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ACTUALIZACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRA
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
INTRODUCCION
1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION 1.1 RESEÑA HISTORICA DE LA E.A.A.A.Z. 1.2 A CERCA DE LA E.A.A.A.Z. 1.2.1 MISION 1.2.2 VISION 2. CONSIDERACIONES PRELIMINARES PARA ELABORACION DE TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL DE LA E.A.A.A.Z.ESP. 2.1 IMPORTANCIA DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TRD.
2.1.1 PRESENTACION DEL DOCUMENTO
2.1.1.1 METODOLOGIA EMPLEADA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
2.1.2 INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES
2.1.3 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
3. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION
3.1 CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
3.1.1 CODIFICACIÓN
3.1.1.1 CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
3.2. VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL
3.2.1 CRITERIOS DE VALORACION PARA LA RETENCION Y DISPOSICIÓN FINAL
DE LA DOCUMENTACION
4. EXPLICACION DEL FORMATO DE LAS TRD DEFINIENDO CADA UNA DE LAS
COLUMNAS ABREVIADAS Y CONVENCIONES
4.1 CÓMO INTERPRETAR LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
4.1.1 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E HISTÓRICO
5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
5.1 DISPOSICIÓN FINAL
5.1.ELIMINACIÓN DOCUMENTAL:
5.2 RETENCIÓN DOCUMENTAL
6. NORMATIVIDAD GENERAL RELACIONADA
7. GLOSARIO
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
INTRODUCCION
La Ley General de Archivos Ley 594 de 2000, está orientada básicamente a
racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública; promover la
organización técnica de los archivos de gestión; garantizar la conservación de los
documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación
y consulta de los archivos históricos.
En virtud de las disposiciones contenida en la Ley y la reglamentación que expide
el Archivo General de la Nación, se registra en este documento las pautas básicas
que deben conocer y aplicar los funcionarios de las diferentes dependencias de la
E.A.A.A.Z.ESP. para la organización de los archivos de gestión y central y el
procedimiento para las transferencias documentales al archivo central y al histórico.
Hay que tener en cuenta que la dinámica de la administración pública es cambiante;
por tal razón el Archivo General de la Nación establece el seguimiento y
actualización de las Tablas de Retención Documental de la entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas en uno de sus apartes del acuerdo 039 de
2002, etapa quinta del procedimiento o metodología para la elaboración y aplicación
de este documento, que al tenor dice: “La unidad de Archivo de cada entidad
establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de
la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento
en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los
procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las
Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la
dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y
aprobadas por el Comité de Archivo de la misma”.
Al tener en cuenta lo expuesto anteriormente, se elabora este documento de
modificación de la Tabla de Retención Documental, pretendiendo dar cumplimiento
a los parámetros dados por el Archivo General de la Nación y atendiendo la
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
modificación en la estructura orgánica de la entidad y del ajuste en el manual de
funciones de la entidad.
La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquira en cumplimiemnto
del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 y el plan de mejoramiento Archivisto coloca a
consideración el proyecto de Ajustes y/o actualización d las tablas de retencion
documental para su aprobación de conformidad con el Decreto 2578 de 2012 y el
Acuerdo 004 de 2013.
Las Tablas de Retencion Documantal fueron aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo, mediante Acuerdo 002 del 08 de febrero de 2005, y adoptadas por la entidad según resolución Administrativa Nº en vista a que la "E.A.A.A.Z E.S.P", efectúo proceso de modernización de la planta de personal adoptada mediante Decisiones de la Junta Directiva Nº 10 y 12 del 26 de Septiembre de 2013, Decisión Nº 08 de Agosto 22 de 2014, Resolución Nº 274 del 4 de Octubre de 2013 y Resolución Nº 283 del 8 de Septiembre de 2014, en consecuencia se hace necesario la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD, debido a que la "E.A.A.A.Z E.S.P", adopto una nueva estructura organizacional como se evidencia en los actos Administrativos antes citados y conforme al Organigrama de la Estructura Orgánica de la Empresa.
