trƢỜng cao ĐẴng kỸ thuẬt lÝ tỰ trỌng filethông tin hình thức quản lý sơ yếu...
TRANSCRIPT
TRƢỜNG CAO ĐẴNG KỸ THUẬT
LÝ TỰ TRỌNG
------------------------------------
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Công ty: JABIL
Nhóm 3:
Hồ Thái Quyền
Nông Trung Anh
I. Bảng kế hoạch phỏng tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ
thể từng chủ đề:
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tỏng quan về hệ thống:
STT NỘI DUNG YÊU CẦU THỜI GIAN
1 Quản lý tuyển dụng Cần biết những yêu cầu tuyển
dụng của công ty, thông tin mà
phòng quản lý cần lƣu trữ.
10 phút
2 Quản lý chấm công Cần biết cách châm công để trả
lƣơng tƣơng ứng cho nhân viên.
10 phút
3 Quản lý lƣơng Quản lý mọi khoản tiền lƣơng,
tiền trợ cấp, tiền thƣởng, tiền
phạt, tiền tăng ca…
15 phút
4 Quản lý các bộ
phận làm việc
Biết đƣợc cách phân bổ nhân
viên, quản lý theo các phòng
ban, bộ phận làm việc.
15 phút
2. Bảng kế hoạch phỏng vấn chi tiết:
Kế hoạch phỏng vấn 1 và 2
Ngƣời hỏi:
Hồ Thái Quyền
Ngƣời đƣợc phỏng vấn:
Hồ Thị Hồng Luyến
Thời gian: Địa chỉ
Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, kinh nghiệm
của ngƣời phỏng vấn.
Đối tƣợng đƣợc hỏi là : phòng quản lý
nhân sự công ty___ .
Thông tin hình thức quản lý sơ yếu lí
lịch nhân viên, quản lý trình độ chuyên
môn , giờ làm và tiền lƣơng của nhân
viên.
trao đổi về cách thức tra cứu thông tin
của nhân viên mới.
Chƣơng trình:
- Giới thiệu
- tổng quan về dự án:
- Tổng quan về phỏng vấn và đề cập
các chủ đề.
- Chủ đề khái quát và 1-2: câu hỏi và
trả lời.
- Tổng hợp nội dung chính
- Ý kiến ngƣời đƣợc hỏi.
- Kết thúc.
Thời lƣợng:
- 1 phút.
- 2 phút.
- 30phút.
- 2 phút.
- 2 phút
- 1 phút.
Giới thiệu công ty:
công ty JABIL là công ty phân phối lớn. là
công ty có nguồn góc từ mỹ và có chi nhánh
ở tp Hồ Chí Minh.
Lĩnh vực bao gồm thiết kế, sản xuất và cung
cấp giải pháp vi điện tử và công nghệ thông
tin. Chuyên lắp ráp kiểm tra các bản mạch
in, chế tạo mẫu khuôn nhựa chính xác và
sản xuất các bản mạch công cụ, sản xuất và
lắp ráp máy in, lƣu trữ dữ liệu
Dự kiến tổng cộng 38 phút
2.1 kế hoạch phỏng vấn về quản lý tuyển dụng nhân viên:
Ngƣời hỏi: Ngƣời trả lời:
1. khi tuyển dụng nhân viên, công ty có
những yêu cầu nào?
Khi có đợt tuyển dụng, nhân viên phải
nộp đầy đủ hồ sơ. Đảm bảo bản than
đáp ứng đƣợc nhu cầu của công ty và
phải đi phỏng vấn đúng hẹn.
2. hồ sơ tuyển dụng nhân viên cần có
những gì?
Hồ sơ bao gồm
Đơn xin việc
sơ yếu lí lịch công chứng
giấy khám sức khoẻ.
Cmnn sổ hộ khẩu công chứng
hình thẻ
Bằng cấp nếu công ty có yêu
cầu.
Công ty sẽ lƣu trữ tất cả thông tin trên.
3. Khi đã là nhân viên của công ty, thông
tin nhân viên cần đƣợc lƣu trữ là gì?
