tutorial aplikasi keuangan bos
TRANSCRIPT
APPLIKASI BOS 2013
TUTORIAL APLIKASI
ALPEKA BOS TS• Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban BOS Tingkat
Sekolah• Aplikasi untuk mencatat data keuangan sekolah
(perencanaan dan realisasi) dan mencetak laporan BOS. • Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana
lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini. • Satu buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya untuk
pencatatan data keuangan sekolah selama satu tahun anggaran saja.
• Untuk pencatatan data keuangan sekolah untuk tahun anggaran lainnya, Anda dapat menggunakan file tersebut, tetapi pada data umum tahun anggaran dirubah sesuai dengan tahun anggaran yang dimaksud.
YANG HARUS DIPERHATIKAN
• Buat folder khusus untuk menyimpan file aplikasi, file data dan file outputnya.
• Sebaiknya satu tahun folder untuk satu tahun anggaran saja.
• Selalu membuat file backup untuk aplikasi dan datanya
• Jangan lupa untuk saving file selama mengisi data
TAHAPAN PENGGUNAANSETTING PADA PROGRAM EXCEL
PENGATURAN PADA APLIKASI
PENGISIAN DATA & LAPORAN
Data Transakasi
Laporan
TAHAPAN PENGGUNAAN APLIKASI
Pengisian Data Awal
DATA UMUM
PROGRAM SEKOLAH
GENERATE MEMBUAT FILE DATA
FILE DATA
RENCANA PENERIMAANNama sheet:Rencana-terima
RENCANA PENGELUARANNama sheet:Rencana-keluar
REALISASI PENERIMAANNama sheet:Realisasi-terima
REALISASI PENGELUARANNama sheet:Realisasi-keluar
BUAT LAPORAN & UPDATE
DATA UMUM
PROGRAM SEKOLAH
RENCANA
REALISASI
UPDATE FILE
DATABU
AT L
APO
RAN
LAPORAN KEUANGAN & BOS
KETIKA PERTAMA KALI MEMBUKA APLIKASI
• Harus selalu mengaktifkan makro :– Pada excel 2007– Pada excel 2010
SETELAH MAKRO DIAKTIFKANSetelah makro diaktifkan, maka akan muncul tampilan seperti ini.Bila setelah membuka aplikasi ini, terus muncul tampilan ini berarti securit setting makro pada tingkat yang paling rendah
Perhatikan kalimat ini: Apakah sudah merubah setting ‘Regional dan Language pada komputer ini?
Untuk melihat sudah disesuaikan atau belum, silahkan klik tombol ini
TAMPILAN UNTUK SETING REGIONAL
Akan muncul tampilan seperti ini, perhatikan tulisan dibawah Format. Apabila tertulis Indonesia, berari sudah benar dan langsung klik ‘OK’ atau ‘Cancel’. Bila bukan cari dan pilih Indonesia. Klik pada panah terbalik dikanan akan muncul daftar negaraKemudian klik ‘OK’.
TAMPILAN APLIKASI
Pengisian data transaksi dilakukan pada file data yang dibuat melalui menu Generate
PERNJELASAN RINCI• Menjalankan Aplikasi• Menu “DEFINISI”– Data Umum– Progam Sekolah
• File Data– Generate– Update
• Data transaksi• Contoh Transaksi Realisasi• Laporan• Merubah Setting
TERIMA KASIH
Menjalankan Aplikasi
Dobel klik pada file ini, tekan ‘Enter’ untuk membuka aplikasi
AKTIFKAN MAKRO KETIKA PERTAMA KALI MEMBUKA APLIKASI
• Harus selalu mengaktifkan makro :– Pada excel 2007– Pada excel 2010
PERHATIAN
• Setiap kali membuka aplikasi jangan lupa untuk mengaktifkan makro
• Bila makro sudah aktif, maka akan muncul splash screen, bila splash screen tidak muncul berarti makro masih belum aktif (masih di blokir)
• Bila tombol yang ada tidak bisa diklik, bearti makro masih belum aktif (masih di blokir)
Menu DEFINISI• Untuk menset-up data umum sekolah• Untuk memilih kegiatan yang dilaksanakan di
sekolah sesuai RKAS.
DATA UMUMData umum yang diisi adalah informasi nama sekolah dan nama yang tandatangan di laporan BOS
PROGRAM SEKOLAH• Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan
program dan sub program sekolah.• Untuk mencari kegiatan bisa dengan dua cara, yaitu,
Mencari dengan fasilitas ‘Find’ pada excel dengan ikon berbentuk teropong.
