uitgebreide handleiding cashflow 5

Installatie- & Gebruikshandleiding

BankingTools

Cashflow v5.0

© BankingTools.nl, november 2015, Ref. 5.0.3

Bespaar geld en spaar het milieu!

Lees de handleiding vanaf uw beeldscherm.

Wilt u toch de handleiding afdrukken? Kiest u dan voor de speciale optie ‘meerdere pagina’s per vel’ of ‘afdrukken als boekje’.

Online Support http://www.mijnbankingtools.nl

Telefonische ondersteuning: 0900-8212400 (werkdagen 10 - 14 uur)

Meest gestelde vragen: http://www.bankingtools.nl/faq Volg ons :

Suggesties: http://www.bankingtools.nl/support/suggesties

Klantenpanel: http://panel.bankingtools.nl/

https://www.facebook.com/bankingtools

https://twitter.com/Bankingtools_nl

http://www.facebook.com/bankingtools

https://twitter.com/Bankingtools_nl

http://www.mijnbankingtools.nl/

http://www.bankingtools.nl/faq

http://www.bankingtools.nl/support/suggesties.html

http://panel.bankingtools.nl/

2

Handleiding Cashflow versie 5

Inhoud 1 Cashflow inleiding 6

1.1 Cashflow producten 6

1.2 Cashflow abonnement 6

2 Installatie 8

2.1 Downloaden, gratis proberen 8

2.2 Installeren 9

2.3 Cashflow starten 9

2.4 Proberen en ervaren 9

2.5 Abonnement bestellen 10

2.6 Software definitief activeren 12

3 Converteren 13

3.1 Mijn administratie 13

3.2 Wachtwoord van uw administratie 13

4 Korte toelichting menu’s & functies 14

4.1 Menustructuur & navigatie 14

4.2 Algemene programma functies 14

4.3 De belangrijkste functies beschikbaar via tabbladen 15

4.4 Selectie van gegevens: 16

5 Administraties openen & aanmaken 18

5.1 Mijn administratie 18

5.2 Voorbeeldadministratie 18

5.3 Nieuwe administratie 18

5.4 Administratiekeuze 19

6 Importeren 21

6.1 Direct importeren 21

6.2 Importeren via internetbankieren 22

6.3 Vrije Import 23

7 Transacties invoeren & bewerken 25

7.1 Transacties invoeren 25

7.2 Transactie splitsen 26

7.3 Beeldbestand toevoegen 27

7.4 Transacties bewerken en informatie toevoegen 27

7.5 Aanpassen layout 28

7.6 Afdrukken 29

7.7 Transacties exporteren 30

3


8 Rubriceren 31

8.1 Rubrieken toekennen 31

8.1.1 Rubriek koppelen/toevoegen via de transactielijst 31

8.2 Overeenkomstige 32

8.3 Rubriceerregels 32

8.4 Nieuwe subrubriek toevoegen 34

8.5 Nieuwe hoofdrubriek toevoegen 35

9 Overzichten - Antwoorden op financiële vragen 37

9.1 Selecteren en zoeken van transacties 37

9.2 Overzichten - Per rekening 38

9.3 Overzichten - Per rubriek 39

9.3.1 Afdrukken van de transacties per rubriek 39

9.3.2 Grafieken per rubriek 39

9.4 Overzichten - Per maand 40

9.4.1 Grafieken per maand 41

9.5 Overzichten - Per rubriek per maand 42

9.5.1 Grafieken per rubriek per maand 43

9.6 Overzichten - Per rubriek per jaar 44

9.6.1 Grafieken per rubriek per jaar 44

9.7 Overzichten - Per relatie 44

9.7.1 Grafieken per relatie 45

9.8 Groeperen 46

9.9 Totalen 47

9.9.1 Grafiek – Saldo (geconsolideerd) & prognose 47

9.9.2 Grafiek - Rekeningen 48

9.9.3 Grafiek – Inkomsten per rubriek / Uitgaven per hoofdrubriek 48

9.9.4 Grafiek – Totaal inkomsten & uitgaven 49

10 Budgetteren 50

10.1 Opstellen jaarbudget 50

10.2 Budgetwizard 51

10.2.1 Ik begin met een lege begroting 52

10.2.2 Ik begin met bedragen gebaseerd op een begroting van een voorgaand jaar 52

10.2.3 Ik begin met bedragen op basis van werkelijke inkomsten en uitgaven uit een

voorgaand jaar 53

10.2.4 Ik laat bedragen berekenen met de Nibud landelijke referentiecijfers 53

10.3 Grafieken ter ondersteuning bij begroten 54

4


10.4 Realisatie per Rubriek 56

10.4.1 Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie 56

10.5 Realisatie budget per maand 58

10.5.1 Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie per maand 58

11 Onderhoud 61

11.1 Rekeningen 61

11.1.1 Rekeningsoort 61

11.1.2 Saldo ijken 61

11.2 Hoofdrubrieken 63

11.3 Subrubrieken 63

11.4 Relaties 64

11.5 Betalingsmethoden 65

11.6 Rubriceerregels 65

11.7 Banken 65

12 Afschriften 67

13 Algemene functies – tabblad BESTAND 68

13.1 Administratie 68

13.1.1 Openen 68

13.1.2 Nieuw 69

13.1.3 Wijzigen 69

13.1.4 Verwijderen 70

13.1.5 Jaarafsluiting 71

13.1.6 Converteren 71

13.2 Afdrukken 72

13.2.1 Exporteren naar 73

13.3 Back-up 73

13.3.1 Back-up maken 73

13.3.2 Backup teruglezen 74

13.4 Instellingen en opties 75

13.4.1 Herstel programma instellingen 77

13.5 Service en support 78

13.5.1 Updaten van Cashflow 78

13.6 Profiel instellen 80

13.7 Software activeren 80

13.8 Programma afsluiten 80

14 Mijn BankingTools 81

5


14.1 Inloggen 81

14.2 Vraag stellen 82

14.3 Reageren op antwoord 83

14.4 Bijlage versturen 84

14.5 Vraag afsluiten 84

6


1 Cashflow inleiding

Via internetbankieren kunt u transacties online invoeren en bekijken. Uw gegevens blijven

echter op internet maar een beperkte tijd bewaard en zichtbaar. Maar echt inzicht krijgt u er

niet mee.

Met de verschillende Cashflow producten weet u precies hoe u er financieel voor staat en

wat u de komende maanden kunt verwachten. U bent beter voorbereid op wat er komen

gaat en zal daardoor minder snel worden geconfronteerd met financiële verrassingen.

Op een gemakkelijke manier houdt u al uw inkomsten en uitgaven bij om antwoord te

krijgen op vragen als: ‘Waar geef ik mijn geld eigenlijk aan uit?’ en ‘Hoe sta ik er financieel

voor?’ Want al uw inkomsten en uitgaven, of ze nu gepind, via de bank, automatisch

geïncasseerd of contant zijn gedaan voegt u samen. Zo weet u waar uw geld vandaan komt

en waar het naartoe gaat.

1.1 Cashflow producten

Cashflow van BankingTools is software die u downloadt en installeert op uw PC of laptop.

Met deze software haalt u al uw af- en bijschrijvingen op uit internetbankieren van uw bank

en bewaart ze op uw eigen PC. Contante uitgaven voegt u handmatig toe. Al uw inkomsten

en uitgaven worden automatisch ingedeeld in vrij aan te passen rubrieken zoals huishouden,

verzekeringen en abonnementen.

Van al deze gegevens worden vervolgens verschillende overzichten en rapportages gemaakt.

Hierdoor weet u precies wat u per maand aan boodschappen uitgeeft, hoeveel ruimte u aan

het einde van de maand nog heeft, maar bijvoorbeeld ook hoeveel u per maand moet

sparen om op vakantie te kunnen gaan.

Er zijn 3 versies van eenvoudig tot uitgebreid: Cashflow-Viewer, Cashflow-Assistant en

Cashflow-Manager. Viewer is vooral gericht op het downloaden en bewaren van uw

banktransacties. Met Manager kunt u meerdere administraties aanmaken, transacties

gedetailleerder beheren, handmatig transacties invoeren en uw persoonlijk budget opstellen

met behulp van een richtlijn opgesteld door het Nibud.

1.2 Cashflow abonnement

Om Cashflow te gebruiken sluit u een abonnement. U betaalt dan per jaar een bepaald

bedrag en vervolgens kunt u de software op 3 verschillende PC’s activeren en gebruiken.

Maar u krijgt ook alle updates die gedurende dat jaar verschijnen en alle ondersteuning die u

nodig heeft om met de software te kunnen werken.

7


Let op!

Deze handleiding is geschreven voor de producten Cashflow Viewer, Cashflow Assistant én

Cashflow Manager. Sommige functies zijn niet beschikbaar in Cashflow Viewer en Cashflow

Assistant. Per hoofdstuk wordt vermeld in welk product van Cashflow deze functionaliteit

beschikbaar is door middel van een icoon. Zie onderstaande tabel voor uitleg over de iconen.

Wanneer dit icoon voor een hoofdstuk vermeld staat, dan is deze functionaliteit

alleen beschikbaar in Cashflow Manager.


alleen beschikbaar in Cashflow Manager en Cashflow Assistant


in alle versies (Viewer, Assistant en Manager) beschikbaar.

8


2 Installatie

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u met Cashflow aan de slag kunt. Uitgelegd wordt hoe

u kunt downloaden, installeren, een abonnement kunt afsluiten en activeren.

2.1 Downloaden, gratis proberen

U kunt Cashflow downloaden via http://www.bankingtools.nl/download. Navigeer op de

website naar de downloadpagina. In dit scherm voert u uw huidige emailadres in. Dit is

alleen van belang om u te ondersteunen middels 3 opstart-mails. Het downloaden van het

installatiebestand is geheel vrijblijvend en verplicht u tot niets. Nadat u uw emailadres heeft

ingevuld en u akkoord gaat met de downloadvoorwaarden (te lezen door op de link te

klikken), vinkt u het vakje aan en klikt u op de knop [Download Cashflow]. Het bestand

SetupCashflow5.exe wordt hierna gedownload. Sla het bestand op uw computer op en

dubbelklik er op om het uit te voeren. Of geeft tijdens het downloaden al aan dat u het wilt

uitvoeren (run), zodat de installatie automatisch gestart wordt.

Klik bovenaan op

[Download]

Voer uw emailadres in

Accepteer de

voorwaarden

Klik op [Download

Cashflow]

Nadat u op [Download Cashflow] heeft geklikt, ontvangt u van ons een e-mail met verdere

instructies.

http://www.bankingtools.nl/download

9


2.2 Installeren

Na het starten van SetupCashflow5.exe volgt een wizard

die u door de installatie begeleidt. Tijdens deze installatie

wordt u gevraagd de licentievoorwaarden te accepteren.

Nadat u deze gelezen heeft en hiermee akkoord gaat,

selecteert u het vakje bij “Ik ga akkoord met de

licentievoorwaarden” en klikt u op [Volgende].

Het is aan te raden de standaard locatie waarop Cashflow

geïnstalleerd wordt niet te wijzigen. Als Cashflow succesvol

is geïnstalleerd, klikt u op [Voltooien].

2.3 Cashflow starten

Tijdens het installeren wordt er een icoon op uw bureaublad geplaatst waarmee

u Cashflow kunt starten. Klik of dubbelklik hierop.

2.4 Proberen en ervaren

U kunt Cashflow onbeperkt gebruiken, maar zonder abonnement kunt u alleen in de

voorbeeldadministratie. In deze administratie zitten verzonnen inkomsten en uitgaven. Maar

het geeft wel een beeld wat u allemaal met de software kunt doen.

Zodra u een abonnement heeft gesloten kunt u ook uw eigen transacties invoeren of

ophalen uit internetbankieren. Dan krijgt u natuurlijk een veel beter idee van de

mogelijkheden. Om u al enigszins op weg te helpen krijgt u daarom één maand gratis

proefabonnement op Cashflow Manager. U krijgt dit zodra u een Cashflow5 account

aanmaakt.

10


2.5 Abonnement bestellen

Als Cashflow u bevalt en u een abonnement voor één van de versies wilt bestellen, dan kunt

u dat doen via http://www.bankingtools.nl. Op de website gaat u dan naar de pagina

[Producten] en klikt u bij Cashflow Viewer, Assistant of Manager op [BESTEL NU].

Beweeg uw muis

naar [Producten]

Kies het product

dat u wilt

bestellen.

Klik vervolgens op

[BESTEL NU]

U wordt naar de afrekenpagina geleid. Er zijn nu 2 mogelijkheden:

1. U heeft al via Cashflow 5 een account aangemaakt. In dat geval kiest u ‘( ) ik heb al een

Cashflow 5 account’ en vult u vervolgens uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in.

Daarna klikt u op [Inloggen].

2. U heeft nog geen Cashflow 5 account aangemaakt. In dat geval kiest u ‘( ) ik heb nog

geen Cashflow 5 account’ en vult u vervolgens uw emailadres in, kiest u een

gebruikersnaam en kiest u een wachtwoord.

Daarna klikt u op [Account maken].

Nadat bent ingelogd met uw accountgegevens rond u de bestelling af:

1. U vult uw persoonlijke gegevens in en u machtigt Invers om het abonnementsgeld 1x per

jaar af te schrijven van uw rekening.

2. Daarna controleert u of uw bestelling klopt, geeft u uw akkoord op de

servicevoorwaarden en klikt u op [NU BESTELLEN].

U bestelling is afgerond en u krijgt een orderbevestiging gemaild.

http://www.bankingtools.nl/

11


Stap 1: maak een account

Stap 2: vul uw persoonlijke gegevens in en machtig Invers

Stap 3: controleer uw bestelling en bevestig

U kunt de software op 3 verschillende PC’s installeren, activeren en een jaar lang gebruiken.

U bent verzekerd van alle updates van Cashflow die gedurende dat jaar verschijnen. Zo sluit

u altijd aan op internetbankieren van uw banken. Uiteraard vallen uitbreidingen met nieuwe

functies van Cashflow ook onder deze service. En belangrijk … u kunt gebruik maken van alle

vormen van ondersteuning. Online, telefonisch, etc.

