tratamiento de libros contables digitales en el …
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Grupo de Investigación
TRATAMIENTO DE LIBROS
CONTABLES DIGITALES
EN EL SECTOR PÚBLICO
Mayo 2021
Dirección General de Contabilidad Nacional
Equipo de investigación NICSP
Políticas Generales de Contabilidad – Políticas Particulares.
Flujo Transaccional – Manual de Procedimientos de Contables
DEVENGO
Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)
Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas- FMI
Pericia contable
“ Es un principio contable según elcual los ingresos y los gastos deuna actividad se deben registrar enel momento en que ocurren y noen el momento de su cobro opago”.
Grupo de Investigación
Mayo 2021
Cápsula Sobre el Devengo Contable
La Contabilidad no solo es un proceso de registro, la GESTIÓN y el DEVENGO, produce sus movimientos a través delos hechos económicos generados por políticas y decisiones gerenciales de calidad, eficiencia y eficacia; el SectorPúblico hace lo que está escrito, en normas, leyes y marcos teóricos que llevan al éxito a una institución pública.
Podemos resumir que DEVENGADO; “Es el principio contable que lidera las normas del sector público basados en elreconocimiento de unas cuentas por cobrar o cuentas por pagar una vez que ocurra un hecho económico exista o noel recurso monetario”
1. Apertura2. Libro Diario Integrado3. Mayorización4. Informes Financieros5. Cierre
Constituye el proceso de registro sistemático, cronológicoy secuencial de las operaciones patrimoniales de lasentidades y organismos del Sector Público no Financiero,expresadas en términos monetarios.
Desde la entrada original a los registros contables hasta la presentación de los estados financieros; la centralización, consolidación y la interpretaciónde la información; comprende además los principios, normas, métodos y procedimientos correspondientes a la materia.
En las instituciones del Estado, el trabajo operativo o de gestión, recae en las direcciones financieras, así podemos resumir el ciclo contable en cinco pasos:
Conceptos prácticos del Devengo Contable:
CaracterísticasAunque una empresa tenga un ingreso o un gasto que no haya sido aún pagado o cobrado se tiene quecontabilizar - apuntar el asiento contable - en el momento en que tiene lugar.
Esto quiere decir que el asiento contable debe realizarse con independencia de la tesorería. O, en otraspalabras: cuando el correspondiente ingreso se ha cobrado o el correspondiente gasto se ha pagado.
Objetivo del devengo
El principio de devengo es la manera de asegurarse de que en cada año contable la cuenta de resultados(o cuenta de pérdidas o ganancias) reflejará solamente los ingresos y gastos de ese mismo año.
Conceptos prácticos del Devengo Contable:
Ejemplos
Si una entidad decide contratar una prima de seguros durante dos años, cada año se contabiliza como gasto la mitad del precio completo de la prima, con independencia de cuándo se tenga que pagar.
Cuál es la cuenta que me permite el devengo:
Seguros Pagados por Adelantado – Diferidos (Estado de Situación). Cuál es la cuenta de realización, GASTO (Estado de Resultados).
Porqué, cuando se analizan EEFF de entes contables públicos en su mayoría no se registran Seguros Pagados por Adelantado.????
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
Registro de Planilla
Flujo Transaccional Contable – Tiempos del Devengo
Ana María Briceño SuarezLic. Contaduría Pública
1. Generalidades-Definiciones
2. Características del sistema
3. Estadísticas del estudio realizado en el Sector Público
4. Marco Legal
5. Guía para llevar los libros
El fin de esta nota técnica por parte de la Contabilidad Nacional es la implementación de los libros
contables digitales, tomando en cuenta la legislación Costarricense, la realidad actual del país y los
beneficios que traería para cada institución la implementación.
Generalidades
En Costa Rica tenemos dos tipos de libros, los legales y los contables.
Libro Diario Libro Mayor Libro Inventarios
Los libros contables son:
Libro de Balances
Generalidades
Registros electrónicos que sustituyen los libros empastados yfoliados o de actas en hojas sueltas, no aplica para los que seimprimen, las autorizaciones, el respaldo y todo lo relacionadodebe realizarse de manera digital.