Mencari dari seleksi Program, kemudian pilih Sub Program dan baru dicari kegiatannya
• Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom sebelah kanan di pilih ‘Ya’
Program Sub Program KegiatanPilih ‘Ya’ bila ada dalam RKAS/RKT
MENCARI DENGAN KATA KUNCI
Klik icon teropong, kemudian pada drop down menu klik pada
‘Find’
Kemudian akan muncul form ‘Find and Replace’,
ketikan kata kunci, kemudian klik pada
‘Find Next’
KATA KUNCI DITEMUKAN
Salah satu kegiatan yang mengandung kata kunci
yang ditemukan
Bila yang ditemukan masih belum cocok, klik
lagi pada ‘Find Next’, untuk mencari yang lain
MENAMBAH KEGIATAN• Bila kegiatan belum ada pada daftar kegiatan, maka
bisa menambahkan kegiatan tersebut.• Setiap kegiatan yang baru harus tahu masuk dalam
subprogram apa dan program apa.• Setelah menambah kegiatan, lalu petakan komponen
BOS mana yang bisa membiayai kegiatan ini, pilih “Ya” pada kolom komponen BOS yang bisa membiayai dan lainnya pilih “Tidak”.
• Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiatan• Untuk mengetahui penjelasan komponen, arah kursor
pada judul kolom setiap komponen.
CARA MENAMBAH KEGIATANArahkan kursor ke sudut kanan bawah dari tabel. Arahkan kursor pada pojok kanan bawah tabel, sehingga kursor berubah menjadi tanda panah diagonalDrag kursor tersebut ke bawah sesuai dengan jumlah baris yang akan ditambahkan
Geser kearah bawah
CARA MENAMBAH KEGIATAN
• Hasilnya seperti diatas.• Selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengetikan
kegiatan yang belum ada pada kolom N• Kemudian pilih masuk ke sub program pada pada
kolom M• Pilih masuk dalam komponen ke berapa dalam dana
BOS, dipilih pada kolom P sampai AB• Pilih ‘Ya’ pada kolom O
CARA MENAMBAH KEGIATANKetikan kegiatan baru pada
sel yang sudah tersedia
Pilih sub program dari drop down list (combo box)
Sesuaikan termasuk dalam komponen mana untuk
sumber dana BOS, pilih ya atau tidak. Dari komponen 1
sampai komponen 13
Pilih ‘Ya’ di kolom ini
DATA FILE
GENERATE• Generate: Berfungsi untuk membuat file data baru
untuk pencatatan transaksi keuanganKlik ‘Generate’ -> Pilih folder -> beri nama file data -> Save
• Semua data transaksi disimpan pada file data, yang terpisah dari file utama (Aplikasi), usahkan keduanya dalam satu folder
• Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun angaran dan disimpan pada folder yang berbeda
PILIH DIREKTORI DAN NAMA FILE DATASetalah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan
seperti gamba dibawah ini yang menampil nama file data yang default pada folder default dari excel.Pillih lokasi folder yang diinginkan dan bila perlu merubah nama fileNama file dan folder tempat penyimpanan file data ini harus diingat
TAMPILAN FILE DATASetelah file data terbentuk, maka akan muncul tampilan seperti gambar ini, yang menginformasikan file data sudah terbentuk, selanjutnya Klik ‘OK’.Pengisian data dilakukan pada file ini
UPDATE• Update: Berfungsi untuk mengupdate data
umum dan kegiatan sekolah, bila terjadi perubahan pada data umum dan kegiatan sekolah, perubahan data umum seperti penggantian kepala sekolah, bendahara, atau komite sekolah
Klik ‘Update, -> Pilih file -> Save• Data file selalu dibuat baru untuk setiap
tahun angaran dan disimpan pada folder yang berbeda
PILIH NAMA FILE DATA
SETELAH KLIK UPDATE, AKAN MUNCUL TAMPILAN INI YANG MEMINTA NAMA FILE YANG AKAN DI UPDATE
FILE YANG AKAN DI UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU
JANGAN SALAH MEMILIH FILE YANG AKAN DIUPDATE, FILE YANG DIPILIH ADALAH YANG DI GENERATE OLEH APLIKASI INI
PESAN SETELAH UPDATESETELAH PROSES UPDATE SELESAI, MAKA AKAN MUNCUL TAMPILAN SEPERTI INI.SELANJUTNYA KLIK ‘OK’
UNTUK MELANJUTKAN PENGISIAN DATA, BUKA FILE DATA YANG BARU DI-UPDATE, KEMUDIAN LAKUKAN PENGISIAN SEPERTI BIASA.DATA YANG DIISIKAN SEBELUMNYA TIDAK HILANG, KECUALI BELUM DI SAVE
DATA TRANSAKSI Satu file Aplikasi dan file data transaksi hanya untuk
transaksi satu tahun anggaran saja!Data transaksi terdiri dari:• Rencana: (pada sheets yang berwarna biru)
