tugas akhir - repository.bsi.ac.id · perancangan sistem peminjaman dan pengembalian buku pada...
TRANSCRIPT
PERANCANGAN SISTEM PEMINJAMAN DAN
PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP
NEGERI 236 JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III
OKTAVIANA YUSAFNIAR
NIM : 12144021
Program Studi Manajemen Informatika
AMIK BSI Jakarta
Jakarta
2017
i
`
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga pada akhirnya penulis dapat
menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan
dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul tugas akhir ini penulis ambil
adalah sebagai berikut, “Perancangan Sistem Peminjaman dan Pengembalian
Buku Pada Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta”.
Tujuan penulis tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan
program Diploma III (D.III) Akademi BSI. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber
literatur yang mendukung penulis ini, penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan
dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak lancar, oleh
karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima
kasih kepada :
1. Direktur Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informartika.
2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika AMIK BSI.
3. Bapak Suryanto, ST, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Staff / Karyawan / Dosen dilingkungan Akademi BSI.
5. Bapak Drs. Misto selaku Kepala Sekolah SMP Negeri 236 Jakarta.
6. Bapak Slamet selaku pengurus perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta yang
bersedia memberikan ilmu untuk penulisan tugas akhir ini.
v
vi
ABSTRAK
Oktaviana Yusafniar (12144021), Perancangan Sistem Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta. Meningkatkan prestasi belajar siswa SMP tidak hanya bergantung kepada ilmu yang diajarkan oleh gurunya disekolah. Untuk itu sekolah menyediakan sarana yang menunjang yang salah satu adalah perpustakaan untuk melayani murid-muridnya. Bertambahnya jumlah buku dan permintaan buku yang diusulkan oleh kepala perpustakaan maka dibutuhkan pengawasan serta jumlah buku yang dipinjam, dan siapa yang meminjam sehingga dapat mencegah terjadinya kehilangan buku yang lebih penting adalah menghemat waktu, tenaga kerja, dan pelayanan yang baik kepada pengunjung yang ada. Untuk mengatasi masalah tersebut maka digunakan metode waterfall untuk merancang sistem perpustakaan yang terkomputerisasi. Dengan sistem ini , data yang diinput secara manual akan diolah dengan sistem manajemen yang lebih baik. Adanya sistem komputerisasi, maka bagian perpustakaan memperoleh beberapa kemudahan yang didapatkan sistem tersebut antara lain meminimumkan kesalahan dalam hal masalah peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan, kemudahan dalam melihat persediaan buku yang belum dipinjam, laporan anggota, dan status buku. Katakunci : Sistem Informasi, Peminjaman dan Pengembalian Buku Perpustakaan
vii
ABSTRACT
Oktaviana Yusafniar (12144021), Perancangan Sistem Perpustakaan Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta. Achievement increasment learn student of SMP do not only base on science taught by it’s teacher in school. For that go to provide medium which is support by one of is library to serve its pupils. Increasing of it amount of book and request of book proposed by library head hence required by observation like amount of borrowed book, and who is borrow so that can prevent the happening of losing of book and more important is to efisiency, good service and labour to existing visitor. To evercome the problem hence method of waterfall to design library information system which this system computerized. Which data is input manually will be processed with management system of database better. Existence of computerization system, hence part of library obtainget some got by amenity the system for example minimizing mistake in the case of problem of loaning adn return of book at library, amenity in seeing supply of book which not yet been borrowed, member report and book status. Keywords : Information System, Loan adn Refund Book, Library
viii
DAFTAR ISI
Lembar Judul Tugas Akhir
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas akhir............................................................. i
Lembar Pernyataan Publikasi Karya Ilmiah ......................................................... ii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................... iii
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ........................................................................... iv
Kata Pengantar ...................................................................................................... v
Lembar Abstraksi .................................................................................................. vii
Daftar Isi................................................................................................................ ix
Daftar Simbol ........................................................................................................ xi
Daftar Gambar ....................................................................................................... xv
Daftar Tabel .......................................................................................................... xvi
Daftar Lampiran .................................................................................................... xvii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................................ 2
1.3. Metode Penelitian............................................................................... 3
1.3.1 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ................................. 3
1.3.2 Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 4
1.4. Ruang Lingkup ................................................................................... 5
1.5. Sistematika Penulisan ........................................................................ 5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem ......................................................................... 7
2.1.1. Pengertian Sistem ..................................................................... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem ................................................................. 8
2.1.3. Klasifikasi Sistem .................................................................... 9
2.1.4. Basis Data ................................................................................ 10
2.1.5. Metode Pengembangan Perangkat Lunak ................................ 11
2.1.6. Konsep Dasar Perpustakaan ..................................................... 11
2.2. Teori Pendukung ............................................................................... 15
2.2.1. Diagram Alir Data .................................................................... 15
ix
2.2.2. Kamus Data .............................................................................. 17
2.2.3. Notasi Pada Kamus Data .......................................................... 19
2.2.4. Entity Relational Diagram........................................................ 20
2.2.5. Logical Relationship Struktur .................................................. 22
2.2.6. Microsoft Visual Basic 6.0 ....................................................... 22
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Umum Sekolah.................................................................... 24
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan..................................................... 24
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................ 27
3.2. Prosedur Sistem Berjalan ................................................................... 33
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan ................................................... 34
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ............................................... 36
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................................... 36
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ................................... 37
3.5. Permasalahan Pokok .......................................................................... 39
3.6. Pemecahan Masalah ........................................................................... 40
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum ................................................................................................. 41
4.2. Prosedur Sistem Usulan ..................................................................... 42
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ......................................... 43
4.4. Kamus Data Sistem Usulan ................................................................ 48
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan ............................................. 48
4.4.2. Kamus Dokumen Keluaran ...................................................... 50
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan ............................................... 51
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ..................................................... 52
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ...................................................... 52
4.5.3. Entity Relationship Diagram .................................................... 54
4.5.4. Logical Record Structur ........................................................... 55
4.5.5. Spesifikasi File ......................................................................... 56
4.5.6. Spesifikasi Program ................................................................. 63
x
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ............................................................. 71
4.6.1. Umum ....................................................................................... 71
4.6.2. Perangkat Keras ....................................................................... 71
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan ........................................................................................ 73
5.2. Saran ................................................................................................... 74
Daftar Pustaka ....................................................................................................... 75
Daftar Riwayat Hidup ........................................................................................... 76
Surat Keterangan Riset/PKL (Jika riset/PKL) ...................................................... 77
Lampiran-lampiran ............................................................................................... 78
xi
DAFTAR SIMBOL
a. Simbol Data Flow Diagram
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber
tujuan pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses
yang sedang berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat
untukmenyimpan atau mengambil data yang
diperlukan.
xii
b. Simbol Entity Relationship Diagram
Entitas atau Obyek Data
Kumpulan obyek atau suatu yang dapat dibedakan
atau dapat
diidentifikasi secara unik.
Relationship
Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau
lebih. Kumpulan relationship sejenis disebut
relationship set.
Atribut atau Elemen Data
Karakteristik dalam entity atau relationship yang
mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau
dengan kata lain adalah kumpulan elemen data
yang membentuk entitas.
Connection
Digunakan sebagai penghubung entitas yang
membedakan entitas tersebut dengan entitas
lainnya.
xiii
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar III.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 236 Jakarta .......................... 27
2. Gambar III.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SMPN 236 .......................... 31
3. Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................ 34
4. Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan ................................................... 35
5. Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan .............................................. 43
6. Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan ..................................................... 44
7. Gambar IV.3 Diagram 1.0 Sistem Usulan ...................................................... 45
8. Gambar IV.4 Diagram 2.0 Sistem Usulan ...................................................... 46
9. Gambar IV.5 Diagram 3.0 Sistem Usulan ...................................................... 47
10. Gambar IV.6 ERD Sistem Usulan .................................................................. 54
11. Gambar IV.7 Logical Record Structure .......................................................... 55
xiv
DAFTAR TABLE
1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ............................................................................. 19
2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data ....................................................................... 20
3. Tabel IV.1 Spesifikasi File Anggota ............................................................... 57
4. Tabel IV.2 Spesifikasi File Tabel Buku .......................................................... 58
5. Tabel IV.3 Spesifikasi Tabel Petugas ............................................................. 59
6. Tabel IV.4 Spesifikasi Tabel Peminjaman ...................................................... 60
7. Tabel IV.5 Spesifikasi Tabel Pengembalian ................................................... 61
8. Tabel IV.6 Spesifikasi Detail Pengembalian .................................................. 62
9. Tabel IV.7 Spesifikasi Detail Pinjam .............................................................. 63
xv
DAFTAR LAMPIRAN
A.1 Kartu Pelajar ............................................................................................. 79
A.2 Kartu Pinjam ............................................................................................ 80
B.1 Kartu Buku ............................................................................................... 81
B.2 Bukti Denda .............................................................................................. 82
B.3 Laporan Peminjaman dan Pengembalian ................................................. 83
B.4 Laporan Pengunjung ................................................................................. 84
B.5 Arsip Data Pengunjung ............................................................................ 85
B.6 Arsip Data Peminjaman ............................................................................ 86
C.1 Kartu Anggota Usulan .............................................................................. 87
C.2 Data Buku Usulan .................................................................................... 88
D.1 Bukti Pinjam Usulan ................................................................................ 89
D.2 Bukti Kembali Usulan .............................................................................. 90
D.3 Laporan Peminjaman Usulan ................................................................... 91
D.4 Laporan Pengembalian Usulan ................................................................ 92
E.1 Form Login ............................................................................................... 93
E.2 Form Menu Utama .................................................................................... 94
E.3 Form Data Anggota .................................................................................. 95
E.4 Form Data Buku ...................................................................................... 96
E.5 Form Data Petugas .................................................................................... 97
E.6 Form Peminjaman ..................................................................................... 98
E.7 Form Pengembalian .................................................................................. 99
E.8 Form Laporan Peminjaman ...................................................................... 100
E.9 Form Laporan Pengembalian Bulanan ..................................................... 101
xvi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh
sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi
para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah
dan meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid sekolah. Dengan
meningkatnya fungsi perpustakaan secara maksimal bagi para murid, salah satu
langkah yang diterapkan untuk meningkatkan fungsi dari perpustakaan itu sendiri
adalah sistem pengolah data yang cepat dan tepat. Sistem informasi pengolahan
data buku perpustakaan yang dibutuhkan oleh sekolah nantinya dapat
dipergunakan untuk pencarian buku, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali
dan juga untuk menyalurkan informasi itu sendiri.