Ngoài những thông tin trong hồ sơ xin
việc thì cần lƣu trữ thêm bộ phận làm
việc, vị trí làm việc, mức lƣơng, thời
gian làm việc.
4. Thông tin của nhân viên sẽ đƣợc sử
dụng nhƣ thế nào?
-Đầu tiên, thông tin nhân viên sẽ đƣợc
chính nhân viên đó tra cứu, bằng cách
sử dụng tài khoản và mật khẩu riêng
để truy cập vào phần mềm công ty.
-thứ hai, các quản lý, giám đốc có
quyền tra cứu thông tin của các nhân
viên dƣới quyền quản lý của mình.
-thứ ba, văn phòng quản lý nhân sự là
nới duy nhân có quyền tra cứu thêm,
sủa đổi, xoá… thông tin của nhân
viên.
để tránh trƣờng hợp xấu thì các quản
lý muốn thay đổi thông tin nhân viên
thì phải thông qua phòng quản lý nhân
sự.
5. ngoài việc lƣu trữ thông tin trên phần
mềm thì công ty còn quản lý nhân viên
dƣới dạng nào.
Mỗi nhân viên đƣợc cung cấp thẻ
nhân viên. Có ghi thông tin:
-mã nhân viên
-tên nhân viên
-ngày sinh
-bộ phận làm việc
-chức vụ làm việc
-anh thẻ ( để nhân dạng)
DANH MỤC HỒ SƠ TUYỂN DỤNG
Họ và tên ứng viên: ..................................................................................................................
Đơn vị tuyển dụng: ....................................................................................................................
Số điện thoại liên hệ: .................................................................................................................
Hồ sơ gồm:
1. Đơn xin việc
2. Sơ yếu lý lịch (có xác nhận địa phƣơng)
3. Bằng cấp (có công chứng)
- Trung cấp
- Cao đẳng
- Đại học
- Thạc sỹ
- Tiến sĩ
4. Học bạ hoặc bảng điểm
- Trung cấp
- Cao đẳng
- Đại học
- Thạc sỹ
5. Giấy khám sức khỏe
6. Bản sao giấy khai sinh
7. Hộ khẩu (có công chứng)
8. Tạm trú (nếu ứng viên không phải hộ khẩu TPHCM)
9. CMND (có công chứng)
10. 03 hình 3x4
Ghi chú: Nếu ứng viên tốt nghiệp Đại học, Thạc sỹ, Tiến sĩ tại nước ngoài, khi nộp hồ sơ tuyển dụng phải
nộp văn bằng bằng tiếng nước ngoài và bảng dịch tiếng việt (có công chứng).
2.2 kế hoạch phỏng vấn về quản lý chấm công.
Ngƣời hỏi: Hồ Thái Quyền Ngƣời đƣợc hỏi: Hồ Thị Hồng
Luyến
1.công ty quản lý giờ làm nhân viên
dƣới hình thức nào.
Thẻ nhân viên cũng chính là thẻ
chấm công mà mỗi nhân viên phải
mang theo đi làm. Nhân viên phải
đi đúng giờ để quẹt thẻ vào máy để
định giờ đi làm và giờ tan ca.
2.nhân viên phải làm gì nếu để quên thẻ
nhân viên hoặc đi trể, hoặc quên chấm
công.
Nếu phát hiện sai sót trong việc
chấm công. Nhân viên phải viết đề
xuất chấm công và gửi lên bộ phân
quản lý nhân sự. bộ phân sẽ thông
qua bảo vệ hoặc camera giám sát để
có thể các định có thêm lƣơng nhân
viên ngày hôm đó hay không.
nếu trƣờng hợp này tái diễn quá
nhiều lần thì nhân viên sẽ bị trừ
50% số lƣơng ngày hom đó dù cho
kiểm tra là đúng sự thật hay không.
3.giờ làm của nhân viên đƣợc ấn định
nhƣ thế nào.
-Cái đó còn tùy thuộc vào nhân viên
làm việc ở vị trí nào. Công việc đòi
hỏi giờ làm và lịch làm khác nhau.
Nhân viên quản lý nhƣ tôi chẳng
hạn sẽ làm ca 8 tiếng và 1 tuần làm
6 ngày .Hoặc ca 12 tiếng và 1 tuần
làm 4 ngày.