12


2.6 Software definitief activeren

Het activeren van de Cashflow 5 gebeurt door uw software te ‘koppelen’ aan uw

abonnement. De Cashflow 5 software staat op uw PC en het abonnement is bekend op de

servers van BankingTools. U koppelt deze twee via uw Cashflow 5 account gegevens aan

elkaar: Gebruikersnaam en wachtwoord. Deze heeft u ook bij uw bestelling ingevoerd.

Start Cashflow 5

Ga naar BESTAND en kies Software Activeren; de Activeringswizard start

Kies eerst ‘Starten met een eigen

administratie’

Klik op [Volgende]

Kies ‘Ik heb al een account’

Klik op [Volgende]

Vul de gebruikersnaam en het

wachtwoord in dat u ook bij uw

bestelling op gaf.

13


Selecteer het programma dat u bestelde

Klik op [Volgende]

Cashflow 5 haalt vervolgens uw bestelgegevens op en wordt geactiveerd. Als u Cashflow 5 in

het vervolg opstart, dan zal deze geactiveerd zijn.

3 Converteren

Nadat u Cashflow heeft geïnstalleerd en geactiveerd dan zal Cashflow automatisch vragen

om uw gegevens van een vorige versie te converteren naar Cashflow 5.

3.1 Mijn administratie

Er wordt standaard een administratie aangemaakt met de naam ‘Mijn administratie’. Als u

Cashflow Viewer of Cashflow Assistant gebruikt dan kunt u na het converteren van uw

gegevens van de vorige versie verder werken in deze administratie.

Wanneer u Cashflow Manager gebruikt en u heeft de administraties van Cashflow Manager

4 geconverteerd dan lijkt het alsof u uw gegevens niet ziet. Cashflow Manager 5 wordt dan

nog standaard geopend met de administratie ‘Mijn administratie’. Gaat u naar Bestand,

Administratie, Openen en kiest u dan de juiste administratie. Hierna zou u uw gegevens

moeten kunnen zien via het tabblad ‘Transacties’.

3.2 Wachtwoord van uw administratie

Als u in Cashflow Manager 4 een wachtwoord had ingesteld op een administratie dan wordt

dit wachtwoord overgenomen naar Cashflow Manager 5. Dit geldt alleen voor de eerste acht

tekens van het wachtwoord.

Meer informatie over het converteren van oude data naar Cashflow vindt u in paragraaf

13.1.6.

14


4 Korte toelichting menu’s & functies

In dit hoofdstuk wordt in het kort uitgelegd hoe u met Cashflow kunt werken. Waar vindt u

welke functies en hoe is de globale werking van Cashflow.

4.1 Menustructuur & navigatie

Hieronder vindt u een korte beschrijving van de belangrijkste navigatieonderdelen van

Cashflow. Doel is dat u hiermee snel het inzicht krijgt om intuïtief met Cashflow te werken.

In Cashflow Manager 5 is navigatie gebaseerd op Microsofts™ Ribbon (NL: 'Lint')

technologie. Dit biedt u een herkenbare omgeving die resulteert in een snellere manier van

werken. Hieronder vindt u een korte toelichting over de nieuwe menu’s en hoe u deze naar

uw hand kunt zetten.

Het Lint:

Het lint in één oogopslag:

Bestand menu Tabblad

Plaats actief venster

Functie Beschrijving

Bestand menu Een centrale locatie voor alle zaken die te maken hebben met uw administratie,

instellingen en afdrukken.

Tabblad Tabbladen met gegroepeerde functies per onderwerp

Weergave actieve venster Geeft indicatie over welk venster actief is.

4.2 Algemene programma functies

BESTAND menu

Links boven in het venster bevindt zich de menu optie

BESTAND. Klikt u hierop, dan krijgt u alle algemene functies

van Cashflow zoals Administraties, Afdrukken, Back-up en

programma instellingen.

Voor meer informatie over de algemene functies verwijzen wij

u naar hoofdstuk 13 van deze handleiding.

15


4.3 De belangrijkste functies beschikbaar via tabbladen

Tabblad IMPORT

Op het tabblad IMPORT kunt u de transacties importeren. Dit kan op drie manieren:

1. Bestand importeren

2. Import via uw bank

3. Vrije import

Over de optie “Vrije import” wordt verderop in paragraaf 6.3 meer informatie gegeven.

Tabblad TRANSACTIES

Klikt u op het tabblad TRANSACTIES, dan krijgt u alle functies die betrekking hebben op

invoer, overzicht en rubriceren van transacties. Alles direct bij de hand.

Tabblad OVERZICHTEN

Op het tabblad OVERZICHTEN worden alle gegevens van Cashflow in heldere overzichten

weergegeven. Deze overzichten kunt u afdrukken.

Tabblad BUDGETTEREN

16


Het tabblad BUDGETTEREN (alleen beschikbaar in Cashflow Manager) biedt u alle functies

m.b.t. het budgetteren, zoals het opstellen van en advies over uw begroting en de

rapportages.

Tabblad ONDERHOUD

Onder het tabblad ONDERHOUD zijn alle functies verzameld waarmee u rekeningen,

rubrieken, relaties, betalingsmethoden, rubriceerregels en banken kunt beheren. Beheren

houdt in dat u gegevens kunt toevoegen, wijzigen en/of verwijderen.

Tabblad AFSCHRIFTEN

Naast uw transacties kunt u ook bankafschriften (pdf) downloaden uit internet bankieren.

Dit zijn kopieën van uw papieren afschriften. Onder het tabblad AFSCHRIFTEN kunt u

afschriften van de bank toevoegen, wijzigen en/of verwijderen.

4.4 Selectie van gegevens:

Het zoeken van transacties kan op verschillende manieren in Cashflow. Het kan met behulp

van een (standaard) filter of met de optie “Zoeken”. Beide manieren worden hieronder

behandeld.

Zoeken

In de transactielijst kan zeer snel gezocht en geselecteerd worden met behulp van het

zoekvenster.

Wanneer u één maal klikt in het vak “Type hier om te zoeken” dan kunt u gegevens invoeren

waarop gezocht moet worden. Cashflow zal, na het bevestigen met enter, een lijst tonen van

transacties waarin de ingevoerde gegevens voorkomen.

17


Zie paragraaf 9.1- Selecteren en zoeken van transacties voor meer uitleg over het selecteren

van transacties.

Filteren

In de transactielijst zijn een aantal standaard filters beschikbaar. Een voorbeeld hiervan is

een periodefilter. Deze kunt u hier vinden:

Per kolom kan er ook gefilterd worden. Klikt u hiervoor op het filter icoon in de betreffende

kolomkop. Zie hieronder voor een voorbeeld:

Beweeg uw muis over de kolomkop

Klik op de filter knop

Kies één of meer waarden waarop

u wilt filteren.

Klik op [OK]

18


5 Administraties openen & aanmaken

In dit hoofdstuk leest u hoe u kunt werken met administraties. Maak kennis met Cashflow

via de voorbeeldadministratie, leer hoe u een nieuwe administratie aanmaakt of hoe u een

administratie opent.

5.1 Mijn administratie

Wanneer u Cashflow voor de eerste keer gebruikt dan wordt er altijd een administratie

aangemaakt met de naam “Mijn administratie”. Deze administratie is leeg en u kunt deze

gaan vullen met uw gegevens. U kunt de naam van deze administratie niet aanpassen.

5.2 Voorbeeldadministratie

Wanneer u Cashflow start dan wordt u gevraagd welke administratie u wilt openen.

Kiest u voor “Voorbeeld administratie” dan kunt alvast de functionaliteiten van Cashflow

ontdekken zonder zelf transacties te importeren.

Mocht u reeds een eigen administratie hebben aangemaakt in Cashflow dan krijgt u bij het

opstarten van Cashflow niet meteen de mogelijkheid om de voorbeeld administratie te

openen. Dit kunt u wel doen via Bestand, Administratie, Openen. U ziet dan het

bovenstaande scherm. Vinkt u hier de optie “Voorbeeld administratie” aan.

5.3 Nieuwe administratie

Bij Cashflow Manager is er de mogelijkheid om meerdere administraties te beheren. In elk

van deze administratie kunnen transacties geïmporteerd en beheerd worden van diverse

rekeningen.

U maakt een nieuwe administratie aan via het menu BESTAND, [Administratie], [Nieuw].

Het volgende scherm verschijnt:

19


Naam nieuwe administratie

Wachtwoord nieuwe administratie

Let op! dat u uw wachtwoord niet vergeet. Uw administratie is zonder het wachtwoord niet

meer te openen!

Standaard is de optie “Standaard rubriekenschema gebruiken” al aangevinkt. Hiermee kunt

u in uw administratie al gebruikmaken van een aantal door ons gemaakte rubrieken en

rubriceerregels. Aan de hand van de rubriceerregels worden de transacties aan de rubrieken

gekoppeld.

Mocht u in een andere administratie reeds rubrieken en/of rubriceerregels hebben

aangemaakt, dan kunt u deze overnemen in de nieuwe administratie. Bij “Uit administratie”

kiest u de bestaande administratie waarvan u de rubrieken en/of de rubriceerregels wilt

overnemen.

Klik op de knop [Maken] om uw administratie te maken.

5.4 Administratiekeuze

In het administratievenster heeft u de keuze om een eigen administratie te openen, een

nieuwe aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.

Kiest u BESTAND, Administratie dan verschijnt het volgende scherm:

20


Optie Beschrijving

Openen Hier kunt u een bestaande administratie openen

Nieuw Hier kunt u een nieuwe administratie aanmaken

Wijzigen Hier kunt u een bestaande administratie hernoemen of het wachtwoord veranderen

Verwijderen Hier kunt u een bestaande administratie verwijderen. De administratie die verwijderd

gaat worden zal gesloten moeten zijn anders kan hij niet verwijderd worden.

Jaarafsluiten Hiermee kan in de huidige administratie een jaar afgesloten worden. Er wordt door

Cashflow een extra administratie aangemaakt waarin het afgesloten jaar wordt

geplaatst.

Converteren Hiermee kunt u data converteren vanaf een vorige versie van Cashflow.

21


6 Importeren

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u banktransacties kunt importeren (inlezen) in uw

Cashflow administratie(s). Er zijn meerdere manieren van importeren die hieronder worden

toegelicht.

6.1 Direct importeren

Als u al een bestand met transacties vanaf uw bank op uw PC opgeslagen heeft, dan kunt u

dit direct importeren in Cashflow.

Om direct te importeren klikt u op de knop [Bestand importeren] op het tabblad IMPORT. In

het scherm dat volgt selecteert u het bestand op uw computer. Dit kunt u doen door middel

van de knop achter het veld “Bestand” (de drie puntjes).

Klik op [Volgende]. In het scherm dat volgt kunt u de rekening(en) kiezen waarvan u de

transacties wilt importeren.

Wanneer u de juiste rekening(en) heeft gekozen klikt u op de knop [Volgende]. Na het

importeren wordt een overzicht gegeven van wat er geïmporteerd is. Klikt u dan op de knop

[Voltooien].

22


6.2 Importeren via internetbankieren

U kunt ook direct uw transacties uit internetbankieren in Cashflow importeren. Dit doet u via

het tabblad IMPORT en vervolgens de knop [Import via uw bank].

Selecteer de bank waarvan u de transacties wilt downloaden. U wordt dan binnen Cashflow

naar de inlogpagina van uw bank gebracht. Aan de rechterzijde van het scherm - naast het

deel waar u inlogt in uw internetbankieren - vindt u instructies hoe u transacties kunt

downloaden van uw bank. Bijna alle banken hebben hiervoor speciale downloadpagina’s,

maar deze veranderen heel vaak. Cashflow past zich hier automatisch op aan.

Zodra u een bestand met transacties downloadt en opslaat op uw computer verschijnt het

importscherm. U kunt dan het bestand importeren zoals in de voorgaande paragraaf is

omschreven.

Let op! om automatisch het importeren te starten is het belangrijk dat u het juiste

bestandstype selecteert: MT940, .sta, .csv, .txt. Een pdf is géén transactiebestand. Kiest u

indien mogelijk ook altijd voor “het SEPA bestand”. Dat bevat de meest informatie.

Let op! Sla – tijdens downloaden - niet in een van de Cashflow 5 mappen op. Dan wordt uw

bestand niet automatisch geïmporteerd.

23


6.3 Vrije Import

In Cashflow Manager is het mogelijk om transacties te importeren uit andere bestanden dan

die standaard van de verschillende banken kunnen worden gedownload, bijv. bestanden van

niet-ondersteunde banken of bestanden die afkomstig zijn uit een ander programma.

Gebruik deze keuze niet voor het importeren van transactiebestanden van de door Cashflow

ondersteunde banken. Gebruik hiervoor de gewone importmogelijkheden binnen de keuze

Importeren.

Klik op de knop [Vrije Import] op het tabblad IMPORT. Selecteer in het volgende scherm het

bestandstype van het te importeren bestand. Selecteer vervolgens het bestand op uw

computer door op knop met de drie puntjes te klikken achter “Bestand”. Klik op [Volgende].

Selecteer het juiste scheidingsteken, het juiste datumformaat en zet indien van toepassing

een vinkje bij ‘Eerste regel bevat kolommen, sla deze over’, als het bestand op de eerste

regel een header bevat. Klik op [Volgende].

24


In het volgende scherm moeten de verschillende velden uit het bestand aan Cashflow

worden gekoppeld. Kies de regel die u als voorbeeld wilt zien en klik in het linkerdeel van het

scherm op de verschillende velden en selecteer het juiste type bij de verschillende waardes.

Kies in het rechterdeel van het scherm hoe af- en bijboekingen moeten worden bepaald. Klik

op [Volgende]. Als u alles goed heeft gedefinieerd krijgt u een scherm te zien waarin de

gegevens op de juiste plaats staan.

Klik op [Volgende] om de import te starten. Tijdens het importeren worden er wellicht

nieuwe rekeningnummers en/of rubrieken gevonden. Deze worden automatisch

toegevoegd.