Perkembangan yang sangat pesat dalam sistem informasi terhadap
kemajuan organisasi sudah menjadi kebutuhan utama. Dengan dukungan sistem
informasi yang baik dan teratur maka sebuah lembaga pendidikan akan memiliki
berbagai keunggulan kompetitif sehingga mampu bersaing dengan lembaga
pendidikan yang lain. Penggunaaan teknologi informasi dalam lingkup
perpustakaan tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi,
tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem,
sehingga proses transaksi yang terjadi akan menjadi efektif dan efisien.
1
2
SMP Negeri 236 Jakarta merupakan salah satu sekolah yang sudah
berstandar nasional (SSN) di Jakarta. SMP Negeri 236 Jakarta beralamat di Jl.
Penggilingan komp. PIK, Penggilingan, Cakung, Jakarta Timur , DKI Jakarta
kode pos 13940.
SMP Negeri 236 Jakarta mempunyai kesulitan dalam proses pengolahan
pencatatan peminjaman dan pengembalian bukunya karena dikerjakan secara
manual. Dalam proses peminjaman dan pengembalian buku masih dikerjakan
dengan cara mencatatnya dalam sebuah buku besar. Oleh karena itu maka sistem
informasi sangat diperlukan pada perpustakaan ini, agar mempermudah dan
mngefisienkan dalam proses pengolahan data dan pencatatan data peminjaman
dan pengembalian buku, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat
pembuatan laporan peminjaman, laporan pengembalian, laporan data angoota dan
dalam pencarian data-data lainnya.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa peminjaman dan
pengembalian buku, sangatlah penting sehingga dalam menyusun penelitian ini
penulis akan mengambil judul : “ PERANCANGAN SISTEM PEMINJAMAN
DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP NEGERI
236 JAKARTA ”.
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah :
3
1. Merancang suatu sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku yang
sedang berjalan perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta.
2. Memberikan sistem komputerisasi usulan pada sistem informasi peminjaman
dan pengembalian buku, pencari buku dan pembuatan laporan.
3. Mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih optimal.
4. Mencoba membantu perpustakaan SMP Negri 236 Jakarta dalam hal sistem
komputerisasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan agar
pengolahan datanya lebih efisien dan objektif, serta mengurangi bentuk
masalah yang di timbulkan.
Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai syarat kelulusan
pada program Diploma Tiga (III) Manajemen Informatika di Akademi
Manajemen Informatika Bina Sarana (AMIK BSI).
1.3. Metode Penelitian
Dalam mempersiapkan penyusunan laporan Tugas Akhir ini penulis harus
menempuh langkah – langkah untuk mengumpulkan data dan informasi sebagai
bahan untuk melengkapi materi laporan Tugas Akhir ini. Materi-materi yang
penulis ambil sebagai berikut:
1.3.1. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode waterfall merupakan salah satu model yang paling sering
digunakan dalam SLDC. Tahap-tahap pengembangan waterfall :
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk
memspesifkasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat
4
lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat
lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain
pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur
perangkat lunak, representasi antarmuka dan proses pengodean. Tahap ini
mentranlasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke
representasi desain agar dapat di implementasikan menjadi program pada
tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga
perlu di dokumentasikan.
1.3.2. Teknik Pengumpulan Data
1. Metode pengamatan (obsevasi)
Observasi atau pengamatan langsung merupakan salah satu pengumpulan data
yg cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah
pengamatan langsung terhadap kegiatan yang di teliti. Disini penulis melakuan
observasi dengan melakukan PKL/ riset pada SMP Negeri 236 Jakarta
2. Studi pustaka (literature)
Selain melekukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi
kepustakaan melalui literature atau referensi-referensi yang ada di
perpustakaan Akademik Manajemen Informatika Bina Srana Informatika
maupun di perpustakan yang lain, serta literatur yang terdapat melalui internet.
3. Metode wawancara (interview)
5
Wawancara merupakan metode pengumpulan data secara tatap muka langsung
dengan orang yang di wawancarai seperti kepala sekolah, Petugas
perpustakaan serta siswa-siswi di SMP Negeri 236 Jakarta.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam melakukan penulisan laporan Tugas Akhir ini penulis membatasi
pada perancangan sistem perpustakaan pada SMP Negeri 236 Jakarta. Pembatasan
penelitian dimulai dari prosedur peminjaman buku sampai penyusunan laporan
pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta, penulis memberikan usulan sistem
komputerisasi berbasis dekstop yang akan mempermudah pelaksanaan kegiatan.
1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini
Untuk mempermudah pemahaman dan gambaran dari perancangan sistem
ini penulis membatasi penguraian masalah dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menerangkan mengenai latar belakang pemilihan
judul, maksud dan tujuan dari penulisan makalah ini, metode
penelitian yang dilakukan untuk mendapat data-data yang
dibutuhkan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan
sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari setiap bab.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan menerangkan tentang konsep dasar sistem yang
dibahas dalam ruang lingkup dan penjelasan teoritis mengenai
peralatan pendukung (tool system) rancangan sistem yang meliputi
6
diagram alir data (DAD) dan kamus data yang digunakan dalam
penulisan laporan riset.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini berisikan umum, sejarah singkat berdirinya perusahan
perusahaan, profil perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya,
prosedur sistem berjalan, diagram alir data, kamus data sistem
berjalan yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen
keluaran (output), permasalahan dan pemecahan masalah
BAB IV RANCANGAN SISTEM SUSULAN
Pada bab ini akan digambarkan rancangan sistem yang berisi
tentang sistem perpustakaan di SMP Negeri 236 Jakarta yang akan
diusulkan, adapun tahapan-tahapan dalam membuat rancangan
usulan meliputi diagram alir data, mendesain dokumen masukan
dan keluaran, entity relationship diagram, membuat spesifikasi file,
stuktur kode dan spesifikasi program.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini menjelaskan tentang beberapa kesimpulan akhir dari
sistem yang ada dan saran-saran yang berkaitan dengan
perancangan sistem pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem terdiri dari struktur dan proses. Dalam hal ini proses sistem
menjelaskan cara kerja setiap unsur dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem
merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai
sistem yang lebih kecil yang disebut subsistem.
Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Kata sistem dalam bahasa Yunani dikenal dengan istilah “system”, dan dalam
bahasa inggris dikenal dengan “system”, yang mempunyai satu pengertian yaitu
sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan
merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.
2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut FitzGerald dalam Mustakini (2014:1) mengemukakan bahwa
sistem adalah “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur yang lebih
menekankan urutan operasi didalam sistem prosedur didefinisikan oleh Neushl
dalam Konyo dan Kusrini (2007:59) sebagai urutan operasi kerja (tulis-menulis),
yang biasanya melibatkan beberapa orang didalamnya satu atau lebih departemen,
yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam.
7
8
Menurut Subtari (2012:10) “sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan dari unsur komponen, atau variable yang terorganisasi ,
saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.
Dengan demikian dapat disimpulkan didalam suatu sistem, komponen-
komponen ini tidak dapat berdiri sendiri, tetapi sebaliknya saling berhubungan
hingga membentuk suatu kesatuan sehingga sistem itu dapat tercapai
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang
mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun
kerakteristik dari sebuah sistem menurut Mustakini (20014:4) adalah sebagai
berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Komponen suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luas Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface)
9
Penghubung merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi
masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung tersebut.
5. Masukan sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam suatu sistem. Masukan
dapat berupa perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance Input adalah energi yang dimasukan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran output adalah hasil dari data yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi suatu keluaran yang berguna dan sisa pembuangannya. Keluaran
dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lainnya.
7. Pengolahan (process)
Suatu sistem dapat mempunyai proses yang berfungsi untuk merubah
masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya suatu sistem informasi
akan mengolah masukan berupa data menjadi berupa hasil atau laporan.
