un sistema informativo per la gestione integrata delle risorse … · 2007-04-04 · un sistema...
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Un Sistema Informativo per la gestione integratadelle risorse nella PA :
Progetto SAP del Comune di Bologna
Pisa, 16 maggio 2006
AGENDA
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impattiorganizzativi (2)
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione iniziale (4)
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione soluzioni.(6)
Sistemi Informativi: definizioni
Insieme ordinato di componenti,che raccolgono, elaborano,scambiano e memorizzano dati con l’obiettivo di produrre e distribuire informazioni nel momento e nel luogo + adatto alle persone in azienda che ne hanno utilità, permettendo all’azienda di svolgere le sue attività, perseguire i suoi obiettivi e di affrontare problemi nell’ambiente in cui opera.
Sistema informativo (sottosistema)
•Dati
•Risorse umane
•Procedure
•Risorse strumentali,tecnologiche, finanziarie
•Orientamento/cultura aziendale
Sistema azienda (organizzazione)Evento aziendale(input)
Informazioni(output))
SINDACO
ORGANIGRAMMA DEL COMUNE DI BOLOGNA
DIRETTORE GENERALE
Romano
SettorePERSONALE E
ORGANIZZAZIONEAngeli
SettorePOLIZIA MUNICIPALE E
PROTEZIONE CIVILEMignani
SettoreSISTEMI INFORMATIVI
E TELEMATICIPanaro
SEGRETARIO GENERALE
Napoli
QuartiereNAVILE
Cesari
QuartiereBORGO PANIGALE
Donati
GABINETTOCocchianella
SEGRETERIA GENERALE
Bruni F.
SettoreAFFARI ISTITUZIONALI,
E QUARTIERICocchianella
SettoreACQUISTI
Cammarata
Area SERVIZI ALLE PERSONE-FAMIGLIE - COMUNITA'-POLITICHE DIFFERENZE
Tomba
AreaSAPERI ED ECONOMIA
Bottino
AreaURBANISTICA AMBIENTE E
MOBILITA'Capuzzimati
Area COMUNICAZIONE ERAPPORTI CON LA
CITTADINANZAIannucci
SettoreSALUTEDall'Olmi
Settore SERVIZI SOCIALI
Collina
SettoreISTRUZIONE
Minguzzi
SettoreCULTURA E RAPPORTI
CON L'UNIVERSITA'Govi Morigi
Settore ECONOMIA E ATTIVITA'
TURISTICHEMari
SettoreSPORT E GIOVANI
Occhionero
SettorePROGRAMMI
URBANISTICI-EDILIZICapuzzimati (a.i.)
SettoreMOBILITA' URBANA
Ferrecchi
SettoreINTERVENTI E SERVIZI
PER LA CASACapuzzimati (a.i.)
SettoreCOMUNICAZIONE
Iannucci (a.i.)
SettoreSPORTELLO PER LE
IMPRESEGuidazzi
QuartierePORTO
Biondi
QuartiereRENO
Tosi
QuartiereSAN DONATO
Cesari (a.i.)
QuartiereSANTO STEFANO
Perale
QuartiereSAN VITALE
Sassi
QuartiereSARAGOZZA
Speroni
QuartiereSAVENA
Puliti
STAFF DEL CONSIGLIOCOMUNALE
Minardi
SettoreSTAFF AMM.VO GARE
E CONTRATTIBartolini
SettoreAMBIENTE E VERDE
URBANODiolaiti
SettoreLAVORI PUBBLICI
Bruni R.
AreaFINANZA
Bigi
SettorePATRIMONIO
Bellagamba
SettoreRAGIONERIA
Bigi (a.i)
SettoreENTRATE
Cammarata
Settore PROGR. NE,CONTROLLI ESTATISTICA
Bovini
SettoreLEGALE
Carestia
POLITICHE PER LASICUREZZA
Sassi
SettorePARTECIPAZIONI
SOCIETARIEBellini
SettoreSERVIZI DEMOGRAFICI
RovitoProgetto
Nuove Istituzioni MusealiFelicori
Sistemi Informativi: classificazioni
S.I. informale
S.I. formale
Manuali
Computer based (Sistema Informatico e ICT):HW,SW,COMM
Tipologie in base alle funzionalità aziendali tipiche gestite da un S.I
TPS (operativi/gestionali)
OAS (gestione documenti)
DSS (decisionali/proiezioni)
KWS (progettuali/tecnici)
Integrazione delle funzionalità secondo i processi aziendali:ERP
A cosa serve un Sistema Informatico ?
Coerenza esterna/interna dei sistemi informatici
Un sistema ICT coerente aumenta l’efficienza/efficacia del sistema azienda nel risolvere problemi +/- strutturati nell’ambiente in cui essa opera e nel favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Ambienti applicativi delle P.A
Obiettivo guida dei sistemi informativi nelle P.A. (paradigma dell’e-government)
AGENDA
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impattiorganizzativi (2)
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione iniziale (4)
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione soluzioni.(6)
Scenari applicativi nella P.A. (4G)
G2C - Government to Citizencittadinocittadino: : invioinvio richiesterichiestecittadinocittadino: : statostato delladella praticapraticaenteente: : comunicazionicomunicazioni
G2B - Government to Businessenteente: : pubblicazionepubblicazione bandibandiaziendaazienda: : invioinvio offerteofferteaziendaazienda: : richiestarichiesta autorizzazioniautorizzazioni
G2G - Government to Governmentscambioscambio informazioniinformazionipratichepratiche complessecomplesse
G2E - Government to Employeescambioscambio informazioniinformazioniaccessoaccesso aiai dipendentidipendenti
cobo
sapcobo
cobo
Il paradigma E-Government (mission di un’azienda della PA)
Il supporto ICT
Informatica di rete (paradigma web)
Sistemi ERP
Il supporto ICT
Informatica di rete (paradigma web)
Sistemi ERP
Nuovi modelli organizzativi: LEAN-FLAT-RISK-NET
Organizzazioni schiacciate-> meno livelli,meno passaggi burocratici
Flessibilità del job a livello operativo e strategico
Struttura matriciale a responsabilità condivisa
Attività strutturate x processi->comprensione e coinvolgimento utente finale
Nuovi modelli organizzativi: LEAN-FLAT-RISK-NET
Organizzazioni schiacciate-> meno livelli,meno passaggi burocratici
Flessibilità del job a livello operativo e strategico
Struttura matriciale a responsabilità condivisa
Attività strutturate x processi->comprensione e coinvolgimento utente finale
“Orientare le risorse e le attività secondo i bisogni dei cittadini perseguendo efficacia ed efficienza di gestione,
migliorando i sistemi di pianificazione e controllo”
company boundary
Il supporto ICT :informatica di rete
Web browser access/portale
Workplaceindustry-specific
role-basedpersonalizeddrag & relate
Workplaceindustry-specific