Nhƣng phần lớn nhân viên sẽ làm
vào giờ hành chính nhƣ sau.
Ca chính sẽ là 8 tiếng, từ 7h30 tới
17h. nghỉ trƣa từ 12h tới 13h30.
-Giờ nghỉ ngơi của ca ngày và ca
đêm giống nhau đều là 1 tiếng rƣỡi
nhân viên có thể ăn uống hoặc có
thể ra ngoài làm việc riêng, nhƣng
ca đêm nếu làm ca 12h thì mỗi 2h
làm việc có thể nghỉ ngơi một chút.
4.công ty có cho nhân viên tăng ca hay
không, và có gì khác so với làm việc ca
chính thức.
Khi công ty nhiều việc, sẽ có thông
báo tăng ca. phòng quản lý sẽ lập
danh sách dƣới dạng phần mềm cho
nhân viên đăng kí và ghi giờ làm
của mình.giờ làm tăng ca sẽ đƣợc
ghi riêng với giờ làm chính thức.
5.khi có nhân viên nghỉ phép hoặc các
bộ phận phân bổ công việc không đồng
đều thì phải làm thế nào?
Nếu công việc không nhiều, có thể
đợi nhân viên đó đi làm và tiếp tục.
còn nếu cần phải làm ngay thì quản
lý phải bố trí và báo cáo cho phòng
nhân sự.
Kế hoạch phỏng vấn 3 và 4
Ngƣời hỏi:
Nông Trung Anh
Ngƣời đƣợc phỏng vấn:
Nông Quế Mừng
Thời gian: ngày 6/9/2016 Địa chỉ quận 9/ tp Hồ Chí Minh
Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, kinh nghiệm
của ngƣời phỏng vấn.
Đối tƣợng đƣợc hỏi là : phòng quản lý
nhân sự công ty___ .
Thông tin hình thức quản lý sơ yếu lí
lịch nhân viên, quản lý trình độ chuyên
môn , giờ làm và tiền lƣơng của nhân
viên.
trao đổi về cách thức tra cứu thông tin
của nhân viên mới.
Chƣơng trình:
- Giới thiệu
- tổng quan về dự án:
- Tổng quan về phỏng vấn và đề cập
các chủ đề.
- Chủ đề khái quát và 3-4: câu hỏi và
trả lời.
- Tổng hợp nội dung chính
- Ý kiến ngƣời đƣợc hỏi.
- Kết thúc.
Thời lƣợng:
- 1 phút.
- 2 phút.
- 30phút.
- 2 phút.
- 2 phút
- 1 phút.
Giới thiệu công ty:
công ty JABIL là công ty phân phối lớn. là
công ty có nguồn góc từ mỹ và có chi nhánh
ở tp Hồ Chí Minh.
Lĩnh vực bao gồm thiết kế, sản xuất và cung
cấp giải pháp vi điện tử và công nghệ thông
tin. Chuyên lắp ráp kiểm tra các bản mạch
in, chế tạo mẫu khuôn nhựa chính xác và
sản xuất các bản mạch công cụ, sản xuất và
lắp ráp máy in, lƣu trữ dữ liệu
Dự kiến tổng cộng 38 phút
2.3 Kế hoạch phỏng vấn quản lý tiền lƣơng.
Ngƣời hỏi: Hồ Thái Quyền Ngƣời trả lời: Hồ Thị Hồng Luyến
1. Lƣơng của công ty đƣợc tính nhƣ thế
nào?
-Mỗi bộ phận sẽ có một mức lƣơng
khác nhau, và mỗi chức vụ làm
việc củng có mức lƣơng khác
nhau.
-nhân viên bộ phân tuỳ chỉnh thiết
kế mức lƣơng là 30k/1h
-nhân viên bộ phận quản lý xuất và
nhập hàng lƣơng là 25k/1h
-Bộ phận phân phối và dịch vụ hậu
mãi mức lƣơng là 20k/1h ( + 10%
lợi nhuận thu đƣợc từ việc phân
phối)
-Bộ phận cung cấp thiết bị điện tử
mức lƣơng là 28k/1h.
