TUGAS ANALISIS PERENCANAAN SISTEM

IMPLEMENTASI SISTEM

OLEH KELOMPOK 5 KELAS F :

Faris Hibatur R (2011310252)

Rizal Azis Dwicahyo (2011310409)

Achmad Lutfi S (2011310411)

Abid Farandhy (2011310422)

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PERBANAS

SURABAYA

2014

IMPLEMENTASI SISTEMKebutuhan akan Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang dianggap memiliki

tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Informasi yang diperoleh melalui suatu sistem dan teknologi merupakan suatu pengetahuan yang akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.Pada suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :

Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan printer.

Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki.

Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, data grafis, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Dalam Tahapan Pembangunan Sistem Informasi. Sistem Informasi diperlukan untuk beberapa tahapan yang satu sama lain saling berkaitan dan merupakan suatu siklus yang tidak pernah berhenti. Adapaun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

A. IdentifikasiPemahaman awal perlunya pembuatan sistem informasi dan permintaan formal untuk mengembangkan sistem informasi.

B. Inisiasi dan PerencanaanUntuk menentukan spesifikasi kebutuhan dan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi dapat membantu penyelesaian permasalahan. Pada tahap ini dibuat keputusan perlunya dibuat suatu aplikasi atau mengembangkan aplikasi yang sudah ada.

C. AnalisisMelakukan analisis untuk membuat spesifikasi dan mengstrukturkan kebutuhan pengguna serta menseleksi aplikasi lain yang sudah ada. Pada tahapan ini akan diperoleh spesifikasi fungsional sistem.

D. Perencanaan LogikaMendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan. Pada tahap ini akan diperoleh spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan.

E. Perancangan FisikMengembangkan spesifikasi teknologi yang akan digunakan, pada tahap ini akan diperoleh struktur program dan basisdata, serta perancangan struktur fisik.F. Implementasi

1

Pembuatan program dan basisdata, melakukan instal dan menguji sistem. Pada tahapan ini akan diperoleh program aplikasi dan dokumentasi.

G. PemeliharaanMelakukan pemantauan kegunaan dan fungsi sistem, serta melakukan audit sistem secara periodik.

Prinsip Pengembangan Sistem InformasiSewaktu Anda melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak

boleh dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini:1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi

Bila alternatif yang ada diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke suatu proyek investasi tertentu, maka investor akan kehilangan kesempatan untuk menanamkan dananya ke investasi yang lain. Ekonom menyebut hal ini dengan istilah biaya kesempatan (opportunity cost). Misalnya Anda mempunyai dana sebesar Rp X,- dan bila di investasikan ke proyek A akan mendapatkan keuntungan sebesar Rp A,-, maka Rp A,- ini yang disebut dengan opportunity cost. Bila Anda tidak menginvestasikan dana Anda sebesar Rp X.- tersebut ke proyek A, tetapi ke proyek B, maka proyek B harus memberikan hasil lebih besar dari opportunity cost yang hilang akibat tidak diinvestasikan ke proyek A. oleh karena itu dari beberapa alternatip investasi yang ada harus di investigasi untuk menentukan alternatip yang terbaik atau yang paling menguntungkan.

b. Investasi yang terbaik harus bernilai.Belum tentu alternatip terbaik merupakan investasi yang menguntungkan. Investasi terbaik ini memang menguntungkan dibandingkan dengan alternatip yang lainnnya, tetapi untuk investasi terbaik ini sendiri harus juga diukur. Investasi ini baru dikatakan menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat (benefit) atau hasil baliknya lebih besar dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis atau cost-effectiveness analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak.

2

Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara formal duduk di perguruan tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job training). Analis sistem harus mempunyai pendidikan terhadap masalah yang dihadapinya. Tidaklah mungkin seorang analis sistem akan mengembangkan suatu sistem informasi bisnis tanpa mempunyai pengetahuan sedikitpun tentang bisnis atau akan mengembangkan sistem informasi akuntansi tanpa mengetahui pengetahuan sedikitpun tentang akuntansi dan teknologi komputer. Bagaimana mungkin nantinya analis sistem ini akan berkomunikasi dengan manajemen dan programmer yang akan membuat programnya. Demikian juga dengan pemakai sistem harus merupakan orang yang terdidik tentang sistem ini dan dapat dilakukan dengan memberikan on-the-job training kepada mereka tentang cara menggunakan sistem yang diterapkan.

Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan

melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan. Siklus atau Daur Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle atau SDLC) umumnya menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas kerja yang harus dilakukan. Beberapa methodology pengembangan sistem juga menyediakan lebih terinci konsep kerja yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

Proses pengembangan sistem tidak harus urut.Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian.

Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

Jangan takut membatalkan proyek.

3

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia. Ekonom menyebut dana yang sudah terserap ini dengan istilah sunk cost dan sunk cost ini tidak relevan untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, karena biaya ini sudahtidak dapat ditarik kembali. Jika proyek yang tidak layak masih terus dilanjutkan lagi, maka dana berikutnya yang terserap akan sia-sia.

Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang sering

terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem. Banyak analis sistem yang membicarakan pentingnya dokumentasi. Mereka membuat dokumentasi hasil dari analisis setelah mereka selesai mengembangkan sistemnya dan bahkan ada yang tidak membuat dokumentasi ini. Dokumentasi ini seharusnya dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu sendiri masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengemangan sistem. Dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk mendorong keterlibatan pemakai sistem.Sumber : http://ipoen.blogspot.com/2010/01/prinsip-pengembangan-sistem.html

Tahap Pengembangan Sistem InformasiPengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase

a) Fase Perencanaan SistemDalam fase perencanaan sistem :

Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sisteminformasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhanpemakai informasi.

Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyekdengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.

Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untukmendukung pengembangan sistem.

Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :

4

Faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengankemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dandigunakan,

faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan denganpendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuksetiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untukmenentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yangtertinggi.- Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat

dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologiyang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.

- Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukupuntuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.

- Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yangsedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untukmelaksanakan kewajibannya secara legal.

- Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlianpegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkanatau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.

- Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telahberoperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.

- Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yangtersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkanbiaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur denganrasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.

- Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkanproduk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk danpelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai denganmeningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebihcepat, dan biaya yang lebih rendah.

- Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasiuntuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan danmembuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

b) Fase Analisis SistemDalam fase ini :

Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen danhubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisimasalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem;

5

ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusiyang berpotensi.

Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatananalisis sistem.

Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuksuatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.

Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasanuntuk mengembangkan suatu sistem baru.

Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistemmewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yangbersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukankebutuhan pemakai.

Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidakdiketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untukmemungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.

c) Fase Perancangan Sistem secara Umum/KonseptualArti Perancangan Sistem

- Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem- Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional- Persiapan untuk rancang bangun implementasi- Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk- Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa

atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satukesatuan yang utuh dan berfungsi

- Termasuk menyangkut mengkonfirmasikanTujuan Perancangan Sistem

- Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai system- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yangterlibat

Sasaran Perancangan Sistem- Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan- Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan- Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi,

pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukanoleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukanoleh computer

- Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi,

6

simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang,perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern

Dalam fase ini : dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan

pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatifperancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untukmemilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.

pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan meng-identifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan olehsistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya,perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang merekaharapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan padakertas atau pada tampilan komputer.

Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkansecara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentangoutput, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang.Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan,dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alatpenyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimanadata diproses untuk menghasilkan output.

d) Fase Evaluasi dan Seleksi SistemAkhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untukkeputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ininilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistemdinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksisistem.Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada faseperancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semuaaltenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapatdibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaanakhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkanrekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangandetailnya.

e) Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional

7

Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untukperancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancangdan dijelaskan secara detail.

Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentudan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui olehpemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format inputbaik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dandidokumentasikan.

Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untukmengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkansecara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untukmengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbingpemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedangdikembangkan.

Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendaliyang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancamandan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru danberbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macamkomputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.

Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan.Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasiuntuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satukesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yanglengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasiperalatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.

Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponenrancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harusdilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem danpersonel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibatdalam kegiatan ini.

Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukanerror dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika errordan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasisistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yangtidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai

8

dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistemmenandatangani laporan perancangan secara detail.

f) Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan SistemPada fase ini :

sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi

sistem baru. laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu:

- rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program andEvaluation Review Technique (PERT) Chart dan

- penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalahlaporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakanimplementasi sistem, seperti :

pengembangan perangkat lunak Persiapan lokasi peletakkan system Instalasi peralatan yang digunakan Pengujian Sistem Pelatihan untuk para pemakai system Persiapan dokumentasi

9