role-basedpersonalizeddrag & relate
Market-place
Market-place
singlesign-
on
3.1H
R/3 4.6FIFI LOLO
HRHR
CRMCRMKMKM
B2BB2B
SEMSEM
APOAPO
BWBW
CFMCFMmySAP.com applications
openInternet
standards
R/2R/2
non mySAP.com3rdparty3rd
party
legacylegacy
PartnerPartner
SAPSAP
inside
outsidemySAP.com Internet services
other Internet services
Cock-pits
Cock-pits
Disponibilità Multimedialità
Navigabilità Interattività
Paradigma web
I SISTEMI ERP
La standardizzazione/personalizzazione
La gestione per processi
La pervasività
Competenze diffuse x “end users”
L’integrazione , l’unicità, l’affidabilità del dato
IL PROBLEMA DEI COMPARTI ORGANIZZATIVI
Fornitore(servizio,info)
Cliente(servizio,info)
SOLUZIONE: L’OTTICA DI PROCESSO aziendale
attivitàattivitàFornitore(servizio,info)
Cliente(servizio,info)
Orientamento al cliente, processi interfunzionali
Funzione aziendale
L’AMPIEZZA DELL’INTERVENTO:tipi azioni riorganizzative x ERP
AMPIEZZA DEL CAMBIAMENTO
OGGETTO DELCAMBIAMENTO
ATTIVITA’/FUNZIONE PROCESSO IMPRESA SETTORE
EFFICIENZA
BEST PRACTISES
NUOVE REGOLE
Miglioramento
ProcessRedesign
Business processReengineering
Network processReengineering E.D.I. con
il fornitore
Acquisizione beni e servizi
Approvvigionamento
Gestione richieste d’acquisto
Progetto ERPProgetto ERPALTERNATIVA 1
Progetto ERPProgetto ERPReingegnerizzazione dei Processi
Reingegnerizzazione dei Processi
ALTERNATIVA 2
Reingegnerizzazione dei ProcessiReingegnerizzazione dei Processi
Progetto ERPProgetto ERPALTERNATIVA 3
Reingegnerizzazione dei ProcessiReingegnerizzazione dei Processi
Progetto ERPProgetto ERPALTERNATIVA 4
ERP E REENGINEERING
PR,BPRPR,BPR
ReverseReverse
Forma
mista
Forma
mista
adeguamentoadeguamento
AGENDA
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impattiorganizzativi (2)
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione iniziale (4)
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione soluzioni.(6)
Progetto Progetto tecnico/informaticotecnico/informatico
Linee x Progetto Sap-ASAP RoadmapAllineamento dellaAllineamento della
organizzazioneorganizzazioneGestione dellaGestione della
Cultura aziendaleCultura aziendale
Data/Knowledge Warehouse.
Project Preparation
Business Blueprint
Realization
Final Preparation Go Live &
Support
Continuous
Improvement
• Initial Project Planning• Project Procedures• Training • Project Kickoff • Technical Requirements• Quality Check
• Project Management • Organizational Change Management• Training • Develop System Environment • Organizational Structure Definition • Business Process Analysis• Business Process Defintion• Quality Check
• Project Management • Organizational Change Management• Training• Baseline Configuration and Confirmation • System Management• Final Configuration and Confirmation • Develop Programs, Interfaces etc.• Final Integration Test • Quality Check
• Project Management• Training • System Management • Detailed Project Planning• Cutover • Quality Check
• Production Support• Project End
PROGETTO :FATTORI CRITICI, ATTIVITA’ DI CHANGE MANAGEMENT E RUOLI
MINIMIZZARE ILRISCHIO
MINIMIZZARE ILRISCHIO
ACCELERAREIL PROCESSO
ACCELERAREIL PROCESSO
MANTENERE ALLINEATAL’ORGANIZZAZIONE
MANTENERE ALLINEATAL’ORGANIZZAZIONE
Valutazioni
Sponsorship
Valutazioni
Sponsorship
Comunicazione/ assistenza
Formazione
Comunicazione/ assistenza
Formazione
Revisione dei processi/ruoli
Monitoring del clima
Revisione dei processi/ruoli
Monitoring del clima
SPONSORSPONSOR
CHANGE MANAGEMENT TEAMCHANGE MANAGEMENT TEAM
PROJECT MANAGERPROJECT MANAGER
UTENTI FINALIUTENTI FINALI
KEY USERKEY USER
CHANGE TEAM LEADERCHANGE TEAM LEADER
DECALOGO GENERALE DELLE FASI DI UN PROGETTO
1. Ottimismo generale
2. Fase di disorientamento
3. Sconcerto generale
4. Periodo di caos incontrollato
5. Ricerca implacabile dei colpevoli
6. Si salvi chi può
7. Castigo esemplare agli innocenti
8. Ritorno all’ottimismo perduto
9. Fine inspiegabile del progetto
10. Decorazioni e premi ai non partecipanti
Prodotto SAP:overview applicativa al Cobo
SAP è un sistema ERP
(integrato per processi,dati,elem.organizzativi,architettura tecnica e applicativa)
Multisocietario (+piani dei conti -> 1 (PDCB)
Multidivisionale (+ controlling area,+divisioni->1 (COBO,CB01),+ CdR e +Org.acq.)
Multilingua (non utilizzato)
Multipiattaforma (non utilizzato)
Flessibilità:
Parametrizzazione:il sistema permette di parametrizzare i vari moduli gestionali secondo le esigenze/migliori prassi. (IMG applicata)
Personalizzazione:il sistema fornisce interfacce per incorporare software esterno e suo tool di sviluppo (ABAP):utilizzo al Comune di Bologna
personalizzazione (user-exit): 25%
sviluppo applicativo (nuove funzioni):70% reportistica e 25% (di cui 50%su RE) funzionalità.
chiave di modifica su sorgenti standard:5%
Modelli di architettura
Sistema centr.
(Laptop)
Presentazione distribuita
Client/Server
a due livelli
Client/Server
a tre livelli
Client/Server
cooperativo
multilivello
Presentaz. Applicativi Database
COBO
Piattaforma: Windows (GUI e S.O.)-Oracle (DBMS)
Moduli principali soluzione SAP
R/3R/3ClientClient / Server/ Server
ABAP/4ABAP/4
FIFIFinancialFinancial
AccountingAccounting
WFWFWorkflowWorkflow
ISISIndustryIndustry
SolutionsSolutions
MMMMMaterialsMaterials
MgmtMgmt..
HRHRHumanHuman
ResourcesResources
SDSDSalesSales &&
DistributionDistribution
PPPPProductionProductionPlanningPlanning
PMPMPlantPlant MainMain--
tenancetenance
COCOControllingControlling
AMAMFixedFixed AssetsAssets
MgmtMgmt..
PSPSProjectProjectSystemSystem
QMQMQualityQuality
ManageManage--mentment
RERERealReal EstateEstate
MgmtMgmt..
FMFMFundFund mgmtmgmt....
