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TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS HONDURAS C. A.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA SECTOR INFRAESTRUCTURA E INVERSIONES

AUDITORIA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO LEGAL PRACTICADA A

LA DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS (SOPTRAVI)

INFORME DE AUDITORIA No. 06/2004 DASII

POR EL PERIODO DEL 01 DE SEPTIEMBRE DE 1999 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003


DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS

AUDITORIA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO LEGAL

PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE SEPTIEMBRE DE 1999 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

INFORME No. 06/2004DASII

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA SECTOR DE INFRAESTRUCTURA E INVERSIONES



CONTENIDO

PAGINA INFORMACION GENERAL

CARTA DE ENVIÓ DEL INFORME SINTESIS DEL INFORME

CAPITULO I

INFORMACION INTRODUCTORIA

A. MOTIVOS DEL EXAMEN 1 B. OBJETIVOS DEL EXAMEN 12 C. ALCANCE DEL EXAMEN 2 D. BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD 23 E. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD 4 F. FINANCIAMIENTO Y/O MONTO DE LOS RECURSOS 4

EXAMINADOS G. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES 4

CAPITULO II

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

A. OPINIÓN 67 B. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES 814

CAPITULO III

CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD

A. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DEL 15 INFORME ANTERIOR

B. CAUCIONES 1516 C. DECLARACIÓN JURADA DE BIENES 16

CAPITULO IV

RUBROS O AREAS EXAMINADAS

HALLAZGOS ORIGINADOS EN LA PRESENTE AUDITORIA 17

CAPITULO V

HECHOS SUB SECUENTES 1819

ANEXOS


Tegucigalpa MDC., 12 de enero de 2005 No. PRE018/2004

Ingeniero JORGE GERARDO CARRANZA DIAZ Secretario de Estado en los Despachos de Obras Públicas, Transporte y Vivienda Su Despacho

Adjunto encontrará el Informe No. 06/2004DASII de la Auditoría Financiera y de Cumplimiento Legal practicada a la Dirección General de Carreteras adscrita a SOPTRAVI, por el período comprendido del 01 de septiembre 1999 al 31 de diciembre de 2003. El examen se efectuó en ejercicio de las atribuciones contenidas en el Artículo 222 (reformado) de la Constitución de la República; 3, 4 y 5 (numeral 2), 41, y 46 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuenta y conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicables al Sector Público de Honduras.

Como resultado del examen no encontramos hechos de importancia que originen la formulación de responsabilidades civiles, sin embargo, presentamos recomendaciones que fueron analizadas oportunamente con los funcionarios encargados de su implementación y aplicación, mismas que ayudarán a mejorar la gestión de la Institución a su cargo. Conforme al Artículo 79 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, el cumplimiento de las recomendaciones formuladas es obligatorio.

Atentamente,

FERNANDO D. MONTES M. Presidente

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CAPITULO I

INFORMACION INTRODUCTORIA

A. MOTIVOS DEL EXAMEN

La presente auditoría se realizó en ejercicio de las atribuciones conferidas en los Artículos 222 de la Constitución de la República reformado; 3, 4 y 5 numeral (2), 41, 46 y 79 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, y en cumplimiento del Plan Anual de Auditoría del año 2004 y de la Orden de Trabajo N° 25/04 DASII del 14 de julio de 2004.

B. OBJETIVOS DEL EXAMEN

Los objetivos principales del examen fueron los siguientes:

Objetivos Generales:

Verificar la correcta ejecución del gasto corriente y de inversión, de manera tal que se cumplan los principios de legalidad y veracidad.

Objetivos Específicos:

1. Procurar la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad de los servicios;

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2. Proteger los recursos públicos contra cualquier, pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;

3. Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,

4. Elaborar información financiera válida y confiable presentada con oportunidad.

C. ALCANCE DEL EXAMEN

El examen comprendió la revisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Dirección General de Carreteras, cubriendo el período comprendido del 01 de septiembre de 1999 al 31 de diciembre de 2003; con énfasis en los rubros de Mantenimiento y Reparación de Maquinaria, Equipo de Oficina y Otros (Objeto 241), Mantenimiento y Reparación de Equipo de Construcción, Transporte e Industrial (Objeto 243), Publicidad y Propaganda (Objeto 266) y Construcciones, Adiciones y Mejoras de Carreteras y Puentes (Objeto 475) Sub Cuentas dentro de los (objetos No. 241, 243 y 266).