1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION
1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA. La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá “EAAAZESP” fue constituida mediante escritura pública número (461) del 17 de marzo de 1987, en la cual se enuncia que será un organismo descentralizado del orden municipal, que tendrá como domicilio Zipaquirá, con una duración de 50 años a partir de la fecha de la escritura. En noviembre de 1995 la EAAAZESP es registrada ante la Superintendencia de Servicios Públicos y el 4 de diciembre de 1995 según acuerdo Nº 36 se transforma en empresa de servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado. El 1 de enero de 1997 la empresa empieza a prestar el servicio de aseo que antes proporcionaba el Municipio, esto trae como consecuencia el cambio del nombre y siglas de la empresa. El 29 de enero de 1998 según decisión 001 se denominará “EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRÁ”. La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá “EAAAZ” E.S.P., es actualmente una empresa industrial y comercial del estado del orden municipal, prestadora de servicios públicos domiciliarios, dotada de personería jurídica,
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
autonomía administrativa y financiera, y patrimonio propio e independiente constituido con bienes y fondos públicos comunes, los productos de ellos, y el rendimiento de tasas que perciba por los servicios y funciones y contribuciones de destinación especial en los casos autorizados por la Constitución. La Empresa está dedicada a captar, tratar y transportar agua potable, prestando de esta forma el servicio de Acueducto, donde cuenta con cuatro plantas de tratamiento de agua potable, ubicadas dos en Zipaquirá (Planta Alto del Águila y Planta Galán) y otras dos Ubicada en el municipio de Cogua (Planta Regional 1 y 2) y su administración está localizada en Zipaquirá. Para el servicio de Alcantarillado, cuenta con un sistema de redes que está en proceso de mejoramiento con el desarrollo actual del Plan maestro de alcantarillado, apoya sus labores con un equipo de succión, el cual sirve de apoyo en el mantenimiento de redes y limpieza de pozos sumideros y quebradas. Para el servicio de aseo se cuenta con una infraestructura compuesta por vehículos recolectores tipo compactador, doble troques y otros vehículos sencillos, la EAAAZESP ha establecido rutas de barrido manual y rutas de recolección de residuos sólidos, con disposición final en el relleno sanitario denominado “Nuevo Mondoñedo”. La Empresa posee personal idóneo para las labores que desempeña, según su organización tiene tres (3) Subgerencias de trabajo: la Subgerencia Técnica -Operativa, la Subgerencia Comercial, y la Subgerencia Administrativa y Financiera, establecidas en los diferentes macro procesos y procesos definidos por el SGC. En pro de la mejora continua viene desarrollando programas de capacitación y formación. Según el acuerdo del Concejo Municipal Número 25 del 21 de octubre de 2008 se aprobó el nuevo objeto social de la EAAAZESP, incluyendo los servicios complementarios, (lavado de tanques, lavado de fachadas, análisis de laboratorio, entre otros)
1.2 A CERCA DE LA E.A.A.A.Z 1.2.1 Misión. “la EAAAZESP satisface las necesidades de agua potable y saneamiento básico, proporcionando soluciones integrales a la comunidad en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y complementarios” 1.2.2 Visión. “ser modelo sostenible a nivel nacional en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y complementarios, a través de la formulación y ejecución de programas con responsabilidad social y ambiental”. DEPOSITOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA E.A.A.A.Z.
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
2. CONSIDERACIONES PRELIMINARES PARA ELABORACION DE
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA E.A.A.A.Z.ESP.
2.1. IMPORTANCIA DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TRD.
La Tabla de Retencion para la E.A.A.A.Z.E.S.P. es un Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos, le permitira a la entidad.
Conocer y regular la produccion documental en cumplimiento de las funsiones
constitucionales que le han sido asignadas
Facilitar el acceso y control a los docuentos publicos producto de su gestion en
concordancia con las normas constitucionales y legales vigentes
Garantizan la selección y conservacion de la documentacion que representa un
valor administrativo patrimonial para la entidad territorial y sus governados
Regular las transferencias documentales en las diferentes fases de formacionn del
archivo
Contribuir a la modernizacion de la gestion publica, permitiendo la generacion de
acciones que faciliten la democracia participativa, la convivencia pasifica el
desarrollo social y el bienestar comunitario.
2.1.1. PRESENTACION DEL DOCUMENTO
Como actividad del trabajo inicial del proceso se llevo a cabo la socializacion del trabajo
archivistico a desarrollar mediante entrevistas con los funsionarios de cada dependencia,
cumpliendo el objetivo de ilustrar al personal sobre el alcance conceptual, metodologia para
elaborar el ajuste a las Tablas de Retencion Documental de la E.A.A.A.Z.
2.1.1.1 METODOLOGÍA EMPLEADA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
La metodología aplicada para ajustar las Tablas de Retención Documental, fue
participativa, buscando que todos productores de la documentación estuvieran
involucrados en el desarrollo de su actualización.
Se busca con este procedimiento, que sirva de refuerzo para esclarecer que
producimos en información en cada dependencia de la Empresa ,la importancia de
la participación es un elemento fundamental, ya que esto nos permite hacer un
mapa conceptual de la estructura orgánica-funcional y poder clarificar las funciones
que las dependencias hacen según los procesos y procedimientos que maneja cada
dependencia de acuerdo al Manual de Funciones, la encargada del área de Archivo
paso por cada una de las dependencias informando la metodología para poder
determinar los ajustes en un trabajo colectivo de cada unidad productora, Una vez
las oficinas productoras allegaron al archivo la información solicitada se revisa y si
hay una aclaración de alguna serie o Subserie, se realizara la capacitación para
aclarar los conceptos necesarios. Para la actualización de las tablas de retención
documental
Los estudios para el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental de la Empresa de Cueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquira, se basó en la estructura orgánico funcional actual de la E.A.A.A.Z.E.S.P, y siguiendo los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, mediante el Acuerdo 04 de 2013 y la cartilla instrumentos archivisticos el Mini manual “Tablas de Retención Documental y transferencias Documentales. Se siguieron las siguientes etapas:
PRIMERA ETAPA. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA
INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.
