tÜrk standardlari enstİtÜsÜ personel ve sİstem belgelendİrme merkez baŞkanliĞi

TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ

1

TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜPERSONEL VE SİSTEM BELGELENDİRME

MERKEZ BAŞKANLIĞI

TS EN ISO 9000:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ & ODA AKREDİTASYON

SİSTEMİ

MESUT DURU PLANLAMA VE KOORD. MÜDÜRÜ

K -Q TSE-ISO-EN

9000


2

KALİTE

YAPISAL ÖZELLİKLER KÜMESİNİN ŞARTLARI YERİNE GETİRME DERECESİ. (ISO 9000:2000)

KULLANIMA UYGUNLUKTUR. (JURAN) ŞARTLARA UYGUNLUKTUR. (CROSBY) İHTİYAÇLARIN KARŞILANABİLME

ORANIDIR.


3

Kalite Yönetim Sistemi Nedir?

•Sistem: birbiriyle ilgili veya etkileşimli elemanların kümesi•Kalite: yapısal özellikler kümesinin şartları yerine getirme derecesi•Yönetim sistemi: politika ve hedeflerin oluşturulması ve bu hedeflere ulaşılması için sistem•Kalite yönetim sistemi: kaliteyle ilgili, organizasyonu yönlendiren ve kontrol eden yönetim sistemi

(ISO 9000:2000)


4

KALİTE

ŞARTLARA İLK DEFADA

ZAMANINDA

HER DEFASINDA

UYMAKTIR.

MÜŞTERİ MEMNUNİYETİDİR.


5

Kavramlar, Terimler, Tanımlar…..

ISO 9000:2000


6

KALİTE YAKLAŞIMLARI-1 TEPKİSEL YAKLAŞIM

HATAYI ORTADAN KALDIRMAK İÇİN MÜŞTERİ ŞİKAYETİNİN ANALİZİ VEYA HATANIN

YAKALANMASI BEKLENDİĞİNDEN DAHA YAVAŞ TEPKİ VERİR.

1- MÜŞTERİ ŞİKAYETLERİ ANALİZİ 2- DÜZELTİCİ FAALİYET 3- PROSES KONTROL

4- PAZARLAMA VE SATIŞ3

1

4

2


7

HATALAR ORTAYA ÇIKMADAN ÖNLENMEYE ÇALIŞILDIĞINDAN KALİTEDE GELİŞME VE İYİLEŞME

SAĞLANMAKTA VE SONUÇTA PAZARA GİRME SÜRECİ DAHA HIZLI OLMAKTADIR.

KALİTE YAKLAŞIMLARI-2 ÖNLEYİCİ SİSTEM YAKLAŞIMI

3

1

4

2

1. MÜŞTERİ İSTEKLERİNİN TESPİTİ (PAZAR ARAŞTIRMA)

2. TASARIM VE GELİTİRME FAALİYETLERİ

3. PROSES KONTROL

4. PAZARLAMA VE SATIŞ

KALİTE VE VERİMLİLİK

Kaliteli ve daha verimli üretim ancak standardizasyon ve sürekli kaynak iyileştirilmesi (makina, teçhizat, insan, prosedür, sorumluluk ve yetkiler, iyileştirme faaliyetleri, hedefler v.b.) ile mümkün olabilir.

O HALDE STRATEJİMİZ ;

HATA KAYNAKLARINI ORTADAN KALDIRMAK SURETİYLE DAHA VERİMLİ VE KALİTELİ ÜRETİM OLMALIDIR.

25

ÖNLEM AL PLANLA

UYGULAKONTROL

ET

PUKÖ

Türk Standardları Enstitüsü


9

AKREDİTASYON Ulusal veya uluslar arası kuruluşlar tarafından;

laboratuarların, muayene ve belgelendirme kuruluşlarının ulusal ve uluslararası kabul görmüş teknik kriterlere göre değerlendirilmesi, yeterliliğinin onaylanması ve düzenli aralıklarla denetlenmesidir.

Bir organizasyon ya da kişinin; gerçekleştirmekte olduğu faaliyetleri belirli prosedürlere uygun olarak yapmakta olduğuna dair yetkili bir kuruluş tarafından yeterlilik verilmesi ve düzenli aralıklarla denetlenmesi işlemidir.

Amacı: Yeterliliği müşteriler için şeffaf hale getirmek, Belge ve raporların güvenirliğini artırmak, Uygunluk değerlendirmesi altyapısı oluşturmak, Uluslararası ticareti ve ilişkileri kolaylaştırmak.


10

Oda-Borsa Akreditasyonu Nedir?

Odalar-Borsalar tarafından gerçekleştirilen hizmetlere ilişkin

asgari şartları ortaya koyan,

Odalar-Borsalar tarafından yıllık performansların

özdeğerlendirmesinin yapıldığı,

Üç yıllık periyodlarla yapılan dış denetimlerden alınan geri

beslemeler ve iyileştirmelerle oda-borsa faaliyetlerinin,

belirlenen kriterlerde sürekliliğinin sağlandığı

bir sistemdir.


11

Neden Akreditasyon? Etkin bir iş hayatının Türkiye’nin bütününde

yaygınlaştırılması,

Yerel, bölgesel ve ulusal düzeyde temsil, hizmet ve destek sunmak üzere bütünleşik kuruluşlar şebekesi oluşturulması,

Oda-Borsaların; kendi toplulukları içinde iş hayatının çıkarlarını temsil eden, rekabet gücü ile büyümesini destekleyen öncü kurumlar haline getirilmesi,

Oda-Borsaların hizmet süreçlerine katma değer sağlanması, süreçlerin daha etkin hale getirilmesi,


12

Oda-Borsa Akreditasyon ModeliTOBB’a bağlı oda-borsalarda hizmet kalitesinin iyileştirilmesi amacı ile “Türk Oda Geliştirme Programı” kapsamında Eurochambers-TOBB işbirliği ile ARCHIMEDES çerçevesinde Alman Oda sistemine ilişkin görüşlerin de eklendiği Eurochambers, İngiltere Odalar Birliği’nin sistemi dikkate alınarak olgunlaştırılmış bir modeldir.


13

AKREDİTASYON SÜRECİ

Oda ve borsalar diğer belgelere atıfta bulunan birer “akreditasyon dosyası” hazırlamalıdırlar.

Her oda/borsa kendisini, akreditasyon standardına göre gerçekleştirilecek iç denetimler ve hazırlanmış bir “öz değerlendirme formu” ile yılda bir defa değerlendirecektir. Oda/borsa kendisini her element için 5’li skalaya göre değerlendirecek ve bu raporu onaylanmak üzere kendi Yönetim Kuruluna sunacaktır.

Puanın 2 veya aşağı olduğu hallerde düzeltici ve önleyici faaliyetlerinin sonuçlarının kontrolüne ilişkin olarak gerçekleştirilecek denetim raporu (Eylem Planı) söz konusu oda ve borsaların akreditasyon dosyalarına konulmak üzere TOBB’a gönderilecektir.


14

AKREDİTASYON SÜRECİ

Oda ve borsalar, her üç yılda bir TOBB Akreditasyon Kurulu tarafından onaylanan “denetleyiciler” tarafından bir tekrar değerlendirme denetimine tabi tutulacaklardır.

Denetleyici, Akreditasyon Kuruluna bir rapor sunacak ve denetlenen oda/borsaya akreditasyon verilip verilmeyeceği hususundaki önerilerini belirtecektir.

Bir oda ve borsanın asgari seviyeye (40 Puan) ulaşamaması halinde Akreditasyon Kurulu oda ve borsanın noksanlıklarını gidermek üzere uygun düzeltici ve önleyici faaliyetleri uygulamayı kabul etmesi şartı ile oda ve borsalara üç yıldan daha kısa bir akreditasyon (örneğin 3,6 veya 9 ay ) tanıyabilir.


15

Akreditasyon Kurulu Yönetim Kurullarınca aday gösterilenler arasından TOBB

Yönetim Kurulu tarafından belirlenmek üzere; 5 oda veya borsanın Yönetim Kurulu Üyesi olmayan birer üyesi ile, 5 oda veya borsanın Genel Sekreteri; TOBB tarafından atanacak Kurul Başkanı ve yine TOBB tarafından atanacak Akreditasyon Kurulu Sekreteri olmak üzere 12 üyeden oluşur. Sekreterin oy hakkı bulunmamaktadır.

Akreditasyon Kurulu üyelerinin görev süreleri iki yıl olup, toplam hizmet süreleri dört yılı aşmayacak şekilde, yeniden iki yıl için aday gösterilerek atanabilirler.


16

Akreditasyon Kurulunun Amaçları Akreditasyon müracaatlarını incelemek ve “öz-değerlendirme” ve

denetleme raporlarını inceleyerek Akreditasyonların yenilenmesi konusunda karar almak; ancak Akreditasyon Kurulu Üyeleri kendi oda/borsalarının akreditasyon müracaatlarının görüşülmesinde yer almayacak ve oylamaya katılmayacaktır.

Akredite edilmiş uygun oda ve borsaların personelinden de yararlanmak suretiyle, geliştirme desteği sağlanmasının tespiti, kolaylaştırılması ve izlenmesine yardım etmek ve TOBB Yönetim Kurulunca kabul edilmek kaydıyla standardın geliştirilmesi teklifinde bulunmak,

Akreditasyon statüsü tanımak,


17

Akreditasyon Kurulunun Amaçları Akreditasyon statüsünün tanınamayacağı veya

yenilenemeyeceği durumlar hakkında TOBB Yönetim Kuruluna gerekli önerilerde bulunmak, (Nihai karar TOBB Yönetim Kurulu tarafından alınacaktır) (Paragraf, kararlar ve temyiz ile ilgili bölümde açıklanmıştır),

Denetleyicilerin çalışmalarını izlemek ve değerlendirmek (Denetleyiciler TOBB tarafından atanır),

Her üç ayda bir TOBB Yönetim Kuruluna, özellikle Yönetim Kurulunun Akreditasyon tanıma konusunda inisiyatifini kullandığı alanlara atıfta bulunmak suretiyle, iletişim ağı dahilindeki akreditasyon durumu hakkında bilgi vermek.


18

Denetleme Sistemi

Geliştirme Ziyareti

Denetleme Ziyareti (her 3 yılda)

Öz Değerlendirme (her yıl)

Eylem Planları (2 puan alınan elementler için)


19

Geliştirme Ziyareti

Ziyaret sürecinin planlanması,

Odaların akreditasyon standardı gereklerini hangi seviyede karşıladığının tespiti,

Geliştirmesi gerekli (iyileştirmeye açık) yönlerinin (varsa) belirlenmesi,

Akreditasyon denetimine hazırlık durumunun gözden geçirilmesi,

Sonucun Oda yetkilisi/yetkilileri ile paylaşılması,

Bulguların raporlanması.


20

Denetleme Ziyareti

Denetim sürecinin planlanması Akreditasyon standardına göre yeterlilik, uygunluk ve

etkinlik değerlendirmesi, İyileştirmeye açık alanların (varsa) belirlenmesi ve

gerekçeleri ile raporlanması, Değerlendirme sonuçlarına göre sistem maddelerinin

puanlanması, Sonuçların Oda yetkilisi/yetkilileri ile paylasılması Eylem Planı yapılması gerekli ise süreçle ilgili bilgi verilmesi, Sonuç raporunun akreditasyon kuruluna sunulmak üzere

TOBB sekreteryasına iletilmesi.


21

Denetleme Ziyareti

Denetim sürecinin planlanması Akreditasyon standardına göre yeterlilik, uygunluk ve

etkinlik değerlendirmesi, İyileştirmeye açık alanların (varsa) belirlenmesi ve

gerekçeleri ile raporlanması, Değerlendirme sonuçlarına göre sistem maddelerinin

puanlanması, Sonuçların Oda yetkilisi/yetkilileri ile paylasılması Eylem Planı yapılması gerekli ise süreçle ilgili bilgi verilmesi, Sonuç raporunun akreditasyon kuruluna sunulmak üzere

TOBB sekreteryasına iletilmesi.


22

Öz Değerlendirme Akreditasyon belgesi; Odaların her yıl Öz

değerlendirme raporlarını Oda Yönetim Kurulu’na sunması ve geçerliliğinin kurul tarafından teyidi koşulu ile geçerli olmaktadır.

Bu amaçla akreditasyon alan her oda yıllık öz değerlendirmesini bir önceki değerlendirme süreci ve gelişimini dikkate alarak gerçekleştirir.

Öz değerlendirme bu süreçte Odaların gelişimi ile ilgili bilgi sağlar. Akreditasyonun sürdürülmesi açısından son derece önemlidir.

Öz değerlendirme sürecinde akreditasyon kriterleri ve odanın gelişimi esas alınır.


23

Temel Şartlar

Kriterler Asli KanıtlarTOBB/Denetçi

Yorumu


24

Oda/Borsa Adı :

Standart Element Öz Değerlendirme Puanı(1-5 Arası)

Bir Eylem Planı sunulmuş mudur? Lütfen her element

için “evet” veya “hayır” yazınız (B)

Lütfen oda ve borsanızın standarda ulaşma kabiliyetini etkileyecek yapısal değişikliklere girişip girişmediğini veya

bu konuda bir planı olup olmadığını belirtiniz (C)

No

AçıklamaOda/Borsa

Puanı

TOBB Denetçi

Puanı (A)

1 İş Alemi ile İlişkiler

1.1. Haberleşme ve Yayınlar

1.2 Politika ve Temsil

1.3 Bilgi ve Danışmanlık

1.4 İletişim Ağı

1.5 İş Geliştirme ve Eğitim

1.6 Uluslararası Ticaret

2 Üyeler

3 Mali Yapı


25

Standart ElementÖz Değerlendirme Puanı

(1-5 Arası) Bir Eylem Planı sunulmuş mudur?