8. Sasaran Sistem (objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Suatu
sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah
direncanakan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Mustakini (2014:6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa
sudut pandang :
10
1. Sistem abstrak (abstrak system)
Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak ada secara fisik.
Contoh : sistem teologi
2. Sistem Fisik (phisical system)
Merupakan sistem yang ada secara fisik.
3. Sistem Alamiah
Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.
4. Sistem Buatan Manusia (human made system)
Sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia
dengan mesin.
5. Determinasi Tertutup
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.
6. Probalistik Sistem
Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mengandung kemungkinan.
7. Sistem Tertutup
Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya serta bekerja otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.
8. Sistem Terbuka
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.1.4. Basis Data
Menurut Sutanto dan M.Salahuddin (2013:43) “sistem basis data adalah
sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang
sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan”.
11
Pada intinya basis data adalah media untuk penyimpanan data agar dapat diakses
dengan mudah dan cepat.
2.1.5. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
1. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode waterfall merupakan salah satu model yang paling sering
digunakan dalam SDLC. Tahap-tahap pengembangan waterfall menurut (Sutanto
dan M.Salahuddin 2013:29) adalah :
a. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk
menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkn user. Spesifikasi kebutuhan
perangkat lunak pada tahap ini perlu didokumentasikan.
b. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada
desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka dan proses pengodean.
Tahap ini mentranlasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis
kebutuhan ke representasi desain agar dapat di implementasikan menjadi
program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan
pada tahap ini juga perlu di dokumentasikan.
2.1.6. Konsep Dasar Perpustakaan
Secara umum perpustakaan mempunyai arti sebagai suatu tempat yang di
dalamnya terdapat kegiatan penghimpunan, pengolahan, dan penyebarluasan
(pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam
12
dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, dan lain-
lain. Semua koleksi sumber informasi tersebut disusun berdasarkan sistem tertentu
dan dipergunakan untuk kepentingan belajar melalui kegiatan membaca dan
mencari informasi bagi segenap masyarakat yang membutuhkannya.
Menurut Rahayuningsih (2007:1) menjelaskan bahwa “Sesungguhnya
perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian,
yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan koleksi, bagian pelayanan
pengguna, dan bagian pemeliharaan sarana-prasarana”.
1. Pengertian Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani para siswa, guru,
dan karyawan dari suatu sekolah tertentu. Perpustakaan sekolah didirikan
untuk menunjang pencapaian tujuan sekolah, yaitu pendidikan dan pengajaran
seperti digariskan dalam kurikulum sekolah.
Fungsi perpustakaan sekolah menurut Septiyanto dalam Rahayuningsih
(2007:6), adalah:
a. Sebagai sumber kegiatan belajar mengajar, yaitu membantu program
pendidikan dan pengajaran sesuai dengan tujuan yang terdapat dalam
kurikulum.
b. Membantu siswa untuk memperjelas dan memperluas pengetahuannya
pada setiap bidang studi.
c. Mengembangkan minat dan budaya membaca yang menuju kebiasaan
belajar mandiri.
d. Membantu siswa untuk mengembangkan bakat, minat, dan kegemarannya.
e. Membiasakan siswa untuk mencari informasi di perpustakaan.
13
f. Merupakan tempat untuk mendapatkan bahan rekreasi sehat melalui buku-
buku bacaan yang sesuai dengan umur dan tingkat kecerdasan siswa.
g. Memperluaskan kesempatan untuk belajar bagi para siswa.
2. Jenis Koleksi Perpustakaan
a. Koleksi Buku
Buku disini bisa bermacam-macam jenisnya. Bisa buku bermateri fisik
maupun buku yang bersifat nonfiksi. Baik yang pertama maupun yang
kedua masing-masing banyak variasi dan jenis dilihat dari segi isi maupun
bentuk penyajiannya. Misalnya yang termasuk buku-buku fiksi antara lain
ada fiksi umum, fiksi ilmiah, dan fiksi sastra. Sedangkan yang termasuk
kedalam buku-buku nonfiksi antara lain meliputi buku-buku ilmiah, ilmiah
popular, informasi umum, dan informasi khusus, termasuk didalamnya ada
buku teks.
b. Buku Teks atau Buku Pelajaran
Buku teks adalah suatu buku tentang satu bidang ilmu tertentu yang ditulis
berdasarkan sistematika dan organisasi tertentu sehingga memudahkan
proses pembelajaran baik oleh guru maupun murid.
c. Buku Referens atau Rujukan
Yang dimaksud dengan buku-buku referens atau rujukan adalah buku-
buku yang memuat informasi secara khusus sehingga bisa menjawab atau
menunjukan secara langsung bagi pembacanya. Karena buku-buku
referens ini bersifat langsung jawab tadi, maka bisanya ia hanya dibaca di
perpustakaan saja, tidak boleh dipinjam dibawa keluar atau pulang.
3. Tujuan Perpustakaan
14
Tujuan didirikannya perpustakaan tidak terlepas dari tujuan
diselenggarakannya pendidikan secara keseluruhan, yaitu untuk memberikan
bekal kemampuan dasar kepada peserta didik. Sejalan dengan hal yang diatas,
maka tujuan perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Menumbuhkembangkan minat dan kebiasaan membaca para peserta didik
dalam perpustakaan.
b. Menyediakan berbagai macam sumber informasi untuk kenpetingan
pelaksanaan kurilkulum dan berbagai informasi lainnya.
c. Memperluas, memperdalam , dan memperkaya pengalaman koleksi yang
mengandung ilmu pengetahuan dan teknologi yang disediakan oleh
perpustakaan.
4. Konsep Dasar Peminjaman dan Pengembalian Buku
Kegiatan yang sering berlangsung diperpustakaan adalah kegiatan
peminjaman dan pengembalian buku. Peminjaman merupakan kegiatan
meminjam buku dari perpustakaan yang dilakukan oleh anggota disertai
dengan batas waktu peminjaman yang telah ditentukan. Anggota yang
meminjam buku harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan terlebih dahulu,
karena dalam meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota
perpustakaan.
Pengembalian buku merupakan proses pengembalian buku yang telah
dipinjam sebelumnya tepat pada tanggal yang telah ditentukan, jika tanggal
pengembalian tidak tepat pada waktunya maka anggota akan dikenakan denda.
Anggota harus menunjukkan kartu anggota perpustakaan ketika akan
mengembalikan buku.
15
2.2. Teori Pendukung (Tools System)
Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat
mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (tools system)
merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika modal dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol, Lambang, diagram yang menunjukan
secara tepat arti fisiknya
2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
1. Konsep Dasar DAD
Menurut Kendall dan Kendall (2010:518) “diagram alir data gambaran proses-
proses data, aliran data, dan simpanan data secara garis besar dalam suatu
sistem perusahaan”. Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut
Diagram Aliran Data (DAD), penganalisaan sistem dapat merepresentasi
proses-proses data di dalam organisasi.
2. Tahapan Diagram Alir Data (DAD)
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara manual, umum atau global dari keseluruhan
sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada
didalam diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.
c. Diagram Detail
16
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam program nol.
3. Aturan Main DAD
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external
entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang
satu dengan data store lainnya secara langsung.
c. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang
keluar.
4. Cara Pembuatan Diagram Alir Data
a. Mulai dari umu sampai dengan detail (top-down analysis)
b. Jabarkan proses sedetail mungkin
c. Pelihara konsistensi antar proses
d. Berikan label yang bermakna
5. Istilah dan Simbol yang digunakan dalam DAD
a. Kesatuan Luar (external entity)
External entity mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan
sistem yang akan dikembangkan. External entity merupakan kesatuan
dilingkungan sistem yang dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem
lainnya yang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan
input atau output dari sistem. Biasanya external entity dapat juga berupa
departemen, devisi, atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan
sistem yang dikembangkan.
b. Proses (process)
17
Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data. Proses disebut
juga fungsi atau informasi. Komponen proses yang menggambarkan
bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output atau dapat
dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transfomasi suatu
input atau lebih menjadi output.
c. Arus Data (data flow)
Suatu data flow atau data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang
menunjukkan arah menuju keadaan luar dari suatu proses. Alur data ini
digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau juga informasi dari
suatu bagian sistem kebagian lainnya. Arus data disimbolkan dengan
panah.
d. Simpanan Data
Simpanan data flow yang sudah disimpan dan diarsipkan.
2.2.2. Kamus Data
Menurut Kendall dan Julie.E Kendall (2013:518) “kamus data adalah
suatu hasil referensi data mengenai data-data (meta data) yang diciptakan oleh
penganalisis sistem berdasarkan atas diagram aliran data. Mengumpulkan dan
mengkoordinasikan istilah-istilah tertentu, mengkonfirmasikan apa arti masing-
masing istilah untuk oramg-orang yang berbeda-beda dalam organisasi”. Fungsi
dari data dictionary adalah untuk menjelaskan lebih detail tentang DAD yang
mencakup proses, data flow, dan data store
18
1. Nama Arus Data
Hal ini terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan
memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DAD dapat
mudah mencari di kamus data.
2. Arus Data
Arus Data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju.keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar
memudahkan mencari arus data di dalam DAD.
