1. Carilah artikel tentang inventory control management di rumah sakit, buatlah resume maksimal 2 lembar. Sertakan artikel anda dalam pengumpulan tugas!

Tujuan dari diberlakukannya inventory control management di RS adalah untuk:

1. Menjamin dan menjaga availabilitas item-item yang diperlukan dalam pelayana medis di

RS (Obat, Alkes dan item-item pendukung lain), dimanapun dan kapanpun dengan biaya

yang paling optimal (cost efficiency).

2. Mengoptimalkan biaya dengan menganalisa biaya penyimpanan (Holding Cost), biaya

pemesanan (Ordering Cost) dan jumlah kerugian jika terjadi kondisi Out of Stock (Stock

Out Cost) yang ditanggung oleh RS.

3. Meminimalkan terjadinya Stok Mati dan kondisi merugikan lain terkait perbekalan RS.

Prinsip keseluruhan sistem ini adalah untuk menjamin biaya minimum dalam menjaga

ketersediaan barang; maka jenis biaya persediaan yang harus dipahami oleh semua tenaga

profesional yang berkecimpung di bidang ini, terutama bagi saya sebagai calon Apoteker yang

mungkin nanti akan berada pada posisi sebagai penaggungjawab perbekalan farmasi di RS.

Inventory control sendiri adalah merupakan sistem yang menjamin pengawasan pasokan dan

penyimpanan dan aksesibilitas item, sehingga pasokan (perbekalan) yang ada dapat selalu

tercukupi untuk menghindari pasokan berlebihan. Hal ini juga dapat disebut sebagai

pengendalian internal merupakan prosedur akuntansi atau sistem yang dirancang untuk

mempromosikan efisiensi atau menjamin pelaksanaan kebijakan atau menjaga aset atau

menghindari penggelapan, penipuan dan hal-hal kritikal terhadap inventory RS.

Yang perlu diingat adalah, inventori ataupun perbekalan di Rumah Sakit tidak hanya terbatas

pada perbekalan Farmasi, namun juga perbekalan-perbekalan lain yang menjadi unsur

pendukung dalam pelayanan medis di Rumah Sakit. Namun karena yang menjadi titik

pembahasan seorang calon Apoteker yang berkecimpung di dunia medis RS adalah perbekalan

Farmasi, maka untuk selanjutnya pembahasan terkait inventori di sini dapat dikerucutkan

menjadi Perbekalan Farmasi.

Inti dari pembahasan Inventory Control Management adalah, keseluruhan metode jika

dijalankan dengan optimal dan dengan sistem yang mantap, maka akan menghindari terjadinya

beberapa kendala di Perbekalan Farmasi RS berupa Stok Macet yang menjadi penyebab

banyaknya obat-obat yang mencapai masa kadaluarsa di gudang, Out of Stock item-item tertentu

yang mengganggu kualitas dan menghambat pelayanan hingga menyebabkan terganggunya

Cashflow yang berujung kepada masalah finansial di RS.

Teknik Inventory Control :

Ada beberapa teknik yang seorang penanggungjawab Perbekalan RS dapat gunakan untuk

meningkatkan keuntungan dan merampingkan alur kerja melalui kontrol persediaan yang tepat.

Melalui penelitian, analisis kompetitif dan pengalaman, manager/penanggungjawab instalasi

ataupun perbekalan RS yang efektif dapat menyeimbangkan biaya dan keuntungan untuk

menyimpan dan memesan pasokan yang diperlukan untuk memastikan vitalitas logistik.

Rantai pasokan terbuat dari semua bahan yang membantu Anda untuk memproduksi,

memanage dan memasok dan mendistribusikan produk pelayanan kefarmasian. Pengendalian

persediaan berarti bahwa Anda telah mengidentifikasi setiap aspek dari rantai suplai dan logistik.

FIFO

Untuk menangani item yang mudah rusak dan memiliki ED yang tidak lama, maka metode

FIFO (first in, first out) adalah konsep paling praktis dan efisien diterapkan, untuk mengetahui

dan menjaga seluruh rantai pasokan. Penerapannya secara sederhana: stok yang baru datang

lebih dulu (atau dengan kata lain lebih lama berada di gudang) akan dikeluarkan pertama kali

ketika ingin digunakan. Stok harus diatur berdasarkan tanggal diterima.

