transportledning/ transportorganisation 8p
DESCRIPTION
Transportledning/ Transportorganisation 8p. Lektioner 2011-09-15 2011-09-22 2011-09-29. Presentation av kurs Transportledning/Transportorganisation 8p Kursens namn: Transportledning/Transportorganisation ( trpt ledn 2) Omfattning: 8 Poäng Lärare: Bengt Sigvald/Jenny Åkerblom - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Transportledning/Transportorganisation 8p
Lektioner
2011-09-15
2011-09-22
2011-09-29
2
Presentation av kurs
Transportledning/Transportorganisation 8p Kursens namn: Transportledning/Transportorganisation ( trpt ledn 2) Omfattning: 8 Poäng Lärare: Bengt Sigvald/Jenny Åkerblom Mål: Efter genomgången kurs ska den studerande ha goda kunskaper i att organisera, planera och administrera transportledningsfunktionen inom en verksamhet Den studerande ska kunna och förstå grundläggande ledarskapsbegrepp och välja kommunikationsformer efter situation. Behärska instruktioner i tal och skrift och kunna informera med bekräftelse från mottagaren. Förstå innebörden av målstyrt ledarskap och känna till metoder för coachning och konflikthantering. Examination: Examination sker genom tentamina samt obligatoriska övningar och inlämningsuppgifter enligt instruktion vid kursstart. Kursen bedöms med betygen Godkänd och Väl Godkänd. För betyget Godkänd krävs 50% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart. För betyget Väl Godkänd krävs 80% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart.
Tentamenspliktigt: Litteratur, eventuellt utdelat material, information på föreläsningar som ej finns dokumenterat. Litteratur: Sveriges Åkeriföretags Åkerihandbok (utdelas vid kursstart) och ev. kurslitteratur som meddelas vid kursstart. Organisation och Ledarskap - styr rätt i en ny tid. Liber förlag, ISBN 47-08818-8. Författare Nils Nilsson. Under kursen utdelade kompendier
3
Från broschyrenYrket Transportledare kopplat till delkursen Transportledning/Transportorganisation
Transporter ska planeras så att de blir så effektiva, billiga och miljövänliga som möjligt. Det är din uppgift som transportledare att hitta effektiva och lönsamma lösningar av transporten.Transportledare planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och gods når sina mottagare i rätt tid och på rätt plats.Som transportledare fungerar man som en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset enligt kundens önskemål. Det är viktigt att vara serviceinriktad och kunna överblicka flera saker samtidigt.Transportledare i ett speditionsföretag arbetar i en ledningscentral och tar emot order från kunder som ringer och berättar vad de har för gods, vart det ska och när det skall vara framme.
Transportledaren ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten och att det finns tillräckligt utrymme kvar på fordonet. Kontakten med yrkesförarna sköts med olika tekniska hjälpmedel och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare.Transportbranschen är i ständig utveckling och många tekniska hjälpmedel används för att få ett ekonomiskt och effektivt flöde av varor och transporter. När ordern från kunden är mottagen kan transportledaren t.ex. med hjälp av GPS system finna den bil som är närmast kunden och direkt kontakta den för uppdraget.Dessa hjälpmedel har fått en allt större roll i takt med att kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ständigt ökar.Är du redo för utmaningen? Är detta något för dig?
4
KURSINNEHÅLL
Praktisk del med mycket material från ”verkligheten”. Mina erfarenheter om hur transportledarens vardag kan se ut.
•V 37 – V 39 Att leda, förmedla och planera, såväl processer, människor samt transporter. Förstå processerna som transportledaren berörs av och förstå sin roll i processen. Känna till några principer för framgångsrika transportföretag. Många exempel från verkligheten (intervjua en transportledare om hur deras vardag ser ut)•V 40 – 41 Kunna planera och strukturera samt prioritera intressenter och uppdrag. Vilka rutiner, checklistor/tips som kan vara bra att känna till. Här är vardagstillämpning av ISO-kraven ett måste. Gästföreläsare om ”ruttplanering”.•V 41 – V44 Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete i en transportorganisation•V 45 – V47 Avstämnings- och uppföljningsarbete. Vi färdigställer Handboken för Visionstransporter AB•V 48 – V49 Introduktion till IT inom transportledning och gästföreläsare/studiebesök
Under kursens gång ska vi beskriva ett fiktivt företags verksamhet ” Visionstransporter AB ” med fördjupning på det stöd som en transportledare behöver i vardagen i form av en ”handbok” med rutiner, checklistor, mallar utöver det som alla bör veta i företaget. Ett antal hemuppgifter utdelas.
5
Vi presenterar oss för varandra och vi tar reda på vilka erfarenheter som finns i klassen av:
Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Säkerhet
Hemuppgift 1 delades ut (max 1 tim tid för lösning)
Att vara en transportledare är tidspressat
5
MF Sälja Avtala
Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa
upp
Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter
Ledningsaktiviteter
Stödaktiviteter 8
output = Input till nästa delprocess. output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare För varje delprocess finns en processägare
som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).
Ku
nd
beh
ov
Kla
rlag
da
beh
ov
Avt
alad
e
vill
kor
Säk
ers
täll
da
resu
rse
r
Up
pfy
lld
a vi
llko
r
Bet
alt
Nö
jd k
un
d
Vi skissade på processerna för ett transportföretag
MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa
upp
Visioner Affärsidépolicy Strategier Mål Styrning
Organisation System
Personal IT-stöd Lokalerresurser Infrastruktur Verksam-
hetsmiljö
Huvudaktiviteter
Ledningsaktiviteter med
Stödaktiviteter med
KravLagar
Ekon., Adm.
Vi skissade på processerna för ett transportföretag och vilka som är intressenter
output = Input till nästa delprocess. output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare För varje delprocess finns en processägare
som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).
