34

ZISK MANAŽMENT | AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME

www.manazerskecentrum.sk

Vposlednej dobe sa stále viaca viac stretám s ľuďmi, ktoríby boli ochotní dať zo seba

oveľa viacej tvorivej energie. ALE…vďaka totálnemu nezáujmu od ichnadriadených, vďaka pocitu, že sú lenčíslo v tabuľke, FTE, časť procesu,a absencii ľudskosti tak nerobia.

John Maxwell vystihol túto myšlienkunasledovne: „Ľudí nezaujíma, koľkoviete, pokiaľ nevedia, že sa zaujímateo nich.“

Projektový manažment sa dá využiťnielen na efektívnejšie riadenie pro-jektov, ale aj ako dokonalý nástrojmotivácie a rozvoja zamestnancov.Správne uchopenie a zadanie pro-jektu prináša:■ neskutočné možnosti rastu■ získavanie nových skúseností■ vyššia hodnota pracovníka pre

firmu■ personálny rozvoj a rast■ lepší prehľad o firme, procesoch

■ projekt ako forma odmeny■ spoznávanie nových oddelení, pre-

vádzok, krajín…

LÍNIOVÁ ŠTRUKTÚRA VER-ZUS PROJEKTOVÁ ORGANIZÁ-CIA FIRMYVidíte potenciál vo vašich ľuďoch, alev líniovej štruktúre nemajú priestor presvoju sebarealizáciu a potenciálny ka-riérny rast? Projekty sú ideálny priestorpre ich „odtestovanie“. Dajte ľuďomšancu sa realizovať. Vo viacerých vý-robných firmách som bol svedkomtoho, ako vedenie odovzdalo mandátnovým nádejným projektovým mana-žérom na riadenie skutočných trénin-gových projektov. Ak sa im dodá po-trebná podpora zo strany vedenia, vý-sledky sú nadštandardné. No bol somsvedkom aj opačného efektu, keď po-tenciálny manažér nedostal potrebnúpodporu a spálil sa. Prečo je tomu tak?

Líniová štruktúra prináša stabilnéa dokonale poznané prostredie.

V každej firme väčšinou existujújasné firemné smernice, procesya postupy. Systém riadenia je jasnepopísaný a ľudia ho žijú v každoden-nej praxi. Jasné sú ciele, plány, zada-nia a pravidelné je sledovanievýsledkov na poradách.

ČO SA ODOHRÁVA NA PROJEKTOCH?Človek z dobre zabehnutej líniovejštruktúry je vybraný/pridelený naprojekt. Dostane projektové zadaniea možno pár „motivovaných“ ľudí donového tímu. Väčšinou členov tímunepozná a nevie, čo od nich môžečakať. Toto býva vzájomné – ani čle-novia tímu nepoznajú projektovéhomanažéra. Veria mu? Chceli byť najeho projekte. Berú projekt ako inš-piráciu alebo len ako ďalšiu prácunavyše.

Pochopenie celkovej situácie v novo-vytvorenom tíme je kľúčové ešte predakýmkoľvek definovaním pravidiel.

ÚLOHY A ZODPOVEDNOSTIČLENOV PROJEKTOVÉHO TÍMU

Čo by ste odporučili vašim novým projektovým manažérom vy? Aké by ste im daliodporúčania pre riadenie ich tímu? Predtým, ako si zodpoviete na túto princi-piálnu otázku, spýtajte sa sami seba. A zaujímalo by ich to? Počúvali by ma vôbec?