Tasse & Entrate RegistrazioneCalcolo
delle TasseFatturazione e Bollettazione
Incassi e PagamentiGestione Posizione
Contabile del Contribuente
Contabilità delle Entrate / Ricavi
Indici di Efficacia
ed Efficienza
Programmazione e Pianificazione
Gestione Strategica e Organizzativa
Supporto alle Decisioni e Data
Warehousing
Pianificazione per Funzioni Obiettivo
Formulazionedel Budget
Valutazione e Analisi dei Programmi
Gestione Operativa
Gestione Programmi e Progetti
Contabilità Finanziaria ed
Economico-Patrimoniale
Controllo di Gestione
Gestione Fondi
Cash Management & Tesoreria
Missioni e Spese di Trasferta
Gestione del Budget
Archiviazione e Ricerca Documenti e
Pratiche
Gestione Documenti e Pratiche
Definizione dell’Iter di Workflow
WorkflowWorkflow
MonitoringGestione Documentale e
Schedulazione Archiviazione
Acquisti e Magazzini
Processo di Acquisto di Beni e Servizi Gestione Gare Gestione Contratti Gestione Magazzini Distribuzione
Gestione delle Risorse
Manutenzione su Strutture ed Attrezzature
Gestione del Parco Autoveicoli
Servizi Gestione Cespiti e
InventariPatrimonioImmobiliare
Risorse Umane Selezione Candidati
Gestione Giuridica ed Economica
Rilevazione Presenze
Percorsi di Carrierae Formazione CompensationGestione della
Pianta Organica Payroll
Sicurezza&
Autenticazione E-Government Marketplace Workplace
Portale Informativo & Marketing
Richieste e Servizi via
Internet
Gestione delle Relazioni tra le Pubbliche Amministrazioni
ed i CittadiniE-Procurement
KnowledgeManagement
Gestione delle Professionalità Interne
Sviluppo degli SkillE-Learning & Virtual
ClassroomValutazione degli
Obiettivi
Archivio Documenti Formativi edInformativi
Public Sector:Processi
Sis
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Comune di Bologna:sintesi finanziaria/investimenti 2005 economica-patrimoniale 2003
I PROCESSI e la struttura: I Core Processes ed il Controllo di Gestione
SINDACO
ORGANIGRAMMA DEL COMUNE DI BOLOGNA
DIRETTORE GENERALE
Romano
SettorePERSONALE E
ORGANIZZAZIONEAngeli
SettorePOLIZIA MUNICIPALE E
PROTEZIONE CIVILEMignani
SettoreSISTEMI INFORMATIVI
E TELEMATICIPanaro
SEGRETARIO GENERALE
Napoli
QuartiereNAVILE
Cesari
QuartiereBORGO PANIGALE
Donati
GABINETTOCocchianella
SEGRETERIA GENERALE
Bruni F.
SettoreAFFARI ISTITUZIONALI,
E QUARTIERICocchianella
SettoreACQUISTI
Cammarata
Area SERVIZI ALLE PERSONE-FAMIGLIE - COMUNITA'-POLITICHE DIFFERENZE
Tomba
AreaSAPERI ED ECONOMIA
Bottino
AreaURBANISTICA AMBIENTE E
MOBILITA'Capuzzimati
Area COMUNICAZIONE ERAPPORTI CON LA
CITTADINANZAIannucci
SettoreSALUTEDall'Olmi
Settore SERVIZI SOCIALI
Collina
SettoreISTRUZIONE
Minguzzi
SettoreCULTURA E RAPPORTI
CON L'UNIVERSITA'Govi Morigi
Settore ECONOMIA E ATTIVITA'
TURISTICHEMari
SettoreSPORT E GIOVANI
Occhionero
SettorePROGRAMMI
URBANISTICI-EDILIZICapuzzimati (a.i.)
SettoreMOBILITA' URBANA
Ferrecchi
SettoreINTERVENTI E SERVIZI
PER LA CASACapuzzimati (a.i.)
SettoreCOMUNICAZIONE
Iannucci (a.i.)
SettoreSPORTELLO PER LE
IMPRESEGuidazzi
QuartierePORTO
Biondi
QuartiereRENO
Tosi
QuartiereSAN DONATO
Cesari (a.i.)
QuartiereSANTO STEFANO
Perale
QuartiereSAN VITALE
Sassi
QuartiereSARAGOZZA
Speroni
QuartiereSAVENA
Puliti
STAFF DEL CONSIGLIOCOMUNALE
Minardi
SettoreSTAFF AMM.VO GARE
E CONTRATTIBartolini
SettoreAMBIENTE E VERDE
URBANODiolaiti
SettoreLAVORI PUBBLICI
Bruni R.
AreaFINANZA
Bigi
SettorePATRIMONIO
Bellagamba
SettoreRAGIONERIA
Bigi (a.i)
SettoreENTRATE
Cammarata
Settore PROGR. NE,CONTROLLI ESTATISTICA
Bovini
SettoreLEGALE
Carestia
POLITICHE PER LASICUREZZA
Sassi
SettorePARTECIPAZIONI
SOCIETARIEBellini
SettoreSERVIZI DEMOGRAFICI
RovitoProgetto
Nuove Istituzioni MusealiFelicori
PRODUZIONE DEI SERVIZI
CONTROLLO DI GESTIONE
Comune di Bologna: processiProcessi di line che forniscono servizi al cittadiino
Specifici per servizi al cittadino (scuola,cultura, sociale, salute,economia, ambiente,traffico, territorio). Struttura territoriale su quartieri
Operativi (lavori pubblici, polizia municipale)
Processi di staff operativi (personale, SSI,supporto apparato politico)
Processi di staff contabili-amministrativi e gestionali:
Fasi entrata :accertamento-incasso-versamento
Fasi della spesa :impegno-liquidazione-mandato (ciclo passivo)
Approvvigionamento:
Richiesta
Scelta procedura acquisizione
Ordine
Consegna richiedente e verifica fornitura (e.m)
Gestione dopo-consegna (trattamento doc. contabili)
Gestione magazzino
Gestione patrimonio (mobile e immobile)
Pianificazione e controllo
Ordine.
EV. Consegna a Magazzino
Consegna a cdc (e.m./scarico)
Trattamento doc contabili
Liquidazione
Ordine.
EV. Consegna a Magazzino
Consegna a cdc (e.m./scarico)
Trattamento doc contabili
Liquidazione
Processo acquisizione beni e servizi al Comune di Bologna
Ordine.
Consegna a cdc(e.m.)