Mar
knad
sbeh
ov
Ku
nd
beh
ov
Kla
rlag
da
beh
ov
Avt
alad
e v
illk
or
Kla
rlag
da
resu
rser
Säk
ers
täll
da
resu
rser
Up
pfy
lld
a vi
llko
r
Bet
alt
Nö
jda
kun
der
o
ch i
ntr
ess
ente
r (ä
g.,
per
s.,
le
v.,
(ban
k),
sa
mh
älle
)
Planera tjänster
BehovUppfyllda behov
Förslag på innehåll i Ledningssystemet för Visionstransporter AB
1. Förord, Beskrivning av VIT AB2. Verksamhetssystem med Affärsidé, Policy och mål3. Lagar Krav, Arbetsmiljö och Yttre miljö4. Organisation, Ansvar och befogenheter5. Fordon Utrustning6. Utbildning, Rekrytering, anställning och introduktion7. Inköp8. Avtal och kontrakt 9. Planera, Orderhantera10.Utföra uppdrag11.Korrigerande och förebyggande åtgärder12.Extern kommunikation13. Interna Kommunikation, Ledningens genomgång14.Dokumentation, Backuprutiner15.Ständiga förbättringar, Klagomål16.Hjälpmedel, blanketter17.Uppföljning
Vi pratade om att under kursen skapa ett fiktivt företag ”Visionstransporter AB” relaterad till transportledarens vardag
Det ska handla om förbättringar!
• Vi pratar processer eller förståelsen av hur mitt arbete påverkas av/påverkar andras arbete.
• 10 min övning med redovisning
Vi pratade om några av de viktigaste sakerna att hålla ordning på i ett företag:
Företagets processer och ständiga förbättringar
Vad är en förbättring?
Vad är en Vad är en förbättring?förbättring?
Något som någon tycker kan göras bättre!
Vem kan förbättra?
Vem kan förbättra?
Någon annan? eller jag/vi!
Kanske bäst om jag får gör det själv?
Vad kan bli bättre?
Det beror väl på vad man tänker på!
Människan (kunskap, attityd, beteende), arbetssätt, hjälpmedlen, omgivningen och kommunikation?
Vad kan bli bättre?
• Du själv (kompetens/hälsa)
• Ledarskap och medarbetarskap
• Arbetssätt och rutiner
• Produkter och tjänster
• Yttre miljön
• Arbetsmiljön
• Kommunikation
Vad saknar Du?
Måste vi förbättra oss?
Har vi tid?
Det har ju gått bra förut!
Vi förbättrar ju oss hela tiden utan att prata om
det!
(kunskap, attityd, beteende)
Nu ska vi se en film.
Varför skall man arbeta med ”ständiga förbättringar” och processer?
• Man kan identifiera och arbeta tydligare med målstyrning
• Processer ger möjlighet till en helhetssyn över verksamheten
• Medarbetarna blir både mer motiverade och engagerade
• Kvaliteten blir högre genom att tjänsterna som passerar en process får ta del
av förbättringarna
Spar tid, pengar och frustration!
Nyttan för mig?”Med ständiga förbättringar”
- Intressantare arbete
- Kompetens och hälsa
- Gehör för idéer
- Mindre strul
Vad tycker Du?
Nyttan för företaget?
- Lönsamhet- Nöjda kunder- Engagerade medarbetare- Når uppsatta mål
Vad tycker Du?
Källor till förbättringar
- Förslag (från anställda)- Förslag (från åkare, ägare, leverantörer)- Diskussioner vid möten- Kundsynpunkter- Reklamationer- Affärsplaner (mål mm)- Interna/externa revisioner- Leverantörsavvikelser- Incidenter- Arbetsskador/Tillbud
Hur tar vi hand om goda idéer?
En övning – 2 minPåstående
Jag rapporterar inga skriftliga avvikelser! Det tar för lång tid och
vi har inga bra system för det!
Svarsalternativ (med hand upp)
Ja, det stämmer
Nej, det stämmer inte
Jag rapporterar muntligt (viktigast att göra något)
Vet inte – Frågan otydlig
En övning – 5 minPåståendeDe här alternativen använder jag själv vid hantering av förbättringsfrågor/ avvikelser.
Svarsalternativ (hand upp) Idag använder jag nr ?
1. Fyller i en enkel blankett för behandling 2. Fixar själv om det går 3. Tar upp det vid nästa möte 4. Löser frågan med någon annan 5. Chefen/berörd får lösa det 6. Skriver upp det så jag inte glömmer det 7. Pratar om det vid fikat/rast 8. Inget, det skapar bara en massa nya problem 9. Vänta tills det händer igen (vill se trend) 10. Inget av alternativen, så här gör jag
Noteringar efter diskussion
Många organisationer präglas av att förbättringsverksamheten kännetecknas av avhjälpande åtgärder (lösa akutproblem) än av att förebygga fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering.
Det synsättet leder till att värdefull erfarenhet om trender går förlorat. I stället för att avsätta resurser för att avhjälpa att fel inte uppstår, så läggs mest kraft på ”akutproblem”.
Vi kommer under kursens gång visa på metoder att öka förbättringskulturen inom företag.
SIQs Modell mäter:
1. Ledarskap
2. Information och analys
3. Verksamhetens planering
4. Medarbetarnas engagemang
5. Verksamhetens processer
6. Verksamhetens resultat
7. Kundtillfredsställelse
Det finns en mängd metoder i förbättringsarbetet, därSIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling är en av dem.
De fyra frågor som skapar systematiken är:Hur gör vi för att...
Har vi ett medvetet valt, genomarbetat, metodiskt och organiserat arbetssätt för att genomföra våra arbetsuppgifter? Genomsyras detta också av de Grundläggande Värderingarna? Stödjer det valda arbetssättet verksamhetens planer? Samverkar det på ett positivt sätt medandra valda arbetssätt? Kännetecknas arbetssättet av att det förebygger fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering?
I vilken omfattning tillämpas de valda arbetssätten?
