trường Đại học – bài giảng ms.access

Trường Đại học – Bài giảng MS.Access Trang 2

I. Cài đặt Vietkey với bảng mã Unicode:

B1: Trỏ Mouse Pointer vào biểu tượng Vietkey trên Taskbar (Right Click)

B2: Chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”

B3: Chọn mục “Kiểu gõ”

B4: Chọn kiểu gõ TELEX (hoặc VNI)

B5: Chọn “Bảng mã”

B6: Chọn “Unicode dựng sẵn”

B7: Click vào mục Taskbar (để trả Vietkey về Taskbar)

II. Cài đặt cấu hình cho Windows

B1: Start \ Settings \ Control PanelB2: Chọn Regional and Language OptionsB3: Chọn thẻ Regional Options - Chọn CustomizeB4: Chọn thẻ Numbers:

Chọn Decimal symbol (gõ vào dấu ,) Chọn Digit grouping symbol (gõ vào dấu .) List separator (gõ vào dấu ;) Apply + OK

B5: Chọn thẻ Currency:

Currency symbol (gõ vào chữ “đồng”) Decimal symbol (gõ vào dấu ,) Digit grouping symbol (gõ vào dấu .) Apply + OK

B6: Chọn thẻ Date:

Gõ vào dd/mm/yyyy (ở mục Short date) Apply + OK

Bài giảng MS.Access -Trang 3

B7: Click vào nút Close Button để đóng tất cả cửa sổ, trở về Windows

III.Tạo thư mục lưu trữ File Access:

B1: Trỏ Mouse Pointer vào nút Start (Right Click)B2: Chọn ExploreB3: Click chọn tên ổ dĩa (ở đây ta chọn ổ dĩa D)B4: Trỏ Mouse Pointer vào vùng trống trên Right Panel (Right Click)

Chọn NewChọn FolderGõ vào tên thư mục (trong HĐH Windows, tên thư mục có thể có khoảng trắng)Enter

Nếu gõ sai tên thư mục:

Trỏ Mouse Pointer vào tên thư mục (Right Click)Gõ lại tên thư mụcEnter

IV.Tạo File Access:

B1: Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft AccessB2: Chọn Create a new file (tạo File Access mới)

(Nếu chọn Open là mở File Access đã có trên dĩa)B3: Chọn Blank Database

Chọn ổ dĩa và thư mục để lưu trữ File AccessĐặt tên cho File AccessChọn Create

V. Cách Import đối tượng của Access từ File Access khác

Import trong Access có nghĩa là CopyB1: Chọn Tables (ở mục Objects)B2: Trỏ Mouse Pointer vào chỗ trống trong Access (Right Click)

Chọn ImportChọn thư mục lưu trữ File Access dữ liệu để ImportClick vào File Access muốn chọn - Chọn Import

B3: Chọn thẻ Tables (sẽ thấy các Tables có sẵn trong File Access mẫu)Chọn Select All - OK

VI. Đặt chú thích cho các Tables

B1: Chọn DetailsB2: Trỏ Mouse Pointer vào Table (Right Click)

Chọn PropertiesGõ nội dung chú thích trong khung Description

Trường Đại học – Bài giảng MS.Access Trang 4Apply(Tuần tự như trên, đặt chú thích cho tất cả các Tables)

VII. Cách tạo bảng (Table) trong Access:

B1: Chọn Tables – New – Design View – Ok B2: Mô tả cấu trúc.

Field Name : Tên vùng tin (dùng chữ hoa đầu, không có khoảng trắng) Data Type : Kiểu dữ liệu của vùng tin (Text, Number, Yes/No,Date/Times…) Description : Chú thích nội dung vùng tin Field Properties (Thuộc tính của vùng tin):

Field Size : Kích thước vùng tin Format : Định dạng vùng tin Input Mask : Khuôn dạng nhập dữ liệu Caption : Phần hiển thị trên tiêu đề của Datasheet Validation Rule: Biểu thức kiểm tra tính hợp lệ Validation Text : Câu thông báo khi nhập dữ liệu không hợp lệ Indexed: None – Yes(Duplicvates OK) – Yes (No Duplicates)

(Hướng dẫn tối 11/03/2006)

VIII. Định khuôn dạng nhập liệu kiểu ngày

B1: Clich vào Table - Chọn Design (mở ra ở chế độ thiết kế)B2: Click chọn Field kiểu Date/TimeB3: Mục Field Properties:

Format: chọn Short DateInput Mask (khuôn dạng nhập liệu): gõ vào 00/00/0000;0;_Caption (chú thích tên Field trên Datasheet)