Lütfen her element için “evet” veya

“hayır” yazınız (B)

Lütfen oda ve borsanızın standarda ulaşma kabiliyetini etkileyecek

yapısal değişikliklere girişip girişmediğini veya bu konuda bir

planı olup olmadığını belirtiniz (C)No Açıklama

Oda/Borsa Puanı

TOBB Denetçi

Puanı (A)

4Yönetime Katılım ve İdare

4.1 Oda/Borsa Mevzuatı

4.2 Yönetim Kurulları

4.3 İş Planlaması ve İdare

4.4İnsan Kaynakları Yönetimi

4.5 Kalite

5

Oda/borsalar şebekesinin bölgesel, ulusal ve uluslararası düzeylerde geliştirilmesi

Toplam

(A) Denetçinin puanı ile oda/borsa puanı arasında fark bulunması halinde, ekteki ilave açıklamalara bakınız.(B) “2” veya daha düşük puan almış olan her bir element için, her yıl TOBB’a eylem planlarının sunulması ve denetleyiciler tarafından yılda en az bir dış denetim yapılması gerekmektedir. (C) Eğer sunulmuşsa, zamanlama, oda veya borsanın bugün ve gelecekteki durumu, diğer ortaklar ve kuruluşlar ile karşılıklı etkileşimi de kapsayan bir eylem planı ilave ediniz.


26

Eylem Planı Hazırlanması Denetim esnasında 2 puan alınan standart

maddelerine karşılık (en fazla 2 madde olabilir), Odaların Eylem Planı hazırlaması gereklidir.

Eylem Planında; tespit edilen bulgunun giderilmesine yönelik faaliyetler açık olarak tariflenmeli, planın gerçekleşmesi için gerekli kaynaklar, sorumlular ve termin açıkça belirtilmelidir.

Eylem Planı; Akreditasyon Kurulu tarafından kabul edilmelidir.


27

ONAYGenel Sekreter

Tarih-İmza

TOBB-AKREDİTASYON ÇALIŞMASI - ÖZDEĞERLENDİRME EYLEM PLANI

ODA : ……………………..……..………...…………………………………………………………………………………….

STANDART UNSURU NO: …………… TANIMI: ……………………………………………………………………

KONU SORUMLU PLANLANAN YAPILACAKLAR MALİYET TAHMİNİ

(Gelir/Gider)

İŞBİRLİĞİ YAPILACAK KURUMLAR

EYLEM TARİHİ & SÜRESİ

AÇIKLAMA

1- Her standart unsuru için ayrı sayfa doldurulacaktır. 2- Tablodaki her sıraya ayrı Eylem konusu yazılacaktır. 3- Tablo başlıklarının açıklamaları şu şekildedir; - KONU; Yapılacak Eylemin ne olduğu açıklanacak. - SORUMLU; Yapılacak Eylemden kimlerin sorumlu olduğu açıklanacak. - PLANLANAN; Eylemi yapmak için nelerin planlandığı açıklanacak. - YAPILACAKLAR; Planlanan eylemin gerçekleştirilmesi için nelerin yapılacağı açıklanacak. - MALİYET TAHMİNİ; Eylemin gerçekleşmesi aşamalarındaki tahmini gider ve gelir açıklanacak - İŞBİRLİĞİ YAPILACAK KURUMLAR; Eylemin gerçekleşmesi için kullanılacak kişi-kurum ve/veya teknik yardım talepleri belirtilecek.

- EYLEM TARİHİ & SÜRESİ; Eylemin ne zaman yapılacağı ve ne kadar sürmesinin planlandığı yazılacak


28

Minimum Şartlar

14 element üzerinden toplam 40 puan (en az) alınması,

İkiden fazla elemente 2 puan verilmemesi,

Hiç bir elemente 1 puan verilmemesi,

2 Puan alınan elementler için “ Eylem Planı” hazırlanması


29

Akreditasyon Kararı Denetim raporları Akreditasyon Kurulu

tarafından incelenerek karara bağlanır.

Odaya akreditasyon tanıyıp tanımama konusunda nihai karar Akreditasyon Kurulu’na aittir.

Oda; Akreditasyon Kurulu tarafından alınan kararlara itiraz etme hakkına sahiptir.


30

Akreditasyonun Sürdürülmesi Denetim sürecinden başarı ile geçen odalara 3 yıl süre ile

geçerli olmak üzere “Oda Akreditasyon Belgesi” düzenlenir. Odaların akreditasyon belgesinin gereklerini yerine getirdiğinin

doğrulanması amacı ile; her yıl özdeğerlendirme yaparak Oda Yönetim Kurulu’na iletmesi gereklidir.

Üç yılda bir dış kaynaklı denetçi tarafından değerlendirilerek şartlara uygunluk devam ediyorsa, üç yıllık dönem için yeniden belgelenmektedir.

Odanın akreditasyon statüsünden sapma göstermesi durumunda (özdeğerlendirme ve/veya dış denetim esnasında) gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmesi ve kanıtlaması gereklidir.


31

Temyiz Süreci

İtiraz etmek isteyen oda kurul kararının tebliğinden itibaren bir ay içerisinde Akreditasyon Kurulu’na temyiz talebinde bulunabilir.

Akreditasyon Kurulu; itiraz gerekçelerini dikkate alarak, oda ve denetçi tarafından sunulan delilleri gözden geçirmek sureti ile kararını verir.

Kararın odanın aleyhine devam etmesi durumunda, oda kurul kararının tebliğinden itibaren 14 gün içerisinde TOBB başkanına yazılı talepte bulunarak, kararın temyizini isteyebilir.

TOBB Başkanı;Yönetim Kurulu içinden üç kişilik bir Temyiz Kurulu seçer. Temyiz Kurulu itirazı değerlendirir ve karara varır. Bu karar nihaidir.


32

Puanlama Sistemi

BEŞ : Olağanüstü performans

DÖRT : Mükemmel performans

ÜÇ : Kabul edilebilir performans

İKİ : Beklentilerin altında performans

BİR : Kabul edilemez


33

Başarı Kriteri

14 element üzerinden toplam en az 40 puan alınmış olması,

İkiden fazla elementte 2 puan almamış olması,

Hiçbir elemente 1 puan verilmemesi.


34

TSE BELGELENDİRME SÜRECİ

Ekip Oluşumu TS EN ISO 9001:2000 Standardının

Temini Yönetimin Bilgilendirilmesi


35


Eğitimler

KYS Temel Eğitimi

İç Kalite Tetkik Eğitimi

KYS Dokümantasyon Eğitimi

Proseslerin Yönetimi Etkileşimi ve İyileştirme Teknikleri Eğitimi

Kalite Yönetim Sistemi Çalıştayı / Uygulama Eğitimi


36

Sistemin kurulması ve işletimini takiben diğer eğitimlerin (Müşteri Memnuniyeti, Performans Değerlendirme, Zaman Yönetimi, Kurum Kültürü, Liderlik, Kıyaslama (Benchmarking) Eğitimi, Problem Çözme Teknikleri Eğitimi, Toplam Kalite Yönetimi, Hata Türleri ve Etkileri Analizi (FMEA) Eğitimi, İstatistiksel Proses Kontrol Eğitimi vb.) firma çalışanları tarafından alınması sürecin etkinliği ve sürekliliği açısından önem arz etmektedir.



37

Planlama Yapılması İlgili Tarafların Görüşleri İlk Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı Politika/Hedef KYS Programları Dokümanların Hazırlanması Çalışanların Bilgilendirilmesi Uygulama Kontrol İletişim



38

İç Tetkiklerin Yapılması, DÖF’ lerin Uygulanması Veri Analizi Kayıtların Oluşturulması / Muhafazası www.tse.org.tr Adresinden Müracaat Dokümanlarının

Temin Edilmesi ve Türk Standardları Enstitüsü’ne Başvuru Ön Tetkik (Talep Edildiğinde) Gözden Geçirme ve Revizyonlar Performansın Takibi / Sürekli İyileştirme Faaliyetleri Belgelendirme Aşaması



39

Kalite Yönetim Prensipleri

1. Müşteri odaklılık

2. Liderlik

3. Çalışanların katılımı

4. Proses yaklaşımı

5. Yönetimde sistem yaklaşımı

6. Sürekli iyileştirme

7. Verilere dayalı karar verme yaklaşımı

8. Tedarikçilerle karşılıklı faydaya dayanan ilişkiler


40

1-MÜŞTERİ ODAKLILIK

Organizasyonlar ; Mevcut ve gelecekteki müşteri ihtiyaçlarını

anlamalı, Müşteri şartlarına uymalı, Müşteri beklentilerini de aşmak için

çabalamalıdır.


41

2-LİDERLİK

Liderler organizasyonun amacını ve yönünü belirlerler.

Organizasyonun amaçlarının başarılması için kişilerin katılımını sağlayacak ortam oluşturulmalıdır.


42

3-ÇALIŞANLARIN KATILIMI

Çalışanlar bir organizasyonun temelidir. Çalışmalara tam olarak dahil edilmeleri

kendi yeteneklerini organizasyonun yararına kullanmalarını sağlar.


43

4-PROSES YAKLAŞIMI

Uygun kaynaklar ve faaliyetler bir proses olarak yönetilirse istenilen sonuçlara daha etkin olarak ulaşılabilinir.


44

5-YÖNETİMDE SİSTEM YAKLAŞIMI

Belirli bir amaç için birbirleriyle ilişkili proseslerin oluşturduğu sistemin;

belirlenmesi, anlaşılması, yönetimi

organizasyonun etkinliğini ve verimliliğini arttırır.


45

6-SÜREKLİ İYİLEŞTİRME

Sürekli iyileştirme kuruluşun en kalıcı amacı olmalıdır.

PLANLA

UYGULA

KONTROL ET

ÖNLEM AL


46

7-VERİLERE DAYALI KARAR VERME YAKLAŞIMI

Etkin karar verme, verilerin ve bilgilerin analizine bağlıdır.


47

8-TEDARİKÇİLERLE KARŞILIKLI FAYDAYA DAYANAN İLİŞKİLER

Organizasyon ve tedarikçileri birbirlerinden bağımsız olmalarına rağmen karşılıklı faydaya dayanan ilişki değer yaratır .


48

ISO 9000 STANDARDLARI SERİSİ


49

Standardın Amacı Nedir?

•Kalitenin yönetimi için genel bir çerçeve sağlar (yönetim sistemi ve yapısı)•Firmalar arasında güven ortamı yaratır•Proseslerin yönetilmesiyle ürün/hizmet kalitesinin sağlanması, devam ettirilmesi, ve iyileştişrilmesi•Müşteriye ürün ve hizmetlerin tutarlılığının güveninin verilmesi


50

ISO 9000 Ne Değildir?

•Kaliteyle ilgili tüm problemleri çözmez

•Neyin yapılacağını söyler, nasıl yapılacağını değil

•Etkin bir kalite yönetim sistemi için minimum şartları belirtir.


51

ISO 9000:2000 Serisi Standardlar

ISO 9000: 2000 : Kalite Yönetim Sistemleri – Temel Terimler ve Sözlük

ISO 9001: 2000 : Kalite Yönetim Sistemleri – Şartlar

ISO 9004: 2000 : Kalite Yönetim Sistemleri – Performansın İyileştirilmesi İçin Kılavuz

ISO 19011 : Çevre ve Kalite Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu.


52

STANDARLARIN YAPISI-1

ISO 9000:2000

Terimleri ve tanımlar Kalite Yönetim Sistemlerinin temelleri ve

elemanları Proses yaklaşımının altını çizer ve jenerik

modelin tanıtılması


53


ISO 9001:2000-Sistem ve dokümantasyonun genel

şartları Üst yönetimin sorumluluklarıKaynak YönetimiÜrün GerçekleştirmeÖlçme, analiz ve iyileştirme


54


ISO 9004:2000

– ISO 9001 in yapılanmasına paralellik gösterir ve ISO 9001 in şatlarının metnini içerir.

– Özdeğerlendirme için kılavuzluk sağlar

– İyileştirme için bir metodlar sunar


55

YAPI

ISO 9001:2000 dört ana bölümde yeniden yapılanmıştır.

Yönetim sorumluluğu(Madde 4-5) Kaynak yönetimi(Madde 6) Ürün gerçekleştirme(Madde 7) Ölçme, analiz, iyileştirme(Madde 8)


56

•Rolüne fazla ağırlık verilmesi

•Müşteri odaklı olarak KYS geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için kararlılık ve irade, •Düzenleyici ve yasal şartların dikkate alınması

•İlgili fonksiyon ve kademelerde ölçülebilir hedeflerin oluşturulması

üst yönetim


57

KYS nin etkinliğini iyileştirmek amacıyla tam bir

çevrim tanımlayan “sürekli iyileştirme” bir şart

olarak ISO 9001’e eklenmiştir.

