ud03 docs online

GESTIÓN COLABORATIVA DE LA

INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

1. Ejemplo de herramientas para la gestión de

documentos online

Autor: Sebastián Torres Toro

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GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

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INTRODUCCIÓN Y ORIENTACIONES PARA EL ESTUDIO

Veremos a continuación una serie de herramientas que permiten crear, editar, guardar y

en definitiva trabajar de forma gratuita con una serie de documentos directamente a

través de la web, tales como documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones

gráficas (tipo PowerPoint).

Este tipo de herramientas tienen importantes ventajas, entre las cuales se encuentran las

siguientes:

• Son totalmente gratuitas.

• No es necesario realizar ningún tipo de instalación en nuestro ordenador, ya que

se utilizan de forma online.

• Se pueden utilizar desde cualquier ordenador: basta con una conexión a Internet,

darnos de alta en el servicio, y comenzar a trabajar con ellas.

• Las versiones de estos servicios (equivalentes a las versiones de los programas

instalados en un ordenador) se actualizan automáticamente, por lo que siempre

dispondremos de forma gratuita de la última versión.

• Suelen permitir de una forma muy sencilla compartir documentos con varias

personas, por lo que es posible el trabajo grupal online sobre un mismo

documento.

• También es posible, mediante este tipo de servicios, publicar nuestros

documentos en una dirección URL para que sean visibles por cualquier persona.

A lo largo de esta unidad didáctica vamos a ver las principales herramientas o servicios

que permiten trabajar con documentos de forma online. Para ello, comenzaremos viendo

posiblemente el más popular de todos: Google Docs. En este servicio será en el que más

profundizaremos. Veremos las herramientas de que dispone para crear documentos, hojas

de cálculo y presentaciones gráficas (tipo PowerPoint). También aprenderemos a publicar

estos documentos, y lo que es más importante, a compartirlos para que podamos trabajar

de forma colaborativa con un grupo de personas. Esto último será muy útil puesto que nos

permitirá trabajar en un mismo documento diversas personas a la vez (incluso de forma

concurrente, es decir, en tiempo real).

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Continuaremos analizando otra herramienta muy completa y que emula perfectamente

muchísimas de las características del paquete Microsoft Office: se trata de Thinkfree. No

nos detendremos con tanto detalle como en el caso de Google Docs, pero si que veremos

sus características y posibilidades (algunas de ellas superan a las de Google Docs).

Pasaremos a ver, esta vez de una forma muy breve, otra de las herramientas para trabajar

con documentos de forma online: se trata de Zoho.

Son objetivos por tanto fundamentales en esta unidad didáctica aprender a utilizar al

menos Google Docs. Para ello, es recomendable darse de alta en estos servicios, y realizar

las actividades planteadas a lo largo de la unidad didáctica (y que básicamente consisten

en crear diversos documentos en ambos servicios).

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

• Conocer el funcionamiento y la aplicabilidad de algunos servicios para el trabajo

con documentos online.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Conocer las principales características y funcionalidades de Google Docs.

• Conocer las principales características y funcionalidades de Thinkfree.

• Conocer las principales características y funcionalidades de Zoho.

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1. EJEMPLO DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ONLINE

1.1. GOOGLE DOCS

Sin duda, uno de los más populares y que más éxito ha tenido ha sido Google Docs, el

servicio de gestión de documentos online de Google. Veamos sus principales

características.

1.1.1. INTRODUCCIÓN A GOOGLE DOCS

Google docs es un servicio de Google para trabajar de forma online con documentos de

texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Este servicio es totalmente gratuito, y con el se pueden realizar las siguientes

operaciones:

A. DOCUMENTOS DE TEXTO:

1. Crear o subir documentos ya creados de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto, así

como guardarlos en nuestro ordenador con estos mismos formatos (además del

formato PDF o ZIP).

2. Aplicar formato a los documentos, utilizando para ellos un sencillo editor del tipo

WYSIWYG (What You See Is What You Get, es decir, lo que ves es lo que obtienes).

3. Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.

4. Trabajar de forma colaborativa y en tiempo real con otras personas, pudiendo

invitarles mediante su dirección de correo electrónico para que puedan editar o

solamente ver nuestros documentos y hojas de cálculo.

5. Edición del historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo,

incluyendo la posibilidad de restaurar cualquier versión anterior.

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6. Publicar documentos online para que estén disponibles para todo el mundo, como

páginas web -mediante una URL creada de forma automática- o como documentos

publicados en nuestro blog.

B. HOJAS DE CÁLCULO:

1. Importar y exportar datos con los formatos XLS, CSV y ODS (y exportar funciones para

PDF y HTML).

2. Aplicar formatos y fórmulas en las hojas de cálculo.

3. Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja de cálculo.

4. Insertar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en nuestro blog o

página web.

5. Crear de una forma muy sencilla gráficos de diversos tipos, a partir de los datos

introducidos en las hojas de cálculo.

C. PRESENTACIONES:

1. Importar presentaciones que tengamos creadas en los formatos de archivo PPT y PPS.

2. Guardar las presentaciones que realicemos en formato PPT o PDF.

3. Editar y aplicar formato a las presentaciones, utilizando para ellos un sencillo editor

del tipo WYSIWYG.

4. Posibilidad de insertar imágenes y autoformas previamente creadas.

5. Aplicar a las diapositivas diferentes tipos de temas para que se ajusten a nuestras

preferencias.

6. Compartir y editar presentaciones con otras personas (tanto con colaboradores con

permisos de edición, como con lectores (sin permisos de edición).

7. Visualizar las presentaciones en tiempo real con otras personas, pudiendo interactuar

con ellas mediante una herramienta de chat.

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8. Publicar las presentaciones en la Web.

