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UNI EN ISO 9001:2015: i punti chiave, il risk based thinking e le novita per le Cooperative Sociali”

Padova 10/03/17

UNI EN ISO 9001:2015…

Rischio o opportunità ?

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Opportunità se si gestisce l’adeguamento (per chi già

certificato) come opportunità per rivedere le misure del proprio

vestito/sistema su misura attraverso criteri definiti

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Rischio... se si gestisce l’adeguamento come mero

adempimento formale

4 - Contesto

dell’organizzazione 5- Leadership 6 Pianificazione 7 Supporto

8 Realizzazione

9 Valutazione delle prestazioni 10 Miglioramento

4.1Comprenderel’organizzazioneeilsuocontesto4.2Comprendereleesigenzeeleaspettativedellepartiinteressate4.3DeterminareilcampodiapplicazionedelSistemadiGestioneperlaQualità4.4SistemadiGestioneperlaQualitàerelativiprocessi

5.1Leadershipeimpegno5.2Politica5.3Ruoli,responsabilitàeautoritànell’organizzazione

6.1Azioniperaffrontarerischieopportunità6.2Obiettiviperlaqualitàepianificazioneperillororaggiungimento6.3Pianificazionedellemodifiche

7.1Risorse7.2Competenza7.3Consapevolezza7.4Comunicazione7.5Informazionidocumentate

8.1Pianificazioneecontrollooperativi8.2Requisitiperiprodottieiservizi8.3Progettazioneesviluppodiprodottieservizi8.4Controllodeiprocessi,prodottieservizifornitidall’esterno8.5Produzioneederogazionedeiservizi8.6Rilasciodiprodottieservizi8.7Controllodeglioutputnonconformi

9.1Monitoraggio,misurazione,analisievalutazione9.2Auditinterno9.3Riesamedidirezione

10.1Generalità10.2Nonconformitàeazionicorrettive10.3Miglioramentocontinuo

PLAN DO CHECK ACT

UNIENISO9001:2015– IREQUISITI

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L’organizzazione deveü determinare i fattori esterni e interni

rilevanti per le sue finalità e indirizzistrategici e che influenzano la suacapacità di conseguire i risultati attesiper il sistema di gestione per laqualità.

ü monitorare e riesaminare leinformazioni che riguardano tali fattoriesterni e interni.

4.1 Comprendere l'organizzazione e il suo contesto

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4.1 – COMPRENDERE L’ORGANIZZAZIONE E IL SUO CONTESTO

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Il contesto esterno può comprendere:

ül’ambiente culturale, sociale, politico, cogente, finanziario, tecnologico, economico, naturale e competitivo, sia internazionale, nazionale, regionale o locale;üelementi determinanti e tendenze fondamentali che hanno un impatto sugli obiettivi dell’organizzazione;ürelazione con i portatori di interesse esterni, loro percezioni e valori.


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Il contesto interno può comprendere:

ügovernance, struttura organizzativa, ruoli e responsabilità;üpolitiche, obiettivi e strategie che sono in atto per conseguirli;üle capacità, intese in termini di risorse e conoscenze (per esempio capitale, tempo, persone, processi, sistemi e tecnologie);üsistemi informativi, flusso di informazioni e processi decisionali (sia formali che informali);ürelazioni con portatori di interessi interni, loro percezioni e valori;üla cultura dell’organizzazione;üforma ed estensione delle relazioni contrattuali.


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FATTORIINTERNI/ESTERNI

PUNTIDIFORZA

PUNTIDIDEBOLEZZA

OPPORTUNITA’ MINACCE

Assettoorganizzativo

Componentestrutturale(organigramma,funzionigramma,delegheecc.)

Scarsastrutturazione,scarsadelega,ruoliaziendalinonbendefiniti

Richiesta dapartedelcontestoesterno(es,Entipubblici)diflessibilitàperrispondereaicambiamentidelwelfare

Scarsoriconoscimentoeconomico,eccessivacompetizione consoggettisimilidelprivatosociale

Gestione deiprocessiaziendali

Componentetecnologica (strumentiutilizzatiegradodimodernizzazione)

Scarsosviluppodellacapacità digestireildatoescarsaattitudineadareevidenzadeirisultatiottenuti

Necessità dapartedeicommittentidiusufruirediservizimaggiormenteefficientiedefficaci

Scarserisorseeconomicheadisposizione,mancanzadiculturaaziendaleidonea

Gestioneconoscenzaorganizzativa

Componenteculturaleknow-howinterna

Scarsaattenzionealladiffusionedelleconoscenzedell’organizzazione

Necessitàdelle partiinteressateacompetenzeeconoscenzespecificheinpossessodell’organizzazione

Presenzadicompetitordidimensionimaggioriconcapacitàdigestionedelproprioknow-howevoluta

Rapportoconilterritorio

Componenteterritoriale

Scarsa capacitàdiinteragireconilterritorio

Individuazionedibisognilegatialterritoriosoddisfabiliattraversocollaborazionimirate

Incapacitàdiintercettarecorrettamenteibisognidelterritoriopermancanzadirisorse

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4.2 – COMPRENDERE LE ESIGENZE E LEASPETTATIVE DELLE PARTI INTERESSATE

Dato il loro effetto (reale o potenziale) sulla capacitàdell'organizzazione di fornire con regolarità prodotti eservizi che soddisfino i requisiti del cliente e quellicogenti applicabili, l'organizzazione devedeterminare:a) le parti interessate rilevanti per il SGQb) i requisiti di tali parti interessate rilevanti per il SGQ

L'organizzazione deve monitorare e riesaminare leinformazioni che riguardano tali parti interessate e iloro requisiti rilevanti.

