tutorial para solicitar diÁrias e passagens · 9 1) preencha os campos conforme a respectiva...
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TUTORIAL PARA SOLICITAR DIÁRIAS E PASSAGENS
2016
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1) Acesse o site da Universidade: http://ufsb.edu.br/2) Clique na aba “servidor”3) Selecione o respectivo cargo
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1) Clique no item “Setor de Diárias e Passagens”
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1) Leia atentamente as normas internas que regem as solicitação de diárias e passagens2) Preencha o formulário de solicitação
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1) Acesse link do SIPAC: http://sig.ufsb.edu.br/SIPAC/2) Entre com login e senha3) Caso não possua acesso ao SIPAC, solicite à Protic através de “Chamado Eletrônico”
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1) Acesse o “Portal Administrativo”
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1) Selecione a aba “Comunicação” e em seguida “Memorandos Eletrônicos”2) Clique em “Cadastrar Memorando”
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1) No campo “Unidade Destinatária”, selecione o Setor de Gestão de Diárias e Passagens > UFSB >PROPA > Diretoria de Planejamento > Coordenação de Planejamento e Orçamento
2) Outra alternativa é inserir o código “11.39”, no campo “Unidade Destinatária” e selecionar o setor3) Clique em “continuar”
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1) Preencha os campos conforme a respectiva solicitação2) Anexe os documentos da viagem – o tamanho de cada anexo não pode
exceder 2mb
Neste espaço, detalhar o máximo possível a viagem: servidor, período da missão, objetivo e relevância da participação na atividade, nexo entre as atividades etc.
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1) No campo de “Autenticação do Memorando”, insira o nome do respectivo Pró-Reitor, Diretor, Decanoou Diretoria Geral da Secretaria Executiva, conforme exigido na Portaria 02/2016, Capítulo IV, Art. 7º
2) Após a “Autenticação Digital” da Chefia, o Memorando será encaminhado, automaticamente, para osetor de diárias e passagens (SIPAC)
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1) O SIPAC apresentará uma tela confirmando o envio do Memorando Eletrônico para “AutenticaçãoDigital” da respectiva Chefia
2) A próxima etapa de autenticação é de competência exclusiva da Chefia
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COMO REALIZAR A AUTENTICAÇÃO DIGITAL
201612
Competência: Pró-Reitor, Diretor, Decano ou Diretor Geral da Secretaria Executiva
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1) Chefia Imediata: entre no SIPAC: http://sig.ufsb.edu.br/SIPAC/2) Abra aba “Comunicação”, acesse “Memorando Eletrônico” > “Autenticar”
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1) O “Memorando Eletrônico” aparecerá para visualização e autenticação da respectiva Chefia2) A “Autenticação Digital” deve ser realizada selecionando o botão indicado na imagem abaixo
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1) Inserir a senha e selecionar “Autenticar e Enviar ao Destino”; para encaminhar o “MemorandoEletrônico” ao Setor de Diárias e Passagens
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ITENS PARA OBSERVAR E ANEXAR ANTES DE ENCAMINHAR A VIAGEM VIA SIPAC
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VIAGEM NACIONAL
MOTIVAÇÃO DA VIAGEM
CARTA CONVITE OFÍCIO-CONVITEE-MAIL DE
CONVOCAÇÃO
MEMORANDO DA CHEFIA IMEDIATA
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PROGRAMAÇÃO DA VIAGEM
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE
VIAGEM
HORÁRIO DE TODAS AS
ATIVIDADES
TODOS OS DESLOCAMENTOS
E MEIOS DE TRANSPORTE
JUSTIFICATIVAS COM AMPARO
LEGAL
EVENTO/CURSO
COMPROVANTE DE INSCRIÇÃO
PANFLETO FOLDER CRONOGRAMANOTA DE
EMPENHO DA INSCRIÇÃO
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VIAGEM INTERNACIONALDOCUMENTAÇÃO
PORTARIA INTERNA COM AUTORIZAÇÃO
DO REITOR/CONSUNI
FORMULÁRIO DE AFASTAMENTO (DGP)
PORTARIA DE AFASTAMENTO
PUBLICADA NO D.O.U
CÓPIA/MINUTA DO ACORDO/CONVÊNIO
