tugas uts e-gov
DESCRIPTION
e-gov homework utsTRANSCRIPT
TUGAS MATA KULIAH E-GOVERNMENT DAN PENYELARASAN TIK DAN PROSES BISNIS
KEGIATAN PENETAPAN PROGRAM DAN
CALON PESERTA PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN (DIKLAT)
Oleh:
FAHMEINI (14146012)
PROGRAM MAGISTER CHIEF INFORMATION
OFFICER FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS
NEGERI PADANG
2015
I. Pendahuluan
Untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) dan
meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya
kebijakan dan strategi pengembangan e-government yang dalam pelaksanaannya
diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah
dari seluruh unsur kelembagaan pemerintah, tidak terkecuali Balai Diklat
Keagamaan Padang
Menurut Keputusan Menteri Agama RI Nomor 1 Tahun 2003, disebutkan
dalam pasal 1 ayat 1, ” Pendidikan dan Pelatihan yang selanjutnya disebut Diklat
adalah Penyelenggaran proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan
kompetensi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Agama yang
dilaksanakan sekurang-kurangnya 40 jam pelajaran. Dalam Keputusan Menteri
Agama RI Nomor 345 Tahun 2004, dinyatakan bahwa tugas melaksanakan
pendidikan dan pelatihan (pasal 2), tenaga administrasi dan tenaga teknis
keagamaan sesuai dengan wilayah kerja masing-masing Balai Diklat Keagamaan.
Wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang meliputi 4 (empat) provinsi yaitu
Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan Riau. Diantaranya Kantor Wilayah
Kementerian Agama dan Perguruan Tinggi Islam. Kantor Wilayah Kementerian
Agama membawahi Kantor Kementerian Agama Kab./Kota, madrasah, KUA,
RA, Ponpes dan lain-lain.
Proses penyelenggaraan diklat dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 1. Proses Penyelenggaraan Diklat
1.1. Kegiatan Penetapan Program dan Calon Peserta Diklat
Layanan Balai Diklat Keagamaan Padang yang sangat krusial adalah saat
penetapan program dan calon peserta diklat. Karena juga melibatkan koordinasi
dengan pihak eksternal (G2G) yaitu instansi di bawah Kementerian Agama dalam
wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang. Proses birokrasi yang terjadi
digambarkan pada flowchart berikut :
2. Kegiatan Penetapan Program Diklat
No. Aktifitas Pelaksana penyusun program
Kepala seksi
Kepala Balai
Instansi dalam
Wilayah Kerja
Kelengkapan
1 Menghimpun dan menginventarisasi data kebutuhan diklat melalui kegiatan rakor, monev, surat usulan dll
Bahan usulan Diklat, hasil AKD, dan data pegawai
2 Mengklasifikasi dan merekapitulasi data kebutuhan diklat
Himpunan data
3 Membuat draf rencana program sesuai dengan RKT
Daftar rekapitulasi, rencana program
4 Mempelajari dan melengkapi draf rencana program
Draf rancangan program dan referensi kerja
5 Menetapkan rencana program
Draf usulan program Diklat
6 Membuat rencana program untuk diteruskan ke bagian perencanaan sebagai usulan program yang akan datang
Program diklat yang telah ditetapkan
Y
T
Y
Y
T
3. Kegiatan Penetapan Calon Peserta Diklat
No. Aktifitas Pelaksana Seksi
Kepala Seksi
Kepala Balai
Pelaksana Sub Bag TU
Panitia Diklat
Instansi dalam
Wilayah Kerja
Kelengkapan
1 Membuat surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat berdasarkan jadwal kegiatan pelaksanaan Diklat
Program diklat, jadwal kegiatan diklat dan rekapitulasi alokasi peserta
2 Memeriksa dan memaraf surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat
Draf surat dan referensi kerja
3 Menandatangani surat pemanggilan peserta diklat
Surat yang sudah disetujui dan referensi kerja
4 Mengirim surat pemanggilan peserta
Surat informasi dan pemanggilan peserta
5 Penerimaan Peserta Diklat yg telah ditugaskan, pengecekan persyaratan dan kelengkapan
Dokumen persyaratan
Dalam rangka mengimplementasikan e-government dan menunjang
kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat, Balai Diklat Keagamaan
Padang telah menggunakan sistem informasi manajemen diklat (SIMDIKLAT),
sebagai penyedia bahan analisis kebutuhan diklat. Dan menggunakan website
bdkpadang.kemenag.go.id untuk menyampaikan informasi kediklatan kepada
stakeholder Balai Diklat Keagamaan Padang yaitu instansi kementerian agama
dalam wilayah kerja.