När vi utarbetat systematiska, integrerade och förebyggande arbetssätt ska de också tillämpas i relevanta sammanhang, i hela organisationen, i alla processer, för alla varor och tjänster och vid relevanta tillfällen.
Vilket resultat leder det till?
Resultaten är det yttersta beviset på att de arbetssätt som valts och tillämpats leder till det som avsetts. För att kunna följa upp verksamheten och dess utveckling måste resultat jämföras med egna målvärden och med motsvarande värden hos ledande organisationer och konkurrenter.
Hur gör vi för att utvärdera och förbättra det vi gör?
En av Modellens grundläggande värderingar är ständiga förbättringar. Hur utvärderar vi de arbetssätt som valts och dessas tillämpning? Bedriver vi ett systematiskt förbättringsarbete baserat på genomförda utvärderingar och gjorda lärdomar? Illustrationen nedan bygger på det kända förbättringshjulet eller Demings PDSA-hjul och illustrerar ovanstående. Ständiga förbättringar kan åstadkommas om vi återkommande och regelbundet ställer oss dessa frågor.
Tips på fler metoder
5 5 x Varför?AAPQP AQL AckrediteringCCorrective and Preventive ActionDEdwards DemingEEffektivitetsrevisionFFelträdsanalys Fiskbensdiagram FörbättringskunskapGGood Clinical Practice Good Manufacturing Practice
JJoseph JuranKKapabilitetsindex Kvalitet Kvalitetskontroll Kvalitetsledning Kvalitetssäkring KvalitetsteknikLLean productionMMätosäkerhetOOeePPDCA PPAP
RRotfelsanalysSSambandsdiagram Sex Sigma Spårbarhet Statistisk processkontroll
Stjärna (klassificering)TTolerans (teknik) TotalkvalitetVValidering Variation
• Inom vilka områden vi ska bli bättre? Så att vi kan styra förbättringsarbetet.
• Antal förbättringar vi genomför? Så att vi vet att förbättringar genomförs och gör nytta. Bl.a. ekonomiskt!
Är det bra om vi?
på min arbetsplats vet?
Att lyckas med ständiga förbättringar
KulturKultur
SystemHur vi gör!
SystemHur vi gör!
Ledarskap
Ledarskap
Rätt från början
Att inte göra rätt från början ökar kostnaderna ca 10 ggr per utvecklingsfas
1
10
100
1000
Idé PrototypSerie-
produktionHos kund
36
37
Vad är en process? En process är en grupp av samverkande
eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall. (Definition enligt ISO 9000:2000)
Avtalade villkor Uppfyllda villkor
MF Sälja Avtala
Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa
upp
Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter
Ledningsaktiviteter
Stödaktiviteter 38
output = Input till nästa delprocess. output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare För varje delprocess finns en processägare
som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).
Ku
nd
beh
ov
Kla
rlag
da
beh
ov
Avt
alad
e
vill
kor
Säk
ers
täll
da
resu
rse
r
Up
pfy
lld
a vi
llko
r
Bet
alt
Nö
jd k
un
d
39
Skillnader mellan ett traditionellt tänkande och processorientering
Traditionellt tänkande Processorienterat tänkande
De anställda är problemet Processen är problemet
Förändra anställda Förändra processen
Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation
Lita inte på någon Samarbeta mot gemensamma lösningar
Vem gjorde fel?! Vad tillät felet att uppstå?!
Skillnaden i tankesättet är ganska tydligt och resultatet av processtänkandet leder till ett större fokus på att för
bättra processerna och inte försöka skydda sig och sitt område!
Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation
Vi kan få full koll på?:
Den dagliga driften - Vad orsakar mest störningar eller bidrar till
onödigheter och hur kan arbetsflödena förbättras mer systematiskt? Vi
diskuterar gränssnitt mellan delprocesser, där vi kan hitta förbättringar.
Ledarskapet och engagemanget - Hur påverkar Du som formell eller
informell ledare personligen engagemang för verksamhetens utveckling?
Kulturen - Vilka värderingar bör behållas och stärkas?
Intressentbehoven - Hur håller vi oss ajour med behov och
förväntningar hos dem vi är till för?
Se även ”grundläggande värderingar”
MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera
Följa upp
Visioner Affärsidépolicy Strategier Mål Styrning
Organisation System
Personal IT-stöd Lokaler Infrastruktur Verksam-hetsmiljö
Huvudaktiviteter
Ledningsaktiviteter med
Stödaktiviteter med
KravLagar
Ekon., Adm.
KIMPKML
367 TRÄFFAR PÅ GOOGLE
Vad betyder?
Kom Inte Med Problem, Kom Med Lösningar
Tänk på det när ni gör nästa övning!
Övning”Inget är så bra utan att det kan bli bättre” Tid 10 min
Beskriv några förbättringsförslag (Tipslappen).
Därefter fundera på vad som kan göras åt det! (om tid finns)
Vi kollar sedan var förslagen hamnar på processkartan.
3 förslag
2 förslag
4 förslag
3 förslag
1 förslag
Redovisning var förslagen hamnade på vår processkarta
”Funderingar”
Vad har vi för stöd för vårt arbete?• Rutiner• Handböcker• IT-stöd,• Databaser • Mallar• Excellblad• Portalen
Vem ansvarar för vad?Vilka behöver dela denna information?
Vad kan förbättras/fungerar det som det var tänkt?
50
Slut på lektion 1
51
Övningsuppgift 1 Tid 20 min
Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov?
Vi kommer att bjuda in en transportköpare och en transportsäljare som beskriver sina roller och ”krav” med fokus på transportplanering.
52
Övningsuppgift 2 Tid 20 min Redovisning alla grupperVad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag
som har hand Dina transportbehov?