En la ejecución de nuestra auditoría encontramos algunas situaciones que incidieron negativamente al desarrollo de ésta, limitándonos en el alcance de nuestro trabajo al no poder efectuar un análisis mas profundo como ser:

1. Retrasos en la entrega de documentación.

2. Los expedientes de las órdenes de compra y de pago no están foliados y archivados en un orden lógico.

3. No existe un archivo adecuado de la documentación de respaldo de los gastos efectuados.

D. BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD

Las actividades de la Dirección General de Carreteras se rigen por la Constitución de la República, Ley General de la Administración Pública (Decreto Ejecutivo N° PCM00897), Reglamento Interior, Ley de Presupuesto de Ingresos y Egresos de la República, Disposiciones Generales del Presupuesto, Ley de Contratación del Estado. De conformidad con lo que establece el Artículo 22 del Capítulo V, Sección III del Reglamento Interior de la Secretaría de Comunicaciones, Obras Públicas Transporte y Vivienda los objetivos de la institución son:

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Contribuir con el desarrollo científico, tecnológico y socioeconómico de la sociedad hondureña, con énfasis en el sector rural, mediante:

a) Ejecutar el estudio, planeación, diseño, supervisión y construcción del sistema vial del País, incluyendo puentes, carreteras principales y caminos de acceso, actividad que comprende:

1. Preparar en coordinación con la Oficina de Planificación Sectorial de la Secretaría, estudios de prefactibilidad y factibilidad técnica y económica para la construcción y mejoramiento de caminos.

2. Realizar estudios finales de Ingeniería y preparar especificaciones técnicas y planos para la ejecución de proyectos de carreteras y puentes.

3. Preparar documentos de licitaciones para contratar la ejecución de proyectos cuando la Dirección General no pueda realizarlos directamente por su magnitud o por otras razones calificadas.

4. Supervisar la ejecución de proyectos y hacer la recomendación final de las obras.

b) Fomentar la construcción de proyectos camineros utilizando mano de obra campesina.

c) Proponer la contratación de servicios mecanizados para la ejecución de proyectos camineros cuando el equipo de la Dirección General sea insuficiente.

d) Conocer lo referente al derecho de vía.

e) Las demás que le asignen las leyes y reglamentos.

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E. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD

La estructura organizacional de la institución está constituida de conformidad a:

Nivel Directivo : Secretario de Estado en los Despachos Obras Públicas, Transporte y Vivienda Sub Secretario de Obras Públicas

Nivel Ejecutivo : Director y Sub Director General

Nivel de Asesoría : Asesoría Legal

Nivel de Apoyo : Administración, Personal

Nivel Operativo : Inspección y Bienes

F. FINANCIAMIENTO Y/O MONTO DE LOS RECURSOS EXAMINADOS

Durante el período que comprende del 01 de septiembre de 1999 al 31 de diciembre de 2003, los ingresos examinados ascendieron a la cantidad de OCHO MILLONES NOVECIENTOS VEINTISIETE MIL QUINIENTOS VEINTISIETE LEMPIRAS CON VEINTISEIS CENTAVOS (L.8,927,527.26) véase anexo No. 1.

Los gastos examinados ascendieron a la cantidad de SEIS MILLONES CINCUENTA Y CUATRO MIL CIENTO CINCUENTA UN LEMPIRAS CON UN CENTAVO (L. 6, 054,151.01) véase anexo No.1.

G. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES

Los funcionarios y empleados que fungieron durante el período examinado, se detallan en anexo No. 2

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CAPITULO II

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

A. OPINIÓN

B. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES

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Tegucigalpa, MDC., 12 de enero de 2004.

Ingeniero MARCIO ALVARADO ENAMORADO Director General de Carreteras Su Oficina.

Hemos realizado una Auditoría Financiera y de Cumplimiento Legal a la Dirección General de Carreteras adscrita a SOPTRAVI, el examen comprendió la revisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo presentada por los funcionarios con énfasis en los rubros de Mantenimiento y Reparación de Maquinaria, Equipo de Oficina y Otros,(241) Mantenimiento y Reparación de Equipo de Construcción, Transporte e Industrial, (243) Publicidad y Propaganda (266) y Construcciones, Adiciones y Mejoras de Carreteras y Puentes, (475) Sub Cuentas que se encuentran en este objeto 241, 243 y 266, por el período comprendido del 01 de septiembre de 1999 al 31 de diciembre de 2003.

Nuestra auditoría se practicó en ejercicio de las atribuciones conferidas en los Artículos 222 de la Constitución de la República reformado, 3, 4 y 5 (numeral 2), 41, 46 y 79 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, y de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicables al Sector Público de Honduras. Dichas Normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría con el fin de obtener seguridad razonable respecto así los registros e informes financieros están exentos de errores importantes.

Al planear y ejecutar nuestra auditoría a la Dirección General de Carreteras, tomamos en cuenta su estructura de control interno con el fin de determinar los procedimientos de auditoría y su extensión para expresar nuestra opinión sobre las operaciones financieras examinadas y no para opinar sobre la estructura de control interno de la entidad en su conjunto.