3. Tipe Data
Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk
mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan
sistem.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagan penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.
6. Volume
Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.
7. Periode
Periode ini merupakan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu dicatat di
kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data
19
harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen
yang satu dengan yang lainnya.
2.2.3. Notasi pada Kamus Data
Terdiri dari 2 macam yaitu :
1. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu
data notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
Tabel II.1
Notasi Tipe Data
Sumber : (Kendall dan Kendall 2013:344)
2. Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
X Bisa memasukan dan menampilkan / mencetak suatu karakter
9 Hanya memasukan angka-angka
Z Menampilkan nol-nol yang memimpin sebagai spasi
, Menyisipkan koma kedalam suatu tampilan numeric
- Menyisipkan suatu periode kedalam suatu tampilan numeric
/ Menyisipkan slash (/) kedalam suatu tampilan numeric
~ Menyisipkan suatu tanda penghubung kedalam suatu tampilan numeric
V Menunjukan suatu posisi desimal ( bila titik decimal tidak dimasukan)
20
Struktur data biasanya digambarkan menggunakan notasi aljabar. Metode ini
untuk membuat suatu gambaran mengenai elemen yang terstruktur data
bersama dengan informasi mengenai elemen tersebut. Notasi ini aljabar
menggunakan simbol-simbol sebagai berikut :
Tabel II.2
Notasi Struktur Data
notasi Keterangan
= Artinya “terdiri dari”
+ Artinya “dan”
{ } Menunjukan elemen yang reperative, atau disebut juga kelompok
berulang
[ ] Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu, elemen saling
terpisah satu sama lain
( ) Menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan
Sumber : (Kendall dan Kendall 2013:338)
2.2.4. Entity Relational Diagram
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data
dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang sering kita jumpai
dalam aktifitas pengembangan sistem oleh sistem analis.
Menurut Sutanta (2011:91) menjelaskan bahwa "Entity Relationship
Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan
objek."Menurut Sutanta (2011:91) menjabarkan Komponen Entity Relationship
Diagram adalah sebagai berikut :
21
1. Entitas
Entitas merupakan suatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya yang dapat
diwujudkan dalam basis data. Objek dasar dapat berupa orang, benda, atau hal
yang keterangannya perlu disimpan didalam basis data. Untuk
menggambarkan sebuah entitas digunakan aturan sebagai berikut
a. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.
b. Nama entitas dituliskan didalam simbol persegi panjang.
c. Nama entitas berupa kata benda, tunggal.
d. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami
dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
2. Atribut
Atribut merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas
yang perlu disimpan dalam basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelas pada
sebuah entitas. Untuk menggambarkan atribut digunakan aturan sebagai
berikut:
a. Atribut digambarkan dengan simbol ellips.
b. Nama atribut dituliskan didalam simbol ellips.
c. Nama atribut merupakan kata benda, tunggal.
d. Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami
dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
3. Relasi
Relasi merupakan hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari
himpunan entitas yang berbeda. Aturan penggambaran relasi adalah sebagai
berikut :
22
a. Relasi dinyatakan dengan simbol belah ketupat.
b. Nama relasi dituliskan didalam simbol belah ketupat.
c. Nama relasi berupa kata kerja aktif.
d. Nama relasi sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami
dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
2.2.5. Logical Relationship Struktur (LRS)
Menurut Frieyadie (2007:13) “LRS merupakan hasil dari permodelan
Entity Relational Ship (ER) beserta atributnya sehingga bisa terlihat hubungan-
hubungan antar entitas”. Dalam pembuatan LRS terdapat 3 hal yang dapat
mempengaruhi (Friyadie, 2007:13) yaitu :
1. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada satu (one-to-one), maka
digabungkan dengan entitas yang memiliki atribut yang lebih sedikit.
2. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada banyak (one-to-many), maka
hubungan relasi atau digabungkan dengan entitas yang tingkat hubungannya
banyak.
3. Jika tingkat hubungan (cardinality) banyak pada banyak (many-to-many),
maka hubungan relasi tidak akan digabungkan dengan entitas manapun,
malainkan menjadi sebuah LRS.
2.2.6. Microsoft Visual Basic 6.0
Menurut MADCOMS (2008:1) menyimpulkan bahwa :
Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu aplikasi pemograman visual
basic yang memiliki bahasa pemograman yang cukup populer dan mudah untuk
dipelajari. Basis bahasa pemograman yang digunakan dalam visual basic adalah
bahasa BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Intruction Code) yang
23
merupakan salah satu bahasa pemograman tingkat tinggi yang sederhana dan
mudah dipelajari. Dengan visual basic, kita bisa membuat program dengan
aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau program yang memungkinkan
pengguna komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut menggunakan
grafik atau gambar.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Sekolah
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
SMP Negeri 236 Jakarta adalah sekolah yang didirikan tahun 1968, sebuah
sekolah yang dimaksudkan sebagai sekolah Laboratorium IKIP Jakarta. Sekolah
ini digunakan untuk praktik ajar, penelitian pendidikan, dan inovasi pendidikan.
Sebagai gantinya, sekolah ini berganti nama Proyek TPK (Comprehensive
School). Sekolah ini mengemban tugas sebagai Tempat Pembinaan Keterampilan
(Proyek TPK) dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Proyek TPK
bertujuan untuk mencobakan ide-ide baru dalam bidang pendidikan.
Comprehensive School atau Proyek TPK ternyata tak berlangsung lama.
Pada tahun 1974, sekolah telah memiliki nama dan fungsi yang baru. Pada tahun
tersebut, sekolah ini dikenal sebagai sekolah PPSP ( Proyek Perintis Sekolah
Pembangunan). Proyek ini bertujuan untuk menguji coba ide-ide dalam
pendidikan guna memberi masukan bagi pembaharuan pendidikan nasional.
Sekolah PPSP berlangsung selama dua belas tahun. Tahun 1986 proyek ini
berakhir. Dengan berakhirnya proyek tersebut, maka berganti pula nama sekolah-
sekolah yang dibawah naungan IKIP Jakarta ini. SD, SMP, dan SMA eks PPSP
IKIP Jakarta berganti nama menjadi SD Negeri Komplek IKIP Jakarta, SMP
24
25
Negeri 236, dan SMA Negeri 81. Adapun TK-nya masih tetap berstatus swasta.
Pada tahun 1992, SMP Negeri 236 berpindah lokasi ke jalan Penggilingan
Komplek PIK Cakung. Sebagai gantinya, atas permintaan masyarakat, mulai
tahun Pelajaran 1992/1993 Yayasan Pembina IKIP Jakarta membuka SMP dan
SMA IKIP Jakarta dengan SK Kanwil P dan K DKI No. Kep. 854 P/I01.a1/1/93
dan No. Kep 853 A/I01.a1/1/93 masing-masing tertanggal 15 Maret 1993.
Berikutnya, seiring perluasan mandat dan bergantinya nama IKIP Jakarta menjadi
Universitas Negeri Jakarta, maka TK, SLTP, dan SMA IKIP Jakarta tahun 1999
berganti nama menjadi TK, SMP, dan SMA Labschool Jakarta.
Dari paparan kronologis perjalanan sekolah-sekolah yang berlokasi di
komplek Universitas Negeri Jakarta (UNJ) Rawamangun Jakarta timur di atas,
menunjukkan bahwa SMP Negeri 236 Jakarta bukanlah sekolah yang sama sekali
baru, melainkan kelanjutan dari sekolah-sekolah yang telah mempunyai akar
tradisi selama lebih dari 36 tahun dengan reputasi yang baik dan membanggakan.
SMP Negeri 236 Jakarta memiliki visi misi dan tujuan sebagai berikut:
Visi dari SMP Negeri 236 Jakarta adalah “UNGGUL DALAM ILMU
PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI BERLANDASKAN IMAN DAN
TAQWA SERTA BERWAWASAN GLOBAL”.
Misi dari SMP Negeri 236 Jakarta antara lain :
1. Meningkatkan prestasi bidang akademik dan non akademik.
2. Menghasilkan lulusan yang cerdas dan kompetitif.
3. Mewujudkan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang profesional.
4. Memberikan pelayanan prima kepadan warga sekolah.
26
5. Mewujudkan pengembangan fasilitas pendidikan yang sesuai Standar
Nasional.
6. Mewujudkan proses pembelajaran yang aktif, inovatif, kreatif, dan efektif.
7. Mewujudkan suasana agamais dan kekeluargaan di lingkungan sekolah.
8. Mewujudkan warga sekolah yang berakhlak mulia dan menjunjung tinggi
nama sekolah.
Seperti sekolah lainnya SMP Negeri 236 Jakarta mempunyai sarana dan
prasarana yaitu salah satunya adalah perpustakaan. Perpustakaan sekolah SMP
Negeri 236 Jakarta sebagai salah satu sarana pendidikan diharapkan dapat
menunjang terselenggaranya kegiatan-kegiatan program belajar disekolah.
Keberhasilan perpustakaan sekolah tergantung dari lembaga induknya, petugas
perpustakaan yang profesional, partisipasi pemakai dan sarana pendukung lain
yang diperlukan. Perpustakaan tersebut mempunyai peran yang sangat penting
dalam meningkatkan minat baca serta wawasan bagi para siswa-siswinya yang
sebagai tempat untuk mengisi waktu luang dengan membaca buku, baik buku-
buku pelajaran maupun jenis buku umum lainnya yang telah disediakan.