Kreditvärdighet, ekonomiLeveranssäkerhetMiljöarbete, Miljöcert.ArbetsmiljöKval.arb, Utv.planUtbildning –personalKollektivavtalSäkerhet TAPAKval.process, Lean, Q3, 5SFordonspark. ProfileringDokumentation – UppföljningDatasystem, IT, integr. med egna syst.Kontaktnät (vem man ska vända sig till)Försäkringar Alltrans,Ansvarsfördelning (vem gör vad) Stillestånd)Kör- och vilotiderSparsam körningResurser, kapacitetLedtiderHjälpmedel – hanteringsutrustnijngAlkolås
LastsäkringTrafiksäkerhetspolicyPris, KredittiderMiljöaspekterGod omsättningGott ryktePunktlighetKommunilationsvänligaSäkerhetsrutinerLäge TillgänglighetFordonsflottan uppdateradAffärsprinciperSamlastning/lagerMiljömärkta transporterProduktivitetSocialt ansvar- etiskt policyReklamationerÅterrapporteringArbetsmiljöFöreg. årsredovisning,Ekonomi, resurser
53
Redovisning av övningsuppgift 3 Tid 20 minVad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som tar hand om ut- och intransporter inkl. all lagerverksamhet?
532010-03-25/ Kvalitet/ lager &
terminalansvarig/Bengt Sigvald
5454
2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald
5555
2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald
56
Kvalitet och lönsamhet Övningsuppgift 2 10 min
Vilka effekter kan man få inom ett företag av förbättrad kvalitet?1. Nöjda och engagerad personal2. Effektivare arbetsmetoder3. Nöjdare kunder (fler), attraktivare på marknaden4. Lönsammare företag5. Bättre position på markanden, konkurrens6. Kortare ledtider7. Högre produktivitet8. Utökad service9. Förutsättningar för kapitalrationelisering.10. Bättre arbetsmiljö11. Svinn och felkostnader minskar (tidsslöseri), färre fel12. Starkare varumärke13. Kompetensen förstärks, kan behållas14. Mindre pers.oms, sjukskrivningar, olyckor15. Effektivare16. Bättre överblick
56
57
Kvalitet och lönsamhetjämför med övningsuppgiften
Effekter av förbättrad kvalitet• Nöjdare kunder/ Fler kunder, mervärde• Nöjdare personal (minskad sjukfrånvaro)/positiv arbetsklimat• Bättre marknadsposition/ gott ryckte, expansion• Kortare ledtider• Minskade räntekostnader (kapitalbindning)• Minskade kassationer och omarbetning/mindre reklamationer• Högre produktivitet• Ökad lönsamhet/kan ta ett högre pris• Ökad service• Färre kvalitetskontroller• Ökade krav från kunder
572010-03-25/ Kvalitet/ lager &
terminalansvarig/Bengt Sigvald
58
HemuppgiftSyfte: att som transportledare skaffa sig argument för de mjuka frågorna vid
kundkontakter (kvalitet, miljö och hälsa) Sök information om!
1. På vilket sätt har människan påverkat den globala uppvärmningen? Vad talar för? Vad talar emot?
2. Hur stor och med vilken påverkan har transporterna på miljön?3. Hur hanterar större transportsäljande företag miljöfrågorna på sin
hemsida?4. Hur hanterar större transportköpande företag miljöfrågorna på sin
hemsida?5. Beskriv hur viktigt ISO-certifiering är för svenska företag efter vad som
skrivs på företagens hemsida. (ISO 14001, 9001, OHSAS 18001). Ge exempel på policys. Beskriv vad de olika standarderna står för!
Varje grupp lämnar en rapport på ca 2 A4 sidor, som avrapporteras till övriga under ca 10 min (dela upp presentationen i gruppen)
Övriga kan ställa frågor vid presentationen som sker torsdagen den 29 september 2011.
59
Transportledare 8 poäng HT 2010
Yrket Transportledare • planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och
gods når sina mottagare i rätt tid och på rätt plats. • en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset enligt
kundens önskemål• kommunikativ, serviceinriktad och att kunna överblicka flera saker
samtidigt• tar emot order från kunder, planerar uppdrag för den egna
fordonsflottan eller inhyrda fordon• ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten• kontakten med yrkesförarna sköts med olika tekniska hjälpmedel
och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare. • kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ökar ständigt
6060
De åtta ledningsprinciperna värdegrunder för kvalitetsledning
- ISO 9001 presenterar åtta ledningsprinciper som utgör basen för ett bra kvalitetsledningssystem. Dessa principer utgör värdegrunden i alla olika modeller för verksamhetsutveckling, enligt ISO 9001, TQM eller olika branschmodeller.
- Med dessa åtta principer som ledstjärna kan alla typer av organisationer åstadkomma resultat.
- Men få organisationer har fullt ut nyttjat potentialen som finns i tillämpningen av principerna visar fler undersökningar, se Framgång för Sverige (www.siq.se)
6161
De åtta ledningsprinciperna
KundfokusOrganisationen är beroende av sina kunder och bör därför förstå aktuella och framtida kundbehov, bör uppfylla kundkrav och bör sträva efter att överträffa kunders förväntningar.
LedarskapI ledningens roll ligger bl a krav på att ge de anställda en tydlig bild av förutsättningar och utvecklingsinriktning för företaget.
Medarbetarnas engagemangMedarbetare på alla nivåer är organisationens främsta tillgång. Deras fulla engagemang medför att deras förmåga kan användas för organisationens bästa.
ProcessinriktningEtt önskat resultat uppnås mer effektivt när aktiviteter och tillhörande resurser hanteras som en process.
6262
De åtta ledningsprinciperna
Systematiskt angreppssätt för ledningAtt fastlägga, förstå och hantera samverkande processer som ett system medverkar till att organisationen blir effektiv i att uppnå sina mål.
Ständig förbättringStändig förbättring av organisationens funktion och resultat bör vara ett beständigt mål.
Faktabaserade beslutVerkningsfulla strategier och beslut baseras på fakta.
Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörerEn organisation och dess leverantörer är beroende av varandra, och ömsesidigt fördelaktiga relationer.