– Rencana penerimaan– Rencana pengeluaran, sesuai dengan RKAS
• Realisasi: (pada sheets yang berwarna merah)– Realisasi penerimaan– Realisasi peng
Jangan lupa untuk memasukan transaksi pajak pada realisasi penerimaan dan pengeluaran
Jangan lupa saving file data setiap saat dan di akhir pencatatan transaksi
Jangan lupa melakukan back up data secara periodik
TAHUN ANGGARAN• Setiap tahun anggaran meliputi 2 tahun ajaran.Contoh untuk tahun anggaran 2013• Triwulan Jan-Mar tahun anggaran 2013 -> Triwulan
yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013• Triwulan Mei-Jun tahun anggaran 2013 -> Triwulan
yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013• Triwulan Jul-Sep tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang
sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014• Triwulan Okt-Nov tahun anggaran 2013 -> Triwulan
yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014
Tahun Anggaran 2013
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
Tahun Ajaran 2012/2013 Tahun Ajaran 2013/2014
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
PENGISIAN RENCANA PENERIMAAN
Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima”
Transaksi rencana terima terdiri dari:•Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada•Sumber dana•Besaran uang yang rencana diterima , ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan turun( Tahun pelajaran dan sumber dana tidak perlu diketik, silahkan memilih langsung dari daftar yang ada, klik tanda panah yang ada disebelah kanan sel)
PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN
Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima”
Transaksi rencana terima terdiri dari:•Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada•Sumber dana•Subprogram peruntukan dana•Komponen dana BOS Pusat•Besaran uang yang rencana pengeluaran , ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan dikeluarkan( Kecuali angka dan keterangan, yang lain tinggal pilih dari list yang ada)
REALISASI PENERIMAAN
Realisai penerimaan dicatat pada sheet “realisai-terima”
Transaksi penerimaan terima terdiri dari:•ID, terisi otomatis•Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn•Transakasi pada buku kas atau rekening bang•No bukti transakai•Uraian transaksi•Sumber dana•Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak.•Jumlah realisasi penerimaan•Keterangan
REALISASI PENGELUARAN
Realisai pengeluaran dicatat pada sheet
“realisai-keluar”
Transaksi penerimaan terima terdiri dari:•ID, terisi otomatis•Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn•Transakasi pada buku kas atau rekening bang•No bukti transaksi•Uraian transaksi•Sumber dana•Sub program peruntukan•Komponen BOS•Jumlah realisasi penerimaan•Keterangan
Contoh Pengisian RealisasiData keuangan sebagai berikut:•Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,-•Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,-•Terima Dana BOS Pusat pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 15 Januari 2013 Rp.33.000.000,-•Terima dana BOSDA Kabupaten pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 14 Februari 2013 Rp 3.000.000,-•Pengambilan uang BOS pusat untuk Bulan Januari 2013 pada tanggal 16 Januari 2013 sebesar Rp 11.000.000,-•Pembayaran Honor Tenaga Eskul PMR bulan Januari 2013 tgl 17 Januari 2013 Rp 200.000,-•Pemotongan PPh 21 Rp 20.000,-•Pembayaran rekening listrik tanggal 17 Januari 2013 Rp 135.650,-•Setor pajak Rp 20.000,- pada tanggal 31 Januari 2013
Pencatatan Realisasi Penerimaan
• Saldo tahun lalu di Bank, dicatat sebagai saldo pada tanggal 31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di Bank dengan sumber dana BOS Pusat
• Saldo tahun lalu di Kas, dicatat sebagai saldo pada tanggal 31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di Kas. dengan sumber dana BOS Pusat
• Dana BOS Pusat yang ditransfer dari Provinsi dicatat sebagai realisasi penerimaan dengan sumber dana BOS Pusat dan transaksi berada di Bank.