La administración de la Dirección General de Carreteras es responsable de establecer y mantener una estructura de control interno adecuada cuyos objetivos son suministrar una razonable, pero no absoluta seguridad que los

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activos están protegidos contra pérdidas por usos o disposición no autorizados, y que las transacciones se registran en forma adecuada. Para fines del presente informe hemos clasificado las políticas y procedimientos de la estructura de control interno en las siguientes categorías importantes

* Cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias

* Proceso presupuestario

* Procesos contables

* Procesos de ingresos y gastos

Por las categorías de Control Interno mencionadas anteriormente, obtuvimos una comprensión de su diseño y funcionamiento; y observamos los siguientes hechos que damos a conocer debido al efecto adverso que pueden tener para las operaciones de esa entidad y que explicamos en detalle en la sección correspondiente:

1. Los libros auxiliares de las transacciones diarias presenta borrones y tachaduras.

2. No se archiva adecuadamente y en forma lógica todos los documentos de respaldo de las transacciones que se efectúan.

3. No se mantiene un inventario actualizado de los bienes propiedad de la institución.

4. No existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a la solicitud, autorización y aprobación para algunas operaciones que se efectúan.

5. En algunas transacciones los documentos de respaldo del gasto están incompletos como ser: Contratos de publicidad, anuncios publicitarios, revistas, solicitudes de materiales, cotizaciones, pases de salida.

6. Los expedientes del personal activo e inactivo están con información incompleta.

Tegucigalpa, MDC., 1 de octubre de 2004

ABRAHAM SIERRA RIVERA Jefe del Departamento de Auditoría Sector Infraestructura e Inversiones

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B. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES

1. LLEVAR LIBROS AUXILIARES DE LAS TRANSACCIONES DIARIAS SIN BORRONES, NI TACHADURAS PERMITE TENER MÁS CONFIABILIDAD DE LAS MISMAS.

Al revisar el libro de transacciones diarias encontramos que presenta borrones y tachaduras, ya que el registro se hace en forma manual e informal, aunque la Institución cuenta con un sistema automatizado.

Incumpliendo el artículo 434 Capítulo I, Título III de la Contabilidad y de las Correspondencias Mercantiles del Código de Comercio que establece que los comerciantes deberán llevar los libros con claridad, por orden de fecha, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras y sin presentar señales de haber sido alterados, sustituyendo o arrancando folios o de cualquier otra manera.

Según oficio D. A. No. 028404 del 29 de septiembre de 2004 enviado por el licenciado Francisco Javier Sánchez, manifiesta lo siguiente: “Las transacciones se registran en forma manual porque no se cuenta con un sistema de registro automatizado, básicamente esta situación se presenta por la falta de equipo de computo y un software o programa para registrar los gastos; sin embargo es necesario hacer la salvedad que aún contando con dicho sistema, quedarían una serie de gastos sin registrar y son aquellos que se realizan en la Gerencia Administrativa y Sub Gerencia de Recursos Humanos”.

Lo anterior ocasiona que los registros que se presentan no sean confiables.

Recomendación Al Director General

Implementar el registro de las transacciones diarias en forma automatizada a fin de que la información sea más confiable y veraz.

2. ARCHIVAR ADECUADAMENTE Y EN FORMA LOGICA TODOS LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE DE LAS TRANSACCIONES U OPERACIONES FACILITA LAS REVISIONES POSTERIORES.

Al revisar los rubros Mantenimiento y Reparación de Maquinaria, Equipo de Oficina y Otros (Objeto 241), Mantenimiento y Reparación de Equipo de Construcción, Transporte e Industrial (Objeto 243), Publicidad y Propaganda (Objeto 266) y Construcciones, Adiciones y Mejoras de Carreteras y Puentes (Objeto 475), encontramos que no se anexaron a las ordenes de pago y de compra documentos que respaldan las transacciones efectuadas tales como:

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contratos, publicaciones (diarios y revistas), cotizaciones, solicitudes de reparaciones de equipo de oficina y equipo de transporte, órdenes de compra, pases de salida para reparación de piezas de vehículos fuera del plantel de SOPTRAVI.

En la Norma Técnica de Control Interno Nº 12403 “Archivo de Documentación de Respaldo” establece que: La documentación que respalda las operaciones financieras, administrativas y operativas especialmente los comprobantes de contabilidad, serán archivadas siguiendo un orden lógico y de fácil acceso, y deberá mantenerse durante el tiempo que las disposiciones legales determinen.

El licenciado Francisco Javier Sánchez, Jefe Administrativo de la Dirección General de Carreteras, en nota del 23 de septiembre de 2004, manifiesta lo siguiente: “El personal de este Departamento que realiza el desglose y posterior archivo de los documentos que se someten a la aprobación de la Secretaría de Finanzas, tienen instrucciones precisas de dejar junto con los formularios de ejecución del gasto, copia de toda la documentación de respaldo, inclusive se ha elaborado un sello, el cual de acuerdo a nuestras instrucciones debe ser colocado en el Formulario de Ejecución del Gasto, indicando la fecha y el nombre del empleado que realizó dicho desglose; sin embargo, se debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de las Disposiciones Generales del Presupuesto, en el sentido de que la documentación original debe ser adjuntada al Ordenado a Pagar”.