Cutting Edge Technology Control

Semakin besar RS, maka akan semakin besar pula inventori yang harus ditangani, oleh karena

itu, sistem FIFO jika digunakan sebagai satu-satunya sistem, tidak akan mampu membantu RS

untuk dapat memanage seluruh perbekalannya. Oleh sebab itu, Rsbesar akan sangat perlu

mempertimbangkansistem pendukung yang akurat, efisien, dan praktis. Seperti menggunakan

sistem barcode atau RFID (Radio Frequency Identification) yang memungkinkan setiap yang

berkepentingan mengetahui lokasi, jumlah, dan informasi detail terkait item lainnya yang sudah

diharmonisasikan dengan database perbekalan RS. Sistem ini pada awalnya akan membutuhkan

biaya yang besar dari segi pengadaan fasilitas dan peralatan pendukung untuk operasional, tapi

tidak akan terus menerus seperti itu. Dana yang mungkin dikeluarkan secara rutin untuk

mempertahankan sistem ini tetap berjalan optimal mungkin hanya sekedar biaya maintenance.

Sedangkan dampaknya bagi RS besar adalah, terjaminnya sistem inventory control yang prima.

Costs versus Convenience

Seorang penanggungjawab perbekalan RS yang baik harus mampu membuat sistem yang

dapat menyeimbangkan ruang yang tersedia untuk masuknya inventory ekstra yang

dibandingkan kecepatan produk Turnover, mempertimbangkan biaya untuk penyimpanan jika

ingin memasuk suatu item dalam jumlah yang besar, biaya dalam jumlah besar dibandingkan

pemesanan reguler, dan apakah klien / pengguna akan bersedia menunggu, dan hal ini tentu saja

tidak terjadi di RS. Pasien tidak bisa menunggu untuk diobati jika memang perlu penanganan

saat itu juga, dan pasien tidak dapat menunggu obat yang sudah diresepkan untuknya oleh

dokter, dipasok dalam waktu yang lama. Untuk itu, tidak boleh terjadi out of stock dalam

perbekalan farmasi. Jika Formularium RS dijalankan dengan baik oleh dokter dan formularium

itu menjadi salah satu dasar dalam pertimbangan pemesanan dan pemasokan obat, maka kondisi

stock macet ataupun obat out of stock tidak boleh terjadi, kecuali memang managemen

perbekalan yang tidak memiliki sistem handal atau kinerja yang tidak profesional dari para

karyawan.

2. Jelaskan tentang “Ideal Inventory Control Model” , anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

Model Kontrol Persediaan yang Ideal secara Skematis

Pembahasan tentang konsep Ideal Inventory Control Model merupakan inti utama dari

keseluruhan Inventory Control Models framework, oleh karena itu, dari pembahasan yang

tertulis di dalam buku, saya coba kembangkan lagi agar lebih mudah menjelaskan konsep ini

secara lebih detail (bagi diri saya pribadi), dan tidak banyak pemotongan bahasan yang

dilakukan.

“Dalam model yang ideal ini, semua perbekalan farmasi yang dikeluarkan sebagai tanggapan

atas permintaan (resep ataupun non-resep), dan hal utama yang paling dihindari sebagai alasan

utama diberlakukannya sistem ini adalah bahwa jangan sampai terjadi kondisi stock out; keadaan

dimana tidak tersedianya obat/sediaan farmasi lain, yang dibutuhkan dalam penangan medis

pasien.”

“Seiring dengan berjalannya aktivitas pelayanan medis, dimana terjadi arus pergerakan

perbekalan farmasi dari gudang menuju ruang instalasi farmasi di RS hingga sampai ke tangan

pasien ataupun di distribusikan sebagai floor stock, perbekalan farmasi yang tersedia terus

menurun sampai titik di mana harus dilakukan pemesanan kembali terhadap item-item yang

mulai menurun jumlahnya di gudang perbekalan. Stok sendiri terdiri dari dua komponen, stok

yang siap pakai (ready stock) dan Safety Stock (SS). Dalam model yang ideal (normal), pemasok

yang sudah ditunjuk oleh RS sebagai suplier dianggap saja mampu menyediakan barang sesuai

dengan waktu yang disepakati, artinya tidak ada delay atau penundaan, atau dengan kata lain

pengiriman tiba tepat waktu. Jumlah barang yang datang atau Quantity Ordered (QO) sesuai

dengan kalkulasi, dan tingkat persediaan kembali ke titik maksimum semula (QO + SS). Stok

siap pakai bervariasi dari nol sampai kuantitas yang dipesan dan mewakili jumlah stok yang

digunakan untuk memenuhi keperluan selama proses menunggu pengiriman tiba di RS. Karena

sekali lagi ditegaskan bahwa, tidak boleh terjadi kondisi “Stock Out”. Perhatikan bahwa dalam

model yang ideal, working stock rata-rata adalah setengah dari kuantitas pesanan.”