SÜREKLİ İYİLEŞTİRME


58

“Uygulama” 1.2 maddesi ile, yeni standardı kullanacak

olan

geniş bir yelpazedeki kuruluş ve faaliyetlerle başa

çıkabilmenin bir yolu olarak ISO 9001:2000’in şartlarında

muafiyet(izin verilen hariç tutmalar) kavramına yer

verilmiştir.

UYGULAMA


59

Sistem performansının bir ölçümü olarak

müşteri memnuniyeti

hakkındaki bilgileri izleme şartıdır.

MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ


60

Gereken kaynakları sağlamak ve hazır etmek üzeretepe yönetime dikkat çekmiştir.

•Eğitimin etkinliğinin değerlendirilmesini, •İlgili personelin bilinçlendirilmesinin teminini, •Tesis ihtiyaçlarını,•Çalışma ortamının insan ve fiziksel faktörlerini içermektedir.

KAYNAKLAR


61

Kapsam Dışı Tutabilme İmkanları-1

a) Organizasyon, kalite yönetim sistemi kapsamındaki ürünlere ve ürün gerçekleştirme proseslerine uygulanabilir standartın şartlarına uymalıdır.

b) Kapsam dışı bırakmalar sadece 7.maddede yapılabilir.(haklı gerekçelerle!!!)


62

Muhtemel Çıkartmalar

Aşağıda belirtilen maddeler belirli şartlarda uygulanamaması düşünülebilecek muhtemel şartlardır.

7.3 Tasarım ve Geliştirme

7.5.3 Belirleme ve İzlenebilirlilik

7.5.4 Müşteri Mülkiyeti

7.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü


63

AKREDİTASYON

STANDARDI


64

Akreditasyon Standardı

5 Ana Bölüm, Toplam 14 Element, 5 üzerinden Puanlama Skalası (sadece 4.1.

Oda mevzuatı 3 puan), Asli Kanıtlar, İkincil Kanıtlardan oluşmaktadır.


65

Ana Bölümler

İş Alemi ile İlişkiler, Üyelik, Sağlıklı Mali Bünye, Katılımlı Yönetim ve İdare, Odalar İletişim Ağının (network) Bölgesel,

Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi,


66

Kalite Yönetim Sistemleri - Şartlar

ISO 9001:2000


67

4.Kalite Yönetim Sistemi4.1 Genel Şartlar

Organizasyon, bu standardın şartlarına uygun olarak bir kalite yönetim sistemi oluşturmalı, dokümante etmeli, uygulamalı, sürekliliğini sağlamalı ve bunun etkinliğini sürekli iyileştirmelidir.

Organizasyon;a) Kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan prosesleri ve bunların bütün

organizasyondaki uygulamalarını belirlemeli (Madde 1.2),b) Bu proseslerin sırasını ve birbirleri ile etkileşimini tayin etmeli,c) Bu proseslerin operasyonunun ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için

gerekli kriterler ve metotları tayin etmeli,d) Bu proseslerin operasyonunu ve izlenmesini desteklemek için gereken

kaynağın ve bilginin hazır bulundurulmasını sağlamalı,e) Bu prosesleri izlemeli, ölçmeli ve analiz etmeli ve f) Planlanmış sonuçları başarmak ve bu prosesleri sürekli iyileştirmek için

gerekli faaliyetleri uygulamalıdır


68

Bu prosesler, organizasyon tarafından bu standardın şartlara uygun olarak yönetilmelidir.

Organizasyon, ürünün şartlara uygunluğunu etkileyecek herhangi bir prosesi dış kaynaklı hale getirmeyi seçtiğinde bu tür prosesler üzerindeki kontrolü sağlamalıdır. Bu tür dış kaynaklı hale getirilmiş proseslerin kontrolü, kalite yönetim sistemi içinde tanımlanmalıdır.

Not - Yukarıda söz konusu olan kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan prosesler; yönetim faaliyetleri, kaynakların temini, ürün gerçekleştirme ve ölçme ile ilgili prosesleri içermelidir


69

4.2. Dokümantasyon Şartları4.2.1 Genel4.2. Dokümantasyon Şartları4.2.1 GenelKalite yönetim sistemi dokümantasyonu:a) Kalite politikasının ve kalite hedeflerinin doküman haline getirilmiş

beyanlarını,b) Kalite el kitabını,c) Bu standardın talep ettiği dokümante edilmiş prosedürleri,d) Proseslerin etkin planlanması, operasyonu ve kontrolünü sağlamak

için organizasyonun ihtiyaç duyduğu dokümanları, e) Bu standardın talep ettiği kayıtları ( Madde 4.2.4),

içermelidir.Not 1 - Bu standardda "dokümante edilmiş prosedür" ifadesi görüldüğü

yerlerde, bu prosedürün oluşturulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmış ve sürekliliğinin sağlanmış olduğu anlaşılır.


70

Not 2 - Bir kalite yönetim sisteminin dokümantasyonunun içeriği aşağıda verilenlere bağlı olarak bir

organizasyondan bir diğerine farklılık gösterir:

a) Organizasyonun büyüklüğü ve faaliyetlerin özelliği,

b) Proseslerin karmaşıklığı ve bunların aralarındaki etkileşim,

c) Personelininyetkinliği.

Not 3 - Dokümantasyon herhangi bir şekilde veya ortam tipinde olabilir.


71

4.2.2 Kalite Elkitabı

Organizasyon, aşağıdakileri içeren bir kalite el kitabı oluşturmalı ve sürekliliğini sağlamalıdır.

a) Herhangi bir hariç tutmanın ayrıntıları ve haklılığı dahil olmak üzere kalite yönetim sisteminin kapsamı ( Madde 1.2),

b) Kalite yönetim sistemi için oluşturulmuş dokümante edilmiş prosedürleri veya bunlara atıfları,

c) Kalite yönetim sistemi prosesleri arasındaki etkileşmenin tarif edilmesi.


72

4.2.3 Dokümanların Kontrolu

Kalite yönetim sistemi tarafından gerekli görülen dokümanlar kontrol edilmelidir. Kayıtlar, özel dokümanlar olup Madde 4.2.4'te belirtilen şartlara uygun olarak kontrol edilmelidir.

Aşağıdaki ihtiyaç duyulan kontrolleri tanımlamak için dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır.

a) Yayımlanmadan önce dokümanların yeterlilik açısından onaylanması,

b) Dokümanların gerektiğinde gözden geçirilmesi, güncelleştirmesi ve tekrar onaylanması,

c) Doküman değişikliklerinin ve güncel revizyon durumunun belirlenmesinin sağlanması,


73

d) Yürürlükteki dokümanların ilgili baskılarının kullanım noktalarında bulunabilir olmasının sağlanması,e) Dokümanların okunabilir kalmasının ve kolaylıkla belirlenebilmesinin sağlanması, f) Dış kaynaklı dokümanların belirlenmiş olması ve bunların dağıtımının kontrol edilmesinin sağlanması,g) Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir amaçla saklanmaları durumunda, uygun bir belirlemenin uygulanması.


74

4.2.4 Kayıtların Kontrolu

Kayıtlar, kalite yönetim sisteminin şartlara uygunluğunun

ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için

oluşturulmalı ve muhafaza edilmelidir. Kayıtlar okunabilir

olarak kalmalı, kolaylıkla ayırt edilebilir ve tekrar elde

edilebilir olmalıdır. Kayıtların belirlenmesi, muhafazası,

korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süresi

ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin

tanımlanması amacıyla dokümante edilmiş prosedür

oluşturulmalıdır.


75

5. Yönetim Sorumluluğu5.1. Yönetim Taahhütü 5. Yönetim Sorumluluğu5.1. Yönetim Taahhütü

Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi, uygulanması, ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için taahhütlerine dair kanıtlarını aşağıdaki yollarla sağlamalıdır;

a) Organizasyona, yasal şartlar ve mevzuat şartları da dahil olmak üzere, müşteri şartlarının da yerine getirilmesinin önemini iletmekle,

b) Kalite politikasını oluşturmakla,c) Kalite hedeflerinin oluşturulmasını sağlamakla,d) Yönetimin gözden geçirmesini yapmakla, e) Kaynakların bulunabilirliğini sağlamakla


76

Üst yönetim, müşteri tatmininin artırılması amacına yönelik olarak, müşteri şartlarının belirlenmesi ve yerine getirilmiş olmasını sağlamalıdır ( Madde 7.2.1 ve Madde 8.2.1).

5.2. Müşteri Odaklılık5.2. Müşteri Odaklılık


77

5.3. Kalite Politikası5.3. Kalite Politikası

Üst yönetim, kalite politikasının ;

a) Organizasyonun amacına uygunluğunu,

b) Kalite yönetim sisteminin şartlarına uyma ve etkinliğinin

sürekli iyileştirilmesi taahhüdü içermesini,

c) Kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için

bir çerçeve oluşturulmasını,

d) Organizasyon içinde iletilmesini ve anlaşılmasını,

e) Sürekli uygunluk için gözden geçirilmesini,

sağlamalıdır..


78

Kalite Politikası Örneği

Sektörümüzde kalitede lider olabilmek ve müşterilerimizin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayabilmek için; kalite yönetim sistemi şartlarına uymak, kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirmek, hiç bir koşulda kaliteden ödün vermemek kuruluşumuzun kalite politikasıdır.

Gen. Md.

15/05/2001


79

1.2 Politika ve Temsil Üyelerin yerel, bölgesel ve ulusal önemdeki konulardaki görüşlerini

sistematik bir temel üzerinde belirlemek üzere ne tür mekanizmalar kullanılmaktadır?

Odalar bölgesini ne kadar temsil etmektedir? Deneyimli politika personeli istihdam edilmekte midir? Politikalarını duyurmak, üyelerinin görüşlerini kanıtlarla desteklemek

üzere araştırma çalışmaları yapılmakta mıdır? Üyelerinin görüş ve isteklerini ilgili mercilere iletip, çözüm üretmekte

midir? Belirli konularda lobi faaliyetleri yürütülmekte midir? Üyeleri ile ilgili ekonomik araştırmalar yapılmakta mıdır? Üyelerinin görüşlerini yerel,bölgesel ve ulusal düzeyde basın, medya

vb. iletmekte midir? Politika ve temsil faaliyetlerinin etkinlikleri gözden geçirilmekte midir?


80

1.2 Politika ve TemsilAsli Kanıtlar:

Belirli konularda görevli çalışma grupları,danışmanlar ve komitelerin üyeler ile yaptıkları çalışmalara ilişkin kayıtlar,

Konu ile ilgili personel istihdamı, Oda politikası oluşturmak ve üyelere bilgi vermek üzere yapılan anket

vb. çalışmalar ve araştırmalara ilişkin kayıtlar, Oda üye ve ilgili taraflarca kullanılabilecek analiz ve araştırmaların

gönderildiğine dair kayıtlar, Odanın konumunu ortaya koyan araştırma kayıtları, Hükümet, yerel yönetimler, siyasetçiler ve karar mercileri ile yapılan

toplantı, görüşme vb. ilişkin kayıtlar, Oda görüşleri, lobi faaliyetler vb. konusunda basında medyada yer

almış haber kayıtları, Oda görüşlerinin takip edildiğine ve kaynak gösterildiğine dair kayıtlar


81

Temel Şartlar Kriterler Asli Kanıtlar

Bir akredite oda/borsa, kendi üyelerinin yerel, bölgesel, ulusal önemdeki konular hakkındaki görüşlerini belirlemek üzere etkili mekanizmalar ve kaynaklar kullandığı gibi, yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası ve Avrupa Birliği politika karar mercileri önünde bu görüşleri dile getirir.

Üyelerinin yerel, bölgesel ve ulusal önemdeki konulardaki görüşlerini sistematik bir temel üzerinde belirlemek için çeşitli mekanizmalar ve kaynaklar kullanırlar,

Politik konumlarını duyurmak ve üyelerinin görüşlerini olanakların elverdiği her yerde ve her durumda, kanıtlar getirmek suretiyle desteklemek amacıyla araştırma çalışmaları yaparlar.

Düzenli aralıklarla üyeleri ile ilgili ekonomik etütler (araştırmalar) yaparlar,

İyi yetişmiş ve deneyimli politika personeli kullanırlar veya istihdam ederler

Üyelerinin görüşlerinin ilgili politika karar mercilerine iletilmesini ve onlar tarafından da anlaşılmasını sağlarlar,

Üyelerinin görüşlerini yerel, bölgesel ve ulusal düzeylerde basına, televizyona ve radyolara iletirler

Politika ve temsil faaliyetlerinin etkinlik derecelerini gözden geçirirler.

: Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Spesifik konularda oluşturulmuş çalışma gruplarının, danışmanlık ve görev gruplarının, komitelerin ve diğer danışma mekanizmalarının oda/borsa üyeleri ile yaptıkları çalışmaların kayıtları.- Politika ve temsil faaliyetleri üstlenen ve bu konuda danışmanlık yapan personel istihdamı veya kullanımı, - Bir oda/borsa politikasını oluşturmak ve bu konuda bilgi vermek üzere yapılan anketlerin, etütlerin, uygulanan araştırma projelerinin ve diğer danışma mekanizmalarının sonuçları.- Oda/Borsa üyeleri ve diğer etkili kişilere gönderilmek ve onlar tarafından kullanılmak üzere yerel analizler ve etütler.- Yerel medya araçları ile sıkı ilişkileri bulunan deneyimli bir basın görevlisi kullanmak. - Oda ve borsanın konumunu ortaya koyan araştırma ve politika belgelerinin kopyaları.- Örnek olarak Parlamento üyeleri, yerel makamlar, politika üreticileri ve politika karar mercileri gibi, kilit kişilerle yapılan toplantılara ilişkin ayrıntıların sunulması.- Oda/Borsa görüşlerini ve lobi faaliyetlerinden elde edilen olumlu sonuçları gösteren basın kupürleri, videolar ve ses bantları.-Oda ve borsanın politika üretme ve temsil faaliyetleri düzenli bir şekilde izlenmesi. İkincil Kanıtlar: Asli kanıt yokluğunda oda/borsa aşağıdakileri de içeren daha kapsamlı bir dosya hazırlayabilir.- Oda/borsa ihtiyaçlarına uygun bir danışmanlık/İstişare yapısına ilişkin detaylı kayıtlar. - İş hukuku, uluslararası ticaret, ulaştırma, ekonomi ve KOBİ’lerin sorunları alanlarından birinde veya bir kaçında oda/borsa içi uzman personelin mevcudiyeti.- Yerel gruplar, ortak çalışma grupları ve politika müzakere forumları ile ortaklık düzenlemeleri ve onlara sağlanan katkılar.- Bölgesel ve ulusal politika üretimi ve etkileme formlarına aktif katılım.-Oda ve borsanın politikasını güçlendirmek ve temsil faaliyetlerini geliştirmek için takip ettiği belirli ve açık bir stratejiye sahip olduğunun işaretleri.

1.2. Politika ve Temsil


82

1.2. Politika ve Temsil

Özetle;

Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış Politika ve Temsil stratejisi var mı?

Bu konu için eleman tahsisi var mı?

Üyelerin talep ve ihtiyaçlarının sistematik belirlenmesi yapılıyor mu? Yöntemi nedir (anket, web üzerinden e-posta, alo şikayet vb.)?

Üyelerin çıkarlarını ilgili mercilerde temsil etmek ve çözüm üretmek üzere etkin çalışmalar yürütmekte midir?


83

5.4. Planlama5.4.1. Kalite Hedefleri5.4. Planlama5.4.1. Kalite Hedefleri

Üst yönetim, organizasyon içinde, ürün [ Madde 7.1

a) ] için şartların karşılanması için gerekli olanlar da

dahil olmak üzere, kalite hedeflerinin

organizasyonun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde

oluşturulmasını sağlamalıdır. Kalite hedefleri

ölçülebilir olmalı ve kalite politikası ile tutarlı

olmalıdır


84

5.4.2 Kalite yönetim sisteminin planlanması5.4.2 Kalite yönetim sisteminin planlanması

Üst yönetim;

a) Kalite hedefleri de dahil olmak üzere Madde 4.1'de verilen

şartları yerine getirmek için, kalite yönetim

sisteminin planlanmasını,

b) Kalite yönetim sisteminde, değişiklikler planlanıp uygulandığında,

kalite yönetim sisteminin

bütünlüğünün sürdürülmesini,

sağlamalıdır.


85

4.5 Kalite

Kalite Yönetim Sistem standartları EFQM (Avrupa Kalite Yönetim Vakfı)

Mükemmellik Modeli Benchmarking uygulamaları


86

4.5 Kalite

Asli Kanıtlar: Oda faaliyetlerinin bütünsel ve sistematik olarak

algılanması ve idare edilmesine imkan sağlayan bir yönetim sistemi uygulanıyor olması (Örneğin; ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi, EFQM Mükemmellik Modeli, Toplam Kalite Yönetimi)

Benchmarking uygulamalarına katılım sağlanarak, en iyi uygulama şekillerinin sürekli gelişim için model olarak alınması ve uygulanmasına dair kanıtlar,

Kalite sorunları konusunda odanın geri beslemeleri nasıl algıladığı ve çözüme ilişkin ne tür faaliyetler yürüttüğüne dair kanıtlar


87


Akredite bir oda/borsa, daima, bir kalite yönetimi ve sürekli gelişim sürecine bağlı kalmalıdır.

Oda/Borsa faaliyetlerine uygun olacak şekilde ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi ve Avrupa Kalite Yönetim Vakfı Modeli (European Foundation for Quality Model-EFQM) gibi bir yönetim modelini sistematik bir şekilde kullanılarak, daima bir gelişme sürecine bağlı kaldığını göstermelidir,

Kurulduğunda ulusal oda/borsa “Benchmarking” (birbirlerinin en iyi uygulamalarını örnek alma) sistemine katılacaklardır

: Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Oda ve borsaların, örneğin; ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi veya

Avrupa Kalite Yönetim Vakfı Modeli (EFQM) veya oda ve borsaların faaliyetlerine uygun olacak benzeri modellerden sistematik şekilde yararlanarak sürekli gelişmeyi desteklemeye amade olduğunun kanıtları,

- Kurulduğunda yıllık oda/borsa “Benchmarking” uygulamalarına katılım ve oda/borsanın, verileri ve en iyi uygulama şekillerini sürekli gelişme için kullandığına dair kanıtları,

- Kalite sorunları konusundaki geri yankıların oda/borsa tarafından nasıl ele alındığını gösteren raporlama prosedürleri.

İkincil Kanıtlar: Asli Kanıtların yokluğunda bir oda/borsa aşağıdakileri de içeren geniş kapsamlı bir dosya hazırlayabilir.

- Yönetim Kurulu tarafından onaylanan EN ve ISO gibi standartlara yönelik olarak çalıştığına dair yazılı bir beyan, (oda/borsa kaliteye bağlılığını ve buna uygun faaliyette bulunduğunu göstermelidir)

- Yönetim Kurulu tarafından onaylanan ve başarı için kesin bir hedef tarih gösterilmek suretiyle geliştirme faaliyetlerine katılma kararlılığını gösteren yazılı bir belge.

- Sürekli gelişmeye bağlılığı gösteren, Yönetim Kurulu Kararları ile üst düzey yönetim ekibi, diğer personel ve ekiplerin kurumsal gelişim faaliyetleri ile ilgili kanıtlar. (Burada istenilen; Yönetim Kurulu’nun Kaliteye yönelik kararları, yöneticilerin kalite ile ilgili toplantı detayları ve kalite konusunda Yönetim Kurulu ve idari personel müşterek toplantılarına dair belgeler gibi kanıtlardır)

4.5. Kalite


88

4.5. Kalite

Özetle;

ISO 9000 ve ya diğer bir yönetim sistemi mevcut mu?

Üst Yönetimden bir Kalite Temsilcisi atanmış mı?

Bu temsilci yeteri kadar bilgi ve tecrübe birikimine sahip mi?

Sistemin kurulumu ve ve etkin bir biçimde yürütülmesini teminen Üst Yönetimin onayladığı bir eylem planı var mı?


89

5.5. Sorumluluk, yetki ve iletişim 5.5.1. Sorumluluk ve yetki5.5. Sorumluluk, yetki ve iletişim 5.5.1. Sorumluluk ve yetki

Üst yönetim, sorumlulukların ve yetkilerin tanımlanmasını ve organizasyon içinde iletişimini sağlamalıdır.


90

5.5.2. Yönetim temsilcisi5.5.2. Yönetim temsilcisi

Üst yönetim, diğer sorumluluklarına bakılmaksızın aşağıdakileri içeren yetki ve sorumluluklara sahip olacak yönetimden bir üyeyi temsilci olarak atamalıdır:

a) Kalite yönetim sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak,

b) Kalite yönetim sisteminin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç hakkında üst yönetime rapor vermek,

c) Organizasyonda, müşteri şartlarının bilincinde olunmasının yaygınlaştırılmasını sağlamak.

Not - Yönetim temsilcisinin sorumluluğu, kalite yönetim sistemi ile ilgili konularda dışta işbirliği yapmayı içerebilir


91

5.5.3 . İç İletişim5.5.3 . İç İletişim

Üst yönetim, organizasyonda uygun iletişim proseslerinin oluşturulmasını ve iletişimin kalite yönetim sisteminin etkinliği dikkate alınarak gerçekleşmesini sağlamalıdır


92

5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi5.6.1. Genel5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi5.6.1. Genel

Üst yönetim, organizasyonun kalite yönetim sistemini, sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlaması için planlanmış aralıklarla gözden geçirmelidir. Bu gözden geçirme, iyileştirme fırsatlarının değerlendirilmesini, kalite politikası ve kalite hedefleri de dahil olmak üzere, kalite yönetim sisteminde değişiklik ihtiyaçlarını içermelidir.

Yönetimin gözden geçirmelerinden elde edilen kayıtlar muhafaza edilmelidir ( Madde 4.2.4).


93

5.6.2. Gözden Geçirme Girdisi5.6.2. Gözden Geçirme Girdisi

Yönetimin gözden geçirme girdisi, aşağıda belirtilenler hakkındaki bilgileri içermelidir;

a) Tetkiklerin sonuçları,b) Müşteri geri beslemesi,c) Proses performansı ve ürün uygunluğu,d) Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumu,e) Önceki yönetimin gözden geçirmelerinden devam eden

takip faaliyetleri,f) Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler,g) İyileştirme için öneriler.


94

5.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı5.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı

Yönetim gözden geçirme çıktısı, aşağıdakilerle ilgili kararları ve faaliyetleri içermelidir;

a) Kalite yönetim sisteminin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi,

b) Müşteri şartları ile ilgili ürünün iyileştirilmesi ,

c) Kaynak ihtiyaçları


95

4.2. Yönetim

Özetle;

Yönetim Kurulunun kanun ve yönetmeliklerle belirlenen görev ve sorumlulukları yerine getiriliyor mu (toplantı, karar, takip vb.)?

Genel Sekreter ve yadımcı(ları) atanmış mı?

Yönetim Kurulunun akreditasyon standardı ve kalite yönetim sistemi hakkında bilgileri var mı, taahhütleri var mı?


96

4.3 İş Planlaması ve Yönetim

Yönetim Kurulu tarafından onaylı “Yıllık İş Planı” hazırlanmalı ve düzenli aralıklarla gözden geçirilmek üzere süreçler tanımlanmalıdır,

İş planının geliştirilmesinde üyelerle ilişki içinde olmalıdır,

4 yıllık “Stratejik Plan” oluşturulmalı, “Yıllık İş Planı” stratejik plandan türetilmelidir,

İş Planı oluşturulma süreci tariflenmelidir,

Planların takibi ve revize edilmeleri sağlanmalıdır,


97

4.3 İş Planlaması ve Yönetim

Asli Kanıtlar:

Takip edilen iş planlaması ve izleme süreci kayıtları,

Oda üyelerinin iş planlama süreci ile nasıl ilişkilendirildiği ve bütünleşmenin nasıl sağlandığını gösteren kayıtlar,

YK tarafından onaylanmış stratejik plan kopyası,

YK tarafından onaylı iş planı kopyası,

YK’nın gelişmeleri plana uygun olarak izlediğine ve kontrol ettiğine dair kanıtlar.


98


Bir Akredite oda/borsa; (i) hazırlanan ve Yönetim Kurulu tarafından onaylanan bir iş Planını, (ii) gelişmelerin iş planına göre düzenli aralıklarla değerlendirilmesini, ve (iii) üyelerine karşı giriştiği taahhütleri ve onlarla ilişkilerini içeren düzenli ve etkili bir iş planlaması süreci uygulamayı üstlenecektir.

İş planlaması ve izlenmesi amaçlarıyla belirli ve tanımlanmış süreçler uygulayacaklar,

İş planının geliştirilmesinde, üyeleri ile ilişki içinde ve onlarla bütünleşmiş olduklarını gösterecekler,

Bir stratejik plandan türetilmiş ve spesifik hedeflerin ve bu hedeflerin yerine getirilmesi için gerekli görevlerin detaylandırılmış olduğu ve Yönetim Kurulunca onaylanmış açık ve dikkatlice hazırlanmış bir yıllık iş planını takip edecekler,

Gelişmeleri iş planına göre kontrol edip izleyeceklerdir.

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;

-Takip edilen iş planlaması ve izleme sürecinin detayları,

-Oda/Borsa üyelerinin, iş planlama süreci ile nasıl ilişkilendirilmiş ve bu amaçla onlarla nasıl bütünleşme sağlanmış olduğunu gösteren kayıtlar,

-Yönetim Kurulunca onaylanmış stratejik planın bir kopyası,

-Yönetim Kurulunca onaylanmış iş planının bir kopyası,

-Yönetim Kurulu’nun, gelişmeleri plana göre takip ederek kontrol ettiğine dair kanıtlar.

4.3. İş Planlaması ve Yönetim


99

4.3. İş Planlaması ve Yönetimi

Özetle;

Üst yönetim tarafından onaylanmış ve tüm çalışanlarla paylaşılarak üyelere duyurulmuş Stratejik bir Planları var mı?

Bu plan belirli aralıklarla gözden geçirilerek güncelleniyor mu?

Staratejik Plan çerçevesinde Yıllık İş Planları var mı?

Stratejik Planın ve Yıllık İş Planının hazırlanması ve güncellenmesi aşamasında paydaşlardan gelen geri beslemeler dikkate alınıyor mu?


100

6. Kaynak Yönetimi6.1 Kaynakların Sağlanması6. Kaynak Yönetimi6.1 Kaynakların Sağlanması

Organizasyon;

a) Kalite yönetim sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sürekli iyileştirmek,

b) Müşteri şartlarının yerine getirilmesi yolu ile müşteri memnuniyetini artırmak için, gerekli olan kaynakları belirlemeli ve sağlamalıdır.