GeneralidadesAvances tecnológicos
Sistemas contables electrónicos
Minimizan los errores humanos
Los cuales
Ahorran tiempo y dineroPermiten un manejo
mas sencillo y ordenado
Ya no es un documento único.
Manejo efectivo de los archivos.
Acceso rápido y fácil.
Múltiples respaldos.
Ahorroeconómico(tiempo ypapel.
Libros contables digitales
Los archivos contables en formato electrónico son más sencillos de administrar, compartir y respaldar.
Generalidades
La realidad es que la mayoría de las instituciones lleva los libros físicos, bajo esta perspectiva se detallan las
características a continuación :
Código de Comercio
Cualquier equivocación uomisión que se cometa ha desalvarse por medio de un nuevoasiento en la fecha en que seadvierta el error, y se pondrá almargen del asiento equivocado,con tinta diferente, una notaindicando que está errado y elfolio donde se encuentra lacorrección respectiva.
Escritos en castellano y con claridad
En orden progresivo de fechas
Sin dejar espacios en blanco, Sin raspaduras ni entrerrenglonaduras
Moneda local, en caso de transacciones en dólares se registrara el equivalente en colones.
Definiciones
FECHANÚMERO DE
CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBE HABER
nov-20 1.2.5.01.02. Edificios100 000,00
nov-201.1.1.01. Efectivo 100 000,00
Compra edificio
Se registran día a díalos hechoseconómicos de unaempresa. Losauxiliares, seguiránasentándose enorden cronológicolas operaciones quese efectúen.
Deben incluirse losasientos contables yasientos de cierredel periodo contableconforme alcatalogo de cuentasaprobado.
Se registran día a díalos hechoseconómicos de unaempresa. Losauxiliares, seguiránasentándose enorden cronológicolas operaciones quese efectúen.
Deben incluirse losasientos contables yasientos de cierredel periodo contableconforme alcatalogo de cuentasaprobado.
Código de Comercio
FECHA NÚMERO DE CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS SALDO FINAL
oct-20 1.1.1.01. Efectivo 70 377 868 912,30 57 178 749 082,33 88 188 404 789,64
oct-20 1.1.1.01.01. Caja 8 143 650,00 8 143 650,00 -
*Se llevará por debe y haber*Se trasladarán por su orden, los asientos del Diario o registrosauxiliares, se pueden hacer traslados totales resumidos*Podrán agruparse en una sola cuenta de Mayor y llevar alcorrespondiente Mayor Auxiliar aquellas partidas en que porafinidad y conveniencia proceda tal agrupación.Cada partida inscrita en el Mayor se referirá al folio del Diarioen que se anotó, o al resumen del respectivo registro auxiliar.
*Se llevará por debe y haber*Se trasladarán totales resumidos*Podrán agruparse en una sola cuenta de Mayor y llevar alcorrespondiente Mayor Auxiliar aquellas partidas en que porafinidad y conveniencia proceda tal agrupación
Registra los hechos económicos de una
empresa, ya no en función de la fecha de realización
sino en la cuenta que se ve afectada
Saldo balanza de comprobación
Código de Comercio
Se registrará, el inventario resultante al cierre del ejercicio.
Este inventario, en sus diferentes cuentas, deberá coincidir con los
saldos que ellas tuvieren en el libro de Balances.
1. Balance General o deSituación
2. Estado de resultados
Facilidad de incluir el Grupo
Completo de EEFF basados en la
NICSP 1.
1. Balance General o de Situación2. Estado de resultados3. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto4. Estado de Flujos de Efectivo5. Estado de notas contables (principales
políticas y notas explicativas).
Sistema
A continuación, características mínimas del sistema para libros contables
digitales
Caracteristicas del
sistema
Se deben aplicar las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su
acceso o consulta posterior y se preserve.
Verificar autenticidad de firmas
Garantizar la exactitud, confidencialidad, disponibilidad y fiabilidad de los registros.
Es indispensable un software para el desarrollo digital de los libros contables.