El no archivar la documentación adecuadamente puede ocasionar extravío de los mismos dificultando la revisión posterior y dar lugar a la formulación de responsabilidades por falta de documentación de respaldo.


Instruir al Administrador para que se archive en forma lógica los documentos que soportan las operaciones administrativas y financieras a fin de facilitar su ubicación y revisión posterior.

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3. UN BUEN SISTEMA DE REGISTRO PERMITE CONTROLAR LOS ACTIVOS FIJOS, PROPORCIONANDO INFORMACION REAL Y OPORTUNO SOBRE LOS MISMOS.

Al revisar los gastos de reparaciones de vehículos, maquinaria, equipo de oficina y comprobar su registro en el inventario de bienes de la Institución se determinaron las siguientes deficiencias:

a) Varios activos incluidos en el inventario no tienen una descripción completa de sus características elementales que permitan su pronta identificación; como ser marca, modelo, serie, color, número de placa, chasis. Ejemplo: 4000391 Aire acondicionado marca Frigidaire. 4000692 Aire acondicionado color café.

b) Ciertos activos registrados en el inventario se encuentran consignados a un determinado departamento, pero físicamente se encuentran en otro. Ejemplo: Nº de inventario 4003100 Aire acondicionado color café Frigidaire asignado al departamento de Estudios y Estrategias pero se encuentra físicamente en la bodega de la Unidad Ejecutora del Banco Mundial. Nº de inventario 4001386 Aire acondicionado sin marca asignado al departamento de Estructuras y se encuentra físicamente en la bodega de la Dirección de Carreteras.

c) Existe duplicidad de códigos. Ejemplo: Nº de inventario 4004655 Impresora a colores marca Epson modelo Stylus y aparece también con Nº de inventario 4002815. Nº de inventario 4004407 regulador de voltaje color beige y negro y aparece también con Nº de inventario 4001424.

d) Vehículos y Mobiliario y Equipo de oficina descargado por la oficina de Bienes Nacionales todavía aparece incluido en el inventario. Ejemplo: 4004312 Vehículo tipo Pick Up marca Toyota doble cabina motor 3L 4722003 color gris púrpura placa N 06006 serie LN1660024795 por L.327,731.04 (este valor esta incorrecto en el inventario) y se encuentra descargado en el oficio Nº 442BN092 del 7 de julio de 1999. Nº de inventario 4002287 escritorio secretarial metálico color beige y café claro con formica de cuatro gavetas y tablero y se encuentra descargado en el oficio Nº 210BN018 del 26 de abril de 2000.

En la Norma Técnica de Control Interno No. 13601 “Sistema de Registro”: Se mantendrán registros de activos fijos, que permitan su correcta clasificación y el control oportuno de su asignación, uso, traslado o descargo, y cuando sea aplicable, la correspondiente depreciación del período y su valor acumulado. Comentario 237 inciso a): Descripción exacta y completa del bien, ubicación y número de identificación.

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En la Norma Técnica de Control Interno No. 13606 “Codificación”: Se establecerá una codificación que permita el control de todos los activos fijos de la entidad.

Según nota del 24 de Septiembre de 2004, enviado por el licenciado Juan José Barcenas, manifiesta lo siguiente: “Al desaparecer la antigua Dirección General de Mantenimiento de Carreteras y Aeropuertos, al fusionarse con la Dirección General de Carreteras, los bienes que tenía la primera Dirección se trasladaron a la segunda; colocando nuevo número de inventario pero no eliminando el antiguo quedando un registro duplicado. El sistema de registro de actas era manejado indiscriminadamente por cualquier empleado y muchas veces hacían modificaciones en asignaciones o localizaciones sin autorización de la jefatura o sin documento previamente autorizado y a su propia conveniencia. El equipo de cómputo para el registro y otros controles se componía de una computadora limitando el desarrollo del trabajo. Existen una diversidad de asignaciones registradas en el sistema y que no se sabe su origen. También, el cambio constante de personal.

Lo anterior trae como consecuencia que se dificulta la labor de comprobación para determinar la legalidad y veracidad de los gastos originados por reparaciones a los bienes propiedad de la Institución.

Recomendación Al Director General:

Girar instrucciones al Jefe de Inspección y Bienes que proceda de inmediato actualizar el inventario, describiendo en forma exacta y completa los bienes, su ubicación, codificación y localización a fin de presentar valores reales y facilitar su comprobación posterior.

4. UNA DEBIDA SEGREGACION DE FUNCIONES EVITA ERRORES, ACTOS DEFICIENTES O IRREGULARES.

Al revisar las solicitudes de materiales, encontramos que algunas de estas solicitudes de reparaciones de maquinaria las firmó el Administrador y no el Jefe del departamento solicitante, y asimismo firmó constancias de haber recibido el servicio prestado por el proveedor.