101

6.2. İnsan Kaynakları6.2.1. Genel6.2. İnsan Kaynakları6.2.1. Genel

Ürün kalitesini etkileyen işleri yapan personel,

uygun öğrenim, eğitim, beceri ve deneyim

yönünden yeterli olmalıdır.


102

6.2.2 Yetkinlik, farkında olma (bilinç) ve eğitim 6.2.2 Yetkinlik, farkında olma (bilinç) ve eğitimOrganizasyon;a) Ürün kalitesini etkileyen işleri yürüten personel için gerekli

yetkinliği tayin etmeli,b) Eğitimi sağlamalı veya bu gibi ihtiyaçları karşılamak için

diğer tedbirleri almalı,c) Alınan tedbirlerin etkinliğini değerlendirmeli,d) Personelinin yaptıkları faaliyetlerin öneminin ve

uygunluğunun farkında olmasını sağlamalı ve kalite hedeflerinin başarılması için personelin nasıl katkıda bulunacaklarını belirlemeli,

e) Öğrenim, eğitim, beceri ve deneyim ( Madde 4.2.4) konusunda uygun kayıtları muhafaza etmelidir,


103

4.4 Personel Yönetimi

İhtiyaca uygun ve performansa dayalıperformansa dayalı bir Personel Yönetim Sistemi,

Personele yapılan yatırımların sürekliliği,

Öneri sisteminin uygulanması,

Personel memnuniyeti,


104

4.4 Personel Yönetimi

Asli Kanıtlar:

Görev, yetki, sorumluluk tanımları,

Personel iş sözleşmeleri,

Teklif edilen ve gerçekleştirilen eğitim programları,

Performans ölçümleme ve kariyer planlamaya ilişkin kayıtlar,

Motivasyonu artırıcı yönde ödüllendirme vb. uygulamalarına dair kanıtlar,

Personel memnuniyet ölçümlemeleri,

Öneri getirme sistemi olduğuna dair kanıtlar.


105


Akredite oda ve borsalar, ihtiyaca uygun ve performansa dayalı bir personel yönetimi sistemi oluşturmalıdır.

Personellerine yatırım yapılmasına dair daimi kararlılıklarını gösterebilmelidir.

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;

-Görev tanımlamalarının, iş akitlerinin, fırsat eşitliğinin, sağlık ve güvenlik politikalarının katılım ve teklif edilen eğitim programlarının kanıtları,

-Motivasyonu teşvik edici ödüllendirme faaliyetlerinin yapıldığına dair kanıtlar ve varsa personel memnuniyet anketi gibi değerlendirmelerin ortaya konması,

-Öneri getirme sisteminin bulunup bulunmadığı.

4.4. Personel Yönetimi


106

4.4. Personel Yönetimi

Özetle;

Performans değerlendirme sistemleri var mı?

Kariyer planlaması çerçevesinde personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyen ve cevap verilen bir sistematik mevcut mu?


107

6.3. Altyapı6.3. Altyapı

Organizasyon, ürün şartlarına uygunluğu sağlamak için gerekli olan altyapıyı tayin etmeli, sağlamalı ve sürdürmelidir. Alt yapı, uygulanabildiğinde aşağıdakileri kapsar:

a) Binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler;

b) Proses teçhizatı, (yazılım ve donanım ),

c) Destek hizmetleri (ulaştırma veya iletişim gibi ).


108

6.4. Çalışma Ortamı6.4. Çalışma Ortamı

Organizasyon, ürün şartlarına uygunluğunu

sağlamak için gerekli olan çalışma ortamını

belirlemeli ve yönetmelidir.


109

3. Sağlıklı Mali Bünye

İş planını yerine getirebilecek rezervlerin olması,

Bugün ve gelecekteki faaliyetlerini tutarlı ve ticari olarak karlı şekilde gerçekleştireceklerini göstermeli,

Muhasebe kayıtları yasal şartların gereğini karşılayabilmeli,

Faaliyetlerini bütçe dengesini sağlayacak şekilde gerçekleştirmeli,

Mali raporlar,


110


Asli Kanıtlar:

Yıllık Muhasebe kayıtları

Dengeli bir bütçeye sahip olduğunu gösteren mali tablolar,

YK tarafından odanın gelecekteki gelişiminin ve mali durumunun analiz edildiğini ve bunun faaliyetler üzerindeki etkisinin değerlendirdiğine dair kanıtlar,

Mali tabloların düzenli olarak oda yönetimi tarafından belirlenen bir komite tarafından izlendiğine dair kanıtlar,

Mali tabloların düzenli olarak oda yönetimi ve meclisi onayına sunulduğuna dair kanıtlar.


111


Bir Akredite oda/borsa, sağlıklı bir mali yapıya ve üyelerinin bugünkü ve gelecekteki çıkarlarını koruyacak ve geliştirecek düzeyde yeterli mali sistemlere ve tedbirlere sahip olmalıdır

İş planı beklentilerinden kaynaklanan mükellefiyetlerini karşılayacak yeterli rezervlere sahip olmalıdırlar.

Bugün ve gelecekte faaliyetlerini, makul ve tutarlı bir süre için ticari olarak karlı bir şekilde gerçekleştireceklerini gösterebilmelidirler.

Kanun ve nizamların getirdiği şartları karşılayabilmelidirler.

Bir akredite borsa, üyelerine daha iyi hizmet verebilmek için, alıcının ve satıcının çıkarlarını korumaya yönelik, arz ve talebin karşılanmasını ve fiyatların oluşumunu sağlamak amacıyla, pazaryeri yatırımlarını yapacak düzeyde yeterli mali yapıya ve sisteme sahip olmalıdır.

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Yıllık kanuni muhasebe kayıtları,- Faaliyetlerini bütçe dengesini sağlayacak bir şekilde sürdürdüğüne ilişkin dair kayıtlar,- Yönetim Kurulu’nun, oda ve borsanın gelecekteki gelişmesini ve bunun uzun vadeli faaliyetler üzerindeki potansiyel etkisini değerlendirdiğini gösteren kayıtlar, - Meclisin kabulüne şayan düzenli mali raporlar,- Meclis tarafından kabul gören mali stratejiye dair kanıtlar.- Hesapların, Yönetim Kurulu veya Meclis tarafından oluşturulacak bir Komite tarafından düzenli olarak izlendiğine ilişkin kanıtlar.Bir oda ve borsanın yukarıdaki hususlar hakkında kanıt getirememesi halinde, oda/borsa, durumu ıslah etmek için gerekli acil adımları atmakta olduğuna dair tam ve net bir açıklama getirmek zorundadır.



112


Özetle;

Gelir-gider durumunu gösteren bütçe,

Üye aidatlarının tahsili yönündeki çalışmalar,

Gelirleri artırıcı öngörüleri var mı?

Oda faaliyetlerinin ve gelecek dönem hedeflerinin gerçekleştirilmesi için mali yapısı uygun ve sürdürülebilir mi?


113

7. Ürün Gerçekleştirme7.1. Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması 7. Ürün Gerçekleştirme7.1. Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması

Organizasyon, ürünün gerçekleştirilmesi için gerekli prosesleri planlamalı ve geliştirmelidir. Ürün gerçekleştirme plânlaması, kalite yönetim sisteminin diğer proseslerinin şartları ile tutarlı olmalıdır ( Madde 4.1 ).

Ürün gerçekleştirme plânlamasında, organizasyon uygun olduğunda aşağıdakileri belirlemelidir;

a) Kalite hedefleri ve ürün için şartları,b) Proseslerin, dokümanların oluşturulması ve ürüne özgü

kaynakların sağlanması için ihtiyaç,

c) Ürüne özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ve ürün kabulü için kriterleri,

d) Gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen ürünün şartları karşıladığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar (Madde 4.2.4).

Bu plânlamanın çıktısı, organizasyonun çalışma metoduna uygun bir formda olmalıdır.

Not 1 - Kalite yönetim sisteminin proseslerini ( ürün gerçekleştirme proseslerini içeren) ve belirli bir ürüne, projeye veya sözleşmeye uygulanan kaynakları belirten bir doküman kalite plânı olarak adlandırılabilir.

Not 2 - Organizasyon, Madde 7.3'te verilen şartları, ürün gerçekleştirme proseslerinin geliştirilmesine de uygulayabilir

TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ 156


115

7.2. Müşteri Bağlantılı Prosesler7.2.1.Ürüne Bağlı Şartlarının Belirlenmesi 7.2. Müşteri Bağlantılı Prosesler7.2.1.Ürüne Bağlı Şartlarının Belirlenmesi

Organizasyon;

a) Teslim ve teslim sonrası faaliyetler için şartlar da dahil olmak üzere müşteri tarafından belirtilmiş olan şartlar,

b) Müşteri tarafından beyan edilmeyen ancak bilindiğnde, tanımlanan veya amaçlanan kullanım için gerekli olan şartları,

c) Ürünle ilgili yasal ve mevzuat şartlarını,

d) Organizasyon tarafından belirlenen ilâve şartları,

belirlemelidir.


116

4.1 Oda Mevzuatı

Odalar 5174 sayılı kanunun gereklerini yerine getirmelidir,

Bu element diğerlerinden farklı olarak en fazla 3 puan ile değerlendirilmektedir.


117

4.1 Oda Mevzuatı

Asli Kanıtlar:

5174 sayılı yasa, yönetmelik ve genelgelerin kopyası,

Üye aidat kayıtları,

Üyelere sunulan hizmet listesi,

İş programı, faaliyet raporu,

Şikayet mekanizmasının işlediğine dair kanıtlar,

Yasal denetim kayıtları (yeminli mali müşavir, bakanlık denetçileri vb.)

Oda çalışanları hakkında yasal işlem kayıtları.


118


Bir Akredite oda/borsa, yasal statüsüne, tümüyle riayet ettiğini gösterebilmelidir

Akredite oda ve borsalar, bütün sektörlerde hizmet sağlanması konusunda bütün üyelerine eşit muamelede bulunurlar,

Aidatlar mevzuata uygun olarak tarifelendirilir ve tahsil edilir,

Komite, Meclis ve Yönetim Kurulu seçimleri adil ve demokratik bir şekilde yürütülmelidir,

Komite, Meclis ve Yönetim Kurulu çalışmaları mevzuata uygun olarak yürütülmelidir,

Akredite oda ve borsalar cezaların uygulanmasında adil olmalıdır,

Akredite oda ve borsalar, TOBB ve Hükümet tarafından çıkarılan kural ve yönetmeliklere uygun hareket etmelidir.

5174 sayılı Yasa, Tüzük, Yönetmelik ve Genelgelerin birer sureti, -Üye aidat kayıtları,-Üyelere sunulan hizmetlerin listesi, -İş programı, faaliyet raporu,-Şikâyetlerin işleme konulduğuna ilişkin kanıtlar,-Kamunun denetim kayıtları,-Oda/borsa, Başkan, Yönetim Kurulu ve personeli aleyhinde mahkeme kayıtları. Bu element için azami puan değerlendirmesi 3’tür.

4.1. Oda Mevzuatı


119

4.1. Oda Mevzuatı

Özetle;

Bu kriterde 5174 sayılı yasa ve ilgili yönewtmeliklerin gereği yapılmaktadır.

Bu kanun ve mevzuatların uygulanması odadaki her birimin sorumluluğundadır.

Meslek komiteleri, meslek grupları toplantıları kanuna uygun olarak gerçekleştiriliyor mu?


120

7.2.2. Ürüne Bağlı Şartlarının Gözden Geçirilmesi7.2.2. Ürüne Bağlı Şartlarının Gözden Geçirilmesi

Organizasyon, ürüne bağlı şartları gözden geçirmelidir. Bu gözden geçirme, organizasyonun müşteriye ürünü sağlamayı taahhüt etmesinden önce (örneğin ; tekliflerin verilmesi, sözleşmelerin veya siparişlerin kabulü, sözleşme veya siparişteki değişikliklerin kabulü) yapılmalı ve,

a) Ürün şartlarının tanımlanmasını

b) Önceden ifade edilenlerden farklı olan sözleşme veya sipariş şartlarının çözümlenmesini ,

c) Organizasyonun tanımlanan şartları karşılama yeterliliğine sahip olmasını

sağlamalıdır.

Gözden geçirme ve bu gözden geçirmeden kaynaklanan faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları muhafaza edilmelidir.

(Madde 4.2.4).Müşterinin şartlarını dokümante edilmiş beyanını sağlamadığı

durumlarda, müşteri şartları, kabulden önce organizasyon tarafından teyit edilmelidir.

Ürün şartları değiştiğinde, organizasyon, ilgili dokümanların tadil edilmesini ve ilgili personelin bu değişen şartlardan haberdar edilmiş olmasını sağlamalıdır.

Not - Bazı durumlarda, mesela internet ortamında satış ta olduğu gibi, resmî bir gözden geçirme, her sipariş için pratik değildir. Onun yerine gözden geçirme, ilgili ürün bilgilerini ( kataloglar veya reklam malzemeleri gibi) kapsayabilir

TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ 162


122

7.2.3. Müşteri ile İletişim7.2.3. Müşteri ile İletişim

Organizasyon, aşağıdakilerle ilgili olarak müşteriler ile iletişim için etkin düzenlemeleri belirlemeli ve uygulamalıdır:

a) Ürün bilgisi,

b) Tadiller de dahil olmak üzere, başvurular, sözleşmeler veya sipariş alımı,

c) Müşteri şikayetleri de dahil olmak üzere müşteri geri beslemesi


123

Müşteri Düşüncelerine Ulaşabilmek İçin

Görüşmeler Telefonla BirebirMektupla anketEmail, online alışverişSöylentiler, gözlemlerTemel isteklerİlgi gruplarıdır.