6363
6464
656565
Utdrag från en internrevision på min undervisning under HT 2009
666666
6767672010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald
68
De 8 ledningsprinciperna
TQM
Ömsesidigt utbyte med
leverantörer
Ömsesidigt utbyte med
leverantörer
KundfokusKundfokus
LedarskapLedarskap
Process-inriktning
Process-inriktning
System-metodik för
ledning
System-metodik för
ledning
Ständig förbättring
Ständig förbättring
Engagerad personal
Engagerad personal
Det finns både interna och externa kunder
Förutsättning och inriktning
Utveckling beror av att alla är engagerade
Processerna är motorn i verksamheten
Processerna har ett syfte och samband med andra processer
Genom målstyrning med uppföljning,kommunikation och att lära av erfarenheter
Fördelaktiga relationer ökar förmågan hos båda att skapa värde
Fakta-baserade
beslut
Fakta-baserade
beslutVerkningsfulla
beslutbygger på analys
av relevantinformation
68
Hit kom vi 2011-09-22 - Kom ihåg!• Studiebesök på TC• Intervju TL• Boka föreläsare, kund, lev, mob.kom. Sv. åkeriföretag• Avtal, Kvalplan kund. Visa exempel• Lägg ut dok på IN• Visa två exempel på kundförfr. (levuppg. NTM, Q3,
gröna transporter m.m.• Ta fram planscher med 8 ledn.principer, processer
tipstavlan• Gör en kursutvärdering för en lektion (visa metoder)• Fråga om Medarb.samtal
70
Kvalitet - vad är det?Qualitas (lat, Cicero 106-43 f Kr. ) - beskaffenhet
”Uppfyllande av satta krav” (Crosby 1979)”Lämplighet för sitt syfte” (Juran 1951)”Samhällets totala förluster orsakade av produkten efter dess leverans” (Taguchi 1979)
”Den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav, dvs behov eller förväntning som är angiven, i allmänhet underförstådd eller obligatorisk” (ISO 9000:2000)
71
Offensiv kvalitetsutveckling”Hörnstenar”
Engagerat ledarskap
Arbeta med processer
Arbeta med processer
Basera beslut på fakta
Basera beslut på fakta
Arbeta med förbättringar
Arbeta med förbättringar
Skapa förutsättningar för delaktighet
Skapa förutsättningar för delaktighet
Sätt kunderna i
centrum
Sätt kunderna i
centrum
71
72
Långsiktig framgångFör att nå långsiktig framgång i ett företag krävs att man beaktar ett antal olika aspekter:
Kunderna - förändrar sina behov och förväntningar
det gäller att ”snappa” upp dessa i tid
Ägarna - vill att värdet i ägandet ska växa
ger även stabilitet för jobben
Medarbetare - ställer krav på social gemenskap, god arbetsmiljö och självförverkligande
Samhället - ställer krav som ständigt förändras vilket är viktigt att bevaka och tillgodose
Visioner och mål skapar förutsättningarna och anger riktningenViktigt att utvärdera och agera. Det skapar engagemang och motivation
Vilken grupp saknas?
73
74
Kvalitetsarbetets utvecklingTQM Offensiv kvalitetsutveckling = ständiga förbättringar
Kvalitetssäkring
Kvalitetsstyrning
Kvalitetskontroll
EFTERÅT NU FÖRE STÄNDIGT
Tid
Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!?75
Offensiv kvalitetsutveckling”Hörnstenar”
Engagerat ledarskap
Arbeta med processer
Arbeta med processer
Basera beslut på fakta
Basera beslut på fakta
Arbeta med förbättringarArbeta med förbättringar
Skapa förutsättningar för delaktighet
Skapa förutsättningar för delaktighet
Sätt kunderna i
centrum
Sätt kunderna i
centrum
76
Nöjd personal ger nöjdare kunder
2009-09-30Såväl kunder som leverantörer gör hellre affärer med företag som har nöjda anställda.
Det visar en undersökning beställd av Ingenjörsvetenskapsakademien, Iva.När de anställda trivs med arbetet, så lockas även kunder. Det kan verka självklart, men
sambandet är ändå underskattat i näringslivet.
Därför har Iva beställt en undersökning för att få bättre belägg för sambandet. Undersökningen visar en tydlig koppling mellan personalens välmående och styrkan hos företagets varumärke.
UNDERSÖKNINGEN har bestått i att hundra personer som gör affärer med ett visst företag har frågats om vad de tycker om att göra affärer med företaget, och om vad de tror om företagets arbete med sin personal. Det visade sig att personalarbetet var den sjätte viktigaste faktorn efter sådant som service, kundorientering och ledarskap.
– Om man har företaget som leverantör upplever man kanske att det är tryggt att göra affärer med ett företag där personalen trivs och mår bra. Företaget uppfattas som en god samhällsmedborgare, säger Frans Melin.
77
Långsiktig framgångFör att nå långsiktig framgång i ett företag krävs att man beaktar ett antal olika aspekter:
Kunderna - förändrar sina behov och förväntningar
det gäller att ”snappa” upp dessa i tid
Ägarna - vill att värdet i ägandet ska växa
ger även stabilitet för jobben
Medarbetare - ställer krav på social gemenskap, god arbetsmiljö och självförverkligande
Samhället - ställer krav som ständigt förändras vilket är viktigt att bevaka och tillgodose
Visioner och mål skapar förutsättningarna och anger riktningenViktigt att utvärdera och agera. Det skapar engagemang och motivation
Vilken grupp saknas?
