ugovori o bespovratnim sredstvima - safu · 2017-05-12 · smjernice za prijavitelje financijski...
TRANSCRIPT
Ugovori o bespovratnim sredstvima
01. lipnja 2011.
Ciljevi
Edukacija jedinica za provedbu projekata i
provedbenih agencija o pripremi natječajne
dokumentacije za ugovore o bespovratnim
sredstvima
Sadržaj
Ugovori o bespovratnim sredstvima
Priprema i provedba natječaja
Smjernice za prijavitelje
Aplikacijski obrazac
Posebni uvjeti
Aneksi
Pitanja i odgovori
Evaluacija
Potpis ugovora
Zaključak
Ugovori o bespovratnim sredstvima
Što je grant?
Dodjela bespovratnih sredstava za provedbu
projekata koji predstavljaju stalnu djelatnost
korisnika sredstava (grant sredstava)
Ugovori o bespovratnim sredstvima
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 5
GRANT
SHEMA
Ugovori o bespovratnim sredstvima
Primjer
Grant shema = izgradnja poslovne infrastrukture
Cilj = jačanje regionalne konkurentnosti otvaranjem
novih radnih mjesta te malih i srednjih poduzeća
Aktivnosti:
Izgradnja poslovnog inkubatora
Izgradnja poslovne zone
Edukacije za poduzetnike
Izgradnja turističke infrastrukture
Ugovori o bespovratnim sredstvima
Osnovni koraci u pripremi i provedbi natječaja:
Priprema kompletne natječajne dokumentacije
Objava natječaja
Prikupljanje projektnih prijedloga
Evaluacija i potpis ugovora
Priprema i provedba natječaja
Sudionici u pripremi natječajne dokumentacije
PIU/BRPM – definiranje sadržaja
SAFU – poštivanje procedura i pravila PRAG-a
DEU – ex-ante kontrola i odobrenje
Krajnji korisnik – aplikant koji je prijavio projekt na
natječaj i kojemu su dodijeljena bespovratna
sredstva
Priprema i provedba natječaja
Objava natječaja
EuropeAid internetske stranice
Internetske stranice provedbene agencije
Lokalne novine
Priprema i provedba natječaja
Objava poziva (Local publication)
Uz opće podatke pažnju treba obratiti na:
- Nature of activities – treba sadržavati kratak
opis sličan onome u općem cilju:
“…is seeking proposals for <projects that will
contribute to … by means of …> in Croatia”
- Deadline date and time – moraju biti identični
kao u Smjernicama
Priprema i provedba natječaja
Rokovi objave
Ovisno o veličini ugovora
Ovisno o proceduri
Natječaj objavljen najmanje 90 dana; 60 dana za
ugovore u kojima je iznos granta manji od
100.000 eura
Otvoreni natječaj - najmanje 60/90 dana od
objave
Ograničeni natječaj - najmanje 45 dana od objave
za dostavu Sažetaka i za cjelokupnu Aplikaciju
Priprema i provedba natječaja
Odabir procedure
Ograničena (Restricted)
Otvorena (Open)
Ograničena procedura – prijavitelji dostavljaju
Sažetak projektne prijave, samo oni koji zadovolje
kriterije biti će pozvani da dostave cjelokupnu
projektnu prijavu
Otvorena procedura – prijavitelji dostavljaju
kompletnu aplikaciju
Priprema i provedba natječaja
Sadržaj natječajne dokumentacije mora biti
usklaĎen sa:
Sažetkom projekta (PF; OIS)
Operativnim programom (IPA III i IV komponenta)
Planom nabave
IPA Regulativom/Financijskim sporazumom
(prihvatljivost troškova)
Smjernice za prijavitelje
Najvažniji dokument
Definira ciljeve sheme dodjele bespovratnih
sredstava, aktivnosti, rezultate, financijski okvir,
rokove i proceduru prijave prijedloga projekata,
prihvatljivost prijavitelja, partera, projekata i
troškova, evaluacijske kriterije…..