Trattamento doc contabili
Liquidazione
MercatoMercato
SETTORI/QUARTIERI
Proc.negoziale
Atto Impegno/Affidamento
Proc.negoziale
Atto Impegno/Affidamento
ContrattoContratto
Prenotazione
impegno
Prenotazione
impegno
RAGIONERIA
•Gestione richieste (previste/eccezionali)
Impegnocont
Proc.negoziale
Atto Impegno/Affidamento
Proc.negoziale
Atto Impegno/Affidamento
ContrattoContratto Offerta dafornitore sceltaOfferta dafornitore scelta
PrenotazioneimpegnoPrenotazioneimpegno
Impegnocont
Esecutività
Pagamento
Esecutività
Pagamento
TIPOLOGIE X ACQUISTO FORNITURE/SERVIZI
•Solo dal Settore Acquisti: Utenze, Refezione scolastica,Logistica,Servizi assicurativi ( ¼ dei consumi totali, generalmente previste)
•Solo da un singolo Settore: es. assistenza domiciliare (acquisto tipico)
•Sia da Settore Acquisti e da Settori/Quartieri :escancelleria, arredi,editoria,articoli pulizia, toner
•Magazzino solo x alcune tipologie: arredi scolastici,materiale pulizia/monouso x scuole
Acquisto decentrato
Offerta dafornitore sceltaOfferta dafornitore scelta
Richiesta a Settore Acquisti
SETTORE ACQUISTI
Processo di pianificazione /controllo(Attori:Ragioneria, Pianificazione e Controllo, Settori)
Pianificazione (BDG/PRC)
Verifica x taratura
Controllo (CONS)
Conto Consuntivo Conto Consuntivo (Fin./Eco./(Fin./Eco./PatrPatr.).)Contabilità analiticaContabilità analitica
Attività (output/)indicatoriAttività (output/)indicatoriCdgCdg SettorialiSettoriali
Utilizzo
RppRppBilancio (pluriennale e Bilancio (pluriennale e annuale)annuale)PEGPEG
Risorse (Risorse (capcap--artart))Programma AttivitàProgramma Attività
Conto Conto economicoeconomico
e e StatoStato
PatrimonialePatrimoniale
Bilancio Bilancio FinanziarioFinanziario
ContabilitàContabilitàGeneraleGenerale
(Piano dei conti)(Piano dei conti)
ContabilitàContabilitàFinanziariaFinanziaria
(Cdr - Capitoli)
Prospetto diProspetto diConciliazioneConciliazione
AGENDA
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impattiorganizzativi (2)
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione iniziale (4)
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione soluzioni.(6)
PROBLEMA INIZIALE• Sistema Acquisti da cambiare (non Y2K e obsoleto)• Introduzione dell’Euro e impatto della moneta unica sui sistemi
informativi dell’area gestionale• Mancanza di strumento per controllo dei costi e dei servizi per
supporto al controllo di gestione per analisi e supporto alle decisioni• Pluralità di sistemi funzionali non integrati per processi che non
permettevano di trattare gli eventi gestionali una volta sola per tutti i sistemi che ne avevano necessità ( doppie immissioni e quindi ridondanze e disallineamenti).
• Processi gestionali non gestiti in modo standardizzato per tuttol’ente o non presidiati e quindi necessità di aumentare efficienza/ efficacia in questi processi.
• Obiettivi organizzativi:organizzazione per processi che aumenti il livello di responsabilizzazione e autonomia dell’operatore.
SOLUZIONE• ERP –SAP (con sol. Verticale x PS sviluppata in collaborazione) • FOCUS sui processi contabili amministrativi relativi alla spesa ed al
controllo di gestione
PROBLEMA INIZIALE• Sistema Acquisti da cambiare (non Y2K e obsoleto)• Introduzione dell’Euro e impatto della moneta unica sui sistemi
informativi dell’area gestionale• Mancanza di strumento per controllo dei costi e dei servizi per
supporto al controllo di gestione per analisi e supporto alle decisioni• Pluralità di sistemi funzionali non integrati per processi che non
permettevano di trattare gli eventi gestionali una volta sola per tutti i sistemi che ne avevano necessità ( doppie immissioni e quindi ridondanze e disallineamenti).
• Processi gestionali non gestiti in modo standardizzato per tuttol’ente o non presidiati e quindi necessità di aumentare efficienza/ efficacia in questi processi.
• Obiettivi organizzativi:organizzazione per processi che aumenti il livello di responsabilizzazione e autonomia dell’operatore.
SOLUZIONE• ERP –SAP (con sol. Verticale x PS sviluppata in collaborazione) • FOCUS sui processi contabili amministrativi relativi alla spesa ed al
controllo di gestione
Perchè il S.I. SAP al Comune di Bologna
I processi finanziario-contabili-gestionali
ContabilitàFinanziaria
Controlling PianificazioneConsuntivazioneGestione
commesseContabilità
analitica
PianificazionePianificazioneConsuntivazioneConsuntivazioneGestioneGestione
commessecommesseContabilitàContabilità
analiticaanalitica
Bilancio di PrevisioneAssegnazione di bilancioRendiconto finanziarioGestione operativa impegni di
competenza e residuiControllo di disponibilitàGestione della spesa(impegni-liquidazioni-mandati)Gestione dell’entrata(accertamenti-riscossioni)
Bilancio di PrevisioneAssegnazione di bilancioRendiconto finanziarioGestione operativa impegni di
competenza e residuiControllo di disponibilitàGestione della spesa(impegni-liquidazioni-mandati)Gestione dell’entrata(accertamenti-riscossioni)
Contabilitàeconomico-patrimoniale
Contabilità generaleSezionale fornitori/clientiGestione cespitiBilancio S.P. & P.P.Adempimenti civilisticofiscali
Contabilità generaleSezionale fornitori/clientiGestione cespitiBilancio S.P. & P.P.Adempimenti civilisticofiscali
Approvvigionamento Contratto -OrdineMovimenti
merci(entrata/scaricoa cdc)
Registrazionefattura
ContrattoContratto --OrdineOrdineMovimentiMovimenti
merci(entrata/scaricomerci(entrata/scaricoa a cdccdc))
RegistrazioneRegistrazionefatturafattura
I dati finanziario-contabili- gestionali-economici
ContabilitàFinanziaria
Controlling Voci (di costo e pianificazione)
Centri di CostoOrdini interniCommesseProgetti
Attività
Voci (di costo e pianificazione)
CentriCentri didi CostoCostoOrdiniOrdini interniinterniCommesseCommesseProgettiProgetti
AttivitàAttività
CdRCapitoli/impegni e sub/pos.FondiLiquidazioniMandati
CdRCapitoli/impegni e sub/pos.FondiLiquidazioniMandati
Contabilitàeconomico-patrimoniale
Fornitori/clientiCespitiConti contabilità
Fornitori/clientiCespitiConti contabilità
Logistica
Organiz.acq.MaterialiContrattoOrdineEntrata merciFattura
Organiz.acq.MaterialiContrattoContrattoOrdineOrdineEntrataEntrata mercimerciFatturaFattura
Architettura iniziale sistema informativo
GS00
SIEC
cdc
OFFICE3
impegni
SCIC
Ordini
Fatture
Liquidazioni (batch)
Fatture
Liquidazioni
Impegni(manuale x numero)
Liquidazioni
Fornitori(solo cod)
Settore Acquisti
SID
Settori consuntivi
Pianificazione capitoli
Atti
SISPE
Dati gareProgrammi
attività
Gare e Contratti
Attività
Contabilitàanalitica
(excel)Dati costi,indicatori
Processi analizzati:situazione iniziale sistemi informativi settoriali/funzionali
Controlling (pianificazione e consuntivazione) :SID,SIEC(cdgdettaglio solo Settore Acquisti),sistemi extragestionali per altri settori,GS00,Programma attività,Excel x Contabilità Analitica
Ciclo acquisto-magazzino: SIEC (solo Settore Acquisti),Gare e contratti.
Gestione finanziaria/economica/amministrativa: SCIC,SIEC (bilancio/preventivi solo Settore Acquisti), Office-atti
Gestione cespiti (sistema proprietario per immobili,excel permobili)
Gestione risorse personale (SISPE)
Processi analizzati :Criticità principali ->Problemi che si creano
Procedure d’acquisto differenziate fra i settori e approcci al mercato non coordinati (stessa merce, stessi fornitori, contratti e prezzi diversi)->Perdita sensibilità e controllo sugli acquisti
Il processo di spesa/acquisto è frammentato tra + funzioni e sistemi tecnologicamente eterogenei e basati su procedure disomogenee come dati e funzioni, non integrate e basate su reimmissioni dati manuali -> Scarsa efficienza, errori,dati non consistenti e non affidabili, impossibilità di razionalizzazione procedure (ogni settore fa diversamente)
Documenti contabili (fatture ) cartacei raccolti x liquidazione centralizzata e conservazione in Ragioneria->Perdita info e collo di bottiglia.
