarchiser les priorités
Création des groupes métiers transverses
Définition des objectifs / Elaboration des cahier des charges
Définition des plans d’action
Définition budgétaire et calcul des ROI cibles
Plan de conduite au changement
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LA TRANSITION NUMERIQUE
ETAPES DU PROJET
❚ Etape 3 : Choisir des solutions organisationnelles et
technologiques
] Identifier les avantages et inconvénients entre :
• Internalisation – Externalisation – Mixte
] Penser interconnexion et interopérabilité
Cartographie des solutions internes, externes, mixtes
Analyse avantages/inconvénients/risques sur les plans
organisationnel (processus métiers/adaptation RH/ géographie
etc.), technologique, financier
Valider les modalités d’interopérabilité et d’interconnexion
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LA TRANSITION NUMERIQUE
ETAPES DU PROJET
❚ Etape 4 : Déployer
] S’assurer du succès du projet
• Timing
• adhésion du personnel
• investissements au niveau
• Choix technologique et de services
] Piloter – mesurer - informer
Choix des solutions et des pilotes internes
Validation des engagements de services des prestataires
Planification
Contrôle et restitution
Gérer les formations et l’évolution des compétences
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LA TRANSITION NUMERIQUE
FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS
❚ Faire un diagnostic précis
❚ Associer les équipes
❚ Se donner des objectifs raisonnables
❚ Sortir d’un raisonnement purement technologique
❚ Choisir un mixte de solutions qui doivent avant touts’interconnecter et être interopérables
❚ Prioriser le déploiement
❚ Penser le processus complet
❚ Accompagner le changement
Les enjeux de la transition numérique
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SI – BDO / BDMCRM - ERPGED - ECM
Archivage physiqueArchivage électronique
RAD/LADVidéocodageComplétude
EnrichissementTIA / RNVP
Dédoublonnage
SI - BDDCourrier entrantCalle-mailWebRéseaux sociaux
SearchBI - DataminingMarketing AutomationCourrier sortantCall / e-mail / smsWebRéseaux sociaux
LA TRANSITION NUMERIQUE
EN SYNTHESE
Exploiter
Collecter Traiter
Stocker
Valoriser l’information
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FATEC GROUP
❚ Secteur d’activité : Services aux entreprises
❚ Contexte :
Uniformiser certains processus documentaires (factures entrantes etsortantes) dans le cadre du transfert de l’ensemble du patrimoine
informatique sur un nouvel SI
❚ Problématique :
Migrer dans un temps imparti très court
Passer d’un processus de dématérialisation composé de 3
fournisseurs à 1 prestataire unique
Réduire les temps et coûts de traitement des factures
Recentrer les agents sur le cœur de métier de l’entreprise
GESTION DES FLUX HYBRIDES (PAPIER ET NUMÉRIQUES) ENTRANTS,
CIRCULANTS ET SORTANTS
Les enjeux de la transition numérique
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LES ÉTAPES DU PROJET
❚Phase 1 : Gestion hybride des factures clients
❚Phase 2 : Dématérialisation des factures fournisseurs
Les enjeux de la transition numérique
❚ Phase 3 : GED et Workflow
❚ Phase 4 : Archivage physique
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TRAITEMENT DES FLUX SORTANTSLOT 1 : GESTION HYBRIDE (PHYSIQUE ET ÉLECTRONIQUE) DES FACTURES
CLIENT
1. Facturation
2. Transfertdu spool pourédition papier 3. Réception
4. Editionexemplaires
client
5. Mise sous pli,Diffusion
Agent comptable
Courriers
Opérateur PAO
2. Édition du doubleélectronique (PDF/A)
6. Consultationdes factures
SI Comptabilité
Spool de
factures clients
Collaborateurs
de l’entreprise
Imprimantes
Coffre-fort
électronique
Flux électroniquesFlux physiques
Les enjeux de la transition numérique
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1. Envoi postal TSA
TRAITEMENT DES FLUX ENTRANTS
2. Numérisation
3. Indexation(RAD/LAD,
Vidéo-codage)5. Intégration des données
4. Intégration des
images
7. Validation,Consultation
10. Demande de restitution
8. Conservation
6. Gestion des dossiers
Scanner haute
volumétrie
Site de conservation
physique
Opérateur de vidéo-codage
GED / Workflow(e.DOC)
Gestionnaire d’archives physiques
SI Comptabilité
Collaborateurs
de l’entreprise
9. Inventaire
Fournisseurs
Pli de factures
Collaborateurs
de l’entreprise
Collaborateurs
de l’entreprise
LOT 3 : DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS
Flux électroniquesFlux physiques
Les enjeux de la transition numérique
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FATEC GROUP
❚ Bénéfices :
Chaîne homogène
Réduction des coûts
Optimisation et industrialisation des processus de gestion documentaire
Autonomie des collaborateurs
Recentrage sur le cœur de métier de l’entreprise
Les enjeux de la transition numérique
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LA MÉDICALE
❚ Secteur d’activité : Banque et assurance
❚ Contexte :
Valorisation des flux d’information et fonds documentaires
❚ Problématique :
Moderniser les process de traitement des dossiers
Mutualiser les équipes en charge des archives et du courrier
Optimiser sa gestion d’archives en interne
