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Análisis de la Gestión Administrativa

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Unidad IV: Objetivos y Normas del Análisis de la Gestión Administrativa

De

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El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.J.P. Sergent

En la unidad anterior analizamos que AGA interviene se aplica en todas la Fases del Proceso Administrativo

Organización Dirección

Coordinación Ejecución Control

Planificación

El Análisis de la Gestión Administrativa

Busca:

El Diagnostico Administrativo

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización

administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y

efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas

viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Estudio Sistemático

Estudio Integral

Estudio Periódico

Conocer la Organización

Administrativa y su Funcionamiento

Detectar las Causas y Efectos de los

Problemas

Proponer Soluciones Viables a esos

Problemas


Estudio Sistemático

Estudio Integral

Estudio Periódico

Conocer la Organización

Administrativa y su Funcionamiento

Detectar las Causas y Efectos de los

Problemas

Proponer Soluciones Viables a esos

Problemas

Debe poseer un Método de Trabajo

Debe abarcar todas las áreas y procesos

Debe realizarse cada cierto tiempo

Debe analizar en detalle todo la Organización de la empresa (Estructura, Aplicación de Principios

Organizacionales) y su funcionamiento (Aplicación de Normas y Procedimientos).

Debe determinar cuales son los problemas que afectan a la Organización así como los Orígenes y

consecuencias de los mismos.

Debe generar propuestas para solventar de una forma factible esos problemas


¿Por qué es necesario efectuar un Diagnostico Administrativo?

(1) Porque las Organizaciones están expuestas a tener problemas

(2) Porque los problemas generan crisis que afectan el funcionamiento de la organizaciones y sus relaciones internas.

(3) Porque es deber del administrador generar soluciones a esos problemas

(4) Porque las organizaciones requieren adaptarse a los cambios del entorno modernizando sus estructuras y funcionamientos a las exigencias de ese entorno cambiante (Mejoramiento Continuo).

(5) Porque es deber del administrador facilitar ese proceso de Mejoramiento Continuo incorporando todos elementos novedosos que se producen en el entorno para incrementar la eficiencia de la organización.


Áreas de Aplicación del Diagnostico Administrativo

(1) Estructura Organizativa: Líneas de Autoridad / Tramos de Control / Departamentalización

(2) Distribución de Funciones y Tareas: Cuadros de Funciones

(3) Ejecución de los Procesos: Descripción Gráfica de Procesos/ Manuales de Normas y Procedimientos Cumplimiento de Normas y Procedimientos / Mediciones del Trabajo

(4) Delegación y Toma de Decisiones: Nivel de Delegación / Áreas Delegadas / Proceso de Toma de Decisiones

(5) Comunicación y Coordinación: Relaciones Internas / Canales de Comunicación / Grado de integración

El Diagnostico Administrativoes parte del proceso de

Análisis de la Gestión Administrativa

Pues el Diagnostico Administrativo abarca:

la Organización y los Procesos

AdministrativosMientras que el Análisis de la Gestión

Administrativa no solo abarca

la Organización y los Procesos Administrativos

sino también

los Resultados de la Gestión siendo un Abordaje más

completo e integral

Objetivos delAnálisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Generales:

(1)Mejoramiento Continuo

Identificar aquellas área de la empresa que pueden ser mejoradas, ya sea porque

presentan fallas en la ejecución de sus procesos o porque requieren

ser modernizadas para adaptarse al entorno organizacional



(2)Reducir Costos

Optimizar la relación existente entre la Producción de Bienes y

Servicios, y los recurso consumidos en dicho proceso. De esta manera de busca un uso racional de estos

recursos sin afectar la calidad para incrementar el rendimiento.



(3)Maximizar Resultados

No solo mejorando la utilización de recursos, sino también

incrementando la productividad para alcanzar mayores niveles

efectividad y eficiencia, obteniendo mejores rendimientos de la inversión y más beneficios.