124

1.1 Haberleşme ve Yayınlar Temel olarak üyeler ve geniş iş topluluğu ile

iletişim, Yayınlar, Toplantılar, Basın Bültenleri, Medya Personeli İstihdamı, YK tarafından onaylanmış haberleşme stratejisi, Web Sitesi (Yabancı dil destekli)(Yabancı dil destekli)


125

1.1 Haberleşme ve Yayınlar

Asli Kanıtlar:

Yayın, toplantı, basın bülteni ile üyelerin odanın politika ve faaliyetlerinden haberdar olduğunu gösteren kayıtlar,

Üyelerle yapılan görüşme ve çalışmalara ait kayıtlar,

Üyelerin odanın konumunu destekleyen ve gelişimini teşvik etmeye yönelik kanıtlar,

Medya personeli istihdamı,

Web sitesi ve üye katalogları dahil olmak üzere haberleşme mekanizmalarını biraraya getiren haberleşme stratejilerine dair kanıtlar,

Web sitelerinin düzenli güncellendiğine dair kanıtlar.


126


Bir Akredite oda/borsa üyeleri ile olduğu gibi daha geniş iş topluluğu ile de etkili haberleşme mekanizmalarına ve kaynaklarına sahiptir. Web siteleri mevcuttur. Bu web sitesi hem oda/borsanın hem de üyelerinin uluslararası camiada tanıtımlarının sağlanabilmesi için yeterli yabancı dil desteğinesahipti

Üyelerini tanımlama ve onlarla haberleşme için uygun mekanizmalara ve kaynaklara sahiptirler,Oda ve borsanın mesajını desteklemek ve gelişerek benimsenmesini sağlamak amacıyla üst düzey yöneticilerden ve iş temsilcilerinden yardım alma imkanına sahiptirler,İyi yetişmiş medya personeli kullanabilir veya istihdam edilebilirler veOda ve borsanın haberleşme kabiliyetlerini geliştirici mahiyette, geniş kapsamlı ve bütünleşik bir strateji kullanabilirler.

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Yayınlar, toplantılar, basın bültenleri ve üyelerini oda/borsanın politikalarından ve faaliyetlerinden sürekli olarak haberdar kılan diğer haberleşme olanakları ile ilgili örnekler,- Oda ve borsanın çalışmalarının şekillendirilmesi ve bilgi sağlanmasına yardım olacak şekilde, üyelerle yapılan görüşmeler ve diğer ilişki ve çalışmalara ait kayıtların örnekleri,- Üst düzey yöneticilerin ve diğer üyelerin temsilcilerinin, oda/borsanın konumunu sarahaten, kamuoyu önünde desteklediklerine ve gelişmesini teşvik ettiklerine dair örnekler,- Çeşitli yerel medya araçları ile kurulu temasları bulunan deneyimli bir basın ve haberleşme görevlisi istihdam edildiği veya kullanıldığına ve ilgili eğitim faaliyetlerine medya mensuplarının katılımlarının sağlandığına dair kanıtlar,- Oda ve borsaların, web sitesi ve üye katalogları da dahil olmak üzere, farklı haberleşme mekanizmalarını entegre eden, tercihen Yönetim Kurulunca onaylanmış yazılı bir haberleşme stratejisi ve bunların uygulandığını gösteren pratik örnekler,- Web sitelerinin düzenli olarak güncellendiğine dair kanıtlar, -Borsalar tarafından borsada işlem gören ürünlere ait fiyatların web sitesinde düzenli olarak güncellendiğine dair kanıtlar.İkincil Kanıtlar : Asli kanıtların yokluğu halinde bir oda/borsa aşağıdakileri de içeren daha geniş kapsamlı bir dosya hazırlayabilir.- Oda ve borsanın haberleşme süreçlerini geliştirmek üzere belirli ve net bir strateji kullandığına dair kanıtlar



127


Özetle;

Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış haberleşme ve yayın stratejisi var mı?


Odalara ilişkin haberlerin derlenmesi ve üyelere duyurulması

Odanın üyeleriyle olan sistematik bir haberleşme biçimi var mı? Var ise nasıldır (kalsik, elektronik, vb.)?

Yayınları var mı? (genellikle Aylık Gazete, Yıllık Faaliyet Raporu, sektöre özgü yayınlar, il ve bölgesel raporlar –sanayi envanteri- vb.)

Web sayfası, var mı?, güncel mi? İçeriği değerli mi? Etkili bir yabancı dil desteği var mı?

Bu konulara ilişkin görev tanımları var mı?


128


Odalar üyelerine, bilgi ve danışmanlık hizmetleri sağlayabiliyor mu?

Bilgi talepleri nasıl karşılanıyor?

Veri tabanlarına erişim sağlanıyor mu?

Bilgi ve danışmanlık amaçlı personel istihdamı var mı?

Tüm üyelerine bilgiye erişim için veri tabanı sunulmakta mıdır?


129


Asli kanıtlar:

Bilgi ve danışmanlık hizmet kayıtları,

Bilgi taleplerinin karşılandığına dair örnekler,

Konu ile ilgili uzman personel istihdamı veya kullanımı,

Çeşitli elektronik bilişim kaynaklarına erişim ve bu bilgilerin ilgili taraflara aktarılmasını sağlayacak haberleşme teknolojilerinin kullanıldığını gösteren kanıtlar,

Hizmetlerin üyeler tarafından ölçümlenmesine imkan sağlayacak geri bildirim sisteminin varlığına dair kanıtlar


130


Bir Akredite oda/borsa modern yüksek teknolojiye ve katma değere sahip, ihtiyaca uygun bilgi ve danışmanlık hizmetlerine erişim imkanı sağlar.

Üyelerine ve iş kesimine konuya yüksek kalite, katma değere sahip üyenin ihtiyacını karşılayabilen bilgiler ve danışmanlık hizmetleri sağlarlar,

Modern bilgi iletişim teknolojisini bilginin ve yapılan önerilerin güncel ve gerçekçi olmasını sağlayacak bir etkinlik düzeyinde kullanırlar,

Bütün üyelerine geniş bir veri tabanı sunarlar.

Bilgi ve danışmanlık hizmetlerini diğer oda ve borsalarla paylaşırlar.

: Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Muhtelif bilgi ve danışmanlık hizmetlerini gösteren belgeler,- Karmaşık taleplere verilen başarılı yanıt örnekleri,- İş tavsiyeleri ve danışmanlık hizmetlerini sunma alanında deneyimli, uzman “bilgi ve danışmanlık personeli” istihdamı veya kullanılması,- Veri tabanı sorgulamasından elde edilen hizmetlerin kullanılmasına ilişkin istatistikler,- Çeşitli elektronik bilişim kaynaklarına erişim ve bilgi servislerinin etkin olarak kullanım düzeyini maksimize eden modern haberleşme teknolojilerinden yararlanma düzeyinin gösterilmesi,- Hizmetlerden duyulan memnuniyet düzeyinin tespitine yönelik düzenli analiz ve değerlendirmelerden edinilen olumlu izlenimlerin (geri bildirim) kayıtları.-Borsalar; üyelerine, borsa kotasyonuna dahil ürünlerin (tarımsal ve hayvansal) işlenmesine ilişkin yatırım yapmalarını sağlamak amacıyla danışmanlık hizmetleri ile projeler sunar.İkincil Kanıtlar: Asli Kanıtların yokluğu durumunda bir oda/borsa aşağıdakileri de içeren daha geniş kapsamlı bir dosya hazırlayabilir.- Mevcut veri bankasına erişim ve onun etkili kullanımı,- Henüz yeterli miktarda mevcut olmayan yerlerde modern bilgi iletişim teknolojisinin uygulanması için ileriye dönük bir stratejiye ilişkin kanıtlar,- Oda ve borsanın yüksek kaliteli katma değere sahip bilgi kaynaklarına erişimini sağlayacak yöntemler ve iyi yetişmiş ve deneyimli iş danışmanları kullanmakta olduğuna ilişkin olmak üzere, kesin çizgiler ile belirtilmiş ve net bir stratejisi bulunduğuna dair kanıtlar.

1.3. Bilgi ve Danışmanlık


131

1.3. Bilgi ve Danışmanlık

Özetle;

Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış Bilgi ve Danışmanlık stratejisi var mı?


Bu kriter odada her birim tarafından yerine getirilmektedir.

Bu talepler kayıt altına alınıyor mu?


132

1.4 Networking/İletişim Ağı

Odalar; üyelerin bir araya gelip, tanıştığı ve yeni iş imkanları yaratıldığı, firmalararası ticareti, birbirlerinin kaynaklarından karşılıklı yararlanımı, ortaklık çalışmalarını, ortak girişimleri destekleyici yıllık programlar hazırlıyor mu? (kokteyl, yemek, piknik, seminer, toplantı vb.)


133

1.4 Networking/İletişim Ağı

Asli Kanıtlar:

Üyelerin bir araya gelip, tanıştığı ve yeni iş imkanlarının yaratıldığı, firmalararası ticareti, birbirlerinin kaynaklarından karşılıklı yararlanımı, ortaklık çalışmalarını, ortak girişimleri destekleyici faaliyetlere dair kanıtlar (bilgilendirme toplantıları, sosyal amaçlı yemek/piknik/kutlama/ödüllendirme)

Söz konusu faaliyetlere katılım ve tatmin düzeyi konusunda alınan geribildirim kayıtları (etkinlik sonrası düzenlenen katılımcı anketleri)


134


Bir Akredite oda/borsa üyelerine “iletişim ağı” ve iş geliştirme olanakları sağlayan şirketler arası geniş kapsamlı koordinasyon faaliyetlerine erişim imkanı sunmak amacıyla, teknolojik imkanları da kullanarak, periyodik veya münferit toplantı, seminer vb. aktiviteler düzenler.

Talep seviyesine bağlı olarak, firmalar arası ticaret, birbirlerinin kaynaklarından karşılıklı yararlanma, ortaklık çalışmaları, ortak girişimler ve politika oluşturma gibi faaliyetleri destekleyici “iletişim ağı” olanaklarına dair yıllık program sunar,

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;-Yayınlanmış iletişim ağı faaliyetlerine ilişkin programlar ve-Toplantılara katılım ve tatmin düzeyleri konusunda, düzenli aralıklarla yapılan değerlendirmelerden edinilen olumlu izlenimlere (geri bildirim) ait kayıtlar.

1.4. Networking / İletişim Ağı


135

1.4. İletişim Ağı (Networking)

Özetle;

Bu kriterde özellikle üyeler ve oda arasındaki etkileşimleri güçlendirilecek etkinliklere bakılmaktadır.

Ulusal ve uluslararası düzeyde çeşitli heyet ziyaretleri ve bu ziyeretlere üyelerin daveti,

Çeşitli seminerlere katılan üyeler arasındaki ilişkilerin güçlendirilmesi,

Düzenli ve sistematik bir iletişim ağı kurabilmek için planlanmış aktivite programları var mı?


136

2. Üyelik

Üye kayıtları ile ilgili güncel bir veri tabanı,

Bilgilerin düzenli güncellenmesi,

Sunulmakta olan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırılması,

Üyelerin talep ve ihtiyaçları doğrultusunda etkinlikler gerçekleştirilmesi,


137

2. Üyelik

Asli Kanıtlar: Üye bilgilerinin düzenli güncellendiğine dair kanıtlar, Düzenli sektörel nitelikli toplantılar düzenlendiği ve bu toplantılara

sektörde faaliyet yürüten ilgili tüm üyelerin davet edildiğine ilişkin kanıtlar,

Meslek komite toplantılarının düzenli olarak, geniş katılımlı gerçekleştirildiğine dair kanıtlar,

Meslek komiteleri ve Oda Meclis kararlarının YK tarafından takip edildiğine dair kanıtlar,

Oda tarafından sunulan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırıldığına dair kanıtlar,

Üyelerden gelen önerilerin, şikayetlerin değerlendirildiğine dair kanıtlar,

Üyelerin oda hizmetlerinden memnuniyet seviyesinin ölçümlendiğine dair kanıtlar


138


Bir akredite oda/borsa, üyeleri ile sıkı ilişki içinde ve bütünleşmiş olduğunu gösterebilmelidir

Bir akredite oda/borsa üyeleri arasında sağlıklı bir iletişim ağı tesis etmelidir. Üyelerinin talep ve ihtiyaçlarını gözeterek düzenli aralıklarla etkinlikler gerçekleştirir. Bu çerçevede aşağıdaki verileri içeren bir veri tabanı oluşturur.Firma adı,Adresi,Telefon, Faks, e-postaFirma temsilcisinin adıFirmanın ürün ve hizmetlerinin listesi,İhraç ettiği ürünlerin listesiİthal ettiği ürünlerin listesi Kapasite ile ilgili detayları,

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Üyelere ilişkin bilgilerin düzenli arlıklarla güncellendiğine ilişkin

kayıtlar,- Düzenli aralıklarla sektörel nitelikli toplantıların düzenlendiği ve

toplantılara ilgili sektörde faaliyet gösteren tüm üyelerin davet edildiğinin kayıtları,

- Meslek Komiteleri toplantılarının düzenli aralıklarla ve geniş katılımla gerçekleştirildiğine ilişkin kayıtlar (davet mektupları ve katılımcı listesi vb.)

