Prerrequisitos

Crear Planes de Estudio, materias y áreas, grupos.

Haber subido la información generada por el SMART académico al MEREB.

Fase #1

Consultar planes de Estudio

Ejemplo 1: Agregar o editar una materia a un plan de estudio.

Paso 1: Seleccionar el plan al que desea agregar o editar una materia.

Paso 2: Busca en la lista la materia a la que desea realizar cambios y los realiza; si

desea agregar una nueva debe ir al final de las lista de materias del plan seleccionado

aparece en un renglón en blanco, allí deberá colocar el código de materia, el nombre,

su abreviatura, si desea que la materia se agregue al final de la lista dejar el campo

orden tal y como está, de lo contrario si desea que se ordene alfabéticamente

colóquele 0 (cero) en el campo orden.

Paso 3: Terminamos haciendo clic en cualquiera de los dos botones guardar.

Ejemplo 2: Eliminar una materia a un plan de estudio.

Paso 1: Seleccionar el plan al que desea eliminar una materia.

Paso 2: Buscamos en el listado de materias la que se desea eliminar al lado

de la descripción de cada materia hay un pequeño cuadro hacemos clic

sobre el cuadro, aparecerá un ganchito.

Paso 3: Terminamos haciendo clic en cualquiera de los dos botones

Eliminar.

Nota: Para eliminar una materia de un plan, dicha materia no debe estar

asignada a ningún profesor.(si está asignada ir al Ejemplo 8)

Editar Lista Oficial

Propósito: Dar mantenimiento a la información básica de los estudiante por grupo. Obviar

Objeto Descripción Grupo Permite seleccionar el grupo para así poder dar mantenimiento a la información de los estudiantes.

Botón Guardar Guarda la información básica de los estudiantes actualizada.

Botón Imprimir Imprime el formulario con la información de los estudiantes del grupo seleccionado.

Ejemplo 3: Actualizar la información de la estudiante Lin

Cruz del grupo 1-1, cuyo verdadero nombre es Lina.

Paso 1: Seleccionamos el Grupo 1-1

Paso 2: Buscamos en la lista el estudiante al cual se le desea

actualizar, se cambia el nombre por Lina.

Paso 3: Hacer clic en el botón guardar.

Paso 3: Asignación Docente.

3-A: Utilizando la Pantalla Expediente Profesor.

Propósito: Agregar un profesor al MEREB, asignar el o los grupos a los que un profesor impartirá clases. Activar y Desactivar el Status del profesor con respecto

al MEREB.

Ejemplo 5: Vamos a asignar al profesor de Español José R.

Franco un grupo para que imparta clases.

Paso 1: Escribimos su cédula y damos clic en el botón “Buscar”.

(En caso de no saber su cédula hacer clic en Lista)

Paso 2: Proseguimos a asignarle otro grupo. Seleccionamos el

plan BASICO PRIMER AÑO

Paso 3: La materia español con código 201

Paso 4: Seleccionamos el grupo 1-2,

Paso 5: Damos clic en asignar y habremos asignado el grupo 1-

2 al profesor.

Nota: Para eliminar un docente primero se le deben eliminar

sus grupos asignados o transferirles sus libretas a otro

docente. Para ello debe acceder a la opción carga docente.

Ejemplo 4: Agregar Profesor.

Paso 1: Introduzca el número de cédula del profesor.

Paso 2: Escribir el nombre completo del profesor

Paso 3: Colocarle un gancho a la opción activo.

Paso 4: Escribir el número de teléfono móvil del profesor

(opcional).

Paso 5: Hacer clic en el botón guardar.

Nota: Si al guardar le da error verifique si el celular está

escrito sin guiones, de ser así borre los guiones e intente

nuevamente guardar.

Objeto Descripción Botón Buscar Busca la información correspondiente a la cédula proporcionada.

Lista Muestra la lista de los profesores del colegio con su cédula.

Activo Muestra el estado del profesor (si tiene o no acceso al MEREB)

Botón Limpiar Establece todos los campos en blanco para poder realizar una nueva búsqueda.

Botón Guardar Guarda la información actualizada: Nombre, Celular, Estado, materias y grupos asignados.

Botón Eliminar Elimina el profesor del sistema MEREB

Plan Es el plan de estudio que contiene la materia que se le va a asignar al profesor

Materia Es la materia que el profesor va a impartir al grupo que se seleccione

Grupos Contiene el grupo que se le va a asignar al profesor

Botón Asignar Asigna la(s) materia(s) que el profesor va a impartir con el grupo seleccionado.

3-B Utilizando Carga docente (Horarios)

Propósito: Asignar a un grupo en específico un profesor que le imparta una o más materia.

Objeto Descripción Grupos Permite seleccionar el grupo al cual se le asignara un profesor para impartir una materia

Plan Contiene el plan de estudio en el que se encuentra la materia que se va a agregar.

Materia En esta opción se encuentran todas las materias del plan de estudio seleccionado.

Profesor Se encuentra un listado de todos los profesores.