Caracteristicas del
sistema El sistema de información computadorizado debe poseer en forma
integrada un módulo o proceso específico para los libros digitales, a
saber:
1. La autorización de apertura por parte de la auditoria
2. El registro
3. La autorización de la administración
4. Cierre por parte de auditoria
5. Archivo
6. Consulta
El sistema debe garantizar:
• Identificación del acceso
• Perfil de acceso según usuario
• Autenticación del usuario por medio de la firma digital
• Autorización de ingreso
• Registro correspondiente
• Generación del registro
Usuarios internos:
• Auditoria
• Jerarca
• Director Administrativo
• Contador
Requerimientos de Hacienda Digital Auditoria Interna
- Algunos de los beneficios que nos dan las libros contables digitales son:
a. Ya no es un documento único.
b. Manejo efectivo de los archivos y del tiempo.
c. Acceso rápido y fácil, así como múltiples respaldos
d. Todas las anteriores.
- Algunos de los beneficios que nos dan las libros contables digitales son:
a. Ya no es un documento único.
b. Manejo efectivo de los archivos y del tiempo.
c. Acceso rápido y fácil, así como múltiples respaldos
d. Todas las anteriores.
- Una de las características indispensables en el software es:
a. Garantizar la exactitud, confidencialidad, disponibilidad y fiabilidad de los registros.
b. Que permita imprimir los reportes para archivar.
c. Opciones a y b.
d. Que conserve la información al menos 2 años.
- Una de las características indispensables en el software es:
a. Garantizar la exactitud, confidencialidad, disponibilidad y fiabilidad de los registros.
b. Que permita imprimir los reportes para archivar.
c. Opciones a y b.
d. Que conserve la información al menos 2 años.
Un software Identifica, autentifica y autoriza el acceso al sistema solo a usuarios autorizados, defineniveles de control de acceso, en el que cada usuario tiene acceso solo a las funciones que le competenpara sus labores, con el menor número de privilegios.
Establece mecanismos de rastreo como las bitácoras, que determinen la existencia de variaciones y susresponsables, sobre cualquier cambio sufrido.
SoftwareClave de acceso
BRINDA
Cualquier documento, mensaje electrónico, archivo digital o comunicación suscrita mediantefirma digital, tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que su equivalente firmado enmanuscrito.
Para el caso de los documentos públicos electrónicos, deberán llevar la firma digital certificada,misma que como vimos debe ser emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedidopor un certificador registrado.
Ley 8454
Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida
al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un
certificador registrado.
Cualquier conjunto de datos adjunto que permita verificar su
integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular
jurídicamente al autor con el documento electrónico
Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firmadigital tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de suequivalente firmado en manuscrito.
Certificado sellado de tiempo
Garantiza la fecha y hora de latransacción.
Sin tomar en cuenta la fecha y horadel equipo.
En el sitio web central directo
• Firma digital• Validación de documentos
FIRMA DIGITAL
Ley 8131
Con fundamento en las potestadesconferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94de la Ley de Administración Financiera dela República y Presupuestos Públicos Nº8131, Directriz 004-2014 y lo establecidoen el Decreto Ejecutivo número 32988-H-MP-PLAN, publicado en La Gacetanúmero 74 del 18 de abril de 2006,denominado “Reglamento a la Ley de laAdministración Financiera de la Repúblicay Presupuestos Públicos”,
Le asigna potestades a la Dirección General de Contabilidad Nacional
como ente rector de la Contabilidad Gubernamental en Costa Rica
CGR
4.4.4 Libros legales El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias,deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas yotros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, yque se definan y apliquen actividades de control relativas a suapertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre ycustodia.
Ley 8292 Control Interno
Responsabilidad por el sistema decontrol interno
Serán responsabilidad del jerarca ydel titular subordinado establecer,mantener, perfeccionar y evaluar elsistema de control internoinstitucional. Asimismo, seráresponsabilidad de laadministración activa realizar lasacciones necesarias para garantizarsu efectivo funcionamiento.
Obligación de contar con auditoríainternaTodos los entes y órganos sujetos aesta Ley tendrán una auditoríainterna, salvo aquellos en los cualesla CGR disponga, por víareglamentaria o disposición singular,que su existencia no se justifica.En este caso, la Contraloría Generalordenará a la institución establecerlos métodos de control o defiscalización que se definan.