Manca gestione cespiti mobili ed immobili integrata e standard->Controllo su patrimonio poco efficiente e con scarsa qualità del dato
Scarso supporto operativo per il ciclo approvigionamento ( no contratti, resi, modifiche ordine, note credito,no e.m parziale, 1 solo cdc x ordine ); problemi usabilità (interf.testuale,no help di ricerca, no report on-line) ->Scarsa efficienza delle procedure amministrative di acquisto
Registrazioni contabili effettive scollegate dalla Pianificazione e dalla Consuntivazione.(solo finanziarie e non integrate tra loro)e dalla contabilità analitica->Tutto da reimmettere a mano,pianificazione e controllo realistiche non possibili
Mancanza integrazione con dati sistema personale e sistema gare e contratti e sistema atti.->Scollegamento tra processi amministrativi connessi a quello di acquisto.
AGENDA
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impattiorganizzativi (2)
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione iniziale (4)
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione soluzioni.(6)
Le fasi del progetto Sap al Comune di Bologna
Pilot Settore Acquisti ( anni 1997-2000)
Estensione ai Settori-Integrazione gestione finanziaria. Migrazione euro e v.4.6 IS-PS (anni 2001-2002)
Sviluppo sistema assistenza,comunicazione e formazione. Sistema di pianificazione e controllo.Contratti quadro. Integrazione verso ambiente esterno(2003-oggi).
Obiettivo :Ciclo PassivoGestione efficiente del processo di acquisto per il Settore Acquisti(MM)Gestione cespiti beni mobili Gestione bilancio/cdg del Settore Acquisti Gestione Utenze e Magazzino
Situazione iniziale processi/operatori :Analisi processi precedentemente effettuataOperatori che lavorano su processi per tipologie di forniture/servizi.
Criticità e impatti :Impatto culturale registrazioni in partita doppia.Impatto interfaccia utente.Disorientamento per le troppe funzionalità inutilizzate.
1° fase (1997-2000) –Pilot Settore Acquisti
Architettura S.I. Risultato della 1 fase : Pilot Settore Acquisti
GS00
MM,CO,FM
cdc
OFFICE3
impegni
SCIC
Ordini
Fatture
liquidazioni
Fatture
Liquidazioni
•Impegni
•Ordini
•Fatture
•Liquidazioni
•Fornitori
Settore Acquisti
SID
Settori consuntivi
Pianificazione capitoli
Atti
SISPE
Dati gareProgrammi
attività
Gare e Contratti
Attività
Contabilità analitica
(excel)Dati costi,indicatori
Il processo di approvvigionamento in SAP al CoBo
ContrattoContrattoFornitoreFornitore
Ordine diOrdine diAcquistoAcquisto
RicevimRicevim..MerciMerci
RapportoRapportoPrestazioniPrestazioni
VerificaVerificaFatturaFattura LiquidazioneLiquidazione
ImpegnoImpegno Fattura Fattura direttadiretta
La gestione dei beni mobili con SAP al CoBo
TransactionsTransactions duringduringconstructionconstructionTransactionsTransactions duringduring
constructionconstruction
Ordini d’Acquisto
Entrata merce
Fattura su ordine
Fatture dirette
Settori Settori Cespitone140
Cespitone142
Cespitone146
Cespite 144
Cespite 140
Cespite 142
Cespite 146
Beni da inventariare
Ufficio
inven
tarioU
fficio in
ventario
Liquidazione
Settori Settori
Conti patrimoniali
ValorizzazioneAlla fatturazione
Am
mo
rtamen
ti
Centro di Costo
Customizzazioni principali e definizioni anagrafiche.Aumento funzionalità nella gestione processo acquisizione beni eservizi per Settore Acquisti:ordine per + cdc, gestione resi e usato per magazzino, gestione utenze migliorata, e.m parziale, contrattiTracciabilità modifiche (storni, id utente). Non si cancella niente.Usabilità :matchcode,reporting,interfaccia utente,liquidazioni on-lineSuperamento di funzioni non integrate (es gestione IVA).Gestione cespiti beni mob. Integrata-> presidio patrimonio beni mobili, efficienza per esigenze informative istituzionali e gestionali.
Aumento efficienza valutato con follow up:10% e aumento qualità dei dati gestiti dal settore Acquisti
Problemi residuiMancanza di utilizzo da tutto il Comune->non si sfruttano benefici ERP per tutta l’organizzazioneMancanza di integrazione per isolamento modulo MM e necessità allineamento batch di tutti i dati->non si sfruttano benefici ERP per l’unicità delle informazioni.Pianificazione per risorse finanziarie/ attività scollegata da registrazioni
Customizzazioni principali e definizioni anagrafiche.Aumento funzionalità nella gestione processo acquisizione beni eservizi per Settore Acquisti:ordine per + cdc, gestione resi e usato per magazzino, gestione utenze migliorata, e.m parziale, contrattiTracciabilità modifiche (storni, id utente). Non si cancella niente.Usabilità :matchcode,reporting,interfaccia utente,liquidazioni on-lineSuperamento di funzioni non integrate (es gestione IVA).Gestione cespiti beni mob. Integrata-> presidio patrimonio beni mobili, efficienza per esigenze informative istituzionali e gestionali.