Temelj za pripremu prijedloga projekata
Smjernice za prijavitelje
Logička struktura
1.2 Opći cilj
1.2 Specifični cilj(evi)
1.2 Prioriteti
2.1.3. Sektori
2.1.3. Projekti
2.1.3. Aktivnosti
Smjernice za prijavitelje
Financijski okvir
Obavezno sufinanciranje od strane krajnjeg
korisnika
Omjer sufinanciranja definiran u FA, PF, OIS
(najčešće 75% IPA sredstva - 25% krajnji korisnik)
Bespovratna sredstva/grant = IPA su-finaciranje
Iznos projekta = grant + sredstva krajnjeg
korisnika (npr. 750.000€ IPA + 250.000€ krajnji
korisnik)
Smjernice za prijavitelje
Financijski okvir
Ukupan iznos sredstava grant sheme (ukupan
iznos IPA sufinanciranja)
npr. 4.000.000 eura
Minimalni i maksimalni iznos granta npr.
Minimalni iznos: 325.000 eura
Maksimalni iznos: 1.000.000 eura
Smjernice za prijavitelje
Projekt 1
1.000.000
€
GRANT
SHEMA
4.000.000 €
Projekt 2
800.000 €
Projekt 3
325.000 €
Projekt 4
1.000.000
€
Projekt 5
700.000
€
Smjernice za prijavitelje
OdreĎivanje minimalnih i maksimalnih vrijednosti
granta u odnosu na vrijednost projekta:
Minimalni postotak granta u odnosu na ukupnu
prihvatljivu vrijednost projekta (eligible costs)
Maksimalan postotak granta u odnosu na ukupnu
prihvatljivu vrijednost projekta (eligible costs)
Postotak granta u odnosu na ukupan iznos
projakta (accepted costs)
Smjernice za prijavitelje
Kriteriji prihvatljivosti
Aplikanti
Partneri
suradnici, ugovaratelji
Projekti
Troškovi
Smjernice za prijavitelje
Kriteriji prihvatljivosti (2.1.1 Eligibility of Applicants)
Kriteriji prihvatljivosti su transparentni i
nediskriminatorni. Obuhvaćaju:
opće kriterije (nacionalnost, privatne/pravne
osobe, (ne)profitnost, intermedijarnost) i
specifične kriterije važne za pojedini poziv – vrstu
organizacije ili posebne tražene uvjete.
Ključno je definiranje dokumenata koji potvrĎuju
odreĎene kriterije.
Smjernice za prijavitelje
Kriteriji prihvatljivosti (2.1.2. Eligibility of partners)
Partneri mogu i ne moraju biti obvezni
Moraju zadovoljavati sve uvjete kao i prijavitelji
(moguće je dodatno definirati)
Svi troškovi partnera su prihvatljivi u projektu
Partneri ne potpisuju ugovor (potpisuju
Partnership statement” direktno s korisnikom)
Smjernice za prijavitelje
Kriteriji prihvatljivosti (suradnici, ugovaratelji)
Suradnici (Associates):
Aktivni su sudionici projekta
Nisu direktno financirani (prihvatljivi troškovi
uključuju per diem i putovanja)
Ne moraju zadovoljiti kriterije prihvatljivosti
Ugovaratelji (Contractors):
Nisu ni partneri ni suradnici
Procedure pod-ugovaranja definirane su u
dodatku IV (Annex IV)
Smjernice za prijavitelje
Prihvatljivi projekti (točka 2.1.3. Eligible actions)
Trajanje projekata, u mjesecima (min. i max.)
Lokacija
Sektori (teme), akcije i aktivnosti.
Neprihvatljive akcije i aktivnosti: moraju biti u
skladu s PF, OIS, OP, FA!
Broj mogućih prijava na CfP i broj mogućih
odobrenih projekata te uvjete vezane uz
partnerstva
Smjernice za prijavitelje
Prihvatljivi troškovi (2.1.4. Eligibility of costs)
u skladu s obrascem budžeta
Contributions in kind – nije prihvatljiv trošak
Popis neprihvatljivih troškova – usklaĎen sa PF,
OIS, OP, FA
Napomena: Troškovi osoblja zaposlenog na projektu, a koji su trenutni
zaposlenici institucije koja se bilo kojim dijelom kontinuirano financira iz
bilo kojeg dijela lokalnog ili državnog proračuna, su prihvatljivi ili kao
sufinanciranje korisnika ili IPA programa.