Perpustakaan mempunyai visi dan misi yaitu:
visi “Menjadikan Perpustakaan yang berkualitas, mencerdaskan dan
menyenangkan “
misi dari perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta yaitu :
1. Meningkatkan minat baca.
2. Sumber informasi.
3. Sumber pembelajaran.
4. Mewujudkan tertib administrasi.
27
5. memberikan pelayanan prima.
6. menjadikan perpustakaan tempat belajar yang menyenangkan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
1. Struktur Organisai dan Fungsi SMP Negeri 236 Jakarta
Gambar III.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 236 Jakarta
Sumber : ( SMPN Negeri 236 Jakarta )
28
Tugas dan fungsi masing masing bagan struktur organisasi di SMP Negeri 236
Jakarta tersebut yaitu :
a. Kepala Sekolah berfungsi sebagai Edukator, Manager, Administrator,
Supervisor, Leader, Inovator dan Motivator (EMASLIM).
b. Wakil Kurikulum berfungsi sebagai :
1) Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan.
2) Menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran.
3) Mengatur Penyusunan Program Pengajaran (Program Semester,
Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan Mengajar, Penjabaran dan
Penyesuaian Kurikulum).
4) Mengatur pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas,
Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan Belajar Siswa serta
pembagian Raport dan STTB.
5) Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan.
6) Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.
7) Mengatur Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran.
8) Mengatur Mutasi Siswa.
9) Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis.
10) Menyusun Laporan.
c. Wakil Kesiswaan berfungsi sebagai :
1) Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling.
2) Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan,
Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan
Kerindangan).
29
3) Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi:
Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah
Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan
Sekolah (PKS) Paskibra.
4) Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler.
5) Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah.
6) Menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi.
7) Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa.
d. Staff Sarana dan Prasarana berfungsi sebagai :
1) Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses
belajar mengajar.
2) Merencanakan program pengadaannya.
3) Mengatur pemanfaatan Sarana Prasarana.
4) Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian.
5) Mengatur pembakuannya.
6) Menyusun laporan.
e. Guru Mata Pelajaran berfungsi sebagai :
1) Membuat Perangkat Pembelajaran.
2) Melaksanakan kegiatan pembelajaran.
3) Melaksanakan kegiatan Penilaian Proses Belajar, Ulangan Harian,
Ulangan Umum, Ujian Akhir.
4) Melaksanakan analisis hasil ulangan harian.
5) Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan.
6) Mengisi daftar nilai siswa.
30
7) Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan)
kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar.
8) Membuat alat pelajaran / alat peraga.
9) Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni.
10) Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum.
11) Melaksanakan tugas tertentu di sekolah.
12) Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi
tanggung jawabnya.
13) Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar.
14) Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran.
15) Mengatur keberhasilan ruang kelas dan pratikum.
16) Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan
perangkatnya.
f. Kepala Tata Usaha berfungsi sebagai :
1) Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.
2) Pengelolaan keuangan sekolah.
3) Pengurus administrasi ketenagaan dan siswa.
4) Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah.
5) Penyusunan administrasi perlengkapan.
6) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah.
7) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K.
8) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata usahaan
secara berkala.
31
2. Struktur Organisasi dan Tugas Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta.
Penanggung Jawab
Drs. Langas Sianturi, M.M
Gambar III.2. Struktur Organisasi Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta
Sumber : SMP Negeri 236 Jakarta
Struktur organisasi perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta tergolong sangat
sederhana. Adapun rincian tugas dan fungsi pada masing-masing bagian adalah
sebagai berikut :
a. Tugas Penanggung Jawab selaku pembina:
Kepala Perpustakaan Drs. Wakhidin, M.M.PD
Pengelola
Slamet Amirin
Karyawan sekolah Guru siswa
32
1) Melaksanakan pembinaan kepada petugas perpustakaan secara berkala
setiap 1 (satu) bulan sekali.
2) Melaksanakan supervisi pelaksanaan tugas setiap 3 (tiga) bulan sekali.
b. Tugas Kepala Perpustakaan :
1) Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka/media cetak.
2) Pengurusan pelayanan perpustakaan.
3) Perencanaan pengembangan perpustakaan.
4) Memelihara dan perbaikan buku-buku/bahan pustaka/media elektronik.
5) Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku/bahan pustaka/media
elektronika.
6) Melakukan layanan bagi siswa, guru, dan tenaga kependidikan lainnya,
serta masyarakat.
7) Menyusun tata tertib perpustakaan.
8) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala.
c. Tugas Pengelola Perpustakaan :
1) Melakukan pengadaan buku perpustakaan.
2) Melakukan pemeriksaan buku pustaka.
3) Menstempel buku-buku perpustakaan.
4) Memasukan buku pada buku induk.
5) Mengklasifikasikan buku .
6) Melakukan penyusunan koleksi dan kartu katalog.
7) Melayani pinjaman dan pengembalian.
8) Pengontrolan administrasi pinjaman.
33
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Untuk urutan prosedur system berjalan pada perpustakaan SMP Negeri
236 Jakarta mengenai sistem peminjaman dan pengembalian buku dapat diuraikan
sebagai berikut :
1. Proses Peminjaman Buku
Setiap anggota yang ingin meminjam buku harus mengisi data diripada buku
pengunjung, anggota dapat mencari sendiri buku yang ingin dipinjam dengan
menyerahkan kartu pinjam. Data anggota di catat oleh petugas perpustakaan
pada kartu buku yang ada di dalam buku yang dipinjam. Anggota
perpustakaan hanya diperkenankan meminjam 2 buku dengan lama pinjam
tidak lebih dari 1 minggu, dan buku yang dipinjam dicatat pada arsip
peminjaman.
2. Proses Pengembalian Buku
Buku yang dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang
ditentukan, setelah anggota mengembalikan buku maka petugas perpustakaan
mengembalikan kartu pinjam pada anggota dan memberikan bukti denda jika
buku yang dipinjam telat dikembalikan. Proses pengembalian buku dan bukti
denda dalam pengembalian buku tersebut oleh petugas perpustakaan dicatat
pada buku peminjaman dan pengembalian dimana besarnya denda untuk
setiap satu buku adalah Rp. 500 perhari
3. Proses Penyusunan Laporan
Setiap bulannya laporan peminjaman dan pengembalian serta laporan
pengunjung perpustakaan akan ditujukan kepada Kepala Sekolah SMP Negeri
236 Jakarta
34
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis juga melengkapi dengan Diagram
Alir Data (DAD) yang diambil berdasarkan dari prosedur sistem yang berjalan,
hal ini bertujuan untuk mempermudah pemahaman terhadap sistem berjalan.
Adapun diagram alir data system berjalan dari sistem peminjaman dan
pengembalian buku yaitu :
1. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan:
KP = Kartu Pinjam
KB = Kartu Buku
LPP = Laporan Peminjaman & Pengembalian
Gambar III.3. Diagram Konteks Sistem Berjalan
35
2. Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.4. Diagram Nol Sistem Berjalan
36
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan memerlukan data atau input yang
sebagai bahan masukan untuk di proses, yang nantinya akan menghasilkan suatu
bentuk output atau keluaran.
3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan disini adalah segala bentuk input yang
diperlukan dalam pemrosesan. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Kartu Anggota atau Kartu Tanda Pelajar
Fungsi : Sebagai tanda pengenal anggota perpustakaan
Sumber : Anggota
Tujuan : Dari anggota ke bagian petugas perpustakaan
Media : Kartu
Jumlah : 1 buah
Frekuensi : Selama menjadi siswa SMP Negeri 236 Jakarta
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama dokumen : kartu pinjam
Fungsi : Sebagai pengenal untuk melakukan peminjaman
Sumber : Anggota
Tujuan : Dari anggota ke bagian petugas perpustakaan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : tidak tetap
Bentuk : Lampiran A.2
37
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dalam bentuk dokumen keluaran (output) adalah dokumen yang
dihasilkan dari proses sistem input, dokumen output juga disebut sebagai
dokumen laporan. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai
berikut :
1. Nama dokumen : Kartu Buku
Fungsi : Tanda Bukti peminjaman dan pengembalian buku
Sumber : Anggota
Tujuan : anggota yang meminjam buku
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Tidak tetap
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama dokumen : Bukti Denda
Fungsi :Sebagai tanda bukti denda
Sumber : Bagian petugas perpustakaan
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Jumlah : 1 Buah
Frekuensi : Tidak tetap
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama dokumen : Laporan Peminjaman dan Pengembalian
Fungsi : Sebagai laporan peminjaman dan pengembalian
buku
38
Sumber : Bagian Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Perpustakaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Buah
Frekuensi : Satu Bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama dokumen : Laporan Pengunjung
Fungsi : Sebagai laporan kunjungan siswa ke perpustakaan
Sumber : Bagian Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Perpustakaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Buah
Frekuensi : Satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama dokumen : Arsip Data Pengunjung
Fungsi : Sebagai data siswa yang datang ke perpustakaan
Sumber :Siswa
Tujuan :Petugas Perpustakaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Buah
Frekuensi : Satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.5
39
6. Nama dokumen : Arsip Data Peminjaman
Fungsi : Sebagai data siswa yang melakukan peminjaman
diperpustakaan
Sumber : Bagian Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Perpustakaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Buah
Frekuensi : Satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.6
3.5. Permasalahan Pokok
Proses kinerja pada perpustakaan SMP negeri 236 Jakarta bisa dikatakan
cukup baik, tetapi masih terdapat kendala-kendala atau masalah-masalah yang ada
pada perpustakaan tersebut. Disini penulis akan melalukan permasalahan yang
sedang dihadapi didalam proses kerja pada perpustakaan tersebut, yaitu:
1. Masih mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian data anggota yang
akan melakukan peminjaman dan pengembalian buku karena harus melakukan
pengecekan terlebih dahulu pada data peminjaman dan data pengembalian
yang berada di kartu pinjam.
2. Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dan laporan yang
dihasilkan kurang akurat.
3. Media penyimpanan data menggunakan dokumen berupa kertas yang
diarsipkan sehingga membutuhkan lebih banyak ruang dan daris segi
keamanan pun kurang terjamin.
40
3.6. Pemecahan Masalah
Dilihat dari masalah-masalah yang dihadapi pada perpustakaan SMP
Negeri 236 Jakarta, maka penulis akan mencoba untuk memberikan cara
penyelesaian diantaranya :
1. Meningkatkan penyediaan informasi dalam proses peminjaman dan
pengembalian buku dengan lebih cepat, tepat, dan akurat.
2. Dengan sistem yang telah dikembangkan dapat memudahkan dalam
penyusunan laporan yang akurat.
3. Merancang database untuk mengurangi pemakaian kertas dan ruang dalam
penyimpanan data.
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Pada dunia pendidikan perpustakaan merupakan salah satu bagian yang
penting dalam meningkatkan ilmu pengetahuan, karena di perpustakaanlah kita
bisa mendapatkan berbagai macam buku yang dapat membantu kebutuhan kita
untuk mendapatkan informasi.
Apabila pada suatu lembaga pendidikan dalam hal ini adalah perpustakaan
pengolahan datanya masih dilakukan secara manual maka akan menimbulkan
berbagai masalah. Mulai dari lamanya waktu yang diperlukan hanya untuk
mencatat data-data perpustakaan, mencatat tanggal peminjaman dan
pengembalian dan kegiatan-kegiatan lainnya, belum lagi terjadi kesalahan
penulisan pada data-data yang ada sehingga akan menghabiskan banyak waktu
dan tenaga untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini
menimbulkan terlambatnya pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya
informasi yang sampai pada pimpinan perpustakaan yang mengakibatkan seorang
pimpinan akan sulit untuk mengambil suatu keputusan atau tindakan yang
diperlukan untuk perkembangan perpustakaan. Faktor inilah yang menyebabkan
pentingnya penggunaan komputer dalam mengolah data perpustakan.
41
42
4.2. Prosedur Sistem Usulan
1. Prosedur Peminjaman Buku
Bagi anggota yang ingin meminjam buku diharuskan mencari data buku yang
diinginkan dengan melihat daftar buku yang terdapat pada file buku, jika
anggota sudah mendapatkan data buku yang akan dipinjam maka anggota
menyerahkan data buku dan kartu anggota , lalu petugas perpustakaan akan
mengecek kartu anggota pada file anggota dan data buku pada file buku yang
terdapat pada komputer petugas perpustakaan. Kemudian data peminjam akan
disimpan pada arsip kartu anggota, setelah itu petugas perpustakaan akan
menyerahkan buku yang akan dipinjam oleh anggota.
2. Proses Pengembalian Buku
Setelah batas waktu peminjaman buku habis maka anggota wajib
mengembalikan buku yang telah dipinjam, kemudian petugas perpustakaan
akan memeriksa data peminjaman apabila anggota melewati batas waktu
peminjaman maka dikenakan denda untuk setiap satu buku sebesar Rp. 500,-
Perhari, dan data denda akan dimasukan ke dalam file denda, lalu anggota
diberikan bukti denda. Kemudian data pengembalian buku akan dimasukan ke
dalam file pengembalian, apabila tidak ada masalah maka petugas akan
mengembalikan kartu anggota kepada anggota.
3. Proses Pembuatan Laporan
Setiap satu bulan sekali laporan daftar buku berdasarkan daftar buku, laporan
peminjaman, pengembalian, dan denda berdasarkan file peminjaman dan file
pengembalian buku yang selanjutnya akan diserahkan kepada Kepala Sekolah
SMP Negeri 236 Jakarta.
43
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
1. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
44
2. Diagram Nol Sistem Usulan
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan
45
3. Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan
Gambar IV.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan
46
4. Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan
Gambar IV.4. Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan
47
5. Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan
Gambar IV.5. Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan
48
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : Kartu Anggota
Alias : KA
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus data : Anggota – Proses 1.0
Proses 1.0 – Anggota
Anggota – Proses 2.0
Proses 2.0 – anggota
Penjelasan : Tanda Pengenal untuk Peminjaman dan
Pengembalian Buku
Volume : Tidak tetap
Struktur Data : header + isi + footer
Header : judul
Isi : No. Anggota + nama + no. induk siswa +
tempat lahir + Alamat + Telepon + Masa
berlaku
Footer : Foto + Tanda Tangan Anggota
2. Nama Arus Data : Data Buku
Alias : DB
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus data : Anggota – Proses 1.0
Proses 1.0 – Anggota
Anggota – Proses 2.0
49
Penjelasan : Pencatatan data buku yang dipinjam
Volume : Tidak tetap
Struktur Data : header + isi
Header : No. inv + Pengarang + Judul buku
Isi : Nama + No.Anggota + tanggal pinjam &
kembali + paraf petugas
Footer : -
3. Nama Arus Data : Kartu Peminjam
Alias : KP
Bentuk Data : Cetakan computer
Arus data : Anggota – Proses 1.0
Proses 1.0 – Anggota
Anggota – Proses 2.0
Proses 2.0 - Anggota
Penjelasan : Tanda Bukti untu Peminjaman dan
pengembalian Buku
Volume : Tidak tetap
Struktur Data : header + isi + footer
Header : Judul
Isi : Nama + Kelas + No. induk + table (No.buku
+ judul + buku + nama pengarang + tanggal
pinjam dan kembali + paraf)
Footer : -
50
4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : Bukti Pinjam
Alias : BP
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus data : Petugas – Proses 2.0
Penjelasan :Sebagai Tanda Bukti Denda untuk anggota
yang melakukan peminjaman buku
Volume : Tidak tetap
Struktur Data : header + isi +footer
Header : No. inv + Pengarang + Judul buku
Isi : NIS + Nama + Kelas + table (no + kode buku
+ judul + denda + jumlah + total)
Footer : Tanggal + Paraf Petugas Perpustakaan
2. Nama Arus Data : Bukti pengembalian
Alias : BPe
Bentuk Data : Cetakan computer
Arus data : Petugas – Proses 2.0
Penjelasan :Sebagai Tanda Bukti Denda untuk anggota
yang melakukan pengembalian buku
Volume : Tidak tetap
Struktur Data : header + isi +footer
Header : No. inv + Pengarang + Judul buku
51
Isi : NIS + Nama + Kelas + table (no + kode buku
+ judul + denda + jumlah + total)
Footer : Tanggal + Paraf Petugas Perpustakaan
3. Nama Arus Data : Lap. Peminjaman + Lap. Pengembalian
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus data : Proses 3.0 – Kepala Sekolah
Penjelasan :Sebagai laporan peminjaman dan
pengembalian perpustakaan kepada Kepala
Sekolah.
