Sistem Informasi Rental dan Penjualan VCD dan DVD

Latar Belakang

PT MAJUJAYA yang bergerak pada usaha rental dan penjualan VCD dan DVD film dan Game

akan melebarkan sayap dengan membuka unit usaha baru. PT MAJUJAYA berhasil menyewa 3 buah

ruko pada suatu pusat perbelanjaan dengan denah sebagai berikut :

Ruko yang bisa disewa adalah ruko A, C dan D. Ruko A digunakan untuk usaha persewaan VCD

dan DVD. Ruko C digunakan untuk usaha penjualan VCD dan DVD, sedangkan ruko D digunakan

untuk kantor PT Majujaya. Untuk mendukung kegiatan operasional di tiga lokasi tersebut dibutuhkan

sebuah system yang tersentralisasi untuk memudahkan pihak manger untuk memonitor kegiatan

bisnis di ruko A dan C secara real time, sehingga transaksi peminjaman maupun penjualan bisa

langsung dimonitor dari ruko D.

Sistem sedang berjalan

Belum ada sistem informasi tersentralisasi yang menunjang kebutuhuan informasi untuk

keperluan layanan pelanggan.

Sistem yang diusulkan

Dibutuhkan adanya sistem informasi yang tersentralisasi untuk memonitor kegiatan bisnis

penjualan VCD dan DVD dan juga kegiatan bisnis persewaan VCD dan DVD. Sistem yang diusulkan

terdiri dari tiga bagian yaitu : sistem informasi persewaan VCD dan DVD di ruko A, sistem informasi

penjualan VCD dan DVD di ruko C, sistem informasi untuk memonitor kegiatan usaha di ruko A dan

C, ditempatkan di ruko D.

Tujuan

Tujuan dari sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Merancang sistem informasi tersentralisasi diruko penjualan VCD dan DVD dan juga ruko

persewaan VCD dan DVD sehingga bisa dimonitor secara real time oleh manager atau

pemilik yang berada di ruko D.

2. Melakukan analisis kelayakan sistem untuk menentukan apakah sistem dapat memberikan

keuntungan terhadap perusahaan.

A C D

Manfaat Sistem

Dengan adanya sistem informasi tersentralisasi, diharapkan mampu meningkatkan efektivitas

dan efisiensi kerja, meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan serta memudahkan pemilik

dalam memonitor kegiatan bisnis, apabila sistem ini diimplementasikan. Sistem mampu memberikan

informasi yang lebih tepat dan akurat sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan bisnisnya

secara tepat untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan.

Batasan Masalah

Sistem ini terbatas pada hal-hal sebagai berikut :

1. Pengolahan transaksi persewaan VCD dan DVD di ruko A .

2. Pengolahan transaksi penjualan VCD dan DVD di ruko C.

3. Proses Monitoring dan Server di ruko D.

Analisis Kelayakan Sistem

Analisis Kelayakan Teknis

Berdasarkan hasil analisis, didapatkan resiko-resiko kemungkinan yang mengakibatkan suatu

proyek tidak dapat diimplementasikan adalah sebagai berikut :

Resiko Tingkat Kepentingan Kemungkinan

Aplikasi tidak pernah selesai Tinggi Rendah

Perubahan spesifikasi kebutuhan Tinggi Sedang

Software selesai terlambat Rendah Rendah

Biaya pengembangan membengkak Rendah Rendah

Biaya pemeliharaan lebih besar dari yang diperkirakan Rendah Rendah

Kebutuhan system tidak terpenuhi Tinggi Rendah

System tidak diimplementasikan Tinggi Rendah

Berdasarkan pada hal-hal tersebut diatas, bisa dilihat bahwa rata-rata kemungkinan adalah

kecil sehingga dapat disimpulkan bahwa proyek system informasi ini memiliki resiko yang kecil. Maka

proyek system informasi ini sesuai dan dapat diterapkan.

Analisis Kelayakan Ekonomis

Untuk menunjukkan tingkat kelayakan dari kegiatan investasi system informasi yang akan

dilaksanakan maka dilakukan tahapan analisis biaya dan manfaat. Pada penelitian ini menggunakan

lima metode untuk melakukan analisis biaya manfaat yaitu, Payback Period, Return On Investment

(ROI), Net Present Value (NPV), dan Rate Of Return (IRR) dengan masa perhitungan selama dua

tahun.