-các phó bộ mức lƣơng đƣợc tăng
25%
-Trƣởng bộ phận đƣợc tăng 50%
-Các nhóm trƣởng đƣợc tăng 10%.
-Nhân viên thử việc mức lƣơng là
85% của nhân viên chính thức.
2. Tiền lƣơng tăng ca của nhân viên đƣợc
tính nhƣ thế nào?
Thông thƣờng lƣơng tăng ca của
nhân viên là 200% so với mức
lƣơng cơ bản của mình (tính theo
giờ làm việc). và đƣợc cộng vào
lƣơng khi tổng kết cuối tháng.
3. . Phúc lợi của công ty ngoài tiền lƣơng
thì có những gì? Nhân viên nhân viên
nhận đƣợc phúc lợi nào từ công ty?
-Dĩ nhiên là nhân viên sẽ đƣợc
nhận phúc lợi ngoài tiền lƣơng rồi.
ví dụ nhƣ:
- Trợ cấp nhà ở
- Trợ cấp đi lại
- Kiểm tra sức khỏe
- Căn-tin/ Bữa ăn đƣợc cung cấp
- Ngày nghỉ hàng năm
- Nghỉ phép có lƣơng
- Nghỉ bệnh
- thâm niên
- Chế độ thƣởng cho thành tích
- Trả lƣơng ngoài giờ
Và còn rất nhiều phúc lợi khác
4. Các khoản mà nhân viên bị phát thì thế
nào?
Nhân viên đi trể nhiều lần bị trừ
50% lƣơng của ngày đó.
Nhân viên làm không đáp ứng
đƣợc yêu cầu bị trừ từ 1 đến 3
ngày lƣơng. Tuỳ vào mức độ.
Nhân viên làm sai sót bị trừ theo
mức độ.
Nhân viên vi phạm nội quy: đồng
phục, thiếu ý thức làm việc. bị trừ
25% lƣơng ngày vi phạm.
5. Với những nhân viên chƣa có kinh
nghiệm thì công việc và lƣơng đƣợc
sắp xếp nhƣ thế nào?
Với nhân viên đƣợc bố trí vị trí cần
kinh nghiệm mà chƣa có kinh
nghiệm thì mức lƣơng đƣợc trả
bằng mức lƣơng thử việc cho tới
khi tay nghề đủ cao.
6. Lƣơng sẽ đƣợc tăng nhƣ thế nào,có
phải dựa vào năng suất làm việc
không?
Ngoài các khoản lƣơng chính thức.
công ty có mức lƣơng gọi là lƣơng
kinh nghiệm, dành cho nhân viên
lâu năm đƣợc đề xuất. dành cho
các nhóm làm việc đạt hiệu suất
cao. Từ 1 triệu đến 2 triệu.
BẢNG KÊ CHI TIẾT TIỀN LƢƠNG Tháng
Họ và tên: Nguyễn Văn A Đơn vị: Phòng Nhân sự
STT CƠ CẤU LƢƠNG SỐ TIỀN GHI CHÚ
I Lƣơng cơ bản
II Các khoản phụ cấp + Thƣởng
1 Khu vực
2 Độc hại
3 Tăng ca
4 Trách nhiệm
5 Công tác phí
6 Thâm niên
7 Chức vụ
8 Tiền ăn
9 Tiền thƣởng
II Các khoản khấu trừ
1 BHXH - YT
2 Công đoàn
3 Đoàn phí
4 Đảng phí
5 Thuế thu nhập
6 Tạm ứng
III Thu nhập còn lại (III) = (I) + (II) - (III)
NGƢỜI LẬP
2.4 Kế hoạch phỏng vấn quản lý các bộ phận làm việc.
Ngƣời hỏi :Nông Trung Anh Ngƣời đƣợc hỏi :Nông Quế Mừng (Phó
phòng quản lý nhân sự )
1. công ty gồm những bộ phận nào, chức
năng của từng bộ phận ra sao?
Gồm 5 bộ phận làm việc chính.