Objetivos Específicos:

Estudio

Determinación

Evaluación

Detección

Calificación

1) Estudiar la organización de la empresa, visualizando los cambios de importancia que se deben hacer;

2) Determinar debilidades en los procedimientos administrativos;

3) Evaluar que tan adecuados y efectivos son los controles internos;

4) Detectar las desviaciones en la administración de la empresa, revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones.



Estudio

Determinación

Evaluación

Detección

Calificación

5) Calificar la confiabilidad que debe darse a la información financiera;

6) Detectar las áreas críticas y determinar las medidas para superar la crisis.

7) Detectar áreas de posible notables economías.

8) Prestar asistencia a toda la administración en la ejecución efectiva de sus funciones.


Objetivos Específicos:Asistir

Conocer

Verificar

Abrir

Ampliar

Señalar

Lograr

9) Conocer la capacidad de la administración en su acepción general para: - Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos; - Abrir nuevas líneas de actividad; - Ampliar los mercados; - Evaluar el logro de los objetivos.



Simplificar Decidir

Maximizar Propender

Mejorar Motivar

Obtener Lograr

AGAD

10) Señalar observaciones constructivas y proponer recomendaciones viables, con el fin de:

(a) Lograr mejores métodos operacionales para la obtención de altos rendimientos;

(b) Lograr optimizar el control;

(c’)Simplificar tareas en el aprovechamiento del esfuerzo humano;

(d) Tomar decisiones contra posibles pérdidas, errores y deficiencias en general;

(e) Establecer patrones de producción y mejorar el rendimiento de los trabajadores, motivándolos con posibles ascensos;



Simplificar Decidir

Maximizar Propender

Mejorar Motivar

Obtener Lograr

AGAD

10) Señalar observaciones constructivas y proponer recomendaciones viables, con el fin de:

(f) Mejorar los movimientos y tiempos operacionales en función de la reducción de costos, simplificar los procesos, etc.;

(g) Lograr el máximo aprovechamiento de todos los recursos de la empresa;

(h) Propender al mejor uso de la mano de obra, materia prima y equipos;

(i) Obtener la mejor calidad del producto o servicio;

(j) Mejorar los servicios y beneficios a favor de la colectividad y maximizar las utilidades.

Normas aplicables alAnálisis de la Gestión Administrativa

Con base a lo establecido por SANTIAGO C. LAZZATI es válido afirmar para el análisis de gestión administrativa que:

“La adopción de normas en materia de dictamen, así como de las demás normas contribuye a mejorar el servicio que los auditores brindan a sus clientes y a la comunidad. Además, dichas normas hacen más comprensivas, tanto para los profesionales como para los demás interesados, las cuestiones generales vinculadas con el alcance de la auditoría , el significado de la opinión contenida en el dictamen y la responsabilidad consecuente del profesional. La existencia de normas no implica de manera alguna restringir la libertad de criterio que debe ejercer un profesional al emitir su dictamen”.


Tipos de Normas

Normas Personales

Normas Relativas a la realización del trabajo

Normas Relativas al Informe


Normas PersonalesSe refieren a las cualidades del analista, a la calidad de su trabajo y a aspectos de ética profesional, siendo las principales:

1) De la Formación Técnica y Capacidad Profesional:

1.1.) El analista debe ser un Licenciado en Administración con el desarrollo y capacidad profesionales para ejercer idóneamente;

1.2.) El analista debe poseer una adecuada formación y experiencia en el campo del análisis de gestión y estar habilitado para ejercer;

1.3.) El analista de gestión debe asesorarse apropiadamente cuando no sea competente para prestar un servicio, en caso contrario debe abstenerse.



1) De la Formación Técnica y Capacidad Profesional:

1.4.) El analista de gestión debe mantenerse en constante actualización de los conocimientos, tanto en los aspectos técnicos como en los generales;

1.5.) El analista de gestión debe buscar asesoramiento técnico de expertos en el área que sea pertinente.