Se Compilo toda la información institucional contenida en disposiciones legales
relativas a la creación y cambios de la estructura organica funcional, organigrama
vigente, actos administrativos de creación de dependencia y grupos de trabajo, y el
manual de funciones. Se aplico la encuesta a los productores de los documentos
con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
Se realizó una presentación del proyecto al comité de Archivo de la empresa , en
la que se explicó en qué consiste, cual es la metodología para la actualización y la
elaboración de la nueva Tabla de Retención documental y las bondades que se
derivan al aplicar este instrumento.
Se aplicó la encuesta en la cual se pudieron identificar qué áreas producían
documentos y cuáles no, así como cuales tipos o series documentales generaban.
Compilación de la Información Institucional.
La importancia de tener las disposiciones legales, actos administrativos y las
normas estructurales como Decisiones, Resoluciones. Que nos permite determinar
la estructura de la administración.
El manual de funciones por dependencia nos permite detallar las actividades de
cada dependencia y de esta manera proyectar las series y subseries.
La construcción del organigrama nos da una visión histórica de la estructura
orgánica-funcional de la empresa.
SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
RECOLECTADA
en esta etapa se efectuó un análisis responsable sobre la situación actual de los
documentos de la Entidad y se entró a presentar una propuesta racional para su
manejo, de tal manera que se apliquen los principios y procesos archivísticos con el
fin de dar protección al patrimonio documental desde su producción hasta su
disposición final. Se realiza el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención
Documental a cada una de las unidades administrativas descritas en la estructura
orgánica actual.
Con la información recolectada en la primera etapa se realizaron las siguientes
actividades.
Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales, se elaboro el
cuadro de clasificación de series y subseries para toda la E.A.A.A.Z.ESP.
Valoración y selección documental: Una vez identificadas las Series y subseries se
realizó su valoración a la luz de la normatividad para determinar los tiempos que
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deben permanecer en los archivos de gestión central e histórico por poseer valores
primarios, cuales por carecer de valores secundarios se les puede aplicar
eliminación y cuales por ser relevantes para la historia institucional se deben de
conservar permanentemente en el Archivo Histórico.
TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE TABLA DE
RETENCION DOCUMENTAL
Con la informacion debidamente analizada y evaluada se conformo la tabla de
retencion documental ajustada para la E.A.A.A.ZESP.
Para la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD de la
E.A.A.A.Z.E.S.P. se tuvo en cuenta los principios y criterios generales de la
archivística; se aplicaron las pautas y metodología que para este proceso ha
establecido el Archivo General de la Nación, teniendo la estructura orgánica de la
E.A.A.A.Z.E.S.P, atendiendo a la normatividad archivística vigente
Se presento al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta de modificación
de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la información resultante de
las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la entidad hace el estudio
correspondiente
Una vez estructurada la propuesta de ajustes de las tablas de retencion documental
fueron remitidas a cada uno de los productores de la documentación para las
consideraciones y observaciones respectivas las cuales se estudiaron y ajustaron
con base en los parámetros archivísticos establecidos
Finalmente se someten a estudio y aprobación por parte del comité de archivo de la
E.A.A.A.Z.
2.1.2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES
2.1.3. Encuesta Estudio Unidad Documental
Previo conocimiento de la Institución se procedió a identificar las tipologías y
unidades documentales dentro de cada unidad administrativa. En este punto se
trabajó la entrevista con los productores documentales de cada dependencia, se
aplicaron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre la generación,
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trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos,
con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una
adecuada y acertada valoración documental en este proyecto. La entrevista fue
realizada a cada jefe de dependencia,teniendo en cuenta la primera parte de la
encuesta (Estudio de Oficina Productora) y la segunda parte (Estudio de la Unidad
Documental). Las entrevistas se realizaron personalmente y se contó previamente
con la disponibilidad del encuestado, se elaboraron en todas las unidades
administrativas definidas en el organigrama.
3. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Se realizó un análisis a la investigación realizada sobre la Institución y sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima fundamental en el análisis e interpretación, ya que la Tabla de Retención Documental propiamente es un instrumento que se genera a partir del análisis e interpretación de una investigación de la Institución y sus fuentes documentales. En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber:
3.1 CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la documentación, La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades administrativas, permite conservar unidades documentales completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a las necesidades de la Entidad y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos. A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de clasificación general debidamente codificado, con las respectivas oficinas productoras, el cual refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por la E.A.A.A.Z.E.S.P. 3.1.1 CODIFICACION. Definida la estructura orgánica (organigrama actual), donde se identifican las unidades administrativas (secciones y subsecciones) que integran la Entidad; se codificaron las diferentes dependencias. Se respetó la codificación definida en la versión de la Tabla de Retención anterior para la E.A.A.A.Z.E.S.P, la cual establece cuatro niveles dentro de la Empresa con sus códigos correspondientes.
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PRIMER NIVEL: Gerencia General (100) SEGUNDO NIVEL: Subgerencia Tecnica y Operativa (200) TERCER NIVEL: Subgerencia Administrativa y Financiera (300) a la modificación de la Tabla de Retención Documental se agrego el CUARTO NIVEL: Subgerencia Comercial (400)
3.1.1.1 CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Para la versión 2 de la Tabla de Retención Documental la Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Zipaquira ESP, se tuvo en cuenta la codificación dada a
las dependencias en la anterior versión, con el fin de no realizar cambios
trascendentales que afecten o confundan la organización documental de la entidad,
por consiguiente queda así:
DEPENDENCIA CODIGO
GERENCIA GENERAL 100
OFICINA ASESORA JURIDICA 110
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 120
PLANEACION Y DESARROLLO CORPORATIVO 130
SISTEMA GESTION DE CALIDAD 140
SUBGERENCIA TECNICA Y OPERATIVA 200
DIRECCION DE AGUA POTABLE 210
DIRECCION DE SANEAMIENTO BASICO 220
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 300
RECURSOS HUMANOS 310
CONTABILIDAD 320
COMPRAS Y ALMACEN 330
SISTEMAS DE INFORMACION 340
SUBGERENCIA COMERCIAL 400
FACTURACION Y CARTERA 410
COMERCIALIZACION Y VENTAS 420
ATENCION Y SERVICIO AL USUARIO 430
ORGANIGRAMA
Cuadro de Clasificación
El cuadro de clasificación, es un esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subseries documentales.
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CUADRO DE CLASIFICACION E.A.A.A.Z.E.S.P.
CLASIFICACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTERILLADO Y ASEO
DE ZIPAQUIRA E.A.A.A.Z.E.S.P.
FONDO
SECCION
SUBSECCION
SERIE
SERIE SUBSER
IE SUBSERIE
EAAAZ
100 100 01 ACTOS
ADMINISTRATIVO 01 Resoluciones
100 100 02 DECISIONES
03 ACTAS
100 100
01 Actas de la Junta Directiva
100 100 02 Actas del Comité de Gerencia
100 100 03 Comité de planeacion
100 120 04 Actas Comité Control Interno
300 300 05 Actas de negociacion sindicato
400 400 06 Actas Comité de PQR
300 310 07 Actas Comité de Higiene y Seguridad Industrial
300 310 07 Actas Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo
300 330 08 Actas Comite de Compras
300 330 09 Actas Baja de inventario
300 300 10 Actas Comité de Archivo
300 300 11 Actas Comite Paritario de Salud Ocupacion
100 110 12 Actas Comité de conciliacion
100 140 13 Actas Comité de Calidad
300 310 14 Actas Comité Convivencia Laboral
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
300 310 15 Actas Comité de Relaciones Laborales
300 320 16 Actas Comité de Sostenibilidad y Saneamiento Contable
04 PLANES Y
PROGRAMAS INSTITUCIONALES
100 100 130
1 Plan General Estratégico
100 100 2 Plan de Gestión y Resultados
200 220 3 Plan de Rutas
400 400 4 Plan comercial
300 300 5 Plan Administrativo
300 300 6 Plan financiero
300 300 7 Plan de desarrollo selección y vinculacion de personal
300 300 8 Plan Anual de Compras
100 120 9 Plan de mejoramiento
100 120 10 Plan de calidad
200 200 11 Campañas educativas a la comunidad
200 210-220 12 programa de Gestion Institucional