Selesai
Y T
Y
Y
Y
T
T Y
Dikembalikan
Gambar 2. Website Balai Diklat Keagamaan Padang
Gambar 3. SIMDIKLAT
1.2 Analisis Kritis
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Balai Diklat Keagamaan Padang
dihadapkan sejumlah masalah di bidang kediklatan diantaranya Penyelenggaraan
diklat belum sepenuhnya berbasis data dan kebutuhan unit-unit pelayanan teknis
di lingkungan Kementerian Agama. Pemanfaatan terhadap SIMDIKLAT juga
belum maksimal, karena aplikasi masih baru dan database-nya belum memadai
untuk kebutuhan analisis kebutuhan diklat. Kondisi ini berdampak kepada kurang
tepatnya sasaran dan jenis diklat yang diselenggarakan, belum optimalnya dampak
diklat bagi peningkatan kinerja organisasi. Karena itu, sangat penting unit-unit
kediklatan mengembangkan program-program diklat dengan berbasis data dan
kebutuhan pengguna.
Kemudian rekruitmen peserta diklat masih belum efektif. Seringkali terjadi
pengulangan peserta diklat untuk jenis diklat yang berbeda dalam kurun waktu
yang tidak terlalu lama, atau terjadi pengulangan peserta untuk diklat yang sama.
Hal ini berdampak kepada semakin mengecilnya kesempatan mengikuti diklat
bagi pegawai lainnya. Belum efektifnya rekrutmen peserta dimaksud antara lain
disebabkan oleh tidak tersedianya database kediklatan yang memadai, dan layanan
penetapan, pendaftaran dan penerimaan peserta yang masih manual dan belum
terintegrasi. Oleh karena itu komitmen pimpinan terhadap ketersediaan database
kediklatan dan perekrutan peserta sangat diperlukan.
Proses penetapan peserta diklat selain masih belum efektif, juga terdapat
beberapa kelemahan seperti penetapan calon peserta diklat masih berupa alokasi,
pemilihan peserta diserahkan kepada instansi masing-masing sehingga pada saat
pendaftaran masih ada peserta yang tidak sesuai syarat dan terpaksa
dikembalikan. Hal ini sangat merugikan bagi peserta terutama dari daerah jauh
seperti Jambi, Riau dan Kepulauan Riau, dan dapat berdampak memburuknya
relasi Balai Diklat dan instansi stakeholder. Selain itu masih sering terjadi peserta
kurang, karena tidak adanya konfirmasi atau karena pemulangan peserta yang
tidak sesuai syarat. Website bdkpadang.kemenag.go.id juga belum dimanfaatkan
sebagaimana mestinya untuk informasi kediklatan. Dan belum dimanfaatkan
sebagai media koordinasi dan evaluasi dengan stakeholder.
II. Pembahasan
Untuk menuju good governance serta mempercepat penyelenggaraan
otonomi daerah, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap
penyelenggaraan pemerintahan, merupakan kebutuhan yang mendesak, dalam
rangka mendukung pertukaran data dan informasi serta penyaluran berita secara
cepat, tepat, dan akurat. Apalagi jika dikaitkan dengan kondisi geografis Indonesia
yang terdiri dari ribuan pulau dan kepulauan, maka keberadaan teknologi
informasi dan komunikasi mempunyai peranan penting dan strategis khususnya e-
government.
Balai Diklat Keagamaan Padang sebagai instansi pemerintah juga wajib
menerapkan e-government sebagai salah satu cara mengimplementasikan
karakteristik good governance. E-Government dapat dijadikan sebagai model baru
dalam gaya kepemimpinan, cara baru pengambilan keputusan, cara baru dalam
akses pendidikan, cara baru dalam pengambilan kebijakan dan investasi, sarana
baru dalam menerima keluhan masyarakat, cara baru dalam akuntabilitas ke
publik, dan cara baru dalam mengelola pengiriman dan pelayanan semua
informasi pemerintah ke publik. Dengan cara ini rasa kepercayaan publik ke
pemerintah akan benar-benar terwujud, karena yang sangat diharapkan oleh
publik adalah transparansi dan pelayanan yang baik dari pemerintah.