CompetenciasCompete a la auditoría interna,primordialmente lo siguiente:…e) Autorizar, mediante razón deapertura, los libros de contabilidad yde actas que deban llevar losórganos sujetos a su competenciainstitucional y otros libros que, acriterio del auditor interno, seannecesarios para el fortalecimientodel sistema de control interno.
Ley 8454
Gestión y conservación de documentos electrónicos
Se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen
las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se
posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve.
En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema
Nacional de Archivos, N.° 7202.
La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones
necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los
documentos, mensajes o archivos electrónicos.
A cada institución le compete elaborar un plan de preservación, que garantice laaccesibilidad, autenticidad, disponibilidad, integridad, seguridad y legalidad de losdocumentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Dicho plan debe incluir estrategias depreservación y recuperación específicos para este tipo de soporte.
A continuación, se indican una serie de medidas mínimas para la
conservación de documentos electrónicos:
Proveer de espacio dealmacenamiento con lascondicionestecnológicas adecuadaspara la conservación delos documentos ensoporte electrónico.
Proveer a los usuarios,
internos o externos, una
plataforma de consulta
de los documentos
electrónicos
Establecer políticas de
migración y de
conversión de formatos
de los documentos
Mantener por lo menos
una copia de seguridad
de los documentos
electrónicos
producidos.
Norma técnica para la gestión de documentos electrónicos en el Sistema Nacional de Archivos (2018)
Archivo Nacional
Directriz Nº 002-2014Todas las instituciones públicas, podrán llevar sus registroscontables-financieros mediante Sistemas Informáticos.
Para las Empresas Públicas no Financieras
Para las Entidades Públicas del Sector Público no Financiero y
Financiero no Bancario.
Cuando los responsables de las Unidades Contables de las
Entidades y Órganos Públicos, quieran llevar la información
contable en forma digital
Las NIIF y disposiciones emitidas por el Órgano Rector.
Las NICSP, el PGCN y disposiciones emitidas por el
Órgano Rector.
Sus respectivas Administraciones Activas (El Jerarca y los titulares
subordinados).
La información deberá ajustarse a:
podrán acudir a:
Según lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público,emitido por la CGR y los artículos 8 y 10 de la Ley General de Control Interno
- El encargado de autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad es:
a. El jerarca de la institución.
b. El contador.
c. La Dirección General de Contabilidad Nacional.
d. La auditoria interna.
- El encargado de autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad es:
a. El jerarca de la institución.
b. El contador.
c. La Dirección General de Contabilidad Nacional.
d. La auditoria interna.
- Según las Normas de Control Interno para el SP, ¿quién debe asegurar que se disponga de loslibros contables?:
a. La Contraloría General de la República.
b. El jerarca y los titulares subordinados.
c. El contador.
d. La Dirección General de Contabilidad Nacional .
- Según las Normas de Control Interno para el SP, ¿quién debe asegurar que se disponga de loslibros contables?:
a. La Contraloría General de la República.
b. El jerarca y los titulares subordinados.
c. El contador.
d. La Dirección General de Contabilidad Nacional .
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
Se realizó una muestra a 56
entidades del Sector público
Costarricense.
A continuación, los resultados:
25,
45%
31,
55%
0
5
10
15
20
25
30
35
NO SI
¿La entidad lleva actualizados los libros contables?
28% del S.P.
Grupo # %
Descentralizadas 10 18%
Universidades 3 5%
Desconcentrados 17 30%
Municipalidades 17 30%
Poderes y auxuliares 4 7%
Empresas Públicas 5 9%
Conclusiones
Existe incertidumbre en cuanto al manejo de libros
contables.
el 41% de las entidades no tiene procedimiento para el
manejo de los libros contables.
El 11% de las entidades indican que no se realiza la
apertura de libros mediante la auditoria.
El 41% de las entidades indican que ya manejan los
libros digitalmente.
La auditoria interna es la encargada de legalización o
autorización de los libros contables.
El ordenamiento jurídico permite a las
instituciones públicas el uso de medios y
formatos electrónicos para llevar a cabo sus funciones y emitir sus
actos.