200 200 12 Programa de uso eficiente y Ahorro de Agua
200 210 13 Programacion Lavado y Mantenimiento
200 210 14 Programacion de personal
200 210 15 Programa de construccion y mantenimiento de Redes
200 220 16 Programa de limpieza y mantenimiento de pozos
300 310 17 Programa de Estimulos
300 310 17 Programas de bienestar social
300 310 18 Programa de induccion y reinduccion
300 310 19 Programa capacitacion
300 310 20 Programa de Seguridad Industrial
300 340 21 Plan Anual de renovacion de Equipos
05 INFORMES
INSTITUCIONALES
100 100
1 Informe de Gestión Consolidado
100-300
100-120- 300- 320
2 Informe a Organismos del Estado
100 100 2 Informes a Entidades de Control
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
100 100 3 Informes a la Junta directiva
100 100- 4 Informes de Gestion
100 110 4 Informes Internos de Gestion
100 120 4 Informes Internos de Gestion
100 130 4 Informes Internos de Gestion
200 200 4 Informes Internos de Gestion
200 210 4 Informes Internos de Gestion
200 220 4 Informes Internos de Gestion
300 300 4 Informes Internos de Gestion
300 310 4 Informes Internos de Gestion
300 320 4 Informes Internos de Gestion
300 330 4 Informes Internos de Gestion
300 340 4 Informes Internos de Gestion
400 400 4 Informes Internos de Gestion
400 410 4 Informes Internos de Gestion
400 420 4 Informes Internos de Gestion
400 430 4 Informes Internos de Gestion
300 310 5 Informes Contraloria General de la Nacion
100 120 6 Informes Auditorías
100 120 7 Alcaldia
100 120 8 seguimiento control
200 210 9 Informes de Caudales
200 210 10 Informes Calidad de agua
200 210 11 informes control calidad red
200 220 12 informes visita ocular
300 320 13 Informe Ejecucion presupuestal
300 320 14 Informe Financiero
06 CONTRATOS
100 110
1 Convenios
100 110 2 Contrato de Concesion
100 110 3 Contratos de Suministro
100 110 4 Contrato de Prestación de Servicios
100 110 5 Contrato de Compraventa
100 110 6 Contrato de Seguros
100 110 7 Contratos de Obra
100 110 8 Contratos de servicos de Transporte
100 110 9 Contratos de Consultoria
100 110 10 Contrato de Arrendamiento
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
100 110 11 Contrato de Prestación de Servicios profecionales
08 CONVENIOS 1 Convenio interadministrativos
09 ESTADISTICAS
200 200
1 Estadisticas de Residuos Solidos
200 200 2 estadisticas del servicio
200 200 3 estadisticas de mantenimiento
10 PLANOS
100 130
1 Planos de Acueducto
100 130 2 Planos de Alcantarillado
11 LIBROS
200 200
1 libro Control Plantas
300 320 2 libro diario
300 320 3 libro mayor y balance
300 320 4 libro Auxiliar de Bancos
300 310 5 Libro Control de solicitudes
100 100 6 Libro Control Consecutivos
12 MANUALES
200 210
1 Manuales operación de Plantas
100 110 2 Manuales de contratacion
100 120 3 Manual de Control Interno
100 120 4 Otro
100 120 5 Manual Gestion de calidad,
100 120 6 De responsabilidades
100 120 7 procedimiento e instructivos
100 120 8 manual de registros
100 120 9 modelo de gestion
100 120 10 Manuales de supervision e interventoria
300 300 11 Manual de funsiones
13 SISTEMA
100 120
1 Administracion de riesgos
100 120 2 Indicadores de Gestión
100 120 3 Control Interno
13 SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
1 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
100 140
2 Sistema Integrado de Gestión
100 140 3 Acciones correctivas, preventivas y de mejora
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
100 140 4 Procesos InstItucionales
200 230 14 CRONOGRAMAS Informe Diario de Labores
200-300
200 -300 15 CAJA MENOR
100 110 16 PROCESOS
DISCIPLINARIOS
400 410 17 FACTURACION
400 420 18 PETICIONES QUEJAS Y RECURSO
300 310 19 REGISTRO DE PQR
300 310 20 BOLENTINES INFORMATIVO
400 410 21 EXPEDINETE
COBRO JURIDICO
22 REGISTRO DE SUSPENSION
SERVICIO
400 410
1 suspension de Servicios
400 410 2 Corte de Servicios
400 410 3 Reconexiones
400 430 23 SOLICITUD DE
SERVICIOS
23 NUEVOS
USUARIOS
400 430
1 Independizacion
400 430 2 Legalizaciones
400 430 3 Acometidas Nuevas
300 320 24 ORDENES DE
COMPRA
300 320 25 EGRESOS
25 COMPROBANTES
CONTABLES
300 320
1 Comprobantes de Egreso
300 320 2 Comprobantes de Ingreso
300 320 26 COMPROBANTES
INGRESO
300 320 26 COMPROBANTES
DE CONTABILIDAD
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
300 320 27 CONTRIBUCIONES
ESPECIALES
300 320 28 CONCILIACIONES
BANCARIA
300 300 29 NOMINA
30
APORTES PARAFISCALES Y
SEGURIDAD SOCIAL
300 300
1 Aportes Salud Clasificado por Cada EPS
300 300 2 Aportes ARL
300 300 3 Aportes Fondo Pensiones y Cesantías
300 300 4 Aportes CAFAM, SENA. SGRL
300 320 31 DECLARACIÓN DE
RENTA