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4.2 – COMPRENDERE LE ESIGENZE E LEASPETTATIVE DELLE PARTI INTERESSATE

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Parte interessata Requisiti dellaparteinteressata RequisitiCogenti

Outputdell’organizzazione

Utenti Bisognodi cura,riabilitazione,alloggio,educazioneecc.

Autorizzazioneall’esercizio/accreditamenti,Dlgs

81/08Dlgs 196/2003Dlgs 231/01

Progettazioneederogazionediservizi residenziali,diurni,

domiciliari,personalizzatichesoddisfinoirequisiti

Committenti Esternalizzazionediservizi Autorizzazioneall’esercizio/accreditamenti,Dlgs

81/08Dlgs 196/2003Dlgs 231/01

Progettazioneederogazionediservizi residenziali,diurni,

domiciliari,personalizzatichesoddisfinoirequisiti

Personaledell’organizzazione Bisognodioccupazione lavorativaerealizzazionepersonale

Autorizzazioneall’esercizio/accreditamenti,Dlgs

81/08Dlgs 196/2003Dlgs 231/01

Progettazioneederogazionediservizi residenziali,diurni,domiciliari,personalizzati

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6.1 – AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI E OPPORTUNITA’

Nel pianificare il sistema di gestione per la qualità, l’organizzazione deve considerare i fattori di cui al punto 4.1 e i requisiti di cui al punto 4.2 e determinare i rischi e le opportunità che è necessario affrontare per:a) fornire assicurazione che il sistema di gestione per la

qualità possa conseguire i risultati attesi;b) accrescere gli effetti desiderati;c) prevenire, o ridurre, gli effetti indesiderati;d) conseguire il miglioramento.

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L’organizzazione deve pianificare:

a. le azioni per affrontare questi rischi e opportunità;b. le modalità per:

1) integrare e attuare le azioni nei processi del proprio sistema di gestione per la qualità (vedere punto 4.4);

2) valutare l’efficacia di tali azioni.

Le azioni intraprese per affrontare i rischi e le opportunità devono essere proporzionate all'impatto potenziale sulla conformità di prodotti e servizi.

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Rischio Indicatore Livellodigravità Azioniintraprese Verificaattuazioneedefficacia

Rischiolegatoallamovimentazionecarichi Numerodigiorni

infortuniopermovimentazionecarichi

Alto Formazionespecificaaglioperatori

Utilizzodisollevatori oprocedureidonee

Auditinterni,sorveglianzasanitariaecc.

Rischio legatoallagestionedidatisensibili

Numeroetipologiadirilievi emersidurantegliauditinternidiverifica


DpsStrumentied attrezzature

idonee

Auditinterni

Rischioeconomico/finanziario

legatoamono-committenzaomono-

servizi

Percentualedidifferenziazionedeiservizi

Alto Progettazionediserviziinnovativisullascortadiverificadeibisogniedelleaspettativedeiclienti

Bilancio/bilanciosociale

Rischiolegatoallascarsapropensionedeisoggetti

apicalialladelegaN.digiornidiferiedei

soggettiapicali

Alto Definizionedijobdescription erilasciodideleghediversidaquelli

apicali

Auditinterni

Rischio caduteincasadiriposo

Numero dicadute Medio Formazioneaoperatori,FKT,

Riesami indiciperiodica

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QUALI EVIDENZE PRODURRE ?

Rischio Indicatore Livellodigravità Azioniintraprese Verificaattuazioneedefficacia

Rischiolegatoallamovimentazionecarichi Numerodigiorni

infortuniopermovimentazionecarichi


Utilizzodisollevatori oprocedureidonee

Auditinterni,sorveglianzasanitariaecc.

Rischio legatoallagestionedidatisensibili

Numeroetipologiadirilievi emersidurantegliauditinternidiverifica


DpsStrumentied attrezzature

idonee

Auditinterni

Rischioeconomico/finanziario

legatoamono-committenzaomono-

servizi

Percentualedidifferenziazionedeiservizi

Alto Progettazionediserviziinnovativisullascortadiverificadeibisogniedelleaspettativedeiclienti

Bilancio/bilanciosociale

Rischiolegatoallascarsapropensionedeisoggetti

apicalialladelegaN.digiornidiferiedei

soggettiapicali

Alto Definizionedijobdescription erilasciodideleghediversidaquelli

apicali

Auditinterni

Rischio caduteincasadiriposo

Numero dicadute Medio Formazioneaoperatori,FKT,

Riesami indiciperiodica

SDM Ampliare la descrizione del contesto aziendale,legandolo al CV della cooperativa.