1.6.) El analista de gestión debe adoptar un programa para asegurar el control de calidad en el cumplimiento de sus servicios profesionales acorde con los pronunciamientos que en la materia se hayan promulgado a nivel nacional e internacional;



2) De la Independencia, Integridad y Objetividad:2.1.) El analista debe tener independencia mental para ejercer su trabajo en base a su criterio profesional garantizando total imparcialidad en sus mediciones y objetividad en sus juicios.

2.2.) El analista debe tener integridad es decir que sus actuaciones deben estar sometidas a principios de rectitud debiendo ser en todo momento intachables.

2.3.) El analista debe ser objetivo en todas sus actuaciones, es decir que no debe poseer una actitud imparcial frente en todas sus actividades ni debe poseer ningún tipo de intereses en la organización más allá de los vinculados al campo profesional.



3) De la diligencia profesional:3.1.) Todas sus actuaciones deben ser efectuadas de manera oportuna y de la calidad esperada.

3.2.) El trabajo desarrollado por el analista debe estar ajustado a los principios y normas relativos a su actuación.

3.3.) El analista solo debe aceptar aquellos trabajos que pueda realizar.

3.4.) La calidad del trabajo del analista debe estar ajustado a los parámetros de calidad en cuanto al análisis, información empleada, papeles de trabajo etc., y debe estar preferiblemente sujeto a supervisión y control de las sociedades de analistas.


Normas Relativas a la realización del trabajoSe refieren a los procedimientos y métodos empleados por el profesional de la administración durante la ejecución del análisis de la gestión administrativa.

1) De la Planificación:1.1.) El trabajo de Análisis de la Gestión Administrativa debe ser técnicamente planificado con la suficiente antelación.

1.2.) El trabajo de Análisis de la Gestión Administrativa debe ser planificado en función de los alcances, limitaciones y objetivos que se pretenden alcanzar.

1.3.) Al momento de planificar su trabajo, el analista debe tomar en cuenta el conocimiento que posee sobre la naturaleza y objeto de la organización así como las normas y procedimientos de la misma.



2) De la Supervisión:2.1.) El analista deberá ejercer supervisión sobre el trabajo ejecutado por sus asistentes para verificar que el mismo se realizo bajo los parámetros de calidad establecidos. Aquellos asistentes con menor experiencia deberán tener una mayor supervisión.

2.2.) Debe quedar constancia de este proceso de supervisión.

2.3.) Los asistentes deben claro sus responsabilidades dentro del proceso de análisis así como los conocimientos y experiencia necesaria para ejecutarlo con la suficiente eficiencia.



3) De la Evidencia Suficiente y Competente:3.1.) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación, seguimiento y otros procedimientos, con el propósito de llegar a bases razonables para la elaboración del informe;3.2.) La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el analista y que tienen relación con las áreas objeto de análisis;

3.3.) La evidencia se obtiene de la aplicación de pruebas sobre determinados procedimientos seleccionados por el analista en base a las circunstancias y su criterio profesional.



4) De los Papeles de Trabajo:4.1.) Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el analista, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución del trabajo, junto con las decisiones que ha debido tomar para la elaboración del informe.

4.2.) Los papeles de trabajo se preparan en la medida en que se ejecuta el trabajo y deben ser lo suficientemente claros y detallados.

4.3.) El analista debe establecer y conservar aquellos papeles de trabajo que sirvan de prueba de su actuación.


Normas Relativas al informeSe refieren a la obligación de presentación de un Informe de Resultados del trabajo de análisis realizado y de la forma que debe ser presentado.

1) De la obligación de emitir un informe:

1.1.) Independientemente de las circunstancias el analista esta en la obligación de informar de manera veraz e imparcial sobre los resultados del trabajo efectuado en base a las resoluciones del FCLAV.

2) La Presentación y Contenido del Informe: Esto parte será analizada en unidades subsiguiente.

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