TUGAS – TUGAS SEKRETARIAT TUGAS – TUGAS SEKRETARIAT (ADMINISTRASI PENDIDIKAN)(ADMINISTRASI PENDIDIKAN)

PROGRAM PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS 1PROGRAM PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS 1

Agus Utomo, ST., M.PdAgus Utomo, ST., M.Pd

18 – 20 JUNI 201218 – 20 JUNI 2012

Fakultas KedokteranFakultas Kedokteran

Universitas Syiah Kuala Banda Aceh (UNSYIAH)Universitas Syiah Kuala Banda Aceh (UNSYIAH)

1. Seorang sekretariat Program Studi adalah seorang professional.

Sebagai professional, seorang sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian. Harus memahami visi, misi, tujuan dan dapat menjaga kerahasian program Studi

Pekerjaan sekretariat PPDS sangat bervariasi, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya:

Tugas Administrasi:

• Korespondensi,

•Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan,

• Mengurus surat masuk dan surat keluar,

• Travel Arrangements,

• Organize meeting, Making appointments,

• Menguasai Sistem Informasi,

2. Seorang sekretariat adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggungjawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup tugasnya (Profesional Secretaries International).

Kedudukan, wewenang dan tanggungjawab seorang sekretaris perusahaan dapat berbeda dengan perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor:

a. Besar kecilnya organisasi program studi

b. Sifat program studi

c. Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris

d. Kesediaan pimpinan dalam mendelegasikan tugas dan wewenang kepada sekretaris.

e. Kompetensi diri sekretaris serta kesediaannya untuk memikul tanggungjawab atas pelaksanaan tugasnya.

Sekretaris Program Studi, yaitu officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu Program Studi. Tugasnya adalah:Planning = merencanakan sendiri rencana organisasinya.Organizing = menyusun sruktur dan tata kerja organisasi.Actuating = membuat keputusan.Directing = pengarahan.Coordination = koordinasi.Controlling = pengendalian.

Sekretaris pimpinan program studi, tangan kanan pimpinan yang

bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Yang

sifatnya kesekretariatan Ciri-cirinya:

- Tidak mempunyai anak buah.

-Tidak punya wewenang untuk membuat keputusan.

- Bertugas hanya meringankan beban pimpinannya, dan tidak fokus

untuk kepentingan pimpinan karena hanya bersifat kedinasan.

- Bekerja hanya untuk satu pimpinan saja.

FUNGSI SEKRETARIAT PPDS

Pada dasarnya fungsi sekretaris PPDS adalah:

a. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dengan mengambil alih tugas detail pimpinan, menyampaikan keputusan pimpinan kepada pejabat lain.

b. Menangani informasi untuk pimpinan dengan cara mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan menyampaikan informasi.

c. Menjadi jembatan penghubung, artinya sekretaris harus membina dan memelihara hubungan kerja dengan pimpinan.

1. Paham akan TUPOKSI sebagai sekretariat Administrasi Pendidikan2. Paham tentang evaluasi program studi setiap semsternya3. Selalu ingat dengan kalender akademik kegiatan perkuliahan dan

pembelajaran di program studi4. Dapat memahami sistem informasi akademik5. Mengetahui prosedure-prosedure tentang administrasi pendidikan,

seperti :- Ijin pendirian penyelenggaraan program studi- Ijin perpanjangan penyelenggaraan program studi- Alur penerimaan calon mahasiswa PPDS baru- Tata alur persuratan tingkat Fakultas maupun Universitas.

6. Memahami Sistem Informasi

Agus Utomo, ST., M.Pd

Hp ; 021-33152000 flexi 087876153172 XL

Off ; 021-31930373

Alamat Email : iqraaditya@yahoo.co.id agus.utomo@ui.ac.id

Website : http://pendidikan.fk.ui.ac.id/agus

Agus Utomo, ST., M.Pd

Hp ; 021-33152000 flexi 087876153172 XL

Off ; 021-31930373

Alamat Email : iqraaditya@yahoo.co.id agus.utomo@ui.ac.id

Website : http://pendidikan.fk.ui.ac.id/agus