2.1. Rekomendasi Perbaikan Berbasis TIK
Kelemahan-kelemahan dari layanan yang ada akan diminimalisir dengan
memanfaatkan Teknologi Informasi Komunikasi. Pemanfaatan Teknologi
Informasi dalam mendukung solusi yang ditawarkan adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan sebuah sistem yang terintegrasi antara SIMDIKLAT di
Balai Diklat Keagamaan Padang dengan sistem yang ada di Instansi
wilayah kerja Pengembangan tidak perlu membuat sistem baru yang
terintegrasi tetapi bisa dilakukan dengan membuat webservice sehingga
kedua sistem bisa saling berkomunikasi. Proses penetapan program dan
peserta diklat dilaksanakan dengan memanfaatkan webservice.
Gambar 4. Pemanfaatan Webservice
2. Sistem yang terintegrasi tersebut dimunculkan ke stakeholder dalam satu
antar muka di web Balai Diklat Keagamaan Padang. Instansi stakeholder
dapat melakukan koordinasi dan evaluasi melalui web tersebut. Data yang
berkaitan dengan kediklatan yang dibutuhkan instansi stakeholder akan
masuk ke sistem instansi wilayah kerja dan data yang terkait usulan diklat,
database kepegawaian akan masuk ke SIMDIKLAT Balai Diklat
Keagamaan Padang.
2.2. Perubahan Proses Birokrasi dan Peningkatan Kualitas Relasi
1. Kegiatan Penetapan Program
Dengan pemanfaatan teknologi webservice, dan website Balai Diklat
sebagai media koordinasi dan evaluasi diharapkan koordinasi dan evaluasi lebih
rutin. Bukan hanya sebagai kegiatan sekali setahun seperti rapat koordinasi dan
rapat evaluasi. Sehingga kegiatan penetapan program dan calon peserta lebih
efisien dan efektif. Jika dalam proses penetapan program diklat sebelumnya
membutuhkan waktu yang relatif lama. Dengan adanya webservice antar sistem
diharapkan dapat meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk menghimpun dan
menginventarisasi data kebutuhan diklat. Dan juga dapat menghemat anggaran
untuk kegiatan rapat-rapat koordinasi maupun monitoring dan evaluasi.
Penggunaan website sebagai media koordinasi dan evaluasi meningkatkan
penyelenggaraan diklat yang transparan dan akuntabel.
2. Kegiatan Penetapan Calon Peserta Diklat
Pemanfaatan webservice juga dapat meminimalisir kelemahan pada
kegiatan penetapan calon peserta diklat. Seperti kasus pemulangan peserta yang
tidak memenuhi syarat, karena sudah ditetapkan dari awal. Atau kejadian peserta
kurang, karena telah dilakukan konfirmasi pada saat penetapan. Selain itu layanan
ini juga meminimalisir masalah-masalah kediklatan yang ditimbulkan seperti
database kediklatan yang belum memadai. Dan penyelenggaraan diklat
sepenuhnya berbasis data dan kebutuhan unit-unit pelayanan teknis di lingkungan
Kementerian Agama.
No. Aktifitas Pelaksana Seksi
Kepala Seksi
Kepala Balai
Pelaksana Sub Bag TU
Panitia Diklat
Instansi dalam
Wilayah Kerja
Kelengkapan
1 Membuat surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat berdasarkan jadwal kegiatan pelaksanaan Diklat
Program diklat, jadwal kegiatan diklat dan rekapitulasi alokasi peserta
2 Memeriksa dan memaraf surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat
Draf surat dan referensi kerja
3 Menandatangani surat pemanggilan peserta diklat
Surat yang sudah disetujui dan referensi kerja
4 Mengirim surat pemanggilan peserta
Surat informasi dan pemanggilan peserta
5 Penerimaan Peserta Diklat yg telah ditugaskan, pengecekan persyaratan dan kelengkapan
Dokumen persyaratan
Penerapan kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat dengan
perbaikan proses birokrasi berbasis TIK juga berdampak pada peningkatan
Selesai
Y T
Y
Y
Y
T
kualitas relasi yang dapat dilihat dari :
1. Kebutuhan diklat unit pelaksana teknis terpenuhi, sehingga terjalin
komunikasi dan koordinasi yang baik;
2. Pemanfaatan database kediklatan oleh instansi stakeholder untuk
memperbesar peluang dan kesempatan diklat bagi aparatur kementerian
agama dalam wilayah kerja;
3. Pemanfaatan informasi kediklatan untuk penyelenggaraan diklat yang
transparan dan akuntabel;
4. Penyelenggaraan diklat yang efektif dan efisien karena diklat sudah
sesuai dan tepat sasaran;
5. Peningkatan SDM Kementerian Agama dalam wilayah kerja Balai
Diklat Keagamaan Padang ;
6. Optimalnya dampak diklat bagi peningkatan kinerja organisasi baik bagi
Balai Diklat maupun instansi stakeholder.
