E T KUNDEMAGASIN FRA TELENOR #01/2007

Fremtidens markedsføring

Hjemmehjelp med PDA

Båndet er bredt nok!

Gunvor Ulstein:

Tariffen inn med morsmelken

SIDE 8

E-POST

135 milliarder e-post ble

sendt daglig i 2005. I 2009

vil antallet sannsynligvis

nærme seg 200 milliarder.

Svært mange av disse vil

inneholde forretnings-

kritisk og juridisk bindende

informasjon.

Har du kontroll?

TEKST: ROBERT HERLAND

FOTO: BO MATHISEN

Det er kanskje på tide at næringsliv og myndigheter setter fokus på sikker lagring av e-post?

– E-post er en kommunikasjonsform som har levd sitt eget liv uten skikkelig kontroll. Alle har system for lagring av papirbrev, mens få har tilsvarende for e-post, påpeker Anders Lindgren, kommu-nikasjonsdirektør i dataselskapet Steria.

Avtaler som er gjort i elektroniske brev er like bindende som om det skulle vært i et papirbrev. Blir det uenighet mellom to parter, er det derfor viktig å ha all relevant dokumentasjon og korrespondanse lett tilgjengelig. Internasjonale regler som Sarbanes-Oxley Act (SOA) og EU-direk-tivet stiller også krav til lagring og sporing av dokumenter og korrespondanse.

AVTALER PÅ MSN?

– Lagring i selve e-postsystemene er langt fra godt nok. Dette er et forretningsområde som vil vokse ettersom stadig flere virk-somheter forstår hvor viktig dette er. Ungdommer i dag ser på e-post som avleggs, og bruker heller MSN Messenger og andre verktøy for chatting. Når disse

ungdommene blir eldre og kommer ut i arbeidslivet, vil de ta kommunikasjons-formen med seg. Dette vil ytterligere forsterke problemstillingen rundt lagring av elektronisk korrespondanse.

– Det tekniske er ikke vanskelig. Det har kommet flere systemer på markedet som tar hånd om lagringen. Du kan kjøpe en boks som er ferdig konfigurert, som automatisk lagrer all e-post, og som inneholder god funksjonalitet for søking og sporing. Utfordringen er å sette opp gode retningslinjer for hvordan lagringen skal foregå, og sørge for at det ikke gjøres i strid med personvernloven. I tillegg til programvare og IT-kompetanse, trengs det derfor også juridisk rådgivning. Steria samarbeider nå tett med advokater for å definere hvordan dette kan settes opp i henhold til personvernloven, samtidig som virksomhetenes behov blir tilfreds-stilt, sier Anders Lindgren.

MÅ LÆRE SKIKK OG BRUK

– En annen side av saken er at vi må lære oss skikk og bruk for skriving av e-post, sier Lindgren. – Det vi har lært angående

TRIGGER #01/2007

SIDE 9

– Avtaler som er gjort i elektroniske

brev er like bindende som om det skulle

vært i et papirbrev, understreker Anders

Lindgren i Steria.

papirkorrespondanse må også gjelde for e-post. Det viktigste er å skille mellom privat og forretningsrelatert innhold. Når vi skriver et forretningsbrev på papir, blander vi ikke inn private anliggender. I dagens e-post kan det forekomme at man takker for en hyggelig båttur og god vin, mens det i neste setning inngås en avtale verdt flere millioner kroner. De opplæ-ringsinstansene som har lært oss hvordan vi skal skrive forretningskorrespondanse, må nå komme på banen. De må vise oss hvordan vi bør bruke e-post og for eksempel chat.

– Jeg tror ikke de som lager forskrifter for lagring av e-post har forstått hvor store mengder det dreier seg om, og hvor vanskelig det er for virksomhetene å få kontroll. Det nytter ikke at den enkelte ansatte skal vurdere lagringsverdien til hver eneste e-post. Til det er antall e-post per dag altfor stort! Lagringen må foregå automatisk, ellers er det umulig å få bukt med problemet. Uttalelser fra myndig-hetene om at «vi må se nærmere på dette» holder ikke – dette må det gjøres noe med nå, oppfordrer Lindgren.

TRENGER JURIDISK BISTAND

– Vi opplever et økende antall

forespørsler om juridiske råd i for-

bindelse med lagring av e-post, sier

Olav Marius Øyehaug, partner i

Advokatfirmaet Haavind Vislie.

– Svært mange virksomheter

mangler en klar policy, og trenger

hjelp til å definere retningslinjer,

forteller han.

Undersøkelser viser at en stor

andel norske bedrifter og offent-

lige virksomheter ikke har tilstrek-

kelig arkivering av bedriftskritiske

data. Sakene i media vedrørende

Vinmonopolet og Redningsselskapet

– begge om innsyn i e-post – og det

amerikanske selskapet Enron – om

manipulering av lagret informasjon

– har bidratt til en større bevissthet

om temaet. Bedriftsledere vet nå at

de kan få store problemer hvis ting

ikke gjøres riktig.

– Hvis privat informasjon fjernes

før e-posten lagres, er det ikke noe

problem, sier Øyehaug.

– Men hvis alt lagres, både det

private og virksomhetsrelaterte,

stilles det strengere krav i forhold til

personvern. Virksomhetenes behov

for lagring vil variere, men uansett må

alle ha klare rutiner og retningslinjer.

Vi anbefaler sterkt at virksomheter

etablerer et system for arkivering av

e-post. I tillegg bør de utarbeide en

instruks som avklarer rammene for

medarbeidernes bruk av arbeidsgivers

dataverktøy, og hvordan dette skal

kontrolleres. Denne instruksen bør

blant annet definere om virksom-

hetens e-postsystem kan brukes

til privat kommunikasjon eller kun

benyttes i forretningsmessig øyemed.

Det er svært viktig at de ansatte er

godt informert om innholdet i instruk-

sen, sier Øyehaug.