unidad 1. datos vs. información

IntroducciónUnidad 1Unidad 2Unidad 3Cierre

Módulo 2. Datos, información y funciones en Excel.

Introducción

Usualmente utilizamos en nuestras conversaciones como sinónimos los conceptos de datos einformación, sin embargo, si realizamos un análisis más profundo de estos términos podremos

comprender la existencia de grandes diferencias entre ambos conceptos.

Un dato se define en términos informáticos como una cifra, letra o palabra que se suministra a la

computadora como entrada y la máquina almacena en un determinado formato, por tanto, un dato

en sí mismo posee poca relevancia. Actualmente observamos como todas las organizaciones, sin

importar el sector, almacenan grandes volúmenes de datos, registrando cada una de las

transacciones realizadas y haciendo uso de tecnologías generan grandes bases de datos.

Por otro lado, la información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje

sobre un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya

que su uso racional es la base del conocimiento.

Es decir, que los datos de manera aislada no tienen un aporte sustancial, sino que es el

procesamiento y uso de estos, de forma adecuada y con una finalidad lo que permite generar

información y conocimiento apropiado para la toma de decisiones.

Gráficamente, podemos observar que:

Figura 1. Proceso

Fuente: elaboración propia.

Unidad 1. Datos vs. Información

1. 1. Datos para generar información

Evidentemente el proceso de transformar datos en información no es simple, requiere de la

experticia del tomador de decisiones, la disponibilidad y la organización adecuada de los datos

para su procesamiento y del conocimiento necesario en el manejo de herramientas tecnologías que

permitan que permitan el procesamiento.

Por tanto, es relevante que previo a realizar cualquier análisis verifiquemos:

1. ¿Disponemos de los datos requeridos?

2. ¿La organización de mis datos permite el procesamiento?3. ¿La herramienta utilizada es la mejor para el trabajo que debo realizar?

Para comprender la forma como debemos organizar apropiadamente los datos debemos conocer

previamente algunos conceptos:

☰ TablaEs un arreglo compuesto por filas y columnas organizadas que nos permiten almacenar, ordenar

y/o filtrar datos de entidades que tiene los mismos atributos. Cada tabla contiene la información

relevante de entidades particulares como personas, ventas o productos.

☰ CamposLas tablas generalmente se encuentran organizadas por columnas que representan los atributos de

las entidades, por ejemplo, para el caso de personas tendremos columnas para registrar sus

atributos como: número de identificación, nombre, dirección y/o teléfono. Estas columnas

organizadas reciben el nombre de campo.

☰ RegistrosCorresponde a una fila dentro de nuestra tabla, es decir son el conjunto de campos que hacen

referencia a una entidad, así una persona particular con su identificador, nombre, dirección y

teléfono corresponde a un registro.

☰ DatoEs el valor correspondiente a un campo particular de un registro en específico, así un número, es

asociado al teléfono de un registro.

Figura 2. Organización de datos


Existen un conjunto de aspectos recomendables que permiten organizar los datos para facilitar la

obtención de información, en general debemos considerar:

Identificar los campos con nombres representativos: En la primera fila de la tabla

debemos indicar el nombre de cada uno de los campos (columnas), este nombre debe ser

representativo de los datos correspondientes y de ninguna manera puede encontrarse vacío

o duplicado (aunque ocultemos la columna), si no respetamos esta regla podremos tener

complicaciones en las opciones de ordenamiento.

Utilizar elementos identificadores: Se recomienda que cada tabla disponga de un campo

que contenga un dato único para cada registro, en el ejemplo disponemos de un RUT que

nos permite individualizar cada una de las personas incorporadas en la tabla, esto permitirá

realizar búsquedas específicas.

No agrupar información: Se espera que cada campo contenga exclusivamente un dato en

específico, así es como usualmente cometemos errores al incluir más de un dato en el mismo

campo como por ejemplo el campo Nombre Completo, donde incluiremos el nombre y el

apellido de las personas, este error nos generará grandes complicaciones cuando

necesitemos ordenar los datos por apellido.