Volume : satu bulan sekali
Struktur Data : header + isi +footer
Header : No. inv + Pengarang + Judul buku
Isi : Laporan Bulan + Tahun + Kode Buku + Judul
+ Tanggal Pinjam + Tanggal Kembali
Footer : Tanda Tangan Petugas Perpustakaan +
Kepala Sekolah
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi rancangan sistem usulan menggambarkan suatu bentuk
gambaran secara umum mengenai arus kerja data sehingga dapat dipahami
pemakai sistem. Tujuannya adalah memberikan rancangan suatu program
computer yang digunakan sehingga nanti dapat di implementasikan pada sistem
yang akan dipakai. Adapun sistem usulan penulis buat meliputi :
52
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan berupa dokumen yang diolah di
dalam proses untuk menghasilkan masukan sesuai yang diharapkan. Adapun
dokumen masukan yang digunakan pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta,
adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi : Untuk pengenal saat melakukan peminjaman buku
Sumber : Anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Media : Kertas
Format : Lampiran C.1
2. Nama Dokumen : Data Buku
Fungsi : Sebagai Detail Buku yang Dipinjam
Sumber : Anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Media : Kertas
Format : Lampiran C.2
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen
dari pengolahan dokumen input perpustakaan berupa dokumen-dokumen yang
dipergunakan pada sistem peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan
SMP Negeri 236 Jakarta adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Bukti Pinjam
Fungsi : Untuk pengenal saat melakukan peminjaman buku
53
Sumber : Anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Media : Kertas
Format : Lampiran D.1
2. Nama Dokumen : Bukti Kembali
Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Pengembalian Buku
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Format : Lampiran D.2
3. Nama Dokumen : Laporan Peminjaman
Fungsi : Sebagai Laporan Peminjaman buku pada perpustakaan
SMP Negeri 236 Jakarta
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Sekolah
Media : Kertas
Format : Lampiran D.3
4. Nama Dokumen : Laporan Pengembalian
Fungsi : Sebagai Laporan Pengembalian buku pada perpustakaan
SMP Negeri 236 Jakarta
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Sekolah
Media : Kertas
Format : Lampiran D.4
54
4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.6 ERD Sistem Usulan
55
4.5.4. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.7 Logical Record Structure
56
4.5.5. Spesifikasi File
Bentuk spesifikasi file yang terdapat pada komputerisasi sistem
peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta
ini diperlukan adanya beberapa file database yang berguna menampung data
dalam dokumen yang lebih aman dari kerusakan file yang ada. Untuk
memudahkan pengelolaan data pada waktu pemrosesan , dalam pembuatan
program, diperlukan beberapa file database diantaranya :
1. File Anggota
2. File Buku
3. File Petugas
4. File Peminjaman
5. File Pengembalian
6. File Detail Pinjam
7. File Detail Pengembalian
a. Spesifikasi File Anggota
Nama : Tabel Anggota
Akronim : anggota.mdb
Tipe Tabel : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Record Size : 91 Karakter
Record Key : nomor_anggota
Software : Ms.Acces
57
Tabel IV.1
Spesifikasi File Anggota
b. Spesifikasi File Buku
Nama : Tabel Buku
Akronim : buku.mdb
Tipe Tabel : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Record Size : 158 Karakter
Record Key : kode_buku
Software : Ms.Acces
58
Tabel IV.2
Spesifikasi Tabel Buku
c. Spesifikasi File Petugas
Nama : Tabel Petugas
Akronim : petugas.mdb
Tipe Tabel : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Record Size : 93 Karakter
Record Key : NIP
Software : Ms.Acces
59
Tabel IV.3
Spesifikasi Tabel Petugas
d. Spesifikasi File Peminjaman
Nama : Tabel Peminjaman
Akronim : peminjaman.mdb
Tipe Tabel : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Record Size : 110 Karakter
Record Key : no_pinjam
Software : Ms.Acces
60
Tabel IV.4
Spesifikasi Tabel Peminjaman
e. Spesifikasi File Pengembalian
Nama : Tabel Pengembalian
Akronim : pengembalian.mdb
Tipe Tabel : -
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Record Size : 74 Karakter
Record Key : no_kembali
Software : Ms.Acces
61
Tabel IV.5
Spesifikasi Tabel Pengembalian
f. Spesifikasi File Detail Pengembalian
Nama : Tabel Detail Pengembalian
Akronim : detailpengembalian.mdb
Tipe Tabel : -
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Record Size : 24 Karakter
Record Key : -
Software : Ms.Acces
62
Tabel IV. 6
Spesifikasi Tabel Detail Pengembalian
g. Spesifikasi File Detail Pinjam
Nama : Tabel Detail Pinjam
Akronim : detailpinjam.mdb
Tipe Tabel : -
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Record Size : 18 Karakter
Record Key : -
Software : Ms.Acces
63
Tabel IV.7
Spesifikasi Detail Pinjam
4.5.5. Spesifikasi Program
Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas
akhir ini terdiri dari :
1. Menu Login
Nama Program : Form Login
Akronim : login.frm
Fungsi : Untuk keamanan program perpustakaan SMP
Negeri 236 Jakarta
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.1
Proses : Pada menu login terdapat dua fungsi instruksi
(close, bersih)
a. Masukan Username (NIP) lalu enter,
b. Maka kursor akan berpindah ke password , dan isi password dari usernya.
64
c. Jika password benar maka akan masuk ke menu utama. Tetapi jika
password salah akan muncul pesan “kesempatan ke-X salah”. Jika salah
sampai tiga kali maka akan keluar dari program secara otomatis.
d. Klik bersih untuk membersihkan kolom user dan kolom password
kemudian klik tombol close untuk keluar dari program.
2. Menu Utama
Nama Program : Form Menu Utama
Akronim : MenuUtama.frm
Fungsi : Untuk menampilkan menu dan sub menu dari
program perpustakaan ini
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.2
Proses : Pada menu utama terdapat empat buah pilihan
fungsi, yaitu :
a. Menu Master
b. Menu Transaksi
c. Menu Laporan
d. Menu Log Out
1) Tampilan menu utama yang terdiri dari File Master, Transaksi,
Laporan, dan Log Out.
2) Jika memilih menu File Master maka akan menampilkan sub menu
Data Buku, sub menu Data Anggota dan sub menu Data Petugas.
65
3) Jika memilih menu Transaksi akan menampilkan sub menu form
Peminjaman dan sub menu Form Pengembalian.
4) Jika memilih menu Laporan akan menampilkan sub menu Laporan
peminjaman dan sub menu Laporan Pengembalian.
5) Jika memilih menu Log Out akan keluar dari program.
3. Menu Data Petugas
Nama Program : Form Petugas
Akronim : mndp.frm
Fungsi : untuk menambah, mengubah, dan menyimpan data
Petugas
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.3
Proses : Pada menu data anggota terdapat beberapa fungsi
instruksi (new, edit, save, cancel, cetak dan close)
a. Setelah memilih menu master kemudian submenu data petugas, maka akan
tampil form data petugas.
b. Klik new kemudian masukan NIP, jika NIP sudah ada maka data-data dari
tabel petugas akan tampil, untuk mengubah datanya klik edit, kemudian
klik save untuk menyimpan perubahan data.
c. Jika NIP belum ada maka akan muncul pesan “NIP xxx tidak ada” isi
datanya kemudian klik save untuk menyimpan data.
d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian kemudian klik close untuk keluar
program.
66
4. Menu Data Anggota
Nama Program : Form Anggota
Akronim : mnda.frm
Fungsi : untuk memasukan, mengubah, dan menyimpan
data Anggota
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.4
Proses : Pada menu data anggota terdapat beberapa fungsi
instruksi (new, edit, save, cancel,cetak dan close)
a. Setelah memilih menu master kemudian submenu data anggota, maka
akan tampil form data anggota.
b. Klik new kemudian masukan NIS, jika NIS sudah ada maka data-data dari
tabel anggota akan tampil, untuk mengubah datanya klik edit kemudian
klik save untuk menyimpan perubahan data anggota.
c. Jika NIS belum ada maka akan muncul pesan “NIS xxx tidak ada” isi
datanya kemudian klik save untuk menyimpan data.
d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian, klik cetak untuk mencetak kartu
anggota dan klik close untuk keluar program.
5. Menu Data Buku
Nama Program : Form Buku
Akronim : mndb.frm
Fungsi : untuk memasukan, mengubah, dan menyimpan
data buku
67
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.5
Proses : Pada menu data anggota terdapat beberapa fungsi
instruksi (new, edit, save, cancel, dan close)
a. Setelah memilih menu master kemudian submenu data buku, maka akan
tampil form data buku.
b. Klik add kemudian masukkan kode buku, jika kode buku sudah ada maka
data-data dari tabel buku akan tampil, untuk mengubah datanya dengan
klik edit kemudian klik save untuk menyimpan perubahan data.
c. Jika kode buku belom ada maka akan muncul pesan “kode buku xxx tidak
ada” maka isi datanya. Setelah semua data diisi klik save untuk
menyimpan data.
d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian kemudian close untuk keluar
program.
6. Menu Data Peminjaman
Nama Program : Form Peminjaman
Akronim : mnpem.frm
Fungsi : untuk masukkan, mengubah, dan menyimpan data
pada proses peminjaman buku
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.6
68
Proses : Pada menu data peminjaman terdapat beberapa
fungsi instruksi (new, edit, save, cancel, cetak dan
close)
a. Setelah memilih menu transaksi kemudian submenu data peminjaman,
maka akan tampil form peminjaman.
b. Klik add untuk peminjaman buku, lalu masukkan NIS kemudian tekan
enter akan muncul data siswa yang melakukan peminjaman.
c. Masukkan kode buku lalu tekan enter kemudian data buku akan muncul
atau klik di daftar buku dan akan muncul data buku.
d. Klik yes maka akan muncul tanggal harus kembali kemudian klik save
untuk menyimpan data dan akan muncul pesan “cetak” klik yes untuk
mencetak.
e. Klik cancel untuk pembatalan pengisian dan klik close untuk keluar
program.