1.1.2. CÓMO DARNOS DE ALTA EN EL SERVICIO GOOGLE DOCS

Si ya disponemos de una cuenta en Google (por ejemplo, si tenemos una dirección de

correo electrónico en gmail), entonces no será necesario darnos de alta de nuevo para

acceder al servicio de Google Docs: bastará con seleccionar el servicio, y nada más

(pulsando para ello sobre el botón de "Más" y seleccionar Google Docs, tal y como se ve en

la siguiente imagen):

Selección del servicio Google Docs.

En la ventana que nos aparece, tendremos que introducir nuestra dirección de correo, y a

continuación la contraseña. Seleccionaremos "Recordarme en este equipo" si estamos

utilizando un ordenador personal para no tener que introducir nuevamente la dirección de

correo y la contraseña. Finalmente tendríamos que pulsar sobre el botón "Acceder".

Acceso a nuestra cuenta de Google.

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Si todavía no tenemos creada una cuenta en Google, deberemos seleccionar el botón

"Cómo empezar" y rellenar los datos del siguiente formulario. En amarillo, se indican los

campos que hay que rellenar:

Primer paso para crear nuestra cuenta en Google.

Formulario para la creación de la cuenta en Google.

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Google enviará un mensaje a la dirección de correo que hayamos indicado para crear la

cuenta, únicamente deberemos pulsar sobre el enlace que nos aparece en el mensaje para

confirmar el alta de la cuenta. Si todo ha ido bien, podremos ver algo similar a la

siguiente imagen:

Confirmación de la activación de la cuenta de Google.

Tras pulsar sobre el enlace "Haga clic aquí para continuar", se nos abrirá el servicio de

Google Docs, desde donde podremos comenzar a crear y editar todo tipo de documentos

de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

1.1.3. CREACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1.3.1. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

Antes de comenzar a crear documentos, podemos configurar el entorno de trabajo de

Google Docs para que los menús estén en el idioma que deseemos. Para ello, deberemos

pulsar sobre "Settings", en la zona superior derecha de la pantalla.

Acceso a la configuración del idioma.

A continuación bastará con seleccionar el idioma deseado (en nuestro ejemplo,

seleccionamos "Español").

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Configuración del idioma en Español.

Desde esta última página también podemos cambiar la configuración de algunas de las

opciones de GoogleDocs, como por ejemplo la zona horaria, el nombre que se muestra al

compartir documentos, la configuración para publicar directamente en el blog, etc.

1.1.3.2. CREACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO

Si queremos crear un nuevo documento desde la ventana principal de GoogleDocs,

tendremos que seleccionar el menú Nuevo y a continuación Documento.

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Creación de un nuevo documento.

Se nos abrirá un entorno para la edición de texto, similar a la de cualquier otro

procesador de texto, y en el que podremos ir creando nuestro documento.

Entorno para la creación de nuestros documentos.

Si quisiésemos añadir un enlace en alguna de las palabras o frase en nuestro documento,

deberíamos seleccionar lo que queremos enlazar y a continuación pulsar sobre el texto

Enlace subrayado y en color azul. Se nos abrirá la siguiente ventana, donde podremos

seleccionar el tipo de enlace deseado (URL, documento, marcador o dirección de correo

electrónico), así como establecer las propiedades del enlace.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un enlace de un texto ("Google Docs"),

con una URL (http://docs.google.com), y con el texto emergente "Enlace a Google".

También podremos especificar si abrimos el enlace en una nueva ventana o no.

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Inserción de un enlace en un documento de Google Docs.

El enlace quedaría de la siguiente forma en el documento:

Enlace a una web en nuestro documento.

1.1.3.3. OPERACIONES BÁSICAS CON NUESTRO DOCUMENTO

Algunas de las operaciones básicas que podemos hacer con nuestro documento, es por

ejemplo Guardar el documento (pulsando sobre el icono de Guardar, seleccionando el

comando Archivo > Guardar, o directamente en el botón Guardar en la esquina superior

derecha de la ventana de trabajo). No obstante, Google guardará automáticamente el

documento cada cierto tiempo.

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También podremos guardarlo como una copia nueva, cambiar el nombre del documento,

imprimirlo, verlo como una página web, o descargarlo con un formato determinado (PDF,

Word, HTML, RTF, Texto o OpenOffice). En la siguiente imagen podemos ver el menú

Archivo incluyen estas opciones:

Diferentes comandos relacionados con la gestión de nuestro documento.

Una de las opciones muy útiles que incorpora Google Docs, es la existencia de un Historial

de revisiones. Mediante esta herramienta, podremos tener un control de las distintas

versiones de nuestro documento, los cambios introducidos, etc.

Herramienta "Historial de revisiones".

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Esta herramienta es especialmente útil cuando, como veremos más adelante, se

comparten documentos para ser trabajados por varias personas. Si por una equivocación

una de las personas elimina por error algo importante del documento, podemos restaurar

rápidamente una versión anterior.

Historial de revisiones en el que se muestran las 4 versiones de nuestro documento.

En el caso de que quisiésemos comparar dos de las revisiones de nuestro documento,

bastaría con que seleccionásemos dichas versiones y pulsásemos sobre el botón

"Comparación seleccionada". Se nos mostraría una ventana en la que nos marcaría

resaltado en colores las diferencias entre ambas versiones, tal y como se muestra en la

siguiente imagen:

Diferencias existentes en dos versiones de un mismo documento, mediante la

herramienta "Historial de revisiones".

El resto de operaciones que podemos realizar con nuestro documento, son muy similares a

las de cualquier procesador de texto. Tenemos de esta forma una serie de menús con

comandos típicos para Editar el documento (copiar, pegar, seleccionar, etc.), Ver de

distinta forma el documento, Insertar elementos (imágenes, enlaces, tablas,

comentarios...), aplicar Formato al texto, insertar Tablas u otro tipo de Herramientas

tales como la revisión de ortografía, recuento de palabras, idioma, etc.

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1.1.3.4. COMPARTIR NUESTRO DOCUMENTO

Esta es posiblemente la opción más interesante y práctica de Google Docs, ya que nos

permite compartir un documento con otras personas que tengan acceso a la web. De esta

forma, podemos utilizar la opción de compartir uno o varios documentos de Google Docs

como una verdadera herramienta de trabajo grupal.