Estandarización de la información: Debemos poner especial atención de completar

adecuadamente los datos de nuestras tablas, estableciendo nomenclaturas estándar que nos

permitan definir los atributos, es usual encontrar tablas donde se define una característica

con diferentes etiquetas, como por ejemplo, cuando nos referimos al género de una persona

podemos utilizar Masculino o Femenino, pero también podemos utilizar M o F, pero de

ninguna manera alternar ambas nomenclaturas, esto impedirá realizar adecuadamente

opciones de filtrado o resumen.

Campos con datos de la misma naturaleza: Sabemos que podemos almacenar datos de

diferente tipo en nuestra tabla, pueden ser: numéricos, textos, fechas o cálculos. Se

recomienda por tanto que un campo solo contenga una tipología de datos. Un ejemplo claro

de esta situación es cuando en el campo Número de Hijos, donde se espera recibir

exclusivamente valores numéricos y enteros, nos encontramos con datos del tipo “Sin Hijos”,

esto implica que hemos mezclado datos de texto con datos numéricos lo que complicará en

adelante las opciones de ordenamiento.

Datos permanentes en el tiempo: Según el tiempo de utilización de la información debemos

completar las tablas con campos y datos que sean consistentes, es decir perdurables en el

tiempo, por lo anterior, evitaremos datos que debemos actualizar, es usual observar campos

como edad que deben ser actualizados regularmente, en este caso será recomendable usar

el campo fecha de nacimiento que nos permite determinar la edad en cualquier momento.

Unidad 2. Funciones avanzadas de Excel

2.1. Funciones Lógicas

Las funciones lógicas en Excel nos permiten establecer condiciones sobre las cuales tomamos

decisiones, en esencia retornan valores de Verdadero o Falso, conforme al cumplimiento de los

criterios que evalúan.

Las funciones lógicas operan en base a comparaciones basadas en operadores matemáticos:

Igual =

Mayor >

Menor <

Mayor Igual >=

Menor Igual <=

Distinto <>

2.1.1. Función Y

La función Y, evalúa un conjunto de condiciones, entre 1 y 255, y retorna el valor VERDADERO en

el caso que todas se cumplan en términos simultáneos, en caso contrario retorna FALSO.

Fórmula

La sintaxis general de la función es:

= Y(Condición 1, Condición 2, ………………, Condición n)

Ejemplo

Un simple ejemplo del uso de la función, es indicar =Y(6>3;4<7), el resultado es VERDADERO,

sin embargo, lo usual es el trabajo mediante referencias a celdas.

2.1.2. Función O

La función O también evalúa un conjunto de condiciones entregadas (desde 1 a 255), pero su

salida es VERDADERO en el caso que una o más de las condiciones se cumplan. Por tanto, la

función O, solo retorna un valor FALSO cuando ninguna de las condiciones se cumple.

Fórmula

La sintaxis general de la función es:

= O(Condición 1, Condición 2, ………………, Condición n) 2.1.3. Función NO

En múltiples ocasiones es requerido negar la salida de una función Y ó O, si ese es el caso la

función NO antepuesta a cualquiera de las anteriores puede cambiar el valor de salida.

Ejemplo En el ejemplo =Y(6>3;4<7), es evidentemente VERDADERO, pero al aplicar la negación NO por

delante, de la forma =NO(Y(6>3;4<7)) obtendremos como valor de salida FALSO.

Fórmula

La sintaxis general es bastante simple:

=NO(Prueba Lógica) 2.1.4. Función SI

Como hemos mencionado las funciones lógicas por su naturaleza tienen como valores de salida

VERDADERO o FALSO, sin embargo, es recurrente que en el trabajo cotidiano queramos asignar

valores diferentes para el caso que una(s) condición(es) se cumplan o no.

La función SI nos permite establecer a nuestro criterio los valores de salida en ambos casos

(VERDADERO o FALSO).

Fórmula

La sintaxis general es la siguiente:

=SI(Prueba Lógica, Valor VERDADERO; Valor FALSO)

La salida de una función SI, ya sea en caso VERDADERO o FALSO, puede ser un texto, un

número o una operación matemática, pero debemos considerar el uso de comillas para el caso del

uso de Textos.

