Undg email-kaos: Samarbejdsprocesser p tvrs af afdelinger og organisationer Office Inspirationsseminar 31. oktober

DagsordenForretningsmssige problemstilling herunder e-mail kaos

Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer

vrige samarbejdsprocesser

Opsummering

Om FlowITMission: Styrke organisationers evne til at samarbejde

Effektiv projektgennemfrelseVidendeling og dokumenthndteringHR-Portal med procesunderstttelseWorkflow lsninger

100% specialiseret i SharePoint Portal Server/MS Office

Etableret i 1999

ReferencerUdvalgte kunder:TV 2Kbenhavns KommuneKommunedata (KMD)Svendborg KommuneGudme KommuneEgebjerg KommuneKalundborg Kommune...Fdevarekonomisk institut (FI)Elsam EngineeringNetDesignOBH-GruppenLODansk SygeplejerdNetDesignTietgenSkolenInternational Business CollegeOdense StaalskibsvrftExhaustoVestWoodGN Store Nord

Kunderne siger:

Projektportalen sikrer os ganske enkelt det ndvendige overblik og er bare nemmere at g til.

Niels Tovgaard, IT-chef, Svendborg Kommune

FlowIT har gennem hele processen vist teknisk og forretningsmssigt overskud

Pia Flint, projektleder, EXHAUSTO A/S

Med vores projektportal er det blevet meget lettere at dele viden og understtte samarbejdet med eksterne partnere.

Kim Reidar Lantz, Business Manager, Elsam Engineering A/S

Se cases p www.flowit.dk

DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos

Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer

vrige samarbejdsprocesser

Opsummering

Jens arbejder med driftsopgaver og projekter med interne og eksterne samarbejdspartnere

Situation: Medarbejder i organisation

E-mails, mder, fllesdrev, konomisystemManglende overblikTidsspildManglende videndelingStress

Side

OrganisationsdiagramProjektsamarbejde p tvrsEksterne

Indbakke analyse d. 21/9

Diagram7

33I dagI dagI dagI dagI dagI dag0

Med ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlow

I alt

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

Fildeling

Antal e-mails

Ark1

PmindelserDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverFildelingtotal

I dag12234561033

Med ProjectFlow10221112221

Dem som er tilbage: Gr det nemt at komme af med dem.

I altDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverFildelingtotal

I dag33033

Med ProjectFlow0

Ark1

Pmindelser

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

Fildeling

Antal e-mails

Ark2

I alt

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

Fildeling

Antal e-mails

33

Pmindelser

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

I alt

Antal e-mails

Diagram6

122345610

102211122

Pmindelser

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

Fildeling

Antal e-mails

Ark1

PmindelserDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverFildelingtotal

I dag12234561033

Med ProjectFlow10221112221

Dem som er tilbage: Gr det nemt at komme af med dem.

PmindelserDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverI alttotal

I dag3333

Med ProjectFlow0

Ark1

Pmindelser

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

Fildeling

Antal e-mails

Ark2

Pmindelser

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

I alt

Antal e-mails

Pmindelser

Diverse

Private

Eksterne (kunder mv.)

Interne nyheder

Diskussioner / ideer

Projektopgaver

I alt

Antal e-mails

Projektleder Ledelse Hvordan ser deres indbakke ud?Hvordan fr de overblik?

vrige roller i projektgennemfrelsen

DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos

Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer

vrige samarbejdsprocesser

Opsummering

Ml med projektportalenNemt at anvende

Effektivt projektsamarbejde

Overblik og styring

Forankre projektmetodenFx Prince2 eller egen projektmetode

Integreret med vrige systemer

MidlerProjektportalen ProjectFlow til

Samarbejde

Projektstyring

Portefljestyring

ProjectFlowOverblikUndg e-mail kaosUndersttte samarbejds- processerVidendeling

Side

Sidegruppe

Data

Group

Program A

Effektivesamarbejdsprocesser

Delprojekt 3

Delprojekt 2

Valg af projektmetode

Uddannelse:Metode og vrktj

Impl. projektportal

Workflow ny medarb.

Workflow krselsgodtgrelse

Workflow medarb. stopper

Projekt 1

Projekt 2

Projektgennemfrelse

HR-portal

Delprojekt 1

Program

Projekt

Delprojekt

ProjectFlowOverblikUndg e-mail kaosUndersttte samarbejds- processerVidendeling

Side

Sidegruppe

Data

Group

Program A

Effektivesamarbejdsprocesser

Delprojekt 3

Delprojekt 2

Valg af projektmetode

Uddannelse:Metode og vrktj

Impl. projektportal

Workflow ny medarb.

Workflow krselsgodtgrelse

Workflow medarb. stopper

Projekt 1

Projekt 2

Projektgennemfrelse

HR-portal

Delprojekt 1

Program

Projekt

Delprojekt

Jobsituation: Ledelse og projektlederDan dig et overblik p tvrs af projekterne

Hvad er status i projektgrupperne?