Las opciones principales para compartir un documento son básicamente 3: compartir con

otros usuarios, enviar por correo electrónico como documento adjunto, y publicar como

página web. Evidentemente la primera de ellas (compartir con otros usuarios) es la más

interesante, puesto que permite trabajar realmente varias personas a la vez con un mismo

documento. Vamos a verlas rápidamente.

Herramienta "Compartir" de Google Docs.

A. COMPARTIR CON OTROS USUARIOS

Mediante esta primera opción, y más interesante sin duda, podemos invitar a otros

usuarios para que o bien puedan trabajar en nuestro documento como "colaboradores"

(con permisos de edición), o bien puedan acceder al documento simplemente como

"lectores" (sin permisos de edición).

Lo más frecuente será posiblemente utilizar la primera opción, es decir, optar por dar a

otras personas permisos para poder editar el documento conjuntamente con nosotros. Si

este es el caso, deberemos seleccionar la opción "como colaboradores" (marcada por

defecto), y a continuación indicar sus direcciones de correo electrónico (separadas por

comas).

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También podremos seleccionar si queremos permitir que los colaboradores puedan invitar

a otros usuarios, así como que cualquiera pueda utilizar las invitaciones.

Opciones para invitar a usuarios compartiendo un documento.

En la fecha de redacción de estas líneas, el límite para compartir documentos y

presentaciones era de 200 personas (sumando colaboradores y lectores indistintamente), y

de estos 200, solamente 10 podían editar juntos en tiempo real el documento o

presentación. Sin embargo, en las hojas de cálculo no existía límite, siendo 50 el número

de personas que podían editar en tiempo real la hoja de cálculo compartida.

B. ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO COMO ARCHIVO ADJUNTO

Mediante esta opción podemos enviar de una forma muy sencilla el documento en el que

estamos trabajando. Para ello basta con indicar la dirección de correo electrónico de los

destinatarios, y optar por uno de los formatos a la hora de enviar el documento adjunto.

En la imagen podemos ver que existen varios tipos de formatos disponibles.

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Adjuntando el documento por correo electrónico. En amarillo aparecen resaltados los

cuatro formatos disponibles para enviar el documento.

C. PUBLICAR COMO PÁGINA WEB

Mediante esta interesante opción, podemos publicar nuestro documento o bien en una

dirección o URL de Internet, o publicar nuestro documento en un blog.

Opciones para la publicación de un documento (en una URL o en un blog).

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La primera de las opciones es sin duda la más interesante, puesto que nos permitiría

publicar nuestro documento en una URL o dirección web, la cual podríamos enviar a una

serie de personas para que visualizasen el documento a través de un navegador. Además,

existe la opción de que el documento se publique automáticamente cada vez que

actualicemos el documento, con lo que la dirección URL mostraría siempre el documento

actualizado con los últimos cambios.

Una vez que pulsemos sobre "Aceptar" a la hora de publicar nuestro documento,

obtendremos una dirección a través de la cual podremos visualizar el documento.

Dirección web con la publicación del documento.

También podríamos publicar el documento en nuestro blog. Para ello, bastaría con

seleccionar "Publicar en blog" y a continuación definir la configuración de nuestro blog (el

proveedor del blog -por ejemplo, blogger o wordpress.com-, el nombre de usuario y la

contraseña).

En la siguiente imagen podemos ver las opciones que aparecen a la hora de publicar un

documento en nuestro blog.

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Configuración necesaria para la publicación de un documento de Google Docs en

nuestro blog.

1. Crea un documento en Google Docs, aplica formato al

texto, e inserta una imagen y algún enlace a una página web

en el documento.

2. A continuación, comparte con tu tutor dicho documento,

asignándoles permisos de edición.

3. Publica tu documento en una página web, y envía a tu tutor

de contenidos la dirección URL una vez que lo hayas

publicado.

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1.1.4. CREACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

La creación de una hoja de cálculo en Google Docs es bastante similar a la creación de un

documento. En primer lugar deberemos acceder a nuestra cuenta de Google Docs, y pulsar

sobre "Hoja de Cálculo" tal y como se ve en la siguiente imagen:

Creación de una hoja de cálculo.

Al instante se nos abrirá una hoja de cálculo con todos los elementos típicos de este tipo

de aplicaciones: columnas y filas donde ir escribiendo nuestros datos, algunos iconos para

aplicar formato, opciones para alinear los datos, insertar filas, columnas u otros objetos

(gráficos, comentarios, etc.), así como opciones para eliminar diversos elementos.

Ejemplo de hoja de cálculo creada en Google Docs.

A partir de una hoja de cálculo como el mostrado en el ejemplo, podemos comenzar a

realizar una serie de sencillas operaciones pulsando en las diferentes pestañas que nos

aparecen en la parte superior de la hoja: Editar, Ordenar, Fórmulas, Formulario y

Revisiones. Todos ellos se utilizan de una forma bastante intuitiva, tal y como se utilizan

con otras hojas de cálculo.

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Pestañas disponibles en las hojas de cálculo.

1.1.4.1. INSERCIÓN DE GRÁFICOS

Este es uno de los elementos a destacar de las hojas de cálculo, ya que permite de una

forma sencilla insertar un gráfico a partir de los datos que tenemos (en las filas o

columnas).

Para ello, lo primero que debemos hacer es seleccionar la hoja de cálculo completa, tal y

como se ve en la siguiente imagen.

Selección de los datos y cabeceras (filas y columnas).

A continuación deberemos pulsar sobre Insertar >~ Gráfico.

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Selección del menú Insertar >~ Gráfico.

Se nos abrirá una ventana con una gran cantidad de opciones, entre las cuales podremos

elegir el tipo de gráfico, las etiquetas que van a aparecer en el gráfico (ejes, leyendas,

etc.), así como los datos por los que vamos a agrupar (filas o columnas). De todo ello

iremos viendo una vista preliminar del resultado final.