Smjernice za prijavitelje
PADOR
On-line baza podataka EK u koju aplikanti i
partneri mogu unositi svoje podatke
Registracija u PADOR sustavu nije obavezna
Provedbena agencija nema pristup PADOR-u,
podaci o aplikantima dostupni tek na zahtjev
upućen EK – vremenski zahtjevno
Smjernice za prijavitelje
Upute za dostavu projektnih prijedloga (2.2.1., 2.2.8.)
Definiranje rokova dostave projektnih prijedloga
(jedan ili više datuma):
Ručna dostava – poštivanje datuma i vremena
Dostava poštom – poštivanje datuma (žig na
omotnici)
Adresa za dostavu projektnih prijedloga
Kontakt za postavljanje pitanja i odgovora
Informacije vezane uz organiziranje radionice
Smjernice za prijavitelje
Upute za dostavu projektnih prijedloga (2.2.1. 2.2.8.)
Definiranje dodatnih dokumenata koje je potrebno
dostaviti uz projektnu prijavu kao što su studije
održivosti, analiza troškova i koristi, razvojni
planovi itd. ukoliko je potrebno
Napomena:
Lista dokumenata mora biti usklaĎena pod ovom
točkom, ali i kontrolnom listom u prijavnom obrascu
(Application Form, sekcija V, dio B)
Smjernice za prijavitelje
2.3. Evaluacijski kriteriji i koraci
Ograničena procedura Otvorena procedura
1. Administrativna
provjera i ocjena
sažetaka projekta
2. Ocjena aplikacije
3. Ocjena prihvatljivosti
1. Administrativna provjera
2. Ocjena sažetaka
3. Ocjena aplikacije
4. Ocjena prihvatljivosti
Smjernice za prijavitelje
Evaluacijski kriteriji i koraci
Definirani već u obrascu
Mogućnost dodavanja dodatnih kriterija (Sub
gridovi):
Dodaje se proširena tablica s potpitanjima
Potrebno prethodno odobrenje EK (derogacija)
Olakšava postupak ocjenjivanja
U skladu s obrascem
Smjernice za prijavitelje
Lista potrebnih dokumenata (2.4. Supporting
documents)
Dokazuju prihvatljivost aplikanata i partnera
Uskladiti s točkom 2.1.1. i 2.1.2. (Eligibility of
applicants and partners)
Provjeravaju se u zadnjem koraku evaluacije
Osim dokumenata nabrojanih u obrascu moguće
tražiti i dodatne npr. graĎevinske dozvole
Smjernice za prijavitelje
Tablica rokova (2.5.2. Indicative time table)
Pripaziti da datumi ne padaju na neradne dane
Informacijsku radionicu treba uskladiti s
podacima danim pod točkom 2.2.