Na het importeren krijgt u de mogelijkheid om de importinstellingen te bewaren in een

zogenaamde importdefinitie. Klikt u hiervoor na het importeren op de knop met de punt […]

achter het veld “Definitie bewaren in”. Reeds opgeslagen importinstellingen kunt u inlezen

door in het eerste scherm deze instellingen te selecteren.

25


7 Transacties invoeren & bewerken

In dit hoofdstuk leest u hoe u kunt werken met transacties. U leert hoe u een transactie kunt

invoeren en te voorzien van details of kunt splitsen in meerdere sub regels. Ook leert u hoe u

de weergave van de lijst met transacties kunt aanpassen.

7.1 Transacties invoeren

In Cashflow kunt u ook zelf handmatig nieuwe transacties invoeren, om bijvoorbeeld een

kasrekening te beheren. In Cashflow kunt u rekening ‘1000’ gebruiken als kasrekening of u

voegt zelf een nieuwe rekening toe. Om een transactie toe te voegen klikt u vanuit het lint

op het tabblad TRANSACTIES. Klik vanuit de groep “Bewerken” op [+]-Nieuw. In het scherm

“Transactiedetails” worden een nieuwe lege kaart getoond zodat u de gegevens zelf in kunt

vullen.

Transactiegegevens

De boekdatum en rentedatum moeten worden ingevuld met een bepaald formaat, namelijk

dd-mm-jjjj. U kunt ook op het pijltje naar beneden achteraan het veld klikken. Dan verschijnt

er een kalender waar u een datum kunt kiezen.

Bij “Bedrag bij” en “Bedrag af” kunt u bedragen invullen. Er kan maar één veld tegelijk

ingevuld worden. Wanneer het veld “Bedrag bij” een waarde bevat dan is het veld “Bedrag

af” geblokkeerd en andersom. Het bedrag wordt door Cashflow automatisch in het juiste

formaat omgezet.

26


U kunt een rekeningnummer kiezen uit de bestaande lijst door op het pijltje naar beneden te

klikken achteraan het veld “Rekeningnummer”. Met behulp van het plusje (+) kan een nieuw

rekeningnummer worden toegevoegd. Na het kiezen van het rekeningnummer worden

automatisch het IBAN nummer en de rekeningnaam getoond. Deze zijn hier niet te wijzigen.

Dit kan wel via het tabblad ONDERHOUD en de knop [Rekeningen].

In het veld “Omschrijving” moet u een omschrijving van de transactie toevoegen.

Relatie en rubrieken

Met behulp van het pijltje naar beneden achteraan het veld “Relatienaam” kunt u een

relatie kiezen. Wanneer u een relatie heeft gekozen en u wilt vanaf hier de naam van de

relatie wijzigen, klikt u dan op de knop met de drie puntjes […].

Wilt u een nieuwe relatie toevoegen, klikt u dan op knop [+]. Met de knop [X] maakt u het

veld “Relatienaam” leeg. Wanneer er een relatie is gekozen waar een tegenrekening bij

geregistreerd staat, dan wordt deze getoond in het veld “Tegenrekening”.

In het veld “Rubriek” kiest u een rubriek met behulp van het pijltje naar beneden achteraan

het veld. Na uw keuze wordt automatisch de gekoppelde hoofdrubriek getoond in het veld

erboven.

Extra gegevens

Vult u hier een eventuele opmerking in. Een betaalcode kan hier ook gekozen worden met

behulp van het pijltje naar beneden achteraan het veld. Eventueel kan ook nog een

beeldbestand toegevoegd worden aan deze transactie.

Let op! Wanneer u alle gegevens heeft ingevuld, klik dan op de knop [Opslaan]. De transactie

verschijnt in het overzicht.

7.2 Transactie splitsen

Een transactie kan worden gesplitst in meerdere afzonderlijke transacties, met elk een eigen

rubriek. U selecteert hiervoor de transactie die gesplitst moet worden. Klik vervolgens op de

knop [Splitsen] in de groep “Bewerken” in het lint bovenaan het scherm. Voer het bedrag in

die de ene deeltransactie moet bevatten. Door op [Tab] te klikken wordt er nog een

deeltransactie toegevoegd, die automatisch het resterende bedrag bevat. Vervolgens moet

u voor deze nieuwe deeltransactie een rubriek kiezen.

U kunt zo veel deeltransacties aanmaken als dat nodig is. Per deeltransactie kunt u ook een

rubriek selecteren en een opmerking toevoegen. U kunt een deeltransactie verwijderen door

met uw rechtermuisknop op de deeltransactie te klikken en te kiezen voor “Verwijder”.

27


Het splitsen van een transacties kan ongedaan gemaakt worden door de originele regel te

selecteren, vervolgens op de knop [Splitsen] te klikken en voor “Verwijderen” te kiezen.

7.3 Beeldbestand toevoegen

Aan een transactie kunt u een beeldbestand koppelen, zoals een scan van een factuur. U

doet dit door een transactie te selecteren en onderin op de knop met de drie puntjes […]

achter “Beeldbestand” te klikken. Hierna kunt u een bestand selecteren. Het beeldbestand is

vervolgens toe te voegen door op [Openen] te klikken.

Beeldbestand selecteren

Beeldbestand openen

7.4 Transacties bewerken en informatie toevoegen

De transacties, waarvan een lijst getoond wordt via het tabblad TRANSACTIES, kunnen

worden bewerkt en informatie kan hieraan toegevoegd worden. U doet dit door een

transactie in de lijst te selecteren. U kunt de wijzigingen aanbrengen in het venster

“Transactiedetails”. Na het aanbrengen van de wijzigingen moet u op de knop [Opslaan]

klikken onderaan het scherm.

28


Bij sommige kolommen verschijnt er, wanneer u dubbelklikt op een kolom, een [V].

Bijvoorbeeld bij de kolom Relatienaam. Dan kunt u een keuze maken uit een lijst.

Eén of meerdere transacties verwijderen

U kunt één of meerdere transacties tegelijkertijd verwijderen door in de lijst te klikken op de

transactie en tegelijkertijd de [Ctrl]- of [Shift]-toets van uw toetsenbord ingedrukt te

houden. Klikt u na de selectie van de transacties op [Verwijder] om de transacties te

verwijderen.

7.5 Aanpassen layout

Het venster “Transactiedetails” kan op een andere plaats worden weergegeven. Gaat u

hiervoor naar het tabblad TRANSACTIES en klikt u op de knop [Weergave]. Hier kunt u kiezen

voor “Rechts”, “Links”, “Onder” en “Uit”. Met de optie “Uit” schakelt u het venster

“Transactiedetails” uit zodat het niet meer getoond wordt in de transactielijst.

U kunt de kolommen ook van volgorde veranderen, door een kolomnaam naar links of

rechts te slepen terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt.

29


Plek van het venster

“Transactiedetails”

bepalen

Sleep een kolom om

deze te verplaatsen

Niet alle informatie over een transactie wordt standaard getoond in de overzichten.

U kunt zelf nog meer kolommen toevoegen of verwijderen. U klikt hiervoor met uw

rechtermuisknop op een transactie, klik op [Actieve kolommen] en vink vervolgens aan

welke kolommen met informatie u in het overzicht getoond wilt hebben. Klik vervolgens op

[OK]. Ook met behulp van de knop [Actieve kolommen] in het lint kunt u kolommen tonen

en/of verbergen.

Klik op rechtermuisknop op transactie

Klik op [Actieve kolommen]

Selecteer kolomnamen

Klik op [OK]

7.6 Afdrukken

De transacties die getoond worden bij Invoerlijst en de andere overzichten kunt u afdrukken.

U kunt een selectie van transacties, van bijvoorbeeld een bepaalde rekening, afdrukken door

de transacties te filteren. Om af te drukken klikt u bovenin op tabblad BESTAND, vervolgens

op [Afdrukken].

30


Indien gewenst; filter transacties

Kies het tabblad BESTAND

Klik op [Afdrukken]

7.7 Transacties exporteren

De transacties die geïmporteerd zijn in Cashflow kunnen geëxporteerd worden als een

komma gescheiden CSV bestand, zodat ze in allerlei andere programma’s ingelezen kunnen

worden. Zo kunt u de transacties ook in Microsoft Excel® inlezen.

De transacties dienen geëxporteerd te worden vanuit het tabblad TRANSACTIES. Om de

transacties te exporteren klikt u op de knop [Exporteren]. Kies de locatie waar het

exportbestand opgeslagen moet worden, geef een naam op en klik vervolgens op [Opslaan].

Let op! In Cashflow 4 werden standaard alle transacties geëxporteerd. In Cashflow 5 wordt

er tijdens het exporteren rekening gehouden met eventueel ingestelde filters. Wanneer er

een filter actief is op het tabblad TRANSACTIES dan worden alleen de getoonde transacties

geëxporteerd.

Klik op tabblad TRANSACTIES

Klik op de knop [Exporteren]

Selecteer een locatie en geef een naam op

Klik op [Opslaan]

31


8 Rubriceren

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe Cashflow u helpt met het rubriceren van uw

transacties. Er wordt uitgelegd hoe u uw transacties kunt rubriceren en hoe u Cashflow kunt

uitbreiden met persoonlijke rubriceerregels. Hiermee leert u Cashflow om transacties te

herkennen zodat deze een volgende keer automatisch gerubriceerd worden.

8.1 Rubrieken toekennen

Binnen Cashflow kunt u een rubriek toekennen aan uw transacties. Rubrieken zijn onderdeel

van een hoofdrubriek. Hierdoor kunt u snel inzicht krijgen in uw inkomsten en uitgaven per

hoofd-/subrubriek.

8.1.1 Rubriek koppelen/toevoegen via de transactielijst

In de transactielijst ziet u een lijst van transacties staan. Wanneer u dubbelklikt op het veld

“Rubriek” bij een transactie dan komen er drie knopjes tevoorschijn:

(v) - Hiermee toont u de lijst van rubrieken

(+) - Hiermee voegt u een rubriek toe

(x) - Hiermee verwijdert u de rubriek bij

deze transactie. De originele rubriek blijft

bestaan.

Ook is het mogelijk om een rubriek aan een transactie te koppelen via het venster

“Transactiedetails” en het veld [Rubriek].

Cashflow wordt geleverd met een uitgebreide variëteit aan rubrieken, het rubriekenschema.

Dit schema is opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn

transacties kan indelen. Denk aan bijvoorbeeld een hoofdrubriek ‘inkomsten’ met een aantal

subrubrieken zoals ‘salaris, uitkering’ en ‘kinderbijslag’. Rubriceren is het indelen van de

transacties naar de subrubrieken; het koppelt de transacties automatisch aan de rubrieken.

Cashflow zal direct na importeren aan een groot gedeelte van uw transacties automatisch

een rubriek toewijzen. De transacties worden direct gerubriceerd in de laatste stap van het

importeren. U kunt rubriceren zelfstandig starten door te klikken [Rubriceren] op het

tabblad TRANSACTIES. U kunt er dan voor kiezen om alle transacties opnieuw te rubriceren,

alleen automatisch gerubriceerde transacties of alleen nog niet gerubriceerde transacties.

Klik na uw keuze op [OK].

32


Klik op het tabblad TRANSACTIES

Klik op [Rubriceren]

8.2 Overeenkomstige

Wanneer u de transactiedetails van een transactie bekijkt dan zult u zien dat er een optie

‘Overeenkomstige’ bestaat onder de rubriek. Cashflow checkt namelijk alle transacties of deze

overeenkomen met de huidige transactie. Wanneer dit het geval is dan zal dit gemeld worden, zie

hieronder:

Wanneer u in dit geval een rubriek kiest dan worden de andere 5 transacties ook gerubriceerd met

de gekozen rubriek. Cashflow maakt op de achtergrond een verborgen rubriceerregel aan. De

volgende keer dat u overeenkomstige transacties importeert dan zal Cashflow deze zelf rubriceren.

Cashflow ‘leert’ automatisch.

8.3 Rubriceerregels

Naast de basis rubriceerregels die Cashflow al bevat, kunt u zelf ook regels opstellen.

Hiervoor klikt u vanuit het tabblad ONDERHOUD op knop [Rubriceerregels] en vervolgens op

de knop [Nieuw].

Klik op

[Rubriceerregels]

Klik op [Nieuw]

Stel: u tankt regelmatig bij het tankstation “De brandstofpomp” en u wilt dat deze uitgaven

voortaan worden gekoppeld aan de rubriek ‘brandstof’. Bij de nieuwe regel geeft u als naam

op ‘Lokale tankstation’. NB. Deze naam is enkel bedoeld ter herkenning en heeft verder geen

betekenis. Kies vervolgens de rubriek ‘Brandstof’.

Omdat het om uitgaven gaat kiest u als bedrag soort voor ‘Bedrag af’. Daaronder stelt u de

voorwaarden op. Zie de afbeelding met de te nemen stappen. In dit geval wordt er gekozen

33


voor ‘omschrijving’ en ‘bevat’, met als voorwaarde ‘brandstofpomp’. De transacties waarin

‘brandstofpomp’ voorkomt in de omschrijving voldoen aan de regel.

Bij het veld “Voorwaarde” kunt u aangeven of de transactie op één van de regels of aan alle

regels moet voldoen. In dit geval kiezen we voor de voorwaarde “Of” omdat zowel de

transacties van ‘brandstofpomp’ of ‘dorpspomp’ aan de rubriek ‘Brandstof’ toegekend

moeten worden.

Bij “Prioriteit” kunt u aangeven welke prioriteit deze rubriceerregel krijgt bij het rubriceren.

De positie van de rubriceerregel bepaalt welke regel eerder wordt afgehandeld door

Cashflow.

Door op [+] te klikken kunt u een extra voorwaarde opstellen. Denk hier bijvoorbeeld aan

een ander lokaal tankstation, bijvoorbeeld ‘Dorpspomp’, waarvan de transacties ook

gekoppeld moeten worden aan de rubriek ‘Brandstof’. In dit geval maken we een extra regel

aan, waarbij de omschrijving het woord ‘dorpspomp’ moet bevatten.