En el siguiente ejemplo podemos ver la configuración de este tipo de parámetros, así

como el resultado final del gráfico.

Configuración de los parámetros del gráfico.

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Una vez que pulsemos sobre Guardar gráfico, nos aparecerá un gráfico dinámico que

cambiará automáticamente al cambiar cualquier dato de nuestra hoja de cálculo.

Gráfico insertado en la hoja de cálculo.

1.1.4.2. INSERCIÓN DE GADGETS

Mediante esta novedosa opción podemos insertar una serie de elementos adicionales o

pequeñas aplicaciones, llamados gadgets, que han sido previamente creadas y que están

listas para ser usados e integrados en nuestra hoja de cálculo.

Existen de muchos tipos, y poco a poco se van creando un mayor número de ellos.

En la siguiente imagen podemos ver como, tras pulsar sobre "Insertar gadget...", se nos

abre una nueva ventana desde donde podemos seleccionar los gadget disponibles.

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Ventana para la inserción de un gadget en nuestra hoja de cálculo.

1.1.4.3. COMPARTIR NUESTRA HOJA DE CÁLCULO

Al igual que cuando compartimos un documento de texto, una hoja de cálculo podemos

compartirla tanto con colaboradores -con permisos de edición- como lectores -sin

permisos de edición-. En realidad existe una tercera opción, denominada "para rellenar un

formulario", y que merece la pena detenernos en ella más adelante.

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Opciones para compartir una hoja de cálculo.

Otra de las opciones que tenemos para compartir nuestra hoja de cálculo con otras

personas, es publicarla en una dirección web o URL. Para ello, basta con pulsar sobre

Publicar y se nos mostrará la dirección web en la que cualquier persona podrá consultar la

hoja de cálculo.

Publicación de la hoja de cálculo en una URL.

1.1.4.4. CREACIÓN DE UN FORMULARIO PARA LA RECOGIDA DE DATOS

Mediante esta opción, podemos crear un formulario en nuestra hoja de cálculo e invitar a

quien deseemos para que rellene dicho formulario: las respuestas de las distintas personas

irán quedando registradas en la hoja de cálculo.

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Esto podría ser interesante para la recogida de ciertos datos

de nuestros alumnos, antes incluso de comenzar el curso.

El proceso para crear un formulario es el siguiente:

• Antes de nada, deberemos crear una nueva hoja de cálculo a partir de la cual

crearemos nuestro formulario.

• Desde nuestra hoja de cálculo en blanco, pulsaremos sobre Formulario y a

continuación en Crear un formulario para comenzar a crear el formulario.

Pasos iniciales para la creación de un formulario.

En cuanto pulsemos sobre Crear un formulario, nos aparecerá la siguiente ventana desde

la que podremos ir introduciendo los datos del formulario.

A partir de este momento deberemos ir creando las distintas preguntas que van a formar

parte del cuestionario. Para ello, para cada pregunta deberemos establecer su título, un

texto de ayuda (para que el alumno disponga de mayor información), y el tipo de

pregunta. Existen 6 tipos de preguntas disponibles: Texto, texto de párrafo, tipo test,

casillas de verificación, elegir de una lista y la escala (1-n).

En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de un cuestionario con 3 tipos de

preguntas: tipo test (para la pregunta verdadero/falso), elegir de una lista (para la

segunda pregunta con 5 opciones diferentes), y de tipo texto (para la última pregunta de

redacción).

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Ejemplo de tres preguntas en un formulario.

Pulsando en Vista previa y enviar podremos seleccionar las personas a las que enviaremos

el cuestionario (indicando sus correos electrónicos separados por coma), así como obtener

una visualización previa del resultado final.

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Vista previa del formulario, listo para ser enviado.

Si pulsásemos sobre el enlace que se genera al publicar el formulario, obtendríamos la

siguiente vista:

Vista del formulario en la dirección generada.

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También podríamos integrar el formulario en un blog o sitio web, copiando el código al

seleccionar Incrustar, tal y como se ve en la siguiente imagen:

Código para incrustar el formulario.

A medida que distintas personas fuesen rellenando el cuestionario planteado, en nuestra

hoja de cálculo poco a poco se integrarían los resultados (una fila de datos para cada

persona que respondiese al formulario). En la figura siguiente podemos ver el ejemplo de

formulario que hemos elaborado, y que ha sido contestado en 3 ocasiones.

Hoja de cálculo en Google Docs que muestra los datos de 3 personas tras rellenar un

formulario.

1.1.5. CREACIÓN DE PRESENTACIONES

Vamos a ver la tercera y última herramienta disponible en Google Docs para trabajar con

documentos: la creación de presentaciones.

Como siempre, deberemos pulsar sobre el botón Nuevo, y a continuación seleccionar

Presentación.

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Creación de una nueva presentación.

Aparecerá el entorno de trabajo con una serie de menús y herramientas relacionados con

las presentaciones, y por defecto nos aparecerá seleccionada nuestra primera

presentación (Diapositiva 1).

Las principales herramientas que nos aparecen son muy intuitivas de utilizar, y son las

siguientes:

• Nueva diapositiva.

• Duplicar diapositiva.

• Eliminar diapositiva.

• Insertar imagen.

• Insertar texto.

• Insertar forma (gráfico previamente definido).

• Insertar video.

• Cambiar tema.

En la siguiente imagen podemos ver un resumen del área de trabajo para una

presentación.

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Área de trabajo de una presentación en Google Docs.

Vamos a detenernos en algunas de estas herramientas que incorporan las presentaciones

de Google Docs.

1.1.5.1. SELECCIONAR EL DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA

Cada vez que pulsemos sobre Nueva diapositiva, podremos seleccionar el diseño que va a

tener dicha diapositiva, optando por uno de los diseños predefinidos que nos aparece en la

imagen que vemos a continuación.