La Norma Técnica Nº 12303 “Segregación de Funciones” establece que: Las tareas y responsabilidades principales ligadas a la autorización, ejecución, registro, revisión, custodia y control deben ser asignados a personas diferentes dentro de la organización. El licenciado Francisco Javier Sánchez, Jefe Administrativo de la Dirección General de Carreteras, en nota del 23 de septiembre de 2004, manifiesta lo

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siguiente: Los Departamentos o Unidades Ejecutoras presentan solicitudes de materiales únicamente para aquellos servicios específicos o de uso exclusivo.

Esto puede ocasionar que los recursos financieros no utilicen en beneficio de los intereses de la institución.

Recomendación: Al Director General

Dar estricto cumplimiento a los reglamentos orgánicos, funcionales de la Dirección, quien autoriza y recibe los servicios de reparación de maquinaria para llevar un control de las solicitudes.

5. LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO ES NECESARIA PARA JUSTIFICAR TODA ACTIVIDAD O TRANSACCIÓN FINANCIERA OPERACIONAL Y ADMINISTRATIVA.

Al verificar la documentación de los gastos efectuados se encontró que estos no cuentan con toda la documentación de respaldo que se requiere para justificarlo como ser: Los pases de salida de las piezas que se reparan fuera de las instalaciones de SOPTRAVI, publicaciones sin fecha y nombre de los periódicos, revistas, contratos de publicidad, solicitudes de materiales, ordenes de compra, cotizaciones, constancias de recepción de las reparaciones.

La Norma Técnica de Control Interno Nº 12401 “Documentación de Respaldo de Operaciones y Transacciones” establece que: Toda operación o transacción financiera, administrativa u operacional debe tener la suficiente documentación que la respalde y justifique y debe estar disponible para su verificación. Comentario Nº 72: La documentación sobre las operaciones y transacciones y hechos significativos debe ser completa, exacta y facilitar su seguimiento (de la información concerniente) antes, durante y después de su realización; ésta debe estar disponible y ser fácilmente accesible para su verificación al personal apropiado y a los auditores.

El licenciado Francisco Javier Sánchez, Jefe Administrativo de la Dirección General de Carreteras, en nota del 29 de septiembre de 2004, manifiesta lo siguiente: “El personal de este Departamento que realiza el desglose y posterior archivo de los documentos que se someten a la aprobación de la Secretaría de Finanzas, tienen instrucciones precisas de dejar junto con los formularios de ejecución del gasto, copia de toda la documentación de respaldo, inclusive se ha elaborado un sello, el cual de acuerdo a nuestras instrucciones debe ser colocado en el Formulario de Ejecución del Gasto, indicando la fecha y el nombre del empleado que realizó dicho desglose; sin embargo, se debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de las Disposiciones Generales del

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Presupuesto, en el sentido de que la documentación original debe ser adjuntada al Ordenado a Pagar”.

Por lo antes expuesto se ha originado que esos documentos no se puedan revisar y así comprobar la veracidad y legalidad de los mismos.


Girar instrucciones al jefe administrativo para que toda transacción financiera u operacional cuente con la suficiente documentación de respaldo que la justifique y deberá estar disponible para su verificación posterior.

6. EXPEDIENTES DE PERSONAL ACTUALIZADOS PROPORCIONA INFORMACION CONFIABLE Y OPORTUNA

Al solicitar información a la jefatura del personal, funcionarios y empleados responsables de la administración de la dirección, comprobamos que algunos no existen expediente, y otros no tienen los períodos que fungieron en sus cargos.

El Artículo 132 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil dice: Una vez designado el Candidato Escogido, notificada la Dirección General de la escogencia, aprobada la Acción de Personal y emitido el Acuerdo correspondiente por la Autoridad Nominadora, se procederá a enviar copia del Acuerdo a la Dirección General. Con copia del Acuerdo la Dirección General abrirá Hoja de Antecedentes o Expedientes de Personal del empleado, si no existiere, arrastrándose todos los documentos que haya presentado el Candidato Escogido en las fases de reclutamiento y selección, a excepción de los representantes a pruebas psicotécnicas o tablas de valoración de antecedentes, Asimismo, se arrastrara la certificación de la Nota de Pase, que al efecto deberá extender al Departamento de Reclutamiento y Selección.

El licenciado Sandor Adonay Ferrera A. Jefe Departamento de Personal de la Dirección General de Carreteras, en Oficio DP Nº 1282004 del 14 de octubre de 2004: “Los expedientes para cada empleado que labora en esta Dirección General, en su mayoría cuentan con la información requerida en la hoja denominada “Informe Confidencial”, como ser: Dirección del domicilio del empleado, número de teléfono, profesión, etc. Se están tomando las medidas necesarias, a fin de que en algunas excepciones de expedientes que no cuentan con los mencionados datos personales, estos puedan ser actualizados, y así cumplir con los requerimientos planteados por esa Comisión a su cargo.