-nhân viên bộ phân tuỳ chỉnh thiết kế
mức lƣơng: đảm bảo hàng nhập đạt chất
lƣợng, chỉnh sửa và thiết kế phù hợp với
nhu cầu của thị trƣờng hoặc yêu cầu của
khách hàng.
-nhân viên bộ phận quản lý xuất và nhập
hàng: làm việc với bên cung cấp hàng
hoá, quản lý kho hàng, lập phiếu xuất
nhập kho, kirm tra hàng tồn.
-Bộ phận phân phối và dịch vụ hậu mãi:
Phấn phối: tìm kiếm khách hàng,
tƣ vấn, cung cấp thông tin để bán
hàng.
Dịch vụ: đảm bảo hài long cho
khách hàng đã mua hàng, bảo
hành, tƣ vấn trực tuyến.
-Bộ phận cung cấp thiết bị điện tử: chế
tạo các sản phẩm mới, cung cấp các thiết
bị do công ty sản xuất, nghiên cứu và
chế tạo những sản phẩm mới.
-Bộ phận quản lý nhân sự: điều hành
nhân sự cho cong ty.
2. để đáp ứng lƣợng công việc của mỗi bộ
phận thì số lƣợng nhân viên của công ty là
bao nhiêu.
Nhân viên bộ phận tuỳ chỉnh thiết
kế là 38 nhân viên, trong đó:
Nhân viên bộ phận quản lý xuất
nhập hàng là 20.
Nhân viên bộ phận phân phối và
dịch vụ hậu mãi là 46.
Nhân viên bộ phận cung cấp thiết
bị điện tử là 35.
3 khi thiếu hụt nhân viên hoặc số công
việc quá nhiều thì cần giải quyết thế
nào?
Trong công ty, bộ phận tuỳ chỉnh thiết
kế và bộ phận cung cấp thiết bị điện tử
vố là hai bộ phận có nhiệm vụ khá tƣơng
đồng. nhân viên đề là kỹ thuật viên các
thiết bị điện tử, cho nên 2 bộ phận này
có thể bổ sung nhân lực cho nhau, tuy k
đáp ứng đƣợc 100% năng suất nhƣng có
thể giải quyết phần nào khó khăn lúc đó.
2 bộ phận còn lại là phân phối & dịch
vụ hậu mãi và bộ phận quản lý xuất nhập
hàng là 2 bộ phận không đòi hỏi tay
nghề và kinh nghiệm quá cao, rất dể
tuyển dụng và đào tạo thêm nhân công,
bộ phận quản lý nhân sự thì hầu nhƣ
không gặp khó khăn về vấn đề này.
4 Dựa vào đâu để phòng quản lý điều
hành chính xác đƣợc nhân viên phù hợp.
Phòng quản lý dựa trên báo cáo đánh giá
của các bộ phận và xin phép cấp trên khi
điều hành.
5. Công ty có thời gian thực tập cho những
nhân viên chƣa có kinh nghiệm không và
thời gian đó sẽ đƣợc tính là thời gian làm
việc chính thức hay sao?
-Công ty có thời gian để đào tạo lại nhân
viên kể cả nhân viên có kinh nghiệm và
chƣa có kinh nghiệm.
-Tùy thuộc vào trình độ hiểu biết của
nhân viên về công việc. Thời gian thực
tập đào tạo này sẽ đƣợc công ty nêu ra
trong hợp đồng khi ký kết hợp đồng lao
động đối với nhân viên.
6.nhân viên không đạt yêu cầu trong quá
trình làm việc thì sao?
Nhân viên đó sẽ phải học lại nghiệp vụ
hoặc bị cho nghỉ việc. khi phải học
nghiệp vụ, nhân viên nhận lƣơng bằng
với nhân viên thử việc.
7. Quyết định của phòng nhân sự có phải
báo cáo cấp trên để điều hành không?
Có. Phòng quản lý phải lập báo cáo hàng
tuần về việc điều hành nhân viên dựa
theo biễu mẫu có sẵn. thông qua việc
nhận thông tin từ báo cáo và phần mềm
làm việc của công ty.
BÁO CÁO TÌNH HÌNH NHÂN SỰ
Tuần….
Tuần từ .............. đến .....................
