una solución completa para la reconciliación de las transacciones entre compañías
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http://www.atarrabi.biz/sigma-conso
Mikel Arriaga
Partner
T. 34 902105775
El proceso de reconciliación de las operaciones internas es considerado por los
directores financieros como uno de los 3 factores principales que retrasan la
elaboración de los estados financieros consolidados.
La optimización de estos procesos incrementará la productividad, la fiabilidad y
trazabilidad de los datos.
¿POR QUÉ INTERWEB?
El proceso de reconciliación intercompañías se convertirá en una parte del cierre de los
libros.
Identificar, Corregir o Justificar las diferencias.
¿OBJETIVO?
MONA INTERWEB – EL PRINCIPIO
Principio: Evolucionar desde un
proceso centralizado (ejecutado
por la sede central) hacia un
proceso descentralizado y
colaborativo que garantice un
mejor rendimiento.
Mis transacciones por tipo de correspondencia– OK
– Diferencias de Cambio
– Diferencias Temporarias
– …
– En curso
Para cada Socio: Estatus
– Sin ingreso de datos
– Ingreso de datos en curso
– Ingreso de datos culminado
– Ingreso de datos validado
Nuestro nivel de progreso
INICIO / VISIÓN GENERAL DEL PROCESOLa reconciliación se puede llevar a cabo en cualquier nivel de datos y para cada entidad:
• Importes en moneda local
– Emp. A / Facturación / Emp. B 100 €
• Importes en moneda de transacción
– Emp. A / Facturación / Emp. B 70 $ 60 €
– Emp. A / Facturación / Emp. B: 40 € 40 €
• Importes a nivel de transacción en monedas de transacción
– Emp. A / Facturación / Emp. B: Bill #1 Date1 50 $ 42 €
Bill #2 Date2 20 $ 18 €
Bill #3 Date3 40 € 40 €
• Ejecución automática y programada de la reconciliación
• Exportar la lista de diferencias a Excel
• Chat en línea entre los socios + integración email + adjuntar documentos
• Información complementaria disponible en cada transacción – Campos Libres
(Número de tienda, Número de Pedido, número de cuenta local…) – para ayudar a
las filiales o subsidiaras en sus búsquedas.
PRINCIPIOS DE RECONCILIACIÓN
• Cerrar el periodo.
• Muchos informes están disponibles para controlar y guiar el proceso de reconciliación.
• Facilita la auditoría gracias a los informes estándar que se encuentran disponibles para los
auditores, tanto a nivel local como central.
• Exportar las diferencias restantes y señaladas a Excel o pdf.
• Exportar los datos intercompañía necesarios hacia la herramienta de consolidación.
GRUPO: PROCEDIMIENTO DE CIERRE
• Para el Grupo:– Reducir el tiempo necesario para generar los estados financieros consolidados.
– Incrementar la productividad a través de un proceso descentralizado y colaborativo.
– Facilitar el proceso de auditoría.
• Para las Subsidiarias o Filiales:– Reducir el número de transacciones a comprobar manualmente.
– Evitar el intercambio de archivos de Excel entre subsidiarias.
– Incrementar la calidad de los datos y el nivel de responsabilidad de cada subsidiaria.
– Facilitar la justificación de la diferencias a través de una plataforma de colaboración y
mensajes y documentos integrados.
– Facilitar el cierre de los libros a nivel local.
– Enfocarse sólo en las discrepancias.
• Para el Consolidador:– Controlar el nivel de la reconciliación y el estado de cada subsidiaria en cualquier momento.
– El proceso de reconciliación se ejecuta de forma independiente al proceso de consolidación.
– Evitar implicar al consolidador en el análisis de las diferencias intercompañía.
• Para el Auditor:– No es necesario realizar investigaciones fuera de la herramienta.
– La información detallada se encuentra disponible para el análisis en modo de auditoría.
– O la información detallada se puede exportar en Excel.
MONA INTERWEB: VENTAJAS
“Mona Interweb nos ayudo a cumplir nuestro reto de generar nuestros informes operativos
mensuales a tiempo, incluyendo la reconciliación intercompañía.” Aydrey Massart – Consolidation
Manager CMI Group
“ Mona Interweb permite un enfoque por fases: algunos países pueden trabajar a nivel de
transacción, mientras que otros todavía están trabajando con importes de cierre. De nuestros 980
usuarios, el 95% aceptó la herramienta directamente después de la primera jornada de formación."
Delphine Desaint - Chef de projet
"Las empresas de nuestro grupo son abastecidas de suministros por nuestra central de compras,
que genera cientos de miles de facturas interco al mes. Mona Interweb reconcilia automáticamente
un promedio de 70% de las discrepancias.” Hervé Bigo – Responsable Systèmes et Méthodes
“Gracias a Mona Interweb, podemos refinar el análisis de las diferencias a nivel de transacción, lo
que por lo general no es posible con una herramienta de consolidación que no esté diseñada para
ello. A las empresas se les asignan más responsabilidades: les corresponde reconciliar estas
transacciones. Nuestro equipo de consolidación realmente puede dedicarse a la consolidación en el
verdadero sentido.” Patrick Franssen – Head of Group Controlling
“En el pasado, nuestro auditor proporcionaba una opinión con reservas en el informe debido a la
escasa reconciliación de Intercos. Con Mona Interweb, ya no nos enfrentamos a este problema.“
David Nicosia – Head of Consolidation
“Utilizar Mona Interweb proporciona una ventaja indiscutible en nuestro proceso de cierre rápido: ya
puedo llevar a cabo los ajustes intercompañías antes de recibir los paquetes de consolidación. Ahora
la reconciliación del cierre anual se lleva a cabo en tan sólo unos días. Y cuando llega el momento de
realizar la auditoría, Mona Interweb nos da tranquilidad: Sé que los auditores podrán fácilmente
acceder a la justificación detallada de todas las diferencias." Hilde Wellens – Consolidation Manager
EXPERIENCIAS DE CLIENTES
• Fase 1: Comunicación a las subsidiarias
• Fase 2: Listado de preguntas enviadas a las subsidiarias– Objetivo: reunir para cada subsidiaria o unidad de informes la información necesaria para
definir las tablas de conversión, la estructura de archivos de origen, la información extra a
recoger...
• Fase 3: Instalación Técnica de Mona Interweb
• Fase 4: Formación de Administración
• Fase 5: Procesar la información recogida– Creación de los usuarios, estructuras, reglas,….
– Creación de las tablas de conversión y las estructuras de los archivos de importación.
• Fase 6: Documentación y formación de Usuarios
• Fase 7: Pruebas en real– Organización de las pruebas de cierre
• Fase 8: Feed-back desde y hacia las subsidiarias– Comentarios recibidos y preguntas frecuentes se enviarán a las filiales o subsidiarias con la
finalidad de mejorar el proceso de reconciliación de los próximos períodos.
• Fase 9: ‘Go Live’
IMPLEMENTACIÓN EN 9 FASES
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