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Esta situación ocasiona información incompleta en los expedientes de personal.


Instruir a la Sub Gerencia de Recursos Humanos de la Secretaría y al Jefe de Personal de la Dirección que procedan a actualizar los expedientes de todo el personal a efecto de tener información oportuna y necesaria.

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CAPITULO III

CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD

A. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME ANTERIOR

Es la primera auditoría que se realiza a esta Dirección.

B. CAUCIONES

EL RENDIMIENTO DE CAUCION POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS QUE ADMINISTRAN FONDOS Y BIENES DEL ESTADO, GARANTIZAN EL MANEJO DE LOS MISMOS

Al solicitar las cauciones a los Guarda Almacén: Edgardo Antonio Muñoz, Nelson Arnaldo Ponce, Santos David Pavón Fúnez y Cesar Godoy Centeno, encontramos que no han cumplido con este requisito.

El artículo 97, Cauciones de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas establece que: Corresponde a cada entidad fijar y calificar las cauciones que por ley están obligadas a rendir las personas naturales o jurídicas que administren bienes o recursos públicos. El reglamento que emita el Tribunal determinará el procedimiento que seguirán los órganos o entidades en esta materia. Ningún funcionario o empleado podrá tomar posesión de su cargo, sin que haya rendido previamente la caución referida. Las unidades de auditoría interna vigilarán el cumplimiento de las disposiciones dictadas por el Tribunal.

Según oficio DA. No. 029804 de fecha 4 de octubre de 2004 enviado por el licenciado Francisco Javier Sánchez, manifiesta lo siguiente: “Referente a la rendición de caución por parte del Guarda Almacén, al respecto me

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permito informarle que efectivamente el Guarda Almacén en estos momentos no tiene ninguna Caución para garantizar su gestión.

Lo que ha sucedido es que a nivel de esta Secretaría, los Guarda Almacén no se encuentran nombrados como tales, y aducen que no cuentan con un salario acorde a dicho puesto que les permita realizar un gasto para el pago de dichas cauciones, por tales motivos la Gerencia Administrativa, ha realizado gestiones para que la Secretaría se haga cargo de obtener una Caución Global para todos los Guarda Almacenes de esta Secretaría, con tal motivo y atendiendo lo solicitado por la Gerencia Administrativa, hicimos llegar los datos personales y montos sobre los cuales debían rendir caución las personas que tienen bajo su custodia materiales y bienes en esta Dirección General”.

Lo que ocasiona que los bienes de la dirección se encuentren desprotegidos.


Exigir a los empleados encargados de administrar fondos y bienes, dentro de la dirección, presentar la respectiva caución.

C. DECLARACIÓN JURADA DE BIENES

Al momento de efectuar la auditoría pudimos comprobar que todos los funcionarios y empleados obligados a rendir declaración jurada de bienes cumplieron con lo dispuesto en los artículos 56 y 57 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas.

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CAPITULO IV

RUBROS O AREAS EXAMINADAS

Como resultado de nuestra Auditoría a los Rubros: Mantenimiento y Reparación de Maquinaria, Equipo de Oficina y Otros (Objetos 241), Mantenimiento y Reparación de Equipo de Construcción, Transporte e Industrial (Objeto 243), Publicidad y Propaganda (Objeto 266) y Construcciones, Adiciones y Mejoras de Carreteras y Puentes (Objeto 475) Sub Cuentas dentro de estos objetos (241, 243 y 266), por el período comprendido del 1 de septiembre de 1999 al 31 de diciembre de 2003, no se encontraron hechos que originen la determinación de Responsabilidad Civil.

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CAPITULO V

HECHOS SUBSECUENTES

Al realizar examen al rubro de Mantenimiento y Reparación de Equipo de Construcción, Transporte e Industrial, encontramos que se pagó a Autobreque mediante o/c 659 del 30 de octubre de 2000 la cantidad de L. 99,680.00 y la o/c 660 de fecha 30 de octubre de 2000 por un valor de L. 23,654.40 haciendo un total de L.123, 334.40.

Al Taller Ética se le pagó mediante o/c 642 del 26 de octubre de 2000 el valor de L. 65,318.40, y o/c 637 del 26 de octubre de 2000 un monto de L.78, 228.00 haciendo un total de L. 143,546.40.

Para el desembolso de estos fondos en las órdenes de compra se detallaron vehículos a reparar, mismos que se encuentran en mal estado y otros que están de baja en el inventario según acta de descargo, por lo anterior el Administrador Francisco Javier Sánchez no presentó autorización de parte de la Directora Kathya Pastor, para efectuar el pago a los Talleres antes mencionados, lo que nos informó fue que los anticipos se realizaron debido a la fusión de la Dirección de Mantenimiento de Carreteras y Aeropuertos a la Dirección General de Carreteras, para que la maquinaria que estaba en mal estado fuera reparada, pero los saldos tuvieron un movimiento muy lento desde el año 2000 al 2004; por lo que se procedió ha realizar las investigaciones en Autobreque y Taller Ética, nos entregaron nota determinando el saldo a favor de la Dirección al mes de agosto del 2004, por un monto de L.70,356.91 y L.45,232.78 respectivamente.