- Meslek Komiteleri ve oda/borsa Meclis toplantılarında alınan kararların Yönetim Kurulunca takip edildiğine ilişkin kayıtlar,

- Oda/Borsa tarafından sunulmakta olan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırıldığına ilişkin kayıtlar,

- Üyelerle ilişkilerden doğan önerilerin değerlendirildiğine ilişkin kayıtlar,

- Üyeler nezdinde düzenli olarak yapılan üye memnuniyet anketlerine dair kayıtlar,

- Üye şikayet sisteminin varlığına ve işleyişine ilişkin kayıtlar. İkincil Kanıtlar: Asli kanıtların yokluğu halinde bir oda/borsa

aşağıdakileri de ihtiva etmek üzere daha geniş kapsamlı bir dosya hazırlayabilir.

- Üyelerin ihtiyaçlarını belirlemeye yönelik araştırma sonuçları,- Üyelere gönderilen davet mektuplarına ilişkin kayıtlar, - Üyelerinin karşılaştıkları sorunları bildirmek üzere TOBB dahil

mahalli ve merkezi mercilere gönderilen mektuplar.

2. Üyelik


139

2. Üyelik

Özetle;

Odalar üyelerinin takibini güncel ve sağlıklı olarak yürütebiliyor mu?

Kayıtlar hangi ortamda? (Klasik, elektronik vb.)

Bu konu ile ilgili bilişim teknolojilerini de kullanmaya yönelik projeleri var mı? (TOBBBİM, TOBBNET, dış kaynaklı yazılım vb.)

Üye aidatları düzenli alınabiliyor mu?

Aktif-aktif olmayan üye durumu ve bu konuda çözüm yöntemleri?


140

5. Odalar Network’unun Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi

Bölgesel Odalar ile İlişkiler,

TOBB istişare toplantıları ve diğer aktivitelerine katılım,

TOBB etkinlik ve girişimlerine katılım,

Yurt dışındaki Odalar ile İlişkiler,


141

5. Odalar Network’unun Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi

Asli Kanıtlar: Bölgesel toplantılara, faaliyetlere katılıma dair kanıtlar, Diğer odalarla bölgesel, ulusal ve ulsulararası düzeydeki

işbirliklerine dair kanıtlar, Odalararası işbirliklerinin (network) profesyonel ve örgütsel

gelişimi konusunda odalararası faaliyetlere katılım ve verilen desteklere dair kanıtlar,

TOBB’un danışma-istişare ve diğer faaliyetlerine katılıma dair kanıtlar,

TOBB ve diger örgütsel oda girişimlerine destekleri gösteren kayıtlar,

Odalar network’ünün desteklenmesi amacı ile bilgi ve teknolojik imkanlardan yararlanıldığını gösteren kayıtlar,


142


Bir Akredite oda/borsa üyelerinin ve iletişim ağının daha geniş bir kısmının yararına olacak ve diğer odalarla veya borsalarla birlikte yürütülecek bir dizi faaliyetlere aktif olarak katılacaktır.

İletişim ağının, diğer odalar veya borsalar ile bölgesel, ulusal ve uluslararası düzeyde işbirliği yapmak suretiyle geliştirilmesine aktif katılım sağlayacaklar,

Bir dizi odalar veya borsalar arası faaliyete, iletişim ağının profesyonel ve örgütsel olarak geliştirilmesini sağlamak amacıyla katılacaklar,

TOBB danışma istişare toplantılarına ve diğer aktivitelerine iştirak edecekler,

Bir dizi TOBB etkinlik ve girişimlerine katılacaklar,

Odalar veya borsalar iletişim ağının geliştirilmesi için bilgi ve iletişim teknolojisinin etkin olarak kullanılmasına gerekli desteği verecekler,

Borsalar, üyelerin yurtiçi ve uluslar arası borsa ve piyasaları takip ederek fiyat bilgilerini sunacaklardır.

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Bölgesel toplantılara, faaliyetlere ve girişimlere katılım ile ilgili detaylar,

- Diğer odalar veya borsalarla bölgesel, ulusal ve uluslararası düzeylerdeki işbirliklerine dair detaylar,

- İletişim ağının profesyonel ve örgütsel gelişmesi konusunda odalar/borsalar arası faaliyetlere katılım ve verilen destek ile ilgili detaylar,

- TOBB’nun danışma-istişare ve diğer faaliyetlerine yöneticilerin ve görevlilerin katılımını göstermek bakımından TOBB ile temasların özeti,

- TOBB ve Eurochambres girişimlerine destek ve katılımı belirtmek bakımından TOBB ile temasların özetleri,

- Odalar veya borsalar iletişim ağının gelişmesini desteklemek üzere bilgi ve iletişim teknolojisinden yararlanma.

5. Odalar Networkünün bölgesel ve uluslararası gelişimi


143

5. Odalar İletişim Ağının Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi

Özetle;

Bu amaca yönelik olarak, uluslararası etkinliklere katılıyor mu (Örn. Ekonomik forumlar vb.)?

Uluslararası işbirlikleri ve bilgi ağlarına üyeler mi?

Uluslararası sınai ve ticari konularla ilgili organizasyonlar ile etkileşimleri nasıl (üyelik, aktif katılım, bilgi alma vb.)?

Bu amaçlar sistematik ve planlı biçimde yürütülmekte midir?


144

7.3. Tasarım ve Geliştirme7.3.1. Tasarım ve Geliştirme Planlaması 7.3. Tasarım ve Geliştirme7.3.1. Tasarım ve Geliştirme Planlaması

Organizasyon, ürünün tasarımını ve geliştirilmesini planlamalı ve kontrol etmelidir.

Tasarım ve geliştirme planlaması aşamasında, organizasyon aşağıdakileri tayin etmelidir.

a) Tasarım ve geliştirme aşamalarını,b) Her tasarım ve geliştirme aşamasına uygun olan gözden

geçirme, doğrulama ve geçerli kılmayı,c) Tasarım ve geliştirme için sorumlulukları ve yetkileri.Organizasyon, etkin iletişimi ve sorumlulukların açıkça

belirlenmesini sağlamak için tasarım ve geliştirmenin içinde yer alan farklı gruplar arasındaki ara yüzleri yönetmelidir.

Planlama çıktısı, uygun olduğunda, tasarım ve geliştirme ilerledikçe güncelleştirilmelidir


145

7.4. Satın alma 7.4.1. Satın alma Prosesi7.4. Satın alma 7.4.1. Satın alma Prosesi

Organizasyon, satın alınan ürünün, belirtilen satın alma şartlarına uygunluğunu sağlamalıdır. Tedarikçiye ve satın alınan ürüne uygulanan kontrolün tipi ve içeriği, satın alınan ürünün sonraki ürün gerçekleştirilmesine olan etkisine veya nihaî ürüne bağımlı olmalıdır.

Organizasyon, tedarikçilerini, organizasyon şartlarını karşılayan ürün sağlama yeteneği temelinde değerlendirmeli ve seçmelidir. Seçme, değerlendirme ve tekrar değerlendirme için kriterler oluşturulmalıdır. Değerlendirme sonuçları ve bu değerlendirme sonucu olarak ortaya çıkan gerekli faaliyetlerin kayıtları muhafaza edilmelidir (Madde 4.2.4).


146

7.4.2. Satın alma Bilgisi7.4.2. Satın alma Bilgisi

Satın alma bilgisi, satın alınacak ürünü açıklamalı ve uygun olduğu yerlerde, aşağıdakileri içermelidir:

a) Ürün onayı, prosedürler, proses ve donanımlar için şartları,

b) Personelin niteliği için şartları,

c) Kalite yönetim sistemi şartları.

Organizasyon, tedarikçilere iletilmeden önce belirlenmiş satın alma şartlarının yeterliliğini sağlamalıdır.


147

7.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması7.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması

Organizasyon, satın alınan ürünün belirtilmiş satın alma şartlarını karşılamasını sağlamak için gerekli muayene veya diğer faaliyetleri oluşturmalı ve uygulamalıdır.

Organizasyon veya onun müşterisi, tedarikçinin yerinde doğrulama yapmak istediğinde, organizasyon satın alma bilgisinde, talep edilen doğrulama düzenlemelerini ve ürünün serbest bırakılma metodunu belirtmelidir


148

7.5. Üretim ve Hizmet Sağlama7.5.1. Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü

7.5. Üretim ve Hizmet Sağlama7.5.1. Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü

Organizasyon, kontrollü koşullar altında üretim ve hizmet sağlamayı planlamalı ve yürütmelidir. Kontrollü koşullar, uygulanabildiğinde;

a) Ürünün karakteristiklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliğini,

b) Gerekli olduğunda, çalışma talimatlarının bulunabilirliğini,

c) Uygun techizatın kullanımını,

d) İzleme ve ölçme cihazlarının bulunabilirliğini ve kullanımını,

e) İzleme ve ölçmenin uygulanmasını,

f) Serbest bırakma, teslimat ve teslimat sonrası faaliyetlerin uygulanmasını,

Kapsamalıdır.


149


Üyelerin eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve erişiminin sağlanması,

Üye ihtiyaçlarına göre eğitim programlarının bizzat düzenlenmesi,

İş becerisi eğitimi ve iş geliştirme çalışmaları (uygulamalı eğitimler),

Eğitim etkinliklerinin değerlendirilmesi


150


Asli Kanıtlar:

Eğitim ihtiyaçlarının belirleme süreçlerine dair kayıtlar (üye anketleri, web sayfasından duyurular, üye talepleri vb.)

İş becerisi eğitimi ve iş geliştirme çalışmalarına dair kayıtlar, Eğitimlere katılanlar tarafından eğitimlerin etkinliğinin

değerlendirmesi kayıtları (eğitim sonrası düzenlenen anketler),

Eğitim sonuçlarının işe yansımasına dair katılımcılardan alınan geri beslemeler.


151


Bir Akredite oda/borsa yerel ihtiyaçları karşılayabilmek için geniş bir alanda iş geliştirme ve beceri eğitimi programlarına erişimi sağlar ve bu tür beceri eğitimi programlarından gerekli olanları da bizzat uygulayabilir.

Yerel iş becerisi eğitimi ile iş geliştirmeye duyulan ihtiyaçları ve önceliklerini tespit ve değerlendirme sürecini takip eder.

Yüksek kaliteli eğitim programlarına erişimi sağlar.

Üyeleri tarafından önemle itibar edilen eğitim programları düzenler.

Sonuçları gelecekteki faaliyetlerin geliştirilmesine imkan verecek şekilde, eğitim programlarının, diğer oda ve borsaların uygulamalarını göz önünde bulundurarak, değerlendirmesini yaparlar.

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;-Eğitim ihtiyaçlarını belirleme süreçlerinin kayıtları.-İş becerisi eğitimi ve iş geliştirme çalışmaları programları.-Bu gibi faaliyetlere katılıma ilişkin kayıtlar ve tatmin düzeyleri konusundaki olumlu izlenimlere dair kayıtlar.-Üyelerden alınan, iş becerisi eğitimi ve geliştirme programlarından fayda sağlandığına dair yazılı kanıtlar.

1.5. İş Geliştirme ve Eğitim


152

1.5. İş Geliştirme ve Eğitim

Özetle;

Üyelerinin iş geliştirme ve eğitim konusunda beklenti ve ihtiyaçlarının tespiti sistematik olarak yapılıyor mu? Bir yöntem belirlenmiş mi?

Bu tespitler çerçevesinde çözüme yönelik eylemler gerçekleştiriliyor mu?

Alınan iş geliştirme desteği ve eğitimlerin üyelerin işine ne düzeyde yaradığının tespitine yönelik çalışmalar var mı? Bir yöntem kullanılıyor mu?


153

1.6 Uluslararası Ticaret

Uluslararası ticaret hizmetleri,

İyi yetişmiş ve yetenekli eleman istihdamı,

Ticaret kuruluşları ile ilişkiler,

Üyelerine ihracat ve ithalatla ilgili belge düzenlenmesi


154

1.6 Uluslararası TicaretAsli Kanıtlar:

Yurtdışına gerçekleştirilen heyet ziyaretleri, yurt dışı fuar,sergi vb. hizmetlerin kayıtları,

Konusunda uzman personel istihdamı/kullanımı ve söz konusu personelin eğitim faaliyetlerine katılımına ilişkin kayıtlar,

Eurochambers ve Uluslararası Ticaret Odası gibi bölgesel, ulusal ve uluslararası çalışma ortakları ile yapılan çalışmalara ilişkin kayıtlar,

Odanın vermeye yetkili olduğu belge türleri,

Yapılan faaliyetlerin üyeler tarafından değerlendirmesine ilişkin kayıtlar,

Uluslararası ticaretle ilgili birimin varlığı, konu ile ilgili olarak diğer kuruluşlardan hizmet alınıyorsa kanıtları.


155


Bir Akredite oda/borsa, kendi yetki alanı içinde üyelerinin çıkarları bakımından uluslararası ticaretin desteklenmesi ve geliştirilmesi konusunda öncü rol oynar.