• Tanggal terima sesuai dengan tanggal masuk uang tersebut di Bank
Pengisian Realisasi Terima: Saldo dan Terima transfer di Bank
Pencatatan Saldo tahun anggaran lalu
Pencatatan Penerimaan BOS Pusat Tw 1
PENGAMBILAN UANG DARI BANKAmbil Uang BOS Pusat
dari Bank
Sebagai Realiasai Keluar
Tanggal pengambilan
Transaksi di Bank
Sumber Dana: BOS Pusat
Jumlah
Uraian Transaksi
Uang Masuk Kas
Sebagai Realiasai Terima
Tanggal pengisian
Transaksi di Kas
Sumber Dana: BOS Pusat
Jumlah
Uraian Transaksi
Pencatatan Pengambilan dari Bank dan Pengisian Kas
Pengambilan sebagai realisasi pengeluaran dari Bank
Juga sebagai realisasi terima pada Buku Kas
Realsasi Keluar
• Semua pengeluaran dari Kas, dicatat sebagai transaksi di kas.
• Setiap transaksi keluar dari kas harus ditulis: Tanggal transaksi, jenis transaksi di Kas, kode bukti, uraian transaksi, sumber dana, nama kegiatan sekolah, komponen BOS yang membiayai, dan jumlahnya
Pemotongan Pajak• Setiap pengeluaran yang dipotong pajak, maka
potongan pajak dicatat pada realisasi masuk.• Nilai yang tertulis pada pengeluaran adalah nilai
total plus pajak• Pencatatan pajak yang dipotong sebagi realisasi
masuk dengan sumber dana pajak dan sebutkan jenis pajaknya apakah itu PPN, PPh21, PPh22, atau PPh23
• Ketika melakukan setoran pajak, maka dicatat pada realiasi keluar, tetapi dengan sumber dana pajak
Realisasi Keluar dari Kas
• Semua transaksi pengeluaran dari kas harus dicatat pada transaksi realisasi keluar pada buku kas
Transaksi Yang Menimbulkan Pajak
• Setiap transaksi yang menimbulkan pajak, pajak yang dipotong dan sebagai realisasi masuk tetapi sumber dana adalah Pajak dan jenis pajak harus dipilih
Setoran Pajak
• Pajak yang disetorkan ke kantor pajak merupakan pengeluaran dari Kas dengan sumber dana ‘Pajak’
Transaksi LengkapPencatatan transaksi realisai terima
Pencatatan transaksi realisai keluar
LAPORAN KEUANGAN
• Laporan keuangan BOS yang bisa dibuat sesuai dengan Petunjuk Teknis pada Permendikbud nomor 76 tahun 2012
• Laporan akan otomatis dibuat setelah tahapan dikerjakan
• Laporan Keuangan yang bisa dibuat adalah: BOS-K1, K2, K3, K4, K5, K6, K7 dan K7a
Tahapan Pembuatan Laporan KeuanganPastikan Jenis laporan sesuai yang diinginkan
Bila kotak ini berwarna gelap, tidak perlu dipilih
Pilih periode laporan, bila kotak berwarna
gelap tidak perlu dipillih
Pilih file data transaksi.Klik tombol “Browse” ->
Pilih file data ->Klik ‘Open’
Terakhir Klik pada tombol ‘ cetak laporan’
CETAK LAPORAN
• Setelah klik ‘cetak laporan’ maka laporan akan dibuat dalam bentuk file excel, dengan format sesuai dengan petunjuk teknis.
• File laporan bisa disimpan dalam hard disk dengan memberi nama terlebih dahulu ( pilih Save as)
• Pencetakan laporan seperti mencetak file excel biasa.
TERIMA KASIH
SECURITY SETTING PADA EXCELPada Option -> Trust Center -> Macro SettingsPastingkan pilihan Macro Setting pada bullet no dua dari atas
SETTING REGIONALKlik tombol bersamaan Window ( )+ R ( )
Akan muncul : Ketikan pada kolom yang tersedia: Intl.cpl kemudian klik OK
SETTING REGIONAL (2)
Pada kolom Format pilih: Indonesian (Indonesia)
Kemudian Klik OK
Jika pilihan sudah Indonesia, maka regional setting di komputer sudah berlaku Indonesia