Bij een voorwaarde kan worden ingesteld of er gezocht moet worden op hele woorden of op

een gedeelte van een woord of zin. In het geval van de waarde “brandstofpomp” wordt met

de instelling “Hele woorden” gezocht op de gehele tekst “brandstofpomp”. Wanneer de

optie “Hele woorden” niet aangevinkt staat, voldoen de transacties met bijvoorbeeld de

woorden “brandstof” en “pomp” ook aan deze rubriceerregel.

Als de regel gereed is, klikt u op [Opslaan]. In het vervolg zal deze regel gebruikt worden bij

het automatisch rubriceren van de transacties die u importeert.

Klik op [Nieuw] Geef een naam Selecteer rubriek Kies bedrag soort Kies voor één of alle voorwaarden Bepaal positie Selecteer veld Bepaal voorwaarde

Klik onderaan het scherm op de knop [Opslaan] om de rubriceerregels op te slaan.

34


Cashflow zal direct na importeren aan een groot gedeelte van uw transacties automatisch

een rubriek toewijzen. Hiervoor gebruikt het 4 rubriceermethodes. In volgorde van prioriteit:

1. Persoonlijke rubriceerregels

deze stelt u zelf in via Onderhoud > Rubriceerregels. Zie hiervoor de uitleg in 7.2

2. Basis regels

dit zijn de meest voor de hand liggende regels. Bijvoorbeeld, als er in de omschrijving

‘Albert Heijn’ voorkomt, dan wordt de rubriek ‘Voeding en versnaperingen’ toegevoegd.

U hoeft deze basisregels niet zelf in te voeren. Deze regels werken op de achtergrond en

worden door Cashflow onderhouden.

3. Overeenkomstige herkenning

rubriceert u transacties die meer dan eens voorkomen, dan is éénmaal rubriceren

genoeg. Cashflow herkent overeenkomsten tussen transacties en rubriceert

overeenkomstige allemaal tegelijk. Die herkenning wordt onthouden zodat bij nieuwe

imports de rubrieken alweer automatisch worden toegevoegd.

NB: u kunt deze functionaliteit via ‘Instellingen en opties’ aan of uit zetten.

4. Interne boekingen

overboekingen tussen eigen rekeningen worden ook automatisch herkend en als interne

boeking gerubriceerd. Dit zijn geen uitgaven of inkomsten, maar verplaatsingen.

8.4 Nieuwe subrubriek toevoegen

Cashflow bevat een uitgebreide set met rubrieken: het rubriekenschema. Dit schema is

opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn transacties kan

toekennen. Mist u een rubriek, dan kunt u zelf rubrieken toevoegen. Dit kunt u op meerdere

locaties in Cashflow doen. Zo kunt u bij het scherm “Transacties” bij de transacties op [+]

klikken onder de kolom ‘Rubriek’ om een nieuwe rubriek aan te maken.

Ook kunt u via het tabblad ONDERHOUD en de knop [Rubrieken] een subrubriek aanmaken

door op de knop [Nieuw] te klikken. Hierbij verschijnt het scherm om een subrubriek toe te

voegen.

Klik op “Onderhoud”

Klik op [Rubrieken]

Klik op [Nieuw]

35


Selecteer een hoofdrubriek

Geef een naam op

Indien interne boeking, vink vakje aan

Geef eventueel belastingpost op

Wanneer u klaar bent, klikt u dan op de knop [Opslaan] onderaan het scherm.

Bij het aanmaken van een subrubriek heeft u ook meteen de mogelijkheid om een

hoofdrubriek aan te maken. Klikt u hiervoor op de plus knop [+] achter het veld

“Hoofdrubriek”.

Klik bij het aanmaken van

een subrubriek op de plus

[+] om evt. een

hoofdrubriek aan te

maken.

8.5 Nieuwe hoofdrubriek toevoegen

Om zelf een hoofdrubriek aan te maken gaat u naar het tabblad ONDERHOUD en klikt u op

de knop [Hoofdrubrieken]. Vervolgens klikt u op de knop [Nieuw].

U geeft vervolgens de aan te maken hoofdrubriek een naam en een kleur, waarmee deze

hoofdrubriek onderscheiden kan worden in grafieken van de overzichten.

36


Klik op [Nieuw]

Geef een naam op

Selecteer een kleur

Klik op [Opslaan]

Kleurenpalet In het lint vindt u de knop [Kleurenpalet].

Hiermee kunt u een standaard kleurenpalet kiezen voor de hoofd- en subrubrieken.

37


9 Overzichten - Antwoorden op financiële vragen

Door transacties te groeperen, kunt u antwoorden krijgen op uw financiële vragen zoals:

- Waar geef ik mijn geld aan uit?

- Wanneer geef ik geld uit aan rubriek ‘X’ of ‘Y’

- Hoeveel geld geef ik per maand uit en waaraan?

- Houd ik geld over aan het einde van de maand / jaar?

- Hoe is mijn saldoverloop?

- Aan wie geef ik mijn geld uit?

- Enz.

Cashflow is er voor gemaakt om u deze antwoorden snel te geven. Cashflow doet dit via de

overzichten, waarin de transacties gegroepeerd worden per maand, rubriek enz.

De vensters bevatten veelal een combinatie van lijsten/tabellen en grafieken. In de

lijsten/tabellen ziet u de (detail)cijfers. Mensen denken echter sneller in beelden. Daarom

zijn de grafieken binnen Cashflow een belangrijk instrument om u snel overzicht en inzicht te

geven in uw financiële situatie.

Noot: Door een combinatie te maken met het periodefilter (per maand, kwartaal e.d.), kunt u overzichten beperken of

uitbreiden.

9.1 Selecteren en zoeken van transacties

Door transacties te selecteren/filteren is het mogelijk om een beperkte hoeveelheid

transacties te tonen. Hiermee krijgt u sneller overzicht en kunt u eventueel snel een vergelijk

maken tussen het 1e kwartaal van het huidige en het voorgaande jaar. In een andere situatie

kan het handig zijn als u bijvoorbeeld alle transacties van januari wilt controleren.

Periode

Het instellen van een periode kan met

behulp van de lijst die standaard is ingesteld

in de transactielijst van Cashflow.

Klikt u hiervoor op de V.

Wilt u een andere periode instellen, dan klikt

u op de +. U kunt dan de begin- en

einddatum zelf bepalen. Deze periode wordt

dan vervolgens in de lijst opgeslagen zodat u

later deze periode nogmaals snel kunt

kiezen.

38


Zoeken

Met de optie “Zoeken” kunt u zoeken in de actieve lijst met gegevens. Type uw zoektekst

(zoekargument) in waarop u wilt zoeken en druk op [Enter]. Uw zoekargumenten worden

onthouden. Wanneer u een zoekargument nogmaals wilt gebruiken, dan kunt u klikken op

[v] naast het invoerveld. Met behulp van het kruisje achteraan het veld verwijdert u de

zoektekst en worden alle transacties weer getoond.

9.2 Overzichten - Per rekening

Welke transacties lopen via welke rekening? Wat zijn de saldi van mijn rekeningen? Hoe

verlopen de saldi per periode? Antwoorden op dit soort vragen ziet u in het venster

“Overzichten – per rekening”.

Om het venster “Overzichten – per rekening” te openen, klikt u in het menu op het tabblad

OVERZICHTEN en vervolgens op de knop [Per rekening].

Klik op OVERZICHTEN

Klik op [Per rekening]

In het scherm ziet u vervolgens de verschillende rekeningen. In het onderste scherm worden

de transacties zichtbaar van de betreffende rekening. De totalen van de verschillende

kolommen vindt u onder in het venster in een aparte balk.

Om inzicht te krijgen in uw saldoverloop per rekening, kunt u de (lijn)grafiek weergeven. U

selecteert een rekening door het vinkje aan te zetten in de kolom “In grafiek” achter de

betreffende rekening. Het saldo wordt per week berekend.

39


Grafieken tonen/verbergen

U kunt grafieken tonen/verbergen door de klikken op de knop [Grafieken]. Er volgt een

menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aan-

of uit te zetten.

9.3 Overzichten - Per rubriek

Waar geef ik mijn geld aan uit? Wanneer geef ik geld uit aan rubriek ‘X’ of ‘Y’? Dit soort

vragen worden beantwoord in het venster “Overzichten – per rubriek”.

Om de transacties te groeperen op basis van de rubrieken, klikt u op het tabblad

OVERZICHTEN en klikt u op de knop [Per rubriek].

Klik op OVERZICHTEN

Klik op [Per rubriek]

Klik evt. op de [+]’s

In het scherm ziet u vervolgens de hoofdrubrieken. Door op [+] te klikken, klapt u de

hoofdrubriek uit en worden de subrubrieken zichtbaar. In de lijst onderaan het scherm

worden de transacties zichtbaar die behoren tot de betreffende rubriek.

Onderaan de tabel met rubrieken ziet u het totale bedrag dat bij-/afgeschreven is.

9.3.1 Afdrukken van de transacties per rubriek

Wanneer u in het overzicht per rubriek een rubriek selecteert dan worden onderaan het

scherm de transacties van die rubriek getoond. Deze lijst kunt u afdrukken door met uw

rechtermuisknop te klikken in deze lijst. U krijgt het volgende venster te zien:

Met de optie “Printen” kunt u een lijst met transacties afdrukken van één bepaalde rubriek.

NB het afdrukken van de onderliggende transacties is ook mogelijk in de overzichten Per

rekening, Per maand en Per relatie

9.3.2 Grafieken per rubriek

In het venster “Per rubriek” kunt u kiezen uit twee type grafieken. De taartgrafieken; deze

geven in één blik het overzicht over de relatieve verdeling van de hoofd- en subrubrieken, en

de staafgrafieken; deze geven u naast de verhoudingen ook het inzicht in de absolute

waarden per subrubriek. Standaard worden de taartgrafieken weergegeven.

40


Taartgrafieken

Bij de weergave in taartgrafieken ziet u in het bovenste paneel altijd de uitgaven per

hoofdrubriek. Het onderste paneel toont de subrubrieken van de (in de lijst) geselecteerde

(inkomsten-/uitgaven-) hoofdrubriek.

Staafgrafieken

De staafgrafieken werken hetzelfde als de taartgrafieken. De exacte bedragen worden

getoond als u uw muis over een staaf beweegt.

Interactieve grafieken

De taart- en staafgrafieken zijn interactief. Wanneer u op een hoofd- of subrubriek klikt in de

lijst aan de linkerkant van het scherm, dan wijzigen automatisch de taart- en staafgrafiek

mee.

Wanneer u in de taartgrafiek op een punt (hoofdrubriek) klikt, dan wordt de betreffende

hoofdrubriek geselecteerd. Hierdoor worden in de staafgrafiek de betreffende subrubrieken

getoond.

Grafieken – type keuze

U kunt wisselen tussen een taart of staartgrafiek door te klikken op de knop [Grafieken]. Er

volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen.

Klik op de knop [Grafieken]

Klik op een grafiek om deze aan- of uit te zetten

Grafiekweergave – breedte instelling

U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het

grafiekpaneel. De muiscursor verandert in .Houd vervolgens uw muistoets ingedrukt en

beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen).

9.4 Overzichten - Per maand

Wat geef ik per maand uit aan wat? En belangrijker nog: Houd ik nog geld over aan het einde

van de maand? De antwoorden krijgt u in het venster “Overzichten - Per maand”. Klikt u op

het tabblad OVERZICHTEN en klik op de knop [Per maand] om het venster te openen.

41


Klik op OVERZICHTEN

Klik op [Per maand]

In het scherm ziet u de maanden met bijbehorende totaalbedragen. Zo ziet u per maand het

totale bedrag van de uitgaven, de inkomsten en het totaal. U krijgt direct antwoord op de

vraag “Heb ik geld overgehouden of had ik tekort?”.

Onderin het venster ziet u de totalen van de verschillende kolommen.

Helemaal onderaan in het scherm worden alle transacties van de betreffende maand

zichtbaar.

9.4.1 Grafieken per maand

In het venster “Per maand” kunt u kiezen uit drie grafieken. De grafiek “Inkomsten en

uitgaven per maand”, de grafiek “Verschil inkomsten en uitgaven per maand” en de grafiek

“Saldoverloop per maand”.

Grafiek - Inkomsten en uitgaven per maand

In deze grafiek ziet u wat de inkomsten en uitgaven per maand zijn. Is de groene staaf hoger

dan de rode, dan gaat het goed. Zo niet, dan is wellicht uw aandacht vereist!

Grafiek – Verschil inkomsten en uitgaven per maand

Deze grafiek geeft u een overzicht van het restant of tekort wat u elke maand heeft. De optie

“Verschil” geeft het maandelijkse verschil aan tussen de inkomsten en uitgaven. De optie

“Verschil totaal” geeft het jaarlijkse verschil aan tussen de inkomsten en uitgaven.

42


Trendlijn

Door het maandelijkse verloop te analyseren kan een trend berekend worden (de zwarte

lijn). Door de trend door te trekken naar het einde van het jaar kan een (grove) indicatie

gegeven worden van de resterende maanden.

Tip!

De trendlijn kan u belangrijke informatie geven:

Gaat de lijn omhoog, dan houdt u per maand steeds meer geld over

Bij een vlak lopende lijn speelt u per maand quitte

Gaat de lijn omlaag, dan komt u iedere maand geld te kort.

Dit kan een belangrijk signaal voor u zijn om tijdig maatregelen te nemen!

Grafieken tonen/verbergen – type keuze

U kunt grafieken tonen/verbergen door te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarin

de verschillende grafieken vermeld staan. Klik op een grafiek om die grafiek aan- of uit te

zetten.



grafiekpaneel. De muiscursor verandert in . Houdt u vervolgens uw muistoets ingedrukt

en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen).

9.5 Overzichten - Per rubriek per maand

Wat geef ik per maand uit aan wat (verzekeringen, wonen enz.)?

Deze vraag wordt beantwoord in het overzicht “Per rubriek per maand”. Hiervoor klikt u op

het tabblad OVERZICHTEN en klik op [Per rubriek per maand].