Đơn vị:……….
Phòng/Ban:…………
................., ngày .........tháng......năm..........
Stt Công việc Đƣơng sự Thời gian
hiệu lực
Lý do
1 Bỗ nhiệm
2 Miễn nhiệm
3 Tuyển mới
4 Nghỉ việc
5 Khen thƣởng
6 Kỹ luật
7 Điều chỉnh lƣơng
8 Luân chuyển
Các công việc khác thuộc lĩnh vực nhân sự :
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................
Ngƣời báo cáo
II TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN:
Sau khi phỏng vẩn, ngƣời phỏng vấn đã thu đƣợc nhiều thông tin cần thiết.
cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẽ, ngƣời đƣợc phỏng vấn tỏ ra thoải mái và vui vẻ
đáp ứng câu hỏi phù hợp. Thông tin chính xác, cụ thể, có hình ảnh.
III MÔ TẢ, PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ BIỂN ĐỒ DBF.
1. MIÊU TẢ HỆ THỐNG
- Công ty bao gồm 4 bộ phận chính. Hệ thống quản lý nhân sự quản lý 4 bộ
phận:
bộ phận tuỳ chỉnh thiết kế
bộ phận quản lý xuất và nhập hàng
bộ phận phân phối và dịch vụ hậu mãi.
bộ phận cung cấp thiết bị điện tử.
- Nhân viên vào làm việc tại công ty phải nộp hồ sơ đầy đủ, phòng quản lý sẽ
lƣu trữ thông tin của nhân viên và cấp cho nhân viên mã nhân viên và tài
khoản để đăng nhập vào phần mềm của công ty nhằm tra cứu thông tin của
mình.
- Mỗi bộ phận làm việc có mức lƣơng cơ bản khác nhau. Dựa trên mức lƣơng
cơ bản, mức lƣơng tăng ca đƣợc tính thêm vào lƣơng của nhân viên bằng
200% đến 300% lƣơng cơ bản
- Dựa vào báo cáo của trƣởng bộ phận và hoạt động của máy chấm công. Hệ
thống quản lý nhân sự liệt kê các khoản tiền thƣởng và khấu trừ của nhân
viên và thêm vào bảng lƣơng hàng tháng
- Tiền lƣơng cơ bản cộng với khoản tiền phụ cấp, tiền thƣởng (nếu có), trừ đi
khoản tiền nhân viên bị khấu trừ sẽ ra số tiền lƣơng nhân viên nhận hàng
tháng. Ngoài ra nhân viên còn nhận đƣợc phiếu lƣơng của mình, bao gồm
đầy đủ các khoản cộng và trừ.
- Quản lý nhân sự điều hành nhân viên, tuyển dụng thêm hoặc cắt giảm số
lƣợng nhân viên dựa trên báo cáo của các trƣởng bộ phận và tình hình công
việc của công ty.
- Dựa trên báo cáo và từ phần mềm quản lý, phòng quản lý phải lập báo cáo
dựa trên biễu mẫu có sẵn và nộp lên cấp trên mỗi khi muốn điều hành.
2. BIỂU ĐỒ BDF
BIỂU ĐỒ BDF
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
QUẢN LÝ
TUYỂN DỤNG
QUẢN LÝ
CHẤM CÔNG
QUẢN LÝ
TIỀN LƢƠNG
QUẢN LÝ
BỘ PHÂN
LÀM VIỆC
Kiểm tra hồ sơ
tuyển dụng
Giờ làm chính
thức
Lƣu trữ thông
tin nhân viên
Cấp mã nhân
viên
Giờ làm tăng ca
Giờ làm ngày lễ
Giờ làm từng
chức vụ
Mức lƣơng từng
bộ phận
Mức lƣơng
chính thức
Mức lƣơng tăng
ca
Lƣơng trợ cấp
Tiền phạt, các
khoản khấu trừ.
chức vụ làm
việc, thử việc
Tuyển thêm
nhân viên
Điều hành vị trí
làm việc
Kiêm tra báo
cáo
Cắt giảm nhân
viên
Cho học nghiệp
vụ
Cấp tài khoản
cho nhân viên
Lập báo cáo