Diseños predefinidos disponibles al insertar una nueva diapositiva.

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1.1.5.2. INSERTAR IMÁGENES

La inserción de imágenes en una presentación es muy sencilla: basta con pulsar en primer

lugar sobre el botón Insertar imagen, y a continuación en la ventana que nos aparece,

pulsar sobre el botón Examinar para seleccionar la imagen que tengamos almacenada en

nuestro equipo, o bien especificar la URL donde aparece la imagen deseada.

Inserción de una imagen en nuestra presentación.

La imagen quedaría de esta forma en nuestra presentación.

Imagen añadida desde nuestro equipo.

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1.1.5.3. INSERCIÓN DE VÍDEOS

En las presentaciones de Google Docs podemos incluir únicamente vídeos de YouTube.

Para ello, deberemos pulsar en primer lugar sobre Insertar vídeo, y en la ventana que se

nos abre a continuación, incluir el vídeo. Para ello, podremos buscar el vídeo escribiendo

el término en la casilla correspondiente, pulsaremos sobre el botón de Buscar, y a

continuación seleccionar la casilla del vídeo deseado y pulsar sobre Insertar vídeo. En la

siguiente imagen se muestra el proceso para la inserción de un vídeo.

Inserción de un vídeo en una presentación de Google Docs.

Una vez integrado, podremos mover el vídeo por nuestra diapositiva, cambiar su tamaño,

etc.

En la siguiente imagen podemos ver la integración en nuestra primera diapositiva de una

fotografía y de un vídeo.

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Integración de una fotografía y un vídeo en una presentación.

1.1.5.4. CAMBIAR EL TEMA DE UNA DIAPOSITIVA

Mediante la herramienta Cambiar tema podemos rápidamente cambiar el diseño gráfico

de nuestras diapositivas, seleccionando uno de los temas que nos ofrece la aplicación.

Selección de un tema para nuestra presentación.

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Una vez que seleccionemos el tema, éste se aplicará a todas nuestras diapositivas.

Diapositiva personalizada con uno de los temas.

1.1.5.5. COMPARTIR LA PRESENTACIÓN

Al igual que en el caso de los documentos y hojas de cálculo, es posible compartir una

presentación realizada con Google Docs. Para ello, basta con pulsar sobre Compartir, y

añadir los correos electrónicos (separados por coma) tanto de colaboradores, como de

lectores.

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Compartiendo una presentación.

También es importante tener en cuenta que podemos acceder al feed RSS establecido

para la presentación, el cual nos mantendrá informado a través de nuestro lector de

canales RSS sobre las modificaciones efectuadas en esta presentación.

La activación de esta funcionalidad es muy sencilla: basta con pulsar sobre Ver feed RSS

de cambios del documento...

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Ver el canal RSS de la presentación.

... y a continuación, seleccionar el lector RSS a través del cual nos vamos a suscribir al

canal o feed de cambios.

Es importante tener en cuenta que para que podamos leer el

canal RSS de la presentación (o de cualquier documento de

google docs), éstos deben ser públicos.

1.1.5.6. PUBLICAR LA PRESENTACIÓN

La publicación de una presentación es muy sencilla: basta con pulsar sobre el botón

Publicar y accederemos a una pantalla donde se nos muestran todos los datos necesarios

para acceder a dicha presentación a través de la web. También nos aparece el código para

poder incrustar la presentación en una página web, blog, LMS como Moodle, etc.

Datos para la publicación de nuestra presentación en la web.

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Crea una presentación que cuente al menos con 5

diapositivas, e inserta en algunas de ellas varias imágenes y

vídeos de youtube. Publícala a continuación e inserta el canal

RSS de la presentación en tu lector de RSS.

1.2. THINKFREE

1.2.1. INTRODUCCIÓN A THINKFREE

Thinkfree es otra buena alternativa para la creación y gestión online de documentos,

hojas de cálculo y presentaciones.

Página principal de Thinkfree (www.thinkfree.com).

Entre sus principales características, está la de ser totalmente compatible con los

formatos de las aplicaciones de Microsoft Office, así como la similitud en el uso de sus

aplicaciones, lo cual facilita muchísimo su aprendizaje.

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Básicamente Thinkfree dispone de dos servicios o modalidades principales para utilizar sus

aplicaciones: My Office y Workspace. My Office está diseñado para el trabajo con

documentos personales, y Workspace para trabajar con documentación de forma

colaborativa.

1.2.2. MY OFFICE

Mediante este primer servicio, podemos gestionar nuestros documentos, hojas de cálculo

o presentaciones de distintas formas (online fundamentalmente, pero también offline).

Básicamente sus características son las siguientes:

• 1Gb de espacio de almacenamiento gratuito.

• Posibilidad de descargar un paquete o software (llamado ThinkFree Office

Desktop), el cual podemos instalar e incluye ThinkFree Write (procesador de

textos), ThinkFree Calc (hoja de cálculo) y ThinkFree Show (programa de

presentaciones). Ambos trabajan con los formatos de Microsoft Office 2003 y

2007, son compatibles con Windows, Mac y Linux, y pueden utilizarse en

diferentes idiomas (entre ellos el español). Podemos también trabajar con este

paquete, y guardar directamente los documentos en el entorno online.

ThinkFree Office (incluye Calc, Show, Write y Manager).

• ThinkFree Office Online, que son las herramientas anteriores pero para

utilizarlas directamente a través de Internet (de forma online).

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Vista de la pantalla principal de Office Online.

• ThinkFree Manager, o herramienta para sincronizar los documentos de las dos

aplicaciones anteriores (ThinkFree Office Desktop y ThinkFree Office Online).

Esta herramienta está incluida en la aplicación ThinkFree Office (a partir de la

versión 3).

Esquema que muestra la sincronización de documentos Offline (Desktop) y Online,

mediante la herramienta Manager.

• Editor HTML online: permite de una manera muy sencilla integrar diferentes

servicios (Youtube, Flickr...) mediante plantillas.

Editor HTML online.