De totaalbedragen van de inkomsten, worden per rubriek in het bovenste gedeelte getoond

en de uitgaven vindt u in het onderste deel. Als u de hoofdrubrieken uitklapt (klik op [+]),

dan worden de subrubrieken zichtbaar. Per subrubriek kunt u zien wat de totaalbedragen

43


per maand zijn. Onderin bij het inkomstengedeelte en onderin bij het uitgavengedeelte,

worden de totalen getoond van alle rubrieken per maand.

Klik op tabblad

OVERZICHTEN

Klik op [Per

rubriek per

maand]

Klik evt. op de

[+]’s

Totalen

9.5.1 Grafieken per rubriek per maand

In het venster “Per rubriek per maand” kunt u kiezen uit twee grafieken namelijk “Inkomsten

per maand” en “Uitgaven per maand”.

Grafiek Inkomsten per maand

Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de “Inkomsten” dan wordt deze rubriek getoond in

de grafiek “Inkomsten per maand”.

Grafiek Uitgaven per maand

44


Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de “Uitgaven per rubriek” dan wordt deze rubriek

getoond in de grafiek “Uitgaven per maand”.




zetten.





9.6 Overzichten - Per rubriek per jaar

Wat geef ik per jaar uit aan wat (verzekeringen, wonen enz.)?

Deze vraag wordt beantwoord in het overzicht “Per rubriek per jaar”. Hiervoor klikt u op het

tabblad OVERZICHTEN en klikt u op [Per rubriek per jaar].

De totaalbedragen van de inkomsten, worden per hoofdrubriek in het bovenste gedeelte

getoond en de uitgaven vindt u in het onderste deel. Als u de hoofdrubrieken uitklapt (klik

op [+]), dan worden de subrubrieken zichtbaar. Per subrubriek kunt u zien wat de

totaalbedragen per jaar zijn. Onderin bij het inkomstengedeelte en onderin bij het

uitgavengedeelte, worden de totalen getoond van alle rubrieken per jaar.

9.6.1 Grafieken per rubriek per jaar

In het venster “Per rubriek per jaar” kunt u kiezen uit twee grafieken namelijk “Inkomsten

per jaar” en “Uitgaven per jaar”.

Grafiek Inkomsten per jaar

Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de “Inkomsten” dan wordt deze rubriek getoond in

de grafiek “Inkomsten per jaar”.

Grafiek Uitgaven per jaar

Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de “Uitgaven per rubriek” dan wordt deze rubriek

getoond in de grafiek “Uitgaven per jaar”.

9.7 Overzichten - Per relatie

Aan wie betaal ik hoeveel? Van wie ontvang ik hoeveel? Wie betaal ik het meest? Antwoord

op dergelijke vragen krijgt u in het venster “Overzichten – Per relatie”.

45


Om het venster “Overzichten – Per relatie” te openen, klikt u in het menu op het tabblad

OVERZICHTEN en vervolgens op de knop [Per relatie].

Klik op OVERZICHTEN

Klik op [Per relatie]

In het venster worden van de relaties de totalen getoond en de bijbehorende

relatierekening. Per relatie krijgt u inzicht in het totaal aan inkomsten, ontvangsten en

eventueel saldo (totaal).

Door op een relatie te klikken, worden onderaan het scherm de transacties zichtbaar van de

betreffende relatie.

9.7.1 Grafieken per relatie

In het venster “Per rubriek per maand” kunt u kiezen uit twee grafieken namelijk “Top 10

relaties” en “Saldo verloop per maand”.

Grafiek Top 10 relaties

Deze grafiek geeft in een taartdiagram weer aan welke 10 relaties het meeste geld wordt

uitgegeven. Wanneer u met uw muis over de taartgrafiek beweegt dan zal er per taartpunt

een bedrag worden getoond.

Grafiek Saldoverloop per maand

In het linker scherm “Per relatie” kunt u een relatie selecteren. De uitgaven bij deze relatie

zullen worden getoond in de grafiek “Saldoverloop per maand”. Rode staven betekenen

uitgaven. Groene staven betekenen inkomsten.

46





zetten.





9.8 Groeperen

Wilt u andere vragen beantwoord zien, dan kunt u dit eenvoudig doen door zelf een

overzicht te maken. Dit kan via “Overzichten – Groeperen”. U klikt hiervoor in het menu op

het tabblad OVERZICHTEN en vervolgens op de knop [Groeperen].

Onder groeperen wordt verstaan het bijeenbrengen van gegevens met dezelfde

gemeenschappelijke eigenschappen. Dus bijvoorbeeld alle transacties van één boekdatum of

alle transacties van één rekening met dezelfde rubriek.

U bepaalt de volgorde van de groepering door de kolomnamen te slepen naar het vak met

de tekst “Sleep hier een kolomkop naartoe om transacties op deze kenmerken te

groeperen”. Hiervoor klikt u op de kolomnaam en terwijl u de linkermuisknop ingedrukt

houdt sleept u de naam naar het bovengenoemde vak.

Voorbeeld:

U wilt antwoord op de vraag “Wat is het saldoverloop per transactie per rekening per

maand?”

Als eerste zorgt u dat de gewenste kolommen actief zijn (saldo en maand). Klik in het vak

“Beeld” op de knop [Actieve kolommen] of gebruik de rechtermuistoets voor het context

menu. Zie paragraaf 7.5 voor meer toelichting over het instellen van kolommen.

Sleep vervolgens de kolomnaam ‘Rekening’ naar het genoemde vak. De transacties worden

nu gegroepeerd per rekening. Door vervolgens de kolomnaam ‘Maand’ naar het

47


bovengenoemde vak te slepen worden de transacties gegroepeerd per rekening en per

maand. Om een groepering ongedaan te maken sleept u de naam uit het vak.

Om de transacties vervolgens te tonen en het saldoverloop te zien, klikt u telkens op >.

In de kolom saldo wordt uw saldo op de datum van de transactie weergegeven. U kunt hier

onder andere het saldo aan het begin en het einde van elke maand bekijken. Sorteer de

transacties naar behoefte.

Klik op OVERZICHTEN

Klik op [Groeperen]

Sleep kolomnamen naar

dit vak

Klik op

9.9 Totalen

Wilt u in één oogopslag zien hoe u er financieel voor staat en of u in lijn loopt met uw

opgestelde budget? Dit kan via het venster “Overzichten – Totalen”.

Klik in het menu op het tabblad OVERZICHTEN en klik vervolgens op [Totalen].

Klik op OVERZICHTEN

Klik op [Totalen]

9.9.1 Grafiek – Saldo (geconsolideerd) & prognose

De grafiek geeft u inzicht in het saldo van uw gehele administratie. De blauwe lijn

(“Rekeningtotaal”) toont het saldototaal van alle rekening per maand. U ziet hiermee direct

of u geld overhoudt of tekort

komt aan het einde van een

maand. (Bijvoorbeeld: loopt

de lijn van maand tot maand

omhoog, dan houdt u geld

over, loopt de lijn omlaag, dan heeft u meer uitgegeven dan er binnenkwam. De bruine lijn

toont de saldoprognose volgens het opgestelde budget. Dit geeft u het jaarinzicht in uw

saldoprognose van uw administratie. U kunt eventueel tijdig ingrijpen.

48


Trendlijn

Naast de prognose via uw budget kan, door het maandelijkse verloop te analyseren, een

trend berekend worden (de roze lijn). Door de trend door te trekken naar het einde van het

jaar kan een (grove) indicatie gegeven worden van de resterende maanden.

Tip!

De trendlijn kan u belangrijke informatie geven:

Gaat de lijn omhoog, dan houdt u per maand steeds meer geld over

Bij een vlak lopende lijn speelt u per maand quitte

Gaat de lijn omlaag, dan komt u iedere maand geld te kort.

Dit kan een belangrijk signaal voor u zijn om tijdig maatregelen te nemen!

9.9.2 Grafiek - Rekeningen

De grafiek “Rekeningen” toont u het saldo per

rekening. Heeft u heel veel rekeningen, dan kunt u

scrollen. Het scrollen werkt door een van de staven

naar boven of onder te slepen (houdt u de

muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar boven

of onder).

9.9.3 Grafiek – Inkomsten per rubriek / Uitgaven per hoofdrubriek

De grafiek “Inkomsten per subrubriek” toont u de (procentuele) verdeling tussen de

inkomsten.

Noot: Er is gekozen voor

weergave in subrubrieken

omdat er bij huishoudens

doorgaans slechts één

hoofdrubriek is en dit u

geen meerwaarde biedt.

De Grafiek “Uitgaven per hoofdrubriek” toont u de (procentuele) verdeling tussen de

uitgaven. De weergave is in hoofdrubrieken gedaan zodat er een globaal beeld ontstaat.

Hints

49


Als u met uw muis over de taartsegmenten beweegt, dan krijgt u het bedrag te zien van het

betreffende segment.

9.9.4 Grafiek – Totaal inkomsten & uitgaven

De grafiek “Totaal inkomsten & uitgaven” toont u

het totaal aan werkelijke en gebudgetteerde

inkomsten en uitgaven. Zo kunt u snel zien of uw

inkomsten en uitgaven verlopen volgens prognose.

50


10 Budgetteren

Om grip te houden op uw geld is het handig om vooruit te kijken. Regeren is vooruitzien, zeg

maar. Dat kan door te budgetteren.

Cashflow Manager 5 biedt u de mogelijkheden om uitgebreid, maar toch eenvoudig te

budgetteren.

1. Zo kunt u starten met een geheel blanco budget en op basis van uw (zekere)

inkomsten en uitgaven een basis budget opstellen en dat vervolgens verder

uitwerken.

2. U kunt ook op basis van gegevens van het voorgaande jaar een budget opstellen door

de werkelijke cijfers in het budget te laden. Dat is een stuk sneller en geeft een reële

start.

3. U kunt een budget opstellen o.b.v. de Nibud richtlijn. Afhankelijk van door u

ingevulde persoonlijke kenmerken wordt een budget richtlijn gegeven die

opgebouwd is uit wetenschappelijk/statistisch onderzoek. De bedragen uit de Nibud

richtlijn kunt u vervolgens kopiëren in uw budget. Vandaaruit kunt u dan uw budget

verder uitwerken en toespitsen op uw persoonlijke situatie.

De budgetteervensters zijn allen voorzien van heldere grafieken waardoor snel inzicht

gegeven wordt in de gevolgen van een budgetaanpassing.

Hebt u eenmaal een budget opgesteld, dan is het van groot belang om dit te monitoren.

Cashflow biedt hiervoor twee uitgebreide vensters waarin u de realisatie per rubriek en per

maand kunt volgen. Ook deze vensters zijn weer voorzien van uitgebreide grafische

rapportage zodat u snel inzicht krijgt.

E.e.a. wordt nader toegelicht in onderstaande paragrafen.

10.1 Opstellen jaarbudget

Voor het opstellen van een persoonlijk budget klikt u in het menu op het tabblad

BUDGETTEREN en vervolgens [Opstellen jaarbudget].

Klik op BUDGETTEREN

Klik op [Opstellen jaarbudget]

In het venster ziet u de tabel “persoonlijke begroting”. Hierin ziet aan de linkerzijde de

hoofdrubrieken. Door op [+] te klikken bij een hoofdrubriek worden de subrubrieken

getoond. Vervolgens kunt u per rubriek een budget opgeven voor een geheel jaar (kolom

“Jaar”) of afzonderlijk per maand. Klik hiervoor in de gewenste cel. Gebruik eventueel de

rekenmachine (V).

51


Klik op [+} van de

hoofdrubriek

Vul jaarbedrag in. Maak

evt. gebruik van de

calculator (v).

Verdeel de bedragen

handmatig per maand of

gebruik de verdeelfunctie

Onder de persoonlijke begroting ziet u een opsomming van de resultaten. De totaalbedragen

worden getoond per jaar, per maand en cumulatief.

Nibud richtlijn verwerken in de Persoonlijke begroting

Als u een Nibud richtlijn (zie paragraaf 9.4) heeft ingevuld en opgeslagen, dan worden er aan

de persoonlijke begroting extra “Nibud richtlijn”-kolommen toegevoegd. Deze kolommen

bevatten per subrubriek de jaar- en maandrichtlijnen volgens het Nibud. De Nibud richtlijn

toont per subrubriek de bedragen die een vergelijkbaar huishouden in Nederland gemiddeld

uitgeeft.

U kunt het Nibud richtlijn instellen door in het menu bij de groep “Beeld” te klikken op de

knop [Toon Nibud].

10.2 Budgetwizard

Met Cashflow Manager kunt u snel een begroting opstellen door een startpunt te creëren op

basis van de Nibud richtlijn, een begroting uit voorgaand jaar of op basis van de werkelijke

cijfers van voorgaand jaar. U hoeft daarna alleen nog te ‘fine tunen’ om uw begroting

sluitend te krijgen.

52


Klik op BUDGETTEREN

Klik op [Budgetwizard]

Wanneer u de Budgetwizard start, krijgt u een viertal opties te zien:

In de paragrafen hieronder worden deze opties verder uitgelicht.

10.2.1 Ik begin met een lege begroting

Met deze opties kunt u in één keer voor meerdere jaren een lege begroting aanmaken.

10.2.2 Ik begin met bedragen gebaseerd op een begroting van een voorgaand jaar

Hierbij worden bijvoorbeeld alle bedragen die u had ingevuld voor het budget van het jaar

2014, ingevuld bij het budget voor 2015. Wanneer u de Budgetwizard start, kiest u voor de

optie “Ik begin met bedragen gebaseerd op een begroting van een voorgaand jaar.

53


Hier hebt u keuze uit:

- Toename

- Afname

- Gelijk

Vul een percentage in

U kunt hierbij een keuze maken om dit 1 op 1 over te nemen, of bedragen met een bepaald

percentage meer of minder. Als u kiest voor “Toename” en 1%, dan worden alle budget

bedragen plus een procent extra overgenomen naar het huidige jaar. Als u kiest voor

“Afname” en 10% dan wordt er bij alle bedragen er een tiende afgehaald.

10.2.3 Ik begin met bedragen op basis van werkelijke inkomsten en uitgaven uit een voorgaand

jaar

U kunt ook op basis van gegevens van het voorgaande jaar een budget opstellen door de

werkelijke cijfers uit het voorgaand jaar in het budget te laden. Dat werkt in de meeste

gevallen het snelst en geeft een reële start. Bij het starten van de Budgetwizard kiest u dan

voor de optie “Ik begin met bedragen op basis van werkelijke inkosten en uitgaven uit een

voorgaand jaar”.