Aumento efficienza valutato con follow up:10% e aumento qualità dei dati gestiti dal settore Acquisti
Problemi residuiMancanza di utilizzo da tutto il Comune->non si sfruttano benefici ERP per tutta l’organizzazioneMancanza di integrazione per isolamento modulo MM e necessità allineamento batch di tutti i dati->non si sfruttano benefici ERP per l’unicità delle informazioni.Pianificazione per risorse finanziarie/ attività scollegata da registrazioni
1° fase –Pilot Acquisti:Risultati
Obiettivi :Doppia migrazione:valuta in euro e nuova struttura dati finanziari (4.6) Utilizzo esteso a tutti i settori per ciclo passivo (MM)Contabilità economico-patrimoniale (FI)Contabilità finanziaria autorizzativa (FM) Implementazione fase di gestione impegno e gestione liquidazione/ mandato Controllo di gestione esteso (CO)Gestione del Patrimonio Immobiliare (RE)Criticità e impatti:
•Problemi di comunicazione/coinvolgimento/tempi stretti/contemporaneità di modifiche sostanziali
•Diverso impatto a seconda della situazione organizzativa del Settore.•Carenza “culturale “ per passaggio da un sistema di contabilità finanziaria pura ad uno integrato con la contabilità economica,patrimoniale e analitica
•No migrazione dati gestionali/contabili/finanziari di dettaglio ante 2002. (due ambienti produzione)
Obiettivi :Doppia migrazione:valuta in euro e nuova struttura dati finanziari (4.6) Utilizzo esteso a tutti i settori per ciclo passivo (MM)Contabilità economico-patrimoniale (FI)Contabilità finanziaria autorizzativa (FM) Implementazione fase di gestione impegno e gestione liquidazione/ mandato Controllo di gestione esteso (CO)Gestione del Patrimonio Immobiliare (RE)Criticità e impatti:
•Problemi di comunicazione/coinvolgimento/tempi stretti/contemporaneità di modifiche sostanziali
•Diverso impatto a seconda della situazione organizzativa del Settore.•Carenza “culturale “ per passaggio da un sistema di contabilità finanziaria pura ad uno integrato con la contabilità economica,patrimoniale e analitica
•No migrazione dati gestionali/contabili/finanziari di dettaglio ante 2002. (due ambienti produzione)
2° fase (2001-2002) Avvio del sistema di Amministrazione e Controllo Integrato:
Il processo di acquisizione beni servizi in SAP al CoBo
ContrattoContrattoFornitoreFornitore
Ordine diOrdine diAcquistoAcquisto
RicevimRicevim..MerciMerci
RapportoRapportoPrestazioniPrestazioni
VerificaVerificaFatturaFattura LiquidazioneLiquidazione
MandatoMandato
ImpegnoImpegno
ApprovvigionamentoApprovvigionamento
Fattura Fattura direttadiretta
Acquisizione beni e servizi
VerificaVerificaFatturaFattura
Ordine diOrdine diAcquistoAcquisto EntrataEntrata
MerceMerce
(Contratto)(Contratto)
ImpegnoImpegno
controllo controllo disponibilita’
disponibilita’ su Finanziariasu Finanziaria
PROCESSO ACQUISIZIONE FORNITURA/SERVIZIO
(Pianificazione) CONTROLLO DI GESTIONE (Controllo)
Contabilizzazione su:• CdC/VdC• OI/VdC• WBS/VdC (fut.)
L’integrazione con la contabilità:oggetti e processi
Ordine afornitore
Ordine afornitore
Impegno di Spesa
Impegno di Impegno di SpesaSpesa
Entrata merceEntrata cespiteAvv. Prestazione
Entrata merceEntrata cespiteAvv. Prestazione
Controllo eReg.Fattura
Controllo eReg.Fattura LiquidazioneLiquidazione MandatoMandato
Voce diCostoCentro di
Costo Ordine int
Voce diCosto
Centro di Costo
Ordine int.
Materiale Oggetti di Pianificazione
Oggetti di Consuntivazione
Controllo diControllo di
disponibilitàdisponibilità
Controllo diControllo di
disponibilitàdisponibilità
Collegamento impegno-ordine e doc contabili-doc CO
• Ciclo passivo esteso a tutto il Comune (richiesta di acquisto, ordine, entrata merce, registrazione fattura). Copertura di tutte le tipologie di spesa per tutti i settori. Fatture conservate presso Settori.
• Nuova interfaccia utente “a navigazione” e nuova struttura finanziaria • Attivato un sistema contabile in Euro che integra:
i modelli di contabilità di riferimento (Finanziaria, Generale e Analitica) sia nell’operatività che nella reportistica.le contabilità di settore ->superati i fogli excel di controller
• Reso il PEG più compatto, permettendo una gestione semplificata per la variazione dello stesso.
• Integrata la gestione del Patrimonio Immobiliare.• Inserite nel sistema altre strutture di misura dei fenomeni contabili (Voci
di Costo, Centri di costo, Commesse) che consentono:di pianificare e monitorare in maniera analitica l’andamento della
spesa di tutto il comunedi attribuire correttamente le spese, al momento della registrazione
dell’evento con valenza contabile, per calcolare il costo dei servizi e dei prodotti forniti dal Comune
• Ciclo passivo esteso a tutto il Comune (richiesta di acquisto, ordine, entrata merce, registrazione fattura). Copertura di tutte le tipologie di spesa per tutti i settori. Fatture conservate presso Settori.
• Nuova interfaccia utente “a navigazione” e nuova struttura finanziaria • Attivato un sistema contabile in Euro che integra:
i modelli di contabilità di riferimento (Finanziaria, Generale e Analitica) sia nell’operatività che nella reportistica.le contabilità di settore ->superati i fogli excel di controller
• Reso il PEG più compatto, permettendo una gestione semplificata per la variazione dello stesso.
• Integrata la gestione del Patrimonio Immobiliare.• Inserite nel sistema altre strutture di misura dei fenomeni contabili (Voci
di Costo, Centri di costo, Commesse) che consentono:di pianificare e monitorare in maniera analitica l’andamento della
spesa di tutto il comunedi attribuire correttamente le spese, al momento della registrazione
dell’evento con valenza contabile, per calcolare il costo dei servizi e dei prodotti forniti dal Comune
I risultati raggiunti (fase 2°)
Progetto SAPProgetto SAP1-Lav.Pubblicino ordine, no
gest.commesse
Progetto SAPProgetto SAPReingegnerizzazionedei Processi
Reingegnerizzazionedei Processi
2-Acquistiordini dett., contratti
org. x proc. merceologicicultura cdg
Reingegnerizzazione dei ProcessiReingegnerizzazione dei Processi
Progetto SAPProgetto SAPALTERNATIVA 3
Reingegnerizzazione dei ProcessiReingegnerizzazione dei Processi
Progetto SAPProgetto SAP
4-Settoriordine(+/-dett)
+/- contratti+/- org.x proc. merceologici
+/- cultura cdg
SAP E REENGINEERING-RISULTATI : IMPATTI ORGANIZZATIVI dopo l’estensione a tutti i settori in COBO
BPR,PRBPR,PR
ReverseReverse
Forma
mista
Forma
mista
adeguamentoadeguamento
L’impianto del sistema di Assistenza e Comunicazione :Helpdesk e SAPNews. La Formazione interna.
SUPPORTO e INTEGRAZIONE alla PROGRAMMAZIONE, CONSUNTIVAZIONE E ANALISI COSTI
Programmi attività/Progetti :Strutturazione attività con WBS e collegamento con risorse BDG di pianificazione
Contabilità Analitica:• Modello attivato dall’evento gestionale del ciclo
passivo(reg.contabile)• Valorizzazione attività (output):automazione processo• Indicatori:quantificare misure di attività->ottenere costo
unitario di prodotto.
SAP BW (ambiente diverso da SAP/R3) su aree Pianificazione, Controllo Costi e Acquisti per confronti su dati aggregati su piu’ anni e analisi più dinamiche e sofisticate e su grossi volumi.
Gestione delle Entrate (Ciclo attivo): In analisi. Manca ancora collegamento costi-ricavi.
L’impianto del sistema di Assistenza e Comunicazione :Helpdesk e SAPNews. La Formazione interna.
SUPPORTO e INTEGRAZIONE alla PROGRAMMAZIONE, CONSUNTIVAZIONE E ANALISI COSTI
Programmi attività/Progetti :Strutturazione attività con WBS e collegamento con risorse BDG di pianificazione
Contabilità Analitica:• Modello attivato dall’evento gestionale del ciclo
passivo(reg.contabile)• Valorizzazione attività (output):automazione processo• Indicatori:quantificare misure di attività->ottenere costo
unitario di prodotto.