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• Herramientas para compartir y publicar documentos. Mediante estas

herramientas podremos compartir documentos con permisos de edición, o

simplemente como lector. También podemos publicar documentos a un sitio web,

un blog, etc.

• Acceso mediante dispositivos móviles al servicio de My Office.

1.2.3. WORKSPACE

Workspace

Mediante esta herramienta, que como dijimos al principio se trata de un espacio de

trabajo colaborativo, podemos crear proyectos de trabajo colaborativo en los que estén

implicados diferentes personas. A estas personas se les pueden asignar diferentes perfiles

o tipos de permisos, de manera que existan (en orden de mayor a menor permisos):

• Propietario, o persona que crea el proyecto.

• Administrador, o persona que gestiona los diferentes elementos y usuarios del

proyecto.

• Director, el cual coordina los elementos que otras personas realizan.

• Y por último, los miembros autorizados para crear o simplemente ver los

elementos que se van creando.

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Página inicial de Workspace. Las 5 opciones principales aparecen resaltadas en un

cuadro: crear un proyecto, añadir documentos, invitar a personas, notificación por e-mail y gestión de usuarios.

Las características principales de esta herramienta, son las siguientes:

• Podemos compartir documentos.

• Es posible invitar a otros usuarios para colaborar en nuestro proyecto.

• Los usuarios participantes están informados constantemente por e-mail de

cualquier modificación o actualización que exista en los documentos.

• Se pueden cargar documentos elaborados con la aplicación My Office.

• Pueden previsualizarse los documentos sin necesidad de descargarlos.

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1.2.4. DÁNDONOS DE ALTA EN THINKFREE

El alta en Thinkfree es un proceso muy rápido y

sencillo, ya que necesitamos únicamente tener una

dirección de correo electrónico, y asignar una clave

de acceso. Los pasos son los siguientes:

1. Desde la página principal de Thinkfree, pulsar

sobre Sign up Now para darnos de alta en el

servicio.

2. A continuación, tendremos que rellenar los datos

que nos piden: una dirección de correo

electrónico existente, y la clave que vamos a

utilizar (deberemos confirmarla). También

tendremos que introducir el código que se muestra en la imagen, y que aparecerá de

forma aleatoria. Pulsaremos finalmente sobre I Agree.

Ficha en la que debemos rellenar nuestros datos.

3. Por último, nos aparecerá un aviso indicándonos que se nos ha enviado un correo

electrónico con un enlace, simplemente para confirmar nuestra alta en el servicio.

Alta en el servicio.

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Aviso de confirmación del alta.

Una vez que confirmemos el alta, deberemos acceder nuevamente a la página principal de

Thinkfree, y con nuestros datos acceder al servicio.

Acceso al servicio.

1.2.5. COMENZAR A TRABAJAR EN THINKFREE

No vamos a explicar con detalle cada una de las opciones que incorpora Thinkfree en sus

diferentes programas (documentos, hojas de cálculo y presentaciones). Sin embargo, si

que describiremos brevemente el entorno general de trabajo, así como los primeros pasos

para crear ambos tipos de documentos de forma online.

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1.2.5.1. ENTORNO DE TRABAJO

En cuanto entramos en Thinkfree con nuestras claves, accederemos a un entorno similar al

que se ve en la siguiente imagen, y desde el cual se centraliza todo el trabajo que vamos

realizando (tanto en la herramienta online My Office, como en la aplicación de trabajo

colaborativo Workspace).

Área principal de trabajo de Thinkfree, denominada "My Home".

Como vemos en la anterior imagen, esta zona de trabajo (denominada My Home) tiene

tres grandes apartados. En el apartado de la izquierda podemos cambiar nuestra

fotografía, cambiar algunos datos sobre nuestra información personal, gestionar nuestra

lista de contactos o establecer algunas de las preferencias de la aplicación.

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Personalización de algunas de las preferencias de nuestra cuenta en Thinkfree.

En la parte central tenemos la sección "My Office", y justo debajo "Workspace".

En la sección de My Office se nos muestra el total de ficheros que tenemos y su tamaño,

los ficheros que hemos utilizado más recientemente, así como un enlace para descargar la

aplicación de Office offline.

Si vamos a optar por esta herramienta, es recomendable antes de nada echar un vistazo a

las guías del usuario que tenemos en la parte superior derecha, y en las que tendremos

una información detallada de qué es My Office y cómo realizar las principales operaciones.

Apartado de My Office desde la página principal My Home.

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En la zona inferior tenemos el apartado de Workspace, para crear un proyecto de forma

colaborativa. No nos detendremos mucho en esta sección, puesto que para el objetivo de

este curso será suficiente con conocer cómo crear diversos documentos utilizando My

Office online, y cómo compartirlos con otros usuarios: lo veremos en el apartado de My

Office, a continuación.

Apartado de Workspace desde la página principal My Home.

1.2.5.2. TRABAJANDO CON MY OFFICE

Para comenzar a trabajar con My Office (y por tanto crear algún documento online),

tendremos que pulsar sobre My Office desde la página principal de My Home. Se nos abrirá

un entorno en el que tendremos dos zonas principales:

• La zona de la izquierda, desde la que gestionaremos las diferentes carpetas y

ficheros que vamos creando y compartiendo.

• La zona central, en la que nos aparecerán los botones para crear un nuevo

documento (New Document), una nueva hoja de cálculo (New Spreadsheet) y

una nueva presentación (New Presentation). También está prevista la aparición

de una nueva herramienta (Note), y que básicamente consistirá en un editor web

visual tipo WYSYWYG (What You See is What You Get), es decir, lo que ves es lo

que obtienes.

Para crear un documento, hoja de cálculo o presentación, bastará con pulsar sobre cada

uno de sus botones (tal y como se ven en la siguiente imagen).

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Página principal de My Office (online).