IX. Cách Lookup dữ liệu từ Table khác:

B1: Click chọn Field muốn tạo LookupB2: Chọn Lookup (ở mục Field Properties)B3: Chọn Combo box (ở mục Display Control)B4: Chọn tên Table chứa dữ liệu muốn đưa vào Combobox (mục Row Source)B5: Column Count: chọn số Field muốn hiển thị trong Combobox


X. Tạo quan hệ (Relationship) giữa các Tables:

B1: Đóng tất cả các Tables trước khi tạo quan hệ (nếu có Table nào đang mở => sẽ không tạo quan hệ được).B2: Click chọn Table

Trỏ Mouse Pointer vào vị trí trống (Right Click)Chọn Relationship

B3: Access sẽ hiển thị cửa sổ Show TableGiữ phím SHIFT và quét chọn (phím ) tất cả các TablesChọn ADD (chỉ được nhấn nút ADD ĐÚNG MỘT LẦN)Chọn Close (đóng cửa sổ Show Table)

B4: Tạo quan hệ giữa các Tables

Chú ý: Kéo (Drag) từ khoá chính và thả (Drop) vào khoá ngoại.

Đánh dấu chọn (để đảm bảo toàn vẹn quy chiếu)

Enforce Referential Integrity (Toàn vẹn quy chiếu giữa các Tables, nghĩa là khi bảng này thay đổi sẽ dẫn đến thay đổi tại các Tables có quan hệ)

Cascade Update Related Fields(Khi cập nhật Parent Table => sẽ cập nhật Child Table)

Casecade Delete Related Records(Khi xoá mẫu tin của Parent Table => sẽ xoá mẫu tin của Child Table)

Trường Đại học – Bài giảng MS.Access Trang 6Kế tiếp Click chọn nút Create

XI. Cách nhập số liệu vào Table:

B1: Click chọn Table muốn nhập số liệuB2: Chọn OpenB3: Nhập số liệuB4: Kết thúc nhập số liệu – Click vào nút Close để đóng lại


Các dạng thiết kế Form

I.1. Dạng bình thường:

Bao gồm các thao tác sau:

B1: Chọn Forms (ở phần Objects)

Chọn New Chọn Table sẽ đưa vào Form Chọn Design View OK

B2: Quét chọn hết các Fields trong Table

(Click chọn Field đầu tiên, kế tiếp dùng phím Shift + để chọn

B3: Drag and Drop để kéo và thả các Fields vào Form

Sau khi thả các Fields vào Form => đóng Table lại Nếu muốn hiển thị Table thì Click vào Icon Fields List Muốn hiển thị Toolbar: chọn View \ Toolbars \ Form Design Muốn hiển thị lưới (Grid) thiết kế:

Trỏ Mouse Pointer vào Form (Right Click) Chọn Grid

B4: Tạo Form Header/Footer

Header là phần tiêu đề của Form, chứa chuỗi giới thiệu chương trình. Footer là phần tiêu đề cuối của Form, chứa các nút điều khiểnTrỏ Mouse Pointer vào Form (Right Click)Chọn Form Header/Footer

Click chọn vào Form Header - Chọn màu (Color) cho Form HeaderClick chọn vào Form Footer - Chọn màu cho Form Footer


Nếu không thấy Toolbar thì chọn: View \ Toolbars \ Formatting (Form/Report)

B5: Xác lập thuộc tính cho Form:

Trỏ Mouse Pointer vào Form (Right Click) Chọn Properties Click vào ô đánh dấu Form Chọn thẻ Format Thay đổi giá trị các thuộc tính sau:

Các thuộc tính như sau:

Nút Fill BackColor


B6: Trình bày tiêu đề trên Form Header Chọn View \ Toolbox (bật Toolbox, là thanh công cụ chứa các đối tượng thiết

kế) Click chọn đối tượng Label (trên Toolbox) Vẽ Label trên Form Nhập nội dung cho Label (Nhập xong, Click ra ngoài) Click vào đường viền (Border) của Label để định dạng Label Chọn: FontName, FontSize, FontColor, Center, …

Cách tạo chữ nổi:

Click vào đường viền của Label Nhấn CTRL + C (Copy) Click ra ngoài (ta sẽ không thấy các “ô neo” chung quanh Label) Nhấn CTRL + V (Paste) Click vào Label mới được tạo - chọn Font Color Dùng phím CTRL+ để di chuyển cho 2 Labels so le với nhau