DÉMATÉRIALISATION, ARCHIVAGE ET FACILITY MANAGEMENT
Les enjeux de la transition numérique
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LA SOLUTION
❚Traitement de l’extraction des dossiers clôturés une à deux fois par
an, pour conservation sécurisée (sur site EVERIAL)
❚Prise en charge du déménagement des salles d’archives vers le
nouveau site
❚Gestion du courrier et de la salle d’archives client en Facility
Management
❚Développement et déploiement d’une solution de GED sur le siège
et les 43 agences de La Médicale de France
Les enjeux de la transition numérique
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LA MÉDICALE
❚ Bénéfices :
Satisfaction des utilisateurs internes
Gestion des absences et congés
Mutualisation des informations et modernisation du traitement des contrats clients
Prise en charge de l’intégralité du process d’archivage
Gain de productivité dans le traitement des dossiers et gain de
temps dans le processus du service au client final
Les enjeux de la transition numérique
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CREDIT AGRICOLE
❚ Secteur d’activité : Banque et assurances
❚ Enjeux et bénéfices attendus :
Automatiser et fluidifier les processus de traitement des dossiers decrédit (400 000 dossiers par an), dans un souci de productivité et de
réduction des coûts, et avec pour objectif d’améliorer la satisfaction
du client de la banque
CHAINE DE CONFIANCE DES DOSSIERS DE CREDIT
Les enjeux de la transition numérique
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CREDIT AGRICOLE
LES ÉTAPES CLÉS DU PROJET
Pièces
justificatives
Offre préalable de
crédit
Offre préalable de crédit +
Pièces justificatives Intégration dans
le SI bancaire
Retour vers
numérisation
Offre de crédit
signée
Archivage des
preuves
Si pièce
manquante,
relance client
Espace web sécurisé client :
dossier de crédit, échéancier
Loi Scrivener : délai de
réflexion de 10 jours
pour acceptation de
l’offre
Les enjeux de la transition numérique
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CREDIT AGRICOLE
Réduction des coûts de traitement et de suivi des dossiers decrédit
Augmentation de la productivité. Moins de tâches administratives
au profit de la relation commerciale avec le client
Création des workflows décisionnels rapides et accélération des
réponses au client pour amélioration de sa satisfaction
Réduction des risques opérationnels et amélioration de la qualitédes dossiers
LES BÉNÉFICES
Les enjeux de la transition numérique
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RUSTICA
❚ Secteur d’activité : Editeur de presse
❚ Contexte :
Optimisation de la relation client
❚ Problématique :
Gérer et améliorer le relationnel des contacts présents dansMagellan, la base de données clients (dimension cross canal
et gestion de campagnes)
Disposer d’une solution externalisée de routage d’e-mail pourles actions marketing et newsletter
MARKETING AUTOMATION
Les enjeux de la transition numérique
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❚ Un bundle (pack) avec l’accompagnement inclus sur 3 cas pour
la gestion de campagnes :
Fidélisation
Conquête
Valeur client
❚ Un outil de routage des Newsletter à exploiter par Rustica
DEUX PROJETS COMPLÉMENTAIRES
LA SOLUTION EVERIAL
Les enjeux de la transition numérique
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❚ Amélioration de la relation client cross canal, pilotée par les données
(ciblage, segmentation, etc.).
❚ Création d’interactions multicanales à partir d’une vue unique du
client
❚ Accroissement de la conversion en optimisant le contenu et les offres
LES BENEFICES
Les enjeux de la transition numérique
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❚ Plus de 20 ans d’expérience
❚ CA 2012 : près de 82 M€
❚ 960 collaborateurs dont 90 chefs de projets, développeurs, ingénieurs
❚ 2 Datacenters distants de 140 Km
FONDS :
❚ 13 centres de conservation sécurisés pour 6 000 km de linéaires
❚ Le plus grand site d’archivage privé européen : 375 000 m² développés
❚ +1 000 000 pages numérisables / jour sur 5 sites
❚ Réseau international : Espagne, Suisse, Finlande, Monaco, Maroc, Ile Maurice, Italie
FLUX :
❚ 30 millions de courriers sortants édités / an
❚ Capacité de traitement de +18 millions de courriers entrants
❚ 3 millions de colis routés / an
RELATION CLIENT :
❚ 3 millions de contacts / an en appels entrants, sortants et e-mails
❚ 23 millions d’abonnés gérés en base de données
PRÉSENTATION DU GROUPE EVERIAL
EVERIAL EN CHIFFRES
Les enjeux de la transition numérique
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PRÉSENTATION DU GROUPE EVERIAL
3 DOMAINES D’EXPERTISE AU SERVICE DE L’INFORMATION UTILE
Les enjeux de la transition numérique
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PRÉSENTATION DU GROUPE EVERIAL
3 DOMAINES D’EXPERTISE AU SERVICE DE L’INFORMATION UTILE
Valorisons
vos flux d’information
Valorisons
vos documents d’entreprise
Valorisons
vos données
Les enjeux de la transition numérique
ISO 9001 Version 2008
ISO 14001
NFZ 40350 – NFZ 42013
Siège social
27 rue de la Villette - 69003 Lyon
N°AZUR : 0811 23 12 12Contact : [email protected]
www.everial.com