2.3. Strategi Implementasi
Untuk mewujudkan perubahan proses birokrasi dengan rencana perbaikan
berbasis TIK yang telah diuraikan, maka dibutuhkan strategi implementasi
seperti :
1. Komitmen organisasi;
Langkah awal dalam mewujudkan rencana perbaikan kegiatan berbasis
TIK adalah komitmen organisasi. Balai Diklat sebagai organisasi
pemerintahan harus memiliki komitmen untuk menerapkan e-
government. Pada tahap ini pemimpin memegang peran utama dalam
menumbuhkan komitmen organisasi untuk bersama mewujudkan
pengembangan layanan-layanan publik yang handal, terpercaya, dan
terjangkau.
2. Sosialisasi rencana perbaikan berbasis TIK kepada instansi stakeholder;
Perubahan proses birokrasi yang berbasis TIK, reformasi organisasi,
proses-proses bisnis, dan sistem-sistem pengelolaan harus
disosialisasikan kepada instansi stakeholder. Karena rencana perbaikan
pelayanan melibatkan instansi stakeholder.
3. Perbaikan dan peningkatan teknis dan infrastruktur;
Penyediaan perangkat keras (komputer terminal, server, dsb)
Pemasangan jaringan komputer (LAN maupun Internet)
Pengembangan aplikasi (software) sistem-sistem informasi
Pemeliharaan sistem, Pengamanan sistem komputer
- Virus dan gangguan-gangguan lain dari luar
- Pengaksesan data oleh pihak-pihak yang tidak berhak
- Pengamanan juga perlu dari sisi internal
4. Peningkatan kemampuan SDM
Operator: pemahaman tentang cara mengoperasikan aplikasi dan
menjalankan prosedur-prosedur terkait
Pejabat terkait: pemahaman tentang sistem baru dalam perspektif
pelayanan publik/koordinasi antar instansi
Dukungan SDM teknis: untuk melakukan pemeliharaan dan
perawatan rutin
Faktor SDM tidak hanya terkait dengan ketrampilan teknis saja,
tetapi juga pandangan (mindset) dan sikap. Selain itu SDM juga terkait
erat dengan budaya (kultur) di organisasi tempat ia bekerja.
5. Penetapan standar dan kontinuitas
Penjaminan tingkat pelayanan (quality of service) konsep “pelayanan
prima” :
a. Standarisasi layanan
b. Monitoring dan evaluasi
c. Peningkatan secara berkelanjutan
2.4. Komponen Organisasi
Komponen-komponen organisasi yang berpengaruh terhadap keberhasilan
perubahan proses birokrasi tersebut diantaranya :
Fasilitas dan infrastruktur memegang peranan penting dalam
perubahan proses birokrasi yang berbasis TIK. Pelayanan berbasis TIK
harus ditopang oleh infrastruktur yang kompatibel atau sesuai.
Sumber Daya Manusia, SDM yang kompeten. Salah satu komponen
organisasi yang sangat berpengaruh terhadap keberhasilan perubahan
proses birokrasi karena SDM lah yang menggerakkan semua sumber
daya yang lain. Sebaik apapun infrastruktur jika tidak dikelola SDM
yang kompeten di bidangnya amak semua investasi yang ditanam akan
sia-sia tanpa hasil yang maksimal bahkan bisa menyebabkan kegagalan.
Kebijakan atau peraturan yang mendukung, penting untuk
merencanakan waktu dan usaha yang cukup untuk perubahan legislatif
yang mungkin diperlukan untuk mendukung implementasi proses yang
baru. Aturan hukum berikut perlu dicanangkan demi keberhasilan
perubahan proses birokrasi:
Hukum privasi dan isu terkait
Hukum terkait perubahan proses bisnis dan sistem
informasi
Hukum terkait arsitektur teknologi informasi pemerintah
dan pendirian sebuah pusat komputer terintegrasi.