B7: Điều chỉnh phần Details

Đánh dấu các đối tượng Label, Textbox trong phần Detail Giãn khoảng cách theo chiều dọc (Vertical):

Format \ Vertical Spacing \ Increase Dùng phím Shift + () để tăng kích thước Label, Textbox Chọn Font Size: 12 Di chuyển các Textbox, Combobox,….:

Bật Properties Table

Chữ đậmFont Size

Trường Đại học – Bài giảng MS.Access Trang 10 Đánh dấu các Textbox, Combobox, … (không đánh dấu các Labels) Gõ vào trị số mới cho thuộc tính Left (khoảng cách từ lề trái đến các

Textbox, Combobox, …) Điều chỉnh kích thước chiều ngang các Textbox, Combobox, … Điều chỉnh kích thước các Labels:

Điều chỉnh một Label trước để làm chuẩn Đánh dấu toàn bộ các Label Format \ Size \

To Fit (vừa đúng kích thước)To Grid (theo kích thước khung lưới)To Tallest (theo Label cao nhất)To Shortest (theo Label thấp nhất)To Widest (theo Label rộng nhất)To Narrowest (theo Label hẹp nhất)Có thể tạo nền cho các Label bằng cách:

Đánh dấu tất cả Labels Chọn Raised (ở nút Special Effect trên Toolbar) Chọn màu nền Fill BackColor và màu chữ Font ForeColor

B8: Click vào nút Save để lưu lại

Gõ vào tên Form (dùng Prefix Frm…)

Đặt tên cho phần Description của Form

I.2. Tạo nút điều khiển trên Form

I.2.1. Các nút di chuyển mẫu tin (Navigation Buttons):B1: Mở Form ở chế độ Design

Click chọn Form muốn tạo nút Chọn Design – Maximize Form để dễ thiết kế

B2: Bật Toolbox (View \ Toolbox)B3: Các bước đưa nút vào Form; nguyên tắc khi đưa vào Form, các nút

phải ở phần Form Footer Click chọn nút Control Wizards Click chọn đối tượng Command Button (trên Toolbox) Vẽ nút vào Form Footer

Màn hình Access sẽ xuất hiện như sau:

Di chuyển về mẫu tin đầu

Di chuyển đến mẫu tin cuối

Di chuyển đến mẫu tin kế

Di chuyển về mẫu tin trước


Clich chọn mục Record Navigation (trong khung Categories)

Click chọn Go To First Record (trong khung Actions)

Kế tiếp chọn Next Nếu: chọn Text (tên nút sẽ có chữ)

chọn Picture (nút sẽ có hình) Kế tiếp chọn Next

Màn hình sẽ xuất hiện như sau:

Đặt tên cho nút (CmdDau, CmdTruoc, CmdKe, CmdCuoi) Click Finish để kết thúc.

Chú ý: Lệnh Format \ Align dùng để sắp xếp vị trí Lệnh Format \ Size dùng để điều chỉnh kích thước

Sửa thuộc tính của nút:

Bật Properties Table Click vào nút muốn sửa Click chọn thẻ Other Sửa lại thuộc tính ControlTip Text

Kết thúc việc thiết kế Form:

Đóng Form Click vào Form - Chọn Open để thi hành

I.2.2. Tạo các nút xử lý mẫu tinB1..B3: Giống như mục a)Khi hiện bảng Command Button Wizard:

Chọn Record Operations (trong khung Categories)

Trường Đại học – Bài giảng MS.Access Trang 12 Tuần tự chọn các nút sau (cho từng lần tạo nút):

Add New Record (thêm mẫu tin mới - CmdThem) Delete Record (xoá mẫu tin hiện hành - CmdXoa) Save Record (lưu mẫu tin hiện hành - CmdLuu) Undo Record (huỷ bỏ thông tin đã nhập - CmdUndo) Print Record (in mẫu tin hiện hành - CmdIn)

I.3. Tạo nút thoát trên Form:

Công dụng: tạo nút thoát với hàm MsgBox()Thao tác:B1: Nếu có nút thoát rồi thì mở ra để thêm hàm MsgBox()

Nếu chưa có nút thoát thì tạo nút mới và viết hàm MsgBox()B2: Bật Properties Table

Click chọn nút thoátChọn thẻ EventsChọn biến cố (Event) On ClickChọn Code Builder

B3: Tìm đến Code của nút thoát (CmdDong) và bổ sung Code

Chú ý: dùng phím Spacebar để chọn khi viết hàm MsgBox()