Secara kalkulatif dirumuskan sebagai kondisi:

Working Stock Rata-Rata = ½ QO

Jumlah Persediaan Rata-Rata (I) atau Jumlah Rata-Rata Stok yang Tersedia, merupakan jumlah

dari Safety Stock ditambah Working Stock Rata-Rata:

I = SS + ½ QO

Hal yang kemudian dijadikan pertimbangan selanjutnya terkait usaha pengontrolan Inventori

yang Ideal terhadap sebuah instalasi RS adalah bahwa sistem pengadaan barang tidak dapat

disederhanakan dengan ungkapan:

“Semakin banyak memesan barang, maka semakin Cost effective…Karena bisa memperbesar

diskon dari pemasok, dan tidak perlu kena beban biaya pemesanan yang berulang-ulang.”

Hal tersebut memang logis, akan tetapi ada hal-hal teknis yang juga perlu turut dipertimbangkan,

yakni adanya biaya yang akan dikeluarkan dalam proses penyimpanan barang, atau yang disebut

dengan istilah “inventory-holding cost” dimana nilai nya kan terus bertambah seiring

berjalannya waktu.

Untuk dapat mengurangi jumlah Inventory rata-rata yang kemudian akan turut mengurangi biaya

penyimpanan, working stock, safety stock, atau kedunya akan sangat baik jika bisa

diminimumkan. Ketika sediaan farmasi digunakan dengan kecepatan yang konsisten (sebagai

implementasi dari tidak adanya kendala distibusi dan peresepan yang dilakukan sesuai dengan

Formularium Rumah Sakit) maka akan tercapai kestabilan arus pergerakan perbekalan farmasi

dari gudang ke seluruh pos-pos pelayanan di RS, serta arus pemesanan yang dilakukan instalasi

farmasi RS kepada suplier.

Kegiatan pemesanan dalam jumlah besar yang dilakukan tidak secara teratur dan diluar dari

perhitungan yang tepat, akan menyebabkan berbagai masalah yang akan berujung pada Cash

Flow Rumah Sakit, dan itu akan berpengaruh terhadap citra penanggungjawab Instalasi Farmasi

Rumah Sakit. Jika kita mencoba untuk memotong jumlah (SS) maka jumlah (I) akan dapat

diminimalisir, akan tetapi hal tersebut memperbesar kemungkinan terjadinya Stock Out.

Maka, untuk mempermudah mencapai kestabilan aktivitas perbekalan farmasi, hal-hal berikut

penting untuk dipertimbangkan:

1. Safety stock—Berapa banyak jumlah stok yang harus disimpan dalam perbekalan untuk

mencegah kondisi Stock Out

2. Reorder frequency—waktu yang diperlukan sebelum harus memasok ulang sediaan

tertentu (Disebut juga Waktu Pengadaan)

3. Reorder quantity—Jumlah barang yang di order, sesuai dengan kebutuhan

3. Jelaskan tentang “Combination of Annual, Scheduled, and Perpetual Purchasing”

anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

Kenyataan bahwa perbekalan farmasi terdiri dari berbagai macam jenis, bentuk dan spesifikasi

yang berbeda-beda antara satu dan yang lain, menyebabkan penerapan sistem pemesanan barang

(dalam hal ini barang yang dimaksud adalah perbekalan farmasi RS yang terdiri dari obat, alkes

dan perbekalan penangan dan perawatan medis lain) tidak dapat dilakukan dengan metode yang

sama sederhananya dengan metode yang digunakan dalam memasok benda-benda lain, misalnya

saja memesan kain untuk produksi baju, yang bisa dilakukan cukup dengan memperhitungkan

seberapa banyak baju yang ingin diproduksi, tanpa perlu mempertimbangkan banyak hal lain.

Dalam memesan perbekalan farmasi, banyak sekali variabel-variabel yang harus

dipertimbangakn, oleh karena itu, memilih satu metode pemesanan barang, tidak akan dapat

diterapkan jika ingin mencapai pembelian yang paling rasional.

Pembelian rasional akan membantu memastikan kelancaran pelayanan medis terkait ketersediaan

perbekalan farmasi yang selalu terjamin.