Door bij het opstellen van de begroting een procentuele toename of afname toe te passen

kunt u een globale inflatiecorrectie verwerken. Noot: Let op! de inflatiecorrectie zal in de

praktijk per rubriek anders uitwerken. Deze optie is slechts bedoeld om als

indicatie/startpunt te dienen.

10.2.4 Ik laat bedragen berekenen met de Nibud landelijke referentiecijfers

Cashflow Manager heeft een budgetteerfunctie waarmee u uw begroting kunt opstellen aan

de hand van een door het Nibud opgestelde richtlijn. Deze richtlijn is gebaseerd op de

gegevens van uw huishouden en het gemiddelde uitgaven patroon in Nederland. Uw

werkelijke uitgaven kunt u vervolgens vergelijken met het door u opgestelde budget.

Wanneer u deze optie kiest, wordt u door een aantal schermen geleid, waarbij u de

gevraagde gegevens moet invullen.

54


Stap 1 - Basis

In de eerste stap wordt uw basisgegevens gevraagd. Geboortedatum, geslacht en eigen

risico van u en uw partner. Klik op [Volgende] als u klaar bent met stap 1.

Stap 2 – Inkomsten

Vervolgens geeft u inzicht in uw vaste lasten. Noot: Voor inzicht in uw vaste lasten kunt u het

venster “Overzichten – per rubriek” raadplegen. Klik, als u klaar bent, op [Volgende].

Stap 3 – Kinderen

Wanneer u kinderen heeft, klikt u dan op de groene plus. Vervolgens vult u hier de

geboortedatum, geslacht, woonsituatie en school in per kind. Klik op [Volgende] wanneer u

klaar bent met stap 3.

Stap 4 - Woning

Selecteer de juiste gegevens over uw woning. Als u niet zeker weet wat de energieklasse is

van uw woning, dan kiest u de waarde [Onbekend]

Als u een koopwoning heeft dan vult u de WOZ waarde van uw woning in. Als u een

huurwoning heeft, dan vult u de kale huur per maand in.

Klik op [Volgende] wanneer u klaar bent.

Stap 5 - Auto

Wanneer u een auto bezit, klikt u dan op de groene plus. Vul vervolgens de nieuwwaarde,

het aantal kilometers per jaar en de status in. Klik op [Volgende] wanneer u klaar bent.

Wanneer u alle stappen doorlopen heeft, wordt u gevraagd voor welke jaren u het budget

wilt aanmaken. Uw budget zal worden aangepast op basis van de referentiecijfers van het

Nibud. Klik vervolgens op [Voltooien].

10.3 Grafieken ter ondersteuning bij begroten

Begroten is passen en meten. Het is dan prettig om snel inzicht te krijgen in de gevolgen van

een aanpassing. Cashflow Manager biedt daarvoor een aantal handige grafieken waarmee u

in één oogopslag ziet wat de gevolgen zijn.

55


Grafiek - Budgetverschillen

De grafiek toont u het budgetverschil van

de begroting per maand en het

cumulatieve totaal (opvolgende totaal

van de maandsaldo). De donkerblauwe

lijn (Budgetverschil) toont het

budgetsaldo per maand. U ziet hiermee

direct of u geld overhoudt of tekort komt

aan het einde van een maand. De

lichtblauwe lijn (Budgetverschil totaal)

geeft u het inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden volgens de begroting.

Het totaal van de huidige maand wordt opgeteld bij het totaal van de voorgaande maand

enz. Hierdoor ziet u het verloop van uw begroting door het jaar heen en ziet u of u

uiteindelijk uitkomt in de ‘plus’ of ‘min’.

Grafiek – Inkomsten & uitgaven totaal

De grafiek toont de inkomsten &

uitgaven, het totaal (saldo) en de

cumulatieve (opvolgende totaal van de

maandsaldo) bedragen. U ziet snel het

verloop en eventuele dips. Blijft de

groene lijn “Inkomsten” boven de rode

lijn “Uitgaven”, dan blijft het resultaat

positief. De blauwe lijn (Totaal

cumulatief) geeft u het inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden volgens

de begroting. Het totaal van de huidige maand wordt opgeteld bij het totaal van de

voorgaande maand enz.

Grafiek – Gebudgetteerde inkomsten & uitgaven

De grafiek toont u de gebudgetteerde

inkomsten & uitgaven per maand. In een

ideale situatie blijft de groene balk altijd

uitsteken boven de rode balk. Dan houdt

u geld over.


U kunt grafieken tonen/verbergen door binnen de groep “Beeld” te klikken op [Grafieken].

Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een

grafiek aan/uit zetten.

56




grafiekpaneel. De muiscursor verandert in . Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en


10.4 Realisatie per Rubriek

Lopen mijn financiën nog in de pas met de begroting? Antwoord op deze vraag krijgt u in het

venster “Realisatie budget per rubriek”.

Hebt u eenmaal een begroting opgesteld, dan wilt u deze natuurlijk graag volgen/bewaken.

Dat kan door uw werkelijke inkomsten en uitgaven te vergelijken met de begroting die

opgesteld is. Klik hiervoor in het menu op het tabblad BUDGETTEREN en klik op de knop

[Realisatie per Rubriek].

Klik op

BUDGETTEREN

Klik op [Realisatie

per Rubriek]

In het bovenste gedeelte van het venster worden de inkomstenrubrieken getoond en in het

onderste gedeelte de uitgavenrubrieken. Als u op [+] klikt van een hoofdrubriek, worden de

subrubrieken getoond.

Per subrubriek wordt weergeven in hoeverre het budget gerealiseerd is. Zo is per subrubriek

te zien in hoeverre het bedrag dat opgesteld is als budget verschilt met het bedrag dat

werkelijk is uitgegeven. Onderin het bovenste en onderste gedeelte worden de totalen

getoond.

Hoogte instelling inkomsten- / uitgavenpaneel

U kunt de hoogte instellen van het inkomsten-/uitgavenpaneel door uw muis op de

scheidslijn te plaatsen tussen beide panelen. De muiscursor verandert in . Houdt

vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar boven of naar beneden.

10.4.1 Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie

Om uw budget goed en snel te kunnen volgen bevat Cashflow Manager een aantal handige

grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de status is.

57


Grafiek – Resultaten per maand per rubriek

Deze grafiek laat per hoofd- of

subrubriek zien wat het resultaat is.

Het resultaat is het verschil tussen

de werkelijke uitgaven of inkomsten

en het budget. Wanneer u een

hoofd- of subrubriek aanklikt in het

overzicht aan de linkerzijde van het

scherm, dan zal deze grafiek zich

hierop aanpassen.

Het budget wordt weergegeven in het lichtblauwe gedeelte van de staven. Wanneer de

bovenkant van de staaf groen gekleurd is, dan gaat het goed. Is de bovenkant van de staaf

rood gekleurd, dan is wellicht uw aandacht vereist!

Grafiek – Werkelijk t.o.v. budget per rubriek

Deze grafiek laat per gekozen hoofd-

of subrubriek zien wat de werkelijke

uitgaven en/of inkomsten zijn en wat

het budget is voor deze rubriek. De

grijze kolom laat de werkelijke

inkomsten of uitgaven zien. De

zwarte kolom laat het budget zien.

Grafiek – Realisatie per maand

Deze grafiek laat per maand vier

kolommen zien. De smalle

kolommen (groen en rood)

vertegenwoordigen de werkelijke

inkomsten en uitgaven. De bredere

kolommen (groen en rood) tonen de

begrootte inkomsten en uitgaven.



Er volgt een menu waarmee u de verschillende grafieken kunt kiezen. Klik op een

grafieknaam om deze aan of uit te zetten.

58






10.5 Realisatie budget per maand

Lopen mijn maandfinanciën nog in de pas met de begroting? Antwoord op deze vraag krijgt

u in het venster “Realisatie per maand”.

Hebt u eenmaal een begroting opgesteld, dan wilt u deze natuurlijk graag volgen/bewaken.

Het overzicht “Realisatie per maand” vergelijkt de werkelijke met de begrootte inkomsten &

uitgaven per maand en geeft net wat meer detail dan het overzicht “Realisatie jaarbudget”.

Klik in het menu op het tabblad BUDGETTEREN en klik op de knop [Realisatie per maand] om

het venster te openen.

Klik op

BUDGETTEREN

Klik op [Realisatie

per maand]

In het scherm ziet u vervolgens de maanden met bijbehorende totaalbedragen. Zo ziet u het

totale bedrag van de gebudgetteerde en werkelijke inkomsten en uitgaven. Met behulp van

de kolom “Werkelijk verschil” ziet u op de cent nauwkeurig hoe uw werkelijke inkomsten en

uitgaven zich verhouden tot de gebudgetteerde inkomsten en uitgaven.

Onderin het venster ziet u de totalen van de verschillende kolommen.

10.5.1 Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie per maand

Om uw maandbudgetten goed en snel te kunnen volgen bevat Cashflow Manager een aantal

handige grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de status is.

Omdat veel van de grafieken eerder uitgebreid besproken zijn, wordt hier volstaan met een

verwijzing naar andere delen uit de handleiding.

59


Grafiek – Budget t.o.v. werkelijke inkomsten

In deze grafiek ziet u de werkelijke

en gebudgetteerde inkomsten per

maand. Het budget wordt

weergegeven in het lichtblauwe

gedeelte van de staven. Wanneer de

bovenkant van de staaf groen

gekleurd is, dan zijn uw inkomsten

groter dan het budget. Is de

bovenkant van de staaf rood gekleurd, dan zijn uw uitgaven groter dan het budget. Uw

aandacht is dan vereist!

Grafiek – Budget t.o.v. werkelijke uitgaven

In deze grafiek ziet u de werkelijke

en gebudgetteerde uitgaven per

maand. Deze tabel heeft dezelfde

indeling als de tabel “Budget t.o.v.

werkelijke inkomsten”.

Grafiek - Inkomsten en uitgaven budget en werkelijk

Deze staafgrafiek geeft weer wat de

gebudgetteerde inkomsten en

uitgaven zijn naast de werkelijke

inkomsten en uitgaven. De

lichtgroene kolom geeft de

werkelijke inkomsten weer. De

donkergroene kolom geeft de

gebudgetteerde inkomsten weer. De

lichtrode kolom geeft de werkelijke uitgaven weer. En de donkerrode kolom geeft de

gebudgetteerde uitgaven weer. Zo krijgt u snel een overzicht van hoe uw financiële situatie

eruit ziet per maand ten opzichte van het ingestelde budget.

60


Grafiek – Verschillen tussen budget en werkelijk

Cashflow berekent automatisch het verschil tussen de gebudgetteerde inkomsten en

uitgaven en het verschil tussen de

werkelijke inkomsten en uitgaven. In

deze grafiek wordt het verschil in

budget en het verschil in de

werkelijke inkomsten en uitgaven

per maand getoond. Ook wordt in

deze grafiek het totale verschil

tussen inkomsten en uitgaven van het budget en de werkelijkheid getoond.



Er volgt een menu waarmee u de verschillende grafieken kunt kiezen. Klik op een

grafieknaam om deze aan- of uit te zetten.





61


11 Onderhoud

In dit hoofdstuk leest u onder andere hoe u de basisgegevens (rekeningen, rubrieken,

relaties, etc.) kunt invoeren en aanpassen in Cashflow.

11.1 Rekeningen

Om informatie van uw rekeningen aan te passen of een nieuwe rekening toe te voegen, klikt

u in het menu op het tabblad ONDERHOUD en klikt vervolgens [Rekeningen]. U kunt in dit

scherm de rekeningnamen en banknamen veranderen die horen bij de rekeningnummers.

Ook kunt u de kleur selecteren die wordt gebruikt voor de rekeningen bij de overzichten.

Om een rekening toe te voegen klikt u bovenin op [Nieuw], vult u de informatie in het

venster aan de rechterkant van het scherm en klikt u vervolgens op [Opslaan].

Klik op ONDERHOUD Klik op [Rekeningen] Klik op [Nieuw]

11.1.1 Rekeningsoort

Bij een rekening moet een rekeningsoort gekozen worden. Het rekeningsoort bepaalt wat er

verplicht ingevuld moet worden. Zie onderstaande tabel.

Rekeningsoort Bank Rekeningnummer

Beleggingsrekening Verplicht Verplicht

Betaalrekening Verplicht Verplicht

Contante betalingen Niet verplicht Niet verplicht

Depositorekening Verplicht Verplicht

Kredietkaart Niet verplicht Verplicht

Kredietrekening Verplicht Verplicht

Rekening Verplicht Verplicht

Spaarrekening Verplicht Verplicht

Wanneer een bank verplicht is en uw bank staat niet in de lijst met beschikbare banken dan

kunt u een bank toevoegen via het onderdeel ‘Banken’. De knop hiervoor vindt u in het lint

bovenaan het scherm, op het tabblad ‘Onderhoud’.

11.1.2 Saldo ijken

Een correct rekeningsaldo is essentieel om goed zicht te houden op uw financiën. Cashflow

biedt hiervoor de mogelijkheid om een zgn. “ijksaldo” in te vullen. Cashflow neemt het

ijksaldo als uitgangspunt op een bepaalde ijkdatum en vanaf die datum wordt het saldo door

en terug berekend aan de hand van de geïmporteerde transacties.

62


Noot: Swift MT-940 bestanden bevatten het actuele saldo. Dit saldo wordt automatisch overgenomen in Cashflow. U hoeft

het ijksaldo van ABN AMRO, Fortis en Van Lanschot rekeningen daarom niet aan te passen, mits u het MT-940 bestand van

deze banken importeert.

Een ijksaldo kunt u aflezen van het bankafschrift van de betreffende rekening. Neem voor

het ijksaldo het saldo volgens het bankafschrift en voor de ijkdatum de datum van het

bankafschrift.