Hvad er status p faser, mileple og opgaver?

Hvad er tids- og ressourceforbruget?

Demo

Side

Sidegruppe

Data

Group

Program A

Effektivesamarbejdsprocesser

Delprojekt 3

Delprojekt 2

Valg af projektmetode

Uddannelse:Metode og vrktj

Impl. projektportal

Workflow ny medarb.

Workflow krselsgodtgrelse

Workflow medarb. stopper

Projekt 1

Projekt 2

Projektgennemfrelse

HR-portal

Delprojekt 1

Program

Projekt

Delprojekt

- Office 2007 og Office 2003 understttesKvikGem i SharePoint fra Outlook

Integration med ProjectFlowESDH(det offentlige)ActiveDirectoryTids-registreringkonomi-system

IntegrationESDHAfhnger af ESDH type fx FESD, eDoc mv.MS Project ServerProjektstyring og tidsregistreringKrver MS Project web access CAL og MS Project ServerkonomisystemNavision, Axapta, SAP, Movex m.fl.

Situation: Projektdeltager

ProblemLsningDokumentdeling sker via e-mailDokumenter i projektweb, versionsstyring og send link Opgavehndtering sker via e-mailOpgaver i flles opgaveliste, overblik og versioneringManglende arkivering af e-mails, s viden kan deles med kollegerOutlook KvikGem i SharePointManglende overblikNem navigation, standardiseret opbygget, overordnede mlMange systemern samlet indgang til systemerne

Situation: Projektleder/ledelse

ProblemLsningHvordan skal jeg prioritere?Overblik over forml, ml og forretningsomrdeMange e-mails med statusrapporter, rapportering mv.Nem kommunikation af status via ProjectFlow, projektmetode understttes.Svrt at overskue tidenEnkel tidsplanlgning og overblik i Gantt kort integration til MS ProjectHvem laver hvad? Hvad nr NN er syg?Overblik over alle opgaver, overskredne mv.Hvem arbejder p mit projekt? Hvordan ser konomien ud?Overblik over planlagt og realiseret ressourceforbrug (kr. og tid)

DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos

Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer

vrige samarbejdsprocesser

Opsummering

E-mails, mder, fllesdrev, konomisystemManglende overblikTidsspildManglende videndelingStress

Side

Situation: HR-medarbejder

ProblemLsningMange hndskrevne krselsbger drligt dokumenteretUnderstttelse af workflow med FlowITs HR-Portal og integration med Kraks webservices (samarbejde med A-Ware og Krak)Tung proces nr ny medarbejder starterUnderstttelse af Ny medarbejder workflow, ndring af medarbejder, fratrdelse af medarbejderHvor er min ansttelses- kontrakt, MUS doks., lndata mv.Adgang til HR-information fra FlowITs HR-portalHvilke fortrolige dokumenter og data har vi omkring NN?Rollebestemt adgang til HR-informationIntegrationIntegration af lnsystem/HR-system med SharePoint og Active Directory

WorkflowWorkflow ny medarbejder i SharePoint 2007I gang ved TV 2Krselsgodtgrelse SharePoint 2007Med Krak web services til ruteberegningWorkflow omkring godkendelseAlle FlowITs produkter er SharePoint 2007 kompatible

FlowIT kom i gang - pakker

DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos

Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer

vrige samarbejdsprocesser

Opsummering og sprgsml

Sprgsml?

Tak for nuHer finder du mere information:www.flowit.dkXML er fremtiden, ls om Office Open XML formatet: www.microsoft.com/office/preview

Vi vil gerne blive dygtigere - udfyld venligst evalueringskemaet

**Lone*Lone****Se hvert eneste punkt, som en folder p en filserver. Men her er det ikke bare en folder til dokumenter, men en hjemmeside programmet eller projektet. Du kan navigere ligesom du navigerer p en filserver. (bullet 2).

Skaber overblik:Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes.Sgning og versionsstyring af dokumenter.Fr e-mail pmindelser nr der sker ndringer.

Undg e-mail kaos: E-mail systemet bliver ikke brugt til fildeling. E-mail systemet bliver brugt til pmindelser men ikke til fildeling.

Videndeling:Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgngelig og kan fremfindes. I projektwebsne kan du finde din information og besge andre projekter og se status.

Det betyder: Tid sparesFejl mindskesKvaliteten forbedres

*Skaber overblik:Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes.Sgning og versionsstyring af dokumenter.Fr e-mail pmindelser nr der sker ndringer.

Undg e-mail kaos: E-mail systemet bliver ikke brugt til fildeling. E-mail systemet bliver brugt til pmindelser men ikke til fildeling.

Videndeling:Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgngelig og kan fremfindes. I projektwebsne kan du finde din information og besge andre projekter og se status.

Det betyder: Tid sparesFejl mindskesKvaliteten forbedres

***Lone**