Identifikasi Biaya

Biaya Pengadaan

Biaya pengadaan yang dibutuhkan meliputi biaya untuk pembelian perangkat keras dan

instalasi perangkat keras. Daftar biaya pengadaan yang dibutuhkan diasumsikan sebagai berikut :

Kebutuhan Prakiraan Biaya

Komputer server 10.000.000,00

Komputer + printer Kasir, komputer Katalog dan manajer 7

unit

17.400.000,00

Perangkat jaringan lainnya : Switch, Kabel UTP,Konektor 1.000.000,00

Biaya instalasi Jaringan 350.000,00

Total biaya pengadaan 28.750.000,00

Biaya persiapan operasi

Biaya persiapan operasi yang dibutuhkan digunakan untuk membeli software yang akan

dipakai untuk membuat aplikasi system, seperti software database dan software untuk server. Daftar

biaya untuk pembelian software sebagai berikut :

Software Prakiraan biaya

Biaya Software untuk membuat aplikasi 50.000,00

Total biaya persiapan operasi 50.000,00

Biaya proyek

Biaya proyek adalah biaya yang dibutuhkan untuk aplikasi, mulaidari tahap identifikasi, analisis

system, pengembangan system sampai dengan dokumentasi system.

Kebutuhan Prakiraan Biaya

Biaya analisis & pembuatan software aplikasi 15.000.000,00

Biaya untuk testing dan dokumentasi system 2.000.000,00

Total biaya proyek 17.000.000,00

Biaya operasi dan biaya perawatan

Biaya operasional dan perawatan system dimulai pada tahun pertama. Diasumsikan pada

tahun berikutnya mengalami kenaikan 10% dari tahun sebelumnya. Biaya operasional yang

dibutuhkan biaya perawatan hardware dan software. Daftar biaya operasi dan perawatan dapat

dilihat pada tabel berikut:

Kebutuhan Tahun 1 Tahun 2

Biaya gaji personil 0 0

Biaya perawatan 1.000.000,00 1.100.000,00

Total biaya 1.000.000,00 1.100.000,00

Identifikasi Manfaat

Diasumsikan system ini dapat meningkatkan pelayanan dalam transaksi penyewaan ataupun

penjualan VCD dan DVD. Bila jam kerja rental dan penjualan VCD dan DVD yang digunakan dalam

satu hari adalah 12 jam, maka pelayanan dengan system jika dirata-rata kan dapat melayani satu

orang dalam waktu 5 menit sedangkan dengan manual diperkirakan satu orang 15 menit. Jika setiap

orang menyewa atau pun membeli VCD dan DVD dirata-rata satu orang 1 VCD/DVD maka dapat

dihitung :

Manual = 12 x 4 = 48

System = 12 x 12 = 144

Artinya dengan manual hanya dapat melayani 48 orang dengan jam kerja 12 jam sedangkan

dengan system dapat melayani 144 orang dengan jam kerja 12 jam. Jika ditaksirkan keuntungan sewa

ataupun penjualan VCD/DVD @ Rp.500, jadi dapat dihitung 500 x (144-48) = 48.000 per komputer

dan peningkatannya 10 % pertahun.

Manfaat Tahun 1 Tahun 2

Peningkatan Pelayanan 34.560.000,00 36.292.800,00

Total Manfaat 34.560.000,00 36.292.800,00

Analisis Biaya Manfaat

Berdasarkan data-data diatas maka berikut adalah asumsi-asumsi penunjang yang akan

digunakan untuk memperkuat analisis biaya dan manfaat pada proyek system informasi ini.

- Umur ekonomis proyek diasumsikan selama dua tahun

- Diasumsikan discount rate atau cost of capital sebesar 7%. Suku bunga bank saat ini berkisar antara

6% sampai 7%. Untuk merefleksikan bahwa investasi dibidang teknologi informasi memiliki resiko

lebih tinggi, maka nilai discount rate-nya diasumsikan lebih besar dibandingkan suku bunga bank.

Jenis Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2

Biaya Pengadaan 28.750.000,00

Biaya Pembuatan Perangkat Lunak 50.000,00

Biaya Proyek (Pembuatan System) 17.000.000,00

Biaya Operasional dan Perawatan 1.000.000,00 1.100.000,00

Total Biaya 45.800.000,00 1.000.000,00 1.100.000,00

Manfaat System 34.560.000,00 36.292.800,00

Keuntungan Per Tahun -45.800.000,00 33.560.000,00 35.192.800,00

Discount Factor

Payback Period 1,4

ROI 0,48 atau 48%

NPV 16.303.240,46

IRR 0,32 atau 32%

Lampiran :

Payback Period :

Total Biaya Pengadaan Sistem pada tahun 0 : Rp. 45.800.000

Proceed pada tahun I : Rp. 33.560.000

(-)

Sisa Biaya Sistem pada tahun I Rp. 12.240.000

Sisa = 12.240.000 x 12 = 4,37

33.560.000

Layak = PP < umur investasi = 1,47 < 2,00

Return On Investment (ROI):

Total Manfaat = 34.560.000 + 36.292.800

= 70.852.800

Total Biaya = 45.800.000 + 1.000.000 + 1.100.000

= 47.900.000

Total Manfaat – Total Biaya

ROI = ---------------------------------------- X 100 %

Total Biaya

70.852.800 – 47.900.000

ROI = ---------------------------------X 100 % = 0.48 atau 48%

47.900.000

Sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-2 sebesar 48% dari biaya pengadaan,

sehingga sistem ini layak di gunakan.