En el transcurso de la investigación el Administrador Francisco Sánchez, comprometiéndose verbalmente hacer que los Talleres hicieran efectivo la devolución de los saldos arriba mencionados en un término de diez (10) días.

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Luego cambió de opinión por lo que presentó a la Comisión de Auditoría facturas pro forma Nº 0074 de fecha 25 de octubre de 2004 para amparar trabajos solicitados por el Jefe Unidad Apoyo Técnico Ingeniero Rosa María Vásquez de fecha 23 de enero de 2004; dos (2) pro formas Nº 0077 y 0073 de fecha 25 de octubre de 2004 para amparar trabajos solicitados por el Gerente de Maquinaria Rogelio Martínez de fecha 10 de marzo de 2004; pro forma Nº 0075 de fecha 25 de octubre de 2004 para amparar trabajos solicitados por el Jefe del Departamento de Mano de Obra, Ingeniero José Díaz Rubio de fecha 31 de agosto de 2004, a fin de saldar el saldo con el Taller Ética.

El Jefe del Taller Las Torres Ingeniero Marco Antonio Oseguera A., nos informó mediante oficio Nº JTLT15004 de fecha 28 de octubre de 2004, lo siguiente: Mediante oficio Nº JTLT14504 de fecha 21 de octubre de 2004 se adjuntó listado contestando solicitud verbal efectuada por el Ingeniero José Antonio Castro Jefe la Unidad de Apoyo y Emergencias, en virtud de las necesidades de saldar la cuenta que la empresa “Autobreque”, tiene con SOPTRAVI, por lo que se procedió a realizar un listado de la maquinaria con posibilidades de ser reparada y operativas, esta solicitud se hizo para contar con las fricciones al momento de la culminación de la reparación y cuando se necesiten en las maquinas operativas.

Por lo anteriormente expuesto se deberá exigir al Administrador para que recupere de Autobreque la cantidad de L.70, 356.91 y del Taller Ética la suma de L.45, 232.78. Esto fue del conocimiento del Director General en oficio Nº 163/2004DA del 27 de diciembre de 2004 dando respuesta mediante oficio D.G.C. Nº 304304 del 29 de diciembre de 2004, manifestando que se realizo una programación de reparación de la Maquinaria y Equipo, con el fin de utilizar los saldos a favor de dicha Dirección en los Talleres Ética y Autobreque quienes se comprometieron mediante órdenes de trabajo a efectuar las reparaciones correspondientes.

Tegucigalpa, MDC., 1 de octubre de 2004.

ABRAHAM SIERRA RIVERA Jefe Departamento de Auditoría Sector Infraestructura e Inversiones

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ANEXOS

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ANEXO No. 1

DETALLE DE LOS INGRESOS Y GASTOS

PERIODO DEL O1 DE SEPTIEMBRE DE 1999 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003.

TRANSFERENCIAS DE LA TESORERIA GENERAL DE LA REPUBLICA.

INGRESOS

AÑO 1999 L. 1,202,708.36 AÑO 2000 2,595,008.91 AÑO 2001 2,036,350.12 AÑO 2002 1,409,855.57 AÑO 2003 1,683,604.30 TOTAL L. 8,927,527.26

GASTOS

AÑO 1999 L. 992,446.03 AÑO 2000 1,900,439.51 AÑO 2001 1,175,143.70 AÑO 2002 878,298.17 AÑO 2003 1,107,823.60 TOTAL L. 6,054,151.01


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ANEXO No. 2

Funcionarios y Empleados Principales

Nombre : Marcio Alvarado Enamorado Cargo : Director General Período : Del 1/2/2002 al 31/12/2003 Identidad No. : 1605195100061 Dirección : Lomas de Tiloarque casa No. 1722

Comayaguela M.D.C. Teléfono No. : 2253369

Nombre : Kathya Marlene Pastor Sanabria Cargo : Directora General Período : Del 11/2/1998 al 01/02/2002 Identidad No. : 0801196200169 Dirección : Colonia La Campaña Cuarta Calle

No. 2815 Tegucigalpa, M.D.C.

