Tutorial Portal Prestador

Módulo Oficina

V.0 – 12/2012

1 - Após o cadastro, a oficina receberá um e-mail: “Primeiro Acesso” que irá informar o link de acesso, usuário e

senha temporária. A senha temporária poderá ser trocada pelo usuário no próprio Portal em: “Configurações de

Usuários”.

2 – A tela abaixo ilustra a página de acesso do sistema Portal Prestador, o usuário deverá inserir o Login e Senha

informados no e-mail: “Primeiro Acesso”. O login por padronização será o nº do CNPJ da Oficina (somente os

números) que está cadastrado na CIA.

3 – Após o 1º acesso de validação, caso o usuário se esqueça da senha de acesso o mesmo poderá recuperar a senha

cilcando no link: “Esqueceu a sua senha? Cique aqui.” (conforme a tela acima), e assim o sistema apresentará a

página abaixo onde usuário deverá inserir o Login (Nº do CNPJ da Oficina cadastrado) e o endereço de e-mail

principal da oficina (cadastrado na CIA). O usuário receberá um e-mail com nova senha para acessar o Portal.

4 – A tela abaixo trata-se da página inicial do Portal (Home), onde ficam localizados os links para utilização dos

recursos disponíveis no sistema.

5 - Para pesquisar os processos o usuário deverá clicar em “Consultar Processos” a página irá disponibilizar diversas

formas de pesquisa: (por período; por status; pelo nº de sinistro; pela placa do veículo) na parte inferior há o grid

que lista os processos encontrados através dos filtros utilizados. Para acessar os detalhes de cada processo, o

usuário deverá clicar no link: “Clique Aqui” do respectivo processo encontrado no grid.

6 – Após a realização da vistoria e a liberação dos reparos é obrigatório que a oficina insira a data de ínicio dos

reparos na janela habilitada na parte inferior da página (conforme ilustração), caso isto não ocorra a oficina receberá

um e-mail alertando a respeito e após o 5º dia útil contados a partir da liberação dos reparos o sistema assumirá

automaticamente a data atual.

7 – Após a fase que a Oficina insere a data de ínicio dos reparos, os faróis do sistema são estimulados para a próxima

fase (Reparos), e um novo recado aparece orientando o usuário do sistema, que deverá assim que concluir os

reparos do veículo inserir a data de conclusão na janela que é habilitada na parte inferior da página.

8 – Concluído os reparos do veículo e inserido as datas mencionadas anteriormente, os faróis do sistema são

estimulados novamente para a próxima fase (Entrega do Veículo), então a Oficina deverá tirar *2 fotos nítidas do

veículo pronto em 45º opostas demonstrando o veículo reparado e as placas, guardar as mesmas que serão

utilizadas no ato do faturamento e inserir a data de entrega do veículo ao proprietário na janela habilitada na parte

inferior da página.

*Procedimento Obrigatório que implica na aceitação do pedido de Faturamento.

9 – Após a fase de entrega do veículo é habilitado um link “Informações de Faturamento” caminho este utilizado

para a oficina visualizar as informações sobre o faturamento, como os valores aprovados, dados da CIA a serem

utilizados pela Oficina para emitir a (s) Nota (s) Fiscal (is) e registrar a solicitação do faturamento.

10 – A página abaixo trata-se do detalhamento das informações de faturamento, nesta fase a Oficina pode observar

informações do processo e preencher os campos em branco anexando a Nota Fiscal Digitalizada e as imagens do

veículo para solicitar o faturamento.

Abaixo, instruções desta fase:

Valores disponíveis a serem faturados pela

Oficina compostos em: Mão de Obra + Peças

(fornecidas pela Oficina) – Franquia e/ou

Avarias e/ou QBR.

Dados que deverão ser utilizados pela Oficina para

confeccionar a Nota Fiscal do respectivo processo.

Atentar-se, pois os dados são alterados a cada

processo e região!

A Oficina deverá selecionar o tipo de Nota Fiscal de

acordo com a nota confeccionada

11 – **Após salvar a solicitação de faturamento o usuário deverá retornar a tela de detalhes do processo e acessar o

link: “Protocolo do Sinistro”, o sistema abrirá um documento de identificação que deverá ser impresso e anexado a

Nota Fiscal Física / Talão e enviado á CIA conforme o endereço de Caixa Postal contido no protocolo.

** Somente as Notas Fiscais Físicas / Talão deverão ser enviadas para a caixa postal da CIA, e este procedimento também é

obrigatório.

O sistema calculará automaticamente o valor a faturar

de acordo com os valores disponíveis e o tipo de nota

selecionada, este valor deverá ser confirmado pelo

usuário no campo: “Valor emitido”.

Acima estão os campos onde a Oficina deverá anexar a Nota Fiscal digitalizada (Física ou Eletrônica) e as

imagens do veículo (2 fotos em 45º opostas demonstrando o veículo reparado e as placas). Após estes

passos é só salvar a solictação de faturamento.

Modelo do documento “Protocolo Sinistro” que deve ser enviado á CIA junto com as Notas Fiscais Físicas / Talão.

12 – Canal de comunicação para os usuários do sistema Portal Prestador:

portal.oficinas@tokiomarine.com.br

Portal.Oficinas: endereço de e-mail disponível para que o

usuário do Portal solicite informações e esclareça dúvidas a

respeito da utilização do sistema e obtenha suporte técnico.

Não serão considerados e-mails questionando a respeito de

datas, posição de processos, pagamentos, liberações e análise.