Net Present Value (NVP) :

Apabila diaplikasikan pada penerapan sistem, maka perhitungan nilainya dengan

tingkat bunga diskonto 7% per tahun adalah:

Proceed 1 Proceed 2

NPV = - nilai proyek + ------------- +------------

( 1+i % )1 ( 1+i % )2

33.560.000 35.192.800

NPV = - 45.800.000 + --------------- +--------------

( 1+0,07)1 ( 1+0,07)2

NPV = 16.303.240,46

NPV => 16.303.240,46 > 0 Maka proyek feasible.

Internal Rate of Return (IRR) :

Perhitungan nilai IRR dihitung dengan asumsi nilai NPV1 didapat dari perhitungan NPV

sebelumnya dengan i1 =7%.

>> Dimana i2 = 10%

33.560.000 35.192.800

NPV3 = - 45.800.000 + --------------- +--------------

( 1+0,1)1 ( 1+0,1)2

NPV3 = 13.794.049,59

>> Dimana i3 = 15%

33.560.000 35.192.800

NPV4 = - 45.800.000 + --------------- +--------------

( 1+0,15)1 ( 1+0,15)2

NPV4 = 9.993.421,55

>> Dimana i4 = 20%

33.560.000 35.192.800

NPV5 = - 45.800.000 + --------------- +--------------

( 1+0,2)1 ( 1+0,2)2

NPV5 = 6.606.111,111

>> Dimana i5 = 35%

33.560.000 35.192.800

NPV5 = - 45.800.000 + --------------- +--------------

( 1+0,35)1 ( 1+0,35)2

NPV5 = -1.630.562,414

Sehingga Nilai IRR dapat dicari sebagai berikut :

(0,35-0,07)x 16.303.240,46

IRR = 0,07 + ___________________________

16.303.240,46 – (- 1.630.562,414)

IRR = 0,324542071

IRR = 0,32 atau 32% artinya proyek ini kan menghasilkan keuntungan dengan tingkat bunga

32% per tahun. Apabila tingkat bunga pengembalian yang diinginkan sebesar 7% pertahun, maka IRR

> 7%, sehingga proyek dapat diterima.