B4: Chọn File \ Close and Return to Microsoft Office Access để thoát về Access


I.4. Tạo Listbox bằng chương trình Wizard

B1: Mở Form ở chế độ DesignBật ToolboxClick bật nút Control WizardsClick chọn đối tượng Listbox (trong Toolbox)Vẽ Listbox trong Form

B2: Màn hình sẽ xuất hiện như sau:

Chọn Find a record on my form based on the value I selected in my listbox

Kế tiếp chọn Next

B3: Chọn tên Field đưa vào Listbox (Field được chọn sẽ nằm trong khung Selected Fields)

Kế tiếp chọn Next – Next


B4: Đặt tên cho ListboxChọn Finish để kết thúc

B5: Sửa lại Listbox trên Form: Xoá Label của ListBox Chọn FontSize

Kết quả:


Các dạng Macro

I.5. Tạo Macro để mở Form

Khi mở Form, chương trình phải đóng tất cả các thanh công cụ (Toolbars)

Giữ lại kích thước của Form như lúc thiết kế

Tất cả những lệnh này sẽ được lưu vào Macro và gắn vào biến cố On Open của một Form

Thao tác tạo Macro:

B1: Chọn Macro – NewB2: Chọn các lệnh đưa vào Macro

B3: Lưu Macro (McrOpenForm)

I.6. Tạo Macro dùng để đóng Form:

Khi đóng Form, ta phải mở lại các thanh công cụ Maximize màn hình.

Tất cả các thao tác này được lưu vào Macro McrCloseForm Thao tác:

B1: Chọn Macros – NewB2: Chọn các thao tác đưa vào Macro

B3: Lưu trữ Macro


GẮN MACROS VÀO FORM

B1: Mở Form ở chế độ DesignBật Properties Table - Chọn EventsClick chọn FormBar

B2: Chọn biến cố (Event) On OpenGắn Macro McrOpenForm vào Event này

B3: Chọn Event On CloseGắn Macro McrCloseForm vào Event này

B4: Đóng Form – Lưu trữ lại


I. CÁCH TẠO QUERY TRONG ACCESS

1. Dạng 1:B1: Chọn Queries – New

Chọn Design View - OK

B2: Click chọn từng Table(s) muốn đưa vào Query – AddKết thúc việc chọn: nhấn CloseChú ý: khi chọn Table(s) đưa vào Query, ta PHẢI ĐỌC CÂU HỎI để biết thông tin cần lấy được cung cấp bởi Table(s) nào?

B3: Trình bày lại các Tables trên màn hình thiết kế (để dễ quan sát thông tin cần truy xuất)

Giải thích: Field: vùng thông tin muốn

truy xuất

Table: tên bảng dữ liệu cung cấp thông tin tương ứng

Sort: sắp xếp dữ liệu (trị mặc nhiên là không – None)

Trường Đại học – Bài giảng MS.Access Trang 18 Show: hiển thị hoặc che dấu thông tin

Criteria: đưa vào điều kiện trích lọc thông tin.

B4: Click vào nút View (trên Query Design Toolbar) để xem kết quả, nếu không thấy Query Design Toolbar thì chọn View \ Toolbars \ Query Design Toolbar để hiển thị Toolbar này.

Kết quả truy vấn dữ liệu như sau:

Click vào nút View để trở lại màn hình thiết kế Query

B5: Click chọn nút Save để lưu Query

Đặt tên cho Query (Qpr…)

2. Dạng 2: Thêm Field mới chứa biểu thức tính toán trong Query

B1 …B4: thực hiện như Query dạng 1

B5: Trỏ Mouse Pointer vào Field mới muốn tạo (Rịght Click)

Chọn Build


B6: Xây dựng biểu thức tính toán

Click vào dấu “+” để mở rộng danh sách Tables

Click vào Table muốn chọn (các Fields tương ứng sẽ hiển thị ở khung bên cạnh)

Double Click vào Field muốn chọn (Field được chọn sẽ được đưa lên khung xây dựng biểu thức)

Click chọn dấu phép toán +, -, x, /, …..v.v…

(Tiếp tục như trên cho đến khi xây dựng xong biểu thức)

OK đóng cửa sổ xây dựng biểu thức

B7: Xoá chữ “Expr…” và gõ vào tên Field mới. Tên Field:

Không có khoảng trắng (Blank)

Không có dấu tiếng Việt

B8: Trỏ Mouse Pointer vào Field mới tạo (Right Click)

Chọn Properties

Sửa thuộc tính: Format , Caption, …

trường Đại học – bài giảng ms.access

Documents