Üyelerine çeşitli uluslararası ticaret hizmetleri sunarlar,

İyi yetişmiş ve yetenekli uluslararası ticaret elemanları kullanır veya istihdam ederler,

Bölgesel, ulusal ve uluslararası düzeylerdeki ilgili uluslararası ticaret kuruluşları ile iyi çalışma ilişkileri oluştururlar,

İhracat ve ithalatla ilgili belgeleri düzenlerler (gerekli olan hallerde ve borsalar için farklı bir durum olmak üzere)

Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;Dışarıdan gelen ve dışarıya gönderilen ticaret heyetleri ve eğer veriliyorsa yurt dışı sergi hizmetleri de dâhil olmak üzere, oda/borsa tarafından veya onlar vasıtasıyla sunulan uluslararası hizmetlerin kapsamını gösteren kayıtlar, -Kendi alanlarında bilgi ve beceri sahibi uzman personel istihdamı veya kullanımı ve onların ilgili eğitim faaliyetlerine katılımlarına ilişkin kanıtlar,-Eurochambres, Uluslararası Ticaret Odası ve ASCAME gibi bölgesel, ulusal ve uluslararası çalışma ortakları ile aktif bağlantıları gösteren kayıtlar,-Oda ve borsaların vermeye yetkili olduğu belge türleri, -Tatmin düzeylerinin belirli aralıklarla değerlendirilmesinden elde edilen olumlu izlenim (geri bildirim) kayıtları, -Uluslararası ticaretle ilgili birimin varlığı; bu konuda diğer oda ve borsalar veya kamu kurumlarından hizmet alınıyorsa buna ilişkin belgeler.İkincil Kanıtlar: Asli kanıtların yokluğu halinde bir oda/borsa aşağıdakileri de ihtiva etmek üzere daha geniş kapsamlı bir dosya hazırlayabilir.- Oda ve borsanın, uluslararası ticaretle uğraşan üyelerinin ve onların pazarlarının ve ürünlerinin tespit ve takibine imkân sağlayan belirli ve kesin bir stratejiyi takip ettiğine dair kanıtlar. Bu stratejiler oda ve borsanın üye ihtiyaçlarına yanıt verecek tanıtma faaliyetlerini ve eğitim programlarını nasıl belirlediğini ve düzenlediğini de gösterecektir.

1.6. Uluslararası Ticaret


156

1.6. Uluslararası Ticaret

Özetle;

Üyelerinin uluslararası ticarette daha etkin rol oynayabilmesi için ne tür faaliyetler sürdürülmekte?

Üyelerin tanıtımı (katalog, web, vb.)

Fuarlar ve iş seyahatleri,

Bu konu ile ilgili diğer kurumlarla yakın çalışmalar gerçekleştiriyor mu (İGEME, DTM, uluslararası organizasyonlar vb.)?

Bu faaliyetler hangi birim tarafından yürütülmekte?

Bu faaliyetlerin yürütülme sistematik olarak gerçekleştirilmekte midir?


157

TOBB AKREDİTASYON KRİTERLERİ…7.5.1

İlkeler,Süreç Sayfa1 Bölüm1 Element 1.1,1.2,1.3,1.4,1.5,1.6 Bölüm 3 S:15 Bölüm 4 Element 4.1,4.2,4.3,4.4,4.5 Bölüm 5 S:21


158

7.5.3.Belirleme ve İzlenebilirlik7.5.3.Belirleme ve İzlenebilirlik

Uygun durumlarda, organizasyon, ürünü, ürün gerçekleştirilmesi boyunca uygun yollarla tanımlamalıdır.

Organizasyon, ürün durumunu izleme ve ölçme şartlarına göre belirlemelidir.

İzlenebilirlik bir şart olduğunda, organizasyon, ürünün tek olarak belirlenmesini, kontrol ve kayıt etmelidir (Madde 4.2.4).

Not - Bazı endüstri sektörlerinde, konfigürasyon yönetimi, belirleme ve izlenebilirliğin sürdürülebildiği bir araçtır.


159

7.5.4.Müşteri Malı7.5.4.Müşteri Malı

Kendi kontrolü altında olduğu sürece veya kullanıldığı sürece, organizasyon müşteri malına dikkat göstermelidir. Organizasyon, kullanım için veya ürün oluşturmak üzere birleştirmek için sağlanan müşteri malını, tanımlamalı, doğrulamalı, korumalı ve güvenliğini sağlamalıdır. Herhangi bir müşteri malı kaybolursa, zarar görürse veya kullanım için uygun olmayan halde bulunursa, bu durum müşteriye bildirilmeli ve kayıtlar muhafaza edilmelidir (Madde 4.2.4)

Not - Müşteri malı, fikir haklarını da kapsayabilir,


160

7.5.5. Ürün muhafazası7.5.5. Ürün muhafazası

Organizasyon, iç proses süresince ve amaçlanan teslimat

yerine ulaşmasına kadar ürünün uygunluğunu muhafaza

etmelidir. Bu muhafaza, tanımlamayı, taşımayı,

ambalajlamayı, depolamayı ve korumayı içermelidir.

Muhafaza, ürünü teşkil eden parçalara da uygulanmalıdır.


161

8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme8.1 Genel8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme8.1 Genel

Organizasyon, aşağıdakiler için gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme proseslerini planlamalı ve uygulamalıdır.

a) Ürünün uygunluğunu göstermek,b) Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu sağlamak ,c) Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek.

Bu, istatistiksel teknikler de dahil olmak üzere, uygulanabilir metotların tayin edilmesini ve bunların kullanımlarının genişliğini(içeriğini) de kapsamalıdır


162

Sürekli İyileşme Döngüsü

Yönetimin gözdengeçirmesi

Politika

Hedefler

Planlama

Uygulama

Ölçme, İzleme Düzeltme


163

8.2. İzleme ve Ölçme8.2.1. Müşteri Memnuniyeti8.2. İzleme ve Ölçme8.2.1. Müşteri Memnuniyeti

Kalite yönetim sistemi performansının ölçmelerinden biri

olarak, organizasyon, müşteri şartlarını karşılayıp

karşılamadığı hakkındaki müşteri algılaması ile ilgili bilgiyi

izlemelidir. Bu bilgiyi elde etmek ve kullanmak için

metotlar belirlenmelidir.


164

8.2.2. İç Tetkik8.2.2. İç TetkikOrganizasyon, kalite yönetim sisteminin;a) Planlanmış düzenlemelere ( Madde 7.1), bu standardın şartlarına

ve organizasyon tarafından oluşturulan kalite yönetim sistemi şartlarına uyup uymadığını ve

b) Etkin olarak uygulanıp uygulanmadığını ve sürdürülüp sürdürülmediğini, belirlemek için planlı aralıklarla iç tetkikler yerine getirilmelidir,

Bir tetkik programı, geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere, tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanmalıdır. Tetkik kriterleri, kapsamı, sıklığı ve metotları tanımlanmalıdır. Tetkikçilerin seçimi ve tetkikin uygulanması, tetkik prosesinin objektifliğini ve tarafsızlığını sağlamalıdır. Tetkikçiler kendi işlerini tetkik etmemelidir.


165

Tetkiklerin plânlanması ve yerine getirilmesi, sonuçların rapor edilmesi, kayıtların (Madde 4.2.4) muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartlar dokümante edilmiş bir prosedür içindetanımlanmalıdır.

Tetkik edilmekte olan alandan sorumlu yönetim, tespit edilmiş uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin ortadan kaldırılması için gereksiz gecikmelerden kaçınarak tedbirler alınmasını sağlamalıdır. Takip faaliyetleri, alınan tedbirlerin doğrulanması ve doğrulama sonuçlarının raporlanmasını da kapsamalıdır (Madde 8.5.2).

Not - Kılavuzluk için ISO 10011-1, ISO 10011-2 ve ISO 10011-3 standardlarına bakınız


166

8.2.3. Proseslerin İzlenmesi ve Ölçümü8.2.3. Proseslerin İzlenmesi ve Ölçümü

Organizasyon kalite yönetim sistemi proseslerinin izlenmesi ve uygulanabilen durumlarda ölçülmesi için uygun metotları uygulamalıdır. Bu metotlar proseslerin planlanan sonuçlara ulaşabilme yeteneğini göstermelidir. Planlanmış sonuçlar başarılamadığında, ürünün uygunluğunu sağlamak için gerektiğinde, düzeltme ve düzeltici faaliyet başlatılmalıdır.


167

Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi için

İzleme yöntemi, İzlenen ve ölçülen parametrenin yeterliliği, Proseslerin değerlendirme yöntemi, İstenilen sonuçların uygunluğu

değerlendirilmelidir.


168

8.2.4. Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi8.2.4. Ürünün İzlenmesi ve ÖlçülmesiOrganizasyon, ürün şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak

için ürünün karakteristiklerini izlemeli ve ölçmelidir. Bu doğrulama ürün gerçekleştirme prosesinin uygun aşamalarında plânlanan düzenlemelere göre gerçekleştirilmelidir (Madde 7.1).

Kabul kriterlerine uygunluğun kanıtları muhafaza edilmelidir. Kayıtlar, ürünün serbest bırakılmasında yetkili kişi / kişileri göstermelidir (Madde 4.2.4).

Ürünün serbest bırakılması ve hizmetin sunumu , ilgili tarafından ve uygulanabilen durumlarda müşteri tarafından onaylanmadıkça planlı düzenlemelerin ( Madde 7.1) tatmin edici olarak tamamlanmasına kadar , yapılmamalıdır.


169

8.3. Uygun Olmayan Ürünün Kontrolu8.3. Uygun Olmayan Ürünün Kontrolu

Organizasyon, ürün şartlarına uymayan ürünün, yanlışlıkla kullanımının veya teslimatının önlenmesi için tanımlanmasını ve kontrol edilmesini sağlamalıdır. Kontroller ve uygun olmayan ürünün ele alınmasıyla ilgili sorumluluk ve yetkiler, dokümante edilmiş bir prosedür içinde tanımlanmalıdır.

Organizasyon, uygun olmayan ürünü; aşağıdaki yollardan biri veya birden fazlası ile ele almalıdır.

a) Tespit edilen uygunsuzluğu gidermek için tedbir alınması ile ,b) İlgili yetkili ve uygulanabildiği durumlarda müşteriyle mutabakatla

kullanımı, serbest bırakılması veya kabulü için yetkilendirmeyle,c) Ürünün asıl amaçlanan kullanımını veya uygulanmasını engellemek

için gerekli önlemlerin alınması ile ,


170

Uygunsuzlukların yapısı ve sonra alınan tedbirlere ait kayıtlar ve alınan izinlerin kayıtları da dahil olmak üzere, muhafaza edilmelidir. (Madde 4.2.4).

Uygun olmayan ürün düzeltildiğinde, şartlara uygunluğunu göstermek için yeniden doğrulamaya tâbi tutulmalıdır.

Teslimattan veya kullanılmaya başladıktan sonra uygun olmayan ürün tespit edildiğinde, organizasyon, uygunsuzluğun etkilerine veya uygunsuzluğun potansiyel etkilerine karşı uygun tedbirler almalıdır


171

8.4. Veri Analizi8.4. Veri Analizi

Organizasyon, kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için uygun verileri belirlemeli, toplamalı ve analiz etmelidir. Bu analiz, izleme ve ölçme sonuçlarından çıkan ve diğer ilgili kaynaklardan çıkan verileri kapsamalıdır.

Veri analizi aşağıdakilerle ilgili bilgi sağlamalıdır. a) Müşteri memnuniyeti ( Madde 8.2.1),b) Ürün şartlarına uygunluk (Madde 7.2.1),c) Önleyici faaliyet için fırsatlar da dahil olmak üzere, proseslerin

ve ürünlerin karakteristikleri ve eğilimleri,d) Tedarikçiler.


172

8.5. İyileştirme8.5.1. Sürekli İyileştirme8.5. İyileştirme8.5.1. Sürekli İyileştirme

Organizasyon, kalite politikasını, kalite hedeflerini, tetkik

sonuçlarını, verilerin analizini, düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve

yönetimin gözden geçirmesini kullanmak yolu ile kalite yönetim

sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmelidir.


173

8.5.2. Düzeltici Faaliyet 8.5.2. Düzeltici Faaliyet

Organizasyon, tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri başlatmalıdır. Düzeltici faaliyetler karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerine uygun olmalıdır.

Dokümante edilmiş prosedür; a) Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (müşteri şikâyetleri dahil),b) Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi,c) uygunsuzlukların tekrarlamamasını sağlamak için faaliyet ihtiyacının

değerlendirilmesi,d) Gereken faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması,e) Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları, (Madde 4.2.4),f) Başlatılan düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi için,şartları tanımlamak üzere oluşturmalıdır.


174

8.5.3. Önleyici Faaliyet8.5.3. Önleyici Faaliyet

Organizasyon,oluşmasını önlemek amacıyla potansiyel uygunsuzlukların nedenlerini gidermek için faaliyet belirlemelidir.. Önleyici faaliyetler, potansiyel problemlerin etkilerine uygun olmalıdır .

Dokümante edilmiş bir prosedür ; a) Potansiyel uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin belirlenmesi,b) Uygunsuzlukların olmasını önlemek için faaliyet ihtiyacının

değerlendirilmesi,c) İhtiyaç duyulan faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması,d) Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları (Madde 4.2.4),e) Başlatılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesi için, şartları tanımlamak üzere oluşturmalıdır.


175

TEŞEKKÜR EDERİZ……

tÜrk standardlari enstİtÜsÜ personel ve sİstem belgelendİrme merkez baŞkanliĞi

Documents