Jika secara umum metode pembelian dibagi menjadi ke dalam tiga metode berbeda, yakni

metode Pembelian Tahunan (Annual Purchasing), Pembelian Terjadwal (Schedulled

Purchasing) dan Pembelian Terus-Menerus (Perpetual Purchasing), maka dalam pengadaan

perbekalan farmasi di Rumah Sakit, ketiga metode ini harus digabungkan untuk menciptakan

sistem pembelian yang harmonis. Hal ini terkait kenyataan bahwa variasi-variasi yang harus

diperhitungkan dalam penentuan metode pembelian meliputi jenis sediaan, kecepatan

penggunaan yang berbanding dengan jumlah stock terpakai per satuan waktu, kondisi terjadinya

wabah yang menyebabkan suatu obat tertentu tiba-tiba digunakan dalam jumlah banyak, dan

banyak hal lain yang menyebabkan pembelian obat tidak dapat dilakukan dengan satu metode.

Tinjauan secara menyeluruh dari beberapa pilihan dapat mengungkapkan bahwa beberapa obat

paling baik jika dibeli per tahun, misalnya, impor obat-obatan di suatu negara dimana devaluasi

mata uang lokal adalah masalah utama, atau harga rendah, dan obat-obatan tersebut jarang

digunakan. Obat lain mungkin paling efektif jika dibeli melalui pembelian yang terjadwal,

misalnya, obat yang relatif slow moving tetapi teratur digunakan. Obat-obatan yang memiliki

volume besar dan obat-obatan yang sangat mahal akan lebih efektif jika dibeli secara

berkelanjutan, tentunya dengan mempertimbangkan kapasitas tempat penyimpanan.

4. Pengolahan data dalam format Excel Word terkait pengkategorian item obat

berdasarkan metode ABC dan VEN.

a. Berdasarkan data tersebut, buatlah kombinasi analisa ABC dan VEN menjadi

PUT(Prioritas, Utama, Tambahan). Jika anggaran yang tersedia hanya 4,5 milyar, maka

lakukanlah penyesuaian sesuai prioritas PUT.

b. Berdasarkan data tersebut, hitunglah nilai EOQ dan EOI! Jelaskan apa makna dari EOQ

dan EOI!

Jawaban:

a. Dari data yang didapatkan, untuk pembelian seluruh item obat yang ada dalam daftar membutuhkan dana total sebesar Rp 5,814,704,858.90

Sedangkan Dana yang dianggarkan hanya sebesar 4,5 Milyar Rupiah.

Jika saya yang menjadi manager Instalasi Farmasi Rumah Sakit, maka obat yang akan

saya reduce jumlah pembeliannya adalah:

1. Lantus (Vial) yang semula direncanakan untuk diorder sebanyak 2.800 Vial akan

cukup diorder sebanyak 1.000 Vial.

Jika order awal Lantus: 2.800 x Rp 491.900 = Rp 1.377.320.000,00

Dan yang diorder 1.000 x Rp 491.900 = Rp 491.900.000,00 Total dana terpotong = Rp 885.420.000,00

2. Rifam (Botol) yang semula direncanakan dibeli sebanyak 74.160 Botol, dibeli

setengahnya saja.

Jika order awal Rifam: 74.160 x Rp 14.000 = Rp 1.038.240.000,00Dan yang diorder 37.080 x Rp 14.000 = Rp 519.120.000,00

Total dana terpotong = Rp 519.120.000,00

Alasan: karena Lantus dan Rifam masuk dalam kategori Slow Moving, dan pada saat Lantus

mulai mencapai titik perlu restock, maka sudah akan ada cukup dana untuk membeli lagi Lantus

ke pemasok. Dan saya merasa lebih simpel memesan ulang 2 item daripada harus memesan

beberapa puluh item dengan nilai pembelian tidak seberapa yang dibatalkan pembeliannya.

Maka nilai total pemangkasan Anggaran Belanja RS sebesar Rp 1.404.540.000,00

b. EOQ= Economic Order Quantity

Keadaan dimana metode pengadaan barang yang dilakukan dapat mencapai nilai

ekonomis terbaik yang membuat besar biaya antara biaya pemesanan, jumlah pemesanan

serta biaya penyimpanan (Holding Cost) berada dalam kuadran terendah.

EOQ hanya berlaku ketika permintaan untuk suatu produk konstan sepanjang tahun dan

setiap pemesanan akan dipasok secara menyeluruh saat persediaan mencapai nol. Ada

biaya tetap untuk setiap pesanan, terlepas dari jumlah unit yang dipesan. Ada juga biaya

penyimpanan yang dikenakan untuk setiap unit, kadang-kadang dinyatakan sebagai

persentase dari biaya pembelian item.