SDM Valutare l’opportunità di redigere forme direndicontazione sociale al fine di valorizzare lerelazioni tra contesto, parti interessate e loroaspettative

SDM Allineare la documentazione all I al contesto aquanto riportato in intervista alla Direzione sullagestione degli stake holders onoranze funebri e altrisoggetti riguardanti i servizi cimiteriali

ALCUNI RILIEVI…

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4. – CONTESTO DELL ‘ORGANIZZAZIONE

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SDM Valutare l'opportunità di approfondire ledescrizioni, seppur presenti, di gestione deglistakeholder sulla sez 4 di mq

SDM Nido Verona: si suggerisce di evidenziare nellafigura dei portatori di interesse nel progettoeducativo anche il comune di Montecchio

SDM Si raccomanda di completare l'analisi delcontesto e del rischio comprendendo anche leaspettative delle parti interessate rappresentate daiSoci del consorzio e dai Poli di Sviluppo

ALCUNI RILIEVI

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Come si è notato dagli spunti elencati emergono solo aspetti di

miglioramento quindi nessuna non conformità

È QUINDI IMPORTANTE DEFINIRE ATTRAVERSO QUALI

STRUMENTI/EVIDENZE/RESPONSABILITA’/PERIODICITA’ PROCEDERE CON

L’ANALISI DEL CONTESTO

IMPORTANTE : LA DIREZIONE VERRA’ INTERPELLATA SU QIESTI

ASPETTI !

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RILIEVI EMERSI IN SEDE DI AUDIT :

N.C. Non dettagliati alcuni rischi importanti (es. reputazionali –economici ). Entrare nel merito dei processi erogati al fine di undettaglio sul rischio ed opportunità

N.C. Non tutti gli obiettivi posti sono misurabili e legati alle azionioperative poste nell'Analisi dei Rischi

SDM Valutare l'opportunità di correlare in maniera univoca latabella valutazione rischio e il file riepilogativo su rapporto allaDirezione

SDM Valutare la possibilità di uniformare la modalità di trattazione(per quanto ritenuto opportuno) tra rischi e opportunità

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SDM In ambito valutazione dei rischi si raccomanda di considerare i rischie le opportunità derivanti dall'acquisizione di personale provenienteda altre realtà in seguito ad aggiudicazione di nuovi bandi.

SDM Si raccomanda di correlare maggiormente il tema dell’analisi deirischi con l’individuazione dei portatori di interesse e delle loroaspettative e requisiti

SDM Si raccomanda di potenziare ulteriormente la modalità di pesaturadei rischi

SDM Si raccomanda di entrare meglio nel dettaglio dei rischi legatiall’attività di erogazione servizi formativi e di rischi strategici legati adobiettivi immediati (piano di miglioramento)

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SDM Si raccomanda di studiare un sistema speculare di gestione delleopportunità a quanto pianificato per i rischi.

SDM Si raccomanda il sistematico aggiornamento dei form di "risk value" a fronte delle azioni implementate per abbassare i rischi emersi nella prima stesura.

SDM Nei form di "risk value", e in particolare ove sia emersa una mancata, sistematica formalizzazione di una determinata attività, si suggerisce l'assunzione di scelte (formalizzazione SI/NO) a fronte di una analisi rischi / opportunità.

SDM Valutare l'opportunità di approfondire l'analisi dei rischi - da parte deiresposabili di settore - rispetto all'erogazione dei processi primari

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N.C. Nel riesame della direzione del 16.03.2016 non risulta dettagliatal'efficacia delle azioni intraprese per affrontare i rischi e leopportunità

SDM Valutare l'opportunità di considerare nella valutazione del rischioanche la gravità e la probabilità di accadimento del rischio stessoal fine di poter definire con maggior efficacia le opportunità e lerelative azioni di miglioramento

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SFATIAMO ALCUNI MITI…LUOGHI COMUNI...

Evviva non si fanno piu ‘il manuale della qualità e le procedure !

Ah non ci sono piu’ le norme di una volta …questa dice che non sidevono piu’ fare le procedure...piu’ che una norma è una linea guida !

Ma quali procedure devo produrre per adeguarmi alla UNI EN ISO9001:2015 ?

Mi sa che devo rifare tutto il mio sistema di gestione ...

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SFATIAMO ALCUNI MITI…LUOGHI COMUNI...

Vengono ancora richiesti e talvolta maggiormente enfatizzati aspetti quali :

Gestione informazioni documentate

Gestione risorse

Progettazione ed erogazione dei servizi

Gestione acquisti (in particolare gli outsourcing)

Gestione monitoraggio/valutazione/miglioramento

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GRAZIE PER L’ATTENZIONE

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