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8/18/2019 Tutorial Proveedores

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PROVEEDORES Proceso de búsqueda y de selección de proveedores

2010

Pablo Peñalver AlonsoJuana Palencia Sarrión

Elisa Izquierdo Carnicero2010



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TABLA DE CONTENIDOS

Proveedores. Buscar y seleccionar ............................................................................................... 3

La búsqueda de proveedores .................................................................................................... 4

Proveedores. Criterios de selección ............................................................................................. 5

Criterios económicos ................................................................................................................. 5

Criterios de calidad .................................................................................................................... 5

Proveedores. Evaluación y selección ........................................................................................... 7

Resumen ....................................................................................................................................... 9

PRIMERO: .................................................................................................................................. 9

SEGUNDO: ................................................................................................................................. 9

TERCERO: ................................................................................................................................. 10

CUARTO: .................................................................................................................................. 10

QUINTO: .................................................................................................................................. 11

SUPUESTO: .................................................................................................................................. 12



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Proveedores. Buscar y seleccionar

A la hora de llevar a cabo una idea de negocio e iniciar sus actividades, la

empresa necesita adquirir productos y servicios (materias primas,componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.).

Todas las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y de selecciónde proveedores de bienes y servicios que se adecuen a las necesidades dela empresa.

El departamento de compras sería el que normalmente realice estafunción pero un proyecto de empresa que debe realizar el alumno en 2ºcurso del ciclo superior de Administración y Finanzas, en el MóduloProyecto empresarial, deberá llevar a cabo la misma como uno de lospuntos importantes que influirá en la decisión de viabilidad del mismo.

Las fases que describimos son muy importantes ya que pueden influirdecisivamente en el capítulo de gastos como son las COMPRAS:

1. Describir el proceso de búsqueda y selección de proveedores.

2. Comunicarse correctamente, de forma escrita, con posiblesproveedores para recabar la información más adecuada.

3. Establecer criterios de selección de los proveedores idóneos parasatisfacer las necesidades de la empresa.

4. Evaluar las condiciones de varios posibles proveedores, de acuerdocon los criterios establecidos, y elegir el más adecuado.



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La búsqueda de proveedores

Se trata de establecer una lista de las empresas que fabrican los bienes o

servicios que nos interesan para solicitarles información y, luego, elegir lamás adecuada a nuestros intereses.

Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiarsi los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivoen nuestra productividad, calidad y competitividad.

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de losmás adecuados basándose en los criterios de selección que se hayanelegido hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muyrecomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido quenecesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre variosproveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si unproveedor falla.

A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y seleccióntiene un coste económico para la empresa (aunque únicamente seconsidere el tiempo dedicado por las personas encargadas de laselección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los productosque se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que seobtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección delos proveedores .



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Proveedores. Criterios de selección

Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las

ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a laelección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones másadecuadas a las necesidades de la empresa.

Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterioseconómicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación deambos.

Igualmente importante son los Factores de Servicio: instalación,mantenimiento, impuestos de aduana, atención al cliente, periodo degarantía, asistencia técnica.

Criterios económicos

La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, losdescuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte,embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra(rappels) y los plazos de pago.

Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente,cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, seelegirá el de mayor calidad.

Criterios de calidad

Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una granimportancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a unmeticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizarmuestras, realizar pruebas, etc. Este criterio se utiliza cuando lo que primaen la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que



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no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese alcomprador en ese momento.

También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha deresponder a unas características técnicas determinadas. Cuando losartículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte máseconómico.

No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto quetambién se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos nodirectamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio

postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedortengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente,etcétera. También se toman en cuenta del proveedor, su prestigio,localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad financiera y nivelorganizativo y de administración (véase Ilustración 1.)..

Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores.



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Proveedores. Evaluación y selección

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los

más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posiblesproveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios deselección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocosproveedores. Con la información que se recabe en el proceso de selecciónse realiza el siguiente trabajo:

- Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores enel que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedorpuede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece (véaseIlustración 2.).

Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores.



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- Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidaspor todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago,descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudiocomparativo con toda la información recabada (véase Ilustración 3.).

Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores.

No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los

pedidos entre varios para garantizar el suministro en el caso de quealguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con elconsiguiente perjuicio económico, al tener que parar el procesoproductivo o desabastecer a los clientes.

Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, aldistribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappelsfuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, esconveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado ycuáles son las razones que han llevado a dicha elección. A los proveedoresno seleccionados se les puede notificar las causas que han motivado el noaceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesenlugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sinotambién en futuras ocasiones.



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Resumen

Pasos que debemos seguir para analizar y valorar las ofertas recibidas:

PRIMERO:

1.- PRESELECCIONAR LAS OFERTAS RECIBIDAS: eliminar las ofertas de proveedores que no se ajusten a nuestras condiciones principales ocualquiera que sea inadmisible. (Ver Ilustración 1 )

2.- COMPLETAR UNA FICHA PARA CADA PROVEEDOR: debe contener losdatos de identificación de la empresa, los productos y las condicionescomerciales que ofrece. (Ver Ilustración 2 , Tabla 1 )

3.- ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS: cuadro-resumen que refleje la información sobre el precio, la calidad, la formade pago, el plazo de entrega y todas las condiciones que ofrezcan cadauno de los proveedores seleccionados. (Ver Ilustración 3 , Tabla 2 , Tabla 3 )

SEGUNDO:

Durante el proceso de baremación o valoración de las ofertaspreseleccionadas, pasos que se siguen para calcular la puntuación quecorresponde a cada una de las ofertas:

- Asignar un total de puntos entre los factores económicos, de calidady de servicio en fu nción de la importancia, estableciendo un barem ode puntuación. Ver baremo (1) , (2) , (3)