Es importante tener en cuenta que la primera vez que creemos alguno de estos

documentos, nos aparecerá una ventana en la que se nos indica que todavía no hemos

instalado la aplicación ThinkFree Office para trabajar de forma offline con los

documentos. Es una herramienta que, como hemos visto, permite el trabajo de forma

offline con los documentos y su sincronización (offline-online), pero que no es

imprescindible si únicamente deseamos trabajar de forma online. Tendremos en éste

último caso que marcar la casilla de que queremos utilizar Thinkfree online aunque no

tengamos instalada esta aplicación, y pulsar sobre "Continuar usando Thinkfree online".

Opción para trabajar en ThinkFree Online sin instalar ThinkFree Office (offline).

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A. THINKFREE DOCUMENT

Veremos a continuación una ventana de trabajo con el procesador de textos, cuyo aspecto

es muy similar al de Microsoft Office (tanto en sus herramientas como en sus iconos).

En la imagen siguiente podemos apreciar el aspecto del entorno de Document, así como

las opciones que incluye para almacenar nuestro documento en diversos formatos (word

2003, word 2007, PDF, HTML, etc).

Aspecto de la aplicación Thinkfree Document.

B. THINKFREE SPREADSHEET

Las hojas de cálculo de Thinkfree son también muy similares a las de Microsoft Excel,

tanto en sus menús como en los iconos. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de

una hoja de cálculo en la que se inserta un gráfico a partir de una serie de datos tabulados

en filas y columnas.

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Ejemplo de una hoja de cálculo realizada con Thinkfree Spreadsheet.

C. THINKFREE PRESENTATION

Las presentaciones creadas con Thinkfree también siguen la misma apariencia y mismo uso

de herramientas que Microsoft PowerPoint, lo cual facilita mucho su aprendizaje como en

el caso de Document y Spreadsheet.

En la siguiente imagen se muestra el aspecto de una presentación, en la que se han

añadido un par de efectos de animación. Como se puede observar, las áreas del entorno

de trabajo, menús, iconos, barras de herramientas, etc., son prácticamente exactas a las

de Microsft PowerPoint, por lo que trabajar con esta herramienta no conllevará ningún

esfuerzo para cualquier usuario de PowerPoint.

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Ejemplo de una presentación realizada con Thinkfree Presentation.

1.2.5.3. COMPARTIR DOCUMENTOS

Una vez que hayamos creado nuestros documentos, podemos compartirlos para que otras

personas puedan editarlos y trabajar con ellos, o bien simplemente visualizarlos.

Para ello, tendremos que situarnos en la pantalla principal de My Office, y pulsar en

primer lugar sobre el icono en forma de flecha que hay justo a la izquierda de cada

documento. A continuación, deberemos seleccionar Share para compartir el documento.

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Primeros pasos para compartir un documento en Thinkfree.

Se nos abrirá una ventana (Share) donde tendremos que indicar las personas con las que

queremos compartir nuestro documento. Tenemos dos opciones: añadirlos en la columna

de la izquierda como "co-autores" (y por tanto tendrán permisos de edición), o bien

añadirlos a la columna de la derecha como "visualizadores" o "lectores" (sin permisos de

edición). En ambos casos tendremos que indicar sus direcciones de correo electrónico,

separadas por coma. Finalmente cuando pulsemos sobre Invite Users enviaremos una

invitación a cada usuario, con un enlace web a la URL del documento.

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Imagen que muestra las opciones para compartir nuestros documentos en Thinkfree.

Es importante tener en cuenta que las personas con las que

compartimos nuestros documentos deben ser también

usuarios de Thinkfree.

1.2.5.4. PUBLICAR DOCUMENTOS

Por último, podemos publicar cualquier documento para que sea visible por cualquier

persona a través de la web, en una dirección URL. Basta con realizar el mismo proceso

que antes, pero esta vez seleccionando la opción Publish.

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Una vez que el documento haya sido publicado, nos aparecerá una ventana con la

dirección URL de nuestro documento.

Dirección URL donde ha sido publicado un documento.

Crea un sencillo documento de texto, una hoja de cálculo y

una presentación en Thinkfree, y a continuación compártelos

con tu tutor. Cuando lo hayas realizado, envía un mensaje en

el foro de debate de esta unidad didáctica indicando que ya lo

has hecho.

1.3. ZOHO

Vamos a ver por último esta aplicación llamada Zoho, y que cuenta, además de procesador

de texto, hoja de cálculo y programa de presentación, con una gran cantidad de

aplicaciones adicionales. En la siguiente imagen podemos ver la amplia variedad de

herramientas que integra este servicio.

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Página principal de Zoho con sus diferentes servicios.

En la imagen anterior aparecen resaltadas las herramientas más interesantes en el

contexto de esta unidad didáctica.

El primer grupo resaltado (Zoho Writer, Zoho Sheet y Zoho Show) son las tres

aplicaciones típicas de este tipo de herramientas: procesador de texto, hoja de cálculo y

aplicación de presentaciones.

Zoho Notebook es una aplicación que permite integrar y compartir múltiples tipos de

contenidos con otros usuarios (texto, imágenes, canales RSS, ficheros, presentaciones,

audio, video, integración con skype, etc).

Zoho Wiki es una aplicación para crear y administrar nuestro wiki, y en el cual podemos

invitar a numerosas personas para que participen en el.

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Resaltamos por último Zoho Meeting, que es potente herramienta a través de la cual

podemos conectarnos con otros usuarios para mostrar o compartir nuestro escritorio con

otras personas de forma online, o bien acceder de forma remota al escritorio de otras

personas como herramienta de soporte.

En la siguiente imagen podemos ver el aspecto de la página principal de Zoho, una vez que

hemos accedido con nuestra cuenta (podemos crear una cuenta, o bien utilizar la que ya

tenemos en Google o Yahoo).

Zona de trabajo principal de Zoho, una vez que hemos accedido con nuestra cuenta.