78
Modell för processbaserat ledningssystem för kvalitetISO 9001:2000
Kunder
Krav
Kunder
Tillfreds-ställelse
Produkt-framtagning
Hantering av resurser
Mätning, analysoch förbättring
Ledningens ansvar
StändigStändig förbättringförbättring avav
kvalitetsledningssystemetkvalitetsledningssystemet
Insats Utfall
Produkt
Medarbetare, samhälle, ägare,
kunder och leverantörer ska tillfredsställas
79
Struktur SS EN ISO 9001:2000
0. Introduktion1. Omfattning2. Bindande referens3. Termer och definitioner4. Kvalitetsledningssystem (4.2, 4,5, 4,16)
5. Ledningens ansvar (4.1)
6. Resursstyrning (4.1, 4.9, 4,18)
7. Produktförverkligande (4.3, 4.4, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.11, 4.12, 4.15, 4.19)
8. Mätning, analys och förbättring (4.10, 4.13, 4.14, 4.17, 4.20)
80
4 Ledningssystem för kvalitet4.1 Allmänna krav, 4.2 Dokumentationskrav
4.1 Allmänna krav• Ständiga förbättringar
• Processer skall identifieras och
- ordningsföljd, samverkan och sekvens fastställas
- kriterier och metoder för drift och styrning fastställas
- resurser för funktion och övervakning av funktion säkerställas
- metodik för övervakning, mätning och analys finnas
• Utlagda processer skall styras
81
Allmänt• Krav för att säkerställa effektiv drift och styrning av processer skall
dokumenteras
Kvalitetsmanual• Kvalitetssystemets omfattning inkl undantag från standarden (som
skall motiveras)
Styrning av specificerande dokument• Inga direkta krav på dokumentförteckningar• Externa dokument – identifierbara samt styrd distribution
Styrning av redovisande dokument
4.2.1
4.2.2
4.2 Dokumentationskrav
4.2.3
4.2.4
82
5.1 Ledningens åtagande• Bevis från ledningen på sitt åtagande att utveckla, införa
och förbättra kvalitetsledningssystemet
Kundfokus• Säkerställa att kundens behov fastställs och uppfylls• Kundtillfredsställelse som målsättning
Kvalitetspolicy• Uppfylla krav• Ständiga förbättringar• Uppdatering
5.2
5 Ledningens ansvar 5.1 Ledningens åtagande, 5.2 Kundfokus, 5.3 Kvalitetspolicy, 5.4 Planering 5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation, 5.6 Ledningens genomgång
5.3
83
5.4.1 Kvalitetsmål• Relevanta funktioner och nivåer• Uppfylla produktrelaterade krav• Skall vara mätbara och överensstämma med kvalitetspolicy• Processers förmåga att uppfylla planerade resultat• Kundtillfredsställelse som målsättning
Planering för ledningssystem för kvalitet• Uppfyllande av mål • Ändringar i kvalitetssystemet• Enligt krav i 4.1
5.4.2
5.4 Planering
84
5.5.1Ansvar och befogenhet
(ingen ändring i sak, kortare skrivet)
Ledningens representant• Utses av högsta ledningen • Skall skapa medvetenhet om kundkrav i organisationen
Intern kommunikation• Högsta ledningens ansvar• Bra kommunikationsprocesser även omfattande
kvalitetsledningssystemets verkan
5.5.3
5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation
5.5.2
85
5.6.1Allmänt
• Skall omfatta förbättringsmöjligheter / behov av ändring i kvalitetsledningssystemet, inkl policy
Underlag för genomgång
• Revisionsresultat• Kundreaktioner• Processduglighet• Produktöverensstämmelse• Korrigerande och förebyggande åtgärder• Uppföljning från föregående möte• Planerade ändringar som kan påverka systemet
Resultat av genomgång
• Förbättring av systemet och dess processer,
produkter relaterade till kundkrav
samt resursbehov
5.6.3
5.6 Ledningens genomgång
5.6.2
86
6.1 Tillhandahållande av resurser• Fastställa behov och tillhandahålla resurser för att hålla systemet
levande, förbättra dess effektivitet och öka kundtillfredsställelse
Personalresurser6.2.1 Bas för kompetens utbildning, upplärning, skicklighet och
erfarenhet
6.2.2 Kompetens, medvetenhet och praktisk utbildning• Utvärdering av genomförd utbildning• Medvetenhet skall säkerställas: Hur
påverkar mitt arbete kvalitet /kvalitetsmål?• Dokumenteras !
Infrastruktur – t. ex byggnad och arbetsplats, prod.utrustning
Verksamhetsmiljö – dok. och styrning av
arbetsmiljökrav för att säkerställa produktkvalitet
6.2
6 Hantering av resurser6.1 Tillhandahållande av resurser, 6.2 Personalresurser, 6.3 Infrastruktur, 6.4 Verksamhetsmiljö
6.3
6.4
87
Planering av produktframtagning Processer skall planeras och utvecklas för bl a kvalitets- mål och krav på produkter
Kundanknutna processer7.2.1 Fastställande av produktanknutna krav
Specificerande kundkrav – krav på leverans och aktiviteter efter leverans
Krav som är nödvändiga för produktens användning, enligt lagar och bestämmelser samt organisationens egna krav skall fastställas
7.2.2 Genomgång av produktanknutna krav
Skall omfatta alla krav identifierade i 7.2.1
7.2.3 Kommunikation med kund
Kommunikationsvägar rörande produktinformation
och kundsynpunkter (inkl klagomål) skall fastställas
7.1
7.2
7 Produktframtagning 7.1 Planering av produktframtagning, 7.2 Kundanknutna processer, 7.3 Konstruktion och utveckling, 7.4 Inköp, 7.5 Produktion a varor och utförande av tjänster, 7.6 Behandling av övervakningsutrustning
88
Konstruktion och utveckling7.3.1 Planering och utveckling
7.3.2 Underlag för konstruktion och utveckling
Skall innefatta tillämplig information från tidigare utveckling
7.3.3 Resultat av konstruktionsutveckling
Skall inkludera information för inköp, produktion och service
7.3.4 Genomgång av konstruktion och utveckling
Syftar till att utvärdera möjligheten att uppfylla kraven samt att identifiera problem och föreslå åtgärder
7.3.5 Verifiering av konstruktions- och utvecklingsresultat
7.3.6 Validering av konstruktions- och utvecklingsresultat
Skall om möjligt ske före leverans.