Ejemplo

En el ejemplo la función SI, retorna una nota 7,0 o el texto REPROBADO, según el puntaje

ingresado.

=SI(Puntaje>400; 7,0; ”REPROBADO”).

Es posible utilizar varias funciones SI simultáneamente para evaluar condiciones, a este

procedimiento se le conoce como SI ANIDADO, y permite trabajar con más de dos resultados

posibles.

Ejemplo

Por ejemplo, si es requerido realizar una categorización según la nota de los alumnos en tres

niveles podemos utilizar una función SI ANIDADA para establecerla.

=SI(Nota<4,0; “MALO”; SI( Nota<5,5; “REGULAR”; “BUENO”)

La función ejemplificada evaluará el valor de la Nota ingresada y en el caso que sea menor que

4,0 retornará MALO, si es menor que 5,5 retornara el valor REGULAR, y en caso contrario el valor

BUENO (mayor o igual a 5,5). Es importante destacar que la función SI evalúa desde izquierda a

derecha, por tanto, en cuanto encuentre un valor verdadero no seguirá buscando alternativas.

2.1.5. Función SI.ERROR

En Excel es común que una función o un cálculo retornen una alerta de error, los errores que

podemos observar son:

#¡VALOR! : Se presenta cuando realizamos una operación no válida, por ejemplo multiplicar

una celda con texto por otra que tiene un número.

#¡DIV/0! : Se muestra cuando pedimos que se realice una división por cero.

#¿NOMBRE?: Aparece cuando utilizamos un "nombre" de una función o constante que no

existe en Excel.

#¡NUM!: Se presenta cuando colocamos como argumento de una función un valor no

numérico cuando Excel espera que sea un número.

#¡N/A!: Aparece cuando en una función de búsqueda o referencia no encuentra ninguna

coincidencia.

#¡REF!: Aparece cuando hacemos referencia a una dirección que hemos eliminado.

En estos casos, cuando queremos omitir un error o mostrar un valor particular cuando se

presenten, podemos utilizar una función SI.ERROR, la sintaxis general es:

Fórmula

=SI.ERROR(cálculo o función; Valor en caso de Error) Para realizar las acciones descritas en el video que se presenta a continuación descargue el

siguiente archivo:

Excel 1. Ejemplo de lógicas.


Video 1. Excel avanzado - Funciones lógicas

2.2. Funciones de búsqueda

Usualmente nos encontramos con la necesidad de rescatar información relevante a partir de un

dato de interés, por ejemplo, nos encontramos interesados en conocer el nombre de una persona

asociado a su RUT. Cuando esto ocurre las funciones de búsqueda nos permiten acceder a una

base de datos mediante un identificador y rescatar la información que consideramos relevante.

Es importante destacar que las funciones de búsqueda operan mediante identificadores, por tanto,

es requerido que en la base de datos que utilizamos dispongamos de un campo (Columna) que lo

contenga, algunos ejemplos de identificadores son: RUT, teléfono celular, correo electrónico,

patente, etc.

2.2.1.Función BUSCARVLa función BUSCARV o CONSULTAV, dependiendo de la versión de Excel en que nos

encontremos trabajando, permite ingresar a una base de datos organizada por columnas, es decir

en vertical, de manera tal que cada una de las columnas contiene un campo de información.

Fórmula

La sintaxis de la función requiere el ingreso de 4 parámetros:

=BUSCARV(Valor Buscado; Matriz Búsqueda; Indicador Columna; Coincidencia Exacta)

En detalle cada uno de los parámetros indica:

Valor Buscado: Es el dato que pretendemos coincidir con los disponibles en la base de

datos.

Matriz de Búsqueda: Corresponde al rango de la base de datos desde donde rescataremos

la información.

Indicador de Columna: Es un número que señala la columna de la Matriz de Búsqueda que

estamos interesados extraer.

Coincidencia Exacta: Podemos indicar VERDADERO si la coincidencia es aproximada, en

tal caso al no encontrar el valor buscado, aproximará al número menor. En cambio, sí

indicamos FALSO la coincidencia es exacta y en el caso de no encontrar el valor buscado

nos indicará error.