Struktur orgnisasi
Hal-hal penting yang mempengaruhi perubahan organisasi adalah
sebagai berikut:
Kepemimpinan yang kuat dengan komitmen
Perencanaan - manajemen TI dan manajemen perubahan
Persiapan anggaran dan pelaksanaan anggaran, Keuangan
dan dibutuhkan untuk perubahan proses birokrasi
berbasis TIK. Pembangunan dan perawatan e-gov
membutuhkan baik modal fisik dan sosial serta juga cukup
dana yang tersedia. Keuangan adalah faktor penentu
keberhasilan untuk memulai membangun . Lebih jauh
lagi, dana juga sangat dibutuhkan untuk kelanjutan dari
implementasi.
Koordinasi dan kolaborasi
Pemantauan dan pengukuran kinerja
Kemitraan pemerintah
Dukungan strukur organisasi dalam perubahan proses birokrasi
sangatlah penting. Hal ini dikarenakan perbaikan berbasis TIK yang ada
membutuhkan sumber daya baik materi maupun non materi yang cukup
besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya maka
pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat. Perubahan dalam
struktur organisasi harus direncanakan dengan matang dan
diimplementasikan dengan sistematis.
2.5. Pola Kepemimpinan
Untuk menjalankan perubahan proses birokrasi tersebut, pola
kepemimpinan yang dibutuhkan adalah kepemimpinan situasional dan partisipatif.
Pemimpin yang menghargai sifat dan kemampuan setiap staf. Menggunakan
kekuasaan posisi dan pribadinya untuk mendorong ide memotivasi staf
kelompok. Membuat rencana dan manajemen program serta pengontrolan dalam
penerapannya. Informasi diberikan seluas-luasnya dan terbuka. Pemimpin yang
menyampaikan hasil analisis masalah dan kemudian mengusulkan tindakan
tersebut pada bawahannya. Staf diminta saran dan kritiknya serta
mempertimbangkan respon staf terhadap usulannya. Pemimpin yang memberikan
contoh teladan bagi anggotanya. Mampu menumbuhkan budaya organisasi yang
baik serta menjalin hubungan yang baik dengan pihak eksternal.
III. Penutup
3.1. Kesimpulan
E-government saat ini sudah merupakan suatu keharusan bagi seluruh
instansi pemerintah termasuk Balai Diklat Keagamaan Padang. Persoalan
implementasi e-government bukan hanya seputar masalah teknologi saja, tapi juga
terkait dengan sistem birokrasi dan kepemimpinan pemerintahan. Seperti kegiatan
penetapan program dan calon peserta diklat yang merupakan representasi dari
G2G (Government to Government), dengan melibatkan instansi stakeholder dalam
wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang yang besar meliputi instansi
Kementerian Agama di Provinsi Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan
Riau. Walaupun telah menggunakan TIK untuk menunjang kegiatan tetapi masih
ditemukan kelemahan-kelemahan. Untuk itulah dilakukan perbaikan proses
birokrasi berbasis TIK agar pelaksaanan kegiatan tersebut efektif dan efisien.
Sehingga juga berdampak pada perbaikan kualitas relasi.
3.2. Rekomendasi
Untuk kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat ini jika strategi
imlementasi dapat diwujudkan, maka akan tersedia layanan penetapan program
dan calon peserta diklat yang sudah berbasis kebutuhan instansi stakeholder.
Dengan proses yang tidak memakan waktu lama dan rumit. Strategi implementasi
harus mempertimbangkan komponen organisasi dan pola kepemimpinan. Jika
terlaksana maka Balai Diklat Keagamaan Padang sudah menerapkan e-
government dan mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good
governance) dengan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien.
IV. Daftar Pustaka
Badan Litbang dan Diklat. (2010). Renstra Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama RI. Jakarta
Balai Diklat Keagamaan Padang (2013). Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKIP). Padang
Balai Diklat Keagamaan Padang (2013). Standar Operasional Prosedur (SOP)
Balai Diklat Keagamaan Padang. Padang
Handout Materi Mata Kuliah e-Government dan Strategi Teknologi Informasi dan
Bisnis Tahun 2015
Inpres No. 3 tahun 2003, Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan
E-Government