7.3.7 Styrning av ändringar i konstruktions- och utvecklingsresultat Även effekter av ändringar på ingående delar
och tidigare levererade produkter
7.3
7.4 Inköp7.4.1 Inköpsprocessen
Kriterier för bedömning och val av skall fastställas för nya och befintliga leverantörer
7.4.2 Inköpsinformation 7.4.3 Verifiering av inköpt produkt
90
7.5 Produktion av varor och utförande av tjänster
7.5.1 Styrning - inget nytt7.5.2 Validering av processer
Speciella processer innefattar även metoder, rutiner, dok.krav och omvalidering
7.5.3 Identifikation och spårbarhet – inget nytt7.5.4 Kundens egendom
Omfattar även ”icke-fysisk egendom”, t.ex. sekretessbelagd information
7.5.5 Skyddande av produkt
Kortare beskrivet. Styrande ”bevara överensstämmelse med kundkrav”
Behandling av övervakningsutrustningValidering krävs för mjukvara använd
för mätning och övervakning7.6
91
Allmänt
Övervakning och mätning8.2.1 Kundtillfredsställelse - Skall kunna mätas
8.2.2 Intern revision – kriterier skall anges
8.2.3 Övervakning och mätning av processer
Skall göras för att visa processernas förmåga att uppfylla planerat resultatEj uppnått resultat – korrigerande åtgärder.
8.2.4 Övervakning och mätning av produkt
8.1
8.2
8 Mätning, analys och förbättring
92
8.3 Behandling av avvikande produktOmfattar även avvikelser upptäckta efter leverans.
Analys av informationInsamling och analys av data för att visa systemets effektivitet och upptäcka förbättringsmöjligheter inkl: leverantörer, kundtillfredsställelse,process- och produktkaraktäristik och deras trender inkl möjligheter till förebyggande åtgärder.
Förbättring8.5.1 Ständig förbättring
Genom användning av kvalitetspolicy, kvalitetsmål, revisionsresultat, dataanalys, korrigerande och förebyggande åtgärder och ledningens genomgång.
8.5.2 Korrigerande åtgärder
8.5.3 Förebyggande åtgärder
8.4
8.5
93
Det gäller att tänka efter före man skriver
94
Utdrag ur Vikingalagen i Eddan År 1000 e.Kr.
• Var en bra handelsman• Finn ut vad köparen vill ha• Lova ej mer än vad Du kan hålla• Ta ej för mycket betalt• Bädda så att Du kan återkomma• Håll ordning på Ditt lager• Ha bra ordning på vad var och en gör• Se till att alla gör nyttiga saker• Gör trevliga saker som stärker gruppen• Be alla i gruppen om Deras råd
Exempel på en ”tidig effektiv rutin”
95
Vi ska bli allt bättre och ständigt värdera våra
polic ier, mål och organisation
Miljö- och kvalitetsledningssystem på AlltransportLedningens genomgång
Revision
Dokumentation/Statistik
Rapporter, utvärderingar
mätresultat, protokoll etc.
Nödlägesberedskap
Vad gör vi före/om/efternågot har hänt. Övning på ”tänkta” nödlägen.Jour, tele etc.
Kompetens
KompetenshöjningUtbildningsplaner
Kommunikation
Möten internt, externt.Viktigt: Leverantörsmöten(åkarmöten), kundmöten,”samhället”
Organisation
AO -chefer – Linjeansvar(kemikalier, lagar, tillstånd)
VerksamhetsanalysUtgå från process -styrning
FlödesanalysVilka resurser används/köps inVad förbrukasVad blir kvar (utsläpp)
IdentifieringVilka lagar, krav ochtillståndspliktig verk-samhet finns för resp.affärsområde och anläggning
Identifiering
Aspekter
Värdering
Vilka är våra viktigasteaspekter
Mål
Anges för berörd affärsområde och anläggning
Program
När ska vad bli klart och vem har ansvaret.(Ansvar, tid, uppgift)
Analysera
Sätt mål
Följ upp
Utför
Policy
STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR
Hur påverkar jag miljön?
97
98
23-04-21 : 99Källa, delvis: Naturvårdsverket
99
VäxthuseffektenVäxthuseffektenVäxthuseffektenVäxthuseffekten
Ju tjockare glasväggar(COCO22 ) desto varmarei växthuset (atmosfären) !
100
23-04-21 : 101
101
Vanliga kemiska begrepp i miljö/trpt-sammanhang...Vanliga kemiska begrepp i miljö/trpt-sammanhang...
Kväveoxider (NOKväveoxider (NOxx))
KolvätenKolväten ( (HCHC))
Kolmonoxid (CO)Kolmonoxid (CO)
Koldioxid (COKoldioxid (CO22))
Partiklar / sot (PM)Partiklar / sot (PM)
VäxthuseffektenVäxthuseffekten
FörsurandeFörsurande
HälsoproblemHälsoproblem
HälsoproblemHälsoproblem
Hälsoproblem ,Hälsoproblem ,nedsmutsningnedsmutsning
102
” Två sorters koldioxid (CO2)...”” Två sorters koldioxid (CO2)...”
Fossila bränslenFossila bränslen ( diesel,bensin, kol , naturgas )( diesel,bensin, kol , naturgas )
COCO22 bunden i miljontals år frigörs .Ger nettotillskott bunden i miljontals år frigörs .Ger nettotillskott till till atmosfären ( växthuseffekten)atmosfären ( växthuseffekten)
Biobaserade bränslenBiobaserade bränslen ( etanol,metanol, RME,etc)( etanol,metanol, RME,etc)
” ”Det korta kretsloppet”Det korta kretsloppet” Samma mängd COSamma mängd CO22 som som
frigörs binds snabbt igen frigörs binds snabbt igen ( fotosyntesen)( fotosyntesen)
103
OzonOzonOzonOzonEn vanlig syremolekyl (OEn vanlig syremolekyl (O2)2) med en extra syreatom = O med en extra syreatom = O33
Ozon i atmosfärenOzon i atmosfärenSkyddar mot ultraviolettSkyddar mot ultraviolettstrålningstrålning
Förstörs avfreoner ,mm(ozonhålet)
Förstörs avfreoner ,mm(ozonhålet)
Marknära ozonMarknära ozon Skadar växtlighetenSkadar växtligheten Påverkar hälsanPåverkar hälsan
Bildas av solljus ochkolväten (avgaser)
Bildas av solljus ochkolväten (avgaser)
Bra !Bra !