2.2.2. Función BUSCARHLa función BUSCARH o CONSULTAH, dependiendo de la versión de Excel en que nos

encontremos opera idéntico a la descrita función BUSCARV, sin embargo, se utiliza para base de

datos organizadas por filas, es decir en horizontal, de manera tal que ahora cada fila contiene un

campo de información.

Fórmula

La sintaxis de la función requiere el ingreso de 4 parámetros:

=BUSCARH(Valor Buscado; Matriz Búsqueda; Indicador Filas; Coincidencia Exacta) En detalle cada uno de los parámetros indica:

Valor Buscado: Es el dato que pretendemos coincidir con los disponibles en la base de

datos.

Matriz de Búsqueda: Corresponde al rango de la base de datos desde donde sacaremos la

información.

Indicador de Filas: Es un número que señala la fila de la matriz de buscada que estamos

interesados extraer.

Coincidencia Exacta: Podemos indicar VERDADERO si la coincidencia es aproximada, en

tal caso al no encontrar el valor buscado, aproximará al número menor. En cambio, sí

indicamos FALSO la coincidencia es exacta y en el caso de no encontrar el valor buscado

nos indicará error.

Si observa la única modificación existente es que ahora debemos indicar la fila que queremos

extraer.

Una observación importante, es que siempre el valor buscado se debe encontrar en la primera fila

de la matriz de búsqueda.

Para realizar las acciones descritas en el video que se presenta a continuación descargue el

siguiente archivo:

Excel 2: Ejemplo de búsquedas


Video 2. Excel avanzado - Funciones de búsqueda

Unidad 3. Filtros

3.1. Filtros Avanzados

En general nos encontramos familiarizados a utilizar filtros sobre nuestras tablas para visualizar un

conjunto de datos en específico que cumplan con algunas condiciones, sin embargo, con las

opciones avanzadas de filtro es posible construir estructuras de filtrado más complejas, aplicadas

sobre varios campos e incluso utilizando condiciones del tipo Y u O. Para utilizar estas opciones

debemos tener especial cuidado en la construcción del Rango de Criterios, el cual corresponde a

las condiciones que serán aplicadas sobre los datos para filtrar la información.

Antes de utilizar la Opción Avanzadas de Filtro, debemos construir el Rango de Criterios,

indicando los campos que serán utilizados en el Filtro y las condiciones que aplicaremos cobre

cada uno considerando la siguiente lógica:

Todas las condiciones establecidas sobre la misma fila del Rango de Criterios se

entenderán como intersecciones, es decir Y.

Mientras que cada vez que utilicemos una nueva fila en el Rango de Criterios se enteran

como uniones, es decir O.

El Rango de Criterios siguiente nos permitirá encontrar personas que simultáneamente posean

una estatura mayor a 150 cm, un peso mayor a 70 kg y edad inferior a 50 años.

Tabla 1. Rango de criterios

Estatura (cm) Peso (kg) Edad (años)

>150 >70 <50


Mientras, que el Rango de Criterios siguiente nos permitirá encontrar personas que posean una

estatura mayor a 150 cm y peso mayor a 70 kg. sin importar la edad, o personas menores de 50

años con un peso superior a 70 kg sin importar la estatura.

Tabla 2. Registro de criterios


>150 >70

>70 <50


Una vez construido el Rango de Criterios es posible filtrar nuestros datos utilizando la opción

Avanzadas, para esto ingresamos al Grupo Ordenar y Filtrar de la Cinta Datos.Figura 3. Opción avanzada


Podremos visualizar la siguiente ventana emergente, desde donde debemos seleccionar:

Rango de la Lista: Son los datos sobre los que se aplicará el filtro.

Rango de Criterios: Son las condiciones del filtro.

Figura 4. Rango de lista y de criterios


Atención

El Rango de la Lista y el Rango de Criterios deben coincidir exactamente en el nombre de los

campos utilizados.

Al aceptar, se realizará un filtro sobre el Rango de la Lista, según lo indicado en el Rango deCriterios, de la siguiente manera:

Tabla 3 y 4. Ejemplo

Nombre Edad (años) Peso (kg) Estatura (cm)

Ricardo 19 80 178

Marco 18 80 160


>150 >70 <50

Fuente: elaboración propia

Se muestran entonces los registros de la tabla que cumplen simultáneamente con las condiciones

establecidas.