Let op! Wanneer u een ijkdatum instelt op een dag waarvoor er af- en/of bijschrijvingen zijn

geweest, dan moet u zich realiseren dat de ijkdatum begint op 00:00:00 uur. Het ijksaldo dat

u dan invult is dus het saldo vóór de transacties.

Het ijksaldo en de ijkdatum per rekening kunt u invoeren via de velden “IJksaldo” en

“IJkdatum” in de details van een rekening.

Noot: Banksaldi worden altijd bepaald aan de hand van de boekdatum van de banktransacties. Afhankelijk van uw bank

worden boekdatum of rentedatum getoond. Dit kan verwarring wekken

Bij de kredietlimiet kunt u instellen welk bedrag u op uw rekening rood kunt staan. De

bestedingsruimte is het saldo plus de kredietlimiet.

Klik op het tabblad ONDERHOUD

Klik op de knop [Rekeningen]

Selecteer de betreffende rekening

Voer een ijksaldo in

Selecteer een ijkdatum

Klik op [Opslaan]

In grafiek Met de optie “In grafiek” kunt u instellen of de betreffende rekening getoond moet worden in het overzicht per rekening. Deze kunt u vinden onder het tabblad OVERZICHTEN en onder de knop [Per rekening]. Ook daar kunt u aangeven welke rekening getoond moet worden in de grafiek.

63


11.2 Hoofdrubrieken

Om zelf een hoofdrubriek aan te maken gaat u naar het tabblad ONDERHOUD en klikt u op

de knop [Hoofdrubrieken]. Vervolgens klikt u op de knop [Nieuw]. U geeft vervolgens de aan

te maken hoofdrubriek een naam en een kleur, waarmee deze hoofdrubriek onderscheiden

kan worden in grafieken van de overzichten.

Klik op [Nieuw]

Geef een naam op

Selecteer een kleur

Klik op [Opslaan]

Kleurenpalet

Op het tabblad ONDERHOUD vindt u ook de knop [Kleurenpalet]. Hiermee kunt u een

standaard kleurenschema kiezen voor de hoofd- en subrubrieken. Uiteraard kunt u zelf ook

een kleur kiezen voor een hoofd- of subrubriek.

U kunt ook een Hoofdrubriek toevoegen via de transactielijst. In de kolom “Rubriek” klikt u

op het + teken zodat u een nieuwe rubriek kunt aanmaken. In het veld “Hoofdrubriek” klikt u

weer op het + teken.

Klik op de +

11.3 Subrubrieken

Cashflow bevat een uitgebreide set met rubrieken: het rubriekenschema. Dit schema is

opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn transacties kan

toekennen. Mist u een rubriek, dan kunt u zelf rubrieken toevoegen. Dit kunt u op meerdere

locaties in Cashflow doen. Zo kunt u bij het scherm “Transacties” bij de transacties op [+]

klikken onder de kolom ‘Rubriek’ om een nieuwe rubriek aan te maken.

64


Ook kunt u via het tabblad ONDERHOUD en de knop [Rubrieken] een subrubriek aanmaken

door op de knop [Nieuw] te klikken. Hierbij verschijnt het scherm om een subrubriek toe te

voegen.

Klik op ONDERHOUD

Klik op [Rubrieken]

Klik op [Nieuw]

Selecteer een hoofdrubriek

Geef een naam op

Indien interne boeking, vink

vakje aan

Geef eventueel belastingpost

op

Nibud post

Met behulp van het veld “Nibud post” kunt u een rubriek koppelen aan een rubriek die

behoort bij de Nibud landelijke referentiecijfers.

Wanneer u klaar bent, klikt u dan op de knop [Opslaan] onderaan het scherm.

11.4 Relaties

De relatienaam die bij een bepaald relatierekeningnummer hoort, kan worden aangepast als

deze niet meer juist is of als u de relatienaam niet duidelijk genoeg vindt. U kunt dit doen via

het tabblad ONDERHOUD en de knop [Relaties]. Hier worden alle relatierekeningnummers

getoond en in de kolom ‘naam’ de relatienaam. De naam kunt u hierin wijzigen. Tevens kunt

u extra informatie toevoegen als dat gewenst is.

Om een relatie toe te voegen klikt u bovenin op de knop [Nieuw]

65


Klik op ONDERHOUD

Klik op [Relaties]

Geef een naam op

11.5 Betalingsmethoden

Een betalingsmethode is de methode waarop een transactie verwerkt is, zoals een

pinbetaling of een machtiging. Deze kunnen ook worden getoond in de transactieoverzichten

door de kolom “Betaalcode” toe te voegen. De betaalcode is de afkorting voor de

betaalmethode.

Deze betalingsmethoden en bijbehorende betaalcodes kunt u aanpassen door te klikken op

het tabblad ONDERHOUD en de knop [Betalingsmethoden]. Selecteer een betaalcode om

deze aan te passen of klik op de knop [Nieuw] om een betaalcode toe te voegen.

Klik op het tabblad ONDERHOUD

Klik op [Betalingsmethoden]

Geef een betaalcode op

11.6 Rubriceerregels

Met behulp van rubriceerregels kunnen transacties automatisch gekoppeld worden aan

hoofd- en subrubrieken. Voor meer informatie verwijzen wij u naar paragraaf 8.3 van deze

handleiding.

11.7 Banken

Op het tabblad ONDERHOUD onder de knop [Banken] vindt u de gegevens van de 14 banken

waarvan de gegevens standaard worden meegeleverd met Cashflow. In het venster

“Bankdetails” worden de gegevens van de geselecteerde bank weergegeven.

Deze 13 banken worden weergegeven bij het importeren. Klikt u hiervoor op het tabblad

IMPORT en klikt u op de knop [Import via uw bank].

66


U kunt ook zelf een bank toevoegen door op [Nieuw] te klikken. Vul de gevraagde gegevens

in en klik op [Opslaan].

Klik op tabblad ONDERHOUD Klik op de knop [Banken] Klik op de knop [Nieuw] Vul de juiste gegevens in Klik op [Opslaan]

Noot: Deze bank wordt getoond als favoriet op het tabblad IMPORT wanneer u een vinkje zet bij “In

favorieten”. Een door u toegevoegde bank wordt niet getoond in de lijst [Importeer direct via

internetbankieren].

Om een bank te verwijderen selecteert u een bank en klikt u op [Verwijder] en vervolgens op

[Ja].

67


12 Afschriften

Bij steeds meer banken is het mogelijk om een digitale versie van uw afschriften te

downloaden in PDF formaat. Deze afschriften kunt u in Cashflow toevoegen, zodat u deze op

een overzichtelijke manier terug kunt bekijken.

Hiervoor klikt u in het menu op het tabblad AFSCHRIFTEN. Klik vervolgens op de knop

[Nieuw] om een afschrift in PDF formaat toe te voegen. Vul het rekeningnummer in m.b.t.

het afschrift en bepaal een omschrijving.

Geef het afschrift een (persoonlijk) nummer mee, zodat u ze gemakkelijk kunt ordenen, en

selecteer de datum van het afschrift. Klik op de knop met de punt […] achter het veld

“Bestand” om een bestand te kiezen. Klik op [Openen] om het bestand te bevestigen. Klik

vervolgens op [OK] en het afschrift verschijnt in Cashflow.

Een afschrift is te verwijderen door bovenin op de knop [Verwijder] te klikken.

Klik op AFSCHRIFTEN

Klik op [Nieuw]

Vul de gegevens in

Klik op [OK]

U kunt een opgeslagen afschrift wijzigen door te klikken op de knop [Wijzig] in het lint

bovenaan.

68


13 Algemene functies – tabblad BESTAND

Wanneer u op het tabblad BESTAND klikt in Cashflow, dan verschijnt het menu met de

algemene functies. In dit hoofdstuk worden deze functies één voor één met u doorgenomen.

13.1 Administratie

In dit menu kunt u administraties openen, toevoegen, wijzigen, verwijderen. U kunt ook een

jaar afsluiten en uw data converteren vanuit een vorige versie van Cashflow.

13.1.1 Openen

Met deze optie kunt u een bestaande administratie openen. Er mag maar één administratie

tegelijkertijd geopend zijn in Cashflow. Dus wanneer u een andere administratie wilt openen

dan wordt automatisch de huidige administratie gesloten.

Klik op tabblad BESTAND

Kies [Administratie]

Kies [Openen]

Kies uw administratie of de

Voorbeeld administratie

Vul uw wachtwoord in

69


13.1.2 Nieuw

Bij Cashflow Manager is er de mogelijkheid om meerdere administraties te beheren. In elk

van deze administratie kunnen transacties geïmporteerd en beheerd worden van diverse

rekeningen.

U maakt een nieuwe administratie aan via het menu BESTAND, [Administratie], [Nieuw].

Het volgende scherm verschijnt:

Naam nieuwe administratie

Wachtwoord nieuwe administratie

Let op! dat u uw wachtwoord niet vergeet. Uw administratie is zonder het wachtwoord niet

meer te openen!

Standaard is de optie “Standaard rubriekenschema gebruiken” al aangevinkt. Hiermee kunt

u in uw administratie al gebruikmaken van een aantal door ons gemaakte rubrieken en

rubriceerregels. Aan de hand van de rubriceerregels worden de transacties aan de rubrieken

gekoppeld.

Mocht u in andere administratie reeds rubrieken en/of rubriceerregels hebben aangemaakt,

dan kunt u deze overnemen in de nieuwe administratie. Bij “Uit administratie” kiest u de

bestaande administratie waarvan u de rubrieken en/of de rubriceerregels wilt overnemen.

Klik op de knop [Maken] om uw administratie te maken.

13.1.3 Wijzigen

Met deze optie kunt u een bestaande administratie wijzigen.

Wanneer u Cashflow Assistant heeft dan kunt u alleen een wachtwoord instellen of wijzigen.

U kunt dan de administratie ‘Mijn administratie’ niet hernoemen.

Wanneer u Cashflow Manager heeft dan kunt u, naast het wachtwoord instellen en wijzigen,

een eigen administratie hernoemen. Dit geldt alleen niet voor de administratie ‘Mijn

administratie’. Deze kunt u niet hernoemen, dit is namelijk de standaard administratie van

Cashflow.

70




Kies [Wijzigen]

Kik op [Hernoemen]

Of

Geef nieuw wachtwoord op

13.1.4 Verwijderen

Wanneer u een administratie wilt verwijderen dan moet eerst de bewuste administratie

gesloten zijn. Hiervoor kunt u het beste een andere administratie openen dan diegene die

verwijderd moet worden. Zie paragraaf 13.1.1 voor het openen van een administratie.



Kies [Verwijderen]

Kies de juiste administratie

Klik op [Verwijder]

Wanneer u op de knop [Leeg maken] klikt, dan verschijnt het volgende scherm:

Vink de opties aan die u wilt verwijderen uit deze administratie en klik op [OK].

71


13.1.5 Jaarafsluiting

In uw administraties kunnen transacties geïmporteerd zijn over meerdere jaren. Zo kunnen

er in uw administratie naast de transacties van het huidige jaar, alle transacties van eerdere

jaren aanwezig zijn. U kunt probleemloos deze jaargangen naast het jaar in uw administratie

beheren, maar het is mogelijk om alle transacties van een boekjaar, bijvoorbeeld 2013,

onder te brengen in een hele aparte administratie. Dit wordt een jaarafsluiting genoemd.

Deze transacties zijn weer te beheren door de afgesloten administratie te openen. In de

administratie met het huidige jaar, zijn deze transacties niet meer te beheren.

Dit kunt u doen door in Cashflow, nadat u de administratie heeft geopend, te klikken op het

tabblad BESTAND, de knop [Administratie] en vervolgens te kiezen voor [Jaarafsluiting].

Vervolgens kiest u het jaar binnen uw administratie dat u wilt afsluiten in een aparte

administratie en geeft u het een naam. Klik vervolgens op [Afsluiten].

Alle transacties uit dit jaar zijn nu losgekoppeld uit uw administratie en worden

ondergebracht in een aparte administratie. Deze administratie is te kiezen via BESTAND,

[Administratie], [Openen]

Deze jaarafsluiting is niet meer terug te draaien, dus wees er zeker van dat u dit wilt doen.

Open een administratie



Kies [Jaarafsluiten]

Kies de jaargang

Geef een naam

Klik op [Afsluiten]

13.1.6 Converteren

Wanneer u in een vorige versie van Cashflow heeft gewerkt dan heeft u hierin data staan.

Deze data kan geconverteerd worden naar Cashflow versie 5. U hoeft hiervoor géén back-up

te maken in uw oude versie van Cashflow. Versie 5 gaat op zoek naar administraties van

vorige versies en zal u vragen welke geconverteerd moeten worden naar Cashflow versie 5.

Tijdens het converteren wordt gevraagd vanuit welke versie van Cashflow u data wilt

converteren naar versie 5. Hierna stelt Cashflow 5 u de vraag welke administratie(s) er

72


geconverteerd moeten worden. Na het converteren kunt u deze administratie(s) meteen

gebruiken in Cashflow versie 5.



Kies [Converteren]

Kies uw oude Cashflow versie

Klik op [Volgende]

Kies uw administratie

Noot: Er kan door u zelf geconverteerd worden vanaf Cashflow versie 3.5 naar versie 5.0.

Wanneer u eerdere versies wilt converteren, neemt u dan contact op met onze helpdesk. Zij

zullen u hiermee helpen.

13.2 Afdrukken

Elke lijst, overzicht of grafiek kan worden afgedrukt vanuit Cashflow. Zorg ervoor dat het

scherm dat u wilt afdrukken actief is. Klik op het tabblad BESTAND, kies [Afdrukken] en kies

vervolgens voor [Afdrukken], [Afdrukvoorbeeld] of [Grafieken afdrukken].


Kies [Afdrukken]

Wanneer u kiest voor [Afdrukvoorbeeld] dan ziet u een voorbeeld van wat er afgedrukt gaat

worden Hierin kunt u nog een aantal instellingen doen zoals, kop/voettekst, schaal, marges,

afdrukstand en grootte.