35www.manazerskecentrum.sk

AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME | ZISK MANAŽMENT

PROJEKTOVÁ ORGANIZÁCIAFIRMY – INÝ SVET, INÉ PRAVIDLÁ – INÉ POŽIADAVKYNA RIADENIE

■ projektový tím – dočasná štruktúra■ po skončení projektu sa pracovníci

vrátia späť do oddelení■ neštandardné úlohy a zadania

■ procesy projektového manažmentu■ špecifické roly, pravidlá fungovania■ špecifická kultúra, podpora vedenia

KTO JE ZODPOVEDNÝ ZA VYTVORENIE TVORIVÉHOPROSTREDIA PRE RIADENIEPROJEKTOV? Mnoho manažérov si myslí, že „topríde samo“, prípadne že túto atmos-féru majú za úlohu vytvoriť jednotlivíprojektoví manažéri. Omyl… Zodpo-vednosť je na vedení.

Úloha topmanažmentu zahŕňa:■ definovanie pravidiel práce na pro-

jektoch■ definovanie rozhraní medzi líniou

a projektmi – čo je priorita? ■ definovanie právomocí a zodpoved-

ností projektového manažéra ■ rolovanie firemných cieľov na

všetky línie riadenia a ich prepoje-nie na projekty

■ portfólio projektov a ich vzájomnésúvislosti

■ riešenie konfliktov ■ „aktívna“ tvorba projektovej firem-

nej kultúry

Až tu prichádza projektový manažéra tvorí si pravidlá fungovania svojhotímu. Ak prichádza projektový mana-

VYJADRENIE MANAŽÉRA:PhDr. Mariana Dolinská, HR Manager Allianz Business Services s.r.o. Z mojej manažérskej praxe a z účasti v rôznych projektových tímoch som sa presvedčila,aká náročná je rola manažéra projektu práve vo vzťahu k vedeniu ľudí. Spravidla nejde o„ofi-ciálnych podriadených“ a realita nebýva ideálna. Znamená to, že veľmi často členovia tímunaďalej plnia svoje úlohy a nie sú uvoľnení ani nemajú mimoriadne úľavy z rozsahu svojichpracovných úloh a zodpovedností.

Preto vnímam ako veľmi dôležitú osobnosť projektového manažéra, jeho schopnosť nad-chnúť, motivovať, vedieť oceniť snahu a prínos jednotlivcov nielen formálnymi nástrojmi.Tie mu vo veľkej miere môžu pomôcť, ak je projekt správne zadefinovaný a má všetky atri-búty aj v podobe vhodnej motivačnej štruktúry, hlavne správne načasovanej. Vždy ale budeúspech projektu do veľkej miery závisieť od neho ako lídra, rolového modelu alebo ak chceteproste človeka, ktorého ostatní radi nasledujú a stretnutia s ním im spôsobujú radosť.

sponzorprojektu

AsistentGR

Generálny riaditeľ

Marketing Predaj Výroba Distribucia Finančné HR

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

Projektovýmanažér

sponzorprojektuktu

stribuciciaaa FFFininnnanaaFinannčnčné HR

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

Projektovýmanažér

Dočasná projektová organizácia firmy

sponzorprojektu

AsistentGR

Generálny riaditeľ

Marketing Predaj Výroba Distribucia Finančné HR

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

člen projekt.tímu

Projektovýmanažér

TOP MANAŽMENT

Zodpovednosť za vytvorenie tvorivého prostredia pre riadenie projektov

36

ZISK MANAŽMENT | AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME

www.manazerskecentrum.sk

žér do dobre pripraveného prostre-dia, jeho práca na projekte budeoveľa jednoduchšia.

Projektový manažér nastavuje pra-vidlá pre:■ plánovanie a tímové mítingy■ riadenie projektu a reporting■ riešenie problémov a prijímanie

rozhodnutí■ riešenie konfliktov, komunikáciu■ dosahovanie zhody, dohôd, súhlasu

Dobré nastavenie pravidiel vychádzaz poznania a pochopenia jednotlivýchúloh na projekte.