EOI = Economic Order Interval

perencanaan berkala atau EOI, sesuai dengan namanya, ialah perencanaan dan

perhitungan kebutuhan barang yang dilakukan secara berkala tetap, misalnya setiap

bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, dan sebagainya. Salah satu jenis formula yang

digunakan dalam perencanaan berkala untuk menghitung kebutuhan barang sekaligus

juga untuk menghitung jumlah pemesanan kembali, adalah sebagai berikut.

Q = C ( P + T + R ) - ( S + O )

Q = Quantity, adalah jumlah yang harusdipesan (dalam satuan barang)

C = Consumption, yaitu pemakaian rata-rata per bulan (dalam satuan

barang),dihitung dari rata-rata selama setahun terakhir.

P = Periode, adalah periode antara perhitungan(dalam bulan), yang dapat

dihitung dengan menggunakan rumus EOQ (frekuensi) atau dapat

ditentukan secara khusus.

T = Total Elapsed Time, atau lead time pembelian (dalam bulan)

R = Reserve, atau safety stock (dalam bulan), dapat dihitung dengan metode

tertentu.

S = Stock on hand, atau jumlah yang tersedia di gudang (dalam satuan barang)

O = On order , atau jumlah yang sedang dipesan (dalam satuan barang)

Rumus tersebut terdiri dari 2 bagian besar, yang pertama ialah (P+T+R) sedangkan bagian kedua

adalah (S+O). Bagian pertama menunjukkan kebutuhan yang akan datang dan yang kedua

menunjukkan persediaan pada saat ini. Jadi Q atau kebutuhan yang perlu dipesan adalah selisih

kebutuhan yang akan datang dikurangi dengan persediaan saat ini. Secara lebih jelas, setiap

komponen perhitungan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut ini.

1. Consumption (C)

Ini adalah kebutuhan rata-rata per bulan, yang umumnya dapat dihitung dari kebutuhansatu

tahun terakhir dibagi dengan 12. Perlu dijelaskan bahwa ini adalah kebutuhan rutin,bukan

kebutuhan ekstra. Dengan cara perhitungan di atas, agaknya sekaligus diasumsikan bahwa

kebutuhan rata-rata per bulan yang akan datang sama dengan kebutuhan rata-rata per bulan

pada tahun yang lalu.

2. Period (P)

Period adalah waktu antara setiap perhitungan kebutuhan atau pemesanan

kembali. Beberapa perusahaan, berdasarkan pengalaman membuat perhitungan ini secara

mudah atau dengan pembulatan. Misalnya untuk barang yang pemakaiannya cepat (fast

moving items), perhitungan dilakukan perbulan sekali, jadi P = 1; untuk barang yang

pemakaiannya lambat (slow moving items), perhitungan dilakukan setiap tahun, jadi P=12;

dan sebagainya. Namun perusahaan yang ingin lebih akurat, dapat menggunakan rumus EOQ

frekuensi.

3. Total Elapsed Time (T)

Total elapsed time atau disebut juga lead time, adalah waktu yang dibutuhan untuk

memesan barang, dari sejak perhitungan jumlah kebutuhan sampai barang itu tiba di gudang

pembeli, siap untuk digunakan. Waktu ini termasuk permintaan penawaran atau

tender,analisis tender, pembuatan surat pesanan, pembuatan barang,

pengapalan,pembongkaran, dan sebagainya. Perlu diperhatikan, apabila T makin besar,

maka Q juga makin besar.

4. Reserve (R)

Reserve stock atau safety stock atau persediaan pengaman adalah persediaan ekstra yang

perlu ditambah untuk menjaga sewaktu-waktu ada tambahan kebutuhan atau

keterlambatan kedatangan barang.

5. Stock on Hand (S)

Ini adalah jumlah persediaan yang ada di gudang, yang dapat digunakan, yang dinyatakan

dalam satuan barang. Perlu diperhatikan bahwa satuan P, T, dan R adalah bulan, sedangkan

satuan S dan O adalah satuan barang. Satuan C adalah satuan/bulan.

6. On Order (O)

Kadang-kadang istilah on order disebut juga stock on order , karena barang yang sudah

dipesan sudah dapat diperhitungkan juga sebagai persediaan yang belum datang. Hal ini dari

perhitungan formula memang benar, tetapi tetap perlu diingat waktu kedatangan

barang harus sedemikian rupa, sehingga jangan sampai S menjadi nol