Data Flow Diagram system yang diusulkan Context Diagram

Sistem Rental dan Penjualan

VCD/DVD

Admin/Manajer

Operator Rental

Customer

Cari VCD/DVD

Katalog VCD/DVD ditemukan

Login op rental

Anggota

PengembalianSewa

penjualan

Konfirm Login Op Rental

Nota Jual

Anggota

Nota Sewa

Sewa

stok VCD/DVD toko

Login Admin

VCD/DVD rental

Judul VCD

Operator Rental dan Toko

Stok VCD/DVD toko

Lap. Sewa VCD/DVD

Lap. Penjualan VCD/DVD

Stok VCD/DVD toko

Judul VCD

Operator

Konfirm Login

VCD/DVD rental

Lap. Anggota Rental

Operator Toko

Login Op Toko

stok VCD/DVD Rental

Konfirm Login Op Toko

DFD level 0

ADMIN/ManajerStok VCD/DVD toko

Operator

Login admin

VCD/DVD rental

Judul VCD

Lap Sewa VCD/DVD

Lap anggota Rental

VCD/DVD rental

Stok VCD/DVD toko

Judul VCD/DVD

Konfirm Login Admin

1

Layanan Admin/

Manajer

Operator

LapPenjualan VCD/DVD

D1 Karyawan

D2 Judul CD

D3 Stok toko

D4 Stok rental

D5 Anggota

Rental

D6 Sewa

D7 Penjualan

Operator Rental VCD/

DVD

2

Layanan Operator

Rental

Operator Toko VCD/

DVD

3

Layanan Operator

Toko

Customer

4

Layanan Katalog

VCD/DVD

Login op rental

Anggota

Sewa

Anggota

Sewa

Nota Sewa

stok Rental

Konfirm Login Op Rental

penjualan

Nota Jual

stok toko

Login Op Toko

Konfirm Login Op Toko

Cari VCD/DVD

Katalog VCD/DVD

DFD level 1 layanan Admin/Manajer

ADMIN/Manajer

1.1

Login

1.2

Olah

Karyawan

1.3

Olah Judul

1.4

Olah Stok

Rental

1.5

Olah Stok

Toko

1.6

Monitor

Penjualan

1.7

Monitor

Rental

D1 Karyawan

D2 Judul

D3 Stok toko

D4 Stok rental

D5 Anggota Rental

D6 Sewa

D7 Penjualan

1.8

Monitor

Anggota

Rental

Login admin

Konfirm Login admin

karyawan

Karyawan tervalidasi

Karyawan tervalidasi

karyawan

Login Admin

Konfirm Login Admin

Judul

Judul tervalidasi

Judul

Judul tervalidasi

Stok toko

Stok toko tervalidasi

Stok toko

Sto

k to

ko

te

rva

lida

si

Kode Judul

Stok Rental

Stok rental tervalidasi

Request tampil penjualan

tampil Penjualan

Request tampil sewa

tampil sewa

Request tampil anggota rental

Tampil Anggota Rental

Kode Judul

Sto

k r

en

tal te

rva

lida

si

Stok Rental

Request tampil penjualan

Tampil Penjualan tervalidasi

Request tampil sewa

Tampil Sewa tervalidasi

Request tampil anggota rental

Tampil Anggota Rental tervalidasi

DFD level 1 layanan Operator Rental

Operator Rental VCD/

DVD2.1

Login

2.2

Olah Anggota

2.3

Olah Sewa

D1 Karyawan

D5

Anggota

D4 Stok rental

D2 Judul

Login Op Rental

Konfirm Login Op rental

Login Op Rental

Konfirm Login Op Rental

Anggota

Anggota tervalidasi

D6 Sewa

Anggota

Anggota tervalidasi

Sewa

Sewa tervalidasi

Kode Anggota

Judul

Kode VCD/DVD

Sewa

Sewa tervalidasi

2.5

Olah Nota

sewa

Nota Sewa Nota sewa

2.4

Cek stok

rental

Request tampil stok rental

tampil stok rental

Request tampil stok rental

stok rental

Request nota sewa

D9 DetailSewaDetail Nota Sewa

De

tail S

ew

a

De

tail S

ew

a te

rva

lida

si

DFD level 1 layanan Operator Toko

DFD level 1 layanan Katalog VCD/DVD

Operator Toko VCD/DVD

3.1

Login

3.2

Olah

Penjualan

D1 Karyawan

D2 Judul

Login Op Toko

Konfirm Login Op toko

Login Op Toko

Konfirm Login Op Toko

Penjualan

Penjualan tervalidasi

Judul

D7 Penjualan

Penjualan

Penjualan tervalidasi

3.3

Olah Nota

Penjualan

3.4

Cek stok Toko

D3 Stok toko

Re

qu

est n

ota

pe

nju

ala

n

Detail penjualan

Nota Penjualan

Nota Penjualan

Request tampil stok toko

tampil stok toko

stok toko

Request tampil stok toko

stok toko

D8 Detail PenjualanDetail Nota Penjualan

Detail penjualan tervalidasi

Customer

4.1

Pencarian Katalog rental

D2 Judul

Kata kunci pencarian

Hasil ditemukan Cari judul

Judul ditemukan

D4 Stok RentalStok rental ditemukan

Cari stok rental

4.2

Pencarian Katalog toko

D3 Stok TokoKata kunci pencarian

Hasil ditemukan

Cari stok toko

Stok toko ditemukan

Cari judul

Judul ditemukan

DFD level 2 olah judul

DFD level 2 Olah Sewa

Admin/Manajer

1.3.1

Olah KategoriD10 Kategori

D2 Judul

kategori

Kategori tervalidasi

D11 Jenis CD1.3.2

Olah jenis

Jenis cd

Jenis cd tervalidasi

kategori

Kategori tervalidasi

Jenis CDtervalidasi

Jenis cd

1.3.3

Olah Judul

judul

Judul tervalidasi

jud

ul

Ju

du

l te

rva

lida

si

Operator Rental VCD/

DVD

2.3.1

Olah

Peminjaman

2.3.2

Olah

Pengembalian

D5

Anggota

D4 Stok rental

D2 Judul

D6 Sewa

peminjaman

Peminjaman tervalidasi

anggota

judul

kodecd

pe

min

jam

an

Peminjaman tervalidasi

Cari sewa

Tg

l pe

ng

em

ba

lian

Tgl pengembalian

Konfirmasi pengembalian dan denda

Konfirmasi pengembalian dan denda

Sewa ditemukan

Cari sewa

Sewa ditemukan

D9 DetailCDDisewa

De

tail C

D D

ipin

jam

Detail CD kembali

De

tail C

D D

ipin

jam

terv

alid

asi

De

tail

CD

ke

mb

ali

terv

alid

asi