Devengo-NICSP 1
Las transacciones y otros hechos son reconocidos cuando ocurren (y no cuando se efectúa su cobro o su pago en efectivo o su equivalente). Por ello, las transacciones y otros hechos se registran en los libros contables y se reconocen en los EEFF.
Plan de acción
• Libros al día.Actualización de libros contables
• Físicos y digitales.Firma de libros contables
• Establecer un plan de acción cuyo plazo debe llegar al 1 de enerode 2023, dicho plan debe ser entregado a la DGCN en el cierretrimestral de junio 2021.
Para aquellas entidades que tienen como brecha el sistema de información lo cual es un impedimento para establecer los libros
contables digitales, deberán:
• Llevar los libros contables físicos actualizados hasta el 31-12-2022.
Para aquellas entidades que tienen como brecha el sistema de información lo cual es un impedimento para establecer los libros
contables digitales, deberán:
• Emitir una nota contable para cada trimestre en la que se indiqueal situación actual de los libros contables con el visto bueno de laauditoria.
Nota contable
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
La DGCN en su condición de órgano rector del Subsistema de
Contabilidad, considera conveniente que los libros contables que en la
actualidad se llevan en forma física, se lleven en formato digital, de
conformidad con las pautas y formalidades, que para este tipo deregistros, se consignan en la legislación vigente.
Guía Libros Digitales
1Contar con un sistema informático calificado
2Identificar los libros
contables obligatorios3
Actualización de los libros físicos
4Acudir a la administración
para solicitar el cambio de libros físicos a digitales
5Cierre de los libros físicos que se dejan de utilizar.
6Apertura de los libros
digitales
7Realizar la digitalización
de los libros8
Tramitar firmas autorizadas y sello del
tiempo9
Enviar a quien corresponda, según el
procedimiento interno de la entidad
10
Emitir nota contable para cada trimestre de la
situación actual de los libros contables
Libro de diario, mayor, Y Libro
inventariosY balances
En caso de que estén actualizados
pasar al punto 4
Labor realizada por la auditoria
Contar con el visto bueno de la
auditoria
ContadorDirector Adm
Jerarca
Mínimo de actualización
de nota trimestral
Medidas de control
recomendadas
Establecer un procedimiento de control interno para el manejo de los libros digitales
La Ley Nº 7202 y su reglamento dispone que todas las instituciones públicas de Costa Rica deberáncontar con Archivos de Gestión necesarios y un Archivo Central para conservar y organizar losdocumentos en cualquier soporte.
Los entes deben reflejar en sus libros contables los saldos conciliados con la balanza de comprobación
Dirección
General del
Archivo Nacional
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
Guía Libros Físicos
Mínimo de
actualización de
nota trimestral
1Identificar los libros
contables obligatorios2
Solicitar la apertura de los
libros físicos que no tenga
contemplados
3Actualización de los libros
físicos4
Realizar el debido llenado
de los libros5 Tramitar firmas 6
Archivo de libros bajo
custodia7
Emitir nota contable para
cada trimestre de la situación
actual de los libros contables
En caso de que
estén actualizados
pasar al punto 4
En caso de contar
con todos los
libros pasar al
punto 3
Contador
Director Adm
Jerarca
Libro de diario,
mayor, y libro
inventarios
Y Balances
Contar con el visto
bueno de la
auditoria
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
Los libros contables sonconjuntos de registros especialesdonde se anotan las diversastransacciones y operaciones deun ente contable públicos
Forma cronológica y ordenada
Demuestra elestado financierodel ente en untiempodeterminado
De ahí la necesidad de que los entes contables lleven los libros contables debidamenteactualizados y que adopten el uso de los mismos en formato digital, conforme a lasdisposiciones que la Contabilidad Nacional dicte al efecto.
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
Nota contable
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales
IMPORTANCIA LIBROS CONTABLE
La importancia de tener libros contables es que permiten registrar todos los movimientos y operaciones de unaENTIDAD, funciona como una garantía ante las autoridades correspondientes.
Ley General de Control Interno (8292)
Devengo
Unidad de Asesoría y Estudios Especiales