V rámci projektu:■ sponzor projektu■ riadiaci výbor – „steering committee“■ člen tímu■ projektový manažér■ projektový expert■ projektový kouč■ externý spolupracovník z línie■ užívateľ projektu…

Každá rola prináša zodpovednosti najednej strane a právomoci na stranedruhej. Je nesmierne dôležité správnechápať vzájomné súvislosti medzi jed-notlivými rolami na projekte. Správneskombinovať jednotlivé roly a predví-dať ich vzájomné interakcie a poten-ciálne konflikty. Práve tým, žeprojektový manažér vníma súvislosti,vie veľa vecí predvídať, a tým predchá-dza možným problémom v budúcnosti.

JE DOBRÉ DO TVORBY PRAVIDIEL VTIAHNUŤ AJ TÍM? Spoločná tvorba a následné vyjasneniesi a pochopenie úloh s tímom prinášajasné pravidlá a transparentnosť. Vtiah-nutie ľudí do procesu tvorby zabezpečívyššiu akceptáciu pravidiel a ich jedno-duchšie a dôslednejšie dodržiavanie.Nie je nič horšie, ako keď sa tímu pre-zentujú hotové pravidlá z pozície mocibez možnosti sa k nim vyjadriť.

Dôležitým rozmerom definovania pra-vidiel riadenia projektov je ich verti-kálna a horizontálna rovina. Vertikálnarovina prináša pohľad na pravidlá ria-denia projektov vo vzájomných súvis-lostiach na jednotlivých manažérskych

úrovniach. Sleduje vzťahy pri delego-vaní projektových úloh a eskalácií pro-blémov. Horizontálny pohľad sazameriava na pravidlá vyplývajúcez jednotlivých úloh na rovnakej riadia-

cej úrovni v rámci projektu a aj jedno-tlivých oddelení vo firme. Vizuálna sumarizácia zodpovednostía právomocí jednotlivých úloh pri-náša oveľa vyšší prehľad.

zmena je žie život - živv vot je inšpijej pot pee e pit jvv ráciacccrr

tréningy arr poradensadaderrr tvo | vv wwwwww.ww commpaspasaaaasassasom assssssssss.skk

TOP 3 chyby vyplývajúce zo zle definovaných pravidiel naprojektoch a ich dôsledky:

■ nejasné zodpovednosti a právomoci jednotlivých členov tímu – chaos, zdĺhavý rozho-dovací proces, preťažený tím

■ nejasné pravidlá a priority medzi líniovou a projektovou štruktúrou riadenia – alibiz-mus, slabá spolupráca medzi oddeleniami, ako aj projektmi a jednotlivými členmi tímu

■ nepochopenie prepojenia projektových cieľov a cieľov jednotlivých oddelení, ich súvis-losti s firemnými cieľmi – neochota, arogancia a vnútrofiremný boj

Myšlienka na záver: Funguje váš tím samostatne alebo si vyža-duje vašu každodennú funkciu „rozhodcu“?

Autor: Ing. Peter Minárik, COMM-PASS, Executive Partner

Projektová úloha Zodpovednosti Právomoci

Sponzor projektu • podpora projektu• rozhodovanie o strategickom sme-

rovaní projektu• riešenie závažných situácií

• väčšinou právomoci top-ma-nažmentu

Riadiaci výbor • rozhodovanie a poradenstvo v kľúčových otázkach

• alokácia zdrojov a reporting

• schvaľovanie strategickýchrozhodnutí

Člen tímu • oblasť svojich aktivít – pracovnébalíky

• podávanie reportov

• riadiť svoj čas• výkon zverených aktivít a úloh

Projektový manažér • realizácia projektu• riadenie projektového tímu• absolútna zodpovednosť za projekt

• rozhodovať o rozpočte• výkon projektových aktivít...

Projektový expert – špecialista

• odovzdávanie expertného know-how

• špecifických znalostí kľúčových pre projekt

• poradenstvo• odborný dohľad na vybranými

oblasťami / aktivitami

Projektový kouč • podpora projektového manažéra• podpora vybraných členov tímu• podpora vybraných procesov v PM

• poradenstvo

Externý spolupra-covník z línie

• výkon zadaných úloh • potrebné definovať na jednot-livý projekt