Aplicando el segundo filtro indicado sobre los mismos datos se obtiene:

Figura 5. Ejemplo


Para eliminar un filtro realizado, solamente debemos seleccionar la opción Borrar en el GrupoOrdenar y Filtrar de la Cinta Datos.Figura 6. Borrar


Mediante el uso de filtros avanzados, es posible también, trasladar los datos a otro lugar de la hoja,

otra hoja e inclusive un nuevo libro, para esto solamente debemos activar la opción Copiar a otrolugar en indicar en la opción Copiar: la celda donde deseamos trasladar los datos filtrados.

Figura 7. Copiar



siguiente archivo:

Excel 3: Filtros avanzados


Video 3. Excel avanzado - Filtros avanzados

3.2. Tablas DinámicasLas tablas dinámicas son una buena forma de realizar informes y resumen de los datos ya que nos

permiten de manera fácil modificar la forma de presentación de la información disponible.

En general la información es presentada en forma de resumen ya sea por fila o columnas e incluso

ambas, según criterios de agrupación establecidos por el usuario, su utilización es bastante sencilla

pues no requiere el uso de fórmulas ni funciones y solamente requiere que el usuario tenga

claridad en la forma del resumen que quiere presentar.

Para elaborar una tabla dinámica debemos posicionarnos sobre los datos que le darán origen para

posteriormente acceder desde la cinta Insertar al comando de Tabla Dinámica, se confirmará la

selección de los datos a analizar y se podrá establecer la ubicación de la nueva tabla dinámica.

Figura 8. Tabla dinámica


En este proceso debemos tener la precaución de identificar en el encabezado de nuestros datos

con un nombre significativo, no dejando nombres de campos en blanco ni tampoco duplicando,

verificando incluso las posibles columnas ocultas.

Establecido lo anterior, tendremos disponible las herramientas de Tabla Dinámica y la lista decampos, donde podremos configurar la forma y estilo de nuestra tabla dinámica, en la imagen se

indica la utilidad de cada región:

Figura 9. Tabla dinámica y lista de campos


Los campos pueden ser arrastrados a cualquier de las áreas de la Tabla, e inmediatamente se

dispondrá de un resumen de la información. Para que la tabla tenga sentido debe tener al menos

un campo en el área de valores para poder realizar una operación matemática, por ejemplo, si

queremos ver el gasto producido en cada una de las obras, una posible configuración es trasladar

el campo Obra a la fila y el campo Gasto a valores.

Figura 10. Ejemplo


Con esta simple operación ya disponemos de nuestro resumen de gasto por obra, una

configuración más compleja puede incluir incorporar el concepto en la columna y el mes en el filtro

de manera de tener un resumen en detalle de la información.

Figura 11. Ejemplo


La operación matemática establecida sobre los campos incluidos en valores puede ser modificado

desplegando el menú disponible en el mismo campo y seleccionando configurar campo de valor,

así podremos: contar, sumar, promediar o realizar otra operación pertinente.Figura 12. Operaciones matemáticas



siguiente archivo:

Excel 4: Ejemplo de tablas dinámicas


Video 4. Excel avanzado - Tablas dinámicas

Cierre

En el presente módulo, hemos comprendido como desde un conjunto de datos es posible extraer y

generar información relevante para realizar un adecuado y análisis que permita la toma de

decisiones.

Actualmente disponemos de muchos datos debido al registro de diferentes transacciones, sin

embargo, los datos no necesariamente se transforman en información, es aquí donde el rol del

profesional cobra una importancia relevante, puesto que depende de nuestra capacidad discriminar

la relevancia de los datos que deberemos posteriormente transformar en información para el

seguimiento, control y el proceso decisional propio de los profesionales.

En el futuro y considerando su rol profesional es requerido que pueda organizar sus datos de

manera tal que le permita almacenar, ordenar, extraer, filtrar y resumir la información para realizar

un adecuado proceso de toma de decisiones en su ámbito profesional.

unidad 1. datos vs. información

Documents