SAP BW (ambiente diverso da SAP/R3) su aree Pianificazione, Controllo Costi e Acquisti per confronti su dati aggregati su piu’ anni e analisi più dinamiche e sofisticate e su grossi volumi.
Gestione delle Entrate (Ciclo attivo): In analisi. Manca ancora collegamento costi-ricavi.
La 3° fase (2003-oggi) (1)
Contratti quadro
• Analisi razionalizzazione processo di acquisti e relativo supporto(sistema policentrico).
• Accentramento capacità gestionali e normative per i contratti.• Decentramento impegno finanziario con controllo.• Decentramento procedure acquisti dall’ordine in poi.• Possibilità di rendere flessibile/adattabile la procedura d’acquisto.• Facilitazioni:Richieste di acquisto e richieste di offerta
INTEGRAZIONE (sopratutto verso ESTERNO)
• Gestione Risorse Umane (modulo HR): integrazione di SISPENET. Dati mensili dei costi personale presenti su SAP R/3
• Mandati elettronici: Flusso dati solo elettronico e Firma digitale
• E-procurement: • Partecipazione al progetto di Centrale di Acquisto regionale(Intercent)• Analisi per componente SAP per la gestione delle Gare on-line
• Portale fornitori: partitario fornitori via web con accesso riservato e integrazione con SAP
Contratti quadro
• Analisi razionalizzazione processo di acquisti e relativo supporto(sistema policentrico).
• Accentramento capacità gestionali e normative per i contratti.• Decentramento impegno finanziario con controllo.• Decentramento procedure acquisti dall’ordine in poi.• Possibilità di rendere flessibile/adattabile la procedura d’acquisto.• Facilitazioni:Richieste di acquisto e richieste di offerta
INTEGRAZIONE (sopratutto verso ESTERNO)
• Gestione Risorse Umane (modulo HR): integrazione di SISPENET. Dati mensili dei costi personale presenti su SAP R/3
• Mandati elettronici: Flusso dati solo elettronico e Firma digitale
• E-procurement: • Partecipazione al progetto di Centrale di Acquisto regionale(Intercent)• Analisi per componente SAP per la gestione delle Gare on-line
• Portale fornitori: partitario fornitori via web con accesso riservato e integrazione con SAP
La 3° fase (2003-oggi) (2)
Comunicazione-Assistenza e Formazione
Criticità per l’utente alla partenza della fase 2 (gen/2002):SAP esteso a tutti i Settori•Passaggio dalla versione 4.0 alla 4.6 e contemporaneo passaggio all’Euro. Coesistenza di entrambe le versioni .•Chiusure vecchio sistema (SCIC) basato solo su logica finanziaria/Apertura su SAP 4.6. per tutti i Settori in tempi scaglionati ma brevi (3-6 mesi).•Formazione utente in tempi brevissimi e con un ambiente di test/formazione/produzione non allineato sulle funzioni. •Assistenza all’utente limitata e mancanza di una comunicazione “di massa”• Mancanza di una base culturale “contabile” tra gli end-user coinvolti•Scarsa sensibilizzazione della dirigenza riguardo l’impatto sulla struttura esistente
problema
Mancanza di formazione tecnica
Scarsa sensibilità della Dirigenza
•COMUNICAZIONEMonitoraggio del clima progettuale (incontri rivolti a Dirigenti, Controller e Key User ) Questionario sulla formazione: inviato a tutti gli utenti SAP (13 domande, adesione pari a circa 80%)
Change Management Team, gruppo intersettoriale di coordinamento delle attività di comunicazione e di razionalizzazione procedure sponsorizzato dal Settore Personale e OrganizzazioneSAPNews:Giornalino telematico per comunicazioni di: novità, indicazioni operative, adeguamenti, scadenze,adempimenti->Clima organizzativo migliorato e omogeneo. Le procedure/strutture dati SAP fanno parte della cultura gestionale/direzionale del Comune di Bologna.
ASSISTENZAAssistenza telefonica (mattino)Helpdesk :Database condiviso strutturato di ticket/miglioramenti (media 50 richieste al mese).Key User-Sap:Tutoraggio diffuso decentrato in ogni settore.Manuali :Aggiornamento e pubblicazione sulla rete Intranet del Comune di Bologna->Autonomia utente e razionalizzazione del supporto.
•FORMAZIONE (media 20 ore all’anno x dipendente)Corso di contabilità economico-patrimoniale esteso a tutti gli end userCorso on-line introduttivo e su CD per navigazione SAPCorso per formatori interni e Laboratori controller Corso per dirigenti e Gestione impegni a richiestaCorso Ciclo Passivo e Contabilità Finanziaria attivato ogni 15 nuovi utenti->Autonomia utente e coinvolgimento esteso e mirato su tutte le figure professionali.
Soluzione : piano di Comunicazione,Assistenza e Formazione del Comune di Bologna ->Risultati
Processo di pianificazione/controllo -> vs integrazione risorse previste e utilizzo effettivo nelle attività
Consuntivo :•CdC utilizzatore•VdC registrazione
ControllingControlling (CO)(CO)
Centro di Costo/Centro di Costo/Ord.IntOrd.IntNatura di costo(Natura di costo(vdcvdc) ) Attività output(Attività output(O.IO.I .tipo.tipo AA))IndicatoriIndicatoriCommessaCommessa
Competenza economica
Budget : •Linee di bdg ( CdR – Capitolo-cdcpian – vdcpian) •WBS
Contabilità Finanziaria (FM)Contabilità Finanziaria (FM)
••Centro di Centro di ResponsRespons. . ••TitoliTitoli--FunzFunz././CatCat..--ServServ--IntInt//RisRis..--CapitoliCapitoli--ArtArt••Linee di budgetLinee di budget••WBSWBS
Competenza finanziaria
Verifica x taratura
UtilizzoBILANCIOBILANCIOPEGPEG••BdgBdg//PrcPrc
••Programma Programma attivitaattivita
CdgCdg SettoreSettore
ContabilitàContabilitàanaliticaanalitica
Programmi attività- Contabilità analitica:implementazione
•Timing e % realizzazione in corso d’anno
•Programmi sempre in linea ed integrati con Progetti
•Macroattiv. elemento Pianif/Contab
•Allineamento WBS e O.I Co.An non automatizzato
CDC/O.I e VDC primarie
Cicli allocazione costi diretti e indiretti per valorizzazione attività CO.ANattività CO.AN
•Riproducibiltà
•Condivisibilita
•Manutenibilità
•Indicatori
•Svuotamento cdc/o.i partenza
WBS (Progetti e attività)
Settore
Gruppo Cdc
Obiettivo/ProgettoMacroattivitàMacroattività
Attività
Costi da : Ciclo passivo, Personale, Chiusura es.cespiti, Allocazioni costi economaliaggregati.