300 320 31 DECLARACIÓN TRIBUTARIAS
300 320 32 DECLARACIÓN DE RENTA MENSUAL
300 320 33 HISTORIAS
LABORALES
300 300 35 REGISTRO
PROVEEDORES
300 330 36 KARDEX ANUAL
DE ALMACEN
300 330 37 CUENTA MENSUAL
DE ALMACEN
300 330 37 BOLETIN
MENSUAL DE ALMACEN
300 330 38 ADMINISTRACION
PARQUE AUTOMOTOR
300 330 39 HISTORIA DEL
VEHICULO
300 330 39 EXPEDIENTES DE
VEHICULOS
100 120 40 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
40 COMUNICACIONES
OFICIALES
300 300 1 Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
300 300 2 Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas
300 300 3 Consecutivo de comunicaciones oficiales Internas
41 CONTROL DE
COMUNICACIONES
41 REGISTRO Y
CONTROL
300 300 1 Registro de comunicaciones oficiales enviadas
300 300 2 Registro y control Actos Administrativos
300 300 3 Registro de préstamo y consulta de documentos
300 300 4 Registro Control Plantas
300 330 42 HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS
300 300 42 TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
200 210 44 EXPEDIENTES
CONSECIONES Y VERTIMIENTOS
45 PROYECTOS
200 220 45 Proyecto para la expansion y ampliacion de la cobertura
200 220 Proyecto de Liquidación Anual de Presupuesto
46 NORMAS Y
DOCUMENTOS EXTERNOS
100 130
1 Leyes
100 130 2 Decretos
100 130 3 Acuerdos
100 130 4 Circulares
100 130 5 Concepto Funcion Publica
100 130 6 Revista Jurisprudencia
100 130 7 Resoluciones
100 130 8 Jurisprudencia
100 130 47 DEMANDAS LABORALES
100 110 47 PROCESOS JUDICIALES
100 130 48 TUTELAS
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
100 110 48 ACCIONES
CONSTITUCIONALES
1 Accion de Tutela
2 Acción de Grupo
3 Acción de Reparacion Directa
4 Acción de Repeticion
5 Acción de Popular
100 110 49 DERECHOS DE
PETICION
100 110 50 CONCEPTOS Conceptos Juridicos
100 110 51 PROCESO
LABORALES
52 EJECUCIONES
PRESUPUESTALES 1
300 320
Ejecion presupuestal de egresos
300 320 2 ejecion presupuestal de ingreso
53 INVENTARIOS
200 210
1 Inventario productos quimicos
300 330 2 Inventario de Bienes Inmuebles
300 330 2 Inventario general anual de bienes de almacén
300 330 3 Inventario de Bienes devolutivos
300 330 4 Inventario de Bienes de consumo
300 300 5 Inventario Unico Documental
300 300 6 Inventario Transferencia Documental
300 320 7
Activos fijos, depreciación,amortización y ajustes.
300 320 54 ESTADOS
FINANCIEROS
100 120 55 NORMAS Y
DOCUMENTOS EXTERNOS
300 340 56 CONTROL DE REGISTRO DE
BACK UP Back up - Copias de seguridad
300 340 57 MANTENINIENTO
DE EQUIPOS
Mantenimiento de equipos de sistemas
58 DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS
400 430 1 Disponibilidades Sencillas
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
400 430 2 Disponibilidades Proyectos Urbanistico
59 NOVEDADES DE
NOMINA
59 CONSTANCIAS Y
CERTIFICACIONES
60 CIRCULARES
3.2. VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL
Al proponer los tiempos de conservación a cada serie o subserie se realizó el
proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales
como el valor administrativo, jurídico-legal, fiscal, contable, técnico y para establecer
los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en
cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación.
3.2.1 CRITERIOS DE VALORACION PARA LA RETENCION Y DISPOSICION
FINAL DE LA DOCUMENTACION.
Los criterios de valoración que se aplicaron para determinar el tiempo de retención
tanto en el Archivo de Gestión como en el archivo central y que permitieron
igualmente establecer la disposición final de las diferentes series y subseries
documentales, se fundamentaron en la normatividad general y especifica que aplica
el cumplimiento de las funciones propias de cada una de las dependencias y sobre
otros aspectos como el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento
institucional, para tales efectos se tubo en cuenta el uso del documento su
frecuencia y las normas que regular la produccion documental, para poder
determinar si los documentos estan en su fase activa, semiactiva o inactiva, para el
establecimiento de los valorares tanto primarios como segundarios participaron los
productores de la ducumentacion de la E.A.A.A.Z.y para aquellos casos en los que
la norma no regula, se entró a establecer dichos plazos con la aprobación de los
jefes de cada dependencia y posteriormente del Comité de Archivo de la Entidad.
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
El inventario total de la empresa se tuvo en cuenta la representatividad de los
documentos dentro del contexto histórico social y cultural de la Empresa.