73


Open het scherm

wat u wit afdrukken

Klik op tabblad

BESTAND

Kies [Afdrukken]

Kies

[Afdrukvoorbeeld]

13.2.1 Exporteren naar

Op een afdrukvoorbeeld staat de knop [Exporteren naar]. Wanneer u hierop klikt dan kunt u

het betreffende afdrukvoorbeeld opslaan als PDF, HTML, RTF, XLS, CSV en nog vele andere

formaten.

13.3 Back-up

BankingTools adviseert om regelmatig een back-up van uw administratie te maken zodat uw

data weer teruggezet kan worden na bijvoorbeeld een computercrash. Om een back-up te

maken klikt u op het tabblad BESTAND en kiest u vervolgens [Backup].

Klik op het tabblad BESTAND

Kies [Backup]

13.3.1 Back-up maken

Wanneer u heeft gekozen voor “Back-up maken” dan zult u één of meerdere administraties

moeten kiezen waarvan u een back-up wilt maken. Vervolgens krijgt u de keuze tussen een

online back-up of een lokale back-up.

Klik op het tabblad BESTAND Kies [Backup] Kies [Backup maken] Antwoord [Ja]

Kies de juiste administratie

74


Kies voor Online of Lokaal

Online back-up maken

U kunt een back-up online verzenden naar de digitale kluis van Cashflow en hiervandaan ook

weer teruglezen. Voordat een back-up verzonden wordt, wordt het back-up bestand

encrypted met uw wachtwoord als sleutel. Hierdoor is de back-up alleen door u te openen.

Lokale back-up maken

Wanneer u heeft aangegeven dat u een lokale back-up (op uw eigen pc) gaat maken, moet u

in het volgende scherm aangeven waar de back-up opgeslagen moet worden. Door op de

knop met de puntjes […] achter het veld “Bestandsnaam” te klikken kunt u een locatie en

naam opgeven voor de back-up. Er wordt door Cashflow een voorstel gedaan hoe het back-

upbestand moet gaan heten. Dit kunt u zelf nog wijzigen.

Klik op het tabblad BESTAND Kies [Backup] Kies [Backup maken] Kies [Lokaal] Klik op de puntjes voor locatie en naam back-up bestand.

Klik op [Volgende]

Noot: Wanneer u een locatie opgeeft waarin reeds een back-up staat met dezelfde naam,

dan zal Cashflow vragen of u deze back-up wilt overschrijven.

13.3.2 Backup teruglezen

Online back-up teruglezen

Een back-up die verzonden is naar het Cashflow online back-up systeem, kunt u weer inlezen

door te klikken op het tabblad BESTAND, kies [Backup] en vervolgens [Backup teruglezen].

Kies vervolgens de optie “Online, via de digitale kluis van Cashflow back-up”.

75


Lokale back-up teruglezen

Om een back-up van een administratie terug te lezen, klikt u in Cashflow op het tabblad

BESTAND, kies [Backup] en vervolgens [Backup teruglezen]. Kiest u in het volgende scherm

de optie “Lokaal, als bestand op uw computer”.

Vervolgens selecteert u het back-upbestand door op de knop met puntjes […] achter het

veld “Backup bestand” te klikken. Kies het back-upbestand en klik op de knop [Openen]. De

bestandsnaam en locatie verschijnen in het venster. Klikt u dan op [Volgende].

Klik op het tabblad BESTAND Kies [Backup] Kies [Backup teruglezen] Kies “Lokaal” Selecteer het bestand m.b.v. de puntjes Klik op [Volgende]

13.4 Instellingen en opties

Onder de menu optie [Instellingen en opties] vindt u de algemene instellingen voor

Cashflow.


Kies [Instellingen en

opties]

Administraties

Hier kunt u instellen op welke locatie de administraties moeten worden opgeslagen. Ook

kunt u instellen dat bij het starten van Cashflow gevraagd moet worden welke administratie

u wilt openen.

76


Met de optie “Gegevens beveiligd opslaan” kunt u ervoor kiezen om uw databestanden die

op uw computer staan te vergrendelen, zodat deze niet te lezen zijn met een database

editor. Als iemand over uw databestanden zou beschikken, dan is het mogelijk om met een

programma uw gegevens te bekijken. Als uw database vergrendeld is dan kunnen uw

gegevens enkel nog met Cashflow bekeken worden. In Cashflow zelf zult u niks merken van

de vergrendeling.

Importeren

Onder deze rubriek kunt u instellen hoeveel dagen Cashflow moet wachten om u te

herinneren aan het importeren van transacties.

Met de optie “Transacties bij bank downloaden via interne Cashflow browser” kunt u

instellen of de browser binnen Cashflow moet starten of juist in een apart venster.

Ook kunt u de instructies ten behoeve van downloaden uit internetbankieren uit- of

inschakelen in Cashflow.

Wanneer u de optie “Transacties direct na downloaden importeren” uitzet, dan zullen de

transacties na het downloaden niet direct geïmporteerd worden. Ook kunt u aangeven wat

er met de transactiebestanden gedaan moet worden na het importeren. Dit geldt ook voor

welke locatie de transactiebestanden moeten worden bewaard.

Rubriceren

Met de optie “Overeenkomstige transacties rubriceren tijdens import” zet u standaard de

optie aan of uit voor het overeenkomstig rubriceren. Als u al eerder een rubriek gekozen

heeft bij een transactie en de optie “Overeenkomstige” stond aan bij deze transactie, dan

zullen overeenkomstige transacties na een volgende import automatisch worden

gerubriceerd mits deze instelling aan staat. Staat bovengenoemde instelling niet aan dan

zullen de overeenkomstige transacties niet gerubriceerd worden tijdens een import.

77


Bij “Overeenkomstige gezamenlijk rubriceren” kunt u opgeven hoe er gerubriceerd moet

worden. Standaard staat deze optie op “Alleen ongerubriceerde transacties” waarmee

alleen de ongerubriceerde transacties worden gecheckt en gerubriceerd. De optie “Alle

overeenkomstige transacties” rubriceert alleen de transacties die met elkaar overeenkomen.

Met de optie “Nooit” worden overeenkomstige transacties niet gerubriceerd.

Algemeen

Hier kunt u instellen of hints wilt tonen bij knoppen en velden. Wanneer u met uw muis over

een kop of veld beweegt verschijnt er een korte beschrijving of hint.

Wanneer de optie “Cashflow opstarten in laatst geopende scherm” aan staat dan zal bij een

herstart van Cashflow uw laatst gebruikte scherm weer worden geopend.

De optie “Vragen om bevestiging bij verwijderen van gegevens” zorgt ervoor dat bij het

verwijderen van transacties om een bevestiging wordt gevraagd.

En de optie “Vragen om bevestiging als rubriektype afwijkt van transactiebedrag type” zorgt

ervoor dat u een rubriek moet bevestigen wanneer bijvoorbeeld een uitgave wordt

gerubriceerd bij een inkomsten rubriek.

Ook kunt u hier uw standaardprinter instellen en de fonts die uw wilt gebruiken in lijsten en

kaarten.

13.4.1 Herstel programma instellingen

Met de knop [Herstel programma instellingen] kunt u alle instellingen in Cashflow versie 5

terugzetten naar de standaard instellingen.

Let op! Wanneer u één of meerdere opties heeft gewijzigd, kikt u daarna op de knop

[Toepassen] om de wijzigingen te bevestigen.

78


13.5 Service en support

Via het tabblad BESTAND en de optie [Service en support] komt u bij onze support

hulpmiddelen.

Via het tabblad BESTAND, de optie [Service en support] kunt u gemakkelijk doorklikken naar

onze website, het bestellen van een abonnement, de handleiding, de veel gestelde vragen

en de online supportdesk. Met de optie [About] krijgt u meer informatie over uw licentie.

13.5.1 Updaten van Cashflow

Met de optie [Controleer versie] checkt u of u de laatste versie van Cashflow gebruikt.

Mocht dit niet zo zijn dan kunt u direct de laatste update ophalen en installeren. Meestal

zult u met de laatste versie werken vanwege het automatische update-detectie-

mechanisme.

Bij het opstarten van Cashflow 5 wordt namelijk altijd gecheckt of u de laatste versie

gebruikt. Zo niet, dan wordt er rechts onderin een melding getoond. Zie onderstaand

voorbeeld:

Wanneer u op [hier] heeft geklikt dan verschijnt het volgende scherm:

79


Klikt u op [Installeer] om de update te starten.

In het volgende scherm kunt u lezen wat er in deze versie is verbeterd en/of veranderd.

Klik op [Bijwerken]

Wanneer de update gelukt is dan verschijnt het bovenstaande scherm. Klik op [Sluiten].

80


13.6 Profiel instellen

Onder het tabblad BESTAND en de optie [Profiel instellen] kunt u uw persoonlijke gegevens

invullen. Dit is van belang bij het budgetteren met behulp van de Nibud landelijke

referentiecijfers. Wanneer deze gegevens ingevuld zijn dan worden de Nibud landelijke

referentiecijfers in uw budget hierop aangepast.

13.7 Software activeren

Mocht het activeren niet gelukt zijn na de installatie dan kunt u achteraf activeren via het

tabblad BESTAND en de optie [Software activeren]. Leest u hiervoor Hoofdstuk 2.

13.8 Programma afsluiten

Hierbij sluit u Cashflow af.

81


14 Mijn BankingTools

Via ‘MijnBankingTools’ (www.mijnbankingtools.nl) heeft u gemakkelijk toegang uw

persoonlijke gegevens. Dit zijn de gegevens die u opgaf bij uw bestelling (naam, adres,

woonplaats, etc.). U kunt deze hier zelf aanpassen.

U vindt er ook een overzicht van alle orders die u plaatste en eventuele contracten die u

bent aangegaan. Daarnaast vindt u er de registratiecodes die u nodig heeft om uw software

te activeren.

‘MijnBankingTools’ is ook dé plek om vragen aan BankingTools te stellen. U krijgt dan

persoonlijk antwoord. Over het algemeen is dit binnen 2 werkdagen.

14.1 Inloggen

U kunt uw vragen aan ons stellen via onze online helpdesk. U kunt deze bereiken door in

Cashflow te klikken op het tabblad BESTAND, de optie [Service en support] en de optie

[Online supportdesk]. Vervolgens komt u op onze website terecht. Klikt u hier onder het

kopje “Online helpdesk” op de link “Stuur een bericht >>”. Vervolgens kunt u inloggen op uw

persoonlijke pagina. Hier kunt u onder andere uw producten bekijken, de lijst met veel

gestelde vragen (FAQ) raadplegen en vragen stellen aan de BankingTools helpdesk.


Klik op [Service en

support]

Klik op [Online

supportdesk]

Klik op [Stuur een bericht]

http://www.mijnbankingtools.nl/

82


Wanneer u versie 4 van Cashflow gebruikt, dan dient u in te loggen met uw e-mailadres en

een herkenningsnummer. Een herkenningsnummer kan zowel een downloadnummer,

bestelnummer of een servicecontractnummer zijn. Deze nummers ontvangt u via e-mail als

u een setup downloadt of een bestelling heeft gedaan. U kunt elk van deze codes gebruiken

in combinatie met uw emailadres.

Wanneer u versie 5 van Cashflow gebruikt, dan kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en

wachtwoord die u bij de installatie van Cashflow heeft aangemaakt.

Voer herkenningsnummer of

gebruikersnaam in

Voer uw e-mailadres of

wachtwoord in

Klik op [Inloggen]

14.2 Vraag stellen

U kunt via MijnBankingTools vragen stellen aan de Cashflow support helpdesk. De gehele

correspondentie kunt u hierop bekijken. Als u een antwoord ontvangt, dan krijgt u hiervan

een melding via e-mail dat u kunt inloggen om het antwoord te bekijken.

Om een vraag te stellen, klikt u nadat u bent ingelogd bovenin op [Stel een vraag]. Hier

worden de verschillende ‘topics’ van problemen weergegeven die u heeft opgesteld. Als u

eerder nog geen vraag heeft gesteld, dan is deze lijst leeg. Om een vraag op te stellen klikt u

onderin [Stel een nieuwe vraag].

U dient vervolgens bij uw vraag een aantal gegevens op te geven zodat wij u beter kunnen

helpen. Selecteer hiervoor het juiste Cashflow product, de categorie van de vraag, uw

besturingssysteem en uw bank waarvan u de transacties downloadt in Cashflow.

Klik op [Versturen] om uw vraag te versturen naar de helpdesk

83


Klik op tabblad “Stel een

vraag”

Klik op knop [Stel een nieuwe

vraag]

Vul de juiste gegevens in.

Klik op [Versturen]

14.3 Reageren op antwoord

Om te reageren op een antwoord van de helpdesk, klikt u op het betreffende probleem in

het overzicht. De gehele correspondentie wordt dan zichtbaar. Onderin klikt u op [Reageer

op het antwoord] om een reactie te geven.

Klik op een vraag

Scroll naar onder

Klik op [Reageer op het antwoord]

84


14.4 Bijlage versturen

U kunt ook een bijlage meesturen naar de helpdesk, zoals een screenshot waarop het

probleem duidelijk wordt. Gebruik hiervoor wel Internet Explorer, omdat het met andere

browsers niet altijd even goed werkt.

U klikt hiervoor op [Bladeren] bij het opstellen van uw vraag. Selecteer vervolgens het

bestand en klik op [Openen]. Als het bestand succesvol is toegevoegd, dan verschijnt de

bestandsnaam onder de knop [Bladeren]. U kunt op het rode kruisje klikken om het bestand

weer te verwijderen uit uw vraag.

Het kan even duren voordat een bijlage verstuurd wordt als het een groter bestand betreft,

zoals een back-up van een administratie. Wacht daarom totdat het volgende scherm wordt

getoond en klik niet nogmaals op versturen.

Klik op [Bladeren]

Selecteer bestand

Klik op [Openen]

14.5 Vraag afsluiten

Als er nog een vraaggesprek gaande is over een ander probleem dan ontvangt u de melding

dat u geen nieuwe vraag kunt stellen. U kunt weer een nieuwe vraag stellen door de lopende

vraag af te sluiten. Klik hiervoor op [Sluit mijn gestelde vraag af].

85


Klik op [Sluit mijn

gestelde vraag af]

Klik op [Stel een

nieuwe vraag]

uitgebreide handleiding cashflow 5

Documents