PARECER FAVORÁVEL DA ASSESSORIA DE RELAÇÕES
INTERNACIONAIS
CÓPIA DO PASSAPORTE
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PROGRAMAÇÃO DA VIAGEM
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE
VIAGEM
JUSTIFICATIVAS COM AMPARO
LEGAL
TODOS OS DESLOCAMENTOS
MOTIVAÇÃO DETALHADA DA
VIAGEM
HORÁRIO DAS ATIVIDADES
CRONOGRAMA CONFORME
PUBLICADO NO D.O.U
MEIO(S) DE TRANSPORTE
JUSTIFICAR VIAGEM EM FINAL
DE SEMANA
EVENTO/CURSO
CARTA CONVITECOMPROVANTE DE INSCRIÇÃO
PANFLETO FOLDER CARTA DE ACEITE
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VIAGEM NACIONALCOLABORADOR EVENTUAL
MOTIVAÇÃO DA VIAGEM
CARTA CONVITE (UFSB)/ACEITE
(COLABORADOR)OFÍCIO/E-MAIL
JUSTIFICATIVA PARA VIAGEM DE COLABORADOR
CURRÍCULO RESUMIDO E ATUALIZADO
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PROGRAMAÇÃO DA VIAGEM
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE
VIAGEM
HORÁRIO DE TODAS AS
ATIVIDADES
TODOS OS DESLOCAMENTOS
E MEIOS DE TRANSPORTE
JUSTIFICATIVAS COM AMPARO LEGAL
EVENTO/CURSO
CRONOGRAMA DO CURSO A SER MINISTRADO
PANFLETO FOLDER
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VIAGEM DE COLABORADOR ESTRANGEIRO
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MOTIVAÇÃO DA VIAGEM
CARTA CONVITE (UFSB)/ACEITE
(COLABORADOR)OFÍCIO/E-MAIL
JUSTIFICATIVA PARA VIAGEM DE COLABORADOR
CURRÍCULO RESUMIDO E ATUALIZADO
PROGRAMAÇÃO DA VIAGEM
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE
VIAGEM
HORÁRIO DE TODAS AS
ATIVIDADES
TODOS OS DESLOCAMENTOS E
MEIOS DE TRANSPORTE
JUSTIFICATIVAS COM AMPARO
LEGAL
DOCUMETAÇÃO ADICIONAL
CÓPIA DO PASSAPORTE
COMPROVANTE DE ENDEREÇO
NOME COMPLETO DA
MÃE
DATA DE NASCIMENTO
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VALE LEMBRAR...
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1) Toda viagem atende ao interesse público;
2) Viagens nacionais devem ser encaminhadas com, no mínimo, 10 DIAS DEANTECEDÊNCIA;
3) Viagens internacionais devem ser encaminhadas com, no mínimo, 30 DIAS DE ANTECEDÊNCIA;
4) É imprescindível anexar DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS da realização da atividade/missão;
5) São documentos comprobatórios da viagem: e-mails de confirmação de reunião; convocação; ofício;panfleto; folder; cronograma do curso/evento/reunião; comprovante de inscrição; cópia deconvenio/contrato a ser assinado etc.;
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VALE LEMBRAR...
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6) VIAGEM DE DOCENTES DA UFSB: devem ser encaminhadas com autenticação digital (Sipac) dorespectivo Decano/IHAC, indicando fonte do recurso a ser utilizado para diárias/passagens;
7) As viagens ocorridas em sábados, domingos e feriados devem ser devidamente justificadas;
8) Quaisquer alterações NÃO PREVISTAS na programação inicial da viagem, são de inteiraresponsabilidade do servidor, se não autorizadas previamente pela Administração. Estas alteraçõesdevem ser comunicadas à administração e justificadas;
9) Viagem para CAPACITAÇÃO (gera certificação): os servidores lotados nos Campis (Sosígenes Costa,Paulo Freire e Jorge Amado) deverão encaminhar a viagem à Coordenação de Apoio Administrativo dorespectivo Campus, que abrirá o processo e fará os encaminhamentos necessários, respeitando aantecedência mínima de 30 dias, previsto na Resolução nº 20/2016 PROPA;
9.1) Exceção: servidores lotados no prédio da Reitoria/Itabuna devem encaminhar a viagem diretamenteao setor de capacitação, com autenticação digital da chefia imediata (Reitor, Vice-Reitor ou Diretor);
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VALE LEMBRAR...
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10) Viagem para capacitação: consultar RESOLUÇÃO N° 20/2016. Disponível em:http://www.ufsb.edu.br/resolucoes/
11) O servidor tem até 5 (cinco) dias corridos, contados do retorno à sede, para realizar a prestação decontas (modelo de Relatório de viagem no site);
12) Prestação de contas de viagem internacional: até 30 dias corridos, contados do retorno à sede.
13) Modelos de formulários (solicitação de viagem, prestação de contas nacional e internacional):http://ufsb.edu.br/setor-de-diarias-e-passagens/