Para realizar la valoración de la documentación perteneciente a la E.A.A.A.Z.E.S.P.
se tuvo en cuenta el inventario documental, instrumento que suministro la
información necesaria para establecer las series y asuntos de las oficinas
productoras de acuerdo a la clasificación por fechas, para los tiempos de retencion
en el archivo central y su disposición final en las tablas de valoración documental
se determino mediante el análisis de valores primarios, valores secundarios,
normatividad interna y externa, y el volumen documental producido por cada serie
Asi mismo se considero como criterio de valoración la frecuencia de consulta para
cada una de las series y subseries por parte de los usuarios internos y externos de
la E.A.A.A.Z.E.S.P.
4. Explicación del formato de las TRD Y TVD definiendo cada una de las
columnas abreviadas y convenciones
EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La
Tabla de Retención Documental para la E.A.A.A.ZE.S.P., consiste básicamente en
un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales de la
documentación tramitada por cada una de las dependencias en cumplimiento de
sus funciones especificas, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en
el archivo de gestión, en el archivo central y una vez cumplida su vigencia, se
determina su disposición final, bien sea su eliminación, selección o conservación
total.
4.1. Cómo interpretar la Tabla de Retención Documental
Entidad Productora: se registra el nombre del fondo documental, que
para el caso es Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de
Zipaquira E.A.A.A.Z.E.S.P.
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
Oficina productora: aparece el nombre de la unidad administrativa de la
E.A.A.A.Z.E.S.P. que conserva la documentación tramitada en ejercicio de
sus funsiones
HOJA: ----/----en el primer espacio debe consignarse el numero que identifica
cada hoja,que conforman las Tablas de Retencion Documental para cada
una de las dependencias
Ejemplo hoja 1 de 8
Hoja 2 de 8
A continuación ingresamos al encolumnado de la Tabla de Retención Documental,
apareciendo las siguientes columnas.
CODIGO: En esta columna aparece un código o número, el cual esta
conformado generalmente por tres grupos de números así
Ejemplo:
Sección: 200 Subgerencia Tecnica y Operativa
Subseccion : 210 Direccion de Agua Potable
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: En esta columna aparecen los
nombres de las Series, Subseries y Tipos documentales, según el caso. Las
series documentales están expresadas en mayúscula sostenida y negrilla;
Las Subseries documentales se registran en mayúscula fija; finalmente los
tipos documentales se señalan con un guión (-).
RETENCIÓN: Esta columna registra el tiempo que se debe conservar la serie
o subserie documental tanto en la fase del Archivo de Gestión como en la del
Archivo central. El tiempo establecido se expresa en años.
DISPOSICIÓN FINAL: En esta columna se establece el destino final para la respectiva Serie o Subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central y esta estructurado así:
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
CT. (Conservación Total o Permanente): Se marca esta casilla con una equis
(X), para señalar que la serie o subserie documental se debe conservar
permanentemente por su valor cultural, científico e histórico.
S. (Selección): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de
la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación
por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial
durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos,
temáticos, entre otros.
E. (Eliminación): Se marca una casilla con una (X), para señalar que la serie
o subserie documental se debe eliminar, ya que son documentos que han
perdido su valor administrativo, juridico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
historico y que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
M. (MICROFILMACION) Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes
electrónicos o magnéticos.
Ahora bien dentro de las alternativas de disposición final que se pueden señalar
para cada una de las series y o subseries documentales, se pueden presentar las
siguientes situaciones:
CT. Y M. (Conservación Total y Microfilmación): Se marca estas dos casillas
simultáneamente para señalar que la serie o subserie documental debe
conservarse totalmente por ser considerada de valor histórico y que además
se debe microfilmar, pero no se puede destruir el soporte físico.
E y M. eliminación y Microfilmación: Se marcan estas dos casillas
simultáneamente para señalar que la serie o subserie documental debe
eliminarse por carecer de valores secundarios, pero antes se debe
microfilmar.
S y M. Selección y Microfilmación: se marca con una (x), estas dos casillas
simultáneamente para señalar que la serie o subserie documental debe
seleccionarse y la muestra resultante de este proceso se microfilma.
PROCEDIMIENTOS: en esta columna se consigna los procesos aplicados en
modalidad de muestreo microfilmacion y elimanacion.
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
4.1.1. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E
HISTÓRICO
Al tener en cuenta el ciclo vital de los documentos, de la E.A.A.A.Z.E.S.P.
conformará y organizará sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la
Tabla de Retención Documental, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original de los documentos.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.
La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí
donde se inician los procesos archivísticos y desde esta perspectiva y con
fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se aplicará la
guía establecida que tendrá como fin, disponer de una herramienta que permita
desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del
archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas,
normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad,
relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención,
almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.
Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por
parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los
archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se
realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones
documentales presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos.
Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación
para los expedientes de una serie o subserie, facilite la localización y recuperación
de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las
necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Alfabético, Numérico,
Cronológico y Geográfico.