Tablicu je moguće ažurirati nakon što je natječaj
objavljen
Aplikacijski obrazac
Aplikacijski obrazac (Application form)
Potrebno prilagoditi konkretnom natječaju
(otvorena ili ograničena procedura)
Najčešće greške:
Naslov nije usklaĎen s podacima iz Smjernica
Izvor financiranja nije usklaĎen sa Smjernicama
Različiti rokovi za dostavu projektnih prijava
Kod financijskih podataka potrebno obrisati opciju
plaćanja u nacionalnoj valuti, ostaviti samo eure
Posebni uvjeti
Posebni uvjeti (Special conditions)
Voditi računa o usklaĎenosti podataka s ostalim
dokumentima
Redoslijed plaćanja (ako je dozvoljeno trajanje
duže od 12 mjeseci ostaviti Opciju 1 i 2)
Derogacija Općih uvjeta vezano uz neprihvatljive
troškove (uskladiti s relevantnim FA)
Prilagoditi listu aneksa ovisno o natječaju
Posebni uvjeti
Posebni uvjeti (Redoslijed plaćanja)
Opcija 1 (trajanje projekta < 12 mjeseci; iznos < 100.000 €)
- avansno plaćanje: 80 % ukupnog iznosa
- finalno plaćanje: 20% ukupnog iznosa
Opcija 2 (trajanje projekta > 12 mjeseci, iznos > 100.000 €)
- avans: 80 % iznosa za prvih 12 mjeseci x IPA su-
financiranje
- meĎuplaćanje: ukupan iznos - (avans + finalno plaćanje)
- finalno plaćanje: 10 – 20 % ukupnog iznosa
Opcija 3 - finalno plaćanje
Posebni uvjeti
Posebni uvjeti
UvoĎenje dodatnih izvještaja koji nisu predviĎeni
Općim uvjetima
Najčešće kvartalna izvješća
Rok dostave 15 dana po isteku tromjesečnog
razdoblja
Aneksi
Aneksi
Prilaže se zadnja verzija objavljena na EuropeAid
stranicama; ne unose se nikakve izmjene:
Opći uvjeti
Contract-award procedures
Interim narrative report
Final narrative report
Financial report
Transfer of ownership of Assets
Aneksi
Aneksi
Prilaže se zadnja verzija objavljena na EuropeAid
stranicama; unose se minimalne izmjene:
Proračun (Aneks III) – prilagodbe vezane uz
“contributions in kind”; “total accepted costs”
Request for payment – adresa PA
Expenditure verification – kontakt podaci PA i
DEU
Information on the tax regime applicable to grant
contracts – prilagoditi s obzirom na FA
Aneksi
Aneksi
Korištenje usuglašeno s DEU, nisu objavljeni na
EuropeAid stranicama i nisu dio PRAG-a:
Kvartalno izvješće
Financijsko izvješće – tablica s prikazom
pojedinačnih plaćanja
Aneksi
Aneksi
Zajedno s natječajnom dokumentacijom objavljuje
se i aktualan per diem rate objavljen na
EuropeAid stranicama (pomoć prijaviteljima u
pripremi proračuna)
Moguće objaviti i drugu relevantnu dokumentaciju
npr. popis poslovnih zona registriranih u RH koje
se mogu prijaviti na natječaj
Pitanja i odgovori
Pitanja – najkasnije do 21 dana prije isteka roka
za dostavu projektnih prijedloga
Upiti se šalju e-mailom, poštom ili faksom
Upiti bi morali biti na engleskom, navoĎenje
referentnog broja i naziva projekta
Pitanja i odgovori
Odgovori – najkasnije 11 dana prije isteka roka za
dostavu projektnih prijedloga
Nije dozvoljeno odgovarati na pojedine upite
Sva pitanja i odgovori objavljuju se na EuropeAid
i stranici provedbene agencije – princip jednakog
pristupa
Pitanja i odgovori
Praksa – objava Q&A u nekoliko navrata
Pitanja postavljena na hrvatskom se prevode
Pitanja vezana uz dozvoljene aktivnosti i projekte
– nije moguće predvidjeti odluku Evaluacijskog
odbora
Evaluacija
Provedbena agencija objavljuje natječaj po ex-ante
odobrenju DEU
Po isteku roka za dostavu, pristupa se ocjenjivanju
projektnih prijedloga:
najmanje tri člana odbora s pravom glasa
assessori
3 koraka postupka
za financiranje se predlažu projekti
sukladno redoslijedu na rang listi do
iscrpljivanja raspoloživih sredstava
Potpis ugovora
Čišćenje proračuna (ispravci aritmetičkih
pogrešaka, izbacivanje neprihvatljivih troškova i
nerealnih troškova)
Potpisivanje ugovora
Radionice o provedbi projekata i izvještavanju
Zaključak
Uskladiti dokumentaciju s temeljnim programskim
i drugim dokumentima
Poštovati logičku strukturu dokumentacije
Dosljednost u svakom koraku
Dobra priprema vrlo je važan preduvjet za kvalitetu
projektnih prijedloga, ali i kvalitetu provedbe!
Pitanja
Kontakti
Ured za pripremu i provedbu projekata
Dunja Bonacci Skenderović, savjetnica
Ured za osiguranje kvalitete dokumenata
Iva Kreković, savjetnica
Hvala na pažnji…