Ejemplo 6: Si queremos agregar un profesor de español al

grupo 1-1.

Paso 1: Seleccionamos el grupo 1-1 en la lista de grupos.

Paso 2: Seleccionamos el plan de estudio.

Paso 3: Se Selecciona materia

Paso 4: Seleccionamos el profesor que la impartirá

Paso 5: Damos clic en agregar.

3-B.1 Cambiar Profesor

Propósito: Permite cambiar la asignación de una libreta de un profesor a otro.

Ejemplo 7: Transferir libreta.

Paso 1: En la sección Cambiar profesor Seleccionamos la

materia.

Paso 2: Seleccionamos de la lista el nuevo profesor.

Paso 3: Hacemos clic en cambiar.

Ejemplo 8: Si deseamos eliminar una materia asignada a un

grupo.

Paso 1: Primero debemos seleccionar el grupo,

automáticamente se alimentará la lista con la carga docente del

grupo.

Paso 2: Seleccionamos la o las materias que deseamos eliminar

Paso 3: Hacemos clic en el botón eliminar.

Paso #4: Crear cuentas de usuario.

Propósito: Crear cuentas de usuario a estudiante regular o de primer ingreso y profesor.

Ejemplo 9: Se creara una cuenta de usuario.

Paso 1: Seleccionamos en Tipo usuario, por esta vez

tomamos la opción “Primer ingreso”, colocamos el nombre

del estudiante o profesor al que le deseamos crear una

cuenta, hacemos clic en el botón buscar, El objeto lista se

alimentará con el nombre completo del o los estudiantes

cuyo nombre coincida

Paso 2: Seleccionamos al estudiante que le crearemos la

cuenta. Al seleccionar se autogenerará un nombre de

usuario el cual puede ser libremente modificado si se desea.

Se coloca el NoClave suministrado por Soporte Técnico

MEREB.

Paso 3: Hacemos clic en el botón guardar.

Si el padre de familia o profesor olvidó su contraseña, se le

crea una nueva cuenta de usuario la cual reemplazará la

cuenta anterior.

Ejemplo 10: Como saber quién tiene cuenta y quién no.

Para ver la lista de estudiantes por grupo o el listado de

profesores hacemos clic en Lista Grupo si desea ver

estudiantes o Profesor si desea ver la lista de profesores.

Teniendo cualquiera de las dos listas desplegadas, los

usuarios que no tengan cuenta creada en la columna

Noclave le aparecerá un guión (-).

Paso #5 Definir Genero de Lista Oficial

Propósito: Definir el género de los estudiantes que tomarán el curso.

Objeto Descripción Profesor Selecciona el profesor

Genero Campo en el que se coloca el número correspondiente al género (1=femenino, 2= masculino, 3= mixto)

Botón Guardar Guarda los cambios realizados

Ejemplo 10: Vamos a cambiar el género de la libreta

de EDUCACIÓN FÍSICA del profesor José R. Franco.

Paso 1: Seleccionamos el nombre del profesor en la

lista, el sistema automáticamente buscará y mostrará

los grupos a los que el profesor imparte clases.

Paso 2: Verificamos el grupo al que cambiaremos el

género y reemplazamos el valor que tenga (por

defecto es 3 (mixto)) ya sea por 1 si es genero es

femenino, 2 si es masculino o tres si es mixto.

Paso 3: Por último guardamos haciendo clic en

guardar.

Paso #6 Asignar Consejeros

Propósito: Asignar grupo de consejería a un profesor

Objeto Descripción Profesor Selecciona el profesor

Grupo El grupo al que el profesor se le asignará consejería

Botón Guardar Guarda consejería asignada.

Eliminar Elimina una consejería asignada a un profesor.

Ejemplo 11: Se le quiere asignar consejería al profesor José

Franco. Al abrir el formulario se nos cargaran los

profesores que ya tienen una consejería y el grupo al que

se le asignó.

Paso 1: Seleccionar de la lista el nombre del profesor, en

nuestro caso José R. Franco.

Paso 2: Seleccionamos el grupo que se le va a asignar al

profesor Franco.

Paso 3: Hacemos clic en el botón guardar.

Ejemplo 12: Para quitarle una consejería a un profesor se

hace clic en “Eliminar”.

Fase #2 Mantenimiento

Expediente Estudiante:

Propósito: Dar mantenimiento a los datos del estudiante, agregar o eliminar estudiante.

Ejemplo 13: Se desea corregir el apellido del estudiante Juan

Gonzales por González.

Paso1: Colocamos la cédula del estudiante y damos clic en el

botón Buscar si no sabemos la cédula damos clic en “Lista”

y podremos buscar al estudiante por su nombre.

Paso 2: Sustituimos el apellido, borramos el actual y

escribimos el cuadro de texto el apellido escrito

correctamente, si deseamos hacer algún otro cambio lo

realizamos y le damos clic en el botón guardar.

Ejemplo 14: Cambiar el estado del estudiante con respecto

al MEREB.