En la zona de la izquierda podremos cambiar las preferencias de nuestra cuenta

(información personal, contactos, grupos, password, etc), y en la zona central de la

pantalla podremos ir seleccionando el servicio que deseemos (Documentos de texto,

presentaciones, hojas de cálculo, Notebook, Meeting, etc).

1.3.1. DOCUMENTOS DE TEXTO, PRESENTACIONES Y HOJAS DE CÁLCULO

No vamos a explicar con detalle cada una de estas tres aplicaciones, puesto que su

utilización es muy parecido a las que ya hemos visto en esta misma unidad didáctica para

Google Docs y Thinkfree. Sin embargo, resaltaremos algunas características especialmente

interesantes de Zoho Writer y Zoho Show:

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• En Zoho Writer (procesador de textos), podemos utilizar el documento creado

para publicarlo directamente en nuestro blog. También podemos trabajar con los

documentos de forma offline, así como integrar otro tipo de aplicaciones de Zoho

con Writer (Sheet, Show, Notebook, Wiki, Meeting, etc).

• En Zoho Show (presentaciones), nuestras presentaciones pueden integrarse

fácilmente con Zoho Chat para ser mostradas a quien deseemos, y además

podemos compartir con ellos el escritorio del presentador.

Presentación compartida de forma remota con otros participantes, en la que se

incluye un chat.

• Zoho Show permite también la importación de presentaciones de PowerPoint de

hasta 10 Mb.

1.3.2. ZOHO NOTEBOOK

Con esta potentísima aplicación, podremos añadir en un documento o "libro", todo tipo de

contenidos y formatos. Una vez creados, podemos editarlos, publicarlos, compartirlos,

exportarlos, etc.

Entre los contenidos que podemos añadir, se encuentran los siguientes:

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• Texto.

• Imágenes (subidas desde nuestro equipo, o bien directamente enlazadas desde

una URL).

• Audio (desde nuestro equipo o desde una URL).

• Vídeo, incrustando el código de la fuente del vídeo (ej: Youtube).

• HTML, mediante el código integrado.

• Direcciones URL.

• Canales RSS.

• Archivos, indicando la dirección URL o la localización en nuestro equipo.

• Hojas de cálculo creadas con Zoho Sheet.

• Documentos de texto creados con Zoho Writer.

• Presentaciones creadas con Zoho Show.

Integración de diferentes elementos en Zoho Notebook.

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1.3.3. ZOHO MEETING

Con esta herramienta podremos establecer reuniones en tiempo real en las que podremos

tanto compartir nuestro escritorio (para mostrar como "presentadores" por ejemplo, cómo

se realiza un determinado proceso a un grupo numeroso de personas). También podremos

tener el control de un ordenador remoto (por ejemplo, para asistir de una forma

personalizada a un alumno o cliente).

Lo único que tendremos que hacer para establecer una reunión, es darnos de alta en el

servicio, y a continuación crear una reunión o "cita" utilizando la aplicación. En este

primer paso tendremos que indicar el nombre de la cita, la fecha y la hora, nuestro correo

(el del presentador) así como el de las personas a las que vamos a invitar (participantes).

Ventana en la que se muestra la creación de una cita con Zoho Meeting.

Los diferentes participantes recibirían un correo en el que tendrían que pulsar sobre "Join

the meeting", y de esta forma aceptarían unirse a la cita.

Esta aplicación puede utilizarse utilizando tres tipos diferentes de tecnologías web:

activex, java o flash. La primera de ellas, activex, solamente funciona en el sistema

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operativo Windows; java sin embargo lo hace en cualquier sistema operativo (windows,

linux o Mac), y Flash depende del navegador y no del sistema operativo (necesitaremos el

navegador Internet Explorer, Mozilla o Safari).

Es preferible utilizar el visualizador en modo activex o java,

mientras estemos usando el control remoto, para un

desarrollo óptimo de la reunión.

SI DESEAS MAYOR INFORMACIÓN SOBRE ZOHO MEETING,

PUEDES CONSULAR LA SIGUIENTE WEB: http://writer.zoho.com/public/srk1/Zoho-Meeting-

Help/demo.html

En el siguiente vídeo se muestra de una forma muy gráfica las distintas opciones de Zoho

Meeting, como herramienta para compartir el escritorio por parte del presentador, como

herramienta para una asistencia técnica, o bien simplemente como herramienta de

conferencia vía web.

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Vídeo en el que se muestran, de forma gráfica, las diferentes posibilidades de Zoho

Meeting

(http://static.zoho.com/meeting/docs/demo/demo.html)

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RESUMEN

En esta unidad didáctica hemos analizado algunos de los principales servicios disponibles

en la web para trabajar de forma online con diversos documentos (textos, hojas de cálculo

y presentaciones fundamentalmente).

En Google Docs, uno de los más populares, hemos comenzado viendo cómo darnos de alta

en el servicio. Seguidamente hemos creado un nuevo documento de texto, así como sus

operaciones básicas. También hemos visto cómo compartir este documento con otras

personas, para poder trabajar de forma colaborativa con el. También hemos aprendido a

crear una hoja de cálculo y una presentación tipo PowerPoint, así como a utilizar sus

principales opciones en ambos casos.

El segundo tipo de servicio que hemos analizado es Thinkfree. Este servicio tiene dos

aplicaciones principales: My Office (para trabajar con aplicaciones en nuestro PC y a

continuación subir los documentos) y Workspace (espacio de trabajo colaborativo en el

cual podremos crear proyectos comunes). Concretamente, en la aplicación My Office

hemos aprendido a crear documentos de textos, hojas de cálculo y presentaciones.

Por último, hemos analizado un tercer servicio de este tipo: Zoho. Este servicio cuenta

igualmente con procesadores de texto, hojas de cálculo y programas para la realización de

presentaciones, y además cuenta con un gran número de aplicaciones adicionales, como

por ejemplo Zoho Netebook (aplicación para integrar y compartir múltiples tipos de

contenidos), Zoho Wiki (para creación y administración de un wiki), o Zoho Meeting (para

conectarnos con otros usuarios de forma online).

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