, (4) .- Calcular la puntuación, que en base al baremo, haya obtenido cadauna de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el

proveedor más idóneo. (Ver Tabla 4 , Tabla 5 , Tabla 6 , Tabla 7 )



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TERCERO:

Los conceptos aparecen en un cuadro comparativo de ofertas, agrupados

por factores de selección, como por ejemplo:

ECONÓMICOS CALIDAD SERVICIOGastos de peaje An álisis de las muestr as I nstalaciónDescuento comercial Prueba de funcionamiento Plazo de entr egaPrecio unitar io del artícul o Estudio características

técnicasDemanda del pr oducto

Transporte Mantenimiento

Envases Piezas de repuestoEmbalajes I magen de la marcaI mpuestos de aduana Atención al cli enteGastos de carga y descar ga Periodo de garantíaRappels Asistencia técnicaPlazo del pago Solvencia del proveedorTabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas

CUARTO:

Una vez realizado el análisis y valoración de ofertas debemos visitar alproveedor o proveedores preseleccionados. La visita se hace necesariadebido a factores específicos del producto y del proveedor. Estos factoresson:

- Las características técnicas y la facilidad de uso.

- La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido paraello.

- La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades delcliente.

- La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor queaseguran la comodidad en el suministro del pedido.



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QUINTO:

La decisión de compra, en el seno de la empresa compradora, depende de

factores relacionados con la organización de la propia empresa y delproceso de compra, los factores son:

El riesgo percibido y el tiempo disponible.

Estos factores derivan directamente de la organización del proceso decompra, de que la toma de decisiones sea autónoma, donde resaltan las

preferencias del usuario principal del producto, o conjunta, donde lascondicionantes son los conflictos entre personas relacionadas con el

proceso de compra.



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SUPUESTO:

La empresa MADERERA GUTIERREZ, S.A. dedicada a la compraventa de

madera quiere realizar un contrato de suministro de un año, teniendo encuenta que los pedidos se realizarán cada 10 días. Para ello, se haseleccionado a dos proveedores potenciales para realizar la baremación,que tendrá las siguientes características:

MADERAS VALDEPEÑAS, S.A.ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO DTO. PORTES CALIDAD F.PAGO PLAZOMADERA PINO 2000 1.300€ 5% 18.000€ Muy Buena Al Contado 4 díasMADERA NOGAL 3000 2.250€

Tabla 2. Oferta Proveedor 1.

SUMINISTROS DE MADERA, S.L.ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO DTO. PORTES CALIDAD F.PAGO PLAZOMADERA PINO 2000 1.400€ 6% 20.000€ Buena A 60

días4 días

MADERA NOGAL 3000 2.380 € Tabla 3. Oferta Proveedor 2.

La empresa decidirá cuál de estas empresas va a ser su proveedor,concediéndole todo el pedido a una sola.

El baremo (1) a aplicar será:

- La calidad es muy importante, por lo que se le asignará:

M. Buena = 40 puntos.Buena = 30 puntos.



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CARACTERÍSTICAS BAREMO

PROVEEDORES

MADERASVALDEPEÑAS, S.A

SUMINISTROS DEMADERA, S.L.

Calidad:

Muy Buena

Buena

40

40

30

Tabla 4. Solución Baremo Calidad.

(2)

- El precio más idóneo para el artículo madera de pino es 1.200 €

unidad. Por lo que se aplica:1.200 = 15 puntos.Y para el artículo madera de nogal es de 2.300 € . Por lo que se leaplica:2.300 = 15 puntos.


PROVEEDORES



Precio madera Pino

Precio madera Nogal

15

15

14,55

16,11

13,65

15,39

Tabla 5. Solución Baremo Precio.

MADERAS VALDEPEÑAS, S.A.Madera pino: (1.200x15):1.237,5= 14,55

Madera nogal: (2.300x15):2.141,83= 16,11

SUMINISTROS DE MADERA, S.L.Madera pino: (1.200x15):1.318,82= 13,62Madera nogal: (2.300x15):2.241,99= 15,36

(3)

- En la forma de pago debemos desechar el pago al contado, por lo quese aplica:90 días = 15 puntos.

60 días = 10 puntos.30 días = 5 puntos.



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PROVEEDORES

MADERAS

VALDEPEÑAS, S.A

SUMINISTROS DE

MADERA, S.L.Forma de pago 15 0 10

Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago.

(4)

- Debemos considerar que los plazos de entrega a nuestros clientes sonde 5 días, por lo tanto se desestimará todo plazo superior a esos días.

Teniendo en cuenta que si se demoran le aplicaríamos unapenalización del 7% en el siguiente pedido. El baremo sería:0 días = 15 días.2 días = 10 puntos.4 días = 5 puntos.


PROVEEDORES



Plazo de entrega 15 5 5

Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega.

- Si se demorasen en el plazo de entrega, tendríamos que realizar elpedido a otro proveedor, y al comprar fuera del contrato de

suministro nos cargaría el nuevo proveedor un 6% más sobre el precio.



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REALIZAR:

1. Calcular los costes de cada producto y proveedor.2. Aplicar el baremo correspondiente.3. Decidir cuál es el proveedor más idóneo.



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INDICE ILUSTRACIONES Y TABLAS

Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores................. 6

Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores. ........................................................................... 7

Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores. .................................................................... 8

Tabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas .................................................................................... 10

Tabla 2. Oferta Proveedor 1. ....................................................................................................... 12

Tabla 3. Oferta Proveedor 2. ....................................................................................................... 12

Tabla 4. Solución Baremo Calidad. .............................................................................................. 13

Tabla 5. Solución Baremo Precio. ................................................................................................ 13

Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago. .................................................................................. 14

Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega. ............................................................................... 14

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