Paso 1: Colocamos la cédula de estudiante al que se le

desea cambiar el estado en el campo cédula y le damos clic

en buscar, el MEREB buscará en la base de datos si la cédula

proporcionada se encuentra en la base de datos. Si lo está

entonces aparecerán sus datos y su Estado MEREB.

Paso 2: Cambiar el estado del estudiante (activo o inactivo).

Paso 3: Hacer clic en el botón guardar Estado.

Si se desea eliminar el estudiante del sistema, debe haber

sido eliminada su matrícula.

Matricular Estudiante

Propósito: Asignarle a un estudiante cualquiera el grupo en el que recibirá sus clases.

Ejemplo 15: Para matricular un estudiante en un grupo.

Prerrequisito: Haber realizado el Paso 1 del Ejemplo 13

Paso 1: Seleccionar el grupo al cual se desea matricular al

estudiante.

Paso 2: Hacer clic en el botón Matricular.

Ejemplo 16: Eliminar matrícula.

Paso 1: Colocamos la cédula del estudiante y damos clic en

el botón Buscar.

Si no sabe la cédula hace clic en “Lista” y podremos buscar

al estudiante por su nombre. Luego de que encuentra el

estudiante, haga clic sobre la cédula (debe aparecerle de

color azul), esto debe devolverle a la ventana principal

mostrando los datos del estudiante.

Paso 2: En la parte de abajo de la ventana le aparecerá el

grupo en el que está matriculado el estudiante con todas

las materias asignadas. Haga clic en el Botón Eliminar

Matrícula.

Preguntas Frecuentes

1. Como subir información del Smart Académico al MEREB

2. No puedo agregar profesores al MEREB

3. El usuario no recuerda su contraseña

4. Cómo imprimir la lista de Estudiantes por grupo

Videos tutoriales

1. Crear, Editar, Eliminar Materias de un plan de estudio.

Como subir información del Smart Académico al MEREB

Para subir información del Smart Académico al MEREB debe contar con una cuenta de gerencia de matrícula suministrada por Soporte Técnico MEREB.

PASOS EN SMART:

Paso #1: Seleccione la ubicación de la base de datos (si se usa el Smart académico omita este paso).

a. Si está utilizando Smart Académico ir al Menú-Herramientas, luego clic Crear archivo para MEREB

Paso #2.1 Seleccione la opción F1 en la parte inferior de la pantalla si lo que desea es crear las generales del plan de estudio la cual incluye: descripción

de los planes, lista de áreas, listado de materias, lista de grupos, lista de hábitos y actitudes y lista de profesores (ésta última es opcional ya que si cuenta

con la lista de profesores en MEREB, no es necesario subirla nuevamente, a parte que el sistema no le dejará hacerlo.)

Paso #2.2 Seleccione la opción F2 en la parte inferior de la pantalla si lo que desea es crear las generales de los estudiantes la cual incluye: nombre del

estudiante, género o sexo, grupo matriculado y código de acudiente (este último es de acuerdo a la configuración de acceso al MEREB de su colegio), por

lo que la opción "por familia" la debe elegir si la forma de acceso al colegio es por familia.

Paso #3 Pulse el botón "Crear Smarti" y si aparece el botón compactar púlselo una vez que se habilite.

PASOS EN MEREB:

Paso #1: Entre al MEREB con la cuenta para subir los planes de estudio y en la opción subir archivo de SMART a MEREB, haga clic en el botón Subir;

cuando le abra la ventana, busque en la ruta c:\smartwin\importar el archivo llamado smarti-#-F1 o smarti-#-F2 (dependiendo de lo que se desea subir)

(# es el número de colegio asignado y es generado automáticamente por el sistema)

Paso #2: Una vez confirmada la transacción de subida, pulse el botón Actualizar. Debe mostrarse sobre la pantalla la palabra Éxito, lo cual le indicará que

el proceso finalizó exitosamente; de lo contrario, el sistema le indicará la razón por la cual no pudo procesar el archivo. Si fue exitoso, puede proceder a

revisar los planes de estudio y/o listas de estudiantes para que continúe con el resto del proceso de asignación docente, etc.

No puedo agregar profesores al MEREB

Eso puede estar sucediendo por diversas razones; entre las cuales está que el docente exista registrado en otro colegio, para lo cual deberá registrarlo

con código en vez de la cédula o que el docente solicite que se le elimine del colegio donde estaba; otra causa es que si está registrando el núm. de

celular, el mismo no puede contener guiones.

El usuario no recuerda su contraseña

Si el usuario no recuerda su contraseña se le creará una nueva cuenta al usuario, el sistema automáticamente desactivará y eliminará la cuenta anterior.

¿Cómo imprimir la lista de Estudiantes por grupo?

Los reportes de estudiantes por grupos están disponibles como uno de los reportes que genera el SMART Académico. (Si necesita orientación por favor

comunicarse directamente con el Departamento de Servicio al Cliente para que se le comunique con un Técnico de Smart)