7. Menu Data Pengembalian
Nama Program : Form Pengembalian
Akronim : mnkem.frm
Fungsi : untuk menambah, mengubah, dan menyimpan data
pada proses pengembalian
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.7
69
Proses : Pada menu data pengembalian terdapat beberapa
fungsi instruksi (new, edit, save, cancel, cetak dan
close)
a. Setelah memilih menu transaksi dan submenu data pengembalian, maka
akan tampil form pengembalian.
b. Klik new untuk pengembalian buku, kemudian masukkan nomor pinjam
kemudian tekan enter maka akan muncul data buku yang di pinjam. Pilih
buku yang akan dikembalikan kemudian klik kembali maka data buku
yang akan dikembalikan dan denda akan muncul.
c. Klik save untuk menyimpan dan akan muncul pesan “cetak” klik yes untuk
mencetak.
d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian kemudian klik close untuk keluar
program
8. Menu Laporan Peminjaman
Nama Program : Form Laporan Peminjaman
Akronim : mnlp.frm
Fungsi : untuk menyimpan data pada proses peminjaman
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.8
Proses : Pada menu Laporan Peminjaman terdapat fungsi
instruksi Cetak dan close
a. Setelah memilih menu laporan dan submenu laporan peminjaman akan
muncul form laporan peminjaman
70
b. Untuk melihat laporan bulanan pilih tahun dan bulan laporan kemudian
klik lihat maka akan muncul laporan peminjaman bulanan
c. Klik Cetak Jika ingin mencetak laporan peminjaman bulanan.
d. Klik close untuk keluar dari program.
9. Menu Laporan Pengembalian
Nama Program : Laporan Pengembalian
Akronim : mnlk.frm
Fungsi : untuk menyimpan data pada proses Pengembalian
Buku
Indeks Program : Random
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.9
Proses : Pada menu Laporan Pengembalian Buku terdapat
fungsi instruksi Cetak dan close.
a. Setelah memilih menu laporan dan submenu laporan pengembalian maka
akan muncul form laporan pengembalian.
b. Untuk melihat laporan pengembalian bulanan pilih tahun dan bulan
laporan kemudian klik lihat maka akan muncul laporan pengembalian
bulanan.
c. Klik Cetak Jika ingin mencetak laporan pengembalian bulanan.
d. Klik close untuk keluar dari program.
71
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
4.6.1 Umum
Sistem dapat dikatakan baik dan berhasil digunakan atau diterapkan jika
didukung dengan beberapa unsur antara lain perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), dan pemakai (brainware). Diantara unsur tersebut
yaitu prasarana atau peralatan yang dibutuhkan harus sesuai spesifikasi yang
diusulkan. Karena itu, penulis menguraikan perangkat komputer yang harus
tersedia pada system diusulkan.
4.6.2. Perangkat Keras
Perangkat keras atau hardware adalah seluruh komponen peralatan yang
membentuk suatu komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan computer
dapat menjalankan tugasnya. Adapun perangkat keras yang diusulkan adalah
sebagai berikut :
1. Processor : Intel Celeron 1007U
2. RAM : 2 GB
3. Harddisk : 500 GB
4. Keyboard
5. Mouse
6. Monitor dengan revolusi layar minimum 1024x768
7. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang
tersusun secara teratur agar komputer dapat bekerja mengolah data dan
mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh user atau pemakai. Perangkat lunak
72
atau software yang penulis gunakan dalam perancangan program usulan isi
adalah:
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7
2. Package Program : Microsoft Visual Basic 6.0
3. Database : Microsoft Access 2010
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Dari hasil pengamatan penulis pada perpustakaan SMP Negeri 236
Jakarta, dan terlihat yang ada pada perpustakaan ini penulis mengambil beberapa
kesimpulan diantaranya :
1. Komputer adalah sarana utama yang saat ini digunakan oleh banyak bidang
pekerjaan untuk menerobos keterbatasan kemampuan manusia.
2. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan.
3. Dengan menggunakan sistem komputerisasi dapat meringankan dan
mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku, dimana akses data
menjadi lebih mudah dilakukan staff perpustakaan.
4. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data.
5. Khususnya pada sistem penyimpanan data dengan penggunaaan sistem
komputer dan database mampu mengurangi dan menghindari terjadinya
kehilangan data yang sering terjadi pada sistem manual.
6. Dapat menghemat waktu, tenaga serta biaya dalam pencatatan , pencarian
dokumen, dan back-up data.
74
75
5.2. Saran
Setelah penulis mengambil kesimpulan mengenai sistem informasi
peminjaman dan pengembalian buku, penulis akan memberikan saran-saran yang
berhubungan dengan sistem dengan harapan akan membantu kelancaran kegiatan
peminjaman dan pengembalian buku, adapun saran-saran dari penulis sebagai
berikut :
1. Perlu adanya sosialisasi yang lebih lagi, agar wawasan siswa mengenai
perpustakaan tidak buta.
2. Pihak perpustakaan harus meningkatkan lagi kinerja sistem yang berjalan saat
ini, agar resiko-resiko yang terjadi saat ini dapat di minimaliskan.
3. Perlu melakukan pembaharuan dan perawatan sistem, supaya dengan
melakukan pembaharuan diharapkan dapat menyempurnakan sistem yang
lama sehingga kinerja sistem menjadi lebih baik dan resiko-resiko yang terjadi
dapat terhindarkan.
76
DAFTAR PUSTAKA
Divisi MADCOMS. 2008. Microsoft Visual Basic 6.0 untuk Pemula.Madiun:Andi
Kendall, Keneth E dan Kendall Julie E. 2010. Analisa dan Perancangan Sistem
Jakarta: PT. Indeks
Kendall, Keneth E dan Kendall Julie E. 2013. Analisa dan Perancangan Sistem
Jilid 1 Jakarta: PT. Prenhalindo
Kusrini, M Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelohan Basis Data.
Yogyakarta: Andi
Mustakini, Jogianto Hartono. 2014. Analisis dan Sistem Informasi. Yogyakarta:
Andi
Rahayuningsih, F. 2017. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu
Subtari, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi
Sutanta, Edhi. 2011. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Andi
Sutanto dan M.Shalahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi objek. Bandung: Informatika
77
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Oktaviana yusafniar
Tempat tanggal lahir : Jakarta, 11 Oktober 1995
Jenis kelamin : Perempuan
Tinggi badan : 155 cm
Berat badan : 55 kg
Umur : 20 tahun
Agama : Islam
Warganegara : Indonesia
Status : Belum menikah
Alamat : Jln. Kampung Pisangan rt004/011 no 30 Kelurahan
Penggilingan Kecamatan Cakung Jakarta Timur
No. Handphone : 089690098652
Email :[email protected]
PENDIDIKAN FORMAL
1. SD 019 Petang Jakarta : Tahun 2001-2007 Berijazah 2. SMPN 138 Jakarta : Tahun 2007-2010 Berijazah 3. SMK 11 Maret Jakarta : Tahun 2010-2013 Berijazah PENGALAMAN BEKERJA 1. PT Kawasaki Motor Indonesia : Mei 2012 – Juni 2012 (Magang) 2. PT Dankos Farma : Oktober 2013 – Juni 2015 (PACKER)
Demikian daftar riwayat hidup saya buat dengan sebenar-benarnya .
78
SURAT KETERANGAN RISET
79
Lampiran A.1 Kartu Pelajar
80
Lampiran A.2 Kartu Pinjam
81
Lampiran B.1 Kartu Buku
82
Lampiran B.2 Bukti Denda
83
Lampiran B.3 Laporan Peminjaman dan Pengembalian
84
Lampiran B.4 Laporan Pengunjung
85
Lampiran B.5 Arsip Data Pengunjung
86
Lampiran B.6 Arsip Data Peminjaman
Lampiran B.6 Arsip Data Peminjaman
87
Lampiran C.1 Kartu Anggota Usulan
Perpustakaan
SMP Negeri 236 Jakarta
Jl. Penggilingan komp. PIK Penggilingan, Cakung, Jakarta Timur
Kartu Anggota
No.Anggota : ..................................................
Nama Siswa : ..................................................
Kelas : ..................................................
Tanggal Lahir : ..................................................
Alamat : ..................................................
Jenis Kelamin : ..................................................
No.Telepon : ..................................................
88
Lampiran C.2 Data Buku Usulan
89
Lampiran D.1 Bukti Pinjam Usulan
Perpustakaan
SMP Negeri 236 Jakarta
Jl. Penggilingan komp. PIK Penggilingan, Cakung, Jakarta Timur
Bukti Peminjaman
Nobuku Judul Buku Tgl pinjam TglHarusKembali
AK01166 Buku Matematika 12032017 19032017
AK01167 Buku IPS 12032017 19032017
90
Lampiran D.2 Bukti Kembali Usulan
Perpustakaan
SMP Negeri 236 Jakarta
Jl. Penggilingan komp. PIK Penggilingan, Cakung, Jakarta Timur
Bukti Pengembalian
Nobuku Judul Buku Tgl pinjam TglHarusKembali
AK01166 Buku Matematika 12032017 19032017
AK01167 Buku IPS 12032017 19032017
91
Lampiran D.3 Laporan Peminjaman Usulan
92
Lampiran D.4 Laporan Pengembalian Usulan
93
Lampiran E.1 Form Login
94
Lampiran E.2 Form Menu Utama
95
Lampiran E.3 Form Data Anggota
96
Lampiran E.4 Form Data Buku
97
Lampiran E.5 Form Data Petugas
98
Lampiran E.6 Form Peminjaman
99
Lampiran E.7 Form Pengembalian
100
Lampiran E.8 Form Laporan Peminjaman
101
Lampiran E.9 Form Laporan Pengembalian Bulanan