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de
apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo
Central con previa autorización del Comité de Archivo de la Entidad está facultado
para realizar eliminaciones documentales.
Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora a partir de la
implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos
documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se
constituyen en los llamados documentos de apoyo.
Archivo Central: Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente y se conservarán durante
un tiempo, con la finalidad de atender posibles reclamaciones o consultas por parte
de las entidades de control y los ciudadanos.
La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en
la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención
establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente
integrarán el Archivo Histórico.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los
documentos de archivo de conservación permanente.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los
documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza
selección.
2.5 DISPOSICIÓN FINAL En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención
Documental para algunas series o subseries documentales, teniendo en cuenta la
frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios
magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la
disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración
documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada
caso. Para normalizar estos procesos se plantea:
5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Al implementar la aplicación de la Tabla de Retención Documental, surgen las
trasferencias documentales primarias, que consiste en la remisión de los
documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, una vez hayan cumplido su
tiempo de retención; y las transferencia documentales secundarias, que consisten
en la remisión de los documentos del Archivo Central al Archivo Histórico.
Las Trasferencias documentales primarias, deberán efectuarlas los jefes de cada
una de las dependencias de la Entidad, remitiendo al Archivo Central los
expedientes o carpetas, con sus respectivos tipos documentales. Los cuales
deberán estar ordenados respetando la secuencia de su producción y trámite,
previamente depurados, eliminando sus duplicados, fotocopias, invitaciones entre
otros; es decir todo aquel material que no sea documento de archivo.
La documentación a transferir deberá estar de acuerdo con la estructura que
presenta la Tabla de Retención Documental, además de ir debidamente foliada e
identificada cada una de las carpetas con el nombre de la dependencia, el nombre
de la serie o subserie, el asunto o contenido, las fechas extremas, el número total
de folios, el número de la carpeta, el número de la caja de remisión.
Para este asunto la E.A.A.A.Z.E.S.P. tiene implementado el Formato Único de
Inventario Documental, como se establece en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo
General de la Nación
5.1. DISPOSICIÓN FINAL
En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas series o subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso. Para normalizar estos procesos se plantea
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
5.2. Eliminación Documental:
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en archivos de gestión y central, emitido por al Archivo General de la Nación.
Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no esta reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la Tabla de Retención Documental.
Las eliminaciones documentales harán partes del proceso de transferencias documentales primarias y secundarias, anotando que en las transferencias primarias los archivos de gestión solo estarán facultados para eliminar documentos de apoyo y selección natural.
5.3. RETENCIÓN DOCUMENTAL
Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.
La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.
Los plazos empezarán a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina productora, es decir a partir de la fecha en que han perdido vigencia.
5. NORMATIVIDAD GENERAL RELACIONADA
La Tabla de Retención Documental para la Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Zipaquira se enmarca teniendo como referencia la Normatividad Colombiana en materia de Administración Pública y Archivística.
Ley 4 de 1913. Que en su artículo 289 establece que los jefes de las oficinas vigilarán que los secretarios reciban los Archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo de sus funciones.
Circular 02 de 1997. Por medio del cual se establecen los requisitos, procedimientos y recomendaciones para la adopción de nuevas tecnologías en los Archivos Públicos dirigida a los Alcaldes y Gobernadores.
Ley 388 de 1997. Ley de desarrollo territorial.
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
Ley 489 de 1998. Regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura, principios y reglas básicas de la administración públicas.
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
Acuerdo 049 de 2000. Fija los parámetros que se deben tener en cuenta como condiciones de construcción y dotación de los edificios para archivo
. Ley 734 de 2002. Código único Disciplinario.
Acuerdo 038 de 2002. Establece el formato del inventario documental.
Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Acuerdo 042 de 2002. Establece criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.
Circular 04 de 2003. Organización de historias laborales.
Ley 734 de 2012. Por el cual reglamenta el Estatuto General de la Contratación Pública.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.
Decreto 2609 de 2013. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.
Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Decreto 1515 de 2013, Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 ACUERDO. 002 de 2014, Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
Circular 003 de 2015 Por medio del cual se establecen las directrices para la elaboracion de Tablas de Retencion Documental
7. GLOSARIO
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO DOCUMENTAL).
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
AUTOMATIZACIÓN. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
CÓDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COLECCIÓN DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.
COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
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“DOCUMENTO CONTROLADO” de propiedad de la E.A.A.A.Z. E.S.P. Se reservan los derechos de Autor. La impresión o fotocopia, total o parcial de su contenido está restringida. Para crear, modificar o anular documentos siga el procedimiento control de documentos, que lo encuentra en la red: SGC-EAAAZ/ SGI / Control
Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
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Institucional / Administración SGI /Procedimientos / Control de Documentos.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
ANEXOS