Dåligt !Dåligt !
Ozonhålet104
VattenVattenledningsvatten innehåller bla klor och fluor
LuftLuftkvalitetsnormer finns fastställda pga av att det finns betydande luftföroreningar som är hälsovådliga
Jfr Miljöklassningen av bilar där bla kväveoxider, koloxid, partiklar och kolväten begränsas.
Mat De flesta vanliga livsmedel innehåller miljögifter. Det visar en stickprovsundersökning av matvaror i sju europeiska länder, som gjorts på uppdrag av Världsnaturfonden. Högst halter i svensk strömming och nötfärs.Visst konsumenttryck finns (KRAV; Svenskt Sigill, mm)
Kläder Undersökningar visar att våra kläder innehåller en mängd kemikalier som bly, kadmium, nickel, krom och kvicksilver.
Datorer, tv-apparater, bilklädslar, andra textilier, mm Innehåller bla bromerade flamskyddsmedel som utöver andra problem också är kraftigt hälsovådliga
VattenVattenledningsvatten innehåller bla klor och fluor
LuftLuftkvalitetsnormer finns fastställda pga av att det finns betydande luftföroreningar som är hälsovådliga
Jfr Miljöklassningen av bilar där bla kväveoxider, koloxid, partiklar och kolväten begränsas.
Mat De flesta vanliga livsmedel innehåller miljögifter. Det visar en stickprovsundersökning av matvaror i sju europeiska länder, som gjorts på uppdrag av Världsnaturfonden. Högst halter i svensk strömming och nötfärs.Visst konsumenttryck finns (KRAV; Svenskt Sigill, mm)
Kläder Undersökningar visar att våra kläder innehåller en mängd kemikalier som bly, kadmium, nickel, krom och kvicksilver.
Datorer, tv-apparater, bilklädslar, andra textilier, mm Innehåller bla bromerade flamskyddsmedel som utöver andra problem också är kraftigt hälsovådliga
Kemikalier i vår vardag…
105
106
107
Fem generationer1
88
0
20
80
19
00
19
20
19
40
19
60
19
80
20
00
20
20
20
40
20
60
T-Fordens tidevarvbörjar
Världskrig där olja hade betydelse
Ekonomisk tillväxttack vare olja
1:a oljekrisen
Allmänt miljö-medvetande börjar gry
Dieselfordon börjar debatteras Oljan slut?
108
Förutsättning
• Miljöarbete handlar ytterst om att bevara förutsättningarna för liv
• Nu konsumerar vi 1 ½ jordklot
• Med nuvarande utveckling kommer vi snart att vara uppe i 2 jordklot!
109
BullerAvgaser
Avfall
Drivmedelsförbrukning Däck
Bränsle- och oljespill
Minskad tomkörning Ökad beläggning
Kemikalier
Bränsle Biodrivmedel
TRB
110
111
Vad är ISO enligt http://sv.wikipedia.org/wiki/Internationella_standardiseringsorganisationen!
Internationella standardiseringsorganisationen (ISO) (engelska; International Organization for Standardization, franska; Organisation internationale de normalisation), är ett internationellt standardiseringsorgan, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner som arbetar med industriell och kommersiell standardisering. ISO startade verksamheten den 23 februari 1947.
Medan ISO definierar sig själva som en icke-statlig organisation är deras förmåga att sätta standarder mycket kraftfullare än övriga icke-statliga organ och i praktiken verkar de som ett konsortium med starka bindningar till ländernas regeringar. Medlemmarna är nationella standardiseringsorgan från varje land och även större bolag.
ISO-standarderna har blivit snabbt accepterade internationellt och använda av nästan alla länder. Landets storlek, utvecklingsnivå och geografi kommer inte att ha någon betydelse i sammanhanget, eftersom dessa standarder är till för alla och används på ett likartat sätt runt om i världen.
ISO-standarder är numrerade enligt formatet "ISO nnnnn:åååå:titel" där "nnnnn" är standardiseringsnumret, "åååå" är publiceringsåret och "titel" är rubriken. Exempelvis är ISO 9899 en standard för programspråket C.
I Sverige är det SIS, Swedish Standards Institute
som är medlem i ISO.
111
Medlemmar av ISO i grönt.
112112
113
114
Kvalitetsarbetets utvecklingTQM Offensiv kvalitetsutveckling = ständiga förbättringar
Kvalitetssäkring
Kvalitetsstyrning
Kvalitetskontroll
EFTERÅT NU FÖRE STÄNDIGT
Tid
Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!?
115
Kvalitet och lönsamhetjämför med övningsuppgiften
Effekter av förbättrad kvalitet• Nöjdare kunder• Nöjdare personal (minskad sjukfrånvaro)• Bättre marknadsposition• Kortare ledtider• Minskade räntekostnader (kapitalbindning)• Minskade kassationer och omarbetning• Högre produktivitet
115
116
Kvalitet - vad är det?Qualitas (lat, Cicero 106-43 f Kr. ) - beskaffenhet
”Uppfyllande av satta krav” (Crosby 1979)”Lämplighet för sitt syfte” (Juran 1951)”Samhällets totala förluster orsakade av produkten efter dess leverans” (Taguchi 1979)
”Den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav, dvs behov eller förväntning som är angiven, i allmänhet underförstådd eller obligatorisk” (ISO 9000:2000)
116