Nombre : Ana Julia García Villalobos Cargo : Sub Directora General Período : Del 01/02/2002 al 31/12/2003 Identidad No. : 1707196100450 Dirección : Colonia Víctor F. Ardón Bloque M, Casa 1

Tegucigalpa, M.D.C. Teléfono No. : 2251968

Nombre : Sofía Lilibeth Maradiaga Castro Cargo : Sub Directora General Período : Del 1/10/1998 al 01/02/2002 Identidad No. : 0801195604668 Dirección : Colonia Humuya

Tegucigalpa, M.D.C. Teléfono No. : 2327688

Nombre : Francisco Javier Sánchez Cargo : Administrador Período : Del 01/05/1990 al 31/12/2003 Identidad No. : 0826196000032 Dirección : Residencial Guaymuras B “D”

Casa # 4528 Tegucigalpa, M.D.C. Teléfono No. : 2302195

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TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS HONDURAS C.A.

Nombre : Sandor Adonay Ferrera A. Cargo : Jefe Departamento Personal Período : Del 14/05/2003 al 31/12/2003 Identidad No. : 0814196700018 Dirección : Col. Centro América Casa 4007

Comayaguela M.D.C. Teléfono No. : 2255479

Nombre : Alma Elizabeth Fajardo Cargo : Jefe Departamento Personal Período : Del 10/08/1998 al 13/05/2003 Identidad No. : 0501195900054 Dirección : Residencial Guaymuras B “D”

Casa # 4528 Tegucigalpa, M.D.C.

Teléfono No. : 2302195

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Síntesis del Informe

Institución: Dirección General de Carreteras (SOPTRAVI)

Alcance del Examen

El examen comprendió la revisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Dirección General de Carreteras, cubriendo el período comprendido entre el 01 de septiembre de 1999 y el 31 de Diciembre de 2003 con énfasis en los rubros de Mantenimiento y Reparación de Maquinaria, Equipo de Oficina y Otros (Objeto 241), Mantenimiento y Reparación de Equipo de Construcción, Transporte e Industrial (Objeto 243), Publicidad y Propaganda (Objeto 266) y Construcciones, Adiciones y Mejoras de Carreteras y Puentes (Objeto 475) Sub Cuentas dentro de los (objetos No. 241, 243 y 266).

Comentarios sobre Control Interno

1. Llevar libros auxiliares de las transacciones diarias sin borrones, ni tachaduras permite tener más confiabilidad de las mismas.

2. Archivar adecuadamente y en forma lógica todos los documentos de soporte de las transacciones u operaciones facilita las revisiones posteriores.

3. Un buen sistema de registro permite controlar los activos fijos, proporcionando información real y oportuna sobre los mismos.

4. Una debida segregación de funciones evita errores, actos deficientes o irregulares.

5. La documentación de respaldo es necesaria para justificar toda actividad o transacción financiera operacional y administrativa.

6. Mantener actualizados los expedientes proporciona información necesaria del personal que labora o ha laborado en la institución.

7. Rendir caución a favor de la hacienda pública garantiza el manejo adecuado de fondos o bienes del estado.

Recomendaciones Al Director General

1. Implementar el registro de las transacciones diarias en forma automatizada a fin de que la información sea más confiable y veraz.

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2. Instruir al Administrador para que se archive en forma lógica los documentos que soportan las operaciones administrativas y financieras a fin de facilitar su ubicación y revisión posterior y evitar que se hagan responsabilidades por falta de documentación que respalden las transacciones que se realizan en esta Dirección.

3. Actualizar el inventario, describiendo en forma exacta y completa los bienes, su ubicación, codificación y localización a fin de presentar valores reales y facilitar su comprobación posterior.

4. Se deberá dar cumplimiento a los reglamentos orgánicos, funcionales de la Dirección y su aplicación se determinará a través de evaluaciones periódicas, haciendo las recomendaciones necesarias a fin de mejorar las áreas que lo requieran.

5. Instruir al administrador para que toda transacción financiera u operacional cuente con la suficiente documentación de respaldo que la justifique y deberá estar disponible para su verificación posterior.

6. Instruir al Jefe de Personal de SOPTRAVI que se actualicen los expedientes de todo el personal a efecto de tener información oportuna y necesaria.

7. Proceder a fijar la cuantía del Guarda Almacén, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 97 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, a fin de asegurar los bienes y valores a su cargo.

Hechos Subsecuentes.

Al realizar examen al rubro de Mantenimiento y Reparación de Equipo, encontramos que se le pagó a Autobreque el 30 de octubre de 2000 un total de L.123, 334.40 y al Taller Ética se le pagó el 26 de octubre de 2000 un total de L. 143,606.40. Lo anterior lo consideramos inapropiado debido a que, el movimiento de recuperación por trabajos realizados ha sido muy lento, por lo que recomendamos no se ejecute este tipo de operaciones.

Al concluir la auditoría se logro que la Dirección General de Carreteras hiciera una programación de reparación de la Maquinaria y Equipo, con el fin de utilizar los saldos a favor de dicha Dirección en los Talleres Ética y Autobreque quienes se comprometieron mediante órdenes de trabajo a efectuar las reparaciones correspondientes.

tribunal superior de cuentas honduras c. a. · informe de auditoria no. 06 ... verificar la...

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