O.I. (Attività CO.AN)
Acquisto con contratti quadro/giroconti: Flussi modificati con SAPPercorsi possibili ante-SAP (con supporto informativo non strutturato, disoomogeneo, senza possibilità di controllo puntuale)
AGENDA
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impattiorganizzativi (2)
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione iniziale (4)
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione soluzioni.(6)
Gestione:I volumi di attività
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000ImpegniSub-impegniOrdiniEntrata merciFatture passiveLiquidazioniMandatiReversaliFatture attive
Impegni 3.705 3819
Sub-impegni 2.965 3.073
Ordini 7.629 7473
Entrata merci 9.814 8.505
Fatture passive 61.370 60.082
Liquidazioni 9.693 8.852
Mandati 31.457 30.342
Reversali 13.868 14.826
Fatture attive 406 342
2004 2005
Numero utenti attivi: 380 nel 2003, 379 nel 2004,377 nel 2005
Ciclo passivo e finanziario:Numeri documenti contabili per tipologie
Risultati:Integrazione in R/3:processi gestionali e cdg
Documenti Documenti Documenti Documenti Documenti Documenti Prelievi materiali TrasferimentiPrelievi materiali Trasferimenti
Pianificazione Contabili. Finanziari Pianificazione Contabili. Finanziari Ordini diOrdini di ImputazImputaz. costi. costi
acquacquistoisto AllocazioniAllocazioni
periodicheperiodiche
Risorse Gestione Gestione Contabilità Ricavi Gestione Controlling
Umane progetti cespiti finanziaria/gen. materiali
AM/RE FI/FM MM CO
Attività (WBS pian.)
Ordini interni(output)
SDHRHR
Centri di costo/commesse
Voci (pian. e costo)
PROCESSI GESTIONALI-BACK OFFICE
CONTROLLO DI GESTIONE
PS
Risultati: Moduli principali soluzione SAP utilizzati al Comune di Bologna
R/3R/3ClientClient / Server/ Server
ABAP/4ABAP/4
FIFIFinancialFinancial
AccountingAccounting
WFWFWorkflowWorkflow
ISIS--PSPSIndustryIndustry
SolutionsSolutions
MMMMMaterialsMaterials
MgmtMgmt..
HRHRHumanHuman
ResourcesResources
SDSDSalesSales &&
DistributionDistribution
PPPPProductionProductionPlanningPlanning
PMPMPlantPlant MainMain--
tenancetenance
COCOControllingControlling
AMAMFixedFixed AssetsAssets
MgmtMgmt..
PSPSProjectProjectSystemSystem
QMQMQualityQuality
ManageManage--mentment
RERERealReal EstateEstate
FMFMFundFund MgmtMgmt
Risultati: Moduli principali soluzione SAP utilizzati al Comune di Bologna
Tasse & Entrate RegistrazioneCalcolo
delle TasseFatturazione e Bollettazione
Incassi e PagamentiGestione Posizione
Contabile del Contribuente
Contabilità delle Entrate / Ricavi
Indici di Efficacia
ed Efficienza
Programmazione e Pianificazione
Gestione Strategica e Organizzativa
Supporto alle Decisioni e Data
Warehousing
Pianificazione per Funzioni Obiettivo
Formulazionedel Budget
Valutazione e Analisi dei Programmi
Gestione Operativa
Gestione Programmi e Progetti
Contabilità Finanziaria ed
Economico-Patrimoniale
Controllo di Gestione
Gestione Fondi
Cash Management & Tesoreria
Missioni e Spese di Trasferta
Gestione del Budget
Archiviazione e Ricerca Documenti e
Pratiche
Gestione Documenti e Pratiche
Definizione dell’Iter di Workflow
WorkflowWorkflow
MonitoringGestione Documentale e
Schedulazione Archiviazione
Acquisti e Magazzini
Processo di Acquisto di Beni e Servizi Gestione Gare Gestione Contratti Gestione Magazzini Distribuzione
Gestione delle Risorse
Manutenzione su Strutture ed Attrezzature
Gestione del Parco Autoveicoli
Servizi Gestione Cespiti e
InventariPatrimonioImmobiliare
Risorse Umane Selezione Candidati
Gestione Giuridica ed Economica
Rilevazione Presenze
Percorsi di Carrierae Formazione CompensationGestione della
Pianta Organica Payroll
Sicurezza&
Autenticazione E-Government Marketplace Workplace
Portale Informativo & Marketing
Richieste e Servizi via
Internet
Gestione delle Relazioni tra le Pubbliche Amministrazioni
ed i CittadiniE-Procurement
KnowledgeManagement
Gestione delle Professionalità Interne
Sviluppo degli SkillE-Learning & Virtual
ClassroomValutazione degli
Obiettivi
Archivio Documenti Formativi edInformativi
La mappa della soluzione SAP al comune di Bologna
Architettura Sistemi Informativi Attuale
GS00 cdc
OFFICE3
impegni
Ordini
Doc contabili
liquidazioni
Settori
Cicli ripartizioni
Rettifiche costi
Modelli output
Indicatori
Pianificazione capitoli-linee bdg
Atti
SISPENET
Dati gare
Gare e Contratti
Dati e variazioni impegni
Dati e variazioni fornitori
Programmi attività
Dati personale (mensili)
Mercato
•E-procurement
•Partitario fornitori web
Tesoriere
Mandati elettronici
Settore Personale
Prnformatizzazioocessi analizzati:confronto situazione sistema informativo dell’ente
Controlling (pianificazione e consuntivazione) :SID (tutti) ,SIEC(cdg solo Settore Acquisti),sistemi extragestionali per altri settori,GS00,Programma attività
GS00, SAP
Ciclo acquisto-magazzino: SIEC (solo Settore Acquisti)
SAP
Gestione finanziaria/economica SCIC (tutti),SIEC (bilancio solo Settore Acquisti) –Office atti
SAP ,Office atti
Gestione cespiti (sistema proprietario per immobili,inesistente per mobili)
SAP
Gestione risorse personale (SISPE)
SISPENET , costi integrati mensilmente su SAP
Sommario valutazioni delle soluzioni e impatti (+,=,-)
Dati/procedure condivise per tutto il comune sul processo di acquisizione non frammentata fra funzioni e sistemi eterogenei -> + comprensione e contributo da parte operatore al processo,facilità comunicazione e risoluzione problemi tra settori/funzioni diversi.
Flessibilità strutturata della gestione finanziaria (accentrata/decentrata) e sfruttamento competenza contrattuale ( contratti quadro) (+)
Possibilità realizzare controllo di gestione con presidio processi d’acquisto e analisi della spesa per razionalizzazione acquisti (+)
Maggiore copertura funzionale->+ efficienza e efficacia, eliminate molte elaborazioni batch/excel/cartacee. 10% t.medio recuperato x espletamento attività amministrative
Evitate reimmissioni e tracciabilità dell’informazione->+ efficienza,affidabilità del dato e +qualità del servizio amministrativo.
Standardizzazione e linguaggio comune->+ flessibilità e mobilità degli operatori tra settori.
Facilità di adeguamento alle modifiche organizzative/procedurali (+)
Verifica/ausilio x pianificazione guidata dall’utilizzo effettivo->+ esatte previsioni
Integrazione con ambiente esterno e nuove possibilità di utilizzo mercato (+)
Manca ancora totale integrazione economica-finanziaria: automatismo pianificazione/Co.An , Bdg economico, collegamento costi-ricavi ( =)
Manca ancora integrazione gestione risorse personale e gare/contratti (=)
Minor flessibilità x gestione casi “fuori procedura” (-)
Necessario impegnativo adeguamento culturale iniziale dell’organizzazione/operatore (-)